Leitfaden zum Berichtswesen Wien, Juni 2012

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1 Leitfaden zum Berichtswesen Wien, Juni 2012 Version 1.0 Programm AplusB 2.0

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Hinweise Wie sind Empfehlungen und Auflagen zu berücksichtigen? Wie erfolgt die Auszahlung der Förderungsraten? Welche Berichte und Abrechnungen sind erforderlich? Förderungsart Welche Kosten werden anerkannt? Wie sollen Projektänderungen kommuniziert werden? Was passiert nach dem Ende der Projektlaufzeit? Prüfung durch die Förderungsabwicklungsstelle vor Ort Projektabschluss Müssen Non AplusB Projekte angegeben werden?... 7 Leitfaden zum Berichtswesen Version 1.0 2

3 1. Allgemeine Hinweise AplusB 2.0 Im Programm AplusB 2.0 wurden von den Zentren genau umrissene Aktivitäten definiert, die der Beurteilung durch die Jury zugrunde lagen. Diese Aktivitäten werden aus Mitteln des AplusB Programms gefördert und sind auch die Basis für die laufenden Kontrollen und die vorgesehenen Evaluierungen. Das Berichtswesen bezieht sich grundsätzlich auf diese Aktivitäten. Das Berichtswesen soll die Informationserfordernisse der FFG und der jeweils fördernden Landesstellen sowohl hinsichtlich des Gebarens als auch hinsichtlich der inhaltlichen Arbeit der Zentren abdecken. Die AplusB-Zentren liefern der FFG Jahresberichte, welche die Basis für die Auszahlung der jeweils nächsten Förderungsrate darstellen. Im Zuge von Prüfungen vor Ort durch die FFG werden die genehmigten Zahlen, die Förderungsbestimmungen und die Gebarung in regelmäßigen Abständen kontrolliert. Die über die Gründungsvorhaben bzw. die GründerInnen eingeholten Informationen werden von Seiten der FFG stichprobenartig kontrolliert. Generell sind zwei Arten der Informationsgewinnung zu unterscheiden. Einerseits bei den Zentren selbst, andererseits bei den Gründungsvorhaben bzw. GründerInnen durch das online-gründungsmonitoring. Das AplusB 2.0 Berichtswesen setzt sich zusammen aus folgenden Teilen: AplusB Inhaltlicher Bericht [upload im ecall als.pdf] online Gründungsmonitoring Genderbudgeting-Tabelle [upload als Anhang zum Bericht im ecall als.xls] AplusB 2.0 Abrechnung [upload im ecall als.xls] Die verpflichtenden Berichtsvorlagen werden den Zentren fristgerecht zur Verfügung gestellt. 2. Wie sind Empfehlungen und Auflagen zu berücksichtigen? Im Rahmen der Begutachtung des Förderungsansuchens können Empfehlungen oder verbindliche Auflagen formuliert werden. Bei Auflagen kann es sich um Bedingungen für das Zustandekommen des Förderungsvertrags oder um zu erfüllende Bedingungen innerhalb der Projektlaufzeit handeln. Zu den Auflagen und Empfehlungen ist im Rahmen der überarbeiteten Projektbeschreibung sowie in jedem Zwischenbericht inhaltlich Stellung zu nehmen, sofern diese nicht schon erfüllt wurden. Leitfaden zum Berichtswesen Version 1.0 3

4 3. Wie erfolgt die Auszahlung der Förderungsraten? Nach der Unterzeichnung des Förderungsvertrags sowie der Erfüllung von Auflagen vor Vertrag und der Übermittlung des von den Gesellschaftern unterzeichneten und von den Landesförderungsstellen zur Kenntnis gebrachten Agreements erfolgt die Auszahlung der ersten Rate. Weitere Raten werden nach Prüfung der im Förderungsvertrag festgelegten jährlichen Zwischenberichte (inklusive Zwischenabrechnung) und ggf. nach der Erfüllung weiterer Auflagen überwiesen. Die Auszahlung von Förderungsmitteln während der Laufzeit des Projektes ist nicht einer Kostenanerkennung gleichzusetzen. Vor Auszahlung der Endrate erfolgt die Prüfung des Endberichtes und der Endabrechnung. Die Kostenanerkennung erfolgt mit der Entlastung des Projektes durch Projektcontrolling & Audit der FFG. 4. Welche Berichte und Abrechnungen sind erforderlich? Innerhalb eines Monats nach den im Förderungsvertrag festgelegten Berichtslegungsterminen sind jeweils ein inhaltlicher Zwischenbericht sowie eine Zwischenabrechnung via Berichtsfunktion des ecall-systems vorzulegen. Das Berichtswesen umfasst auch das fristgerechte Ausfüllen und Einfordern des AplusB- Online-Gründungsmonitorings und eine aktualisierte Genderbudgeting-Tabelle als Anhang im ecall. Innerhalb von 2 Monaten nach Projektende sind ein inhaltlicher Endbericht und eine Endabrechnung ebenfalls via Berichtsfunktion des ecall-systems zu legen. Sämtliche Berichte und Abrechnungen müssen alle jene Tätigkeiten und angefallenen Kosten des Förderungsnehmers umfassen, für die Förderungsmittel durch die FFG ausbezahlt werden! Zur Berichtserstellung müssen die im ecall vorgegebenen Formularvorlagen verwendet werden. Darüber hinaus ist der Förderungsnehmer verpflichtet, bei Bedarf mit der FFG und den zuständigen Ressorts zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit zusammenzuarbeiten. Dies betrifft insbesondere die Bereitstellung von nicht vertraulichen Projektinformationen und Bildmaterial für elektronische Disseminationsportale und andere mediale Zwecke. 5. Förderungsart Die Förderung des Bundes erfolgt in Form von nicht rückzahlbaren Zuschüssen. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Förderung. Leitfaden zum Berichtswesen Version 1.0 4

