Integrität bewegt uns

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1 Integrität bewegt uns Globaler le Verhaltenskodex von Baxalta Section Title 1

2 Inhalt Vorwort des CEO 03 Unsere Werte und Verhaltensweisen 04 Das Versprechen des Baxalta Funkens 07 Das Unternehmen im Überblick 08 Compliance der Entscheidungsrahmen 09 Unser Programm für wirksame Compliance Komponenten 10 Allgemeine Erwartungen 12 Konkrete Erwartungen 13 I. Unsere Stakeholder / Das Leben unserer Patienten verbessern 15 Überblick 16 Beziehungen zu Vertretern des Gesundheitswesens 17 Korruptionsverbot 18 Wettbewerbs- und Kartellrecht 19 Datenschutz II. Unsere Therapien / Streben nach Innovation 21 Überblick 22 Bioethik 23 Schutz der Patienten und Herstellung von Qualitätsprodukten 24 Werbung und Marketing 25 Vermögenswerte und Eigentum von Baxalta III. Unser Unternehmen / Inspirierte Teams 28 Überblick 29 Beschäftigungspraktiken 30 Interessenkonflikte 31 Geschenke und Einladungen Mitarbeiter 33 Korrekte Geschäftsaufzeichnungen IV. Unsere Welt / Verantwortung übernehmen 35 Überblick 36 Umwelt, Gesundheit und Sicherheit 37 Lieferanten 38 Einhaltung von Handelsbestimmungen 40 Gewinnung von Geschäftsinformationen 41 Insiderinformationen und Wertpapierhandel 42 Kommunikation mit Medien und Investoren 43 Öffentliche und politische Aktivitäten 45 Weitergabe von Informationen an staatliche Stellen V. Bedenken äußern und das Richtige tun / Helpline 47 VI. Tools und Ressourcen 49 VII. Compliance-Strukturen bei Baxalta 51 Abschließender Hinweis 53 Inhalt 2

3 Vorwort des CEO Liebe Kolleginnen und Kollegen bei Baxalta, unsere Arbeit, aber auch die Art, in der wir unsere Ziele erreichen, ist für viele Menschen auf der Welt von großer Bedeutung. Unsere Inspiration ist der Dienst an den Patienten und unsere Leidenschaft gilt der Verbesserung ihres Lebens. Dass wir dazu einen Beitrag leisten können, macht uns sehr stolz. Das ist ohne Zweifel ein Privileg. Damit einher geht aber auch die Verantwortung, bei allem, was wir tun, die höchsten Ethik- und Integritätsstandards anzulegen. Die Einhaltung anspruchsvoller Standards nutzt nicht nur den Menschen, für die wir tätig sind, sondern ist auch gut für unser Geschäft. Unser Baxalta-Verhaltenskodex stellt diese Standards deutlich heraus. Er ist für uns Richtschnur im Alltag und wichtige Orientierungshilfe in einem zunehmend komplexeren globalen Healthcare-Markt. Sie finden darin nützliche Hinweise und Ratschläge, um sicherzustellen, dass wir alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Vorschriften und aufsichtsrechtlichen Vorgaben einhalten. Der Kodex ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Prinzipien und unseres Baxalta-Versprechens. Unsere Werte und Verhaltensweisen basieren auf unseren Grundüberzeugungen. Sie repräsentieren das, wofür wir als Unternehmen stehen, und konkretisieren sich in unserem Handeln. Das Versprechen des Baxalta Funkens steht auch für unsere Verpflichtung, im Umgang mit unseren Patienten, unseren weltweiten Gemeinschaften und auch untereinander diese Prinzipien zu leben und zu respektieren. Zusammengenommen bilden der Kodex, die Werte, Verhaltensweisen und das Versprechen von Baxalta das Fundament unseres Unternehmens und die Basis unseres Erfolges heute und auch in Zukunft. Zu unserer Verpflichtung den Menschen, für die wir tätig sind, und uns selbst gegenüber gehört es auch, dass alle Baxalta-Mitarbeiter sowie all unsere Lieferanten und Partner den Verhaltenskodex lesen und sich zu seiner Einhaltung bekennen. Im Rahmen unseres Compliance-Programms und ergänzend zum Verhaltenskodex stellen wir Ihnen Tools und Ressourcen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Compliance-Kenntnisse erweitern und etwaige Probleme oder Bedenken melden können. Ich lade Sie ein, diese Tools und Ressourcen mit all ihren Funktionen kennenzulernen. Bitte seien Sie aufmerksam und kommen Sie auf uns zu, falls Sie unsicher sind oder Fragen haben. Wenn wir gemeinsam Außergewöhnliches leisten und uns dabei an den höchsten Integritätsstandards orientieren, dann lösen wir das Versprechen des Baxalta Funkens ein, das Leben der Patienten zu verbessern. Ich danke Ihnen im Namen unserer Patienten und unserer weltweiten Gemeinschaften für den Beitrag, den Sie hierzu täglich leisten. Mit herzlichen Grüßen Ludwig N. Hantson, Ph.D. CEO von Baxalta Wenn wir gemeinsam Außergewöhnliches leisten und uns dabei an den höchsten Integritätsstandards orientieren, dann lösen wir das Versprechen des Baxalta Funkens ein, das Leben der Patienten zu verbessern. Vorwort des CEO 3

4 Unsere Werte und Verhaltensweisen Streben nach Innovation Inspirierte Teams Unsere Werte und Verhaltensweisen basieren auf unseren Grundüberzeugungen. Sie repräsentieren das, wofür wir als Unternehmen stehen, und konkretisieren sich in unserem Handeln. Das Leben unserer Patienten verbessern Den Patienten in den Mittelpunkt stellen Werte und Verhaltensweisen Verantwortung übernehmen Höchstleistungen erbringen Das Mögliche neu definieren Mitarbeiter und Teams fördern Unsere Werte und Verhaltensweisen 4

5 Unsere Werte und Verhaltensweisen (Fortsetzung) Das Leben unserer Patienten verbessern Streben nach Innovation Inspirierte Teams Verantwortung übernehmen Der Patient steht im Mittelpunkt unseres Handelns. Unser Anspruch ist es, seine Bedürfnisse zu verstehen und den Patienten und Pflegekräften weltweit lebenswichtige Ressourcen, Unterstützung und transformierende Therapien zur Verfügung zu stellen. Wir wollen das Leben unserer Patienten verbessern. Daher suchen wir ständig nach neuen und besseren Therapien und treiben Innovationen voran. Wir setzen uns gemeinsam für eine lebendige Wissenschaft ein, die den Menschen nützt, und bündeln unsere Anstrengungen, um Außergewöhnliches zu leisten. Wir gehen kalkulierte Risiken ein, um aus Herausforderungen Chancen zu machen. Unser Erfolg stützt sich auf leistungsstarke, von Vielfalt geprägte Teams. Wir fördern eine Kultur der Verbindlichkeit und schaffen die Voraussetzungen, damit Zusagen eingehalten werden. Wir sind ein agiles Unternehmen und streben bei allem, was wir tun, nach Exzellenz. Wir achten darauf, dass sich jeder mit seinen einzigartigen Fähigkeiten einbringen kann, und sind überzeugt, dass wir stärker sind, wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen. Wir verfolgen aktiv innovative Ansätze, Ideen und Trends, die unsere Art zu denken und zu arbeiten verändern egal ob diese aus unserer Branche oder von außerhalb kommen. Als globales Unternehmen stehen wir Veränderungen offen gegenüber und suchen neue Perspektiven und Partnerschaften, die unseren Patienten nützen und einen positiven Einfluss auf unsere Welt haben. Unsere Werte und Verhaltensweisen 5

