Application Service Providing

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1 Application Service Providing Das Rechenzentrum für kleine Unternehmen

2 Application Service Providing Ihr persönliches Rechenzentrum Application Service Providing oder kurz ASP ist eine neue Dienstleistung der Topas Informatik AG. Sie richtet sich in erster Linie an kleine und kleinste Unternehmen, welche Bedarf nach einer professionellen Server-Infrastruktur haben, sich diese aber nicht leisten können oder wollen. Die Topas Informatik AG bietet die gewünschten Dienste und Kapazitäten im Mietverhältnis an. Konkret bedeutet dies, dass die Topas Informatik AG in ihrem Rechenzentrum eine eigens für diesen Zweck eingerichtete EDV-Infrastruktur betreibt. Die Kunden werden über eine sichere Internet-Verbindung mit dem Rechenzentrum verbunden und können mit ihren Daten und Anwendungen arbeiten, wie wenn die Server im eigenen Haus stehen würden. Weil dieselben Einrichtungen von mehreren Kunden verwendet werden, fällt für das einzelne Unternehmen nur ein Bruchteil der Gesamtkosten an, entsprechend der eigenen Nutzung. Selbstverständlich verfügt dabei jeder Kunde über seinen eigenen, geschützten Bereich, in dem seine Daten vor unbefugtem Zugriff sicher sind. Auf Seite des Kunden wird lediglich ein PC oder Notebook mit Internetanschluss benötigt. Die Software für den Zugriff auf das Rechenzentrum wird im Rahmen der Inbetriebnahme auf dem Rechner installiert. application <engl.>: Anwendung service <engl.>: Dienst, Dienstleistung, Betrieb provider <engl.>: Anbieter von Kommunikationsdiensten (wie z. B. einem Zugang zum Internet) Nach der Installation finden Sie auf dem Desktop Ihres PCs ein neues Icon. Wenn Sie dieses anklicken, wird automatisch eine Verbindung zum Rechenzentrum hergestellt. Nun müssen Sie sich nur noch mit Benutzername und Passwort identifizieren, worauf Ihnen die Programme und Daten wie gewohnt zur Verfügung stehen. Sie können arbeiten, als wären diese auf Ihrem PC oder in einem lokalen Netzwerk gespeichert. Bei einer langsamen Internetverbindung oder bei der Arbeit mit Grafiken sind unter Umständen leichte Geschwindigkeitseinbussen in Kauf zu nehmen. Die Kommunikation zwischen Ihrem PC und dem Rechenzentrum erfolgt selbstverständlich verschlüsselt und ist somit Dritten nicht zugänglich. 2

3 Welche Anwendungen können mit Application Service Providing verwendet werden? Grundsätzlich kann jede beliebige Anwendung mittels ASP genutzt werden. Die einzige Bedingung ist, dass sie für den Einsatz auf einem Terminal-Server geeignet ist. Wenn Sie also zum Beispiel eine spezielle Branchen-Software benötigen, können wir diese für Sie auf unseren Servern installieren und betreiben. In einem solchen Fall müssten Sie aber die notwendigen Lizenzen der Software erwerben. Für weitere Informationen über Facette verlangen Sie bitte die entsprechende Dokumentation. Als Alternative bieten wir mit Facette eine umfassende Gesamtlösung für kleine Handels- und Dienstleistungsunternehmen an. Facette enthält unter anderem die Module Finanzbuchhaltung (inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), Personalwesen, Lager, Verkauf, Leistungsabrechnung sowie ein elektronisches Archiv. Facette enthält somit alle wesentlichen Funktionen, die ein kleines Unternehmen für die ordentliche und effiziente Abwicklung des Geschäfts benötigt. Da Facette bereits installiert und in Betrieb ist, kann es sofort genutzt werden. Ein Erwerb von Lizenzen ist nicht erforderlich, die benötigten Funktionen können gemietet werden. Als Ergänzung zu Facette oder einer eigenen Anwendung, stehen die gängigen Microsoft Produkte zur Verfügung. Neben den bekannten Word, Excel und Outlook ist dies hauptsächlich der Exchange Server. Exchange Server ist so etwas wie eine zentrale Datenbank und Kommunikationsdrehscheibe im Hintergrund. Die Daten von Outlook, d.h. s, Kalendereinträge, Kontakte usw. werden in Exchange zentral für das Unternehmen gespeichert. Dies erlaubt einen viel flexibleren Umgang mit den Informationen. Beispielsweise können Termine wie Besprechungen für mehrere Mitarbeitende geplant werden, indem auf die Kalenderdaten dieser Personen zugegriffen wird. Auf Wunsch kann Exchange zudem mit einem Fax-Programm sowie mit leistungsfähigen Spam- und Antiviren-Filtern ergänzt werden. Wir unterbreiten Ihnen gerne ein Angebot, welches auf Ihre speziellen Bedürfnisse eingeht. 3

