FWF-Projekte: Reisekosten

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1 FWF-Projekte: Reisekosten Fachbereich Projektcontrolling und -support Version September 2016 Wien,

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3 Inhalt INHALT 1 EINLEITUNG Zuständigkeiten 2 2 REISEANTRAG IM ESS 3 3 REISEKOSTENABRECHNUNG IM ESS 3 4 RÜCKERSTATTUNG UND AUSZAHLUNG DER REISEKOSTEN 4 5 KONTROLLE UND FREIGABE DER BELEGE Flug Bahn/Straßenbahn/Bus PKW Übernachtungskosten Tagesgebühren Konferenzkosten Taxikosten Visum Impfung Reiseversicherung 8 6 ZWISCHENFINANZIERUNG 9 7 SONDERFÄLLE: GRUPPENREISEN UND URLAUB Sonderfall 1: Gruppenreise Sonderfall 2: Gruppenreise Sonderfall 3: Urlaub nach der Dienstreise Sonderfall 4: Urlaub vor der Dienstreise Sonderfall 4: Urlaub während der Dienstreise 11 Seite 1

4 1 EINLEITUNG Seit Juni 2016 sind bei Reisen im Rahmen von FWF-Projekten sowohl die Reiseanträge, als auch die Reisekostenabrechnungen über ESS durchzuführen. Grundsätzlich unterliegen alle an der TU Wien durchgeführten Reisen der an TU Wien gültigen Reiserichtlinie bzw. der Dienstvereinbarung zu Dienstreisen. Regelungen, welche bei Reisen im Rahmen von FWF-Projekten darüber hinaus zu beachten sind, werden in diesem Dokument behandelt. Somit ist dieses Dokument bei Reisen im Rahmen von FWF-Projekten als Ergänzung zu der an der TU Wien gültigen Reiserichtlinie, bzw. zu der Betriebsvereinbarung für Reisen, anzuwenden. Link zur internen Betriebsvereinbarung bezüglich Dienstreisen: Link zur internen Reiserichtlinie: Bei der Reisekostenabrechnung für Externe kommt es zu keiner Änderung. 1.1 ZUSTÄNDIGKEITEN Für die Abwicklung und Freigabe aller Reisen im Rahmen von FWF-Projekten ist der Fachbereich Projektcontrolling und support zuständig. Ansprechpersonen: Verena Mayr: Renate Wittmann: Kontakt: Seite 2

5 2 REISEANTRAG IM ESS Vor Reiseantritt ist der Reiseantrag vom Reisenden im ESS-System zu stellen. Es ist zu beachten, dass das Feld geschätzte Kosten ausgefüllt wird. Als Buchungskreis ist der Buchungskreis 261 auszuwählen. Bei der Kostenzuordnung ist im Rahmen von FWF-Projekten ausschließlich ein F-Innenauftrag einzutragen. Eine Abrechnung und Aufteilung der Reisekosten auf mehrere F-Innenaufträge ist nicht möglich. Vor Reiseantritt ist zu gewährleisten, dass sowohl die Freigabe des Reiseantrags vom Budgetverantwortlichen (Projektleiter_in) als auch die Freigabe vom dienstrechtlichen Vorgesetzten (Institutsvorständ_in) vorliegt. Workflow vor dem Reiseantritt: 1. Stellung des Dienstreiseantrags durch den Reisenden im ESS 2. Genehmigung des Dienstreiseantrags durch den Budgetverantwortlichen (Projektleiter_in) im ESS 3. Genehmigung des Dienstreiseantrags durch den dienstrechtlichen Vorgesetzten (Institutsvorständ_in) im ESS Die Benachrichtigungen der Freigabeberechtigten (Projekteiter_in und Institutsvorständ_in) erfolgt durch automatisch vom ESS-System generierte s. Die Freigaben sind im ESS durchzuführen. 3 REISEKOSTENABRECHNUNG IM ESS Nach erfolgter Reise im Rahmen von FWF-Projekten ist die Reiseabrechnung ab ausschließlich im ESS durchzuführen. Workflow nach erfolgter Reise: 1. Durchführung der Spesenabrechnung durch den Reisenden im ESS (Erfassen sämtlicher Reisekosten entsprechend den Originalbelegen) 2. Versendung eines Ausdrucks des entsprechenden Reisekostennachweises aus ESS und aller Originalbelege per Hauspost an den Fachbereich Projektcontrolling und support 3. Freigabe der Reisekostenabrechnung nach Kontrolle aller Originalbelege durch den Fachbereich Projektcontrolling und support 4. Freigabe der bereits vom Fachbereich Projektcontrolling freigegebenen Reisekosten durch den Budgetverantwortlichen (Projektleiter_in) 5. Auszahlung der Reisekosten im Rahmen der nächsten durchgeführten Reisekostenabrechnung (Die Auszahlung findet zweimal im Monat statt. Alle bis zum nächsten Auszahlungslauf vom Projektcontrolling und von der Projektleiter_in freigegebenen Reisekosten werden dem Reisenden rückerstattet.) Seite 3

