Leitfaden zur Versendung von Briefen und Paketen an der Goethe-Universität Frankfurt Bereich Immobilienmanagement Zentrale Dienste Stand August 2016

Transkript

1 Leitfaden zur Versendung von Briefen und Paketen an der Goethe-Universität Frankfurt Bereich Immobilienmanagement Zentrale Dienste Stand August 2016 Seite 1 von 10

2 Einführung Wie gelangt jeden Tag die Post in das richtige Postfach oder zu ihrem externen Empfänger? Mit diesem Leitfaden möchten wir Ihnen gerne unsere Abläufe etwas transparenter machen und Ihnen ein Nachschlagewerk an die Hand geben. Inhaltsverzeichnis 1. ADRESSIERUNG Seiten 3 bis Wie beschrifte ich Briefe richtig? 1.2. Versenden an eine Hausanschrift 1.3. Versenden an eine Postfachadresse 1.4. Versenden an eine Großempfängerpostleitzahl 1.5. Versenden an eine Adresse im Ausland 1.6. Erklärung zur Verwendung der Großempfängerpostleitzahl 2. BRIEFPOST Seiten 6 bis Maße und Gewichte 2.2. Dialogpost 2.3. Einschreiben, Maße und Gewichte 3. PAKETE Seiten 8 bis Was versende ich mit der Deutschen Post, was mit UPS? 3.2. Was ist zu beachten beim Versenden mit UPS? 3.3. Was muss ich beachten, wenn ich Pakete ins Ausland versenden möchte? 3.4. Was ist zu beachten beim Versenden mit der Deutschen Post? 3.5. Welche Verpackung verwende ich? 3.6. Was ist beim Paket-Mengenversand zu beachten? 3.7. Formulare 4. ORGANISATION Seite 10 bis Wie gestaltet sich die Postverteilung an der Goethe-Universität? 4.2. Wie verhält es sich mit den Postfächern in den Gebäuden? 4.3. Wo werden die eingehende Brief-Post und Pakete angeliefert? 4.4. Wo finden Sie uns im Intranet Seite 2 von 10

3 1. ADRESSIERUNG 1.1. Wie beschrifte ich Briefe richtig? Damit Ihre Briefe von Maschinen in den Briefzentren gelesen werden können und somit schneller zum Empfänger gelangen, sollten Sie beim Beschriften des Briefumschlags Folgendes beachten: nur die Vorderseite des Briefumschlags beschriften oben links steht die Adresse des Absenders unten rechts die Adresse des Empfängers angeben bzw. bei Fenster-Briefumschlägen ist die Position unten links vorgegeben oben rechts in der Ecke Briefmarken oder eine andere Art der Frankierung platzieren (bitte hier keinen Barcodeaufkleber aufbringen) auf den Briefumschlag gehören keine Klebezettel oder Aufdrucke, die mit postalischen Labeln oder Aufdrucken verwechselt werden können 1.2. Versenden an eine Hausanschrift Zwischen Straße und Ort steht keine Leerzeile. Eine Ortsteilbezeichnung ist zwischen Name und Straßenbezeichnung anzugeben. Franz Fröhlich AG Einkauf, Herr Schulz Beuel Hermannstraße Bonn Seite 3 von 10

4 1.3. Versenden an eine Postfachadresse Beim Versand an eine Postfachadresse entfällt die Angabe von Straße und Hausnummer. Statt Straße und Hausnummer geben Sie die Postfachnummer an. Eine Ortsteilbezeichnung ist nicht notwendig. Zwischen Namen, Postfachnummer und Ort steht keine Leerzeile. Franz Fröhlich AG Postfach Bonn 1.4. Versenden an eine Großempfängerpostleitzahl Viele große Unternehmen besitzen eine Großempfängerpostleitzahl. Eine Großempfängerpostleitzahl ist in dem jeweiligen Postverteilzentrum fest mit einer Kundenadresse (geografische Anschrift) verbunden und wird kundenbezogen aussortiert und zugestellt. Diese Post nimmt den direkten Weg zum Kunden und wird nicht über das örtliche Zustellgebiet in die Verteilung gegeben. Beim Versand an eine Postfachadresse kann die Angabe von Straße und Hausnummer entfallen. Franz Fröhlich AG Bonn Siehe auch Erklärung unter Versenden an eine Adresse im Ausland Bei Sendungen ins Ausland werden keine Länderkürzel (z.b. F, NL) vor Ortsnamen bzw. Postleitzahl gesetzt! Der Name des Ziellandes steht in Großbuchstaben auf Deutsch, Französisch oder Englisch in der letzten Zeile unterhalb der Ortsangabe. Der Ort ist ebenfalls in Großbuchstaben, möglichst in der Sprache des Ziellandes anzugeben. University of Utah 201 Presidents Circle Salt Lake City UT U.S.A. Wichtig bei allen Varianten: vollständigen Absender nicht vergessen. Goethe-Universität Fachbereich 11, Frau Maria Mustermann (bitte auch die Postfachnummer im Gebäude angeben) Theodor-W.-Adorno-Platz Frankfurt (bei Verwendung der Großempfängerpostleitzahl ist zwar eine Straßenangabe nicht notwendig, für die Zustellung innerhalb der Universität aber ein eindeutiger Hinweis, in welches Gebäude die Sendung gehen soll) Seite 4 von 10

