WHITE PAPER 5 TIPPS ZUR STEIGERUNG DES ROI VON ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT- SOFTWARE

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1 WHITE PAPER 5 TIPPS ZUR STEIGERUNG DES ROI VON ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT- SOFTWARE

2 INHALT 1. VERINGERTER INSTANDHALTUNGSBESTAND BARGELDVERWALTUNG MITTELS VERTRAGSMANAGEMENT ASSET INTEGRITY MANAGEMENT UND ARBEITSFREIGABE INTEGRIERTES DOKUMENTENMANAGEMENT EINFACHE IMPLEMENTIERUNG UND ANWENDUNG BESTIMMEN DEN ROI... 4 SCHLUSSFOLGERUNG... 5 ÜBER IFS...

3 5 TIPPS ZUR STEIGERUNG DES ROI VON ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT- SOFTWARE VON PATRICK ZIRNHELT VICE PRESIDENT FOR ENERGY AND ASSET MANAGEMENT IFS NORTH AMERICA Wer eine Software für das Anlagenmanagement (Enterprise Asset Management, EAM) implementiert, hat normalerweise eine gewisse Vorstellung über den zu erwartenden ROI. Häufig werfen EAM-Projekte aufgrund ungeeigneter Software, mangelhafter Implementierung oder unklar formulierter Ziele jedoch keine messbare Rendite ab. In diesem Whitepaper werden einige der Methoden unter die Lupe genommen, mit denen sich gewährleisten lässt, dass die EAM-Software die gewünschte Rentabilität erbringt, damit Sie Ihre Auswahl und Implementierung daran ausrichten können. Mit diesen fünf Tipps zur Steigerung des ROI von EAM-Software können Sie das Potenzial dieser Software zur Kostensenkung und Umsatzsteigerung nutzen. Zugleich vermeiden Sie die mit einer überkomplexen oder problematischen Implementierung verbundenen Fallstricke. 1. VERRINGERTER INSTANDHALTUNGSBESTAND Wie bei anderer Unternehmenssoftware, darunter auch ERP-Systeme, ist die Reduzierung des Lagerbestands einer der Bereiche, in denen sich EAM besonders bezahlt macht. Der Instandhaltungsbestand unterscheidet sich nicht von anderen Formen des Lagerbestands. Es muss ein Kompromiss gefunden werden zwischen einem zu hohen Bestand, der viel Kapital bindet und Ausfällen und Stillstandszeiten, die bei fehlender Verfügbarkeit von benötigten Ersatzteilen, Verbrauchsmaterialien oder Baugruppen auftreten. Gerade der Instandhaltungsbestand kann eine enorme Herausforderung darstellen, da in den meisten industriellen Bereichen manche Teile mit langen Vorlaufzeiten bestellt werden müssen und nicht kurzfristig zu beschaffen sind. Zum Beispiel könnte ein bestimmter Wärmetauscher, Verdichter oder Motor in dieser Form nur in Ihrer Anlage verbaut worden sein. Bei der Auswahl und Implementierung der entsprechenden Software sollte deshalb großer Wert auf die Einkaufsfunktion gelegt werden. Hierbei stellt sich die Frage, ob diese eine erweiterte, proaktive Bestandsplanung und -verwaltung gewährleistet. Unternehmen mit mehreren Standorten sollten besonders darauf achten, dass die Bestandsverwaltung mithilfe standardisierter Teilenummern und standortübergreifender Planung optimiert werden kann. Häufig gelten an den einzelnen Standorten jedoch unterschiedliche Benennungsregeln. IFS hat aufgezeigt, wie sich Teilenummern weltweit vereinheitlichen lassen. Nehmen wir an, dass ein Betriebsleiter ein wichtiges Teil wie einen Motor mit einem Wert von 2 im Bestand haben muss. Er muss deshalb zumindest einen Motor vorrätig haben. Wenn dieses Ersatzteil jedoch an mehreren Standorten in einer Region benötigt wird, könnte dieser eine Motor auch für mehrere Standorte zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch lassen sich die Kosten senken und unnötige Ausfallzeiten vermeiden. Mit der richtigen EAM-Software ergibt sich somit bereits durch die Reduzierung des Lagerbestands für Ihr Unternehmen einen messbaren ROI. 1

