elektronische Leistungserfassung durch den Lieferanten

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1 elektronische Leistungserfassung durch den Lieferanten Leistungserfassung in 3 Schritten Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an oder an Tel.: 0201/ Version: 3.0 Stand: Autor: Bornemann 1/23 Lieferant Leistungserfassung myb Vers.3.4_ 2013_3 OGE.docx3

2 1 Überblick In diesem Handbuch wird der Prozess der elektronischen Leistungserfassung durch den Lieferanten beschrieben. Für die Nutzung unseres Systems entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Da es sich bei dem System der Open Grid Europe GmbH um eine Internetanwendung handelt, sind folgende Grundregeln zu beachten: 1. Kein Doppelklick (einfacher Klick reicht). 2. Bitte warten, bis der Statusbalken im Internet Explorer vollständig aufgebaut wurde 3. Bitte benutzen Sie nicht die Navigation über die Browser-Buttons (zurück, etc.). Bitte benutzen Sie nur die Buttons des Systems. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an oder an Tel.: 0201/ /23

3 Inhaltsverzeichnis: 1 Überblick Dokumentenhistorie Änderungsverlauf Einführung Ausgangssituation Lieferantenportal Benachrichtigung zur Leistungserfassung und Aufruf des Systems Benutzeranmeldung und Rollenauswahl Offene Bestellungen auswählen Bestellung Details Bestelltext und Leistungsort anzeigen Bestellpositionen mit VA-Kennzeichen Im 1. Schritt Grunddaten erfassen Im 2. Schritt Leistungen aus Bestellung bearbeiten Ungeplante Leistung hinzufügen Im 3. Schritt Dokumente anhängen Leistungserfassung freigeben Leistungserfassung speichern/drucken Leistungserfassung per Excel Workflow Leistungserfassung per Excel Workflow (im 1. oder 2. Schritt) Erfassungsblatt löschen Enderfassung - erledigte Bestellungen Erledigte Bestellungen Erfassungsblätter anzeigen Dokumentenhistorie 2.1 Änderungsverlauf Version Datum Bearbeiter Änderung Bornemann Änderung 3/23

4 3 Einführung 3.1 Ausgangssituation Die elektronische Leistungserfassung durch den Lieferanten löst die handschriftliche Papiererfassung auf den Formularen Leistungsnachweis bzw. Abnahmeprotokoll ab. Sie werden per über den Link zu unserem System Ihren Benutzernamen und die Bestellung für die Leistungserfassung informiert. Ihre System-Zugangsberechtigung, d.h. Ihr Benutzer und das Kennwort wird Ihnen in der Regel von unserem Service Desk per Telefon mitgeteilt. Bitte sorgen Sie dafür, dass Ihr(e) Vertreter(in) über den Benutzer und das Kennwort informiert ist, wenn kein weiterer Benutzer zur Leistungserfassung eingerichtet wurde, bzw. informieren Sie uns, wenn ein weiterer Benutzer eingerichtet werden soll. Senden Sie diese Information an die -adresse der Materialwirtschaft Stundenaufschreibung bzw. Aufmasse sind in einer Excel-Datei anzufügen (die Vertragsbedingungen dazu sind in der Bestellung hinterlegt). Die Stundenaufschreibung muss mit detaillierten Angaben zum Mitarbeiternamen, zum Datum und zum Arbeitsbeginn und Arbeitsende eingetragen werden. Auch die tatsächlichen Aufmaße im Bereich der Tiefbauarbeiten müssen in dieser Datei eingetragen werden. Diese Excel-Datei ist per Upload an die Leistungserfassung anzufügen. Bei Abrechnung auf Festpreisbasis (die Vertragsbedingungen dazu sind in der Bestellung hinterlegt) wird keine Excel-Datei benötigt. Sie können die Leistungserfassung auch per Download in einer Excel-Datei speichern, ohne System per Laptop vor Ort bearbeiten und später wieder im System per Upload speichern und freigeben. Wenn Sie die Erfassung komplett bearbeitet und geprüft haben, müssen Sie diese freigeben. Durch Ihre Freigabe wird das Erfassungsblatt in das SAP-System der Open Grid Europe übermittelt und muss vom Auftraggeber geprüft und freigegeben werden. Bei der Freigabe wird das Formular Abnahmeprotokoll/Erfüllungsnachweis ausgedruckt. Das Formular Abnahmeprotokoll/Erfüllungsnachweis muss vom Auftraggeber unterschrieben und dem Auftragnehmer übermittelt werden. Das unterschriebene Formular ist unbedingt zur Rechnung hinzuzufügen, damit die Rechnung zur Zahlung angewiesen werden kann. 4/23