5 Da ein Brief auch einmal zurückkommen kann, denken Sie bitte bei den Absenderangaben daran, dass er dann auch wieder zu Ihnen zurückfinden muss. Der Absender: Goethe-Universität PF Frankfurt ist dafür nicht ausreichend und setzt einen manuellen Eingriff der Poststelle voraus, um den genauen Versender zu identifizieren. Das trifft natürlich auch für die Hauspost zu, hier hat die Poststelle sehr häufig zeitaufwendige Recherchearbeit zu erbringen, um die Post zuzustellen. Bei Fensterumschlägen ist der Absender in kleiner Schrift über dem Empfänger zu drucken. Goethe-Universität Frankfurt am Main Der Kanzler IMM Zentrale Dienste Deutsche Post DHL Kundenservice-Center Turbinenstr Mannheim 1.6. Erklärung zur Verwendung der Großempfängerpostleitzahl Die Verwendung der Großempfängerpostleitzahl der Goethe-Universität ermöglicht uns eine schnellere Zustellung. Diese Postleitzahl gilt für die eingehende Briefpost und sollte allen Lieferanten usw. als Rechnungs-/Postadresse genannt werden. Die Paketzustelldienste finden den Campus Westend nur durch die geografische Postleitzahl Bitte weisen Sie in Ihren Briefbögen auf die beiden Postleitzahlen und deren Bedeutung hin. Sprechen Sie von Postadresse (60629) bzw. Liefer- oder Besucheradresse (60323 für Campus Westend, für Campus Bockenheim, für Campus Riedberg, für Campus Niederrad und für Sportcampus Ginnheim ). Zwar kann die Großempfängerpostleitzahl ohne Straßennamen verwendet werden, löst aber intern wieder das Problem der fehlenden Zuordnung aus. Ein eingehender Brief, adressiert mit Goethe-Universität, Frankfurt, gelangt zwar schnell zu uns, offenbart aber seinen eigentlichen Empfänger nicht. Im Sinne einer schnellen internen Zustellung können Sie daher die Großempfängerpostleitzahl zusammen mit dem Straßennamen, der Hausnummer und einem Namen/Fachbereich/Verwaltungseinheit verwenden. So lässt sich der Brief von der Poststelle eindeutig einem Empfänger innerhalb der Universität zuordnen. Seite 5 von 10

6 2. BRIEFE 2.1. Maße und Gewichte Standardbrief bis 20 g min. 14 x 9 cm bis max. 23,5 x 12,05 x 0,5 cm Kompaktbrief bis 50 g National min. 10 x 7 cm bis max. 23,5 x 12,5 x 0,5 cm International min. 14 x 9 cm bis max. 23,5 x 12,5 x 1 cm Großbrief bis 500 g National min. 10 x 7 cm bis max. 35,3 x 25 x 2 cm International min. 14 x 9 cm bis max. 60 x 60 x 60 cm (keine Seite länger als 60 cm) Maxibrief bis g National min. 10 x 7 cm bis max. 35,3 x 25 x 5 cm International min. 14 x 9 cm bis max. 60 x 60 x 60 cm (keine Seite länger als 60 cm) Postkarte Min. 14 x 9 cm Max: 23,5 x 12,5 cm (Länge muss das 1,4-Fache der Breite haben, Flächengewicht zw. 150g/qm bis 500g/qm) Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Broschüre Leistungen und Preise unter: Dialogpost Seit heißt die Infopost Dialogpost. Mit DIALOGPOST verschicken Sie adressierte, schriftliche Informationen sowie Werbesendungen und Kataloge zu einem besonders günstigen Preis an Ihre Kunden. Mit der Beilage von kostenlosen Proben, Produktmustern, Werbeartikeln oder Prospekten anderer Absender können Sie Ihre DIALOGPOST noch attraktiver gestalten. Weiterführende Informationen finden Sie in der Produktbroschüre unter: Einschreiben Maße und Gewichte Das Einschreiben wird persönlich und nur gegen Unterschrift an den Empfänger, seinen Bevollmächtigten oder einen anderen Empfangsberechtigten zugestellt. Das Einschreiben lässt sich mit den Zusatzoptionen EIGENHÄNDIG und/oder RÜCKSCHEIN kombinieren: 1. Zusatzoption RÜCKSCHEIN Originalbeleg inklusive. Beim Einschreiben RÜCKSCHEIN bestätigt der Empfänger den Erhalt der Sendung durch Unterschrift auf einem separaten Beleg, dem RÜCKSCHEIN. Diesen Originalbeleg sendet die Deutsche Post dann umgehend an Sie zurück. Bitte vergessen Sie nicht den Rückschein im Adress- und Empfängerfeld auszufüllen. 2. Zusatzoption EIGENHÄNDIG Zustellung ganz persönlich. Seite 6 von 10