6 Unsere Werte und Verhaltensweisen (Fortsetzung) Den Patienten in den Mittelpunkt stellen Das Mögliche neu definieren Mitarbeiter und Teams fördern Höchstleistungen erbringen Wir setzen uns für unsere Patienten ein sie stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir lassen nicht nach in unserem Bemühen, unsere Patienten und diejenigen zu verstehen, die sie auf ihrem Weg betreuen und begleiten. Wir nutzen neueste Erkenntnisse, um unseren Patienten sinnvoll zu helfen und ihr Leben spürbar zu verbessern. Wir lassen uns von mutigen Ideen in den unterschiedlichsten Bereichen inspirieren, egal ob sie von uns selbst oder von anderen stammen. Wir schaffen ein vertrauensvolles Umfeld und ermutigen und belohnen innovationsbereite Mitarbeiter, die kalkulierte Risiken eingehen. Wir sind ein agiles und lernendes Unternehmen, das bahnbrechende Innovationen in kürzester Zeit auf den Weg bringt. Wir fördern aus Überzeugung die persönliche Entwicklung unserer Angestellten und gewinnen und motivieren herausragende Mitarbeiter und Teams. Wir bilden, unterstützen und fördern Hochleistungsteams, die Außergewöhnliches leisten. Wir schaffen ein Umfeld, das offen für Vielfalt ist und in dem jeder den Mut hat, er selbst zu sein und seine Meinung zu sagen. Wir erwarten von uns selbst und von jedem unserer Kollegen herausragende Leistungen sowie die Einhaltung höchster Ethik- und Integritätsstandards. Wir reduzieren die Komplexität und schaffen Hindernisse aus dem Weg, damit unsere Mitarbeiter und Teams erfolgreich sein können. Wir arbeiten konzentriert, diszipliniert und unablässig daran, Mehrwert für unsere Patienten, Mitarbeiter und Aktionäre zu schaffen und verhalten uns dabei so, als wäre Baxalta unser eigenes Unternehmen. Unsere Werte und Verhaltensweisen 6

7 Das Versprechen des Baxalta Funkens Unsere Inspiration ist der Dienst an den Patienten und unsere Leidenschaft gilt der Verbesserung Ihrer Lebensqualität. Egal was wir tun oder wo wir arbeiten wir streben nach Exzellenz im Interesse unserer Patienten, des Pflegepersonals und der Anbieter im Gesundheitswesen. Wir wollen wissen, was sie bewegt und welche Bedürfnisse sie haben. Mit unserem Know-how bieten wir bahnbrechende Therapien und maßgeschneiderte Dienstleistungen. Für uns ist die Welt ein Ort unbegrenzter Möglichkeiten, in dem wir unsere Gedanken frei entfalten und zum Wohle aller Menschen nutzen können. Wir sind offen für mutige Ideen in den unterschiedlichsten Bereichen, egal ob sie von uns selbst oder von anderen stammen. Wir schaffen und fördern Hochleistungsteams, in denen jeder er selbst sein kann. Wir erwarten von uns selbst und von jedem unserer Kollegen herausragende Leistungen sowie die Einhaltung höchster Ethik- und Integritätsstandards. Wir nehmen uns die Zeit, Erfolge zu feiern. Das ist unser Anspruch und unsere Motivation bei Baxalta. Wir sind mit Herz und Verstand dabei, egal was wir tun. So schaffen wir den entscheidenden Unterschied, damit unsere Patienten ihre Träume leben und ihr Leben verbessern können. Baxalta: Ihr Leben ist unsere Inspiration. Das Versprechen des Baxalta Funkens 7

8 Das Unternehmen im Überblick Wenn wir unsere Stellung als weltweiter Marktführer im Gesundheitswesen ausbauen wollen, sind integres Handeln und die Einhaltung der geltenden Gesetze in allen Bereichen unserer Geschäftstätigkeit entscheidend. Als weltweit führendes Biopharmaunternehmen entwickelt, produziert und vermarktet Baxalta Therapien für seltene und chronische Erkrankungen auf den Gebieten der Hämatologie, Onkologie und Immunologie. Die breit angelegte und vielfältige Pipeline von Baxalta umfasst Biologika mit neuartigen Wirkmechanismen und modernsten Technologieplattformen wie die Gentherapie. Sitz des Baxalta-Centers für globale Innovation, Forschung und Entwicklung ist Cambridge, Massachusetts (USA). Das im Jahr 2015 von Baxter International ausgegründete Unternehmen Baxalta kann auf mehrere Jahrzehnte Erfahrung mit biopharmazeutischen Produkten zurückblicken. Unsere Therapien sind in mehr als 100 Ländern verfügbar. Dazu betreiben wir hochmoderne Anlagen zur Fertigung biopharmazeutischer Produkte an zwölf Standorten, darunter modernste Produktionseinrichtungen für rekombinante Wirkstoffe und Plasmafraktionierung. Baxalta hat seinen Hauptsitz im Norden des US-Bundesstaates Illinois und beschäftigt weltweit Mitarbeiter. Als globales Biopharmaunternehmen kommt dem, was wir tun, besondere Bedeutung zu. Wir haben das Glück, in einer Branche zu arbeiten, in der wir mit unseren Produkten die Lebensqualität der Menschen positiv beeinflussen können. Mindestens genauso wichtig ist allerdings auch, welche Maßstäbe und Prinzipien wir an unser Handeln anlegen. Wenn wir unsere Stellung als weltweiter Marktführer im Gesundheitswesen ausbauen wollen, sind integres Handeln und die Einhaltung der geltenden Gesetze in allen Bereichen unserer Geschäftstätigkeit entscheidend. Das Unternehmen im Überblick 8

9 Compliance-Entscheidungsrahmen: der Test Nutzen Sie diesen einfachen Test als Orientierungshilfe, wenn Sie Entscheidungen treffen müssen oder Fragen zum Umgang mit Geschäftspartnern haben. Anhand der Testfragen zu Zweck, Wahrnehmung und Prozess können Sie erkennen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. 1 Zweck Welche Ziele verfolgen Sie? Sind Ihre Ziele legitim? 2 Wahrnehmung Wie sähe eine negative Berichterstattung dazu aus? Was würden die Patienten denken? 3 Prozess Ist die Dokumentation transparent? Wurde der korrekte Baxalta-Prozess eingehalten? Wurden die richtigen Experten von Baxalta konsultiert? Positives Ergebnis Compliance der Entscheidungsrahmen 9

10 Unser Programm für wirksame Compliance Komponenten Compliance Unser globaler Verhaltenskodexex Ethik Integrität Unser Programm für wirksame Compliance Komponenten 10