5 4 Lieferantenportal 4.1 Benachrichtigung zur Leistungserfassung und Aufruf des Systems Sie werden über Ihren neuen Benutzer und die erste neue Bestellung zur elektronischen Leistungserfassung per informiert, in dieser finden Sie auch die URL zu unserem System. Über die unten aufgeführte URL melden Sie sich im Internet am Lieferantenportal an: Alternativ können Sie und dann -> Dienstleistungen -> Lieferanten -> Ausschreibungen auswählen Das Fenster mit den Allgemeinen Einkaufsbedingungen E-Procurement öffnet sich. Scrollen Sie nach unten und akzeptieren Sie bitte die Bedingungen, damit Sie zur Anmeldemaske gelangen. 5/23

6 4.2 Benutzeranmeldung und Rollenauswahl Nach Akzeptanz der Einkaufsbedingungen werden Sie aufgefordert, sich am System anzumelden. Geben Sie Ihren Benutzer und das Kennwort ein, und klicken Sie auf Anmelden. Bei erstmaliger Anmeldung im System werden Sie auf der nachfolgenden Maske aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Dieses muss mindestens sechsstellig sein. Bei erstmaliger Anmeldung das Kennwort ändern und Speichern. 6/23

7 Sollten Ihrem Benutzer mehrere Rollen zugeordnet sein, klicken Sie bitte im Menü auf Leistungserfassung, dann werden Ihnen direkt die offenen Bestellungen zur Leistungserfassung angezeigt. 5 Offene Bestellungen auswählen Durch Klick auf die Bestellnummer oder den Kurztext gelangen Sie zu der Übersicht der Bestellpositionen. In der Detailansicht finden Sie eine oder mehrere Bestellpositionen, die zur Leistungserfassung anstehen. Durch das Anklicken des Blatt -Symbols legen Sie ein neues Leistungserfassungsblatt zu der jeweiligen Position an. 7/23

8 5.1 Bestellung Details Bestelltext und Leistungsort anzeigen Soweit Sie Details wie den Bestelltext und den Leistungsort zu den Bestellpositionen anzeigen wollen, klicken Sie auf das Symbol um die Details einzublenden bzw. auf das Symbol um diese wieder auszublenden. 8/23

9 5.2 Bestellpositionen mit VA-Kennzeichen Zu Bestellpositionen, die das VA-Kennzeichen V12 enthalten, können nur geplante Positionen erfasst werden. Das VA-Kennzeichen V13 kennzeichnet, dass geplante und ungeplante Positionen erfasst werden können. 6 Im 1. Schritt Grunddaten erfassen Die Blattnummer ist einzutragen und kann von Ihnen mit einer fortlaufenden Nummer oder mit Ihrer internen Projektnummer ausgefüllt werden. In den Feldern Leistung von und Leistung bis ist das Datum bzw. der Zeitraum der Leistungserbringung einzutragen. Achtung: es kann nicht in die Zukunft vordatiert werden, dann kann die Leistungserfassung nicht gespeichert werden. Im Feld Sachbearbeiter Auftragnehmer tragen Sie Ihren Namen ein oder den Namen desjenigen, der die Leistungen ausgeführt hat. Im Textfeld können Sie weitere Erläuterungen eintragen, soweit dies notwendig ist. Mit dem Button gelangen Sie auf die nächste Maske. Hier können Sie die Leistungen auswählen, die Sie erbracht haben. Textfeld zur Eingabe zusätzlicher Informationen Die mit * gekennzeichneten Felder sind Muss-Eingabefelder. 9/23

