Anwenderdokumentation für den Lieferanten

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1 Anwenderdokumentation für den Lieferanten - Angebote zu Ausschreibungen - Gebote zu Auktionen Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an materialwirtschaft@open-grid-europe.com oder an Tel.: 0201/ Version: 2.0 Stand: Autor: Bornemann 1/29 Lieferant Angebot myb Vers.3.4_ 2013_2 OGE.docx

2 1 Überblick In diesem Handbuch wird der Prozess der elektronischen Angebotsabgabe durch den Lieferanten beschrieben. Für die Nutzung unseres Systems entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Da es sich bei dem System der Open Grid Europe GmbH um eine Internetanwendung handelt, sind folgende Grundregeln zu beachten: 1. Kein Doppelklick (einfacher Klick reicht). 2. Bitte warten, bis der Statusbalken im Internet Explorer vollständig aufgebaut wurde 3. Bitte benutzen Sie nicht die Navigation über die Browser-Buttons (zurück, etc.). Bitte benutzen Sie nur die Buttons des Systems. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an oder an Tel.: 0201/ Dokumentenhistorie 2.1 Änderungsverlauf Version Datum Bearbeiter Änderung Bornemann Änderung 2/29

3 Inhaltsverzeichnis: 1 Überblick Dokumentenhistorie Änderungsverlauf... 2 Einführung Ausgangssituation benachrichtigung und Lieferantenportal Benachrichtigung zur Ausschreibung per Benutzeranmeldung und Rollenauswahl Ausschreibung anzeigen Absichtserklärung zur Ausschreibung abgeben Anzeige der Ausschreibung Details zur Ausschreibung und Download der Ausschreibung Positionsübersicht zur Ausschreibung Ausschreibung bearbeiten Ausschreibung Kopf- und Positionsdaten bearbeiten Leistungsverzeichnis - Down- und Upload der Preise per Excel Ausschreibung - Anhängen von Dateien Angebot freigeben Angebote anzeigen Angebote nicht freigegeben Angebote abgeschlossen Angebote abgelaufen Auktion Nutzen von Auktionen Spielregeln bei Auktionen Benachrichtigung zur Auktion per Auktion selektieren Auktionsparameter Auktion bearbeiten und freigeben Auktion Rangliste Auktion - freigegeben /29

4 Einführung 2.2 Ausgangssituation Die elektronische Angebotsabgabe durch den Lieferanten löst die Angebotsabgabe in Papierform ab. Ihre System-Zugangsberechtigung, d.h. Ihr Benutzer und das Kennwort wird Ihnen in der Regel per Telefon mitgeteilt. Bitte sorgen Sie dafür, dass Ihr(e) Vertreter(in) über den Benutzer und das Kennwort informiert ist, wenn kein weiterer Benutzer eingerichtet wurde, bzw. informieren Sie uns, wenn ein weiterer Benutzer eingerichtet werden soll. Senden Sie diese Information an die -adresse der Materialwirtschaft Sie werden per über neue oder Änderungen von bereits laufenden Ausschreibungen informiert. Um eine Ausschreibung bearbeiten zu können, müssen Sie zunächst eine Absichtserklärung abgeben, mit der Sie sich zur termingerechten Abgabe eines Angebots verpflichten. Das System lässt je nach Einstellung der Ausschreibung - das Speichern von Positionspreisen im Wert von 0,00 Euro zu. Der Positionspreis ist mit dem Wert 0,00 zu speichern, wenn die Position nicht angeboten werden kann. Sollten Sie bei einem Leistungsverzeichnis einzelne Leistungen nicht anbieten können, tragen Sie dazu den Wert 0,00 im Feld Preis in Euro ein. Der Einkäufer wird systemseitig über die Abgabe der Absichtserklärung und des Angebots informiert, er kann Ihr Angebot aber erst nach Ablauf der Angebotsfrist einsehen. Ein schriftlich abgegebenes Angebot kann nicht berücksichtigt werden. Sollten Ihnen per Allgemeinen Einkaufsbedingungen eprocurement zugegangenen sein, senden Sie diese bitte unterschrieben an uns zurück. 4/29