11 Unser Programm für wirksame Compliance Komponenten Compliance Ethik Integrität Im Kern bezieht sich Compliance auf Verhaltensweisen, mit denen rechtliche Sanktionen vermieden werden sollen. Sie geht jedoch darüber hinaus. Compliance umfasst auch die Einhaltung eines Regelwerks aus Richtlinien, Vorschriften und Gesetzen sowie die Erfüllung der branchenüblichen und der berufsständischen Verhaltenserwartungen. Compliance definiert handlungsbasierte Standards sowie erwünschte Verhaltensmuster für die Mitarbeiter. Sie fördert eine lösungsorientierte Kultur des gegenseitigen Vertrauens, in der jeder ermutigt wird, innovativ zu wirken und Höchstleistungen zu erbringen und dafür auch belohnt wird. In diesem Sinne schafft Compliance einen verbindlichen Rahmen aus Prinzipien und Verhaltensweisen, der von allen Mitarbeitern gleichermaßen geteilt wird und die Grundlage für eine noch erfolgreichere Zukunft bietet. Unter Ethik verstehen wir die moralischen Grundsätze und Werte, an denen das Handeln des Einzelnen ausgerichtet ist. Diese Prinzipien, die das Verhalten eines Menschen als Individuum bestimmen, sind auch im Geschäftsleben gültig. Ethik ist die bei uns vorherrschende Form der Selbstregulierung. Sie führt dazu, dass wir unser Verhalten in den jeweiligen Entscheidungssituationen an entsprechenden Grundsätzen ausrichten also das Richtige tun bzw. die geltenden Vorgaben bei der Ausübung unserer Geschäftsaktivitäten einhalten. Auf Ebene des Unternehmens ist Ethik das gemeinsame Bekenntnis zu einer Reihe von Prinzipien, die von der Organisation verkörpert werden und für jeden Einzelnen gleichermaßen gelten. Integrität ist etwas, das nur im Tun existiert. Sie definiert unsere Vorgehens- und Arbeitsweise. Integrität ist ein Verhalten, dass sich nach unseren grundlegenden Ethik- und Compliance-Vorgaben richtet. Integrität erreichen wir, indem wir uns bei unseren Entscheidungen und letztlich bei allem, was wir tun, an unseren ethischen Grundsätzen und unsere Compliance-Vorgaben orientieren. Sie ist ein wesentlicher Antrieb unseres Unternehmens und sorgt dafür, dass wir tatsächlich das tun, was wir sagen, und unser Versprechen einhalten. Menschen, die ethisch fundiert handeln, schaffen ein Klima des Vertrauens und der Zielorientierung und stärken auch künftig unseren exzellenten Ruf als führendes globales Unternehmen. Unser Programm für wirksame Compliance Komponenten 11

12 Allgemeine Erwartungen Der Ruf von Baxalta entsteht durch unser individuelles Verhalten im geschäftlichen Umgang miteinander. Jede Begegnung mit unseren Stakeholdern bietet uns die Gelegenheit zu zeigen, dass wir uns bei der Ausübung unseres Geschäfts an unsere ethischen Grundsätze und Compliance-Vorgaben halten und unsere Ziele im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften erreichen. Baxalta ist für qualitativ hochwertige Produkte und Integrität bekannt. Dieser Ruf entsteht durch unsere Handlungen und unser Verhalten und sorgt für Vertrauen bei Patienten, Kunden und den Gemeinschaften, in denen wir tätig sind. Alle Mitarbeiter, Führungskräfte und Mitglieder der Unternehmensleitung von Baxalta sind verpflichtet, Kunden, Lieferanten, Wettbewerber und besonders auch die eigenen Kollegen mit Fairness zu behandeln. Wir dulden keine Geschäftspraktiken, die mit Manipulation, Verschleierung, Missbrauch von Informationen, falscher Darstellung wesentlicher Tatsachen oder anderen unfairen Praktiken einhergehen. Wir haben unsere eigenen Verhaltenserwartungen: Ziele müssen immer im Einklang mit den geltenden Vorgaben und Gesetzen erreicht werden. Wir orientieren unsere Standards und Praktiken nicht am Handeln von Wettbewerbern und ändern unsere Erwartungen nicht deshalb, weil andere ihr Verhalten ändern. Wir vernachlässigen auch nicht unsere Standards, um finanzielle oder andere Ziele zu erreichen. Jeder von uns ist selbst dafür verantwortlich, die aktuellen Gesetze, Regeln, Vorschriften, Standards, Richtlinien und Anweisungen, die für unsere Arbeit relevant sind, zu kennen und einzuhalten auch wenn diese sich im Laufe der Zeit ändern können. Baxalta-Mitarbeiter, die gegen geltende Gesetze, Regeln, Vorschriften, Standards, Richtlinien oder Anweisungen verstoßen, haben mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung zu rechnen. Bei Baxalta liegt integres Handeln und die Einhaltung der geltenden Gesetze in allen Bereichen unserer Geschäftstätigkeit in der Verantwortung jedes Einzelnen. Mitarbeiterpflichten Lesen, verstehen und befolgen Sie die für Ihre Arbeit geltenden Standards des Verhaltenskodex. Achten Sie im Umgang mit Geschäftspartnern auf ein korrektes, an den Baxalta-Richtlinien und rechtlichen Anforderungen orientiertes Verhalten. Fördern Sie ethisch einwandfreies Verhalten und schützen Sie den Ruf von Baxalta, indem Sie die Richtlinien und Vorgehensweisen des Baxalta- Verhaltenskodex aktiv befolgen. Wenden Sie sich bei Fragen an Ihre Ansprechpartner. Melden Sie Bedenken oder mögliche Compliance-Verstöße der Ethics & Compliance Helpline oder einem anderen verfügbaren Ansprechpartner. Kooperieren Sie rückhaltlos und ehrlich bei allen Untersuchungen, bei denen es um mutmaßliches Fehlverhalten oder Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder Richtlinien und Arbeitsanweisungen von Baxalta geht. Zusätzliche Pflichten für Vorgesetzte Seien Sie für Ihr Umfeld ein Vorbild. Übernehmen Sie Verantwortung für Compliance und halten Sie sich an geltende Vorschriften und Vorgaben bei all Ihren geschäftlichen Aktivitäten. Schaffen Sie ein Klima der Offenheit, das zum Dialog und zur Diskussion einlädt, sodass Ihre Mitarbeiter ohne Scheu und Angst vor möglichen Konsequenzen Fragen zum Thema Compliance stellen bzw. Bedenken äußern können. Machen Sie sich mit den speziellen Compliance-Risiken in Ihrem Tätigkeitsbereich vertraut und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen. Legen Sie für sich selbst und für Ihr Team Compliance-Ziele fest. Allgemeine Erwartungen 12

13 Konkrete Erwartungen Integrität und Compliance Baxalta-Mitarbeiter müssen ihre Ziele durch richtiges Handeln erreichen. Ihr Verhalten muss mit den Richtlinien von Baxalta und den rechtlichen Anforderungen in Einklang stehen. Compliance geht bei Baxalta jeden etwas an. Offene Kommunikation Baxalta-Mitarbeiter müssen sich für einen offenen, ehrlichen und rückhaltlosen Umgang mit Fragen zur Einhaltung von Richtlinien- oder rechtlichen Anforderungen einsetzen. Fragen stellen Baxalta-Mitarbeiter müssen Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit der Einhaltung von Richtlinien oder rechtlichen Anforderungen dann stellen bzw. lösen, wenn sie auftreten. Verstöße melden Baxalta-Mitarbeiter müssen Verstöße gegen Richtlinien oder rechtliche Anforderungen rechtzeitig melden. Hierzu können Sie sich an die Ethics & Compliance Helpline, an das Ethics & Compliance Team, an die Geschäftsleitung oder die Rechts-, Finanz- oder Personalabteilung wenden. Kooperation Baxalta-Mitarbeiter müssen vollumfänglich und transparent im Rahmen von Audits, Konformitätsprüfungen oder internen Untersuchungen kooperieren und Informationen rückhaltlos, wahrheitsgemäß und vollständig bereitstellen. Keine Sanktionen Baxalta-Mitarbeiter dürfen diejenigen, die im Zusammenhang mit Richtlinien- oder rechtlichen Anforderungen in gutem Glauben Fragen stellen oder Bedenken äußern, nicht bestrafen oder ihnen andere Nachteile entstehen lassen. Konkrete Erwartungen 13