10 Die Blattnummer ist einzutragen und kann von Ihnen mit einer fortlaufenden Nummer oder mit Ihrer internen Projektnummer ausgefüllt werden. In den Feldern Leistung von und Leistung bis ist das Datum bzw. der Zeitraum der Leistungserbringung einzutragen. Achtung: es kann nicht in die Zukunft vordatiert werden, dann kann die Leistungserfassung nicht gespeichert werden. Im Feld Sachbearbeiter Auftragnehmer tragen Sie Ihren Namen ein oder den Namen desjenigen, der die Leistungen ausgeführt hat. Im Textfeld können Sie weitere Erläuterungen eintragen, soweit dies notwendig ist. Mit dem Button gelangen Sie auf die nächste Maske. Hier können Sie die Leistungen bearbeiten, die Sie erbracht haben. 7 Im 2. Schritt Leistungen aus Bestellung bearbeiten Zu Bestellpositionen, die das VA-Kennzeichen V12 enthalten, können nur geplante Positionen erfasst werden. Das VA-Kennzeichen V13 kennzeichnet, dass auch ungeplante Positionen erfasst werden können. Nur die relevanten, vormarkierten Zeilen sollen von Ihnen mit dem Button in das Leistungserfassungsblatt übernommen werden. Die vom System vorgeschlagenen noch offenen Mengen müssen Sie mit den geleisteten Mengen überschreiben. Soweit weitere Gliederungsebenen vorhanden sind, können Sie darüber weitere Leistungen selektieren, in die Leistungserfassung übernehmen und anschließend speichern. 10/23

11 7.1 Ungeplante Leistung hinzufügen Das VA-Kennzeichen V13 bedeutet, dass auch ungeplante Positionen erfasst werden können. Wenn eine Position mit dem VA-Kennzeichen V13 angezeigt wird, ist auch der Button ungeplante Positionen hinzufügen aktiv. Hierüber können -bei Bedarf- neue Leistungen, die zusätzlich ungeplant angefallen sind, hinzugefügt werden, z.b. Reisekosten oder Material. Nach dem Klick auf Ungeplante Positionen hinzufügen wird eine neue leere Leistungszeile erzeugt, die vom Anwender selbst ausgefüllt wird. In die leere Zeile fügen Sie den beschreibenden Kurztext, die Menge und die Mengeneinheit mit dem entsprechenden Preis ein. In der Regel ist es ausreichend, wenn Sie den Kurztext, die Menge 1 und die Mengeneinheit DL = Dienstleistung mit dem Gesamt-Nettopreis eintragen. Mit dem Button anzuhängen. haben Sie die Möglichkeit, im 3. Schritt Dateien und Dokumente 11/23

12 8 Im 3. Schritt Dokumente anhängen Im 3. Schritt können Sie Dateien zum Erfassungsblatt anhängen. Klicken Sie dazu auf In einer beizufügenden Excel-Datei sind zu den Leistungen die Angaben zur Stundenaufschreibung mit dem Mitarbeiternamen, dessen Arbeitsbeginn und ende zu machen. Auch die Aufmaße sind hier zu erfassen. Der Dateiname darf max. 40stellig sein. Diese Datei können Sie dann suchen und zu dem Leistungserfassungsblatt 12/23

13 Anzeige der hochgeladenen Dokumente: Sobald der Upload erfolgreich durchgeführt wurde, wird Ihnen der Dateiname angezeigt und Sie können durch Betätigen des Buttons auf das Leistungserfassungsblatt zurückzukehren. 13/23

14 9 Leistungserfassung freigeben Wenn Sie die Erfassung komplett bearbeitet und geprüft haben, müssen Sie diese freigeben. Per Button und Bestätigung der Sicherheitsabfrage mit dem Button erfolgt Ihre Freigabe. Damit wird das Erfassungsblatt in das SAP-System der Open Grid Europe übermittelt. Der Auftraggeber wird automatisch täglich per über die freizugebenden Leistungserfassungen informiert. Sobald der Auftraggeber die Leistungserfassung geprüft und ebenfalls freigegeben hat, wird ein Formularausdruck erzeugt, den er unterschreibt und an den Auftragnehmer schickt. Das unterschriebene Formular muss zur Rechnung hinzugefügt werden. Bitte bestätigen Sie die darauf folgende Sicherheitsabfrage mit freigeben möchten., wenn Sie die Leistungserfassung 14/23

