Info-Heft. Anleitung zur Einrichtung eines BDS- -Kontos auf dem BDS - server. Heft Nr. 17 A

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1 Info-Heft Anleitung zur Einrichtung eines BDS- -Kontos auf dem BDS - server Heft Nr. 17 A SCHLICHTEN STATT RICHTEN Bund Deutscher Schiedsmänner und Schiedsfrauen e. V. -BDS- Info-Schriften des BDS MEDIATION BDS-BV-PU170A

2 Inhalt Grundsätze 3 Wie stelle ich einen Antrag auf Einrichtung eines BDS- -Kontos? 3 Wie erfahre ich, dass mein Antrag bearbeitet wurde? 4 Welche Regeln muss ich beachten? 5 Was kann ich auf dem BDS- -Server bearbeiten? 6 Wie melden ich mich beim Kundencenter des BDS- -Servers an? 6 Kann ich das Passwort im Kundencenter ändern? 6 Was kan ich auf meinem Account im Kundencenter nicht machen? 7 Wie kann ich eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten? 7 Muss ich für die Einrichtung des BDS- -Kontos entwas bezahlen? 8 Welche Daten benötige ich zum Abrufen von s über einen - Clienten? 8 Was ist ein Webmailer? 9 Wer hilft, wenn ich weiterkomme? 9 Wie richte ich mein -Konto unter Microsoft Outlook 2013 ein? 10 Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 2

3 Grundsätze Jede Schiedsperson (Schiedsfrau, Friedensrichterin, Schiedsmann und Friedensrichter) ist berechtigt ein kostenloses postfach mit der Domain: schiedsmann.de, schiedsfrau.de und im Freistaat Sachsen friedensrichter.de oder friedensrichterin.de zu führen. Die postfächer werden auf der Grundlage eines Antrags, den die Schiedsperson über die Internetseite des BDS-Bundesverbands unter: oder auch stellen kann. Grundsätzliches Antrag für Einrichtung eines BDS- -Postfachs Nach dem Aufruf der Internetseite des BDS-Bundesverbands öffnen Sie den Menüpunkt Bundesverband und öffnen mit einem Klick unter dem Menüpunkt Der IT-Beauftragte auf Antrag Postfach die folgende Seite. Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 3

4 Hier tragen Sie Ihre persönlichen Daten und die Zugehörigkeit zu Ihrer Gliederung im BDS (Landes- oder Bezirksvereinigung), Ihre Adresse, Telefonnummer ein. Wählen Sie dann die jeweilige Domain für Ihr postfach aus. Zusätzlich können Sie die Nachrichte an Ihr BDS- postfach auch auf Ihre private adresse senden lassen (Weiterleitung, Umleitung). Dazu geben Sie Ihre Umleitungsadresse ein. Wichtig ist die Angabe der adresse für die Info-Mail. An diese werden dann Ihre Zugangsdaten nach Einrichtung Ihres gewünschten BDS- postfachs gesendet. Zum Abschluss geben Sie den Sicherheitscode in das vorgesehene Feld ein und klicken auf Absenden. Nach kurzer Bearbeitungszeit werden Ihnen die Zugangsdaten für Ihr BDS- postfach mit einem Schreiben (PDF-Datei) zugesandt (s.w.u.). Bestätigung der Einrichtung eines BDS- -Postfachs Schreiben mit Zugangsdaten Mit diesen können Sie ein postfach auf einem Client (z.b. Microsoft Mail, Microsoft Outlook, Thunderbird oder auf Ihrem Smartphone, Tablet-PC usw.) Ihrer Wahl auch mehrfach einrichten. Außerdem können Sie den Webmailer des BDS unter ->unter Angebote des BDS -> nutzen. Zugangsdaten Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 4