6 4 RÜCKERSTATTUNG UND AUSZAHLUNG DER REISEKOSTEN Die Durchführung der Reiseabrechnung durch den Reisenden bewirkt keine automatische Rückerstattung und Auszahlung der abgerechneten Reisekosten. Die Auszahlung der Reisekosten an den Reisenden geschieht erst wenn sämtliche im Rahmen der Reise angefallenen Originalbelege vom Projektcontrolling und support kontrolliert worden sind und wenn die anschließende Freigabe dieser Reisekosten von der Projektleiter_in erfolgt ist. Die Auszahlung findet zweimal im Monat, zum 15. des Monats und zum Monatsletzten, statt. Alle bis zum nächsten Auszahlungslauf sowohl vom Projektcontrolling als auch von der Projektleiter_in freigegebenen Reisekosten werden im Zuge des zentralen Auszahlungslaufs dem Reisenden rückerstattet. 5 KONTROLLE UND FREIGABE DER BELEGE Für die Freigabe der Reisekosten durch das Projektcontrolling sind sämtliche im Rahmen der Reise angefallenen Originalbelege notwendig. Die Originalbelege sind dem Ausdruck des entsprechenden Reisekostennachweises aus ESS beizulegen und per Hauspost an den Fachbereich Projektcontrolling und support zu senden. Unvollständige Unterlagen verzögern die Freigabe. Bei den einzelnen Reisekostenarten sind folgende Unterlagen und Belege im Original notwendig: 5.1 FLUG Bei Flügen werden grundsätzlich nur Economy-Class-Tickets gefördert. Belege: Boarding-Pässe und Buchungsbestätigung des Fluges inkl. Zahlungsnachweis Zahlungsnachweis: Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung oder bei Barzahlung Saldierung Seite 4

7 5.2 BAHN/STRAßENBAHN/BUS Belege: Originaltickets inkl. Zahlungsnachweis Zahlungsnachweis: Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung oder bei Barzahlung Saldierung Wenn keine Nachweise über die Art der Beförderung vorhanden sind, wird ein Ersatz für die Benützung von Massenbeförderungsmitteln erstattet. Lt. 5 Abs. 3 RGV gibt es sich folgende Staffelung: Zurückgelegte Weglänge Zuschuss in EURO Kilometer 1 bis 50 0,20 je Kilometer Kilometer 51 bis 300 0,10 je Kilometer Ab Kilometer 301 0,05 je Kilometer Es ist zu beachten: Um die zurückgelegte Wegstrecke nachzuvollziehen ist ein Ausdruck des Routenplaners notwendig. Aus diesem müssen die zurückgelegten Kilometer ersichtlich sein, sowie die genaue Adresse (Straße, Gasse, PLZ) des Reisezieles. Auf einer Wegstrecke, die nicht länger als 8 Kilometer ist, beträgt der Beförderungszuschuss insgesamt 1,64. Der Beförderungszuschuss darf pro Wegstrecke höchstens 52,00 betragen. Für die Ermittlung der Weglänge ist die kürzeste Wegstrecke (bezogen auf die Straßenkilometer) maßgebend. 5.3 PKW Für die Auszahlung von Kilometergeld sind folgende Unterlagen notwendig: 1. Ausdruck des Routenplaners Aus diesem muss die Anzahl der im Rahmen der Reise zurückgelegten Kilometer ersichtlich sein, sowie die genaue Adresse (Straße, Gasse, PLZ) des Reisezieles. Verrechnung: 0,42 /km. 2. Begründung für die Nutzung des PKW Bisher wurden vom FWF folgende Begründungen akzeptiert: schweres Gepäck, körperliche Beeinträchtigung des Reisenden, oder wenn das Reiseziel generell schwer mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist. Wenn keine Begründung vorliegt, kann statt dem Kilometergeld in diesem Fall Beförderungszuschuss verrechnet werden. (Siehe 5.2 Punkt Bahn/Straßenbahn/Bus). Die Begründung für die Nutzung des PKW hat darüber hinaus folgende Informationen zu enthalten: Anzahl und Namen der Beifahrer_innen. (Dem Fahrer wird pro Beifahrer_in das Kilometergeld um 0,05 /km erhöht.) KFZ-Kennzeichen Seite 5