14 I. Unsere Stakeholder Das Leben unserer Patienten verbessern

15 Kapitel I: Überblick Bei Baxalta arbeiten wir mit Leidenschaft daran, das Leben unserer Patienten zu verbessern. Genauso wichtig wie der Dienst an unseren Stakeholdern ist uns, wie wir unsere Ziele erreichen. Nur wenn wir Tag für Tag das Richtige tun und dabei alle Vorgaben und Vorschriften befolgen, können wir Außergewöhnliches erreichen und die Welt zum Besseren verändern. Unsere Stakeholder 15

16 Beziehungen zu Vertretern des Gesundheitswesens Die Beziehungen von Baxalta zu Vertretern des Gesundheitswesens (wie medizinischem Fachpersonal, Organisationen des Gesundheitswesens, Patienten, Patientenverbänden, Amtsträgern und Kostenträgern) unterliegen überall auf der Welt hochgradiger Regulierung und einer strengen Durchsetzung dieser Regeln. Die Regeln zur Bezahlung oder Bereitstellung von Wertgegenständen oder anderen Leistungen wie z. B. Geschenken, Essenseinladungen, Bewirtungen, Honoraren, Reisen oder anderen Zuwendungen sind komplex und zum Teil auch von Land zu Land unterschiedlich. Ein Verstoß gegen diese Regeln kann zu erheblichen Geldstrafen und in manchen Fällen sogar zu strafrechtlichen Sanktionen gegen Baxalta und gegen Einzelpersonen führen. Daher ist es wichtig, dass Sie sämtliche relevanten Regeln und Vorschriften kennen und befolgen. Baxalta hat bestimmte globale Richtlinien und Prozesse festgelegt, die unseren Umgang mit Vertretern des Gesundheitswesens weltweit regeln. Insoweit in einzelnen Ländern restriktivere Regeln als bei Baxalta gelten, sind diese ebenfalls zu befolgen. Alle Zahlungen oder Leistungen an einen Vertreter des Gesundheitswesens müssen den Richtlinien von Baxalta entsprechen; ebenso müssen dafür alle erforderlichen Genehmigungen für das jeweilige Land eingeholt werden, in dem der Vertreter des Gesundheitswesens ansässig ist oder praktiziert. Generell müssen alle Zahlungen oder Leistungen an einen Vertreter des Gesundheitswesens folgenden Standards entsprechen: Sämtliche Zahlungen müssen ordnungsgemäß dokumentiert und nachvollziehbar sein. Zahlungen dürfen keinesfalls direkt oder indirekt mit Verkaufsvorgängen verknüpft werden, die sich auf das Unternehmen auswirken, oder als Bestechung, Belohnung oder Anreiz für Verkäufe eingesetzt werden. Zahlungen müssen gegen begründete Dienstleistungen oder zur Unterstützung seriöser Forschung oder Fortbildung erfolgen, die für Baxalta oder die Wissenschaft allgemein von Wert sind. Baxalta zahlt für Dienstleistungen nicht mehr als den üblichen Marktpreis bzw. für klinische oder medizinische Fortbildung und Forschung nicht mehr als den Preis, der zu ihrer Unterstützung notwendig ist. Verträge mit staatlichen Einrichtungen Mitarbeiter von Baxalta, die staatliche Einrichtungen als Kunden betreuen, sind außerdem für die Einhaltung der in vielen Teilen der Welt geltenden speziellen Gesetze und Vorschriften für diese Vertriebsaktivität verantwortlich. Bei allen Vertriebsaktivitäten und Vertragsunterzeichnungen mit staatlichen Einrichtungen ist die Rechtsabteilung hinzuziehen. Unsere Stakeholder 16

17 Korruptionsverbot Unlautere Zahlungen an staatliche Amtsträger sind in sämtlichen Ländern, in denen Baxalta geschäftlich tätig ist, gesetzlich verboten. In vielen Teilen der Welt gehören zu den Amtsträgern auch medizinische Fachkräfte wie Ärzte oder das Krankenhausverwaltungspersonal im öffentlichen Sektor. Baxalta-Mitarbeitern ist es untersagt, einem Amtsträger direkt oder indirekt geldwerte Leistungen zukommen zu lassen, um: ein Geschäft abzuschließen oder weiterzuführen oder um die Handlungen oder Entscheidungen eines staatlichen Amtsträgers, einer politischen Partei, eines Kandidaten für ein politisches Amt oder eines Amtsträgers in einer öffentlichen, internationalen Einrichtung unzulässig zu beeinflussen; einen unzulässigen Vorteil zu erlangen oder die Handlungen einer Person, eines Kunden, eines Unternehmens oder Unternehmensvertreters in unrechtmäßiger Weise zu beeinflussen. Korrekte Buchführung und Dokumentation Sämtliche Führungskräfte, Mitarbeiter, Auftragnehmer, Handelsvertreter und Bevollmächtigte von Baxalta sind verpflichtet, tatsächlich erfolgte Transaktionen und Zahlungen nach dem System der internen Rechnungslegung von Baxalta korrekt und nachvollziehbar zu dokumentieren. Verträge mit Dritten Baxalta erfüllt seine Verpflichtungen gegenüber Patienten häufig durch Partnerschaften mit Dritten wie beispielsweise Handelsvertretern, Bevollmächtigten, selbstständigen Auftragnehmern, Beratern, Vertriebspartnern und Lieferanten. Um die Vertrauensbeziehungen zu unseren Stakeholdern zu schützen, sind Baxalta-Mitarbeiter, die mit der Auswahl von Partnern und der Überwachung der Partnerbeziehungen betraut sind, verpflichtet, Due-Diligence-Prüfungen bei diesen Drittanbietern oder Partnern mit dem Ziel durchzuführen, deren einwandfreie Reputation und Qualifikation sicherzustellen alle Beziehungen zu Drittanbietern schriftlich zu dokumentieren, um die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Transaktionen zu gewährleisten Zahlungen darauf zu überprüfen, dass Baxalta nicht mehr als den üblichen Marktpreis für Produkte oder Dienstleistungen bezahlt sicherzustellen, dass Dritte nicht für Tätigkeiten im Auftrag von Baxalta in Anspruch genommen werden, deren unmittelbare Ausführung Baxalta-Mitarbeitern untersagt wäre, sowie bei Vertragsschlüssen mit Dritten die Richtlinien von Baxalta einzuhalten. Unsere Stakeholder 17