5 Regeln Wie viele s kann ich verschicken? Aus Gründen des Spam- und Massenmail-Schutzes ist der Versand von s an folgende Regeln gebunden: 1. Es besteht eine Limitierung auf maximal 50 Empfängeradressen in einer . Die Summe ergibt sich aus To, Cc und Bcc Feld. Wird diese Anzahl überschritten werden die verbleibenden Nachrichten nicht zugestellt. Der Absender erhält eine Mitteilung über den unvollständigen Versand. So besteht die Option die nicht versandten Mails erneut zu verschicken. Wichtige e zur Verwendung des BDS- -Postfachs 2. Der Versand von Nachrichten aus Ihrem Webaccount, z.b. beim Newsletterversand, ist auf 100 Nachrichten je 5 Minuten begrenzt. : Eine Beschränkung des Massen- -Versands verhindert Spam. Zusätzlich wird einem Blacklisting-Eintrag (Schwarze Liste Eintrag) Ihrer Adresse bei großen Anbietern wie GMX, web.de oder T-Online entgegengewirkt. 3. Was bedeutet die Meldung Error too many recipients? Wenn Sie während oder nach dem Versand einer eine Rückmeldung mit der Nachricht too_many_recipients erhalten, haben Sie eine Nachricht versendet, die an zu viele Empfänger gerichtet war. Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 5

6 Einrichtung eines Postfach auf dem BDS- servers Loggen Sie sich über Die Anmeldung beim Kundencenter MITTWALD in das Kundencenter von Mittwald ein. Geben Sie in das Feld Account den Ihnen übergebenen Benutzernamen in der Form p152440pxxx und im Feld Passwort das Ihnen übergebene Passwort ein. Danach öffnet sich folgendes Fenster. Markieren Sie Ihren Account durch einen Klick. Nun können Sie das Passwort ändern oder Veränderungen im Spamschutz einstellen bzw. sogenannte Weiße Listen oder Schwarze Listen in die entsprechenden eintragen. In der Schwarzen Liste stehen die adressen von denen Sie niemals eine Mail erhalten möchten. Die Weiße Liste kann adressen enthalten, die für Sie wichtig sind oder von denen Sie unbedingt Nachrichten erhalten möchten. Passwort ändern Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 6

7 Sie können nicht die Funktion Bearbeiten und die Funktion Löschen öffnen. Ein Öffnungsversuch führt zu einer Fehlermeldung. Was geht im Kundencenter nicht? Wenn Sie, wie nachfolgend angezeigt, die Übersicht zum postfach öffnen wollen müssen Sie auf -Adressen klicken und anschließend Ihren Account markieren (2). Hier können Sie einen Autoresponder (automatische Abwesenheitsnachricht) generieren. Autoresponder einrichten Diese Funktion ist selbsterklärend. Vergessen Sie nicht die Start- und Stoppzeit einzutragen! Sonst wird der Text an jede Mail angehängt. Wenn Sie die Funktionen bearbeitet haben den Autoresponder kön- Start- und Stopzeiten des Autoresponders beachten Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 7

8 nen Sie auch später einrichten können Sie über das Logout das Mittwald-Kundencenter verlassen. Mit Ihren Zugangsdaten können Sie jederzeit Veränderungen im vorgesehenen Rahmen, z.b. Passwortänderungen, vornehmen. Wichtig! Beachten Sie, dass die Zurverfügungstellung eines persönlichen BDS- postfachs eine kostenlose Dienstleistung des BDS für alle Schiedspersonen des BDS ist. Gehen Sie achtsam mit Ihren Zugangsdaten um und informieren Sie den BDS, wenn Sie die ehrenamtliche Tätigkeit als Schiedsmann, Schiedsfrau, Friedensrichter oder Friedensrichterin nicht mehr ausüben bzw. das BDS- postfach nicht mehr nutzen möchten. Folgende Daten benötigen Sie zum korrekten Abruf Ihrer s über einen Client (Outlook, Thunderbird, Windows Mail, usw.): Ihre Adresse: Bitte tragen Sie die im Kundencenter angelegte Wunsch Adresse als Absenderadresse in Ihrem Client (s.o.) ein. Das BDS- -Postfach ist eine kostenlose Dientsleistung des BDS Daten zum korrekten Abrufen Ihrer s über einen E.-Mail- Clienten Art der Übermittlung: Wählen Sie POP3 oder IMAP Posteingangsserver: mail.schiedsmann.de, mail.schiedsfrau.de, mail.friedensrichter.de oder mail.friedensrichterin.de Für eine sichere Mailübertragung per SSL verwenden Sie für den Posteingangsserver stattdessen folgenden Eintrag: mail51.mittwald.de. Für den SSL-Versand bzw. Empfang Nutzen Sie die Einstellungen für den Posteingangsserver (IMAP): SSL Port: 993 und für den Postausgangsserver (SMTP): SSL Port: 465 Postausgangsserver: mail.schiedsmann.de, mail.schiedsfrau.de, mail.friedensrichter.de oder mail.friedensrichterin.de Für eine sichere Mailübertragung per SSL verwenden Sie für den Postausgangsserver der o.g. Domains stattdessen folgenden Eintrag: mail51.mittwald.de. Benutzername ( Postfachnummer oder Postfach-Alias): Hier geben Sie die entsprechende Postfachnummer p152440pxxx an. Alternativ können Sie hier auch die gewählte Adresse hinterlegen, die als Postfach-Alias definiert worden ist. Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 8