4 2. BARGELDVERWALTUNG MITTELS VERTRAGSMANAGEMENT Die Reduzierung der in Ersatzteilen gebundenen Barmittel ist einer der Wege, wie EAM für einen ROI sorgt. Eine der obersten Prioritäten ist aber Cash-Management in Echtzeit. Auch wenn manche Anlagen mittelfristig eine positive Rendite erzielen, muss ein Unternehmen in jedem Monat und Quartal profitabel arbeiten. Wenn in Echtzeit Informationen über die Betriebskosten für ein Werk oder einen Maschinenpark zur Verfügung stehen, kann das Management auf die aktuellen Umstände reagieren und muss nicht auf Erfahrungen aus der Vergangenheit zurückgreifen. Ein erheblicher Teil der variablen Kosten des Instandhaltungsbetriebs besteht aus den Vertragskosten für unterstützende Dienstleistungen und Materialien. Ein gutes EAM-System muss diese Aspekte berücksichtigen und ein integriertes Vertragsmanagement bieten. Die bei den einzelnen Verträgen erforderlichen Barauslagen werden beim jeweiligen Vertragsabschluss geplant, damit entsprechende Cashflow-Entscheidungen getroffen werden können. Im Rahmen eines EAM-Pakets wie IFS Applications können Ihre Lieferanten beispielsweise Konstruktionsbüros und Wartungsfirmen auf spezielle Portale zugreifen. Bei der Planung Ihrer Instandhaltungsarbeiten für die kommenden Wochen können Sie mithilfe Ihres EAM-Systems Ihren Auftragnehmern Planungssicherheit bieten: Diese sind dann über die anstehenden Arbeiten informiert, können ihr Personal entsprechend einteilen und sicherstellen, dass die benötigten Werkzeuge und Materialien bereitstehen. Dadurch sinkt auch der Zeitaufwand für die Verwaltung externer Auftragnehmer per Telefon oder . Die EAM-Anwendung muss den kompletten Lebenszyklus eines Lieferantenvertrags abdecken. Angefangen bei der Ausschreibung über die Vergabeentscheidung bis hin zu den prognostizierten Barauslagen und den vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen. Die dabei entstehenden Vorteile gehen über Cash- und Vertragsmanagement weit hinaus. Auch der Zeitaufwand zur Übernahme der Aufzeichnungen zu diesen Arbeiten in Ihre ERP- oder CMMS-Systeme (Computerized Maintenance Management Systems, computergestützte Systeme zur Wartungsverwaltung) entfällt. Darüber hinaus ermöglichen diese Echtzeitdaten eine effizientere Nutzung der Anlagen, etwa wenn die Produktion unmittelbar nach Beendigung der Arbeiten durch einen Auftragnehmer wieder aufgenommen werden kann. Zudem kann das Management informiert werden, wenn bestimmte Meilensteine eines extern vergebenen Projekts abgeschlossen sind und Liquiditätsereignisse darstellen, zu denen der Auftragnehmer bezahlt werden muss. Die Verfolgung dieser Liquiditätsereignisse ist für das Cash-Management von entscheidender Bedeutung und trägt zum ROI bei. 3. ASSET INTEGRITY MANAGEMENT UND ARBEITSFREIGABE EAM kann zur Senkung von Kosten und Risiken beitragen, wenn das System als zentrales Archiv für alle Daten einer Anlage über den gesamten Lebenszyklus hinweg eingesetzt wird. Die meisten Manager wissen, wie sich die Zeichnungen des ersten Entwurfs häufig von denjenigen der tatsächlich errichteten Anlage unterscheiden. Nach einer Reihe von Instandhaltungsarbeiten stellt sich eine Anlage wiederum anders dar als zum Zeitpunkt ihrer Errichtung. Ebenso wie beim Bau einer Anlage werden im Rahmen von Instandhaltungsarbeiten, Überholungen, Verlängerungen des Lebenszyklus und Reparaturen Änderungen vorgenommen, die im System zum Anlagenmanagement erfasst werden müssen. Eine EAM-Software sollte idealerweise den Entwurf und den Bau von Anlagen berücksichtigen, damit die zuge- 2

