Weisungen für die GwG/CoD-Prüfung 2016

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1 ARIF / Mai 2016 Seite 1 von 17 Weisungen für die GwG/CoD-Prüfung 2016 A. Im Allgemeinen 1.- Inhalt Das vorliegende Dokument umfasst eine gewisse Anzahl von Auskünften und Weisungen für die durch die ARIF zugelassenen GwG-Prüfgesellschaften im Hinblick auf die jährliche oder dreijährliche GwG-Prüfung ihrer Mitglieder sowie die jährliche Prüfung der den Standesregeln der ARIF unterstellten unabhängigen Vermögensverwalter, welche in der ARIF-Richtlinie 12B vorgesehen sind. 2.- Ziel der Prüfung Aufgrund der Prüfung muss die ARIF zuverlässig beurteilen können, ob das Mitglied im Prüfungszeitraum die geltenden Bestimmungen des GwG sowie der ARIF- Reglemente und -Richtlinien eingehalten hat und ob die Anschlussvoraussetzungen gemäss Art. 5 des Selbstregulierungsreglements der ARIF dauerhaft erfüllt sind. Im Prüfbericht müssen insbesondere sämtliche von der Prüfgesellschaft festgestellten Verstösse gegen die Richtlinien und Reglemente der ARIF zwingend und explizit erwähnt werden. Auch wenn sie über die Überprüfung bestimmter formeller Punkte führt, strebt die Prüfung sei dies unter dem Blickwinkel des GwG oder unter demjenigen der Standesregeln ein materielles Ergebnis an, nämlich die effektive Bekämpfung der Geldwäscherei bzw. die ordnungsmässige Verwaltung der anvertrauten Vermögenswerte. Die Prüfung darf sich somit nicht auf eine mechanische Routine beschränken, sondern muss nach den konkreten Problemen suchen, welche innerhalb des Betriebs, der Gegenstand der Prüfung ist, bestehen können. Die Prüfgesellschaft darf die Genauigkeit ihrer Arbeit nicht auf eine abstrakte oder vordefinierte Risikoskala für jeden Finanzintermediär stützen, sondern muss eine konkrete, bei jeder Prüfung validierte Abwägung der in jenem Moment vorhandenen Adäquanz zwischen den mit der Geschäftspraxis des Finanzintermediärs in Verbindung stehenden Risiken und den ergriffenen organisatorischen Massnahmen vornehmen. 3.- Kündigung des Prüfungsauftrags zur Unzeit Teilt die mit der gemäss GwG oder Standesregeln durchzuführenden Prüfung beauftragte Prüfgesellschaft dem ARIF-Mitglied ihre Kündigung weniger als sechs Monate vor Ende der laufenden Prüfungsperiode mit, betrachtet die ARIF die Kündigung gemäss Art. 404 OR als zur Unzeit erfolgt. Eventuelle Probleme mit Honoraren oder Vorauszahlungen müssen rechtzeitig geregelt werden, um nicht zu einem Grund für eine zur Unzeit ausgesprochenen Kündigung zu werden. 1

2 ARIF / Mai 2016 Seite 2 von 17 B. GwG-Prüfung 1.- GwG-Arbeitspapiere Um die Aufgabe der GwG-Prüfgesellschaften anlässlich der GwG-Prüfung zu erleichtern, hat die ARIF Arbeitspapiere (AP) ausgearbeitet, welche auf ihrer Website ( verfügbar sind. Mit Ausnahme der AP Nr. 16 bis 20, die zwingend als solche zu verwenden sind, können die Prüfgesellschaften ihre eigenen Arbeitsdokumente verwenden, wobei diese im Wesentlichen den von der ARIF angebotenen Dokumenten substanziell ebenbürtig sein müssen. Das AP Nr. 1 führt die Kriterien für die Unabhängigkeit der Prüfgesellschaft gegenüber dem Mitglied auf. Die AP Nr. 2 bis 13 betreffen die dem GwG unterstellten Mitglieder und dienen als Grundlage für die Erstellung des GwG- Prüfberichts. Die in den AP Nr. 2 bis 13 erwähnten Punkte stellen keine abschliessende Liste der obligatorisch durchzuführenden Kontrollen dar. Es ist Sache der Prüfgesellschaft, ihre Arbeitsmethodik unter Berücksichtigung der Risiken und der Verhältnisse des jeweiligen Mitglieds anzupassen. Die AP Nr. 2 bis 5 und Nr. 10 bis 12 dienen der Kontrolle der Einhaltung der Pflichten des Finanzintermediärs bei der Ausübung seiner Tätigkeit gemäss GwG, Statuten, ARIF-Reglement und -Richtlinien. Die AP Nr. 6 bis 9 betreffen die Prüfung von spezifischen Geschäftsbeziehungen. Das AP Nr. 13 behandelt die Bewertung von Geldwäscherei- und Terrorismusfinanzierungsrisiken und übernimmt die Funktion des ehemaligen AP, das dem Anhang 1 und der Übereinstimmungserklärung gewidmet war; Anhang 1 zur Übereinstimmungserklärung ist nun im Teil B des AP Nr. 4 enthalten, während das neue AP Nr. 14 zur freien Verwendung gedacht ist. Das AP Nr. 15 betrifft die Behandlung von «in-house companies» und enthält keine Änderungen. Das AP Nr. 16 muss von denjenigen ARIF-Mitgliedern, die Geld- oder Wertüberweisungen («Money Transfer») tätigen, ausgefüllt werden, falls erforderlich, zusammen mit der Prüfgesellschaft. Die AP Nr. 17 und 18 betreffen die dem GwG unterstellten ARIF-Mitglieder und die AP Nr. 19 und 20 die nicht unterstellten Mitglieder. Das AP Nr. 17 entspricht der Übereinstimmungserklärung, welche das dem GwG unterstellte ARIF-Mitglied gemäss Richtlinie 12B, Ziff. 4, Bst. a, Pkt. 1, zu ergänzen, zu unterzeichnen und mit dem ebenfalls ordnungsgemäss ausgefüllten Anhang 1 bei der Prüfgesellschaft einzureichen hat. Das AP Nr. 18 ist der Bericht, den die GwG-Prüfgesellschaft nach Erhalt der Übereinstimmungserklärung des Mitglieds (AP Nr. 17) sowie gegebenenfalls des AP Nr. 16 (für diejenigen Mitglieder, die Geld- und Wertüberweisungen («Money Transfer») tätigen) zu erstellen, zu ergänzen und nach Abschluss der Prüfung der ARIF zu übergeben hat. 2