5 3 -benachrichtigung und Lieferantenportal 3.1 Benachrichtigung zur Ausschreibung per Wenn Sie in den Bieterkreis zu einer Ausschreibung aufgenommen worden sind, werden Sie mit Angabe der neuen Ausschreibungsnummer und der Angebotsabgabefrist per informiert, siehe 1. Über Änderungen dies ist nur möglich wenn der Bieter noch kein Angebot erfasst hat-, werden Sie ebenfalls per informiert, siehe URL anklicken 2. Alternativ können Sie und dann -> Dienstleistungen -> Lieferanten -> Ausschreibungen auswählen 5/29

6 Das Fenster mit den Allgemeinen Einkaufsbedingungen E-Procurement öffnet sich. Scrollen Sie nach unten und akzeptieren Sie bitte die Bedingungen, damit Sie zur Anmeldemaske gelangen. 3.2 Benutzeranmeldung und Rollenauswahl Nach Akzeptanz der Einkaufsbedingungen werden Sie aufgefordert, sich am System anzumelden. Geben Sie Ihren Benutzer und das Kennwort ein, und klicken Sie auf Anmelden. Bei erstmaliger Anmeldung im System werden Sie auf der nachfolgenden Maske aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Dieses muss mindestens sechsstellig sein. 6/29

7 Bei erstmaliger Anmeldung das Kennwort ändern und Speichern. Sollten Ihrem Benutzer mehrere Rollen zugeordnet sein, klicken Sie bitte auf 7/29

8 Dort werden Ihnen dann alle offenen Ausschreibungen angezeigt: 3.3 Ausschreibung anzeigen Klicken Sie auf um sich weitere Details zur Ausschreibung anzeigen zu lassen. Mit dem Klick auf die Ausschreibungsnummer gelangen Sie direkt zu den Ausschreibungspositionen. 8/29

9 3.4 Absichtserklärung zur Ausschreibung abgeben Der Button ist aufrufbar und Voraussetzung zur weiteren Bearbeitung des Angebotes. Durch Abgabe der Absichtserklärung verpflichten Sie sich zur termingerechten Abgabe des Angebotes. Bitte Klicken Sie auf den Button Absichtserklärung bestätigen Sie die anschließend eingeblendete Sicherheitsabfrage mit wenn Sie ein Angebot abgeben wollen. Ihnen wird dann die Systemmeldung zur Abgabe der Absichtserklärung eingeblendet und der Button ist jetzt aktiv aufrufbar, damit Sie Ihre Daten erfassen können. Aktive Buttons werden in weißer Schrift, inaktive in grauer Schrift dargestellt. Systemmeldung für die abgegebene Absichtserklärung: Achtung: Wenn Sie die Abfrage mit beantworten und einen Absagegrund auswählen, dann ist keine weitere Bearbeitung der Ausschreibung mehr möglich. 9/29

10 3.5 Anzeige der Ausschreibung Sie finden in der Navigationsleiste unter der Rubrik positive Absichtserklärung die Ausschreibungen, zu denen Sie schon die Absichtserklärung abgegeben haben. Durch Klick auf die Ausschreibungsnummer können Sie diese weiter bearbeiten. Über die Registerkarten können Sie die relevanten Informationen abrufen. Die farbig hinterlegten Registerkarten enthalten noch weitere Informationen für Sie. Unter der Registerkarte Bemerkungen sind die Ausschreibungstexte und unter Dokumente die vom Einkäufer beigefügten Dateien hinterlegt. Durch Klick auf die Karteikarte Bemerkungen gelangen Sie zu den Ausschreibungstexten. 3.6 Details zur Ausschreibung und Download der Ausschreibung 10/29

11 Durch Klick auf die Karteikarte Dokumente - s. beigefügtes Beispiel - gelangen Sie zu den Dateien, die der Einkäufer zur Verfügung gestellt hat. Sie können diese Dateien durch Klick auf den Dateinamen öffnen bzw. auf Ihrem Laufwerk speichern. Wenn Sie die gesamte Ausschreibung und die vom Einkäufer angehängten Dateien sofort in Dateiform im Überblick haben wollen, betätigen Sie den Button, damit das System Ihnen die Ausschreibung in Excel-Format und zusätzlich alle Einkäufer-Dateien in einer zip-datei zusammenfasst. Ein weiterer Vorteil der Excel-Datei ist, dass Sie diese bei umfangreichen Leistungsverzeichnissen mit Preisen versehen und anschließend im System per Upload speichern können. Mit dem Button gelangen Sie wieder in die Ausschreibung. Wenn in der Ausschreibung ein umfangreiches LV hinterlegt ist, können Sie hierzu die weiß hinterlegten Felder, wie z.b. die Angebotsnummer und die Preise in dieser Excel-Datei pflegen und anschließend per Upload in Ihr Angebot einstellen, soweit Sie die Absichtserklärung bereits abgegeben haben und sich im Modus Bearbeiten befinden. 11/29