5 hörigen Daten direkt in diejenigen Systeme übernommen werden können, mit denen die Anlage betrieben und gewartet wird. Dieser als Design, Operate, Maintain (Design, Betrieb, Wartung) bekannte Ansatz beinhaltet ein zentrales Verwaltungssystem, das die Anlage über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg unterstützt. Dabei spielen vor allem die im oberen Abschnitt genannten Instrumente zum Vertragsmanagement eine entscheidende Rolle, da sie gewährleisten, dass unabhängig davon, wer an der Anlage gerade Modifikationen vornimmt stets die gleiche Unternehmenssoftware und die entsprechenden Datensätze verwendet werden. Zudem muss die EAM-Software eine integrierte Protokollierung von Arbeitsfreigaben und Ereignissen beinhalten. Durch diese Einbindung werden die zu erledigenden Arbeiten direkt dem jeweils zuständigen Wartungstechniker zugeteilt und aus dem EAM-System die zur Arbeitsfreigabe erforderlichen Informationen abgerufen. Viele EAM-Anwendungen verfügen über keinen so eng eingebundenen Prozess zur Arbeitsfreigabe. Die Techniker müssen daher in einem getrennten System arbeiten und es fallen Daten an, die in Ihrer Unternehmenssoftware nicht erscheinen. Zudem kann es vorkommen, dass jemand vergisst, die entsprechende Arbeitsfreigabe einzuholen und einen Bereich betritt, in dem ein bereits gemeldetes Gasleck besteht. Welche Investitionsrendite könnte wertvoller sein als die Vermeidung von Todesfällen und Verletzungen? 4. INTEGRIERTES DOKUMENTENMANAGEMENT Um den Lebenszyklus von Anlagen umfassend zu verwalten und den mit dieser enormen Kapitalinvestition einhergehenden Mehrwert zu maximieren, ist es unerlässlich, dass sich alle Anlagendaten in einem zentralen Archiv befinden. Aus diesem Grund muss die EAM-Software über ein integriertes Dokumentenmanagement verfügen, damit sämtliche Anlagen in dem System eingerichtet sind und sich alle relevanten CAD-Zeichnungen, Verträge, Instandhaltungspläne, Prüfberichte und andere Dokumente an einem zentralen Speicherort befinden. Zudem müssen diese einzelnen Dokumente im EAM-System dem Anlagenobjekt eindeutig zugeordnet sein, wozu wahrlich nicht jede EAM-Anwendung fähig ist. Durch integriertes Dokumentenmanagement wird EAM zum zentralen Archiv für Anlagendaten wie etwa 3D-CAD-Zeichnungen. 3

6 In einem perfekten EAM-System können die Manager die Daten zu den in Auftrag gegebenen und per CAD entworfenen Anlagen (etwa Fertigungsanlagen, Öl- und Gasbohrausrüstung oder andere Maschinen) vom jeweiligen Hersteller abrufen und direkt in ihr eigenes EAM- und Dokumentenmanagementsystem übernehmen. Einige EAM-Pakete sind zwar ggf. in der Lage, die Anlagendaten zu importieren, es fehlt ihnen aber die Anbindung an CAD und 3D-CAD-Systeme, um die Anlagen vollständig in das System zu übernehmen. Erst dadurch dient eine EAM-Anwendung als umfassendes Archiv, das sämtliche Informationen zu einer Anlage über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg aufnimmt. Ohne diese CAD-Einbindung befinden sich viele wichtige Daten weiterhin an getrennten Speicherorten, sodass der Überblick und die Entscheidungsfindung erschwert sind. Dies ist nicht im Sinne eines umfassenden Lebenszyklusmanagements für Anlagen, bei dem sämtliche zugehörigen Informationen in einer festen Struktur verwaltet werden. Ein integriertes Dokumentenmanagement sorgt somit nicht nur dafür, dass geeignete AIM- (Application Implementation Metholodogy) und Compliance-Maßnahmen vorhanden sind, sondern erhöht auch den ROI, da die zur Anlage gehörenden Dokumente schneller gefunden, verwaltet und aktualisiert werden können. 