3 ARIF / Mai 2016 Seite 3 von 17 Das AP Nr. 19 stellt die Erklärung dar, mit welcher das nicht dem GwG unterstellte Mitglied bescheinigt, dass es während der betreffenden Prüfungsperiode keine dem GwG unterstellte Tätigkeit ausgeübt hat, bzw. mit der das im abgelaufenen Kalenderjahr als nicht berufsmässiger Finanzintermediär tätige Mitglied bescheinigt, dass keiner der unter Art. 7 GwV aufgeführten Schwellenwerte überschritten wurde. Das AP Nr. 20 ist der Bericht, den die GwG-Prüfgesellschaft nach Erhalt der Erklärung des Mitglieds über das Fehlen einer dem GwG unterstellten Tätigkeit oder der nicht berufsmässigen Finanzintermediation (AP Nr. 19) zu erstellen hat, und in dem sie basierend auf den durchgeführten Prüfungen bescheinigt, dass sie während der betreffenden Prüfungsperiode keine dem GwG unterstellte Tätigkeit entdeckt hat bzw. dass sie für das abgelaufene Kalenderjahr eine nichtberufsmässige Ausübung der Finanzintermediation festgestellt hat. Bei Einstellung jeglicher dem GwG unterstellten Tätigkeit oder beim Wechsel einer berufsmässigen zu einer nichtberufsmässigen Ausübung der Finanzintermediation während der Prüfungsperiode muss die Prüfgesellschaft in ihrem Bericht die Gründe und Umstände dieser Veränderung im Detail erläutern. Die AP Nr. 16, 17, 18, 19 und 20 sind zwingend ohne Abänderung von Text und Darstellung zu verwenden. NEUERUNGEN 2016 ARBEITSPAPIERE Die umfassenden Änderungen auf der Ebene des GwG (Stand ), der GwV-FINMA (Stand ) und der GwV (Stand ) haben eine Aktualisierung zahlreicher Bestimmungen des Reglements und der Richtlinien der ARIF erforderlich gemacht. Da sich unsere revidierten Richtlinien auch auf unsere Arbeitspapiere ausgewirkt haben, fassen wir nachstehend die wichtigsten Elemente zusammen. Die AP enthalten die neue Spalte «Ref.», in der Verweise auf die zutreffende(n) Richtlinie(n) aufgeführt sind. Neue Terminologie für die Prüfung: Die bis anhin verwendeten Begriffe «Revision», «Revisionsstelle» und «Revisor» wurden in Übereinstimmung mit den Bestimmungen von Art. 24 Abs. 1 Bst. a FINMAG und Art. 2 Bst. a Ziff. 2 RAG durch «Prüfung», «Prüfgesellschaft» und «Prüfer» ersetzt. Neue Terminologie für Geld- und Wertübertragungen («Money Transfer»): Um die Kohärenz mit der neuen GwV-FINMA zu gewährleisten, haben wir in allen unseren Dokumenten die frühere Benennung «Geldüberweisung» durch die neue Bezeichnung «Geld- und Wertübertragung» («Money Transfer») ersetzt. 3

4 ARIF / Mai 2016 Seite 4 von 17 RICHTLINIE 2 ÜBER DIE IDENTIFIZIERUNG DER VERTRAGSPARTEI UND DIE IDENTIFIZIERUNG IHRES KONTROLLINHABERS Diese Richtlinie wurde grundlegend umgestaltet, insbesondere durch die Erweiterung um Ziff. 10 bis 13 im Zusammenhang mit der Feststellung des Kontrollinhabers von Vertragsparteien, bei denen es sich um operativ tätige juristische Personen (oder Personengesellschaften) handelt. Auch der Aufbau dieser Richtlinie wurde vollständig verändert. Neu ist sie in die folgenden 4 Kapitel gegliedert: A. ALLGEMEINES B. ZAHLUNGSAUFTRÄGE C. KASSAGESCHÄFTE D. GELD- UND WERTÜBERTRAGUNG. Kapitel A. ALLGEMEINES befasst sich mit der Überprüfung der Identität der Vertragspartei und der Identität ihres Kontrollinhabers bei dauernden Geschäftsbeziehungen. (D2, Ziff. 1 19) Im Kapitel B. ZAHLUNGSAUFTRÄGE wird auf die Pflicht zur Angabe des Auftraggebers eingegangen, die dem Finanzintermediär obliegt, wenn er Zahlungsaufträge ins Ausland oder in die Schweiz ausführt sowie wenn er Zahlungsaufträge mit unvollständigen Angaben zum Auftraggeber oder zur begünstigten Person entgegennimmt. (D2, Ziff ) Kapitel C. KASSAGESCHÄFTE behandelt die Überprüfung der Identität der Vertragspartei und die Identität des Kontrollinhabers im speziellen Fall von Kassageschäften und legt die Schwellenwerte fest, unterhalb derer der Finanzintermediär bei solchen Transaktionen auf eine Überprüfung verzichten kann. (D2, Ziff ) Im Kapitel D. GELD- UND WERTÜBERTRAGUNG präzisiert die Pflichten des Finanzintermediärs in Bezug auf die Identifikation der Vertragspartei bei der Geldund Wertübertragung von der Schweiz ins Ausland, beziehungsweise in Bezug auf die Feststellung der begünstigten Person der Zahlung im Falle einer Übertragung aus dem Ausland in die Schweiz. (D2, Ziff ) RICHTLINIE 3 ÜBER DIE FESTSTELLUNG DER WIRTSCHAFTLICH BERECHTIGTEN PERSON DER VERMÖGENSWERTE, DIE DEN GEGENSTAND DER GESCHÄFTSBEZIEHUNG BILDEN Diese Richtlinie befasst sich mit der Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person der Vermögenswerte, die Gegenstand der Geschäftsbeziehung bilden. Mit der Präzisierung «der Vermögenswerte, die Gegenstand der Geschäftsbeziehung bilden» bezweckt man eine klare Abgrenzung des Begriffs der wirtschaftlich berechtigten Person von dem Rahmen der Richtlinie 2 gezielt behandelten Kontrollinhaber, um eine Verwechslung der beiden Begriffe zu vermeiden. 4