12 Tabellenblatt Kopf- und Positionsinformation: Tabellenblatt Leistungsverzeichnis: Übersicht der beigefügten Dateien des Einkäufers, die in einer zip-datei zusammengefasst sind: 3.7 Positionsübersicht zur Ausschreibung 12/29

13 Auf dem unteren Teil der Maske werden die Positionen der Ausschreibung angezeigt. Soweit die Ausschreibung ein Leistungsverzeichnis enthält, kann durch Klick auf das Kästchen die Gliederung des Leistungsverzeichnisses geöffnet werden. Anzeige der Gliederung des Leistungsverzeichnisses: Durch Klick auf die Gliederungsebene werden Ihnen die Leistungen und die angefragten Mengen angezeigt. Zusätzlich können die Positionsdetails eingeblendet werden, wenn Sie auf den Begriff einblenden klicken. 13/29

14 4 Ausschreibung bearbeiten 4.1 Ausschreibung Kopf- und Positionsdaten bearbeiten Wenn Sie die Absichtserklärung abgegeben haben, klicken Sie auf den Button Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Kopfdaten Ihres Angebotes zu bearbeiten, wie z.b. die Angebotsnummer und die Telefonnummer. Per Klick auf den Button werden diese Daten gespeichert, siehe auch die eingeblendete Systemmeldung. Dann können Sie per Button auf die Bearbeitung der Positionsdaten wechseln, dort können Sie dann die Preise zu den Positionen bzw. zum Leistungsverzeichnis eintragen. diese werden ebenfalls per Button gespeichert. Systemmeldung 14/29

15 Soweit - wie in diesem Beispiel dargestellt - ein Leistungsverzeichnis enthalten ist, können Sie dies durch Klicken auf das Kästchen öffnen. Durch das Klicken auf das Gliederungskästchen lassen sich die Leistungspositionen öffnen und die Preisfelder sind änderungsbereit. Per Klick auf das Stiftsymbol können Sie auch Bemerkungstexte eintragen. Bitte tragen Sie in den Preisfeldern Ihre Preise ein. Sofern Sie Leistungen nicht anbieten können, lassen Sie den vorgeschlagenen Wert 0,00 im Feld Preis stehen. Speichern Sie Ihre Eingaben durch Klick auf den Button 15/29

16 4.2 Leistungsverzeichnis - Down- und Upload der Preise per Excel Bei der Bearbeitung von umfangreichen Leistungsverzeichnissen empfiehlt es sich, die Daten vorher per Excel-Download auf den Rechner zu laden. Wenn Sie die Preise in der Excel Datei gespeichert haben, können Sie die Daten wieder per Upload in die Ausschreibung laden und anschließend speichern und freigeben. Die Vorgehensweise zum Download ist unter Kapitel 4.7 beschrieben. Kopfdaten Angebotsnummer, Ansprechpartner und Telefonnummer eintragen: Preise für Leistungen eintragen: Im Bearbeiten-Modus können Sie die Excel-Datei mit den gespeicherten Preisen in Ihr Angebot laden. Durchsuchen Sie dazu Ihr Laufwerk nach der Datei über und betätigen Sie dann die Taste 16/29

17 Sie erhalten die Meldung, dass die Preise erfolgreich gespeichert wurden. In der Übersicht zur Position wird Ihnen der Gesamtpreis eingeblendet. Systemmeldung 4.3 Ausschreibung - Anhängen von Dateien Sie können Dateien wie z.b. Zeichnungen oder weitere Informationen für den Einkäufer auf Kopf-, Positions- und Zeilenebene in den auf der Oberfläche eingeblendeten gängigen Formaten anhängen, wenn Sie sich im Bearbeiten-Modus befinden. Für Dokumente, die Sie auf Kopfebene anhängen wollen, klicken Sie auf die Karteikarte und anschließend auf den Button 17/29

