EventManager. Verwalten und analysieren Sie Veranstaltungen professionell und einfach.

Transkript

1 VERSION.0 6 EventManager Verwalten und analysieren Sie Veranstaltungen professionell und einfach.

2 EventManager Transparentes Veranstaltungsmanagement Einfaches Handling: Der EventManager erweitert Adress PLUS, CRM PLUS oder CRM PRO und greift auf deren Datenbank zu. Sie planen verschiedene Veranstaltungen? 1 Mit dem EventManager behalten Sie den Überblick. Kategorisieren Sie Veranstaltungen in den Stammdaten, legen Sie Beginn, Ende und Ort 2 der Veranstaltung an und definieren Sie Teilnehmerkontingente oder verschiedene Preiskategorien. Vergeben Sie einen frei konfigurierbaren Status, z. B. in Planung, aktiv oder abgeschlossen, um Ihre Mitarbeiter über den aktuellen Bearbeitungsstand zu informieren. 3 Definieren Sie Aufgaben und legen Sie Aufgabenplanungen für einzelne Veranstaltungen fest. Mit dem integrierten Ressourcen-Management legen Sie fest, welche Ressourcen für welche Aufgaben benötigt werden. Den zeitlichen Überblick über die Verwendung der Ressourcen liefert der Ressourcenkalender. Diagramme veranschaulichen die Datenbestände

3 EventManager Individuelle Einladungen und zufriedene Teilnehmer Einladungen, so individuell wie der Gast, der sie erhält. Mit den Zusatztabellen 4 speichern Sie Informationen, die für die Einladung relevant sind, darunter Anreisezeit oder Sonderwünsche des Gastes. 5 Einladungen und ihre Druckdaten, Einladungsstatus, Zu- und Absagen sind transparent und für die Erstellung von Statistiken auswertbar. Ein Export als cobra-recherche ist ebenso möglich wie eine Weiterverarbeitung als Serienmail oder Serienbrief. 5a 4 5a 5 3

4 EventManager Zusatzfunktionen, die Eventplanung erleichtern Nutzen Sie den frei konfigurierbaren Berichtsdesigner und exportieren Sie die Daten nach Excel oder in jedes andere Office-Programm. Verwenden Sie Barcodes 9 oder QR-Codes 10 zur Erfassung von Einladungen und Teilnehmern, oder um deren Status zu ändern. Gestalten Sie Ihren Arbeitsablauf auf diese Weise noch effizienter. Planen Sie Aufgaben und ordnen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu. 6 Ordnen Sie jeder Veranstaltung die benötigten Materialien 7 und Räume 7a zu. Mit dem astendo EntryManager empfangen Sie Ihre Gäste komfortabel am Veranstaltungsort a

5 EventManager Statistiken zur Event-Optimierung Sie möchten Ihre Events erfolgreicher machen? Optimierungsmöglichkeiten ermitteln Sie mit dem EventManager umfassend über statistische Auswertungen Ihrer vorliegenden Daten. Auf Einladungsebene 14 steht Ihnen eine Rücklaufkontrolle zur Verfügung. Auf Teilnehmerebene prüfen Sie das Gesamtergebnis von Zusagen und Absagen. 15a 15b 15c Die Exportfunktion erlaubt Ihnen uneingeschränkte Weiterverarbeitung der Daten a 15b 15c 5

6 EventManager Viewer - Gucken erlaubt Mal schnell nach dem Stand der Zusagen und Teilnehmer schauen - Mobil oder über Web? 16 Dies ist möglich mit dem EventManager Viewer, der Ihnen einen lesenden Zugriff auf alle relevaten Daten wie Veranstaltungen, Teilnehmer oder Statistiken bietet. Dabei stehen für den Viewer unterschiedliche Ansichten bereit. Je nach dem, ob Sie sich einen Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Teilnehmer via Tablet 16a oder Handy 16b anschauen wollen a 16b 6