5 ARIF / Mai 2016 Seite 5 von 17 Die Richtlinie 3 definiert den Begriff der wirtschaftlich berechtigten Person und präzisiert die Fälle, in denen der Finanzintermediär eine schriftliche Erklärung einfordern muss, welche die Identität der wirtschaftlich berechtigten Person bescheinigt; des Weiteren wird die neu dem Finanzintermediär auferlegte Pflicht erläutert, wonach er dokumentieren muss, dass er keinerlei Zweifel hat, dass es sich bei der Vertragspartei tatsächlich um die wirtschaftlich berechtigte Person handelt. (D3, Ziff. 1-3) Aufgeführt werden ausserdem die Fälle, in denen die Vertragspartei von der Pflicht zur Feststellung der Identität der wirtschaftlich berechtigten Person befreit sind, sowie die Schwellenwerte, unterhalb derer der Finanzintermediär bei Kassageschäften ausserhalb von dauernden Geschäftsbeziehungen auf die Einforderung einer Erklärung über die wirtschaftlich berechtigte Person verzichten kann. Parallel dazu wird an diejenigen Fälle erinnert, in denen der Finanzintermediär immer eine Erklärung über die wirtschaftlich berechtigte Person einfordern muss. (D3, Ziff. 4-6) RICHTLINIE 3B ÜBER TRUSTS, ANSTALTEN, STIFUNGEN UND ÄHNLICHE EINRICHTUNGEN Keine Änderungen. RICHTLINIE 3C ZU DEN NEUEN ZAHLUNGSMETHODEN Diese vollkommen neue Richtlinie betrifft ausschliesslich die Aktivität von Finanzintermediären, die im bargeldlosen Zahlungsverkehr oder im Zahlungsverkehr mit virtuellen Währungen (Bitcoins und andere Kryptowährungen) tätig sind, die in der Schweiz oder im Ausland keine gesetzlichen Zahlungsmittel sind. RICHTLINIE 4 ÜBER DIE ERNEUTEN IDENTIFIZIERUNGEN UND FESTSTELLUNGEN Diese Richtlinie betrifft die Erneuerung der in den Richtlinien 2 und 3 vorgesehenen Identifizierungen und Feststellungen, die nun auch den Kontrollinhaber betreffen. (D4, Ziff. 1) Sie enthält neu eine Erleichterung der Pflicht zu erneuten Identifizierungen und Feststellungen, sofern diese Erneuerung bereits im Rahmen einer Gruppe, welcher der Finanzintermediär angehört, auf gleichwertige Weise erfolgte. (D4, Ziff. 2) 5

6 ARIF / Mai 2016 Seite 6 von 17 RICHTLINIE 5 ÜBER DEN RISIKOORIENTIERTEN ANSATZ UND DIE MASSNAHMEN IN BEZUG AUF ABKLÄRUNGEN UND WACHSAMKEIT Diese Richtlinie wurde grundlegend überarbeitet mit dem Ziel, dem risikoorientierten Ansatz und den damit einhergehenden Massnahmen in Bezug auf Abklärungen und Wachsamkeit mehr Nachdruck zu verleihen. Ziff. 1 enthält den Grundsatz des risikoorientierten Ansatzes und fordert vom Finanzintermediär, dass dieser die inhärenten Risiken, Risikohinweise und die kohärenten Risiken berücksichtigt, die nach Ergreifen von Massnahmen in Bezug auf Abklärungen und erhöhte Wachsamkeit bestehen bleiben. (D5, Ziff. 1) Die Richtlinie 5 stellt den Schwellenwert von 20 dauernden Geschäftsbeziehungen auf, ab denen der Finanzintermediär zur Aufstellung von Kriterien und zur Einführung einer wirksamen Überwachung von Geschäftsbeziehungen mit erhöhten inhärenten Risiken verpflichtet ist. Die Richtlinie 5 in ihrer neuen Struktur: - führt jene Fälle auf, die in der Regel die Kriterien für ein erhöhtes Risiko erfüllen (Ziff. 2 3); - präzisiert, was im Zusammenhang mit der neuen Definition von politisch exponierten Personen unter einem erhöhten Risiko zu verstehen ist (Ziff. 4 6); - behandelt Transaktionen mit erhöhtem Risiko (Ziff. 7 10); - präzisiert die Pflichten des Finanzintermediärs zur Erstellung einer internen Liste im Zusammenhang mit der Ermittlung von (dauernden und nicht dauernden) Geschäftsbeziehungen, bei denen Verdachtsmomente für mögliche kriminelle Aktivitäten, Geldwäscherei oder Terrorismusfinanzierung bestehen (Ziff ); - enthält die neue Pflicht zur Kontrolle des Cross-Border-Risikos für Finanzintermediäre, die Gesellschaften im Ausland kontrollieren oder die einer grenzüberschreitenden Tätigkeit nachgehen (Ziff. 13). Ausserdem enthält die Richtlinie 5 die Pflichten des Finanzintermediärs zur Abklärung bei Fällen mit erhöhtem Risiko oder bei Anhaltspunkten für mögliche Geldwäscherei, indem er die wichtigsten Kontrollobjekte, mögliche Mittel zur Abklärung und den Zeitpunkt, zu dem die Abklärung stattfinden muss, festlegt (Ziff ). Und schliesslich verlangt sie vom Finanzintermediär die Erstellung einer Einstufung der kohärenten Risiken seiner Geschäftsbeziehungen (Ziff. 25). RICHTLINIE 6 ÜBER DIE AUFBEWAHRUNG VON DOKUMENTEN Die neue Ziff. 5 präzisiert die Pflichten des Finanzintermediärs in Bezug auf die Aufbewahrung von Archivgut anlässlich einer Fusion oder Liquidation des Mitglieds. 6

