Teilnehmerregistrierung

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1 Teilnehmerregistrierung Ein Produkt der plazz AG Mit der webbasierten Teilnehmerregistrierung registr präsentieren wir Ihnen ein Produkt, mit dem Sie auf einfache Art und Weise Einladungen zu Ihrer Veranstaltung versenden, Anmeldungen verwalten und Teilnehmerdaten erfassen können. Wegweisend bei Datenschutz und Datensicherheit Erfüllung des BDSG, SSL Verschlüsselung Hosting auf Servern in Deutschland registr ist die ideale Lösung für das Management von externen und internen Veranstaltungen und bietet damit die passende Corporate-Lösung für jede Art von Events. Die Teilnehmerdaten werden dabei durch unsere Stateof-the-Art Sicherheitskonfigurationen geschützt. Darüber hinaus sorgt auch das Hosting auf unseren Servern in Deutschland dafür, dass das Produkt den Datenschutzanforderungen (gemäß Datenschutz- Grundverordnung, DSGVO) großer Konzerne und Unternehmen gerecht wird. Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 01

2 Index Vorteile des registr-mea-bundles Verwaltungsoberfläche im Detail Leicht zugängliche Oberfläche in Ihrem Look & Feel...05 Eventinformationen einpflegen...05 Fragebogen erstellen Versand...07 Erstellung eines Zugangs...07 Nutzeroberfläche im Detail...08 Einrichtung des Nutzerprofils...08 Veranstaltungen anzeigen...09 Kontaktieren Sie uns!...10 Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 02

3 Vorteile des registr-mea-bundles registr wurde als ergänzendes Tool zur Mobile Event App (MEA) entwickelt und kann somit nicht nur allein, sondern vor allem zusammen mit der Event-App eingesetzt werden. Da beide Systeme über ein gemeinsames Content Management System (CMS) verwaltet werden, benötigen Sie als Veranstalter nur einen Login, um alle Informationen einzusehen und bearbeiten zu können. Sie müssen kein zusätzliches Programm installieren, sondern können direkt im Browser loslegen. Veranstaltungsübergreifend einsetzbar Einmalige Registrierung der Teilnehmer im System Nahtloser Austausch der Teilnehmerdaten zwischen registr und MEA (geringer Verwaltungsaufwand) Möglichkeit das Bundle aus registr und MEA um die Check-In App zu ergänzen Das gemeinsame CMS bietet aber noch weitere Vorteile: Anstatt umfangreiche Excel-Tabellen zu pflegen, Teilnehmerlisten von einer Plattform auf die nächste zu portieren oder die kostspielige Entwicklung einer Schnittstelle in Auftrag zu geben, profitieren Sie bei registr von der nahtlosen automatischen Übertragung Ihrer Teilnehmerdaten in die Mobile Event App. Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 03

4 Verwaltungsoberfläche im Detail Wie die Mobile Event App besteht registr aus einer Verwaltungsoberfläche dem CMS, welches mit dem der MEA übereinstimmt und der Nutzeroberfläche für die Teilnehmer. Im Einzelnen wird in der Verwaltungsoberfläche folgende Funktionalität bereitgestellt: Veranstaltungen erstellen und Veranstaltungsinformationen einpflegen Nutzeroberfläche nach individuellen Wünschen anpassen Teilnehmer zu einer Veranstaltung einladen Einteilung von Teilnehmern in verschiedene Personengruppen (z.b. Gast, Referent, Aussteller) Überprüfen des Anmeldestatus von Teilnehmern Anlegen diverser Fragebögen zum Erfassen veranstaltungsrelevanter Teilnehmer-Informationen Versand von s Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 04

5 Leicht zugängliche Oberfläche in Ihrem Look & Feel Eventinformationen einpflegen Gestalten Sie die Nutzeroberfläche entsprechend Ihrer Corporate Farben und begrüßen Sie Ihre Gäste mit einem Startscreen in Ihrem Corporate Design. Durch die Bereitstellung eines White Label passt sich das Tool optimal Ihrem individuellen Design an. Bewerben Sie Ihre Veranstaltungen mit einer ansprechenden Grafik und stellen Sie den Teilnehmern alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Neben Veranstaltungsname und -datum haben Sie außerdem die Möglichkeit den Veranstaltungsort via Google Maps zu visualisieren und damit den Gästen die Routenplanung zu erleichtern. Des Weiteren können Sie die Einladungen zum Event an verschiedene, zuvor angelegte Nutzerkreise (Gruppen) versenden. Anschließend besteht die Möglichkeit, die Veranstaltung für die Mobile Event App freizugeben und somit das Potenzial beider Plattformen bestmöglich zu nutzen. Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 05