7 WebExtension Die ideale Ergänzung zum EventManager Die WebExtension realisiert eine Ihrem Corporate Design entsprechende Eventwebsite zur An- und Abmeldung Ihrer Teilnehmer. Was Sie im EventManager einrichten, ist umgehend auf Ihrer Eventwebsite Exportieren Sie Ihre Veranstaltungen mit einem Klick in Ihre Eventwebsite. Erstellen Sie eigene, individuell konfigurierbare Verzeichnisse und Menüpunkte, um Ihre Veranstaltungen themenbezogen zu veröffentlichen. Stellen Sie dabei Ihre Veranstaltung mit eigenen Texten und Bildern ausführlich dar, auf Wunsch in eigenen Unterseiten, z.b. für Agenda, Referenten, Hotelinformationen, Sponsoren, Fotogalerien, etc.. Exportieren Sie angelegte Zusatzfragen bequem auf Ihre Eventwebsite und ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern die einfache Eingabe spezieller Buchungswünsche. Bieten Sie potenziellen Veranstaltungsteilnehmern beliebige Dokumente zum Download an, veröffentlichen Sie Ihre Ansprechpartner zum Event oder stellen Sie den Veranstaltungsort auf Wunsch in Google-Maps dar. Versenden Sie s 17 an potenzielle Teilnehmer mit direkten Links zum Anmeldeformular 18 oder mit verschlüsselten Buchungsnummern Verwalten Sie die auf der Eventwebsite generierten Zu- und Absagen zentral im EventManager

8 WebExtension Teilnehmer- und Kundenmanagement Upload der eingeladenen Teilnehmer Persönliche Begrüßung auch bei Eingabe nur der Buchungsnummer Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Vorgabe der Preiskategorie des Nutzers aus dem Eventmanager möglich (im Teilnehmerupload enthalten) Zusatzfragen-Anzeige wählbar für Teilnehmer, Begleiter/zusätzliche Teilnehmer oder beide Gruppen Unterschiedliche Zusatzfragen und Zusatztexte je Teilnehmerkategorie Wartelisten/Vertreter Anmeldung von zusätzlichen Teilnehmern und Gruppenanmeldungen Verifizierung der Teilnehmer-Identität ( -Adresse) mit Double-OptIn Optimale Nutzerführung bei umfangreichen Anmeldeformularen Schrittweise Darstellung von Teilnahmeoptionen und Zusatzfragen mit Überprüfung der gemachten Angaben durch den Teilnehmer vor dem Absenden des Formulars 22 Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern, sich in einem einzigen Formular für alle Veranstaltungen einer Veranstaltungsreihe anzumelden. Kongressoption Verhindern, dass parallele oder sich aus anderen Gründen gegenseitig ausschließende Veranstaltungen gleichzeitig gebucht werden Feedback-Formulare, optional anonymisiert Upload von Dokumenten durch den Teilnehmer/Anmelder Newsletter Rechtssichere Newsletter An- und Abmeldung, bei Anmeldung mit Double-OptIn, Speicherung von An- und Abmelde- Datum/Uhrzeit (in Kombination mit EventManager und dem EditManager Professional) Umfragen Erstellen Sie (auf Wunsch anonymisierte) Umfragen zu beliebigen Themen und laden Sie die Ergebnisse in den EventManager, oder über den EditMananger professional in cobra herunter Stammdatenaktualisierungen Nutzen Sie Ihre Events um Ihre Stammdaten aktuell zu halten und lassen Ihre Teilnehmer ihre Daten selbst aktualisieren 22 8

9 WebExtension Als Content Management System Die voll integrierte Homepage Nutzen Sie die Möglichkeiten des Online-Content-Managements der WebExtension und erstellen Ihre Homepage mit vollständig integrierten Veranstaltungen. Individuelle Startseite mit News- und Eventintegration 23 Vorlagen für Standard-Textseiten, News und Newsübersichten, Projekt- und Projektübersichten, Team und FAQ-Seiten; integrieren Sie Slideshows, Galerien, Lightboxen und HTML-5 Videos Registrierung der Teilnehmer auf der WebExtension (auf Wunsch mit Double-OptIn) und/oder Freischaltung der Nutzer aus dem EventManager heraus Automatische Synchronisation mit EventManager, bzw. cobra, LogIn für User Historie der gebuchten/besuchten Veranstaltungen Zeitgesteuerte/Ereignisgesteuerte Benachrichtigung der Teilnehmer (z.b. Erinnerungsmail zum Zeitpunkt X vor Veranstaltungsbeginn/Aufforderung an Teilnehmer, die bei der Veranstaltung anwesend waren, ein Feedback abzugeben Stichwort- und Volltext-Suche für Veranstaltungen und andere Online Inhalte Darstellung einer Tag-Cloud der Stichwörter Darstellung eines Eventkalenders, sowohl gesamt als auch verzeichnisspezifisch, Online-Übersicht über erhaltene Zertifikate mit Ablaufdatum, Freischaltung von Veranstaltungen nach erfüllten Vorbedingungen Veranstaltungsarchiv

