Das Wichtigste zuerst

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1 Abwickeln & Abrechnen Abrechnungsmodalitäten Richtlinie Programm F&E_Kommunikationund F&E_Kooperationsanbahnung Karin Dögl, 15. November 2018 Kommunikation & Kooperationsanbahnung 2. Quartal 2018 Kommunikation: 3 von 5 gefördert Kooperationsanbahnung: 1 von 3 gefördert 111 TEUR Förderung Agenda Das Wichtigste zuerst Wann und wie wird die Förderung ausbezahlt? Welche Berichte sind wann abzugeben? Wie sind die Kosten abzurechnen? Welche Kosten können abgerechnet werden? Einhaltung gültiger Projektmanagement-Standards Stundenlisten von Beginn an (Person/Tag/Arbeitspaket/Tätigkeit/Stunden) Rechnungen und Zahlungsbelege sammeln Fortschrittsbericht halbjährlich bzw. bei Änderungen unmittelbar 1

2 Ablauf Akonto Einreichung Zusage Projektstarta Akontozahlung Projektlaufzeit Fortschrittsbericht Projektende Endabrechnung Begutachtung Schlusszahlung Max. 50 % der Förderung (Optional) Vorerst kein Kostennachweis Anforderung per Bestätigung des erfolgten Projektstarts BIC und IBAN Bedingungen müssen erfüllt sein Kooperationsvertrag bei kooperativen Projekten Schlusszahlung 50% -100% der Förderung Projektabschluss ONLINE-Abrechnung Projektprüfung durch GutachterIn Förderzusage = max. Auszahlungsbetrag Anerkannte Kosten bestimmen Auszahlung Fortschrittsbericht & Endbericht Fortschrittsbericht halbjährlich bzw. nach 1. Hälfte Ihrer Projektlaufzeit verpflichtend Status Quo; Änderungen Unternehmen/Projekt Endabrechnung online Abrechnungsformular als Online-Tool Unaufgefordert und unmittelbar ( 3 Monate) Endbericht + Kostenabrechnung 2

3 ENDABRECHNUNG cockpit.wirtschaftsagentur.at Online-Abrechnungsformular UnternehmensSTAMMDATEN aktualisieren Abrechnungszertifikat (AEZ) im Original per Post AEZ firmenmäßig zeichnen (GF/ProkuristInnen) Angestellte: Jahreslohnkonten aus der Lohnbuchhaltung für jedes Projektjahr GesellschafterInnen: Fixer Stundensatz EUR 45,00 brutto inkl. LNK älter 1 Jahr EUR 48,75 brutto inkl. LNK jünger 1 Jahr Stundenlisten aller Projektbeteiligten (.xlsx-vorlage automatischer Übertrag Projekt-h) 3

4 Projektkosten Aktueller Jahresabschluss Rechnungsbelege Zahlungsnachweise Projektdokumentation/sonstige Projektunterlagen Endbericht Programmspezifische Kostenarten Genehmigte Projektkosten laut Zusage Umschichtungen möglich (Vorabinformation) Eindeutige Zuordnung zu Unternehmen und Projekt innerhalb der Laufzeit Kosten müssen bezahlt & belegt sein Verfügbare Unterlagen Endabrechnung starten Zusageschreiben Antrag Vorlage Stundenliste Freischaltung durch Button 4

5 Eckdaten Arbeitspakete Nicht geförderte AP können auch nicht abgerechnet werden Kein Anlegen neuer AP Es können nur Leistungen ab Projektstart dokumentiert werden. Arbeitspaket Kostenübersicht Bei jedem AP muss angegeben werden, ob es abgerechnet wird (oder nicht). Kürzungen Kosten gestrichen 5

6 Interne Personalkosten Personen abrechnen Bruttogehalt laut Dienstvertrag bzw. Lohnkonto bei Angestellten od. freien Dienstnehmern GesellschafterInnen fixer Stundensatz Keine Sonderleistungen (z.b. Prämien) Wiener Sozialversicherung Anlegen neuer MitarbeiterIn möglich Personen abrechnen Stundensatzberechnung Der Stundensatz wird auf Monatsbasis berechnet und ergibt sich aus Bruttogehalt exkl. Sonderzahlungen (diese werden automatisch einberechnet) und Wochenstundenverpflichtung. Bei jeder MitarbeiterIn muss angegeben werden, ob diese abgerechnet werden soll. 6

7 Stundenlisten Stundenliste: wenn das zur Verfügung gestellte Excel verwendet wurde, erfolgt automatischer Import Abrechnung nur genehmigter AP möglich Sachkosten Anlagen und Maschinen (nur AfA, aktiviert in Bilanz) Externe Dienstleistungen Immat. Kosten (nur AfA, aktiviert in Bilanz) Reisekosten (max. 25 % d. anderen förderbaren Kosten) Sach- und Materialkosten Rechnung muss Art, Umfang (h) sowie Inhalt der Tätigkeit aufweisen und formell korrekt sein Externe Leistungen II Sachkosten Rechnung muss Art, Umfang (h) sowie Inhalt der Tätigkeit aufweisen und formell korrekt sein Nettobetrag (Brutto nur wenn nachgewiesen vorzugssteuerabzugsberechtigt) 7

8 Abschluss Partnerschaftliche Einreichungen keine Gegenverrechnungen! Kooperations- bzw. Konsortialvertrag Bei F&E_Kommunikation vorab Bei F&E_Kooperationsanbahung bei Abschluss Personalkosten der Partner wie interne Kosten Abrechnung muss alle Kosten des Konsortiums beinhalten Lead ist AnsprechpartnerIn für gesamte Abrechnung Auszahlung erfolgt an Lead Projekt geht schief? Publikation Kontrolliertes Scheitern rechtzeitige Info! Regelmäßiger Kontakt zu Ihren BetreuerInnen! Projektmarketing/-publikationen: Gefördert durch die Wirtschaftsagentur Wien. Ein Fonds der Stadt Wien. ODER "Supported by Vienna Business Agency Link: Zu verwendende Logos 8

9 Widerruf Nicht-Einhaltung der Berichtspflichten Nicht-Durchführung des Vorhabens Wesentliche Veränderungen im Projekt Verlegung Wr. Standort ins Um-/Ausland Nicht-Erreichen der Mindestkosten Kontakt: Mag. Karin Dögl Forschung T +43 [1] E doegl@wirtschaftsagentur.at Viel Erfolg mit Ihren Projekten! 9