ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS

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1 Abteilung V/6 PM-SAP Applikationsmanagement Hintere Zollamtsstrasse 2b 1030 Wien Version 1.0 ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS PM-SAP Anwender/innen-Information

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ÜBERBLICK ESS EINSTIEG ESS ARBEITSVORRAT AUFRUF FUNKTION "SARI" BEARBEITUNG VON GESCHÄFTSFÄLLEN Geschäftsfall "zurücklegen" Geschäftsfall "ablehnen" Geschäftsfall "rechnerisch richtig" Geschäftsfall "sachlich richtig" Geschäftsfall "genehmigt durch" Geschäftsfall "Inventarisierung" WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 2 von 14

3 1 Einleitung Ab 01. Jänner 2014 sind die Vertragspartner/innen des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen. Es werden daher von den Bundesdienststellen keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Dieses neue Service beschleunigt die Verwaltungsabläufe und hilft, Kosten zu sparen. Dabei handelt es sich nicht nur um Kosteneinsparungen bei Papier und Porto, sondern auch um eine Reduktion von Umweltbelastungen. Die Abteilungen V/3 und V/6 des BM für Finanzen haben die Funktionalitäten in den IT-Verfahren für das Haushaltsmanagement (HV-SAP) und das Personalmanagement (PM-SAP) entsprechend angepasst und um neue Services erweitert. Mit den Services zur e-rechnung sollen die Anwender/innen bei der Bearbeitung bestmöglich unterstützt werden. Mit Februar 2014 erfolgt die erstmalige Einbindung von ESS-Anwenderinnen und Anwendern in den Prozess zur Bestätigung der sachlichen und/oder rechnerischen Richtigkeit (SARI) von e-rechnungen. In einem 1. Schritt wird ESS-Anwenderinnen und Anwendern die neue Funktionalität "SARI HV-SAP" zur Verfügung gestellt. Diese Anwender/innen wurden der Abt. V/3 des BMF von den Ressorts und Obersten Organen als für die Prüfung der sachlich/rechnerischen Richtigkeit zuständige Personen bekanntgegeben. In einem 2. Schritt wird im Laufe des 2. Quartals 2014 allen Anwender/innen der ESS-Services (ungeachtet einer vorangegangenen Meldung) die Funktionalität "SARI HV-SAP" zur Prüfung der sachlich/rechnerischen Richtigkeit zur Verfügung gestellt. In der vorliegenden Anwender/innen-Information wird der Aufruf von Aufgaben im ESS, die in Zusammenhang mit der e-rechnung stehen und deren weitere Bearbeitung beschrieben. Bei Fragen zum Inhalt dieser Information wenden Sie sich bitte an Ihre zugeordnete Keyuserin bzw. Ihren zugeordneten Keyuser in Ihrem Ressort. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 3 von 14

4 2 Überblick Im ESS-Arbeitsvorrat werden dem/der Prüfer/in der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, dem/der Genehmiger/in sowie dem/der Inventarisierer/in Aufgaben zu offenen Vorgängen (Geschäftsfällen) in Zusammenhang mit der e-rechnung angezeigt. Überblick zum Prozessablauf und zur Verfahrenskommunikation: Durch einen Anweisungsreferenten (ARE) werden im HV-System einlangende Belege erfasst. Der ARE wählt weiters jene Person aus, die die Bestätigung der sachlichen und/oder rechnerischen Richtigkeit (SARI) der Belege über ESS durchführen soll. Der ARE startet den Workflow Richtung ESS durch die Weiterleitung der erfassten Belege an den SARI. Der SARI erhält zur anfänglichen Unterstützung eine Verständigung per , dass eine Aufgabe zu einer sachlich/rechnerischen Prüfung oder Genehmigung in seinem ESS- Arbeitsvorrat eingelangt ist. Über die Aufgabe im ESS-Arbeitsvorrat erfolgt der Aufruf der vom ARE erfassten Belege mittels Link. Die Feststellung der sachlich/rechnerischen Richtigkeit, eine Genehmigung und eine allfällige Inventarisierung erfolgen über diesen Link. Folgende Möglichkeiten stehen für die sachliche/rechnerische Prüfung zur Auswahl: Sachlich/rechnerisch richtig Sachlich richtig Rechnerisch richtig Genehmigt durch Folgende Möglichkeiten stehen für die Inventarisierung zur Auswahl: Inventarisierung erfolgt Inventarisierung erfolgt später Ziel Prüfung der sachlichen und/oder rechnerischen Richtigkeit, durchführen einer Genehmigung, sowie Hinzufügen von Inventarisierungsvermerken über den ESS-Arbeitsvorrat. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 4 von 14

5 3 ESS Einstieg Die Employee Self Services (ESS) rufen Sie über das Portal auf. Weitere Erläuterungen zum Starten von Anwendungen aus dem Portal können Sie der Portalunterlage Ihres Ressorts entnehmen. ESS ist eine Webapplikation und wird über einen Webbrowser aufgerufen. Rufen Sie ESS über Ihren Portalzugang auf. Sie gelangen auf die ESS- Startseite. Diese ist in drei Bereiche gegliedert: Kopfbereich (A), Navigations- (B) und Inhaltsbereich (C). A) Der Kopfbereich der Startseite orientiert sich an der Rolle der Portalanwenderin bzw. des - anwenders. Grundsätzlich ist jede/r Anwender/in Mitarbeiter/in und kann somit über das Registerblatt Mitarbeiter/in die Services nutzen. B) Der Navigationsbereich enthält folgende Menüpunkte: Über den Menüpunkt Startseite gelangen Sie zum Einstiegsbildschirm. Der Menüpunkt Zentraler Arbeitsvorrat enthält eine Übersicht Ihrer Aufgaben und Benachrichtigungen. Über den Menüpunkt Stellvertreter verwalten können Sie, sofern Sie als Stellvertreter/in vorgesehen sind, Ihre aktuellen Vertretungen anzeigen. Der Menüpunkt Öffentliche Dokumente beinhaltet Hilfethemen zu den einzelnen Anwendungen sowie auch Schulungsunterlagen zu den Services. C) Die Anzeige des Inhaltsbereichs ist vom ausgewählten Menüpunkt des Navigationsbereiches abhängig. Wird der Einstiegsbildschirm (Startseite) angezeigt, können Sie mittels der Schnellverweise auf häufig benötigte Services direkt zugreifen. Sofern Sie als Stellvertreter/in definiert sind, erhalten Sie im Kopfbereich das Register Vorgesetze/r bzw. Stellvertreter/in sowie im Inhaltsbereich den Block in Stellvertretung angezeigt, der den Arbeitsvorrat jener Person anzeigt, für die Sie die Stellvertretung wahrnehmen. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 5 von 14