10 Zusatzoption Mehrsprachenmodul Stellen Sie Ihre Veranstaltungen online in beliebig vielen Sprachen dar. 26 Das Übersetzungsportal mit LogIn für interne und/oder externe Übersetzer unterstützt Sie mit vielfältigen Optionen bei Ihrer Arbeit. Nutzen Sie Google-Translate für einfache Texte. Von Ihnen gespeicherte StandardÜbersetzungen sorgen dafür, dass Sie bei neuen Veranstaltungen nur noch die neuen, veranstaltungsspezifischen Texte übersetzen müssen. Zusatzoption Responsive Das mobile Internet wird immer wichtiger und viele Kunden erwarten, dass sie sich auch unterwegs jederzeit bei Ihnen informieren und Ihre Veranstaltungen buchen können. Mit dem Responsive-Modul passt sich Ihre Eventwebsite automatisch an das Endgerät Ihres Kunden an. Sei es Desktop, Tablet oder Handy alle Informationen bleiben verfügbar und eine Anmeldung online ist einfach möglich

11 Zusatzoption Rechnungsmodul Mit dem Rechnungsmodul erstellen Sie vom Auftragsdatensatz bis hin zur Online-Rechnung im EventManager oder Online alle relevanten Buchungssätze für Ihre Warenwirtschaft bzw. Finanzbuchhaltung. Die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten 28 erlauben Ihnen dabei eine sehr individuelle Anpassung Ihrer Optionen. Definieren Sie Preise Mit Aktionscodes für Ihre selbst gewählten Teilnehmerkategorien, bestimmte Zeiträume oder Gruppen. können Sie weitere Optionen oder Preisnachlässe in vielfältiger Weise definieren. Konfigurieren Sie detaillierte Stronierungsoptionen für Ihre Veranstaltung. Versenden Sie die erzeugten Auftragsdatensätze, Rechnungen oder Stornierungen als PDF in der Bestätigungsmail. Wählen Sie je Veranstaltung die relevanten Optionen aus und überprüfen die automatisch generierten Daten vor der Übergabe an Ihre anderen Systeme. Ermöglichen Sie Online-Zahlungen über PayPal (andere Zahlungsverkehrsanbieter nach Anfrage)

12 EventManager Kontaktieren Sie den Partner in Ihrer Nähe BERLIN astendo GmbH Top Tegel Haus C Wittestraße 30 C Berlin Ansprechpartner: Andreas Müller Tel: cobracrm@astendo.de HAMBURG intelligence@work gmbh - Informationstechnologien Gertrudenkirchhof Hamburg Ansprechpartner: Jan-Michael Thomas Tel: cobracrm@iatw.de HANNOVER intelligence@work gmbh - Informationstechnologien Stiftstr Hannover Ansprechpartner: Releff Weyhausen Tel: cobracrm@iatw.de FRANKFURT Computerline GmbH Hasengasse Frankfurt (Parkhaus Konstablerwache) Ansprechpartner: Hanna Resch Telefon info@computerline-frankfurt.de FREIBURG BSC Computer Systeme GmbH Gewerbestr Gundelfingen Ansprechpartner: Reinhard Müller Tel: cobracrm@bsc-computer.de MÜNCHEN VTE Teichmann GmbH Schardthof Essenbach Ansprechpartner: Andreas Teichmann Tel: cobracrm@vte-teichmann.de KÖLN AUREX GmbH Apostelnstraße Köln Ansprechpartner: Bodo Kastius Tel: cobracrm@aurex.de