4 Für wen lohnt sich Application Service Providing? Ein Server ist ein Computer der auf Dauerbetrieb (24h x 365 Tage) ausgelegt ist und der den angeschlossenen Arbeitsstationen verschiedene Dienste zur Verfügung stellt. Je nach Dienst wird der Server als Dateiserver, Datenbankserver, Kommunikationsserver etc. eingesetzt. Der Server hat zu diesem Zweck ein spezielles Betriebssystem ( Microsoft Windows Server) und spezialisierte Software wie MS Exchange Server und MS SQL Server. Damit kleine Unternehmen mit mehr als einem Arbeitsplatz professionelle Software wie Facette oder Microsoft Exchange nutzen können, benötigen sie zwingend einen Server. Die Anschaffung eines solches Geräts kostet mit Software und Inbetriebnahme aber schnell einmal bis 30'000 Franken. Ab fünf Arbeitsplätzen lässt sich eine so grosse Investition noch vertreten, da die Kosten verteilt werden können aber darunter? Für Unternehmen mit zwei bis ungefähr fünf Anwendern, kann sich ASP nur schon aus Kostengründen als vorteilhaft erweisen. Bei Einzelunternehmen (bzw. Unternehmen mit nur einem PC- Arbeitsplatz) braucht es normalerweise keinen Server sofern Sie Ihre Datensicherung stets im Griff haben. Und was passiert, wenn Ihnen Ihr Notebook auf einer Geschäftsreise plötzlich abhanden kommt? Dann hat jemand anderes Ihre Daten! Wenn Ihre Daten wertvoll sind und Sie sie besonders schützen möchten, sind sie im Rechenzentrum der Topas Informatik AG viel besser aufgehoben. Sie werden nicht nur regelmässig gesichert, sondern auch durch bauliche und technische Massnahmen geschützt. Trotzdem können Sie von überall auf der Welt per Internet mit Ihren Daten arbeiten. Für Treuhänder eröffnet das Application Service Providing ganz neue Perspektiven. Stellen Sie sich vor, Sie müssten nicht mehr mühsam mit Ihren Kunden Disketten austauschen, um sich gegenseitig die neuen und geänderten Buchungen zu senden. Sondern Sie könnten gleichzeitig mit Ihrem Kunden in seinem Mandanten buchen, die Daten wären augenblicklich bei beiden nachgeführt und die Buchhaltung des Kunden jederzeit topaktuell. Vorbei die Probleme und Risiken beim Datenaustausch, vorbei die Probleme wegen unterschiedlicher Softwareversionen. Sie könnten jederzeit auf Fehler des Kunden reagieren und ihm helfen. Was wie ein Wunschtraum klingt, kann mit ASP leicht realisiert werden. Dazu muss Ihr Kunde seine Buchhaltung lediglich im Rechenzentrum der Topas Informatik AG betreiben und Ihnen ein Zugriffsrecht einräumen. Ihre Mitarbeitenden könnten übrigens sogar gleichzeitig am gleichen Mandanten arbeiten, ohne dass Sie einen Server oder eine Mehrplatzversion der Buchhaltungssoftware benötigen. 4

5 Welches sind die weiteren Vorteile von Application Service Providing? sofort verfügbar Die Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme eines Servers dauert im Normalfall vier bis sechs Wochen. Der Zugang zum Rechenzentrum ist dagegen innert Stunden aufgeschaltet. Wenn Ihr Betrieb wächst, können weitere Nutzer ebenfalls in kürzester Zeit integriert werden. weltweit verfügbar Wenn Sie ein Notebook besitzen, spielt es keine Rolle, wo Sie sich gerade aufhalten. Überall auf der Welt, wo Sie mit Ihrem Gerät eine Internetverbindung herstellen können, haben Sie Zugriff auf Ihre Daten. sicher Die Topas Informatik AG setzt für das Rechenzentrum höchst professionelles Equipment ein, angefangen bei der Zutrittskontrolle, über die Datensicherung bis zur Firewall. Ihre Daten sind bei uns in guten Händen. Eine vergleichbare Sicherheit könnten Sie selber nur mit enormen Investitionen erreichen. sorgenfrei Die Infrastruktur wird von ausgebildeten Informatikern gewartet und überwacht. Unser Fachpersonal sorgt für einen reibungslosen Betrieb. Als Kunde müssen Sie sich weder um die Sicherheit kümmern, noch um die Installation von neuen Versionen, Updates und Fehlerkorrekturen. Sie können sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und die Informatik getrost den Spezialisten überlassen. höchste Priorität Sollte dennoch einmal ein Problem auftreten, geniessen unsere ASP-Kunden eine bevorzugte Behandlung. Die Spezialisten sind ja bereits vor Ort und können sofort mit der Problembehebung beginnen. kalkulierbare Kosten Durch das Application Service Providing erhalten Sie quasi ein eigenes, bestens ausgestattetes Rechenzentrum mit eigenem Betriebspersonal. Und dies erst noch zu einem günstigen Fixbetrag. Dieser wird aufgrund der von Ihnen gewünschten Funktionalität berechnet. Das heisst, Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich benötigen. Es gibt keine Überraschungen durch neue Versionen, Sicherheitsupdates und so weiter, da die Betriebskosten inbegriffen sind. keine Verpflichtung Sie gehen mit Application Service Providing keine langfristigen Verpflichtungen ein. Sie können jederzeit wieder auf eine konventionelle Infrastruktur umsteigen. 5