7 Mit dem Einschreiben EIGENHÄNDIG stellen Sie sicher, dass die Sendung ausschließlich dem Empfänger persönlich oder einem zum Empfang schriftlich Bevollmächtigten übergeben wird. Einschreiben EINWURF bestätigte Auslieferung. Das Einschreiben EINWURF wird nicht persönlich übergeben, sondern von dem Zusteller in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers ausgeliefert. Der Zusteller dokumentiert auf dem Auslieferungsbeleg, dass er die Sendung zugestellt hat. Das Beförderungsentgelt wird auf der Basis des Gesamtgewichts der Sendung ermittelt. Dies gilt insbesondere für die Belege der Zusatzleistungen, wie zum Beispiel den Rückschein, die mitzuwiegen sind, sofern sie mit befördert werden. Das Einschreiben darf ein max. Gewicht von 2000g und die Maße eines Maxibriefes nicht überschreiten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Broschüre Leistungen und Preise unter: 3. PAKETE 3.1. Was versende ich mit der Deutschen Post, was mit UPS? Alle Pakete mit einem Gewicht über 2 kg oder Sendungen mit Terminwunsch und Bestätigung werden mit UPS (seit Mai 2014), alle Päckchen bis 2 kg mit der Deutschen Post versendet Was ist zu beachten beim Versenden mit UPS? Um eine Sendung mit UPS zu versenden, ist es notwendig, den Sendungsauftrag vollständig ausgefüllt auf das Sendungsgut zu heften (nicht fest verkleben). Das Formular UPS Sendungsauftrag finden Sie im Intranet unter: Arbeitswelt-Infos/Services der Poststelle UPS-Sendungsauftrag Hier finden Sie auch alle Informationen zu den unterschiedlichen Versendungsarten UPS- Servicearten und den aktuellen Preislisten UPS-Preislisten. UPS stellt nicht an Postfächer zu und holt von diesen auch keine Sendungen ab. (Ausnahme: in ausgewählte Länder, falls durch teilnehmende Mail Boxes Etc. -Center versendet wird) 3.3. Was muss ich beachten, wenn ich Pakete ins Ausland versenden möchte? Bitte beachten Sie auch, dass bei Sendungen in nicht-eu-staaten eine Proforma-Invoice ausgefüllt oder eine Rechnung beigelegt werden muss. Eine Inhaltsangabe ist sowohl bei Sendungen innerhalb als auch außerhalb der EU im Sendungsauftrag anzugeben Was ist zu beachten beim Versenden mit der Deutschen Post? Neben der korrekten Adressierung eines Briefes/Päckchens siehe auch Punkt 9 ist immer auch der Absender anzugeben, und es ist der entsprechende lesbare Barcodeaufkleber für die Zuordnung der Portokosten aufzukleben/drucken, sonst kann nicht versendet werden. Seite 7 von 10