7 ARIF / Mai 2016 Seite 7 von 17 RICHTLINIE 7 ÜBER DIE INTERNE ORGANISATION UND KONTROLLE Hinsichtlich interner Richtlinien sieht Ziff. 1 vor, dass diese durch den Verwaltungsrat oder das oberste geschäftsführende Organ zu verabschieden sind. Ziff. 2 Bst. b behandelt die in den internen Richtlinien enthaltenen Vorgaben zur Verhaltensweise von Personen mit Kundenkontakt und wurde um folgende neue Elemente erweitert: - die anwendbaren Kriterien zur Ermittlung von Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken und die Unternehmenspolitik in Bezug auf politisch exponierte Personen; - die Einstufung der kohärenten Risiken der Geschäftsbeziehungen; - die Parameter für das System zur Transaktionsüberwachung; - die Grundsätze der Ausbildung der Mitarbeiter. Ziff. 2 Bst. c behandelt die in den internen Richtlinien enthaltenen Vorgaben zur Verhaltensweise der Geschäftsleitung, da die ihr im Zusammenhang mit dem GwG übertragenen Aufgaben insbesondere auch allfällige Meldungen an die Meldestelle für Geldwäscherei betreffen. Was die Aufgaben des GwG-Beauftragten betrifft, so sieht Ziff. 10 vor, dass dieser nebst der Einhaltung der Verfahren bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen und der Führung des GwG-Registers auch die Einhaltung der Verfahren in Bezug auf Abklärungen und die Risikoeinstufung sicherstellt. Ziff. 12, die neu ist, erweitert die Pflichten des GwG-Beauftragten um die Festlegung der Parameter für das System zur Transaktionsüberwachung und die Überwachung der Handhabung der von diesem System generierten Meldungen. Ziff. 17 bis 19 präzisieren die neuen Aufgaben des GwG-Beauftragten in Bezug auf die Umsetzung des risikoorientierten Ansatzes: eine periodische Risikoanalyse, die insbesondere die Kundendomizile und die Kundensegmente sowie die angebotenen Produkte und Dienstleistungen erfasst; und eine periodische Aktualisierung dieses Verfahrens. Die neue Ziff. 22 sieht vor, dass die Entscheidungskompetenz zur Umsetzung von Massnahmen zur Überwachung und Bewertung der Risiken und der regelmässigen Kontrollen von Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken bei der Geschäftsleitung liegt. Das neue Kapitel «E. Unternehmensgruppen und Geschäftsbetriebe im Ausland» in der Richtlinie 7 hält die besonderen Pflichten von jenen Finanzintermediären fest, die Geschäftseinheiten im Ausland kontrollieren, und zwar in Bezug auf die Anwendung der GwG-Bestimmungen im Ausland, sofern dies durch das anwendbare Recht am ausländischen Standort zulässig ist. (D7, Ziff ) 7

8 ARIF / Mai 2016 Seite 8 von 17 RICHTLINIE 8 ÜBER DAS GwG-REGISTER In Ziff. 2 wird der Begriff des Kontrollinhabers eingeführt und die diesbezüglichen Mindestangaben, die im physischen oder elektronischen Dokument zu jeder Geschäftsbeziehung aufzuführen sind. Ziff. 3 enthält im Abschnitt zur Führung des GwG-Registers durch den GwG- Beauftragten neu einen Hinweis auf den Grad des kohärenten Risikos der jeweiligen Geschäftsbeziehung. RICHTLINIE 9 ÜBER DAS VERFAHREN BEI DER AUFNAHME VON GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN Die ehemalige Ziff. 2 zu Geschäftsbeziehungen, die vor dem 1. April 2000 eingegangen wurden, wurde gestrichen, da dies nicht mehr von Belang ist. Ziff. 5 erweitert die Liste der Pflichten der Person mit direktem Kundenkontakt um folgende Elemente: - Identifikation des Kontrollinhabers; - Verfassen einer Aktennotiz zur Rechtfertigung ihrer Einschätzung, wenn die Person mit direktem Kundenkontakt sicher ist, dass es sich bei der wirtschaftlich berechtigten Person der Vermögenswerte, die Gegenstand der Geschäftsbeziehung bilden, um die Vertragspartei handelt; - Einholen einer schriftlichen Erklärung der Vertragspartei über die Identität der wirtschaftlich berechtigten Person, wenn die Person mit direktem Kundenkontakt nicht sicher ist, ob es sich bei der wirtschaftlich berechtigten Person der Vermögenswerte, die Gegenstand der Geschäftsbeziehung bilden, um die Vertragspartei handelt. Ziff. 9 präzisiert im Zusammenhang mit der Möglichkeit der Geschäftsleitung, entsprechend befugten Mitarbeitern die Kompetenz zur Aufnahme oder Ablehnung von Geschäftsbeziehungen zu delegieren, dass eine solche Kompetenzdelegation bei Geschäftsbeziehungen mit politisch exponierten Personen nicht möglich ist. Die neue Ziff. 10 präzisiert, welches Verhalten in Bezug auf die Meldung, Vermögenssperre und die Geheimhaltung zu wählen ist, wenn die Weigerung, eine Geschäftsbeziehung aufzunehmen, auf Beweggründe oder Umstände zurückzuführen ist, für die Art. 9 oder 9a GwG anwendbar ist. RICHTLINIE 10 ÜBER DIE DELEGATION DER SORGFALTSPFLICHTEN Die Ziff. 1 und 3 wurden um die Pflicht zur Feststellung der Kontrollinhaber erweitert. Die neue Ziff. 4 sieht die Pflicht des Finanzintermediärs vor, ein aktuelles Verzeichnis der von ihm herbeigezogenen Hilfspersonen zu führen. 8

