NEU Online-Beantragung von Freistellungen unter Belassung der Bezüge

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Lisa Geier
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Personal Self Services (PSS-Update 2017): NEU Online-Beantragung von Freistellungen unter Belassung der Bezüge (bis zu 1 Monat) Die Applikation "Personal Self Services (PSS)" wird ab 01.03.

1 Personal Self Services (PSS-Update 2017): NEU Online-Beantragung von Freistellungen unter Belassung der Bezüge (bis zu 1 Monat) Die Applikation "Personal Self Services (PSS)" wird ab um die Abwesenheitsart Freistellungen bis zu 1 Monat ergänzt und bietet jenen Personen der Universität Salzburg, die für diese Abwesenheitsart berechtigt sind, die Möglichkeit, über PLUS-Online unten angeführte Abwesenheitsart zu beantragen bzw. in bereits beantragte Abwesenheiten und deren jeweiligen Bearbeitungsstatus einzusehen. Bei der allerersten Verwendung von PSS ist die Anwenderdokumentation Onlinebeantragung von Urlauben vorrangig zu empfehlen. Eine Anwenderdokumentation (Online Beantragung von Freistellungen) ist auf der Internetseite der Personalabteilung abgelegt Zusätzlich finden Sie die Anleitungen auch über Ihre Visitenkarte in PLUS-Online: Spalte "Ressourcen "Doku/Handbücher für Bedienstete" Überschrift "Personal Self Services". Wie beim Urlaub erfolgt auch die Beantragung einer Freistellung in drei einfachen Schritten: Schritt 1: Abwesenheitsart wählen Für Freistellungen über 1 Monat ist nach wie vor das Formblatt Antrag auf Gewährung einer Freistellung über 1 Monat zu verwenden. Formular: Antrag auf Freistellung über 1 Monat PSS-Update 2017: Freistellung bis zu 1 Monat Seite 1

Schritt 2: Daten zum Antrag eingeben 0000800001 Mustermann, Maximilian Die gelb umrahmten Felder sind Pflichtfelder. Art der Tätigkeit sowie Zweck und Begründung bitte möglichst genau erklären.

2 Schritt 2: Daten zum Antrag eingeben Mustermann, Maximilian Die gelb umrahmten Felder sind Pflichtfelder. Art der Tätigkeit sowie Zweck und Begründung bitte möglichst genau erklären. Da nur ein Dokument hochgeladen werden kann, müssen mehrere Beilagen in einer Datei abgespeichert (ZIP-Datei) und hochgeladen werden. Wenn Sie bereits einen Reiseantrag (Inlandsdienstreise/Auslandsdienstreise/Reisekostenzuschuss) gestellt haben, ist ein zusätzlicher Freistellungsantrag über PSS nicht mehr erforderlich, bitte in diesem Fall die Beantragung abbrechen. PSS-Update 2017: Freistellung bis zu 1 Monat Seite 2

Schritt 3: BestätigerIn definieren Persönlich zur Genehmigung (Bestätigung) ausgewählte Personen: Bei der Freistellung muss der Antrag dem/der FB-/Projekt-LeiterIn und/oder dessen/deren

3 Schritt 3: BestätigerIn definieren Persönlich zur Genehmigung (Bestätigung) ausgewählte Personen: Bei der Freistellung muss der Antrag dem/der FB-/Projekt-LeiterIn und/oder dessen/deren StellvertreteterIn zugeordnet werden. Eine Delegierung an andere Personen ist nicht erwünscht. Wenn Sie Ihre/n (Urlaubs)Bestätiger/in bereits voreingestellt haben, ist gegebenenfalls eine Korrektur erforderlich. Bei zusätzliche Benachrichtigungen können Sie, wie beim Urlaub, Personen über Ihre geplante Abwesenheit in Kenntnis setzen. PSS-Update 2017: Freistellung bis zu 1 Monat Seite 3

4 Informationen zur Applikation Berechtigung Die Applikationsergänzung ist nur für das wissenschaftliche Personal zugänglich. Workflow Bei der Online-Beantragung einer Freistellung bis zu 1 Monat ist, wie beim Urlaub, eine bestimmte Abfolge von Bearbeitungsschritten (Workflow) nötig: 1.) a) der/die WissenschaftlerIn stellt online einen Antrag auf Freistellung bis zu 1 Monat und b) benennt dabei die Person, welche den Antrag bestätigen soll (FB-/Projekt-LeiterIn und/oder StellvertreterIn). 2.) der/die FB-/Projekt-LeiterIn und/oder Stellvertretung prüft den Antrag und die beigefügten Beilagen auf Vollständigkeit und entscheidet, ob die Freistellung aus FB-Sicht notwendig ist und der Antrag Angenommen oder Abgelehnt werden soll. 3.) In der Personalabteilung erfolgt die abschließende Überprüfung (Genehmigung). Mit der Genehmigung/Übernahme in SAP ist der Antrag genehmigt. Teilgenehmigungen oder Ablehnungen werden via kommuniziert. Letztere lösen die Stornierung des Antrages aus. Status eines Freistellungsantrages Der Status eines Freistellungsantrages kann im Laufe des oben angeführten Workflows folgende Ausprägungen annehmen: - "Warte auf Bestätigung": der Freistellungsantrag wurde erfasst und an eine bestätigende Person weitergeleitet. Bearbeitung noch offen : die Bestätigung ist noch ausständig. - "Abgelehnt": der Freistellungsantrag wurde von der bestätigenden Person nicht akzeptiert. In diesem Fall endet der Workflow bereits hier. - "Angenommen": die bestätigende Person hat den Freistellungsantrag akzeptiert, dieser wurde an die Personalabteilung zur Endprüfung weitergeleitet. Ab diesem Status ist der Antrag für den/die Antragsteller/in nicht mehr änderbar. - "Genehmigt/Übernommen in SAP": der Freistellungsantrag wurde genehmigt. - PERS abgelehnt/storniert : der Freistellungsantrag wurde nicht genehmigt. Benachrichtigungen PLUS-Online versendet automatisch Benachrichtigungen per an den/die AntragstellerIn, wenn sich der Status eines Antrags geändert hat (z.b. von "Warte auf Bestätigung" zu "Angenommen") an die bestätigenden Personen, wenn ein Antrag auf Bestätigung wartet. an jene Person(en), die bei der Beantragung für die zusätzliche -Benachrichtigung definiert wurde(n). PSS-Update 2017: Freistellung bis zu 1 Monat Seite 4