18 Wettbewerbs- und Kartellrecht Baxalta bekennt sich zum freien und fairen Wettbewerb. Der Verkauf unserer Produkte wird von deren Qualität, Wirksamkeit und Preis bestimmt. Kommunikation mit Wettbewerbern Folgende Informationen dürfen nicht an Wettbewerber weitergegeben werden: Vertrauliche Informationen wie Preise, Vertriebs-/Marketingkosten, Informationen im Zusammenhang mit F&E und Lieferungen Bedingungen aus Verträgen mit Kunden, Lieferanten oder Anbietern Preisangebote, Angebote, Kostenvoranschläge, Gebote oder Antworten auf Ausschreibungen oder Preisanfragen von Kunden oder Behörden die Information, ob Baxalta die Zusammenarbeit oder den Geschäftskontakt mit einem Kunden, Lieferanten oder Anbieter ablehnt oder ablehnen würde Kommunikation mit Kunden oder Vertriebspartnern Folgende Informationen dürfen nicht an Kunden oder Vertriebspartner weitergeleitet werden: ob Baxalta Geschäftskontakte mit einem Wettbewerber eines Kunden/Vertriebspartner ablehnt konkrete Preise, die Baxalta dem Wettbewerber eines Kunden berechnet Bestimmte Verkaufsstrategien können illegal sein Bundling: Hierbei erhalten Kunden ein bestimmtes Produkt nur unter der Bedingung, dass sie zusätzlich ein anderes Produkt und somit ein Produktpaket kaufen, oder sie erhalten für ein Produkt einen Rabatt, wenn sie ein Produktpaket kaufen oder sich zu dessen Kauf verpflichten. Mindestwiederverkaufspreis: Hierbei wird mit einem Kunden oder Vertriebspartner ein Mindestwiederverkaufspreis für ein von diesem gekauftes Baxalta-Produkt vereinbart. Exklusivverträge: Abschließen von Exklusivvereinbarungen oder exklusiven Distributionsverträgen mit Kunden/Vertriebspartnern Alle diesbezüglichen Fragen sind der Rechtsabteilung vorzulegen. Unsere Stakeholder 18

19 Datenschutz Baxalta nimmt den Schutz vertraulicher Kunden-, Patienten- und Mitarbeiterdaten ernst. Nachstehend finden Sie einige Beispiele für Daten, die möglicherweise von Baxalta gespeichert werden: Sozialversicherungsnummer oder Nummer(n) von Personalausweisen Marketingdaten Patientendaten Daten aus klinischen Studien Mitarbeiterdaten Daten über unerwünschte Ereignisse Zum Schutz von Kunden-, Patienten- und Mitarbeiterdaten müssen Baxalta-Mitarbeiter: wissen, ob in ihrem Arbeitsbereich personenbezogene Daten anfallen die rechtlichen und vertraglichen Einschränkungen kennen, denen die Verwendung der Daten unterliegt bei der Erfassung, Verwendung und Offenlegung von Daten alle einschlägigen Datenschutzgesetze und -vorschriften beachten bei Weitergabe der Daten an andere Mitarbeiter sicherstellen, das diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, und falls dies so ist, zuvor eine Genehmigung durch die Rechtsabteilung veranlassen die Daten ordnungsgemäß speichern und transportieren (z. B. verschlüsseln, durch Passwort schützen, in einem abgesperrten Bereich sicher verwahren) die unbefugte Verwendung, Offenlegung oder den Verlust der Daten unverzüglich ihrem Vorgesetzten, der IT oder der Helpline Ethik und Compliance melden Hier ist Vorsicht geboten: Bevor Sie Kunden-, Patienten- oder Mitarbeiterdaten erfassen oder zugänglich machen, prüfen Sie Folgendes: Handelt es sich bei den Daten, die ich nutzen oder offenlegen möchte, um Informationen, die als Kunden-, Patientenoder Mitarbeiterdaten eingestuft sind? Falls ja: Welche internen Richtlinien von Baxalta, Gesetze oder geschäftlichen Verträge schränken die Verwendung oder Offenlegung dieser Daten ein? Benötigt die Person oder Stelle, die die Daten anfordert, diese zur Erfüllung der ihr durch Baxalta anvertrauten Aufgaben? Sind die Daten verloren gegangen, wurden sie gestohlen oder anderweitig unbefugt verwendet? Unsere Stakeholder 19

20 II. Unsere Therapien Streben nach Innovation

21 Kapitel II: Überblick Bei Baxalta entwickeln wir innovative Therapien mit einem kompromisslosen Anspruch an die Präzision unserer Arbeit und die Qualität unserer Produkte. Menschen verlassen sich auf die Qualität und Verfügbarkeit unserer lebensrettenden Therapien. Diese Tatsache behalten wir immer im Blick ebenso wie die Verantwortung und Verpflichtung, in all unserem Tun hohe Qualitätsstandards einzuhalten. Unsere Therapien 21

22 Bioethik Forschung, die von uns selbst, unter unserer Leitung oder mit unserer Unterstützung durchgeführt wird, muss: Bevor wir uns dafür entscheiden, ein Produkt oder eine Therapie zu vermarkten, wägen wir sorgfältig deren Risiken und Nutzen für Patienten und die Gesellschaft ab. im Einklang mit einschlägigen Gesetzen und Vorschriften und anerkannten ethischen und berufsständischen Normen stehen das Leben, die Gesundheit, die Privatsphäre und Würde der Teilnehmer an klinischen Studien schützen den Einsatz von Versuchstieren so gering wie möglich halten und, falls andere geeignete wissenschaftliche Alternativen fehlen, eine ethisch verantwortungsvolle Nutzung der Tiere und höchste Standards der Tierpflege sicherstellen anerkannte Standards im Hinblick auf Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Erhaltung der weltweiten Artenvielfalt erfüllen Unsere Bioethikstandards gelten gleichermaßen für Tätigkeiten, die unter der Leitung von Baxalta durch externe Vertragsforschungsunternehmen, Berater und Drittanbieter durchgeführt werden. Unsere Therapien 22

23 Schutz von Patienten und Herstellung qualitativ hochwertiger Produkte Die Bereitstellung sicherer und lebenserhaltender Produkte für Patienten ist der wichtigste Aspekt unserer Tätigkeit. Unser exzellenter Ruf beruht auf unserer Fähigkeit, gleichbleibend hochwertige Produkte herzustellen. Wir erwarten von jedem Mitarbeiter einen kompromisslos Einsatz für die Qualität unserer Produkte. Nur so können wir das Vertrauen unserer Kunden in Baxalta langfristig erhalten. Als Baxalta-Mitarbeiter müssen wir: hochwertige Dienstleistungen im Rahmen des Baxalta Corporate Quality System erbringen als Experten für Produktqualität und Qualitätssysteme handeln Verpflichtungen gegenüber Aufsichtsbehörden nachkommen Qualitätsprobleme sofort einem Vorgesetzten und/oder entsprechenden Qualitätsverantwortlichen melden alle Produktreklamationen ungeachtet ihrer Quelle innerhalb eines Werktages der Produktüberwachung (Product Surveillance) melden alle unerwünschten Ereignisse ungeachtet der Informationsquelle innerhalb eines Werktages der Abteilung für Arzneimittelsicherheit (Drug Safety) melden die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) unserer Abteilung vollständig verstanden haben, diese befolgen und Schulungen dazu absolvieren Unser exzellenter Ruf beruht auf unserer Fähigkeit, gleichbleibend hochwertige Produkte für unsere Patienten und den globalen Healthcare- Markt herzustellen. Bitte beachten Sie: Bei Fragen zur Produktqualität und Arzneimittelsicherheit stehen Ihnen folgende Ansprechpartner zur Verfügung: Global Drug Safety Phone (Ansprechpartner für allgemeine Arzneimittelsicherheit): Fax: oder Unsere Therapien 23