9 ARIF / Mai 2016 Seite 9 von 17 RICHTLINIE 11 ÜBER DIE AUSBILDUNG In Ziff. 7 wurde die Liste der Pflichten der Finanzintermediäre, deren Mitarbeiter, die der Ausbildungspflicht unterstehen und gute Kenntnisse erwerben müssen, um folgende Auflagen ergänzt: - Feststellung des Kontrollinhabers - risikoorientierter Ansatz RICHTLINIE 12A ÜBER DIE ZULASSUNG UND DIE TÄTIGKEIT VON PRÜFGESELLSCHAFTEN UND LEITENDEN PRÜFERN Die ehemalige Richtlinie 12 wurde in die beiden Richtlinien 12A und 12B unterteilt; 12A ist nun der Zulassung und der Tätigkeit der Prüfgesellschaften und den leitenden Prüfern gewidmet, während 12B sich mit der eigentlichen Prüfung befasst. Zusätzlich zu der bereits weiter oben erwähnten Änderung der Terminologie sind die folgenden Anpassungen hervorzuheben: Unter Ziff. 3 Bst. c bis e wurden die Bedingungen in Bezug auf die Zulassung und die Aufrechterhaltung dieser Zulassung der Prüfgesellschaft ergänzt. Die Prüfgesellschaft: a) muss über eine Haftpflichtversicherung von mindestens CHF verfügen; b) muss über eine ausreichende Betriebsorganisation verfügen, welche: - mindestens zwei leitende Prüfer hat, die für die Prüfung von Finanzintermediären im Sinne von Art. 2 Abs. 3 GwG zugelassen sind; - spätestens drei Jahre nach der gewährten Zulassung über mindestens zwei Mandate von Finanzintermediären im Sinne von Art. 2 Abs. 3 GwG verfügt; - die Bestimmungen bezüglich der Aufbewahrung und Dokumentation von Unterlagen gemäss Art. 730 c OR unabhängig von ihrer Rechtsform einhält; c) darf keine anderen, gemäss dem Finanzmarktaufsichtsgesetz bewilligungspflichtigen Tätigkeiten ausüben. In Ziff. 4 Bst. a und b werden die Voraussetzungen festgehalten, die ein leitender Prüfer dauernd erfüllen muss, um eine ARIF-Zulassung zu erhalten. Er muss: a) über eine Zulassung als Revisor der RAB (nur GwG-Prüfung) bzw. als Prüfungsexperte (GwG und Standesregeln) verfügen; b) über die fachlichen Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, die für eine Prüfung in Übereinstimmung mit dem Finanzmarktaufsichtsgesetz erforderlich sind: 9

10 ARIF / Mai 2016 Seite 10 von 17 - Nachweis über eine 5-jährige Berufserfahrung im Erbringen von Revisionsdienstleistungen; - Nachweis über 200 Stunden Prüfungstätigkeit bei Finanzintermediären im Sinne von Art. 2 Abs.3 GwG; - Nachweis, dass er im Jahr vor dem Einreichen des Zulassungsgesuchs 4 Stunden Weiterbildung im Bereich GwG absolviert hat. Ziff. 5 nennt die Voraussetzungen, die ein leitender Prüfer zur Aufrechterhaltung seiner Zulassung erfüllen muss: - Nachweis über 100 Stunden Prüfungstätigkeit bei Finanzintermediären im Sinne von Art. 2 Abs.3 GwG im Laufe der vergangenen 4 Jahre; - Nachweis, dass er in jedem Geschäftsjahr der ARIF (1. Juli bis 30. Juni) 4 Stunden Weiterbildung absolviert hat. RICHTLINIE 12B ÜBER DIE PRÜFUNG Ziff. 4 Bst. a Abs. 1 sieht in der Liste der Punkte, deren vollständige Erfüllung in Bezug auf die Anforderungen des GwG sowie der Statuten, Reglemente und Richtlinien der ARIF zu bescheinigen sind, folgenden neuen Punkt vor: - den Einsatz des risikoorientierten Ansatzes sowie die Berücksichtigung erhöhter Risiken. Die neue Ziff. 8 führt das Konzept der «in-house companies» ein, die bis anhin in den Richtlinien nicht berücksichtigt wurden. RICHTLINIE 13 ÜBER DIE PLICHTEN IN BEZUG AUF DIE MELDUNG, VERMÖGENSSPERRE UND GEHEIMHALTUNG Die Richtlinie 13 wurde dem neuen Wortlaut der Artikel 9 bis 11 GwG angepasst. Ziff. 4 betreffend die Vermögenssperre wurde vereinfacht und verweist lediglich auf die Pflichten und Modalitäten nach dem neuen Artikel 10 GwG. Ziff. 5 betreffend die Pflicht zur Geheimhaltung während der Dauer der Vermögenssperre gegenüber der Vertragspartei und sämtlichen Dritten schliesst den Kreis der ARIF und der FINMA ausdrücklich aus. Ziff. 6 sieht letztlich eine neue Pflicht des GwG-Beauftragten vor, der um die Zusammenarbeit mit einem weiteren Finanzintermediär ersucht, ohne den die Vermögenssperre nicht möglich wäre. Er hat eine Aktennotiz mit den Gründen und den Beteiligten dieser Zusammenarbeit zu verfassen. 10