5 6. Welche Kosten werden anerkannt? Förderbare Kosten sind alle dem Projekt zurechenbaren Ausgaben bzw. Aufwendungen, die direkt, tatsächlich für die Dauer der geförderten Tätigkeit entstanden sind. Der Zeitraum der Kostenanerkennung entspricht der vertraglich festgelegten Laufzeit des Vorhabens, die mit dem Datum des Projektstarts beginnt und dem Datum des Projektendes endet. Detailinformationen zu anerkennbaren und nicht anerkennbaren Kosten sind im Leitfaden zur Behandlung der Projektkosten in Förderungsansuchen und Berichten kurz Kostenleitfaden - der FFG in der jeweils gültigen Fassung unter der Webadresse festgelegt. Abweichende bzw. ergänzende Regelungen zum Kostenleitfaden sind: Förderbare Kosten: Kosten für Stimulierung, Awareness und Öffentlichkeitsarbeit (Marketingkosten, Repräsentationsausgaben und angemessene Bewirtungskosten) Personalkosten Einhaltung von Höchststundensätze: o Die Höchststundensätze gelten für die Zentren als direkte Vertragspartner der FFG. o Das Partnernetzwerk unterliegt jedoch nicht dieser Grenze. Trotzdem ist von den Zentren sicherzustellen, dass die Partner ihre IST-Kosten (Bruttogehältern bei Angestellten) abrechnen. Der Partner hat auf den Gewinnaufschlag zu verzichten und diesen als einen Teil seines In-Kind Beitrages dem Zentrum zukommen zu lassen. Finanzierung des Zentrums durch Eigenmittel: Über die Eigenmittel der Partner ist in der Kooperationsvereinbarung eine entsprechende Regelung vorzusehen. Nicht förderbare Kosten: Bauinvestitionen, Investitionen in Ausstattung und Infrastruktur für die Errichtung, die Ausstattung und den Betrieb des Zentrums und GründerInnen. Hinweis - EFRE-Mittel Als Landesmittel können nur dann EFRE Mittel verwendet werden, wenn die Vorfinanzierung der Mittel und Prüfung durch die Landesförderungsstelle erfolgt. Weiters ist sicherzustellen, dass förderbare AplusB-Kosten bei Nicht-Anerkennung auf Basis der EFRE-Vorgaben durch das Land finanziert werden. Hinweis - Abrechnungen Partnernetzwerk (Excel-Abrechnungsblätter) Gesellschafter: Das Formular FFG-Abrechnung ist von jedem Gesellschafter vollständig und im Detail auszufüllen (Personal-, Sach- und Material- und Drittkosten). Leitfaden zum Berichtswesen Version 1.0 5