24 Werbung und Marketing Unsere Kunden können sich auf unsere Glaubwürdigkeit verlassen. Bei Baxalta achten wir auf eine ehrliche, transparente und wahrheitsgemäße Präsentation unserer Produkte und Dienstleistungen. Werbung und Wettbewerber Mitarbeiter von Baxalta dürfen Produkte oder Dienstleistungen von Wettbewerbern nicht in unzulässiger Weise kritisieren. Produktvergleiche zum Thema Sicherheit und Wirksamkeit dürfen nur anhand entsprechender klinischer Daten vorgenommen werden, die die gemachten Aussagen stützen. Zudem müssen sie vor ihrer Erstveröffentlichung gemäß den dafür vorgesehenen Prozessen freigegeben werden. In manchen Ländern sind vergleichende Aussagen über Wettbewerber und deren Produkte oder Dienstleistungen nicht erlaubt. In solchen Fällen ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften besonders sorgfältig zu beachten. Marketing Alle Werbematerialien und -aktivitäten von Baxalta, darunter Anzeigen sowie Literatur und öffentliche Aussagen über Produkte und Dienstleistungen, müssen mit der zugelassenen Produktkennzeichnung übereinstimmen, vor der ersten Verwendung freigegeben werden und ein ausgewogenes Bild zu Risiken und Nutzen vermitteln. Die Materialien müssen wissenschaftlich gestützt sein und dürfen keine falschen oder irreführenden Aussagen enthalten. Werbung für Off-Label-Verwendung Baxalta-Mitarbeitern ist es untersagt, Produkte vor der Zulassung widerrechtlich oder für eine Verwendung zu bewerben, für die sie von den zuständigen Behörden nicht zugelassen sind. Wir bewerben unsere Produkte nur innerhalb ihres Indikationsbereichs und gemäß der zugelassenen Verschreibungsinformation. Unsere Therapien 24

25 Vermögenswerte und Eigentum von Baxalta Geistiges Eigentum und vertrauliche Informationen Es ist Aufgabe der Baxalta-Mitarbeiter, das physische und geistige Eigentum sowie die finanziellen Vermögenswerte von Baxalta zu erhalten und zu schützen. Das geistige Eigentum und die vertraulichen Informationen von Baxalta haben einen großen Wert. Als Mitarbeiter müssen Sie alle geeigneten Maßnahmen ergreifen, um den Wert dieser Aktiva zu optimieren bzw. deren Vertraulichkeit zu erhalten. So muss beispielsweise Stillschweigen über Innovationen, für die Baxalta Patentschutz beantragt hat oder beantragen will, gewahrt werden. Gleiches gilt für Pläne des Unternehmens in Bezug auf Handels- oder Dienstleistungsmarken sowie alle Strategien im Zusammenhang mit urheberrechtlich geschütztem Material. Um die Rechte von Baxalta zu wahren, müssen Geschäftsgeheimnisse streng und sorgfältig bewacht und geschützt werden. Vertrauliche Informationen dürfen nicht außerhalb von Baxalta weitergegeben werden, es sei denn im Rahmen einer von der Rechtsabteilung genehmigten Vertraulichkeitsvereinbarung. Vertraulichkeitsvereinbarungen gelten auch nach einem Ausscheiden aus dem Unternehmen Baxalta weiter. Finanzinformationen von Baxalta sind vertraulich und dürfen nur mit Genehmigung außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden. Jede unbefugte Offenlegung von vertraulichen Informationen von Baxalta, ob beabsichtigt oder unbeabsichtigt, muss umgehend der Rechtsabteilung gemeldet werden. Produkte Baxalta-Mitarbeiter müssen Produkte von Baxalta jeweils nach den jeweiligen internen Vorschriften schützen, lagern und transportieren. Unsere Therapien 25

26 Vermögenswerte und Eigentum von Baxalta (Fortsetzung) Physisches Eigentum und Sachanlagen Gebäude, technische Ausrüstung und Geräte müssen pfleglich behandelt und ausreichend gegen Diebstahl und missbräuchliche Verwendung geschützt werden. Falls nicht von der obersten Unternehmensleitung genehmigt, darf Eigentum von Baxalta nur für die Zwecke des Unternehmens verwendet werden. Es ist Aufgabe der Baxalta-Mitarbeiter, das physische und geistige Eigentum sowie die finanziellen Vermögenswerte von Baxalta zu erhalten und zu schützen. Mobilgeräte, elektronische Medien, Internet und Viele Hilfsmittel sind von wesentlicher Bedeutung für unsere weltweite Geschäftstätigkeit. Hierzu gehören u. a. Mobilgeräte, elektronische Medien, das Internet und s. Zum Schutz dieser Hilfsmittel müssen Baxalta-Mitarbeiter Vorsichtsmaßnahmen ergreifen. Achten Sie besonders sorgfältig auf den Schutz von vertraulichen Informationen und Mobilgeräten wie Laptops, externen Festplatten und dergleichen: Sofern dies durch die Richtlinien von Baxalta vorgesehen ist, verschlüsseln Sie Daten oder schützen Sie diese durch ein Passwort Behalten Sie Mobilgeräte auf Reisen bei sich oder schließen Sie diese ab Schützen Sie die vertraulichen Informationen und elektronischen Medien von Baxalta Beachten Sie die örtlichen Datenschutzgesetze Nutzen Sie diese Hilfsmittel vor allem geschäftlich. Für persönliche Zwecke ist nur eine gelegentliche Verwendung erlaubt Nutzen Sie diese Hilfsmittel gemäß der Richtlinie zum Einsatz elektronischer Medien von Baxalta Baxalta überwacht die elektronische Kommunikation im Rahmen der geltenden Gesetze. Unsere Therapien 26

27 III. Unser Unternehmen Inspirierte Teams

28 Kapitel III: Überblick Wir ermöglichen einander und erwarten voneinander bei allem, was wir tun, Qualität und Integrität nach den höchsten Standards. Nur wenn wir dieses hohe Niveau an Exzellenz verfolgen und erreichen, können wir uns einen exzellenten Ruf erarbeiten und das Vertrauen der Patienten, Kunden und Gemeinschaften, für die wir weltweit tätig sind, gewinnen. Unsere Vielfalt und unser Interesse für die Welt um uns herum tragen wesentlich zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Unser Unternehmen 28

29 Beschäftigungspraktiken Die Vielfalt und Leistungsbereitschaft unserer Mitarbeiter gehört zu den größten Stärken von Baxalta. Wir fördern eine Kultur der Verbindlichkeit und schaffen die Voraussetzungen, damit Zusagen eingehalten werden. Zudem begegnen wir einander stets mit Würde und Respekt. Vielfalt und Diskriminierungsverbot Bei Baxalta versuchen wir, hoch qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu finden und an das Unternehmen zu binden unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Nationalität, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Behinderung, Ausdrucksform oder Status als geschützter Veteran. Bei Baxalta tolerieren wir keine Form der Diskriminierung. Belästigung Baxalta sorgt für Sicherheit am Arbeitsplatz für alle Beschäftigten. Verbale oder physische Belästigung und Einschüchterung werden nicht geduldet. Drogen und Alkohol Baxalta-Mitarbeiter dürfen auf dem Betriebsgelände von Baxalta keine illegalen Drogen mit sich führen, konsumieren oder verkaufen oder ihre Arbeit unter dem Einfluss von Alkohol oder illegalen Drogen ausführen. Um ein drogenfreies Arbeitsumfeld zu gewährleisten, kann Baxalta von Mitarbeitern Drogentests verlangen. Mindesteinstellungsalter In aller Regel müssen Vollzeitangestellte mindestens 18 Jahre alt sein. Baxalta greift nicht auf Zwangsarbeit oder Kinderarbeit zurück, um seine Produkte zu fertigen oder zu vertreiben. Verstöße gegen diese Standards sind umgehend dem Vorgesetzten des betroffenen Mitarbeiters, der Personalabteilung, der Abteilung Ethik und Compliance oder einem Mitglied der Unternehmensleitung zu melden. Unser Unternehmen 29

