ESS-400 ESS Zeitwirtschaft für Mitarbeiter/innen

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1 Abteilung V/6 PM-SAP Applikationsmanagement Hintere Zollamtsstrasse 2b 1030 Wien Version 4.0 ESS-400 ESS Zeitwirtschaft für Mitarbeiter/innen PM-SAP Kurzanleitung

2 1 Arbeitszeit erfassen Der Aufruf des Service Arbeitszeit erfassen (An- oder Abwesenheit, z.b. Normaldienstzeit oder Arztbesuch) kann auf 2 Arten erfolgen, die nachfolgend beschrieben werden. Variante 1: Aufruf über die Startseite:» Klicken Sie auf der Startseite im Inhaltsbereich Schnellverweise auf Arbeitszeit erfassen. Variante 2: Aufruf über das Register "Mitarbeiter/in":» Klicken Sie auf das Register Mitarbeiter/in, um es zu öffnen.» Klicken Sie im Menüpunkt Arbeitszeiten auf Arbeitszeit erfassen. Anschließend wird der Service Arbeitszeit erfassen angezeigt. Es wird jener Tag geöffnet, für den noch keine (vollständige) Erfassung erfolgt ist: Kurzanleitung ESS-Zeitwirtschaft für Mitarbeiter/innen Version 4.0 Seite 2 von 9

3 » Wählen Sie die entsprechende Ab-/Anwesenheitsart über die Wertehilfe aus.» Geben Sie in die Felder von und bis Ihre Kommen- und Gehenzeiten ein. Wenn Sie eine Ab-/Anwesenheitsart ausgewählt haben, gilt die Auswahl für die gesamte Zeile, d.h. für jeden Tag der Erfassungsperiode; in diesem Beispiel wurden für die Erfassungsperiode die Vorgabezeiten Normaldienstzeit/Gleitzt. und ang. MDL (angeordnete Mehrdienstleistungen) ausgewählt.» Detailinformationen zu den auswählbaren Ab-/Anwesenheitsarten erhalten Sie über den Druckknopf Glossar.» Klicken Sie auf Alle Details einblenden, um die Detailübersicht aller Tage der Erfassungsperiode einzublenden. Danach wechselt die Bezeichnung der Drucktaste auf Alle Details ausblenden, über die die Detailansicht wieder verlassen werden kann.» Über das Symbol Aufklappen kann die Detailübersicht für einen bestimmten Tag eingeblendet werden.» Klicken Sie auf die Drucktaste Sichern, um die Eingaben zu speichern. Version 4.0 Seite 3 von 9

4 2 Abwesenheitsmitteilung anlegen Der Einstieg zur Anlage einer Abwesenheitsmitteilung kann, ebenso wie die Erfassung der Arbeitszeit, über die Startseite oder das Register Mitarbeiter/in erfolgen.» Klicken Sie auf der Startseite im Inhaltsbereich Schnellverweise auf Abwesenheitsmitteilung anlegen oder» öffnen Sie das Register Mitarbeiter/in. Klicken Sie im Menüpunkt Arbeitszeiten auf Abwesenheitsmitteilung anlegen. Anschließend wird der Service Abwesenheitsmitteilung anlegen angezeigt. Im oberen Bereich des Bildschirms sind die Daten zur Abwesenheitsmitteilung zu erfassen. Im unteren Bereich werden alle vorhandenen Ansprüche angezeigt.» Die Art der Abwesenheit ist über die Wertehilfe auszuwählen. Detailinformationen zu den auswählbaren Abwesenheitsarten erhalten Sie über den Druckknopf Glossar.» Im Feld Abwesenheit von ist der erste Tag der Abwesenheit, im Feld bis einschließlich ist der letzte Tag der Abwesenheit zu erfassen.» Klicken Sie auf Berechnen, um die Anzeige im Feld Abwesenheitsstunden zu aktualisieren.» Klicken Sie auf Senden, um die Abwesenheitsmitteilung zur Genehmigung an die/den Vorgesetzte/n weiterzuleiten. Version 4.0 Seite 4 von 9

5 3 Anzeige von Zeitnachweisen» Klicken Sie auf der Startseite im Inhaltsbereich Schnellverweise auf Zeitnachweis anzeigen oder» öffnen Sie das Register Mitarbeiter/in. Klicken Sie im Menüpunkt Arbeitszeiten auf Zeitnachweis anzeigen.» Wählen Sie im oberen Bereich die gewünschte Art des Nachweises aus. Wählen Sie im unteren Bereich den Zeitraum aus, für den der Nachweis angezeigt werden soll.» Klicken Sie auf Anzeigen, um den Zeitnachweis aufzurufen. Version 4.0 Seite 5 von 9

