Bisher wurden Reiseanträge und Reiseabrechnungen in Papierform abgewickelt:

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1 Fakultät für Mathematik: Reisen (Antrag und Abrechnung) Bisher wurden Reiseanträge und Reiseabrechnungen in Papierform abgewickelt: Folgende Verfahrensschritte sind bei der Beantragung und Abrechnung von Reisen zu beachten: Alle Reisen Reisebeihilfe und Dienstreisen - werden über das Dekanat beantragt (Ausnahme: Für Inlandsreisen von Professorinnen und Professoren gibt es eine allgemeine Dienstreisegenehmigung, Reisen ins Ausland müssen stets beantragt werden). Die Absprache innerhalb des Bereichs zur jeweiligen Zuschussgrenze wird durch den Sichtvermerk der Professorin / des Professors bestätigt. Im Dekanat wird eine Liste mit den beantragten Reisen geführt, um die Etats im Blick zu behalten. Anträge ohne Obergrenze bzw. Anträge, die den bewilligten Betrag innerhalb des Bereichs überschreiten, können nicht genehmigt werden. Die Bereiche regeln intern selbst, wie die Zuschüsse auf die Reisen und Personen verteilt werden sollen. (*) 1 An die Rektorin/den Kanzler der TU Dortmund a. d. D. Bitte in zweifacher Ausfertigung Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise mit Reisekostenvergütung einer Dienstreise unter Verzicht auf Reisekostenvergütung X einer Reisebeihilfe X bis zu einem Betrag von xxxxx EUR bis zur Höhe der Pauschalbeträge für Dienstreisen 2 X Haushaltsmittel Drittmittel PSP-Element L Bei Drittmitteln oder Berufungsmitteln: anderes PSP-Element etc. 16 Die Reise wird nicht im Rahmen einer Nebentätigkeit ausgeführt. XXXX (Unterschrift der/des Reisenden) Datum und Unterschrift Antragsteller(in) 17 Vertreter(in) Sichtvermerk XXXXX (Unterschrift Professor/in o.ä.) Die Reise ist aus dienstlichen Gründen erforderlich. Unterschrift Dekan (Datum) (Rektorin/Kanzler/Dekan(in)/Dezernent(in) o.ä.) Reisekostenrechnung... PSP-Element L Sachlich richtig (*) Hinweis: Wenn "interne Mittel" für Reisen verwendet werden sollen, ist das Verfahren analog (gleiches PSP-Element); hier sind Antrag und Abrechnung stets mit einem Verweis auf die "internen Mittel" (z.b. via Post-It-Nachricht) im Dekanat einzureichen. Neu: Reisen via SAP Künftig (ab Ende Mai 2015) werden Reisen ähnlich wie Urlaub oder Beschaffungen über SAP abgewickelt. Die Antragstellung, die Genehmigung und die Abrechnung erfolgen über das System. Einige Hinweise und Erläuterungen finden Sie dazu auf den nachfolgenden Seiten. (Erklärfilme und Lehrvideos finden Sie dazu auch im Serviceportal der TU Dortmund:

2 Erläuterungen zur Reiseabwicklung mit SAP (Antrag und Abrechnung) Startseite Reisen Reiseantrag Geschätzte Kosten: Hier sollte eine Schätzung der Kosten eingetragen werden. Dieser Betrag wird als Obligo in SAP aufgenommen (Budget wird entsprechend gebunden; Konteneinsicht). Bei der Reisebeihilfe sollte hier der vorgesehene Maximalbetrag eingetragen werden. Dieses Feld kann auch leer bleiben (z.b. bei Reisen "unter Verzicht" - Unfallschutz). Mit der Abrechnung der Reise wird das Obligo entsprechend wieder aufgelöst. Vorschuss: Dieses Feld dient zur Beantragung eines Vorschusses; in diesem Fall ist eine Kostenschätzung obligatorisch. Entsprechende Anlagen als Nachweis sind ebenfalls erforderlich.

3 Wichtig bei der Reisebeihilfe: Der Betrag ist in der Regel "gedeckelt" (Auszahlungsobergrenze); die genaue Höhe wird innerhalb des Lehrstuhls abgesprochen und aufgeführt. Diese Obergrenze muss bei der Antragsstellung von der/dem Reisenden in das Bemerkungsfeld eingetragen werden (zusätzlich zum Feld "Geschätzte Kosten"). Steht hier kein Betrag, wird der Antrag (zunächst) abgelehnt. Der Antrag kann dann nachgebessert werden. Beispiel: Finanzierung: Das PSP-Element für Reisen aus Fakultätsmitteln (Reisebeihilfe, interne Mittel,...) ist stets: L (Kostenzuordnung). Sollen Reisen aus Drittmitteln o.ä. finanziert werden, klären Sie das entsprechende PSP-Element vorab mit Ihrem Sekretariat. Kostenzuordnung: Sollen interne Mittel o.ä. verwendet werden, ist auch dies im Bemerkungsfeld aufzuführen, vgl. Beispiel: Zur Genehmigung senden: Über den Schalter "Prüfen" kommt die Auswahl, um den Antrag etc. abschließend zur Genehmigung weiterzuleiten. Dazu muss das entsprechende Feld ausgewählt werden Genehmigung: Reiseanträge werden im Regelfall von zwei Stellen freigegeben resp. genehmigt: Budgetverantwortliche/r (1. Schritt) (abhängig vom PSP-Element) Vorgesetzte/r (2. Schritt) (analog zum Urlaubsantrag) Die Genehmigung erfolgt in einem Schritt, wenn beide Stellen identisch sind.