30 Interessenkonflikte Die Mitarbeiter müssen objektiv für Baxalta tätig sein und Ihre Arbeit effizient verrichten. Dies bedeutet, dass die privaten Interessen eines Mitarbeiters nicht, auch nicht dem Anschein nach, mit den Interessen von Baxalta in Konflikt geraten dürfen. Es gibt verschiedene Arten von Interessenkonflikten: Finanzielle Interessenkonflikte diese können entstehen, wenn Sie oder ein Verwandter eine Tätigkeit im Aufsichtsrat eines Wettbewerbers, Lieferanten, Vertriebspartners oder Anbieters von Baxalta ausüben oder darin eine Position innehaben oder ein finanzielles Interesse an den Genannten haben. Ein potenzieller finanzieller Interessenkonflikt kann vorliegen, wenn Sie oder ein Verwandter direkt oder indirekt in erheblichem Umfang" finanziell an einem Unternehmen beteiligt sind, das mit Baxalta im Wettbewerb steht oder geschäftliche Beziehungen zu Baxalta unterhält oder anstrebt. Eine erhebliche finanzielle Beteiligung liegt vor, wenn: der Mitarbeiter oder Verwandte einen Anteil von mehr als 1 % der umlaufenden Aktien eines Unternehmens hält und/oder die Beteiligung mehr als 5 % der Gesamtvermögens eines Mitarbeiters oder seines Verwandten entspricht Interessenkonflikte auf der Ebene persönlicher Beziehungen solche Interessenkonflikte können entstehen, wenn in Ihrer Abteilung oder in Ihrem Führungsteam ein Familienmitglied, ein Lebenspartner oder jemand, der Ihnen persönlich nahesteht, arbeitet. Informieren Sie gegebenenfalls Ihren Vorgesetzten über diese Beziehung, um festzustellen, ob ein Konflikt vorliegt. Falls ja, entscheiden Sie über den Umgang mit dem Konflikt. Zeitliche Interessenkonflikte diese können entstehen, wenn Sie einer zweiten Tätigkeit nachgehen oder ein eigenes Unternehmen führen, die bzw. das mit Ihren Verantwortlichkeiten bei Baxalta in Konflikt geraten könnte. Interessenkonflikte im Zusammenhang mit Unternehmenschancen zu solchen Konflikten kann es kommen, wenn Sie mithilfe von Informationen, die Sie durch Baxalta erlangen, persönliche Chancen zu Ihrem Vorteil nutzen. Mitarbeiter dürfen Gelegenheiten, die sich ihnen aufgrund der Nutzung von Eigentum oder Informationen von Baxalta oder aufgrund einer Position innerhalb von Baxalta bieten oder günstiger darstellen, nicht zu ihrem persönlichen Vorteil nutzen. Mitarbeiter dürfen zu Baxalta nicht in Wettbewerb treten und sind generell verpflichtet, bei sich bietender Gelegenheit die Interessen von Baxalta zu fördern. In allen diesen Fällen oder bei Unklarheit darüber, ob ein Interessenkonflikt vorliegt, müssen Baxalta- Mitarbeiter jeden vermeintlichen oder tatsächlichen Konflikt der zuständigen Geschäftsleitung oder dem Ethik- und Compliance-Team melden. Falls die Baxalta-Geschäftsleitung oder das Ethik- und Compliance-Team einen vermeintlichen oder tatsächlichen Interessenkonflikt gutheißt, so muss diese Entscheidung gemäß den Richtlinien von Baxalta dokumentiert werden. Hier ist Vorsicht geboten: Besitzen Sie eine finanzielle Beteiligung an einem Lieferanten, Berater, Vertriebspartner oder anderen Dritten, der mit Baxalta geschäftliche Beziehungen unterhält, unterhielt oder einzugehen versucht, oder besitzen oder betreiben oder arbeiten Sie für einen der Vorgenannten oder gilt eines davon für ein Familienmitglied? Arbeitet eine sonstige Ihnen nahestehende Person für einen Lieferanten, Berater, Vertriebspartner oder anderen Dritten, der mit Baxalta geschäftliche Beziehungen unterhält, unterhielt oder einzugehen versucht? Besitzen Sie oder besitzt ein Familienmitglied eine erhebliche finanzielle Beteiligung an einem Baxalta- Wettbewerber oder arbeiten Sie oder ein Familienmitglied für ihn? Wenn Sie eine der obigen Fragen mit ja beantwortet haben, liegt bei Ihnen ein potenzieller Interessenkonflikt vor, der Ihrem Vorgesetzten oder dem Ethik- und Compliance-Team mitgeteilt, mit einem von diesen erörtert und von einem von beiden beurteilt und entsprechend dokumentiert werden muss. Unser Unternehmen 30

31 Geschenke und Einladungen Mitarbeiter In vielen Kulturen ist der Austausch von Aufmerksamkeiten wie Geschenken und Einladungen in bescheidenem Umfang fester Bestandteil des geschäftlichen Umgangs. Die Gewährung oder Annahme eines unangemessenen Geschenks oder einer unangemessenen Einladung kann sich allerdings auch negativ auf das Geschäft und den guten Ruf von Baxalta auswirken und sogar illegal sein. Akzeptable Geschenke und Einladungen Die Annahme eines Geschenks oder einer Einladung muss im Zusammenhang mit dem Geschäft von Baxalta stehen. In der Regel ist die Annahme bescheidener Geschenke bzw. sind Einladungen oder sonstige geschäftliche Aufmerksamkeiten zulässig, wenn das Geschenk oder die Einladung dazu dient, geschäftliche, politische oder andere Beziehungen zu verbessern. Mitarbeiter von Baxalta dürfen in geringem Umfang Essenseinladungen, Bewirtungen oder Geschenke akzeptieren, solange diese nicht in der Phase einer Kauf- oder Vertragsentscheidung erfolgen und nicht die Gesamtentscheidung für oder gegen einen Vertrag beeinflussen. In bestimmten Fällen dürfen Baxalta-Mitarbeiter Geschenke von erheblichem Wert annehmen, um örtlichen Gepflogenheiten zu entsprechen. Voraussetzung ist allerdings, dass das Geschenk in das Eigentum von Baxalta übergeht und ordnungsgemäß verbucht und verwaltet wird. Bei Unklarheiten bezüglich der Angemessenheit eines derartigen Geschenks wenden Sie sich an das Ethik- und Compliance-Team. Nicht akzeptable Geschenke und Einladungen Ausgefallene Freizeitaktivitäten, Reisen oder Unterbringung im Rahmen von Veranstaltungen, die vom Lieferanten bezahlt werden Eintrittskarten zu Sportveranstaltungen oder künstlerischen Darbietungen, bei denen der Schenkende nicht anwesend ist Durch ein privatwirtschaftliches Unternehmen finanzierte und verliehene Preise" Geschenke, die einen so hohen Wert haben, dass Sie diese im Rahmen der Baxalta- Richtlinien nicht mit einem gleichwertigen Geschenk erwidern könnten Geschenke von potenziellen Lieferanten oder Anbietern, mit denen Baxalta noch nicht zusammenarbeitet, oder Geschenke von Lieferanten oder Anbietern, die parallel zur Verhandlung eines Erstvertrags oder eines neuen Vertrags anfallen Unser Unternehmen 31