11 ARIF / Mai 2016 Seite 11 von 17 Ziff. 11 und 12 wurden vollständig überarbeitet. Sie betreffen das Verhalten nach einer Meldung und die Situation, in der sich ein Finanzintermediär befindet, wenn er zwar keinen begründeten Verdacht im Sinne von Art. 9 Abs. 1 Bst. a GwG oder einen Grund gemäss Art. 9 Abs. 1 Bst. c GwG hat, aber dennoch Verdachtsmomente besitzt, dass die Vermögenswerte aus einem Verbrechen oder aus einem qualifizierten Steuervergehen stammen oder der Terrorismusfinanzierung dienen könnten, was ihm den Gebrauch des Melderechts nach 305 ter Absatz 2 StGB ermöglicht. Ziff. 15 und 16 behandeln die Fälle, in denen es dem Finanzintermediär untersagt ist, eine Geschäftsbeziehung abzubrechen, bzw. die Fälle, in denen er eine Geschäftsbeziehung beendet, die Gegenstand einer Meldung war oder die zwar zweifelhaft ist, bei der er aber wegen des Fehlens eines begründeten Verdachts keine Meldung erstattet hat. RICHTLINIE 14 STANDESREGELN ÜBER DIE BERUFSAUSÜBUNG ALS UNABHÄNGIGER VERMÖGENSVERWALTER Die Richtlinie 14 ist unverändert. AP 17 Neuerungen 2016 Die Übereinstimmungserklärung des Finanzintermediärs für die Prüfungsperiode umfasst ab 2016 die folgenden neuen Elemente: - Angabe der Anzahl der neu aufgenommenen Beziehungen während der Prüfungsperiode sowie der Anzahl der beendeten Beziehungen. (Ziff. 1); - Sicherstellung, dass bei den Aktivitäten, die der Finanzintermediär im Ausland im Finanzsektor tätigt, oder die unter seiner Kontrolle getätigt werden, die Bestimmungen der Richtlinie 7 (Ziff. 15) eingehalten werden; - generelle Überwachung der mit der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung verbundenen Risiken, denen der Finanzintermediär aufgrund seiner im Ausland kontrollierten Geschäftsstellen oder aufgrund der Aktivitäten, die er mit dem Ausland tätigt, ausgesetzt ist (Cross-Border-Risiko) (Ziff. 16); - Sicherstellung des Erhalts einer schriftlichen Erklärung, welche die Identität der Kontrollinhaber bestätigt (Ziff. 29); - Sicherstellung des Vorliegens einer Dokumentation im Dossier, wenn der Finanzintermediär auf eine schriftliche Erklärung zur Feststellung der Identität der wirtschaftlich berechtigten Person verzichtet hat, weil er keinerlei Zweifel hat, dass es sich bei der Vertragspartei tatsächlich um die wirtschaftlich berechtigte Person handelt. - Ausstellen einer Kopie des Stands des GwG-Registers per Ende jeder GwG-Prüfungsperiode, die 10 Jahre lang aufzubewahren ist (Ziff. 40). 11

12 ARIF / Mai 2016 Seite 12 von 17 AP 18 Neuerungen 2016 Prüfung von mindestens 10 Dossiers. Regeln für das Stichprobenverfahren Wir weisen die Prüfer auf die wichtige Neuerung ab der Prüfungsperiode hin, welche die Intensität der Kontrollen betrifft. Denn ab 2016 muss die Stichprobe 10% aller Geschäftsbeziehungen, die dem GwG-unterstellt sind, erfassen, jedoch mindestens 10 Dossiers. Diese Stichprobe muss insbesondere Geschäftsbeziehungen umfassen, die während der aktuellen Prüfungsperiode neu eingegangen wurden, sowie Geschäftsbeziehungen, die bei früheren Prüfungsperioden noch nicht geprüft wurden, oder, sofern keine solchen Geschäftsbeziehungen vorliegen, jene, deren Prüfung am längsten zurückliegt. Des Weiteren muss diese Stichprobe die Beziehungen mit den grössten Risikokriterien umfassen. 2.- GwG-Prüfungsperiode und Prüfungsdatum a) Jährliche Prüfung Die jährliche GwG-Prüfung umfasst den Zeitraum zwischen dem 1. Juli jedes Jahres und dem 30. Juni des nachfolgenden Jahres (nachstehend als Prüfungsperiode bezeichnet) und erfolgt an dessen Ende. Die erste jährliche Prüfung erfolgt am Ende der Prüfungsperiode, in deren Verlauf der Finanzintermediär in die ARIF aufgenommen wurde, ausser wenn diese Aufnahme nach dem 1. April stattfindet, in welchem Fall die erste Prüfung am Ende der nachfolgenden Prüfungsperiode erfolgt. Findet die Aufnahme nach dem 1. April statt, nahm aber die dem GwG unterstellte Tätigkeit vor diesem Datum ihren Anfang, so erfolgt jedoch die erste Prüfung am Ende der Prüfungsperiode, in deren Verlauf der Finanzintermediär in die ARIF aufgenommen wurde, und hat jede unterstellte Tätigkeit zu berücksichtigen, welche der Finanzintermediär allenfalls vor seiner Aufnahme und nach dem 31. März 2000 ausgeübt hat. b) Dreijährliche Prüfung Wurde der Finanzintermediär durch die ARIF dazu ermächtigt, einen GwG- Prüfbericht erst am Ende jeder dritten Prüfungsperiode abzugeben, so umfasst die Prüfung die Gesamtheit der drei vergangenen Prüfungsperioden und erfolgt am Ende der dritten Prüfungsperiode. c) Prüfung bei Rücktritt Tritt der Finanzintermediär von der ARIF zurück, so umfasst die GwG-Prüfung den Zeitraum zwischen dem 1. Juli vor dem Rücktritt und dem Datum, an dem sein Rücktritt wirksam wird. d) Prüfung bei Einstellung der Tätigkeit Im Falle der Einstellung jeglicher dem GwG unterstellten Tätigkeit ohne Rücktritt von der ARIF umfasst die GwG-Prüfung grundsätzlich die gesamte laufende Prüfperiode. 12