8 5.4 ÜBERNACHTUNGSKOSTEN Für die Abrechnung der Nächtigung gibt es zwei Varianten. Pauschale Nächtigungsgebühr Wenn keine Hotelrechnungen vorliegen, können pauschale Nächtigungsgebühren ausgezahlt werden. In diesem Fall ist die Nächtigungsgebühr unbedingt bei der Reiskostenabrechnung im ESS anzukreuzen und muss dem Ausdruck des Reisekostennachweises aus ESS, welcher den Belegen beiliegt, auch zu entnehmen sein. (Wenn bei der Reisekostenabrechnung keine Nächtigungsgebühr ausgewählt wurde, wird diese auch nicht rückerstattet.) Die Höhe der Nächtigungsgebühren unterscheidet sich bei In- und Auslandreisen. Auslandreisen: Bei Auslandsreisen ist Höhe der Nächtigungsgebühren vom Reiseland und vom Anstellungsverhältnis des Reisenden abhängig. Die im ESS hinterlegten Gebühren sind folgendem Link zu entnehmen: Inlandreisen: Bei Inlandsreisen beträgt die Nächtigungsgebühr unabhängig vom Anstellungsverhältnis EUR 15,00. Übernachtungskosten Beleg: Original-Hotelrechnung inkl. Zahlungsnachweis Zahlungsnachweis: Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung oder bei Barzahlung Saldierung 5.5 TAGESGEBÜHREN Die Tagesgebühren bei Reisen im Rahmen von FWF-Projekten werden entsprechend der an der TU Wien gültigen Reiserichtlinie bzw. entsprechend der Betriebsvereinbarung zu Dienstreisen ausbezahlt. Die Tagegebühren werden nur dann ausbezahlt, wenn sie vom Reisenden bei der Reisekostenabrechnung in ESS im vorgesehenen Feld angekreuzt wurden. Seite 6

9 Inlandsreisen: Stellt ein Dritter während der Dienstreise Essen zur Verfügung, so werden die Tagesgebühren pro bezahltem Mittagessen um 40% reduziert. Bei einem bezahlten Abendessen werden die Tagesgebühren zusätzlich um 40% gemindert. Ein von Dritten bezahltes Frühstück reduziert die Tagesgebühren um 15%. (Bei Vollverpflegung werden dem Reisenden dementsprechend 5% der Tagesgebühr ausgezahlt.) 5.6 KONFERENZKOSTEN Beleg: Anmeldebestätigung inkl. Zahlungsnachweis Zahlungsnachweis: Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung oder bei Barzahlung Saldierung 5.7 TAXIKOSTEN Taxikosten können grundsätzlich nur mit einer Begründung abgerechnet werden. Beleg: Rechnung inkl. Zahlungsnachweis Zahlungsnachweis: Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung oder bei Barzahlung Saldierung Begründung: Bisher wurden vom FWF folgende Begründungen akzeptiert: schweres Gepäck oder körperliche Beeinträchtigung des Reisenden. 5.8 VISUM Beleg: Ausdruck aus welchen die Visumsgebühren ersichtlich sind. Zahlungsnachweis: Kreditkartenabrechnung, Kontoauszug oder bei Barzahlung Saldierung Beispiel: ESTA-Registrierung. Für diese ist eine Gebühr von 14 US-Dollar zu entrichten, welche online mit Debitkarte oder einer der folgenden Kreditkarten bezahlt werden: Visa, MasterCard, American Express o- der Discover. In diesem Fall ist der Kreditkartenabrechnung ein Ausdruck von der Homepage der Botschaft beizulegen, auf welchen die Höhe der Kosten zu entnehmen ist. 5.9 IMPFUNG Im Rahmen von Auslandreisen werden Kosten für notwendige Impfungen erstattet. Beleg: Arztrechnung Seite 7

10 5.10 REISEVERSICHERUNG Beleg: Bestätigung über die abgeschlossene Reiseversicherung, aus welcher die Höhe der angefallenen Kosten hervorgeht, Zahlungsnachweis. Zahlungsnachweis: Kreditkartenabrechnung, Kontoauszug oder bei Barzahlung Saldierung Seite 8