6 4 ESS Arbeitsvorrat Aufruf Funktion "SARI" Nachdem ein Anweisungsreferent (ARE) im HV-System einen Beleg erfasst, der sachlich/rechnerisch zu prüfen, zu genehmigen oder mit einem Inventarisierungsvermerk zu versehen ist, erhält der ausgewählte SARI eine Verständigung über den abzuarbeitenden Vorgang per . Das enthält den Hinweis, dass sich eine neue Aufgabe im ESS-Arbeitsvorrat des SARI befindet. Die Anzahl der offenen Aufgaben im Arbeitsvorrat wird im Kopfbereich der ESS-Startseite angezeigt:» Öffnen Sie die Übersicht der unbearbeiteten Aufgaben mittels Klick auf den Link.» Alternativ können Sie die Aufgaben über die Feinnavigation und den Menüpunkt Zentraler Arbeitsvorrat aufrufen. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 6 von 14

7 Übersicht über die Anzeige der Aufgaben im Arbeitsvorrat:» Wenn Sie eine Zeile über den Zeilenselektor markieren, werden im unteren Bildschirmbereich Übersichtsinformationen zur jeweiligen Aufgabe angezeigt. Aufgaben, die in Zusammenhang mit der e-rechnung in Ihrem Arbeitsvorrat einlangen, sind mit dem Betreff "Rechnungsvorgang bearbeiten" gekennzeichnet: In der gleichen Zeile werden auch das Sendedatum und der Status der Aufgabe angezeigt.» Der zu bearbeitende Rechnungsvorgang wird mittels Klick auf den entsprechenden Link geöffnet.» Danach öffent sich der Webarbeitsplatz im IT-Verfahren, in dem die weitere Bearbeitung erfolgt. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 7 von 14

8 5 Bearbeitung von Geschäftsfällen In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Bearbeitungsmöglichkeiten in Zusammenhang mit der Prüfung der sachlichen und/oder rechnerischen Richtigkeit, der Durchführung einer Genehmigung oder dem Hinzufügen von Inventarisierungsvermerken von Geschäftsfällen bzw. Rechnungsvorgängen zur Verfügung stehen Geschäftsfall "zurücklegen"» Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücklegen, um den Geschäftsfall zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 8 von 14

9 5.2. Geschäftsfall "ablehnen" Lehnt ein/e Bearbeiter/in den Vorgang ab, wird dieser an den Anweisungsreferenten (ARE) zurückgeschickt. Bei einer Ablehnung werden Sie aufgefordert, eine Notiz zu erfassen. Diese sieht der Anweisungsreferent im Elektronischen Schreibtisch im Reiter "Notizen".» Klicken Sie in der Bildlaufleiste auf den Pfeil nach unten, um nach unten zu scrollen.» Geben Sie den entsprechenden Text im Eingabefeld Notizen ein.» Klicken Sie in der Bildlaufleiste auf den Pfeil nach oben, um nach oben zu scrollen. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 9 von 14

10 » Klicken Sie auf die Schaltfläche ablehnen. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 10 von 14

11 5.3. Geschäftsfall "rechnerisch richtig"» Klicken Sie auf die Schaltfläche freigeben, um die rechnerische Richtigkeit zu bestätigen Geschäftsfall "sachlich richtig"» Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche freigeben, um die sachliche Richtigkeit zu bestätigen. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 11 von 14

12 5.5. Geschäftsfall "genehmigt durch"» Klicken Sie auf die Schaltfläche genehmigen, um eine zusätzliche Genehmigung durchzuführen. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 12 von 14

13 5.6. Geschäftsfall "Inventarisierung" Bei Erfassung der Zugangsnummer im Webschritt "Inventarisierung" wird die Zugangsnummer in die Records Management Vorgangsattribute sowie in den HV Beleg übernommen.» Geben Sie die entsprechende Zugangsnummer im gleichnamigen Feld ein.» Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter im Laufweg, um den Geschäftsfall an den/die Freigeber/in weiterzuleiten. ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 13 von 14

14 6 Weiterführende Informationen Von der Abteilung V/3 des BMF werden zahlreiche Informationen zur e-rechnung an den Bund bereitgestellt. Diese sind im BMF-Bundesintranet unter aufrufbar und umfassen folgende Themenbereiche und Inhalte: Kurzdarstellung e-rechnung Allgemeine Informationen zur e-rechnung Rechtliche Rahmenbedingungen Informationsveranstaltungen Leitfäden für Bundesdienststellen und Wirtschaft Geschäftsfälle ohne e-rechnung FAQ Einkäufergruppen Lieferanteninfo Neue Funktionen Videos ESS-300 Richtigstellung von e-rechnungen über ESS Version 1.0 Seite 14 von 14