Verwaltung von Telefonnebenstellen Applikation Telefonverwaltung

Transkript

1 Verwaltung von Telefonnebenstellen Applikation Telefonverwaltung Die Applikation Telefonverwaltung dient dazu, Telefonnebenstellen zu BOKU-Mitarbeitern zuzuordnen und ihre Anzeige zu verwalten. Mitarbeiter/innen der BOKU, die in den Sekretariatsbereichen arbeiten und jene, die die Funktion EDVV inne haben, können alle Nebenstellen ihrer zugeteilten Organisationseinheit(en) verwalten. Zielgruppe der Dokumentation: Sekretariate Mitarbeiter/innen der Departments und Institute mit der Funktion EDV-Verantwortung. Aufruf der Applikation: (Login) Visitenkarte des Departments / Instituts (Baum im linken Fenster) Applikation Telefonverwaltung Anfragen: Anfragen richten Sie bitte an: Support hotline@boku.ac.at Für technische Fragen zum Telefon oder zu Telefonklappen wenden Sie sich ans Facility Management / Fr. Karall Letzte Änderung: 25. Februar 2013 Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie auf den Serviceseiten des ZID unter:

2 Historie Dokument Telefonverwaltung 2013 Telefonnebenstellenverwaltung.docx Quelldokument BOKU --- Aktualisierungsdatum/ Autor Version Änderungen Leo Weber (ZID/BOKU-IT IS) Dokumentation erstellt Leo Weber (ZID/BOKU-IT IS) Leo Weber (ZID/BOKU-IT IS) Update und Erweiterungen bei: allgemeine Prozesse unter 1.1 Zweck genauer definiert. Legende unter 2.2 Telefonverwaltung ergänzt. Update und Erweiterungen bei: Schreibfehler korrigiert Zeichenerklärung... hier anklicken (= Aktion durchführen ) Beschreibung... Verweis auf wichtige Information oder Bereich BUTTON... Eine Schaltfläche Link... Ein Text-Link Umrandung: 1. Aktion, dann 2. Aktion,... Zusatzinformation Telefonverwaltung 2013 ii

3 Inhaltsverzeichnis 1 Prozessablauf und Hintergrundinformationen Zweck Telefonverwaltung wie komme ich dorthin Bedienung Telefonverwaltung Personen suchen und hinzufügen Personen hinzufügen Personen suchen Einträge speichern Beispiel Departmentleiter/in will im Telefonbuch mit der Sekretariatsnummer aufscheinen Schritt 1 Person mit Sekretariatsnummer erfassen Schritt 2 Personenzuordnung des Departmentleiters löschen Suche im BOKUonline und Anzeige der Daten Suche nach Bediensteten Suchergebnis Anzeige einer Person mit einer Nebenstelle Suchergebnis Anzeige einer Person mit mehreren Nebenstellen Suchergebnis Anzeige Departmentleiter mit der Sekretariats Nebenstelle Suche nach Telefonnebenstellen Suchergebnis Anzeige aller Personen zur jeweiligen Nebenstelle Suchergebnis Anzeige einer Nebenstelle, zu der keine Person eingetragen wurde Suchergebnis Anzeige kein Ergebnis gefunden Telefonverwaltung 2013 iii

4 Telefonverwaltung 2013 iv

5 1 Prozessablauf und Hintergrundinformationen 1.1 Zweck Die Applikation Telefonverwaltung ermöglicht den dezentralen Stellen, die zugeordneten Telefonnebenstellen und deren Anzeige zu verwalten, d.h. die Sekretariate und EDV-Verantwortlichen können diese in ihren Organisationseinheit(en) verwalten und ändern. Falls Raumzuordnungen nicht stimmen sollten oder Telefonnebenstellen zuviel angezeigt werden oder fehlen, dann wenden Sie sich bitte ans Facility-Management. Dieses System ist Datenführend und es werden dann die Änderungen bei der nächsten Synchronisierung (täglich) ins BOKUonline übernommen. 2 Telefonverwaltung wie komme ich dorthin Bitte zuerst Login durchführen. 2.1 Bedienung Stellen Sie sich auf ihre Organisationseinheit und rufen Sie damit die Visitenkarte auf. Abbildung 1: Aufruf der Applikation von der Organisations - Visitenkarte Rufen Sie Ihre Organisationseinheit (Baum im linken Fenster) auf Klicken Sie auf die Applikation Telefonverwaltung, um alle zugeordneten Telefonnebenstellen aufgelistet zu bekommen. Fehlen welche oder werden Nebenstellen zu viel angezeigt, dann wenden Sie sich bitte ans FM/Fr. Karall. Telefonverwaltung (11)