15 Nach betätigen der Freigabe-Taste und der Bestätigung der Sicherheitsabfrage mit Ja erfolgt die Systemmeldung Das Erfassungsblatt wurde freigegeben. Nach der Freigabe der Leistungserfassung ist eine nachträgliche Änderung nicht mehr möglich. Sollte wegen einer fehlerhaften Eingabe eine Löschung der Leistungserfassung notwendig sein, wenden Sie sich bitte per an die oder an Tel.: 0201/ /23

16 9.1 Leistungserfassung speichern/drucken Per Button können Sie das Erfassungsblatt speichern und/oder öffnen und bei Bedarf auch drucken. 16/23

17 10 Leistungserfassung per Excel Workflow Leistungserfassung per Excel Workflow (im 1. oder 2. Schritt) Für die umfangreiche Erfassung von Leistungen und für die Leistungserfassung vor Ort ist der Download der Leistungen als Excel-Datei möglich. Der Download der Leistungen kann dort durchgeführt werden per Button bearbeiten. und können Sie die Datei öffnen bzw. speichern und dann Somit ist es möglich, die Leistungserfassung unabhängig vom System durchzuführen (z.b. zum Aufmaß an der Baustelle) und später am Arbeitsplatz wieder hochzuladen. 17/23

18 Die weiß hinterlegten Felder Blattnummer Leistung von Leistung bis Sachbearbeiter Auftragnehmer Leistungsort und die Spalte Upload: Menge müssen in der Excel- Datei ausgefüllt werden. Die Bemerkungstexte können bei Bedarf von Ihnen ausgefüllt werden. Speichern Sie die Datei mit Ihren Eingaben und wählen Sie die Datei dann per aus. Dann betätigen Sie den Button 18/23

19 Wenn das System die Meldung des erfolgreichen Uploads bestätigt, müssen Sie die Leistungserfassung mit dem Button noch sichern. Mit dem Button und anschließender Bestätigung der Sicherheitsabfrage mit geben Sie Ihre Leistungserfassung anschließend frei. Dann erhalten Sie die Systemmeldung Das Erfassungsblatt wurde freigegeben. Systemmeldung: Übersicht der Leistungen, die hochgeladen wurden: 19/23

20 11 Erfassungsblatt löschen Soweit Sie ein Erfassungsblatt erstellt und noch nicht freigegeben haben, und Fehler in Ihrer Bearbeitung dazu führen, dass Sie es löschen möchten, klicken Sie auf den Button und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Dann erhalten Sie die Systemmeldung das Erfassungsblatt wurde gelöscht. Anschließend können Sie eine neue korrekte Erfassung durchführen. 12 Enderfassung - erledigte Bestellungen Betätigen Sie den Button nur dann, wenn Sie alle Leistungen zur Bestellung erfasst haben und diese Erfassung die Bestellung abschließen soll. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage nur dann mit dem Button Bestellung notwendig sind. wenn Sie sicher sind, dass keine weiteren Erfassungen mehr zur Ansonsten brechen Sie die Enderfassung mit dem Button wieder ab. Achtung: Wenn Sie die Enderfassung durchgeführt haben und die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigt haben, können keine weiteren Leistungen mehr zu dieser gesamten Bestellung (die mehrere Positionen enthalten kann) erfasst werden! 20/23

21 Achtung: Bitte bestätigen Sie die darauf folgende Sicherheitsabfrage nur dann mit Ja, wenn Sie mit dieser Leistungserfassung die komplette Bestellung abschließen möchten! 21/23

22 12.1 Erledigte Bestellungen Die enderfassten Bestellungen werden im Menü unter Bestellungen Erledigte angezeigt. Durch Klick auf die Bestellnummer oder den Kurztext können Sie sich die Erfassungsblätter dazu anzeigen lassen. Übersicht der Erfassungsblätter: 22/23

23 13 Erfassungsblätter anzeigen Die Leistungserfassungen sind jederzeit auch im Menü Erfassungsblätter anzeigbar. Durch Klick auf die Blattnummer können Sie sich die Erfassungsblätter anzeigen lassen. Anzeige Erfassungsblatt 1: 23/23

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