11 6 ZWISCHENFINANZIERUNG Eine Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich. Voraussetzung ist ein genehmigter Dienstreiseantrag. Die Zwischenabrechnung ist wie eine Spesenabrechnung zu erfassen. Nach Genehmigung dieser erfolgt die Auszahlung am 15. oder zum 30. des Monats. Pauschalen können hingegen nur bei der Endabrechnung geltend gemacht werden. Für die Endabrechnung werden sämtliche Belege benötigt, die im Rahmen der Reise angefallen sind, auch jene die für die Zwischenfinanzierung relevant waren. 7 SONDERFÄLLE: GRUPPENREISEN UND URLAUB Sonderfall 1: Gruppenreise Mehrere TU-Mitarbeiter_innen fahren gemeinsam für dasselbe Projekt auf eine Reise. Im Rahmen dieser werden sämtliche für alle Reisenden angefallenen Kosten von einer Person vorfinanziert. In einem solchen Fall ist folgendes zu beachten: Reiseantrag: ist in diesem Fall von jeder TU-Mitarbeiter_in auszufüllen. Nur jene Mitarbeiter_in, welche die Gesamtkosten für alle anderen Reisenden vorfinanziert hat, hat auch die geschätzten Reisekosten anzugeben und das Feld Gruppenreise anzukreuzen. Alle anderen Reisenden haben in ihrem ESS-Reiseantrag die geschätzten Kosten mit 0,00 anzugeben. Reisekostenabrechnung: Nur von der Mitarbeiter_in, welche die Gesamtkosten aller Reisenden vorfinanziert hat, ist eine Reisekostenabrechnung im ESS zu erstellen. Die Namen der Reisenden sind im Feld Kommentar einzutragen Sonderfall 2: Gruppenreise Mehrere TU-Mitarbeiter fahren gemeinsam im Rahmen unterschiedlicher Projekte auf Dienstreise. Die Kosten eines Mitreisenden werden teilweise von einer anderen Person vorfinanziert. In einem solchen Fall ist folgendes zu beachten: Reiseantrag: ist von jeder der reisenden TU-Mitarbeiter_innen im ESS auszufüllen. Die geschätzten Kosten sind von jeder TU-Mitarbeiter_in anzugeben. Seite 9

12 Reisekostenabrechnung: Jede Mitarbeiter_in erfasst ihre eigene Reisekostenabrechnung im ESS. Der von einem anderen Reisenden vorfinanzierte Betrag muss diesem privat erstattet werden, damit jede TU- Mitarbeiter_in die Kosten in ihrer Reisekostenabrechnung angeben kann. Als Zahlungsnachweis für die Rückerstattung an die Mitarbeiter_in, welche die Vorfinanzierung übernommen hat, gilt in diesem Fall bei Barzahlung eine Empfangsbestätigung der Empfänger_in. Bei Überweisungen ist eine Kopie des Kontoauszuges beizulegen Sonderfall 3: Urlaub nach der Dienstreise Wenn anschließend an die Dienstreise Urlaub konsumiert wird, ist folgendes zu beachten: Reiseantrag: Die Anzahl der im Reisezeitraum angefallenen Urlaubstage ist in das vorgesehene Feld unbedingt einzutragen. (Achtung bei Wochenendtagen: Samstag und Sonntag zählen nicht als Urlaubstage) Die konsumierten Urlaubstage dürfen nicht in die angegebene Reisezeit eingerechnet werden. Im Feld Kommentar ist zusätzlich das genaue Datum der Urlaubstage anzugeben. Beispiel: Dienstreise von DO, bis DO, Anschließend wird Urlaub bis DI, konsumiert. In diesem Beispiel wären folgende Angaben im Reiseantrag zu machen: Reiseantrag: Verwendete Urlaubstage: 3 (Auf den Zeitraum von entfällt das Wochenende. Samstag und Sonntag zählen nicht als Urlaubstage) Kommentarfeld: Urlaub von 8.4. bis Sonderfall 4: Urlaub vor der Dienstreise Wenn vor der Dienstreise Urlaub konsumiert wird, ist folgendes zu beachten: Reiseantrag: Die Anzahl der im Reisezeitraum angefallenen Urlaubstage ist in das vorgesehene Feld unbedingt einzutragen. (Achtung bei Wochenendtagen: Samstag und Sonntag zählen nicht als Urlaubstage) Die konsumierten Urlaubstage dürfen nicht in die angegebene Reisezeit eingerechnet werden. Im Feld Kommentar ist zusätzlich das genaue Datum der Urlaubstage anzugeben. Beispiel: Dienstreise von MO, 6.6.bis MI, Vor der Dienstreise vom 6.6. bis 9.6. wird Urlaub konsumiert. In diesem Beispiel wären folgende Angaben im Reiseantrag zu machen: Reiseantrag: Verwendete Urlaubstage: 4 eingeben Kommentarfeld: Urlaub von 6.6. bis Seite 10

13 7.1.5 Sonderfall 4: Urlaub während der Dienstreise Wenn während der Reise ein Urlaubstag konsumiert wird, ist der Dienstreiseantrag über die gesamte Reisedauer zu erfassen. Wichtig hierbei ist es die Urlaubstage im Dienstreiseantrag im Feld Verwendete Urlaubstage zu erfassen. Bei der Spesenabrechnung ist im Feld Kommentar Urlaub von bis einzutragen. Beispiel: Dienstreise von MO, 1.8.bis FR, Urlaub war am 8.8. und 9.8. In diesem Beispiel wären folgende Angaben im Reiseantrag zu machen: Reiseantrag: Verwendete Urlaubstage: 2 eingeben Kommentarfeld: Urlaub von 8.8. bis 9.8. Seite 11