6 2.2 Telefonverwaltung Legende: Abbildung 2: Übersicht der Applikation Telefonverwaltung Nebenstelle... Auflistung und Änderungsmöglichkeit aller zugeordneten Telefonnebenstellen. Displaytext:... Die Eintragung wird unter der allgemeinen Suche/Telefonnebenstellen ( ) gefunden. Bezeichnung, Anmerkung: sind Felder für den internen Gebrauch. Raum... Raumplan öffnen wenn ein Raum zugeordnet wurde. Person:... Die Eintragung wird unter der allgemeinen Suche/Bedienstete ( ) gefunden. Öffentlich such bar:... wenn hier ein roter Punkt ( ) sichtbar ist, bedeutet das, dass die Nebenstelle in der Suche ( ) überhaupt nicht auffindbar ist.... Klicken Sie auf die Nebenstelle, um die Einträge verwalten zu können. Telefonverwaltung (11)

7 2.2.1 Personen suchen und hinzufügen Dies wird benötigt, um Person zu einer Nebenstelle zuzuordnen. Damit wird dann bei der Person die zugehörige Nebenstelle angezeigt Personen hinzufügen Abbildung 3: Einträge bearbeiten Tragen Sie im Feld Displaytext jenen Namen ein, der bei der Suche aufscheinen soll. Das Feld muss befüllt werden, falls man keinen Text angezeigt haben möchte, dann bitte das Wort leer eintragen. ACHTUNG: Der Displaytext wird ans Facility Management übermittelt und in der Telefonanlage geändert Falls Raumzuordnungen nicht stimmen sollten, wenden Sie sich bitte ans Facility Management. Von diesem System werden dann die Änderungen bei der nächsten Synchronisierung ins BOKUonline übernommen Entfernen Sie den Haken, wenn sie die Nebenstelle zur Suche sperren wollen Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um diese Person zur Nebenstelle zuzuordnen. Es können auch mehrere Personen zu einer Nebenstelle zugeordnet werden. Telefonverwaltung (11)

8 Personen suchen Um hierher zu gelangen, müssen Sie auf HINZUFÜGEN klicken (sehen Sie dazu Punkt ) Abbildung 4: Personen suchen Tragen Sie Ihre zu suchende Person ein Klicken Sie auf SUCHEN. Abbildung 5: Personen hinzufügen... Klicken Sie auf den Namen, um diese Person hinzuzufügen, und bestätigen Sie den weiteren Schritt. Verfahren Sie mit weiteren Personen wie oben beschrieben. Am Ende Schließen Sie das Fenster rechts oben ( ). Telefonverwaltung (11)

9 2.2.2 Einträge speichern Abbildung 6: Daten speichern Zuordnung einer Person zur Nebenstelle. Sie können hier z. B. auch die Departement- oder Institutsleiter/innen zur Telefonnummer des Sekretariats eintragen Klicken Sie abschließend auf SPEICHERN, um alle Änderungen zu sichern. Telefonverwaltung (11)

10 2.3 Beispiel Departmentleiter/in will im Telefonbuch mit der Sekretariatsnummer aufscheinen Schritt 1 Person mit Sekretariatsnummer erfassen Dazu muss die Person im Sekretariatsbereich hinzufügt werden Abbildung 7: Departmentleiter im Sekretariatsbereich hinzufügen und Daten speichern Telefonnummer des Sekretariats Zusätzlich zu den Sekretariatsmitarbeiter/innen auch die Departement- oder Institutsleiter/innen mittels HINZUFÜGEN (Details siehe unter Pkt ) eintragen. Sobald Sie eine weitere Person hinzugefügt haben, wird diese Nebenstelle bei allen Personen angezeigt Klicken Sie abschließend auf SPEICHERN, um alle Einträge zu sichern. Telefonverwaltung (11)

11 2.3.2 Schritt 2 Personenzuordnung des Departmentleiters löschen Abbildung 8: Personenzuordnung löschen Telefonnummer - Departmentleiter/in Markieren Sie die zu löschende Person Klicken Sie auf ENTFERNEN Klicken Sie abschließend auf SPEICHERN, um alle Einträge zu sichern. Fehlermeldung:... Falls es zu folgender Fehlermeldung kommt, lesen Sie unter 5. weiter. Feld Nachname darf nicht nur Das Wort Leerzeichen beinhalten bzw. muss ein alphanumerisches Zeichen enthalten! Tragen Sie im Feld Displaytext jenen Namen ein, der bei der Suche/Telefonnebenstelle aufscheinen soll. Das Feld muss befüllt werden, falls man keinen Text angezeigt haben möchte, dann bitte das Wort leer eintragen. ACHTUNG: Der Displaytext wird ans Facility Management übermittelt und in der Telefonanlage geändert. Durch das Löschen der Personenzugehörigkeit wird die Telefonnummer nicht mehr bei dieser Person angezeigt. Falls die Person jetzt gar keine Telefonnummer mehr zugeordnet hat, wird in der Suche ( Suche/Bedienstete ) keine Telefonnummer gefunden. Es kann wie hier in diesem Beispiel gezeigt, die direkte Nebenstelle zum Namen nur mehr über die Nebenstellensuche ( Suche/Telefonnebenstelle ) gefunden werden. Telefonverwaltung (11)

