ELEKTRONISCHE REISERECHNUNG (ESS)

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Kirsten Fischer
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1 ELEKTRONISCHE REISERECHNUNG (ESS) Seite 1

2 INHALTSVERZEICHNIS 1.0 Startseite... Seite Einstellung der Feinnavigation... Seite Dienstreisen... Seite Reisegebührentarife für Dienstreisen... Seite Erfassung der Dienstreise und SIMULATION... Seite Schulveranstaltungen... Seite Reisegebührentarife für Schulveranstaltungen... Seite Erfassung der Schulveranstaltung (SIMULATION siehe Dienstreise)... Seite Kopieren einer Reiserechnung... Seite Häufige Fehlermeldungen... Seite Behebung der Fehlermeldungen... Seite Hinweise... Seite Beschreibung der wichtigsten Statusarten... Seite Link Teamviewer Seite 2

www.portal.at SignOn Anwendungen: SAP_Web-Zugang Verbinden 1.

3 SignOn Anwendungen: SAP_Web-Zugang Verbinden 1.0 STARTSEITE Wenn diese Einstellung auf der Startseite nicht vorhanden ist, bitte weiter mit Seite Seite 3

4 1.1 EINSTELLUNG DER FEINNAVIGATION 1. Startseite schließen. 2. Neuerlich einsteigen in das Portal Austria ( 3. Rechts oben das Symbol anklicken. 4. Einstellungen der Kompatibilitätsansicht auswählen. 5. Hinzufügen anklicken. 6. Nun steht bei. 7. Nun schließen anklicken. 8. Wiederum in das Portal Austria ( einsteigen - jetzt ist die Feinnavigation wieder sichtbar. 9. Sollte das nicht der Fall sein, dann einmalig neben dem Wort Feinnavigation das Symbol anklicken Seite 4

5 1.2 DIENSTREISEN Seminare und sonst. Fortbildungen, ARGE-Sitzungen, Dienstbesprechungen, Reifeprüfungsvorsitze, Tagungen usw Seite 5

6 1.3 REISEGEBÜHRENTARIFE RArt-U = Reiseart-Unternehmensspezifisch DIENSTREISEN TAGESGEBÜHR RArt-U über 5 bis 8 Stdn. über 8 bis 12 Stdn. über 12 bis 24 Stdn. NÄCHTIGUNG Dienstreise außerhalb des Bezirkes 1 8,80 17,60 26,40 15,00 (ohne Nachweis) 105,00 (Höchstbetrag mit Nachweis) Dienstreise innerhalb des Bezirkes 7 6,60 13,20 19, Seite 6

7 1.4 ERFASSUNG EINER DIENSTREISE I. Beginn der Erfassung II. Aus Liste auswählen Hier kann der Zeitraum der anzuzeigenden Reiserechnungen geändert werden. III. Bestätigung Seite 7

8 IV. Beginn u. Ende d. Dienstverrichtung (Ausbleibezeit) Grund der Dienstreise V. In der Wertehilfe PLZ oder Ort eingeben, bzw. aus Liste mit Doppelklick auswählen Enter Handreichung ESS Nur bei Bewilligung des amtl. Kilometergeldes belegen Nur wenn keine Tagesgebühr zusteht entfernen Nur wenn Nächtigung ohne Nachweis setzen (Vergütung 15,00) ansonsten Feld leer X. Nach fertiger Eingabe SICHERN IX. Belegscanning ab Beleg anhängen IMMER NEIN ANHAKEN Siehe Aufstellung "Reisegebührentarife Dienstreisen" bewirkt die Auszahlung der entsprechenden Tagesgebühr VI. Zwingende Eingabe lt. EStG aus Liste auswählen, z.b. Schulung VII. Hier müssen zusätzliche Informationen für den Genehmiger und LSR eingegeben werden (Tatsächlicher Beginn, Ende u. Gegenstand der Fortbildung usw.) VIII. Fahrtkosten: BEZU = Beförderungszuschuss die Wegstrecke der Hinfahrt und die Wegstrecke der Rückfahrt gesondert anführen (Eingabe der Auto-KM im Feld Kurzinfo ) ÖFFI = innerst. VKM od. OÖVV (Vergütung nur mehr mit Beleg sonst BEZU) BABZ = Bahn bezahlt (Verwendung der Businesscard) Nächtigungskosten: HOT = Rechnungsbetrag für Hotel (bei Zusatzdaten Anzahl der Frühstücke eintragen) Hier sind zusätzlich zum Frühstück zur Verfügung gestellte Mahlzeiten (Mittag- und Abendessen) anzuhaken Seite 8

9 SIMULATION Schritt 1) An dieser Stelle mit der Maus markieren Seite 9

10 Schritt 2) auf Anzeigen klicken Seite 10

11 Schritt 3) auf Simulieren klicken Seite 11

12 Schritt 4) I. Fertige SIMULATION Falls erforderlich ausdrucken und in der Direktion mit den Belegen abgeben. II. Zurück Wenn keine ReiseNr aufscheint, wurde die Reiserechnung nicht gesichert! Neuerliche Anlage erforderlich Seite 12