18 Sie können dann Ihr Laufwerk durchsuchen und mehrere Dateien anhängen. Durch Klick auf den Button werden die Dateien zur Ausschreibung hinzugefügt. Der Dateiname darf maximal 40stellig sein. Durch Klick auf den Button wird die Datei zur Ausschreibung gespeichert. 18/29

19 4.4 Angebot freigeben Wenn Sie Ihr Angebot geprüft haben, betätigen Sie den Button und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Vor Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot von Ihnen noch korrigiert werden, wenn dies für die Ausschreibung so eingestellt wurde. Der Einkäufer kann Ihr freigegebenes Angebot erst nach Ablauf der Angebotsfrist ansehen. Sie können durch Stornieren Ihr Angebot ungültig machen, eine Angebots-Wiederholung ist dann jedoch ausgeschlossen. Ja -> das freigegebene Angebot ist in diesem Beispiel noch änderbar. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigt haben, dann erhalten Sie die Systemmeldung, dass Ihr Angebot freigegeben wurde: 19/29

20 Systemmeldung 5 Angebote anzeigen Wenn Sie Ihr Angebot nochmals anzeigen wollen rufen Sie dazu in der Navigationsleiste die Rubrik Angebote -> freigegeben auf. Hier könnten Sie diese auch noch bearbeiten: Voraussetzung ist, dass die Angebotsfrist noch nicht abgelaufen ist und im Feld freigegebenes Angebot durch Bieter änderbar ja angezeigt wird. 5.1 Angebote nicht freigegeben Wenn es Nachverhandlungen mit dem Einkäufer gibt, kann dieser die Ausschreibung überführen. Dazu erhalten Sie dann als Information eine . Ihnen wird dann das kopierte ursprüngliche Angebot wieder unter der Rubrik Angebote nicht freigegeben angezeigt. Dort geben Sie wieder Ihre Absichtserklärung ab, bearbeiten die alten vorgeschlagenen Preise und geben im Anschluss das überarbeitete Angebot wieder frei. 20/29

21 5.2 Angebote abgeschlossen Alte Versionen Ihrer Angebote, die daraus resultieren, dass Preise noch nachverhandelt wurden und deshalb neuere Versionen existieren, werden Ihnen unter der Rubrik Angebote abgeschlossen angezeigt. 5.3 Angebote abgelaufen Alte abgelaufene Angebote, deren Angebotsfrist überschritten ist, werden Ihnen unter der Rubrik Angebote abgelaufen angezeigt. 21/29

22 6 Auktion 6.1 Nutzen von Auktionen - aus Sicht des Einkaufs: Reduzierte Verhandlungspreise Gewinnung objektiver Marktpreise (bezogen auf den definierten Bieterkreis) Prozessoptimierung durch Vermeidung von Preisverhandlungen - aus Sicht des Lieferanten: Möglichkeit zur schnellen Reaktion auf Gebote von Wettbewerbern Objektive Bestimmung seiner relativen Marktposition beim auktionierenden Kunden Reduzierte Transaktionskosten (Reisen, Personal) Kenntnis der Rangliste und dadurch Optimierung des eigenen Bieterverhaltens 6.2 Spielregeln bei Auktionen 22/29 Bei vorgelagerter Ausschreibung findet eine Änderung der Ausschreibungstexte ohne vorherige Information des Bieters nicht statt

23 Die Vergabe erfolgt an den für E.ON Ruhrgas AG günstigsten Bieter Einkäufer und Bedarfsträger verzichten auf Nachverhandlungen Eine Auktionsunterbrechung /-wiederholung erfolgt nur bei gravierenden technischen Problemen Die Auktion beeinflussende Informationen werden an Dritte nicht weitergegeben Nur im System abgegebene Gebote werden berücksichtigt Die potenziellen Bieter werden rechtzeitig über eine anstehende Auktion unterrichtet Jeder Bieter hat sicherzustellen, dass nur zur rechtsgeschäftlichen Vertretung berechtigte Personen in seinem Namen an der Auktion teilnehmen Die Gebote stellen im rechtlichen Sinne ein Angebot an der Auktion teilnehmen Es gelten die Auktionsbedingungen E-Procurement der Open Grid Europe GmbH 6.3 Benachrichtigung zur Auktion per Wenn Sie in den Bieterkreis zu einer Auktion aufgenommen worden sind, werden Sie mit Angabe der neuen Auktionsnummer und dem Auktionsstart und -ende per informiert. Zur Vorgehensweise für die Systemanmeldung s. Kapitel Auktion selektieren Im Menü Ausschreibungen finden Sie unter der Rubrik Auktionen, das Gebot, das Sie noch bearbeiten müssen. Dieses Gebot resultiert in der Regel aus einer vorherigen Ausschreibung. Mit Klick auf die Belegnummer oder den Titel gelangen Sie zu den Details der Auktion. 23/29

