ASA Control. Themenbereiche

Transkript

1 ASA Control Themenbereiche 1. Die Filiale - Login beantragen und löschen - Reparaturmeldung intern an den technischen Dienst - Reparaturmeldung externe Vergabe und deren Bestätigung - Checkliste - Schulungsnachweise etc. Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 1

2 Login beantragen - Share-Point in der Spalte *Links zu Anwendungen auf ASA Control klicken - Das System zeigt nachstehendes Bild, entsprechendes Login eingeben - Sie erhalten einen Link via Outlook, Link anklicken - Das System setzt ein Cookie auf ihre Festplatte bs & KST oder Windowslogin ( ) (z.b. bs4480) (z. B. bsrste) Sie erhalten ein Mail via Outlook e Link anklicken Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit

3 Login löschen - In der Taskleiste ganz oben recht auf *EXTRAS* klicken - Im Menue auf *Internetoptionen* klicken - Browserverlauf *Löschen* anklicken - Cookies *Cookies löschen* anklicken - Löschen *Ja* anklicken Extras Internetoptionen Auf EXTRAS klicken Im Menue Browserverlauf löschen Cookies löschen anklicken Ja anklicken Neues Login beantragen Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit

4 Login: Das System erkennt anhand ihrer Login-Anmeldung, wer der persönliche Benutzer ist Name des Users /Anwender Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 4

5 Symbolerklärung Neu Externer Auftrag bestätigen Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit

6 Externer TD Auftrag bestätigen bzw. rückweisen - Vergibt der Dispatcher des technischen Dienstes den Reparaturauftrag extern, wird der Auftrag zur Bestätigung an dem Ersteller des Reparaturauftrages zugewiesen (keine Mailinformation). - Bei einer Zurückweisung (Unzufriedenheit etc.) erhält der Dispatcher den Auftrag zur erneuten Bearbeitung. Eine Begründung ist bei Ablehnung zwingend. Auftrag wurde extern vergeben Chronologie des Auftrages Auftrag zur Zufriedenheit erledigt: ja anklicken Auftrag nicht erledigt bzw. ungenügend erledigt: nein anklicken; Feld Begründung zwingend Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 17

7 ASA Control 2. Die Checkliste Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 18

8 Checkliste: der Auftrag - Bei der Auftragserstellung erfolgt die Info an den Auftragsnehmer automatisch durch das ASA Control - Bei anklicken des Links wird das ASA Control automatisch geöffnet Zu finden auch unter Info erfolgt über Mail im Outlook Link anklicken öffnet direkt die Aufgabe Prozesse Laufende Gefährungsbeurteilung Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 19

9 Checkliste: Auftrag (Prüfung) beginnen - Zum Bearbeiten der Checkliste auf Prüfung durchführen klicken. Sie sehen nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben. Prozesse Laufende Gefährungsbeurteilung Erstelldatum / Zuweisungsdatum Auftragsnummer des Systems Zuständige Abteilung Name der Checkliste Prüfung noch nicht begonnen Prüfung durchführen Bearbeiten (Kopfdaten) Löschen der Checkliste Auftragsausführender Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 20

10 Checkliste: Gesamtansicht des Supervisors - Nicht in der Doku erhalten. Nur Erklärung Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 21

11 Checkliste Arbeit unterbrechen, speichern, weiterleiten - ganz unteren Seitenrand - Prüfung unterbrechen = Zwischenspeichern - Prüfung abschliessen weiterleiten = abschliessend speichern, kann nachträglich nicht mehr verändert werden (Für allen Fragen, die in der Checkliste mit NEIN beantwortet wurden, erstellt das System automatisch eine Pendenzenliste) - Druckansicht = Druckansicht, Liste ausdrucken - Zurück = keine speichern der Daten Zum unteren Seitenrand scrollen Prüfung zwischenspeichern Prüfung kann nicht mehr verändert werden Aus allen Fragen, die mit Nein beantwortet wurden, wird nach dem abschliessen automatisch eine Pendenzenliste erstellt Druckansicht Druckbefehl Zurück Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 22

12 Checkliste ausdrucken - Checkliste zur Bearbeitung ausdrucken, ganz nach unten scrollen - Druckansicht anklicken, Druckansicht öffnet sich - Feld Druckaugsabe öffnet sich automatisch, OK bestätigen Ganz nach unten scrollen Druckansicht anklicken OK anklicken Startet dem Druckbefehl Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 23

13 Checkliste ausdrucken - Checkliste zur Bearbeitung ausdrucken - Einstellungen anklicken - Ausrichtung quer anklicken, OK bestätigen - Druckerbefehl starten (drucken) Einstellungen anklicken Ausrichtung: Querformat anklicken Ok anklicken Drucken = startet den Druckbefehl Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 24

14 Checkliste bearbeiten - ja = alles in Ordnung - nein = gemäss Fragestellung nicht in Ordnung, zieht eine zwingend eine Massnahme nach sich - nicht relevant = in meinem Betrieb nicht vorhanden - Zuweisung technischer Dienst = Rep-Auftrag öffnet automatisch (Verantwortlich: für Terminüberwachung; Name des SiBE s) Bei Rep. Auftrag Auftragsnummer einschreiben alles in Ordnung nicht in Ordnung, Feld Massnahme zwingend In meinem Betrieb nicht vorhanden Rep. Auftrag öffnet automatisch Verantwortlich Terminüberwachung: bei Rep.-Auftrag der SiBe Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 25