13 ARIF / Mai 2016 Seite 13 von 17 In besonderen Fällen der Tätigkeitseinstellung (Liquidation, Hinschied, Schliessung einer Vertretung usw.) wird die Periode, welche die GwG-Prüfung umfassen soll, von Fall zu Fall bestimmt. e) Stetigkeit Da die Prüfung nach der geprüften Periode innerhalb von unterschiedlichen Fristen vorgenommen wird, hat die Prüfgesellschaft dafür zu sorgen, den Finanzintermediär zu allfälligen bedeutenden Sachverhalten zu befragen, welche nach dem Ende der untersuchten Periode aufgetreten sind und die interne Organisation oder die unterstellten Geschäftsbeziehungen betreffen (zum Beispiel Ausscheiden des GwG- Beauftragten, neu eröffnetes Strafverfahren gegen ein Organ, GwG-Meldung im Zusammenhang mit einer bestehenden Geschäftsbeziehung, Einstellung oder Wiederaufnahme einer dem GwG unterstellten Tätigkeit usw.). 3.- Prüfung in den Betriebsräumlichkeiten Die GwG-Prüfung ist in den Räumlichkeiten des Finanzintermediärs vorzunehmen, ausser wenn die mit den GwG-Sorgfaltspflichten im Zusammenhang stehenden Unterlagen an einem anderen Ort aufbewahrt werden, welcher in Übereinstimmung mit den Richtlinien der ARIF sicher sowie rasch zugänglich sein muss. In diesem Falle kann die Prüfung ganz oder teilweise an diesem anderen Ort, dessen genaue Anschrift im Prüfberichts anzugeben ist, erfolgen. 4.- Mindeststichprobe Die Prüfgesellschaft bestimmt die Zahl der Dossiers, die eine für seine Beurteilung angemessene Stichprobe darstellt, wobei grundsätzlich mindestens 10% der Geschäftsbeziehungen einzubeziehen sind. Erfüllt eine kleinere Stichprobe die Bedingungen, so muss dies begründet werden. Was den Geldwechsel und die Geld- und Wertüberweisungstätigkeit anbelangt, so hat die Prüfung eine Stichprobe von Transaktionen zu umfassen, deren Anzahl durch die Prüfgesellschaft unter Berücksichtigung der Gesamtheit der im Verlaufe der Prüfungsperiode vorgenommenen Transaktionen zu bestimmen ist und ihr als ausreichend erscheinen wird, um ihre Bewertung zu äussern, jedoch auf alle Fälle nicht geringer als 50 sein wird. 5.- Dem GwG im Zusammenhang mit dem Geldwechsel unterstellte Beziehungen Es wird darauf hingewiesen, dass sämtliche Geschäftsbeziehungen im Geldwechsel unabhängig vom Betrag des durchgeführten Kassageschäfts dem GwG unterstellt sind. Dazu gehören auch Transaktionen von weniger als Fr. 5000, obwohl in diesen Fällen - unter Vorbehalt von Anhaltspunkten für Geldwäscherei - die Identifizierung der Vertragspartei und die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person nicht zwingend vorgeschrieben sind. 13

14 ARIF / Mai 2016 Seite 14 von Devisenhandel (Forex) Da es um eine Handelstätigkeit mit Devisen auf fremde Rechnung geht (Forex), hat die Prüfgesellschaft in ihrem Bericht die Zahl der Kunden anzugeben, die beim Finanzintermediär einen Geldbetrag hinterlegt haben. 7.- Webseite Besitzt das Mitglied eine Webseite, die mit unserer Mitteilung vom im Einklang steht, kreuzen Sie unter Punkt 2.2 des AP Nr. 18 ja an. Ist dies nicht der Fall, kreuzen Sie bitte nein an. Hat das Mitglied keine Webseite oder erwähnt diese die ARIF nicht, kreuzen Sie n/a an. Die Mitteilung der ARIF vom finden Sie unter folgendem Link: Terrorismusfinanzierung Die Prüfgesellschaft hat in ihrem Bericht anzugeben, ob das Mitglied angemessene und geeignete Massnahmen gegen die Terrorismusfinanzierung trifft gemäss dem Bundesgesetz über das Verbot der Gruppierungen «Al-Qaïda» und «Islamischer Staat» sowie verwandter Organisationen vom 12. Dezember Die Prüfgesellschaft muss insbesondere prüfen, ob das Mitglied die vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) auf seiner Webseite publizierten Listen von Personen und Organisationen mit Verbindungen zum Terrorismus konsultiert. Die Bemerkungen im Zusammenhang mit Punkt 2.15 des AP Nr. 18 sind im nachfolgen Feld Kommentare anzuführen. 9.- Bewertung des Risikos In Anbetracht des risikogestützten Ansatzes ist es angemessen, zwischen inhärenten Risikofaktoren (beispielsweise Aktivitätstypen, Kundenkreis) und kohärenten Risiken zu unterscheiden. Zu berücksichtigen sind das Risikomanagement im Zeitverlauf und die Massnahmen des Finanzintermediäres zur Senkung der Risiken Einreichung des GwG-Prüfberichts Die GwG-Prüfstelle hat dem Sekretariat der ARIF spätestens am 30. September jedes Jahres im Falle der jährlichen Prüfung oder spätestens am 30. September der dritten Prüfungsperiode im Falle der dreijährlichen Prüfung die nachstehenden Unterlagen zukommen zu lassen: - den ordnungsgemäss ausgefüllten, mit Datum und Unterschrift versehenen GwG-Prüfbericht (AP Nr. 18 oder Nr. 20); - das Originalexemplar der Übereinstimmungserklärung (AP Nr. 17) oder der Erklärung über das Fehlen einer dem GwG unterstellten Tätigkeit oder berufsmässigen Finanzintermediation (AP Nr. 19) des ARIF- Mitglieds; - das Originalexemplar des Zusatzdokuments für Mitglieder, die Geldüberweisungen tätigen (AP Nr. 16); 14