FB-/Projekt-LeiterIn und/oder deren VertreterIn: Antrag bestätigen Sobald ein Antrag auf Freistellung abgeschickt wird, erhält der/die Bestätiger/in ein Verständigungsmail.

Durch Klick auf Abbrechen gelangen Sie wieder zur Übersicht.

5 FB-/Projekt-LeiterIn und/oder deren VertreterIn: Antrag bestätigen Sobald ein Antrag auf Freistellung abgeschickt wird, erhält der/die Bestätiger/in ein Verständigungsmail. Beim direkten Einstieg in PSS werden alle noch offenen Anträge aufgelistet. Im Bereich "Genehmigung" können Sie durch Anklicken der Freistellung diese prüfen. Durch Klick auf Abbrechen gelangen Sie wieder zur Übersicht Mustermann, Maximilian Markieren Sie bitte die zu bestätigende Freistellung, klicken dann auf "Angenommen" oder "Abgelehnt" und anschließend auf "Speichern". Falls eine Freistellung abgelehnt wird, sollte im Anmerkungsfeld eine kurze Erklärung eingetragen werden. Dies kann auch notwendig werden, wenn für die Entscheidung wichtige Grundlagen (Einladung, Programm etc.) fehlen. PSS-Update 2017: Freistellung bis zu 1 Monat Seite 5

6 Die so bestätigte oder abgelehnte Freistellung verschwindet aus der Liste der zu bestätigenden Abwesenheiten. Der/die Antragsteller/in wird per über den Statuswechsel informiert und der Antrag ggf. zur weiteren Überprüfung an die Personalabteilung weitergeleitet. Funktion "Abwesenheitsplaner" Jede Person mit zugeteilter Funktion "PSS Urlaubsplaner" bekommt eine Übersicht über die beantragten/bestätigten/in SAP übernommenen Abwesenheiten aller Mitglieder der Organisationseinheit, an welcher ihr diese Funktion zugeteilt wurde. Die Nutzung dieser Funktion empfiehlt sich also vor allem für: a) alle Mitglieder einer OE, wenn jedes Mitglied eine Übersicht über alle Abwesenheiten der OE haben soll (z.b. bei flacher Organisationsstruktur) b) einzelne Personen, die einen Überblick über alle Abwesenheiten der eigenen OE benötigen, wie: LeiterIn, Sekretariat, o.ä. (wenn z.b. mehrere Abteilungen innerhalb der OE existieren). In beiden Fällen wird die programmspezifische Funktion "PSS Urlaubsplaner" durch den/die PLUS-Online - Beauftragte/n einer Organisationseinheit auf Ebene der betroffenen OE in PLUS-Online vergeben. Alle BenutzerInnen mit zugeteilter Rolle finden im Navigationsmenü der Applikation einen zusätzlichen Eintrag "Abwesenheitsplaner", welcher eine monateweise Übersicht aller geplanten Abwesenheiten bietet: E = Erholungsurlaub, F = Freistellung Über die Kalender-Navigationsleiste (blau umrandet) kann der Monat bzw. das Jahr gewechselt werden. PSS-Update 2017: Freistellung bis zu 1 Monat Seite 6

7 Abwesenheiten von Mitgliedern einzelner Abteilungen oder einzelner Personen In Organisationseinheiten, welche mehrere Abteilungen aufweisen, mag es sinnvoller erscheinen, die Abwesenheitsübersicht auf die eigene Abteilung zu beschränken. In diesem Fall darf für die Mitglieder der Abteilung nicht die Funktion "PSS Abwesenheitsplaner" vergeben werden; die Mitglieder der Abteilung müssen ihre eigenen Urlaube explizit jener/n Person/en, welche die Abwesenheiten einsehen soll, freigeben. Um Ihre Abwesenheiten frei zu geben, klicken Sie im Navigationsmenü auf "Aktion Einstellungen Eigene Abwesenheiten freischalten". Ansprechpartner bei Fragen und Problemen Bei fachlichen/rechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte wie bisher an die Personalabteilung. Sollte es technische Probleme mit der PLUS-Online-Applikation geben, wenden Sie sich bitte an die DLE ITServices per Überarbeitet von Monika Schaffler Personalabteilung Stand: PSS-Update 2017: Freistellung bis zu 1 Monat Seite 7

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