6 Fragebogen erstellen Benötigen Sie von Ihren geladenen Gästen und Ausstellern neben einer Zu- oder Absage weitere Informationen, die für die Eventplanung wichtig sind? Beim Anlegen und Bearbeiten einer Veranstaltung können Sie die Erfassung veranstaltungs-spezifischer Daten aktivieren und sind somit in der Lage auf unserer Verwaltungs-oberfläche verschiedene Fragebögen anzulegen, um die notwendigen Informationen abzufragen. Fragen Sie z.b. alle Event-Teilnehmer nach ihren Essenswünschen und Ihre Referenten, welche Ausstattung der Vortragsraum haben soll dank der Unterteilung Ihrer Gäste in Personengruppen, können Sie ihnen unterschiedliche Abfragen zugänglich machen. Dabei stehen die folgenden Antwortmöglichkeiten zur Verfügung: Single-Choice, Multiple-Choice, Freitext. Fragebögen können selbstständig aktiviert und deaktiviert werden, um den Zeitraum des Ausfüllens klar abzugrenzen. Sobald Ergebnisse vorliegen, stehen diese zum Download im Excel-Format zur Verfügung. Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 06

7 Versand Erstellung eines Zugangs Der Versand von s ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation zwischen Veranstaltungsorganisation und Teilnehmern. Für den Versand der Einladungen pflegen Sie entweder eine Excel-Liste mit den Adressen ein, oder kopieren Sie diese einfach in die entsprechenden Felder. Teilnehmer empfangen die mit persönlicher Anrede und werden damit beispielsweise an die Registrierung erinnert oder erhalten weiterführende Informationen zur Veranstaltung. Durch die Möglichkeit, individuelle -Templates im Vorfeld anzulegen, können Sie alle oder nur bestimmte Teilnehmer (entsprechend vorausgewählte Gruppen) jederzeit erreichen. Die Erstellung eines Zugangs für Ihre Teilnehmer kann auf drei verschiedene Arten erfolgen: Offene Registrierung für beliebige Nutzer Offene Registrierung auf Basis einer Einladung Geschlossene Registrierung auf Basis einer Einladung Geschlossene Registrierung anhand von Zugangscodes (in der Entwicklung) Sie können jederzeit den Anmeldestatus Ihrer Teilnehmer nachverfolgen. Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 07

8 Nutzeroberfläche im Detail Einrichtung des Nutzerprofils Bei der Nutzeroberfläche von registr handelt es sich um eine Webapplikation, welche sich responsiv an das jeweils verwendete Endgerät anpasst. Das Tool kann einfach über einen Link auf Ihrer Unternehmens- oder Event-Seite eingebunden bzw. in s verschickt oder via QR-Code kommuniziert werden. Im Einzelnen wird folgende Funktionalität bereitgestellt: Erstellung eines Nutzerprofils Im Fall einer geschlossenen Veranstaltung kann sich der Teilnehmer nach Erhalt der Einladung im Tool registrieren und legt somit ein eigenes Nutzerprofil an. Dieses Profil und die Login-Daten kann Ihr Gast auch für die Mobile Event App nutzen, sofern diese eingesetzt wird. Sowohl in registr als auch in der MEA kann der Nutzer seine Profildaten jederzeit bearbeiten und speichern. Sie werden simultan im jeweils anderem Tool mit aktualisiert. Anmeldung zu einer oder mehreren Veranstaltungen Ausfüllen der veranstaltungsspezifischen Fragebögen Bearbeitung der Nutzer-Stammdaten Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 08

9 Veranstaltungen anzeigen Löst der Nutzer eine Einladung ein, die er per Mail erhalten hat, wird er automatisch einer Personengruppe zugeordnet und sieht im Registrierungstool eine Reihe von Veranstaltungen, die er besuchen darf. Bei jedem Event wird der aktuelle Anmeldestatus des Nutzers wie folgt dargestellt: Die Anmeldung erfolgt durch Betätigung eines Buttons auf der Ansicht der Event-Informationen. Sind für den Nutzer Fragebögen hinterlegt, müssen diese vollständig ausgefüllt werden, damit der Anmeldeprozess abgeschlossen ist. Anmeldung derzeit geschlossen: Der Nutzer kann sich zwar die Event-Informationen ansehen, sich aber nicht anmelden. Dies ist der Fall, wenn der Veranstalter das Event erst noch ankündigen will oder er die Anmeldung schließt, weil das Kontingent der Veranstaltung bereits ausgeschöpft ist. Anmeldung geöffnet: Der Nutzer ist zu dieser Veranstaltung bisher nicht angemeldet, hat aber die Möglichkeit, dies zu tun. Anmeldung unvollständig: Der Nutzer hat seine Teilnahme am Event angemeldet, aber noch nicht die notwendigen Fragebögen ausgefüllt. Teilnahme bestätigt: Der Nutzer ist bereits zu dieser Veranstaltung angemeldet und hat, falls vorhanden, alle Fragebögen ausgefüllt. Web: Telefon: +49 (0) registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 09

10 Kontaktieren Sie uns! Wenn Sie mehr über registr erfahren möchten, melden Sie sich bei uns! Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot, welches auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ob einzeln oder im Paket mit der Mobile Event App: Wir finden für Sie die beste Lösung für ein erfolgreiches Event. Web: Mail: Telefon: +49 (0) Adresse: Jürgen Mayer [Vertrieb] plazz AG Kronstadter Straße München Ronja Lars Wilkening [Entwicklung] plazz AG Maximilian-Welsch-Straße 2b Erfurt Web: Telefon: +49 (0) info@plazz.ag registr Whitepaper plazz AG Version 01-02/2018 Seite 10