15 ARIF / Mai 2016 Seite 15 von 17 - Anhang 1 der Übereinstimmungserklärung des Mitglieds, der den durch das Mitglied ordnungsgemäss ergänzten und falls nötig korrigierten Auszug aus der Datenbank der ARIF enthält, welcher per Anfang Juli jedem Mitglied zugeschickt wird; Alle oben erwähnten Dokumente sind in ihrer Originalfassung und ausschliesslich über die GwG-Prüfgesellschaft an die ARIF zu richten. C.- Prüfung in Bezug auf die Standesregeln der ARIF betreffend die Ausübung des Berufs des unabhängigen Vermögensverwalters (nachstehend als CoD bezeichnet) Die Prüfung gemäss CoD erfolgt alljährlich, selbst wenn das Mitglied einer dreijährlichen GwG-Prüfung unterstellt ist. Sie ist nur dann vorzunehmen, wenn der Finanzintermediär im Verlaufe der Prüfungsperiode tatsächlich eine Tätigkeit als Vermögensverwalter ausgeübt hat. Hat er im Verlaufe der Prüfungsperiode keine derartige Tätigkeit ausgeübt, dem CoD jedoch unterstellt blieb, so hat die Prüfgesellschaft die ARIF schriftlich darauf hinzuweisen. 1.- CoD-Arbeitspapiere Die auf der ARIF-Website verfügbaren AP Nr. 21 bis 26 ( sollen die Aufgabe der Prüfgesellschaft anlässlich der Prüfung der unabhängigen Vermögensverwalter, die gemäss ARIF-Richtlinie 14 dem CoD unterstellt sind, erleichtern. Mit Ausnahme der AP 25 und 26, die zwingend in der bestehenden Form zu verwenden sind, können die Prüfgesellschaften ihre eigenen Arbeitsinstrumente benutzen, wobei diese im Wesentlichen jenen der ARIF ebenbürtig sein müssen. Die AP Nr. 21 bis 24 sind dazu bestimmt, die Einhaltung der durch den CoD festgelegten Regeln zu prüfen, und betreffen die durch den unabhängigen Vermögensverwalter ergriffenen organisatorischen Massnahmen (AP Nr. 21), den Inhalt des Vermögensverwaltungsvertrags (AP Nr. 22), die Beziehungen mit den Kunden (AP Nr. 23) und die Verwaltung (AP Nr. 24). Sie dienen als Grundlage für die Erstellung des CoD-Prüfberichts. Das AP Nr. 25 enthält die Übereinstimmungserklärung, die der unabhängige Vermögensverwalter gemäss der Richtlinie 12B, Ziff. 4, Bst. a, Pkt. 2, zu ergänzen und zu unterzeichnen hat. Das AP Nr. 26 ist der Bericht, den die CoD-Prüfgesellschaft nach Erhalt der Übereinstimmungserklärung des unabhängigen Vermögensverwalters (AP Nr. 25) zu erstellen und der ARIF nach Abschluss der Prüfung (Richtlinie 12B, Ziff. 4, Bst. b) zu übergeben hat. Die AP Nr. 25 und 26 sind zwingend und ohne Abänderung des Textes und der Darstellung zu verwenden. 15

16 ARIF / Mai 2016 Seite 16 von CoD-Prüfungsperiode und Prüfungsdatum Die CoD-Prüfung umfasst den Zeitraum zwischen dem 1. Juli jedes Jahres und dem 30. Juni des nachfolgenden Jahres (nachstehend als CoD-Prüfungsperiode bezeichnet) und erfolgt an dessen Ende, grundsätzlich zur gleichen Zeit wie die GwG-Prüfung. Die erste CoD-Prüfung erfolgt am Ende der CoD-Prüfungsperiode, in deren Verlauf der unabhängige Vermögensverwalter dem CoD beigetreten ist, ausser wenn dieser Beitritt nach dem 1. April stattfindet, in welchem Fall die erste CoD-Prüfung am Ende der nachfolgenden CoD-Prüfungsperiode erfolgt. Tritt der unabhängige Vermögensverwalter von der ARIF zurück oder läuft seine obligatorische oder freiwillige Unterstellung unter den CoD aus, so umfasst die CoD- Prüfung den Zeitraum zwischen dem 1. Juli vor dem Rücktritt oder dem Ende der Unterstellung unter den CoD und dem Datum, an dem der Rücktritt wirksam wird oder die Unterstellung unter den CoD abläuft. 3.- Prüfung in den Räumlichkeiten des Unternehmens Die CoD-Prüfung muss in den Räumlichkeiten durchgeführt werden, in den der unabhängige Vermögensverwalter normalerweise seine Tätigkeit ausübt. 4.- Mindeststichprobe für die CoD-Prüfung Die Prüfgesellschaft bestimmt die Zahl der Dossiers, die eine für ihre Beurteilung und die CoD-Prüfung angemessene Stichprobe darstellt, wobei grundsätzlich mindestens 10% der den Standesregeln der ARIF unterstellten Geschäftsbeziehungen und mindestens 10 Dossiers einzubeziehen sind. Gibt es insgesamt nicht mehr als 10 Geschäftsbeziehungen, werden sämtliche Dossiers geprüft. 5.- Einreichung des CoD-Prüfberichts Die Prüfgesellschaft hat dem Sekretariat der ARIF spätestens am 30. September jedes Jahres die nachstehenden Unterlagen zukommen zu lassen: - den ordnungsgemäss ausgefüllten, mit Datum und Unterschrift versehenen CoD-Prüfbericht (AP Nr. 26); - das Originalexemplar der Übereinstimmungserklärung des Vermögensverwalters (AP Nr. 25); - den Anhang 1, der den durch das Mitglied ordnungsgemäss ergänzten und falls nötig korrigierten Auszug aus der Datenbank der ARIF enthält, welcher per Anfang Juli jedem Mitglied zugeschickt wird; Alle oben erwähnten Dokumente sind in ihrer Originalfassung und ausschliesslich über die CoD-Prüfgesellschaft an die ARIF zu richten. 16

17 ARIF / Mai 2016 Seite 17 von 17 D.- Aufbewahrung der Arbeitspapiere Die GwG- und CoD-Arbeitspapiere sind durch die Prüfgesellschaft während zehn Jahren an einem sicheren Ort in der Schweiz aufzubewahren. Während dieses Zeitraums müssen sie auf einmalige Anfrage jederzeit durch die ARIF eingesehen werden können. ************** ******* 17