elektronische Vorkalkulation durch den Lieferanten Vorkalkulation zu Kontrakten

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1 elektronische Vorkalkulation durch den Lieferanten Vorkalkulation zu Kontrakten Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an oder an Tel.: 0201/ Version: 1.0 Stand: Autor: Bornemann 1/15 Lieferant Vorkalkulation myb Vers.3.4_ 2013_1 OGE.docx

2 1 Überblick In diesem Handbuch wird der Prozess der elektronischen Vorkalkulation zu Kontrakten durch den Lieferanten beschrieben. Für die Nutzung unseres Systems entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Da es sich bei dem System der Open Grid Europe GmbH um eine Internetanwendung handelt, sind folgende Grundregeln zu beachten: 1. Kein Doppelklick (einfacher Klick reicht). 2. Bitte warten, bis der Statusbalken im Internet Explorer vollständig aufgebaut wurde 3. Bitte benutzen Sie nicht die Navigation über die Browser-Buttons (zurück, etc.). Bitte benutzen Sie nur die Buttons des Systems. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an oder an Tel.: 0201/ /15

3 Inhaltsverzeichnis: 1 Überblick Dokumentenhistorie Änderungsverlauf Einführung Ausgangssituation Lieferantenportal Benachrichtigung zu Ihrem Benutzer und Aufruf des Systems Benutzeranmeldung und Rollenauswahl Aktuelle Kontrakte auswählen Excel-Datei Registerkarte Kontraktleistungen bearbeiten Excel-Datei Registerkarte Freizeilen bearbeiten Registerkarte Freizeilen - Übersicht der Mengeneinheiten Excel-Datei hochladen Leistungsverzeichnis anlegen Dokumentenhistorie 2.1 Änderungsverlauf Version Datum Bearbeiter Änderung Bornemann 3/15

4 3 Einführung 3.1 Ausgangssituation Die elektronische Vorkalkulation zu Kontrakten durch den Lieferanten dient der vereinfachten Erstellung von Kalkulationen mit Kontraktbezug. Sie werden per über den Link zu unserem System und über Ihren Benutzernamen informiert. Die Information über den mit Ihnen geschlossenen Kontrakt erhalten Sie per Fax oder in Papierform. Zusätzlich wird Ihnen der Kontrakt, der das Leistungsverzeichnis beinhaltet, auf dem Lieferantenportal zur Verfügung gestellt. Ihre System-Zugangsberechtigung, d.h. Ihr Benutzer und das Kennwort wird Ihnen in der Regel von unserem Service Desk per Telefon mitgeteilt. Bitte sorgen Sie dafür, dass Ihr(e) Vertreter(in) über den Benutzer und das Kennwort informiert ist, wenn kein weiterer Benutzer zur Vorkalkulation eingerichtet wurde, bzw. informieren Sie uns, wenn ein weiterer Benutzer eingerichtet werden soll. Senden Sie diese Information an die -adresse der Materialwirtschaft Mithilfe der Vorkalkulation erstellen Sie ein Leistungsverzeichnis. Informieren Sie bitte den zuständigen Anforderer per über die Nummer des Leistungsverzeichnisses, das Sie angelegt haben. Fügen Sie bitte die Datei mit den Leistungen aus dem Kontrakt, die Sie erstellt haben, zu Ihrer hinzu. Dieses Leistungsverzeichnis wird vom Anforderer für die Bestellanforderung verwendet und vom Einkauf in eine Bestellung umgesetzt. Die Information über die neue Bestellung erhalten Sie in der Regel per Fax oder in Papierform. Zusätzlich wird Ihnen die Bestellung, die das Leistungsverzeichnis beinhaltet, auf dem Lieferantenportal zur elektronischen Leistungserfassung zur Verfügung gestellt. Detaillierte Bedienungsanleitungen finden Sie auf dem Lieferantenportal unter im Bereich Handbücher. Bei weitergehenden Fragen zur elektronischen Leistungserfassung stehen wir Ihnen unter der Ruf-Nr gerne zur Verfügung. 4/15

5 4 Lieferantenportal 4.1 Benachrichtigung zu Ihrem Benutzer und Aufruf des Systems Sie werden über Ihren neuen Benutzer per informiert. In dieser finden Sie auch die URL zu unserem System. Über diese bzw. über die unten aufgeführte URL melden Sie sich im Internet am Lieferantenportal an: Alternativ können Sie und dann -> Dienstleistungen -> Lieferanten -> Ausschreibungen auswählen Das Fenster mit den Allgemeinen Einkaufsbedingungen E-Procurement öffnet sich. Scrollen Sie nach unten und akzeptieren Sie bitte die Bedingungen, damit Sie zur Anmeldemaske gelangen. 5/15

6 4.2 Benutzeranmeldung und Rollenauswahl Nach Akzeptanz der Einkaufsbedingungen werden Sie aufgefordert, sich am System anzumelden. Geben Sie Ihren Benutzer und das Kennwort ein, und klicken Sie auf Anmelden. Bei erstmaliger Anmeldung im System werden Sie auf der nachfolgenden Maske aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Dieses muss mindestens sechsstellig sein. Bei erstmaliger Anmeldung das Kennwort ändern und Speichern. 6/15