6 In den Einzelergebnissen werden folgende Informationen tagesgenau angezeigt: Beguz: Beginnuhrzeit; Zeitpunkt des tatsächlichen Arbeitsbeginns. Enduz: Endeuhrzeit; Zeitpunkt des tatsächlichen Arbeitsendes. IST: Geleistete Arbeitszeit (Zeitraum zwischen Beginnuhrzeit und Endeuhrzeit). SOLL: Sollstunden, die laut Arbeitszeitplan zu leisten sind. GLZ/Einarb./Pausch: Jene Arbeitszeit, welche die Sollstunden übersteigt bzw. unterschreitet (inkl. Zeitumbuchung). MDL/FZLQ/FZVQ: Stunden, die als angeordnete Mehrdienstleistungen (ggf. vermindert um Stunden aus "Freizeitausgleich laufendes Quartal", bzw. "Freizeitausgleich Vorquartal") erfasst wurden. Dienst-/Wohnungs-/Rufbereit.: Stunden, die im Rahmen von Bereitschaften anfallen. Am Ende des Zeitnachweises werden eine Summenübersicht, sowie Informationen zu Zeitumbuchungen und Abwesenheitskontingenten angezeigt. Im Bereich "Anmerkungen im Arbeitszeitblatt" werden jene Anmerkungen ausgegeben, die Sie zu den erfassten Zeiten hinterlegt haben. Hinweis: Ab- und Anwesenheiten, die unter dem Service Arbeitszeit erfassen gepflegt werden, sind im Zeitnachweis einen Tag nach der Speicherung ersichtlich. Version 4.0 Seite 6 von 9

7 4 Monatliche Überstunden- und Zeitkartenabrechnung» Öffnen Sie das Register Mitarbeiter/in. Klicken Sie im Menüpunkt Arbeitszeiten auf ÜSt.-/Zeitkartenabrechnung. Unter Offene Freigaben finden Sie die Zeitkarten jener Monate, die Sie noch nicht freigegeben haben. Unter Abgeschlossene Freigaben können Sie sich für den gewünschten Zeitraum jene Zeitkarten anzeigen lassen, die Sie bereits freigegeben haben.» Wählen Sie die Option Offene Freigaben und klicken Sie auf Ausführen. Es werden Ihnen die noch offenen Zeitkarten zur Genehmigung angezeigt. Im Feld Status ZW wird angezeigt, ob die Zeitkarte für einen Monat schon freigegeben werden kann: das Symbol Ansehen zeigt an, dass die Zeitkarte freigegeben werden kann, das Symbol Fehler zeigt an, dass in der Zeitkarte eine unvollständige Zeiterfassung vorliegt bzw. noch keine Freigabe möglich ist. Der Ampelstatus ROT zeigt an, dass noch keine Freigabe erfolgt ist. Sobald diese vorgenommen wurde, wechselt der Ampelstatus auf GRÜN.» Markieren Sie die Periode, die Sie freigeben möchten durch Klick auf den jeweiligen Zeilenselektor und anschließendes Betätigen der Drucktaste Weiter zur Freigabe oder klicken Sie auf das Symbol Freigabe möglich, um in den Detailbildschirm zu gelangen. Version 4.0 Seite 7 von 9

8 Monatsübersicht ÜSt.-/Zeitkartenabrechnung: Im Inhaltsbereich wird die ÜSt.-/Zeitkartenabrechnung angezeigt: Im oberen Bereich finden Sie eine Symbolleiste mit Services und Funktionen zur aktuellen Zeitkarte. Im mittleren Bereich des Detailbildschirmes werden Ihnen zusätzliche Informationen über Ihre Zeitdaten angezeigt. Im unteren Bereich können Sie Eingaben zur aktuellen Zeitkarte vornehmen. Weiters haben Sie die Möglichkeit, über das Feld Notiz eine Anmerkung zu hinterlegen.» Nach Überprüfung der Angaben klicken Sie auf Freigabe MA. Sie werden vor der endgültigen Freigabe noch um eine Bestätigung ersucht:» Durch die Freigabe mittels Klick auf Ja wird der Monat von Ihnen abgeschlossen und die Zeitkarte an die/den Vorgesetzte/n zur Genehmigung weitergeleitet. Version 4.0 Seite 8 von 9

9 5 Quartalsfreigabe Vorraussetzung für die Freigabe eines Quartals ist, dass alle 3 Monate des Quartals bereits von Ihnen freigegeben wurden.» Öffnen Sie das Register Mitarbeiter/in. Klicken Sie im Menüpunkt Arbeitszeiten auf ÜSt.-/Zeitkartenabrechnung.» Wählen Sie die Option Offene Freigaben und klicken Sie auf Ausführen.» Markieren Sie die Periode, die Sie freigeben möchten durch Klick auf den jeweiligen Zeilenselektor und betätigen Sie die Drucktaste Weiter zur Freigabe. Sie erhalten die folgende Eingabemaske mit den Werktagsüberstunden nach 68/1 und 68/2 EStG (unterteilt in die jeweiligen Monate des Quartals). In der linken Spalte sind die ang. MDL (angeordnete Mehrdienstleistungen) bereits vermindert um die im Quartal erfasste Abwesenheit "Freizeitausgleich laufendes Quartal" (stunden-/tageweise) angeführt. In der Sicht "Quartalsfreigabe" (in diesem Beispiel 2. Quartal 2008) können Sie die ang. MDL zwischen Vergütung, Zuschlag gegen Vergütung oder Freizeit aufteilen.» Nach Überprüfung bzw. Aufteilung der Stunden klicken Sie auf Freigabe MA. Sie werden vor der endgültigen Freigabe noch um eine Bestätigung ersucht.» Durch die Freigabe mittels Klick auf Ja wird das Quartal von Ihnen abgeschlossen und die Zeitkarte an die/den Vorgesetzte/n zur Genehmigung weitergeleitet. Version 4.0 Seite 9 von 9

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