5. EINFACHE IMPLEMENTIERUNG UND ANWENDUNG BESTIMMEN DEN ROI Eine intelligente Geschäftsstrategie muss menschliche Verhaltensmuster berücksichtigen. Für Techniker und andere Mitarbeiter im Einsatz vor Ort ist es wichtig, dass das System, mit dem sie arbeiten, übersichtlich aufgebaut ist und ihre jeweilige Aufgabe nicht erschwert. Die Anwenderfreundlichkeit der EAM-Software ist somit entscheidend. Und da ein System erst nach seiner Implementierung tatsächlich genutzt werden kann, sollten EAM-Softwareprodukte, bei denen bekannt ist, dass sich die Implementierung über Jahre hinziehen kann oder häufig fehlschlägt, gemieden werden. In vielen Produktionsumgebungen besitzt die EAM- Software lediglich zweite oder dritte Priorität. Hier geht es vor allem darum, die Maschinenlaufzeiten und die Effizienz zu erhöhen. In Branchen wie Chemie, Atomkraft oder Öl und Gas hingegen besitzt eine solche Software oberste Priorität, da die Anlagen in einem geschäftskritischen Umfeld nur betrieben werden können, wenn ihre Integrität jederzeit gewährleistet ist. In diesen Branchen ist die Protokollierung von Wartungsarbeiten nicht nur eine Frage der Kosten oder einer maximalen Anlagenrentabilität. Vielmehr geht es vor allem darum, Risiken zu mindern und Anlagenausfälle zu vermeiden, die Menschenleben oder die Umwelt in Gefahr bringen könnten. Dabei spielt Instandhaltung eine entscheidende Rolle, ebenso wie die Gewährleistung, dass das zum Verwalten und Protokollieren der Mobilität ist ein zentraler Aspekt der Anwenderfreundlichkeit, durch den sich die tatsächliche Nutzung einer Anwendung und somit der ROI erhöhen lassen. Arbeiten dienende System funktioniert. Wenn eine EAM- Software zu verwirrend und kompliziert aufgebaut ist, werden die Wartungstechniker sie nicht nutzen. Dann aber fehlt Ihnen der Überblick über den Zustand der Anlage 4

7 und Sie sind unter Umständen nicht in der Lage, wichtige Instandhaltungsprojekte wie geplant durchzuführen. Auch in einem Fertigungsunternehmen mit einer normalen Produktionsumgebung wird eine Gelegenheit zur Erhöhung des ROI versäumt, wenn eine Software, für die eine Lizenz erworben und die implementiert wurde, nicht umfassend zum Einsatz kommt. Eine Methode, den ROI durch eine Erweiterung der Anwendbarkeit zu steigern, besteht darin, die EAM-Funktionen auf mobile Geräte wie Tablets oder durch systemeigene Apps für Smartphones auszudehnen. Dadurch können die Techniker das System in Echtzeit aktualisieren. Das verbessert den Überblick und verringert den Zeitaufwand, der am Ende einer Schicht zur Eingabe der Daten an einem Terminal erforderlich ist. Zudem kann der ROI mithilfe einer EAM-Anwendung erhöht und auch schneller erreicht werden, die eine schrittweise Implementierung zulässt. Geschäftskritische Elemente wie Arbeitsaufträge und Dokumentenmanagement zur Erfassung der Anlagenspezifikationen im Rahmen der Instandhaltung und zur Erfassung der Lagerbestände können umgehend implementiert werden, wodurch ein sicherer Betrieb der Anlagen gewährleistet ist. Sobald diese Funktionalität im Alltagsbetrieb vertraut und übernommen ist, können weitere Funktionen eingeführt werden, etwa in den Bereichen Arbeitsfreigabe, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung (Reliability Centered Maintenance, RCM). Implementierung und Anwenderfreundlichkeit sind somit zwei entscheidende Faktoren für den ROI einer EAM-Software. SCHLUSSFOLGERUNG EAM bietet einem Unternehmen messbare Kostensenkungen und Wettbewerbsvorteile, wenn die jeweilige Anwendung sorgfältig ausgewählt und ihre Implementierung