4 Abrechnung: Die Angaben aus dem Reiseantrag werden im System für die spätere Reiseabrechnung übernommen; hier müssen ggf. Angaben korrigiert werden, wenn sich z.b. die Zeiten geändert haben. Ansonsten werden die entsprechenden Angaben (Reisedaten etc.) bei der Abrechnung eingetragen. Reiseabrechnung: Ein Obligo wird erst mit der Reiseabrechnung aufgelöst. Soll z.b. eine Reise doch nicht abgerechnet werden, weil sie nicht stattfand oder weil eine andere Finanzierung erfolgt ist, so geschieht dies ebenfalls über die Reiseabrechnung mit Kosten = Null. Sonderfälle: Bei Reisen ohne Fahrtkosten ("dienstlicher Charakter" / Dienstreise unter Verzicht auf Reisekostenvergütung) geht es um den Versicherungsschutz. Bei der Reiseart wird dann der Punkt "Unfallschutz" (statt DR Beschäftigte) ausgewählt. Ein Dienstgang wird analog beantragt ("Reise" am Dienstort oder am Wohnort): Anlagen: (Antrag und Abrechnung) werden in SAP hochgeladen

5 Workflow Reisen: Beschreibung von Dezernat 3 Im Reiter "Reisen" wählen Sie "Reiseantrag anlegen" und erfassen die erforderlichen Daten wie Reisebeginn und -ende, die Daten des Dienstgeschäftes, den Zielort und den Grund der Reise, einen evtl. Vorschuss, das PSP-Element, aus dem die Kosten bezahlt werden sollen, sowie das Verkehrsmittel. Bitte geben Sie auch evtl. erforderliche Begründungen im Bemerkungsfeld an. Bei der Eintragung des PSP-Elementes beachten Sie bitte, dass zunächst das Kontierungsobjekt "PSP-Element" zugeordnet wird. Anschließend leiten Sie den Antrag elektronisch weiter. Bitte beachten Sie, dass Sie den Antrag nicht "nur" als Entwurf sichern! Ein evtl. beantragter Vorschuss wird nach der Genehmigung der Reise durch die Reisekostenstelle bearbeitet, leiten Sie dazu einen Ausdruck des Antrages mit den vorhandenen Belegen der Reisekostenstelle zu. Anhand des im Antrag geschlüsselten PSP-Elementes ermittelt das System die Person, die für das Budget verantwortlich ist und dies für die Reise freigibt. Danach genehmigt die vorgesetzte Person die Reise endgültig. Sollten die budgetverantwortliche und die vorgesetzte Person identisch sein, erfolgt die Genehmigung in einem Schritt. Danach können Sie Ihre Reise durchführen. Nach Ihrer Rückkehr können Sie über den Reiter "Meine Reiseanträge" die Reise auswählen und die entsprechende Abrechnung anlegen (Achtung, die Reise bitte nicht doppelt anlegen). Dazu ergänzen bzw. korrigieren Sie die dortigen Angaben und erfassen evtl. gefahrene Kilometer im Privat-PKW und Belege wie z.b. Hotelrechnungen oder Bahnfahrkarten. Evtl. durch die TU Dortmund bezahlte Rechnungen werden als "bezahlter Beleg" (z. B. "Tagungsgebühr bez. stfr.") erfasst. Vor der Belegerfassung müssen Sie evtl. zunächst den "Beleg" "geschätzte Kosten" löschen. Bitte erfassen Sie die Belege grundsätzlich als "steuerfrei" ("stfr."), da lediglich bei wirtschaftlichen Projekten die Belege als steuerpflichtig "stpfl." zu erfassen sind. Dann senden Sie den Antrag elektronisch weiter zur Genehmigung. Die Belege leiten Sie mit einem (unterschriebenen) Ausdruck des Antrages auf Reisekostenabrechnung der Reisekostenstelle zu. Auch jetzt erhält zunächst die für das Budget verantwortliche Person die Reise zur Freigabe. Nach der Budgetfreigabe geht der elektronische Antrag auf Reisekostenabrechnung zur Reisekostenstelle und wird dort bearbeitet. Workflow Reisen Beschreibung von Dezernat 3

6 Jetzt gibt es noch zwei Besonderheiten: a) Falls Sie eine Reise ohne Reisekostenerstattung durchführen wollen, gehen Sie bitte wie oben beschrieben vor, geben jedoch bei "Reiseart, U.-spezifisch:" Unfallschutz (dies ist der einzige Unterschied) an: b) Falls eine Reise abgerechnet werden soll, für die bereits eine Rechnung vorliegt, die die TU Dortmund bezahlt hat: In diesem Fall wurde bereits eine Reisekostenabrechnung angelegt, da die Rechnung mit einer Reisenummer versehen werden musste. Sie finden die Reisekostenabrechnung dann im Reiter "Reisen" => "Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen" => "Meine Reisekostenabrechnungen". Sie können die entsprechende Reise (der Beleg ist dort bereits erfasst) dann auswählen und über "Ändern" die weitere Bearbeitung (wie oben beschrieben) vornehmen. Sie können einen Antrag auf Reisekostenabrechnung aber auch anlegen, ohne dass vorher eine Reise beantragt wurde. Dies ist für die Personen von Bedeutung, die eine Dauerdienstreisegenehmigung haben. Bei der Genehmigung einer Reise, die ja nun durch die vorgesetzte Person und nicht mehr durch das Dezernat Personal und Recht erfolgt, sind natürlich die reisekostenrechtlichen Bestimmungen zu berücksichtigen. Workflow Reisen Beschreibung von Dezernat 3