9 Passwort: Bitte tragen Sie das im Kundencenter vergebene Passwort für Ihr Postfach ein. Bei der Einrichtung Ihres postfachs wurde ein sicheres Passwort generiert. Beachten Sie, dass bei einer Änderung durch Sie wieder ein sicheres Passwort (mind. 8 besser 10 Zeichen, Buchstaben große und kleine, Zahlen und Sonderzeichen). Nutzen Sie bitte für jedes Login ein gesondertes Passwort. Sie erhöhen damit Ihre eigene digitale Sicherheit. Passwörter sollten mindestens 2-mal im Jahr geädert werden. Authentifizierung Postausgangsserver: Aus Sicherheitsgründen ist das anonyme Versenden von E- Mails über das Mailsystem nicht gestattet. Aktivieren Sie daher bitte die Authentifizierung für den Postausgangsserver (SMTP Authentifizierung) in Ihrem Client. Senden Sie bitte nach der erfolgreichen Eingabe Ihrer Kontodaten eine Test an das angelegte Konto, um den Empfang von E- Mails zu testen. Anschließend versenden Sie bitte ebenfalls eine Test von Ihrem Konto an eine externe Adresse, um auch den Versand zu prüfen. Microsoft Outlook bietet in neueren Versionen die Funktion Kontoeinstellungen testen an, die die eingetragenen Kontodaten automatisch auf Ihre Funktion hin untersucht. Unabhängig von Ihrem -Client können sie Ihre Mails auch jederzeit mit den Webmailer über einen Internetzugang erreichen unter Testmail versenden um die Funktion des Clienten zu überprüfen Die Webmailer Hilfestellung bei der Einrichtung des BDS- -Postfachs Bei Einrichtungsproblemen wenden Sie sich bitte an die im Schreiben mit Ihren Zugangsdaten angegebene Schiedsperson. Lässt sich das Problem nicht telefonisch lösen, wird empfohlen, dass Sie den kostenlosen TeamViewer aus dem Internet herunterladen und auf Ihrem Rechner installieren. Wenn sie den TeamViewer starten sehen Sie die Arbeitfläche des Team- Viewers. Übergeben Sie bitte nach Aufforderung jeweils die angezeigte ID und das Kennwort an die helfende Schiedsperson. Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 9

10 Einrichtung des Schiedspersonen -Kontos unter MS Outlook 2013 Exemplarisch für die Einrichtung von -Postfächern in den verschiedenen -Clients (z.b. Mozilla Thunderbird, Windows Mail, Microsoft Outlook ( ) usw.) wird hier die Einrichtung eines - Postfachs unter Microsoft Outlook 2013 dargestellt. Wenn Sie Probleme mit der Einrichtung unter anderen -Clients haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem IT-Beauftragten des BDS Bundesvorstands oder dessen Stellvertreter auf. Die entsprechenden Kontaktdaten können Sie dem Schreiben für Ihre Zugangsdaten (s.o) entnehmen. Einrichtung eines BDS- -Postfachs in Outlook 2013 Die individuellen Daten haben Sie erhalten. Wählen Sie bitte die Einrichtung eines neuen -Kontos: Schritt 1 Nach dem Klick auf Datei öffnet sich das Fenster mit den Kontoinformationenmit. Hier klicken Sie auf Konto hinzufügen Schritt 2 Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 10