vorausschauend geplant wird. Generell bietet die Implementierung einer EAM-Software, die zahlreiche der mit der Anlage zusammenhängenden Geschäftsfunktionen (Vertragsmanagement, Lagerbestand, Dokumentenmanagement bis hin zu Personalwesen und Finanzen) unterstützt, eine größere Investitionsrendite als eine Variante, die in erster Linie den Instandhaltungsbedarf abdeckt. Zudem muss die Implementierung so geplant werden, dass der Geschäftsbetrieb möglichst wenig unterbrochen wird und den Endanwendern schließlich ein System zur Verfügung steht, das sie bequem und kompetent nutzen können. Patrick Zirnhelt ist der für anlagenintensive Branchen zuständige Vertriebsleiter von IFS Nordamerika. Er verfügt über mehr als 17 Jahre Erfahrung in der Entwicklung, der Implementierung und dem Vertrieb von Unternehmenssoftware. Patrick Zirnhelt besitzt einen MBA der in Toronto ansässigen York University Schulich School of Business im Bereich Managementinformationssysteme sowie über einen Bachelor of Science der Queens University, Kingston, Ontario, in Maschinenbau. In Ontario besitzt er die Zulassung als Maschinenbauingenieur. LEARN MORE Für mehr Informationen über das Angebot von IFS im Bereich EAM-Software, besuchen Sie unsere Homepage unter www. IFSWORLD.com. 5

8 ÜBER IFS IFS ist ein anerkannt führender Anbieter von Business-Software für Unternehmen mit hohen Ansprüchen an Effizienz und Flexibilität. Mit der umfassenden Branchenexpertise von IFS können Unternehmen ihre Produktivität in den Kernbereichen Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Asset Management (EAM) und Enterprise Service Management (ESM) weiter steigern. IFS wurde 1983 gegründet, ist börsennotiert (XSTO: IFS) und hat über Mitarbeiter. Seine weltweit mehr als Kunden unterstützt IFS mit lokalen Niederlassungen und Partnern in über 60 Ländern. IFS ist im deutschsprachigen Raum mit IFS Deutschland in Erlangen und Niederlassungen in Dortmund, Mannheim und Neuss sowie der IFS Schweiz in Zürich mit insgesamt rund 200 Mitarbeitern vertreten. Zu den etwa 280 namhaften Kunden von IFS zählen Biella, BMW, Doppelmayr, FEV, Franke, Hama, Huber SE, Huf Hülsbeck & Fürst, K2 Ski Sport + Mode, Kendrion, LPKF, maxon motor, Samson, Siemens, V-ZUG und Völkl Sports. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Webseite unter Aktuelle Neuigkeiten rund um IFS, Technologie und Innovation sind im IFS-Blog unter und bei Twitter unter (national) oder unter (international) verfügbar. AMERIKA ARGENTINIEN, BRASILIEN, KANADA, MEXIKO, VEREINIGTE STAATEN ASIEN-PAZIFIK AUSTRALIEN, INDONESIEN, JAPAN, MALAYSIA, NEUSEELAND, PHILIPPINEN, SINGAPUR, THAILAND, VR CHINA OSTEUROPA UND ZENTRAL ASIEN BALKANSTAATEN, GEORGIEN, GRIECHENLAND, KASACHSTAN, POLEN, RUSSLAND UND GUS, SLOVAKEI, TSCHECHIEN, TÜRKEI, UKRAINE, UNGARN MITTELEUROPA BELGIEN, DEUTSCHLAND, ITALIEN, NEIDERLANDE, ÖSTERREICH, SCHWEIZ WESTEUROPA FRANKREICH, GROSSBRITANNIEN, PORTUGAL, SPANIEN MITTLERER OSTEN UND AFRIKA INDIEN, SRI LANKA, SÜDAFRIKA, VEREINIGTE ARABISCHE EMIRATE SKANDINAVIEN DÄNEMARK, NORWEGEN, SCHWEDEN FINNLAND UND DER OSTSEERAUM ESTLAND, FINNLAND, LETTLAND, LITAUEN DIESE BROSCHÜRE KANN AUSSAGEN ÜBER ZUKÜNFTIGE FUNKTIONALITÄTEN DER IFS LÖSUNGEN UND TECH- NOLOGIEN ENTHALTEN. DIESE DARSTELLUNG SOLL LEDIGLICH ALS INFORMATION DIENEN UND NICHT ALS VERPFLICHTUNG INTERPRETIERT WERDEN. IFS UND ALLE IFS PRODUKTNAMEN SIND TRADEMARKS VON IFS. IN DIESER BROSCHÜRE GENANNTE UNTERNEHMENS- UND PRODUKTNAMEN SIND GEGEBENENFALLS EIGENE TRADEMARKS DER EIGENTÜMER. IFS AB 2014 En Production: IFS Corporate Marketing, IFS-D-A-CH,November 2014