32 Geschenke und Einladungen Mitarbeiter (Fortsetzung) In vielen Kulturen ist der Austausch von Aufmerksamkeiten wie Geschenken und Einladungen in bescheidenem Umfang fester Bestandteil des geschäftlichen Umgangs. Die Gewährung oder Annahme eines unangemessenen Geschenks oder einer unangemessenen Einladung kann sich allerdings auch negativ auf das Geschäft und den guten Ruf von Baxalta auswirken und sogar illegal sein. Baxalta-Mitarbeitern ist es zudem untersagt, nach Geschenken zu fragen oder Lieferanten oder andere Geschäftspartner zu bitten, wohltätige Zwecke zu unterstützen. Zulässige Geschenke und Einladungen In unserer Branche gelten besondere Regeln für die Zuwendung von Geschenken oder anderen Leistungen wie etwa Essenseinladungen, Bewirtungen, Gratisprodukten an Ärzte, Krankenhauspersonal, Geschäftspartner oder staatliche Amtsträger. All diese Aktivitäten sind in unseren Richtlinien für die Beziehungen zu Vertretern und Organisationen des Gesundheitswesens sowie zum Korruptionsverbot geregelt, die Sie in diesem Kodex unter Unsere Stakeholder nachlesen können. Bei der Weitergabe oder Entgegennahme von Geschenken oder Einladungen im Umgang mit Geschäftspartnern müssen Baxalta-Mitarbeiter: die örtlichen Gesetze, Vorschriften und eventuell strengeren Richtlinien der jeweiligen Geschäftssparte oder Region beachten darauf achten, dass die Geschenke den Regeln des guten Geschmacks entsprechen darauf achten, dass sich ihr Wert im vernünftigen und üblichen Rahmen bewegt die Richtlinien des empfangenden Unternehmensteils in Bezug auf Geschenke befolgen darauf achten, dass sie kein Bargeld, keine Geschenkkarten oder Bargeldäquivalente austauschen den Eindruck vermeiden, dass es sich bei dem gewährten oder angenommenen Geschenk um ein Bestechungsmittel handelt Peinlichkeiten vermeiden: Handeln Sie so, als würde der Austausch unter den Augen der Öffentlichkeit stattfinden vermeiden, dass ihre Fähigkeit, Entscheidungen im Interesse von Baxalta zu treffen, beeinträchtigt wird oder dass auch nur dieser Eindruck entsteht Geschenke dürfen grundsätzlich nicht als Bestechungsmittel oder als Gegenleistung für ein Geschäft gewährt oder angenommen werden. Unser Unternehmen 32

33 Korrekte Geschäftsaufzeichnungen Viele Stakeholder bei Baxalta und außerhalb des Unternehmens verlassen sich auf den einwandfreien Zustand unserer Geschäftsaufzeichnungen. Fehlerhafte Aufzeichnungen bedeuten juristische Risiken für das Unternehmen und bedrohen unsere Wettbewerbsfähigkeit. Baxalta-Mitarbeiter müssen Informationen daher in leserlicher Form korrekt und vollständig sowie gemäß den Anforderungen von Baxalta aufzeichnen. Originaldaten (Ergebnisse einer ursprünglichen Beobachtung und Aktivität) müssen exakt wie ursprünglich beobachtet aufgezeichnet werden und dürfen nicht gemutmaßt oder anderweitig verändert bzw. (über die Spezifikationen hinaus) gerundet werden. Eine besondere Sorgfaltspflicht gilt für die folgenden Aufzeichnungen unabhängig von ihrem Vorliegen in elektronischer oder in Papierform: Finanzdaten wie z. B. Geschäftsberichte, Buchungen und Belege Unterlagen zu Fertigung und Forschung, z. B. Produktionsdaten, Qualitätsberichte und Testergebnisse aus Forschungsaktivitäten bei staatlichen Behörden eingereichte oder von diesen angeforderte Unterlagen sonstige Aufzeichnungen mit geschäftlichem Bezug wie z. B. dokumentierte Arbeitszeiten oder Spesen. Führung von Aufzeichnungen Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist für unseren Geschäftsbetrieb unabdingbar. Die routinemäßige Entsorgung von nicht mehr benötigten Aufzeichnungen wiederum entlastet den Betrieb. Um eine ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen zu gewährleisten, müssen die Mitarbeiter: die Aufzeichnungen gemäß der geltenden Richtlinie für die Führung von Aufzeichnungen oder gemäß dem Qualitätssystem ihres Unternehmensbereichs, ihrer Funktion oder Region führen die Dokumente im eigenen Verantwortungsbereich mindestens einmal jährlich überprüfen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Dokumente vorhanden sind und nicht benötigte Dokumente weder erstellt noch aufbewahrt werden sämtliche Dokumente im Zusammenhang mit anhängigen oder zu erwartenden Gerichtsverfahren und behördlichen Audits oder Untersuchungen aufbewahren Unser Unternehmen 33

34 IV. Unsere Welt Verantwortung übernehmen

35 Kapitel IV: Überblick Überall auf der Welt leben und arbeiten Baxalta- Teams mit zahlreichen Stakeholdern aus verschiedene Kulturen zusammen, um für unsere Gemeinschaften einen sinnvollen Beitrag zu leisten. Unsere Welt 35

36 Umwelt, Gesundheit und Sicherheit Bei Baxalta haben wir den Anspruch, zu den global führenden Unternehmen im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (Environment, Health and Safety EHS) zu gehören. Wir haben unsere EHS- Richtlinien entwickelt, um: unsere Umwelt, aber auch unsere Mitarbeiter und die Menschen in unserer Nachbarschaft zu schützen bei allen Fragen rund um EHS, einschließlich der Einhaltung von Vorschriften, auf die nachweislich besten Managementstandards und -systeme zurückzugreifen Ressourcen zu erhalten, Kosten zu senken und unerwünschte EHS-Effekte und -Risiken zu minimieren, die eventuell mit unseren Produkten, Dienstleistungen und Betriebsabläufen im Zusammenhang stehen nachhaltige Praktiken und Gemeinschaften zu fördern Es ist wichtig, dass unsere Mitarbeiter alle relevanten EHS-Anforderungen egal ob diese von Baxalta oder von staatlicher Seite stammen verstehen und umsetzen. Wir müssen so arbeiten, dass sowohl unsere persönliche Sicherheit als auch die Sicherheit von Kollegen gewährleistet ist. Sämtliche Unfälle, Notfälle oder mutmaßlichen Verstöße gegen rechtliche Vorgaben oder Richtlinien müssen umgehend dem Vorgesetzten oder dem Ethik- und Compliance-Team gemeldet und umgehend untersucht werden. Unsere Welt 36