6 Ist Application Service Providing überhaupt sicher? Wir behaupten, dass Ihre Daten in unserem Rechenzentrum viel besser geschützt sind, als bei Ihnen! Durch umfangreiche bauliche, technische und organisatorische Massnahmen erreichen wir einen vergleichsweise hohen Schutz gegen Datenverlust oder unberechtigten Zugriff. Unser Rechenzentrum befindet sich im Untergeschoss in einem fensterlosen Raum. Nur autorisiertes Personal kann den Raum betreten. Der Zutritt wird ständig elektronisch überwacht und automatisch protokolliert. Die Geräte sind durch redundante unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USV) gegen Stromausfälle und Spannungsschwankungen geschützt. fire wall <engl.>: Brandmauer Dient der Abschottung der internen Informatik gegenüber dem Internet VPN virtual private network <engl.>: Virtuelles privates Netz(werk). Zur Abwehr von unberechtigten Zugriffsversuchen über das Internet setzen wir professionelle Hardware-Firewalls ein. Sämtliche ein- und ausgehenden Verbindungen werden von ihr überwacht und notfalls geblockt. Die Firewall stellt zudem auch sicher, dass der Fernzugriff auf das Rechenzentrum ausschliesslich durch berechtigte Anwender erfolgen kann. Dazu muss zwischen Client (PC oder Notebook) und Firewall ein so genannter VPN-Tunnel aufgebaut werden. Das heisst, alle zwischen den Geräten ausgetauschten Informationen werden verschlüsselt übertragen, so dass ein Dritter die Informationen nicht einsehen kann. Zum Schutz gegen Viren und andere destruktive Programme, setzen wir ein mehrstufiges Sicherheitssystem ein. Eingehende s werden ein erstes Mal geprüft, bevor sie in den Posteingang gelangen. Dadurch werden alle bekannten Viren entfernt, ehe sie der Anwender zu Gesicht bekommt. Ein zweites Antiviren-Programm überwacht zudem ständig die Server, damit nicht Viren auf anderem Weg eingeschleppt werden können. Die Sicherheitsfunktionen werden permanent auf dem neuesten Stand gehalten und durch unsere Informatiker überwacht. Und schliesslich werden sämtliche Daten in der Nacht automatisch auf externe Datenträger gesichert, um dem häufigsten Datenverlust vorzubeugen: Dem irrtümlichen Löschen der Daten durch den Benutzer. Die Datenträger werden aus Sicherheitsgründen ausser Haus aufbewahrt. 6

7 Gibt es beim Application Service Providing auch Risiken? Leider ja. Einen Faktor können wir nicht beeinflussen: Die Verfügbarkeit des Internet. Ohne Internet-Verbindung können Sie nicht auf das Rechenzentrum der Topas Informatik AG zugreifen. Die Erfahrung zeigt aber, dass längere Ausfälle glücklicherweise sehr selten sind. Welches sind die Voraussetzungen für Application Service Providing? Um ASP nutzen zu können, benötigen Sie einen Personal Computer oder ein Notebook. Es muss nicht das neueste Gerät sein, denn ein weiterer Vorteil von ASP ist, dass es vom Client nicht allzu viel Leistung verlangt. Als Betriebssystem wird Windows XP vorausgesetzt. Wenn Sie noch eine ältere Windows Version im Einsatz haben, fragen Sie bitte an, ob wir dafür eine Lösung anbieten. Neben den üblichen Peripheriegeräten (Bildschirm, Drucker etc.) benötigen Sie natürlich noch einen Internetanschluss. Impressum Copyright by Topas Informatik AG Oltnerstrasse Obergösgen Facette und das Topas-Logo sind eingetragene Warenzeichen der Topas Informatik AG. Version 2 / März

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