12 3 Suche im BOKUonline und Anzeige der Daten 3.1 Suche nach Bediensteten Suchergebnis Anzeige einer Person mit einer Nebenstelle Abbildung 9: Suchergebnis eine Person mit einer Nebenstelle Starten Sie die Suche/Bedienstete Tragen Sie den zu suchenden Namen ein Klicken Sie auf SUCHEN Suchergebnis für eine Person, die nur eine eigene Nebenstelle (hier 2110) eingetragen hat Suchergebnis Anzeige einer Person mit mehreren Nebenstellen Abbildung 10: Suchergebnis einer Person mit mehreren Nebenstellenzuordnungen Starten Sie die Suche/Bedienstete Tragen Sie den zu suchenden Namen ein Klicken Sie auf SUCHEN Suchergebnis, wenn die Person bei der Nebenstelle 2122 hinzugefügt wurde und auch bei der eigenen Nebenstelle 5060 eingetragen ist. Telefonverwaltung (11)

13 3.1.3 Suchergebnis Anzeige Departmentleiter mit der Sekretariats Nebenstelle Abbildung 11: Suchergebnis Personenzuordnung im Sekretariat Starten Sie die Suche/Bedienstete Tragen Sie den zu suchenden Namen ein Klicken Sie auf SUCHEN Suchergebnis, wenn die Person nur bei der Nebenstelle 2100 (=Sekretariatsapparat) hinzugefügt wurde und bei der eigenen Nebenstelle 2101 keine Personenzugehörigkeit eingetragen ist. Einstellungen für diese Anzeige entnehmen Sie bitte dem Punkt 2.3 Beispiel Departmentleiter/in will im Telefonbuch mit der Sekretariatsnummer aufscheinen. Abbildung 12: Ansicht Visitenkarte mit der Sekretariatsnummer... Anzeige in der Visitenkarte (Klick auf den Namen siehe Bild oberhalb). Telefonverwaltung (11)

14 3.2 Suche nach Telefonnebenstellen Suchergebnis Anzeige aller Personen zur jeweiligen Nebenstelle Abbildung 13: Suchergebnis Telefonnebenstelle mit mehreren Personenzuordnungen Starten Sie die Suche/Telefonnebenstellen Tragen Sie die zu suchenden Nebenstelle (hier die Sekretariatsnummer des ZID) ein Klicken Sie auf SUCHEN Suchergebnis für die Telefonnebenstelle Es werden deshalb mehrere Personen angezeigt, da bei dieser Telefonnebenstelle eine weitere Person eingetragen wurde. Genauere Details zum Erfassen einer Person finden Sie dazu unter Punkt Personen hinzufügen Suchergebnis Anzeige einer Nebenstelle, zu der keine Person eingetragen wurde Warum wird hier bei der Nebenstelle der Name Schildberger angezeigt? Ausgangspunkt:... Es wurde keine Person zur Nebenstelle erfaßt Genauere Details zum Erfassen finden Sie dazu unter Punkt Abbildung 14: Suchergebnis Telefonnebenstelle ohne Personenzuordnung, aber mit Displaytext Starten Sie die Suche/Telefonnebenstellen Tragen Sie die zu suchenden Nebenstelle ein. Telefonverwaltung (11)

15 3.... Klicken Sie auf SUCHEN Suchergebnis für die Telefonnebenstelle 2101: Es wird unter der Nebenstelle der Displaytext Schildberger angezeigt, weil eben dieser Displaytext bei der eigenen Telefonnebenstelle eingetragen wurde. Achtung: Wenn die Nebenstelle NICHT öffentlich suchbar ist findet man den Displaytext auch NICHT. Genauere Details zum Erfassen einer Person finden Sie dazu unter Punkt Personen hinzufügen Suchergebnis Anzeige kein Ergebnis gefunden Abbildung 15: Suchergebnis Telefonnebenstelle ohne Ergebnis Tragen Sie die zu suchenden Nebenstelle ein Klicken Sie auf SUCHEN Kein Suchergebnis für die Telefonnebenstelle 2101, weil öffentlich suchbar deaktiviert wurde. Siehe Abbildung 16: Telefonnebenstelle öffentlich suchbar deaktiviert Genauere Details zum Erfassen finden Sie dazu unter Punkt Abbildung 16: Telefonnebenstelle öffentlich suchbar deaktiviert... Sie erkennen hier, welche der Nebenstellen versteckt bleiben Telefonverwaltung (11)