6 Sonstige Partner: Die Partner können ihre in Rechnung gestellten Leistungen unter der Kostenkategorie Drittkosten darstellen. Auf den Rechnungen muss ersichtlich sein, welche Leistungen für das Zentrum und welche für den jeweilige/n GründerIn erbracht wurden. 7. Wie sollen Projektänderungen kommuniziert werden? Wesentliche Projektänderungen oder Änderungen bei dem Förderungsnehmer (z.b. Änderungen von Eigentumsverhältnissen, Insolvenzverfahren) müssen unmittelbar nach Bekanntwerden der FFG mitgeteilt werden. Sämtliche Änderungen von vertraglich festgelegten Parametern (Projektinhalte, Förderungsnehmer, Kosten, Termine, Förderungszeitraum, etc.) sind grundsätzlich zu beantragen, zu begründen und bedürfen der Genehmigung der FFG. Für AplusB 2.0 gilt dies speziell für ungeplante und unterjährige Abweichungen und wesentliche Änderungen der Aktivitäten in den Modulen sowie inhaltlichen Verschiebungen und Schwerpunktsetzungen zwischen den Modulen. Die Beantragung durch eine entsprechende Darstellung und Begründung der Änderung erfolgt via ecall-nachricht. Gegebenenfalls müssen die dazugehörigen Unterlagen als Dateianhang der ecall Nachricht upgeloadet bzw. per Post übermittelt werden. Regulär sind Abweichungen von der Planung im Rahmen der jährlichen Zwischenberichte anzugeben und mit der FFG abzustimmen. Bei Anträgen zu Kostenumschichtungen ist, neben der Darstellung und Begründung der angestrebten Änderungen als ecall Nachricht, die Vorlage der FFG zur Umschichtung (Kostenumschichtungstabelle) zu verwenden und als Dateianhang der ecall Nachricht zu übermitteln. Kostenumschichtungen innerhalb der Kostenkategorien (z. B. Sachkosten zu Personalkosten) sind möglich. Geringfügige Kostenumschichtungen sind zu begründen. Dies kann im Rahmen der Berichtslegung oder via ecall-nachricht erfolgen. Geringfügige Kostenumschichtungen betreffen Beträge unter 15 % der Gesamtkosten oder Beträge unter EUR. Größere Kostenumschichtungen sind all jene, die nicht mehr als geringfügig eingestuft werden können. Größere Kostenumschichtungen sind mit Hilfe der Kostenumschichtungstabelle (Vorlage der FFG) und einer detaillierten Darstellung und Begründung vorab zu beantragen. Leitfaden zum Berichtswesen Version 1.0 6

7 8. Was passiert nach dem Ende der Projektlaufzeit? Nach Prüfung des fachlichen Endberichts und der Endabrechnung erfolgt die Prüfung zur Feststellung der widmungsgemäßen Verwendung der Förderungsmittel durch Projektcontrolling & Audit der FFG. Im Zuge dieser Prüfung werden die endgültig anerkennbaren Kosten festgestellt. Das Ergebnis der Prüfung wird dem Förderungsnehmer schriftlich bekanntgegeben. War die Projektprüfung positiv, wird die widmungsgemäße Verwendung der Förderungsmittel bestätigt, bei negativem Prüfergebnis können entsprechende Rückforderungen eingeleitet werden. Ist die Prüfung positiv abgeschlossen und die ursprünglich geplanten Kosten wurden erreicht, so wird die im Förderungsvertrag festgelegte Endrate überwiesen. Bei Kostenunterdeckung werden die Förderungsmittel aliquot gekürzt. Eine Kürzung der Förderungsmittel aus inhaltlichen sowie formalen und rechtlichen Gründen ist möglich. 9. Prüfung durch die Förderungsabwicklungsstelle vor Ort Bei AplusB Zentren ist eine jährliche Prüfung durch die FFG als Förderungsabwicklungsstelle vor Ort vorgesehen. Bei dieser Prüfung geht es um die Beurteilung der bisherigen Projektdurchführung und - ergebnisse und die Erfüllung der Auflagen. Thema ist auch der bisherige Zielerreichungsgrad laut Planung und der Beitrag des Zentrums zu den Programmzielen. Ziel ist es, die bisherigen Erfahrungen zu reflektieren und für notwendige Adaptierungen für die weitere Laufzeit des Projekts zu lernen. 10. Projektabschluss Grundlage sind die jeweiligen Berichte und Dokumente aus dem begleitenden Monitoring und Controlling, die Ergebnisse des Besuchs durch die FFG vor Ort sowie der Abschlussbericht. Beim Projektabschluss werden durch die FFG (bei Bedarf unter Zuziehung externer ExpertInnen) die Erreichung der Projektziele, das Management, die Einhaltung der Auflagen und die Projektergebnisse geprüft 11. Müssen Non AplusB Projekte angegeben werden? Im Berichtswesen müssen generell weitere Förderungen durch öffentliche nationale Mitteln und/oder EU-Mitteln angeführt werden und für AplusB genau beschrieben werden. Die inhaltliche Beschreibung von Non AplusB Projekten kann im inhaltlichen Zwischenbericht erfolgen, sofern sie thematischem und inhaltlichem Bezug zu den AplusB Tätigkeiten haben zur Komplementierung der Modulleistungen dienen. Leitfaden zum Berichtswesen Version 1.0 7