Reisekosten, externe Kosten und Formular Belegsverzeichnis neu

Transkript

1 Regionalmanagement-Workshop Reisekosten, externe Kosten und Formular Belegsverzeichnis neu Mag. a Christa Bradler

2 Übersicht der Themen Reisekosten Externe Kosten Formular Belegsverzeichnis NEU Zusammenfassung vorzulegende Unterlagen

3 Reisekosten

4 Reisekosten (1) Reisekosten sind grundsätzlich förderfähig wenn: sie im Projekt genehmigt sind sie für die Durchführung der Inhalte des Projekts notwendig sind die reisende Person beim Projektträger angestellt ist (sonst unter externe Kosten) die Kosten vom Projektträger bezahlt werden die Übereinstimmung mit den Stundenaufzeichnungen gegeben ist der Zweck und die Durchführung der Reise nachvollziehbar dokumentiert sind

5 Reisekosten (2) Dokumentation der Reise (1): Genehmigter Dienstreiseantrag Unterschriebene Reiserechnung Angabe von Abreise- und Ankunftszeit (ev. Grenzübertrittszeit bei Auslandsreisen) Ort und Zweck der Reise Reiseart (Privatauto, Dienstauto, Öffentliche Verkehrsmittel) Angabe der gefahrenen Kilometer (ggf. mit Erläuterung) Achtung: Minderung von Diäten bei bezahltem Essen

6 Reisekosten (3) Dokumentation der Reise (2): Erforderliche Beilagen Einladung bzw. Tagesordnung (Mindestanforderung: Terminvereinbarung per Mail mit Thema der Besprechung) Teilnehmerliste bzw. -nachweis Hotelrechnung, Ticket Öffentliche Verkehrsmittel Zahlungsnachweis Auszahlung an die reisende Person im Original Nachvollzug der Zahlung der projektrelevanten Reise muss möglich sein ggf. Auflistung aller Reisen des Monats beilegen. Anmerkung: Dienstauto ist förderfähig, Dokumentation wie oben außer Zahlungsnachweis; zusätzlich Fahrtenbuch

7 Externe Kosten

8 Externe Kosten (1) Externe Kosten sind grundsätzlich förderfähig wenn: sie im Projekt genehmigt sind sie für die Durchführung der Inhalte des Projekts notwendig sind die Angemessenheit des Preises dokumentiert ist die Erbringung der Leistung nachvollziehbar dokumentiert ist die Kosten vom Projektträger bezahlt werden

9 Externe Kosten (2) Dokumentation der externen Kosten: Rechnung Projektname/Projektnummer/Projektcode auf Rechnung Zahlungsnachweis im Original Beauftragung mit detaillierter Leistungsdefinition Projektname/Projektnummer/Projektcode auf Auftrag Ergebnisse bzw. Dokumentation der Leistung (z.b. Fotos von Veranstaltungen) Nachweis der Preisangemessenheit Unter 5.000,-- (netto): schriftliche Preisauskünfte und/oder Preisvergleiche von zwei unabhängigen Anbietern Über 5.000,-- (netto): schriftliche Preisauskünfte und/oder Anbote von drei unabhängigen Anbietern und dazu Vergabevermerk

10 Formular Belegsverzeichnis NEU

11 Formular BV (1) Aufbau ähnlich wie altes BV Grüne Bereiche durch PT auszufüllen Dropdown bei Vorsteuerabzugsberechtigung nicht vergessen Verknüpfungen auf Übersichtsblatt erstellen (Achtung: bei Vorsteuerabzugsberechtigung auf den Netto-Betrag verknüpfen) Nur vollständig ausgefüllte und unterschriebene BVs werden akzeptiert Formatiert für Ausdruck in A3

12 Formular BV (2)

13 Formular BV (3)

14 Formular BV (4)

15 Übersicht vorzulegende Unterlagen

16 Vorzulegende Unterlagen (1) Vorlage elektronisch Übermittlung an mit Nennung des Projekts im Betreff des Mails Belegsverzeichnis in Excel und mit eingescannter Unterschrift als PDF Tätigkeitsbericht (mit eingescannter Unterschrift als PDF) inkl. Eigenerklärung zu weiteren Förderungen Stundenlisten (Excel) chronologisch nach Datum sortiert Bei Verwendung von Arge Data bitte auch eine Sortierung nach Indikatoren übermitteln (also jede Stundenliste zwei Mal)

17 Vorzulegende Unterlagen (2) Vorlage USB-Stick oder DVD Alle Beilagen zum Nachweis der inhaltlichen Umsetzung des Projekts und Erfüllung der Indikatoren in nachvollziehbarer Ordnung (am besten nach Datum): Sitzungsprotokolle, Gesprächsnotizen, Dokumentation von Veranstaltungen, etc. Dienstverträge, Dienstzuweisungen, Anmeldebestätigungen GKK (ab Förderung 2017: nur mehr Änderungen vorzulegen) Unterlagen zum Nachweis der Preisangemessenheit (Preisauskünfte, Anbote, Internetrecherche) Unterlagen zur Auftragsvergabe (Vertrag, Auftrag)

18 Vorzulegende Unterlagen (3) Vorlage Papier (1) Formfreies Anschreiben: Ersuchen um Auszahlung der Fördermittel mit Angabe des Projekts, des Projektträgers und der Kontonummer Bestätigung bei Nicht-Vorsteuerabzugsberechtigung (unterzeichnet von GeschäftsführerIn und WirtschaftsprüferIn) Belegsverzeichnis firmenmäßig unterfertigt Tätigkeitsbericht firmenmäßig unterfertigt

19 Vorzulegende Unterlagen (4) Vorlage Papier (2) Stundenlisten mit zwei Unterschriften (chronologisch sortiert) Jahreslohnkonto, monatliche Gehaltszettel Zahlungsnachweise zu Gehältern im Original Zahlungsnachweise zu Lohnnebenkosten in Kopie Reiserechnungen im Original, Zahlungsnachweise und Beilagen Original-Rechnungen und Zahlungsnachweise Nachweise zur Einhaltung der Publizitätsbestimmungen (Regionen- Logo!), z.b. Zeitungsartikel, Folder

20 Frist für die Vorlage ist der

21 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!