13 Schritt 5) Zurück Seite 13

14 Schritt 6) Ansicht nach der Simulation - Reiserechnung befindet sich jetzt beim Genehmiger Seite 14

15 2.0 SCHULVERANSTALTUNGEN Seite 15

16 2.1 REISEGEBÜHRENTARIFE RArt-U = Reiseart-Unternehmensspezifisch SCHULVERANSTALTUNGEN Art der Schulveranstaltung RArt-U TAGESGEBÜHR Zeitraum Abschlusslehrfahrt E 25,34 je Tag Exkursion B 6,86 über 5 8 Stdn. Exkursion K 17,60 über 8-12 Stdn. Exkursion K 26,40 über Stdn. Intensivsprachwoche E 25,34 je Tag Kennenlerntage E 25,34 je Tag Projekttage, Projektwoche E 25,34 je Tag Sommersportwoche D 27,72 je Tag Wandertag, Sporttag (halbtägig) F 11,22 über 5 bis 8 Stdn. Wandertag, zusammengelegte Wandertage und Sporttage (ganztägig) F 23,10 je Tag Wintersportwoche C 31,94 je Tag Seite 16

17 2.2 ERFASSUNG EINER SCHULVERANSTALTUNG I. Beginn der Erfassung II. Aus Liste auswählen III. Bestätigung Seite 17

18 IV. Beginn u. Ende der Schulveranstaltung (Datum und Uhrzeit) Grund der Schulveranstaltung V. PLZ eingeben oder Ort bereits vorhanden VI. Siehe Aufstellung "Reisegebührentarife Schulveranstaltungen", bewirkt die Auszahlung der entsprechenden Tagesgebühr Enter XI. Nach fertiger Eingabe: SIMULIEREN und SICHERN X. Belegscanning IMMER NEIN ANHAKEN VII. Zwingende Eingabe lt. EStG aus Liste "Schulveranstaltung "auswählen IX. Kosten für Fahrt, Flug und Sonstiges (z.b. Eintritte). HOT = Rechnungsbetrag für Hotel aus Liste auswählen VIII. Hier müssen zusätzliche Informationen für den Genehmiger und LSR eingegeben werden (Anzahl der teilnehmenden Lehrer und Schüler, genaue Zusammensetzung sonstiger Kosten "SON.") Seite 18

19 3.0 KOPIEREN EINER REISERECHNUNG I. Gewünschte Reiserechnung markieren und "Kopieren" anklicken II. Gewünschtes Reisedatum eingeben und mit bestätigen Seite 19

20 III. Reiserechnung wurde nun mit neuem Datum 1:1 angelegt. Es können jetzt alle kopierten Parameter verändert werden IV. "Belegscanning nein" kann nicht kopiert werden und muss in jedem Fall wieder mit werden belegt V. Es muss jetzt die Reiserechnung nur mehr gesichert werden Seite 20

21 3.1 HÄUFIGE FEHLERMELDUNGEN Fehlermeldung erscheint immer links unten Bildschirmeinstellung eventuell ändern Seite 21

22 3.2 BEHEBUNG DER FEHLERMELDUNGEN Fehlermeldung: Lösung des Problems: Bei der Anlage wurde das falsche Reiseschema ausgewählt Im Feld RArt-U bei Inlandsreise nur Ziffer 1 oder 7 möglich. bei Schulveranstaltung nur Buchstaben B,C,D,E,F,K möglich. Bitte wenden Sie sich an die zuständige Sachbearbeiterin Bitte wenden Sie sich an die zuständige Sachbearbeiterin Die Fehlermeldung mit Enter bestätigen und weiter siehe Seite 8 Punkt VI. Die Fehlermeldung mit Enter bestätigen und immer anhaken Seite 22

23 3.3 HINWEISE Falls Ihre Reiserechnung längere Zeit nicht zur Auszahlung gelangt Überprüfung des Registers "Bemerkungen": Hier werden Mitteilungen betreffend notwendige Korrekturen und allfällige Informationen durch die Sachbearbeiterin vom LSR f. OÖ eingetragen Seite 23

24 4.0 BESCHREIBUNG DER WICHTIGSTEN STATUSARTEN FÜR ESS Legende Status Genehmigung Abrechnung Reise erfolgt abzurechnen Bedeutung Reiserechnung angelegt, Reiserechnung genehmigt oder Reiserechnung nach Zurücksendung korrigiert. Reiserechnung wurde zwischengesichert Reise erfolgt Reise wartet Reise genehmigt offen abzurechnen abzurechnen und nach erfolgter Abrechnung (jeweils Montag) Üb.DTA/übg.F/üb.L Reiserechnung wurde noch nicht genehmigt Reiserechnung wurde vom Genehmiger zur Korrektur zurückgewiesen (siehe unter Benachrichtigungen auf der Startseite) Reiserechnung wurde abgelehnt Bei Anlage mehrerer Reiserechnungen in Folge wird die vorherige Reiserechnung automatisch mit versehen. Reiserechnung kann auch mit weiterbearbeitet werden. Reiserechnung wurde vom Bearbeiter beim LSR f. OÖ kontrolliert. Reiserechnung wurde vom Prüfer beim LSR f. OÖ zur Auszahlung freigegeben Seite 24

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