7 Sollten Ihrem Benutzer mehrere Rollen zugeordnet sein, klicken Sie bitte im Menü auf Kontrakte, dann werden Ihnen direkt die aktuellen Kontrakte, die zur Vorkalkulation zur Verfügung stehen, angezeigt. 5 Aktuelle Kontrakte auswählen Durch Klick auf die Kontraktnummer oder die Bezeichnung gelangen Sie zu der Übersicht der Kontraktpositionen. In der Detailansicht finden Sie eine oder mehrere Kontraktpositionen mit Leistungsverzeichnis, die zur Vorkalkulation ausgewählt werden können. Durch Klick auf die Positionsnummer oder auf den Kurztext gelangen Sie auf das Leistungsverzeichnis der Position, zu der Sie dann Ihre Vorkalkulation erstellen können. 7/15

8 Dann werden die Leistungen des Leistungsverzeichnisses der Position 10 angezeigt, zu der Sie Ihre Vorkalkulation erstellen können. Dazu klicken Sie auf den Button 8/15

9 Klicken Sie zuerst auf den Button und anschließend auf damit Sie diese Datei bearbeiten können. 5.1 Excel-Datei Registerkarte Kontraktleistungen bearbeiten Anschließend können Sie die Datei auf der Registerkarte Kontraktleistungen bearbeiten, indem Sie die weiß hinterlegten Felder ausfüllen. 9/15

10 Weiß hinterlegte Felder wie Menge, Ansprechpartner und Bezeichnung ausfüllen und speichern. Wenn Sie weiter nach rechts in der Anzeige scrollen, haben Sie die Möglichkeit - soweit notwendig - auch Langtextergänzungen einzutragen. Langtextergänzung eintragen, soweit mehr Text eingetragen werden muss 10/15

11 5.2 Excel-Datei Registerkarte Freizeilen bearbeiten Wenn in der Registerkarte Kontraktleistungen die entsprechende Leistung nicht enthalten ist, diese Leistungen zur Durchführung des Projektes jedoch notwendig sind, dann nutzen Sie bitte die Registerkarte Freizeilen. Tragen Sie in der Spalte Menge die Anzahl ein. Wenn Sie auf das Feld mit der Mengeneinheit klicken, dann können Sie dort eine der vorgeschlagenen Mengeneinheiten auswählen. Anschließend tragen Sie den Kurztext (max. 40 stellig) und bei Bedarf die entsprechenden Ergänzungen im Langtext ein. Dann tragen Sie noch den Nettopreis zu der Leistung ein. Insgesamt sind 100 Zeilen für die Erfassung von ungeplanten Leistungen vorgesehen. 11/15

12 5.3 Registerkarte Freizeilen - Übersicht der Mengeneinheiten Übersicht der Mengeneinheiten, die im Tabellenblatt Freizeilen verwendet werden können ME CM CM2 DL G H JHR KG KM L LB LE M M2 M3 MON OZ PAA SA SK ST STD TAG TO TON WCH ZPS ME-Text Zentimeter Quadratzentimeter Dienstleistung Gramm Stunde Jahre (annum) Kilogramm Kilometer Liter Pfund (Pound) Leistungseinheit Meter Quadratmeter Kubikmeter Monate Unze Paar Satz Sack Stück Stunden Tage Tonne US-Tonne Wochen Pauschal 12/15

13 5.4 Excel-Datei hochladen Leistungsverzeichnis anlegen Anschließend Klicken Sie auf den Button hochladen zu können. um die Datei von Ihrem Laufwerk Wenn der Dateiname ausgewählt ist, klicken Sie auf den Button Damit fügen Sie die Datei zu Ihrem Kontrakt hinzu. 13/15

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15 Anschließend erhalten Sie die Systemmeldung: Die Exceldatei wurde erfolgreich hochgeladen. Wir danken Ihnen für Ihre Angaben. (V ) Hinter dieser Systemmeldung wird Ihnen der Name des Leistungsverzeichnisses eingeblendet, in diesem Beispiel V Bitte teilen Sie dem Anforderer per mit, unter welchem Leistungsverzeichnis-Namen die Vorkalkulation von Ihnen angelegt wurde. Fügen Sie bitte die Datei mit den Leistungen aus dem Kontrakt, die Sie erstellt haben, zu Ihrer hinzu. Mit diesem Leistungsverzeichnis kann der Anforderer die Beauftragung über den Einkauf steuern. Anhand der entsprechenden daraus resultierenden Bestellung kann anschließend, nach Durchführung der Leistungen durch Ihre Firma, die elektronische Leistungserfassung zur Bestellung im Lieferantenportal durchgeführt werden. Systemmeldung mit dem Namen des Leistungsverzeichnisses hier: V /15