11 Schritt 3 Dieses Fenster bietet Ihnen die Auswahl zwischen der automatischen oder manuellen Einrichtung Ihres Postfachs. Schritt 4 Für das BDS-Postfach wählen Sie bitte Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Vorher geben Sie bitte Ihren Namen und Ihre BDS- -Adresse ein. Mit dem Klick auf das Feld von Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen werden Sie auf das nächste Fenster geleitet. Schritt 5 Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 11

12 Schritt 6 Wählen Sie nun den Kontotyp aus. Sie haben die Wahl zwischen eine PO3- oder IMAP-Postfach. Die nächsten Einstellungen gelten für das POP3 Postfach. Schritt 7 Tragen Sie hier in die noch offenen Felder Ihre Zugangsdaten: Posteingangsserver, Postausgangsserver, Benutzername und Kennwort ein. Diese Daten entnehmen Sie bitte dem Schreiben (PDF-Datei s.o.) mit Ihren Zugangsdaten. Im Anschluss klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Schritt 8 Im Reiter Allgemein können Sie die standardmäßige Eintragung durch eine eigene Bezeichnung ersetzen. Klicken Sie nun auf den Reiter Postausgangsserver. Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 12

13 Schritt 9 Hier aktivieren Sie den Eintrag Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Danach klicken Sie auf den Reiter Erweitert. Schritt 10 Wenn Sie hier keine weiteren Veränderungen unter Übermittlung vornehmen möchten, ist die Einrichtung des POP3-Postfachs mit einem Klick auf OK abgeschlossen. Anschließend läuft ein Test Ihres Postfachs durch. Ist dieser erfolgreich, sehen Sie folgendes Fenster. Schritt 11 Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 13

14 Andernfalls überprüfen Sie bitte die gemachten Eingaben. Die nächsten Einstellungen gelten für das IMAP Postfach. Die Schritte 1-5 aus der Beschreibung für das POP3-Postfach gelten auch für die Einrichtung eines IMAP-Postfachs. POP3 oder IMAP Sie haben die Wahl Schritt IMAP 6 Wählen Sie hier den Kontotyp IMAP aus. Als Posteingangsserver verwenden Sie die Domain: mail51@mittwald.de Diese Domain gilt für alle BDS-Postfach Domains. Schritt IMAP 7 Befüllen Sie die Felder der Anmeldeinformationen mit Ihren indivduellen Daten (Benutzername, Passwort). -Adresse: ist Ihre Schiedpersonen -Adresse hier z.b. testpostfach@schiedsmann.de Posteinangs- und Postausgangsserver sind jeweils: mail51.mittwald.de Ihr Benutzername ist Ihre Schiedspersonen -Adresse hier z.b. voname.name@bds-domain.de Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 14

15 Das Kennwort wurde Ihnen mitgeteilt. Bitte ändern Sie es vor der Einrichtung Ihres Postfaches im Webmailer (siehe Seite 2)! Bitte aktivieren Sie nicht die Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung! Schritt IMAP 8 Über den Button Weitere Einstellungen gelangen Sie zu zwei weiteren Reitern: Orientieren Sie sich hier bitte an den Bildern und Texten von Schritt 8 und 9. Geben Sie hier bitte noch einmal einen Namen für Ihr Schiedspersonen Konto ein und welchseln auf den Reiter Postausgangsserver Hier aktivieren sie bitte Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Schritt IMAP 9 Tragen Sie im Feld Postausgangsserver (SMTP) händisch 465 ein. Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 15

16 Schritt IMAP 10 Mit einem Klick auf OK ist die Einrichtung abgeschlossen. Im Anschluss läuft der Übertragungstest für das eingerichtete Postfach. Schritt IMAP 11 Bei fehlerfreier Übertragung erhalten Sie die Anzeige des Bildes Schritt IMAP 11. Jetzt ist Ihr Schiedspersonen -Konto komplett und funktionsfähig eingerichtet! Fertig! Einrichtungshinweise für Postfächer des BDS - servers Seite 16

17 Heft Nr.:17A Bearbeitet von Hans-Hubertus Koritzki Stellv. IT-Beauftragter des BDS Bundesvorstands Herausgeber: Bund Deutscher Schiedsmänner und Schiedsfrauen e.v. -BDS- Postfach , Bochum, Tel. 0234/ info@bdsev.de Internet: Internet: Stand: 09/ bdsev.de