15 Checkliste: Beanstandung / Umsetzung liegt beim technischen Dienst - Daten des Erstellers werden automatisch durch das System gefüllt - gewünschte Massnahme wird direkt vom ausgefüllten Feld der Checkliste übernommen - Auftragstext / Fehlerbeschreibung von der Checkliste kopieren oder selber ausfüllen - Nach Datensatz speichern stellt das System automatisch zum erstellen Rep.-Auftrag um. Auftragsnummer aufschreiben Rep. Auftrag öffnet automatisch Oberer Teil wie bisher ausfüllen Text der Beanstandung Text der Massnahme (wird automatisch von der Checkliste übernommen.) Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 26

16 Checkliste: Beanstandung / Umsetzung liegt beim SiBe Wird automatisch nach der Weiterleitung der Checkliste vom System erstellt - Massnahme durchführen anklicken - Durchführung mit ja bestätigen Datum der Durchführung eingeben (Maus auf Zeile, Kalender startet automatisch) - Bemerkung eingeben; wie wurde umgesetzt - Speichern; bestätigte Massnahme ändert ihren Status in *Wirksamkeit bestätigen* Massnahme durchführen Wirksamkeit bestätigen Protokoll einsehen, anklicken Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 27

17 Checkliste: Zusammenstellung der offenen und erledigten Massnahmen (Pendenzenübersicht) Sind alle Fragen der Checkliste bearbeitet, stellt das System eine Übersicht der offenen und erledigten Massnahmen zusammen - Offene Massnahme = alle Fragen die mit NEIN beantwortet wurden - Keine weitere Massnahme nötig = alle Fragen die mit JA beantwortet wurden oder abgeschlossene, ehemals offene Massnahmen Übersicht; offene Massnahmen offene Massnahmen Keine weiteren Massnahmen nötig offene Massnahmen Keine weiteren Massnahmen nötig Übersicht: Keine weiteren Massnahmen nötig Wenn mit ja beantwortet Wenn mit nein beantwortet Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 28

18 Checkliste: offene Massnahme durchführen Wird automatisch nach der Weiterleitung der Checkliste vom System erstellt - Massnahme durchführen anklicken - Durchführung mit ja bestätigen Datum der Durchführung eingeben (Maus auf Zeile, Kalender startet automatisch) - Bemerkung eingeben; wie wurde umgesetzt - Speichern; bestätigte Massnahme ändert ihren Status in *Wirksamkeit bestätigen* Welche Massnahme wurde eingeleitet Datum einfügen Durchführung bestätigen Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 29

19 Checkliste: Wirksamkeit bestätigen Wird automatisch nach dem Ausfüllen der Massnahme vom System erstellt - Massnahme mit ja bestätigen, Bemerkung freiwillig - Massnahme mit nein, Bemerkung zwingend - Speichern; bestätigte Wirksamkeit der Umsetzung schliesst den Auftrag Treppe im Einsatz Ja nein Treppe nicht bewilligt Durchführung bestätigen ja/nein Bei nein zwingende Bemerkung zur Wirksamkeit Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 30

20 ASA Control 3. Unterweisungsnachweis Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 31

21 Unterweisungsnachweis erstellen (Kurzinstruktion) Für eine nachweisliche Kurzinstruktion vor Ort - Unterweisungsnachweise anklicken - Unterweisung wählen, falls eine weitere erstellt werden muss, Sicherheitsfachstelle anrufen (5340) - Name des Instruktors (Unterweisender) - Durchführungsdatum wählen Schulungen Kurzinstruktion gem. SiBe-Tafel Evakuationsvorlagen Erste Hilfe Unterweisungen Unterweisungsnachweise Unterweisungsnachweise wählen Name des Instruktors (Unterweisender) eingeben Unterweisungstyp auswählen Durchführungsdatum auswählen Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 32

22 Unterweisungsnachweis erstellen (Kurzinstruktion) Für eine nachweisliche Kurzinstruktion vor Ort - Kursinhalte ausfüllen - KST auswählen (in Buchstaben Name der Filiale z.b. Arlesheim ) - Teilnehmer werden automatisch aufgerufen, Auswahl durch anklicken - Speichern, das System wechselt automatisch das Menu Kursinhalte eingeben Kostenstelle auswählen Name der KST Namen anklicken Unterweisung speichern Wechselt automatisch das Menu Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 33

23 Unterweisungsnachweis suchen / drucken Für eine nachweisliche Kurzinstruktion vor Ort - KST oder Teilnehmer auswählen (in Buchstaben, Teilnehmer, sofern erfasst, werden immer angezeigt, auch wenn in anderer KST erfasst) - Druckansicht einzeln zeigt Kurseinzelheiten. Es können nur Kursinhalte geändert werden - Druckansicht erstellt eine Vorlage zur Unterschrift der Teilnehmer und den Druckbefehl Kostenstelle auswählen oder Name des Teilnehmers Druckansicht Ansicht einzeln Druckansicht Ansicht alle = Druckbefehl Unterweisungsblatt unterschreiben lassen und ablegen. Genossenschaft Migros Basel / Leiter Sicherheit Seite 34