24 6.5 Auktionsparameter Wichtige Daten zur Auktion finden Sie unter der Registerkarte Auktionsparameter. Siehe beigefügte Maske als Beispiel. Gebotsstornierung möglich: Angabe, ob die Stornierung eines freigegebenen Gebots durch den Lieferanten möglich ist oder nicht. Bieter Ranking: Angabe der Art, wie Gebote der Lieferanten den anderen Lieferanten angezeigt werden. Auktionsstart und ende: Angaben zum Zeitpunkt, an dem die Auktion startet bzw. endet. % Gebotsverbesserung: Hier ist die maximale zulässige Schrittweite angegeben, also der Betrag, um den sich der Gesamtbetrag eines Gebots maximal verbessern darf. Dies bietet einen gewissen Schutz gegen irrtümliche Eingaben des Lieferanten. Fristverlängerung: 24/29

25 Wenn die Abgabe eines Gebots in einer vom Einkäufer festgelegten Frist vor Ablauf des Auktionsendes stattfindet, wird die Auktion um eine vom Einkäufer festgelegte Anzahl von Minuten verlängert. Mindestbetrag: Hier ist die Größe angegeben, um die eine Verbesserung des Gebots erfolgen muss. Gebotsobergrenze: Wenn der Einkäufer dort einen Wert eingetragen hat, ist dieser Wert der zulässige Höchstbetrag eines Gebotes. Alle zulässigen Gebote müssen darunter liegen. 6.6 Auktion bearbeiten und freigeben Um die Auktion bearbeiten zu können, ist die Absichtserklärung abzugeben per Button und die anschließende Sicherheitsabfrage mit zu bestätigen. Danach wird der Button aktiv. Eine Bearbeitung der Auktion ist nach Freigabe durch den Einkäufer bereits vor Auktionsbeginn möglich. Nach der Abgabe der Absichtserklärung bearbeiten Sie die Kopfdaten der Auktion und speichern diese. 25/29

26 Nach der Bearbeitung und Speicherung der Preise ist der Button Freigeben aktiv. Systemmeldung Bitte bearbeiten Sie zuerst die Kopfdaten Ihres Gebotes, die Sie dann speichern müssen. 26/29

27 Anschließend bearbeiten Sie die Positionsdaten mit den Preisen und Einheiten und Klicken sie auf den Button Wenn Sie Ihr Gebot freigeben wollen, dann Klicken Sie auf und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Anschließend erhalten Sie die Systemmeldung, dass Ihr Gebot freigegeben wurde. 27/29

28 Systemmeldung Bitte beachten Sie Fehlermeldungen, die Ihnen ggf. oben auf der Maske angezeigt werden, siehe unten eingeblendetes Beispiel: 6.7 Auktion Rangliste Sobald Sie Ihr Gebot freigegeben haben, ist der Button aktiv. In der Anzeige der Rangliste können Sie sich durch Klick auf den Button Aktualisieren jeweils den aktuellen Rang Ihres Gebotes anzeigen lassen. VORSICHT: Nach erstmaligem Freigeben wird ein neues Gebot nur durch Ändern und Speichern der Preise platziert! Eine erneute Freigabe für Preisänderungen ist dann nicht mehr vorgesehen! Sie können sich jederzeit per Aufruf der Rangliste über den Stand Ihres Gebotes informieren. Der Einkäufer kann den Auktionsverlauf der Gebote ebenfalls online verfolgen. Erst nach Ablauf der Auktion kann der Einkäufer den Angebotsspiegel zur Auktion öffnen. 28/29

29 6.8 Auktion - freigegeben Sobald Sie Ihr Gebot freigegeben haben, können Sie es jederzeit unter der Rubrik Auktionen freigegeben wieder durch Klick auf die Belegnummer oder den Titel öffnen. 29/29