8 3.5. Welche Verpackung verwende ich? Jede Sendung ist beim Transport Belastungen, wie zum Beispiel Stößen, Vibrationen oder Druck ausgesetzt. Um einen schadenfreien Transport zu gewährleisten, sollten Sie auf eine gute Verpackung achten. Bitte beachten Sie, dass Produkte in Originalverpackungen nicht automatisch versandgeeignet sind. Meistens ist eine zusätzliche Polsterung zwischen der Originalverpackung und der Versandverpackung erforderlich. Innenverpackung Eine angemessene Innenverpackung ist genauso wichtig wie eine gute Außenverpackung. Die Innenverpackung polstert, fixiert das Produkt und sorgt für Abstand zwischen den einzelnen Inhalten und der Außenverpackung. Wichtig ist, dass druck- und bruchempfindliches Versandmaterial nie unmittelbar an der Außenverpackung oder an anderen Inhaltsteilen anliegt. Zerbrechliche Inhaltsteile, wie Glas, Keramik, Skulpturen, Elektronik o.ä. erfordern eine besonders sorgfältige Verpackung. Bitte sorgen Sie hier für mindestens 50 Millimeter Abstand zwischen Produkt und Verpackung. Verpackungen mit mehreren Produkten sollten darüber hinaus Trennelemente beinhalten, damit alle Inhaltsteile gut gegen Verrutschen gesichert sind. Außenverpackung Wichtig ist, dass Sie bei der Auswahl der Versandschachtel auf die richtige Größe (Sendungsinhalt plus Polster) und auf eine ausreichende Stabilität achten. Besonders gut geeignet sind Wellpappe-Schachteln. Je nach Gewicht, Empfindlichkeit und Größe des Versandgutes können Sie auch stabile Schachteln aus Vollpappe, flexible Packpapierumhüllungen und Versandtaschen (gepolstert oder kartoniert) verwenden Was ist beim Paket-Mengenversand zu beachten? Neben den Infobriefen, die in großer Zahl das ganze Jahr über versendet werden, finden sich vorzugsweise vor Weihnachten auch zahlreiche Paketsendungen in der Poststelle ein. Da gerade zu diesen Stoßzeiten in allen Poststellen mit einem extrem erhöhten Sendungsaufkommen zu rechnen ist, benötigen wir rechtzeitig, d. h. mind. einen Monat vor dem Versandtermin, eine Mitteilung über die zu erwartenden Mengen an Paketen, damit wir personell vorplanen können. Für nicht angemeldete Sendungen können wir die Versendung zum gewünschten Termin nicht mehr gewährleisten. Es ist ein besonderes Augenmerk auf die Verpackung der Sendung zu legen, wenn sicher gestellt sein soll, dass diese beim Empfänger in unversehrtem Zustand ankommt. Siehe auch Punkt 3.5. Seite 8 von 10

9 3.7. Formulare - UPS-Sendungsauftrag - Tourenplan - Proforma Invoice Zu finden im Intranet unter: 4. ORGANISATION 4.1. Wie gestaltet sich die Postverteilung an der Goethe-Universität? Unser universitätseigener Fahrdienst transportiert die Post/Pakete von und zu allen Campi und den jeweiligen Gebäuden mit einer Poststelle/Postfächeranlage. Er beginnt morgens um ca. 7 Uhr seine Tour im Westend und fährt wie folgt: --- siehe Tourenplan unter: Alle angegebenen Zeiten sind Cirka-Zeiten, sie sind immer abhängig vom Transportvolumen und den aktuellen Verkehrsbedingungen. Sie können daraus u. a. ableiten, bis wann die Ausgangspost in der jeweiligen Poststelle abgeliefert sein muss, damit sie taggleich noch versendet werden kann. Im Zweifelsfalle rufen Sie einfach in Ihrer Poststelle an Wie verhält es sich mit den Postfächern in den Gebäuden? In nahezu jedem Gebäude am Campus Westend und Campus Riedberg befinden sich Poststellen/Postfächer. Jeweils eine befindet sich am Campus Bockenheim und am Sportcampus in Ginnheim. Der Campus Niederrad wird über die zentrale Poststelle des Klinikums bedient. Am Campus Riedberg befinden sich die Postfächer i. d. R. bei den Pförtnern in den Gebäuden. In folgenden Gebäuden befinden sich Mitarbeiter für Sie persönlich vor Ort: Campus Westend: IG-Farben-Haus Tel.: HoF House of Finance Tel.: PA Präsidium und Administration Tel.: Campus Bockenheim: Mehrzweckgebäude/ Juridicum Tel.: Für Anfragen über steht Ihnen unsere zentrale -Adresse zur Verfügung: zentrale-poststelle@dlist.server.uni-frankfurt.de Die Zentralen Dienste pflegen eine Postfachliste im Excel-Format. Sie wird wöchentlich aktualisiert im Intranet veröffentlicht. Die Liste weist alle Mitarbeiter, die einem Postfach zugeordnet sind, aus. Die Aktualität der Liste ist abhängig von den Informationen, die uns aus allen Bereichen erreichen. Sie finden die Liste unter: Arbeitswelt- Infos/Services der Poststelle-Hauspostfächer Seite 9 von 10

10 Änderungen senden Sie bitte per an: 4.3. Wo werden die eingehende Brief-Post und die Pakete angeliefert? Alle Briefsendungen werden in die Poststelle des PA-Gebäudes, alle Pakete in die Poststelle im IG-Farben-Haus angeliefert. Dort werden sie für die Verteilung vorbereitet. Die Poststellen sind ausschließlich für den Transport der Dienstpost zuständig, private Anlieferungen sind zu unterlassen Wo finden Sie uns im Intranet? Das Immobilienmanagement finden Sie unter: Formulare der Zentralen Dienste können Sie über folgenden Link abrufen: Wichtige Informationen rund um die Poststelle erhalten Sie unter: Für Anregungen und Rückfragen stehen wir Ihnen gerne auch persönlich zur Verfügung. Seite 10 von 10