Planen einer Outlook Bereitstellung

Transkript

1 K A P I T E L 6 Planen einer Outlook Bereitstellung In diesem Kapitel Überblick über die Bereitstellung von Outlook Der Zeitpunkt der Installation von Outlook Unterstützung von Microsoft Exchange Server für Outlook Nachrichten mit Outlook 2003 schützen Unicode-Verbesserungen in Outlook Eine detaillierte Analyse der Messaging-Anforderungen Ihrer Organisation wird Ihnen helfen, die Bereitstellung von Microsoft Office Outlook 2003 optimal vorzubereiten. Die Entscheidungen, die Sie bei der Konfiguration und Installation treffen werden, umfassen unter anderem die Frage, welcher Messagingserver mit Outlook verwendet werden soll und wie die Bereitstellung von Outlook zeitlich abgestimmt werden muss, um die Anforderungen Ihrer Organisation am besten zu erfüllen. Überblick über die Bereitstellung von Outlook Die Anforderungen an die Messaging-Umgebung sind in jeder Organisation verschieden. So stellt zum Beispiel ein Unternehmen auf den Microsoft Office Outlook 2003 Client für Messaging und Zusammenarbeit um, während ein anderes vielleicht Outlook zum ersten Mal installiert. Ein drittes Unternehmen möchte Dienste für mobile Benutzer zur Verfügung stellen und wieder ein anderes benötigt Unterstützung für mehrere Sprachen. Eine genaue Analyse der Anforderungen an die Nachrichtenübertragung in Ihrem Unternehmen wird Ihnen helfen, den optimalen Weg für die Bereitstellung von Outlook 2003 zu finden. Bestimmen der Anforderungen Ihrer Organisation Ihre aktuelle Messaging-Umgebung hat Einfluss auf die Art und Weise, wie Sie in Ihrem Unternehmen Outlook 2003 bereitstellen. Ob Sie ein Upgrade auf eine neuere Version von Outlook ausführen oder Outlook zum ersten Mal installieren, sind ebenso Faktoren, die berücksichtigt werden müssen wie die Unter- Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 123

2 Teil III: Messaging stützung von mobilen oder entfernten Nutzern. Letztlich wird es eine Kombination aus diesen und noch weiteren Faktoren sein. Aktualisierung oder Erstinstallation Wenn Sie von einer früheren Version auf Outlook 2003 aktualisieren, wägen Sie ab, inwieweit Sie bisherige Einstellungen weiterverwenden, Benutzerprofile verändern oder neue Anpassungsoptionen verwenden. Der Custom Installation Wizard bietet hierzu eine Reihe von Funktionen an. Sie können die aktuellen Benutzereinstellungen übernehmen oder andere Anpassungen vornehmen, wie die Definition neuer Microsoft Exchange Server oder die Verwendung neuer Funktionen. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal auf Clients bereitstellen, benötigt jeder Benutzer ein Outlook-Profil. Dort werden Informationen über Verbindungen zu -Messagingservern und andere wichtige Einstellungen von Outlook gespeichert. Sie können die Profileinstellungen über den Custom Installation Wizard vornehmen. Wenn Sie Daten aus anderen Messaging-Anwendungen (zum Beispiel Eudora Lite) verwenden möchten, können Sie die hilfreichen Tools zum Importieren der Daten verwenden. Installationzustand von Collaboration Data Objects Wenn Sie Collaboration Data Objects verwenden, muss dieses Feature zur lokalen Ausführung installiert sein, nicht zur Installation bei der ersten Verwendung. Verwenden Sie die Seite Set Feature Installation States des Custom Installation Wizard, um den Installationszustand auf Vom Arbeitsplatz starten zu setzen. Entfernte und mobile Benutzer Um Outlook für die Verwendung von entfernten oder mobilen Benutzern bereitzustellen, sind spezielle Anpassungen notwendig. Dies gilt auch, wenn mehrere Benutzer mit demselben Computer arbeiten sollen. Wenn Sie die Bereitstellung für entfernte Benutzer vornehmen, sollten keine Funktionen so eingerichtet sein, dass sie erst bei der ersten Verwendung über das Netzwerk installiert werden, da den Benutzern eventuell nur eine langsame Verbindung zur Verfügung steht. Verwenden Sie die Seite Set Feature Installation States des Custom Installation Wizard, um den Installationszustand für alle Outlook Funktionen auf Vom Arbeitsplatz starten zu setzen. Für Funktionen, die Sie nicht bereitstellen möchten oder von denen Sie nicht wollen, dass sie verfügbar sind, können Sie den Status auf Not Available, Hidden, Locked setzen. Weiterhin möchten Sie vielleicht Funktionen wie den Remoteprozeduraufruf (RPC) über HTTP oder den Exchange-Cachemodus für entfernte Nutzer verwenden. Damit können Sie ihnen die Nutzung von Outlook über langsame oder nicht regelmäßig verfügbare Verbindungen erleichtern. Mit RPC über HTTP können Sie sichere Verbindungen zu Exchange Servern in Ihrem Unternehmen einrichten, ohne ein Virtual Private Network (VPN) zu verwenden. Der Exchange-Cachemodus ist eine neue Funktion von Outlook, die mit einer lokalen Kopie der Mailbox des Benutzers arbeitet. Dadurch lässt sich ein komfortabler und ausfallsicherer Zugriff auf die Outlook-Daten gewährleisten, im Gegensatz zur Verbindung über ein Netzwerk. 124 Microsoft Office 2003 Die technische Referenz

3 Kapitel 6: Planen einer Outlook 2003-Bereitstellung Mobile Benutzer benötigen auf jedem Computer, den sie verwenden, eine identische Messaging Umgebung. Damit sind Art und Version des Betriebssystems, die Version von Outlook, sowie das Installationsverzeichnis auf dem Computer gemeint. Die Authentifizierung und Verwaltung von mehreren Nutzern, die Outlook auf demselben Computer verwenden möchten, können Sie über die Microsoft Windows Anmeldung auf dem Betriebssystem des Computers vornehmen. Berücksichtigen Sie dabei, dass alle Benutzer die gleiche Version von Outlook verwenden sollten, damit es keine Konflikte bei gemeinsam genutzten Dateien geben kann. Solche Konflikte können entstehen, wenn eine Version von Outlook versucht, eine Datei in ein Verzeichnis zu schreiben, welches auch von anderen Outlook-Versionen verwendet wird. Anforderungen für mehrere Sprachen Microsoft Office 2003 bietet eine umfangreiche Unterstützung für die Bereitstellung in internationalen oder multilingualen Umgebungen. Office-Produkten wie das Office 2003 Multilingual User Interface Pack und die Microsoft Office 2003 Proofing Tools helfen mehrsprachigen Gruppen, mit Dateien in einer Vielzahl von Sprachen umzugehen und sie zu bearbeiten. Außerdem bieten sie eine Unterstützung für lokalisierte Hilfe-Funktionen und Benutzerschnittstellen. Das gesamte Outlook 2003 Produkt unterstützt nun Unicode, um internationalen Unternehmen einen unkomplizierten Austausch von Nachrichten und anderen Informationen in einer mehrsprachigen Umgebung zu ermöglichen. Outlook 2003 und Terminaldienste Mit den Microsoft Terminaldiensten installieren Sie eine einzelne Kopie von Microsoft Office Outlook 2003 auf einem Terminaldienste-Computer. Dann stellen mehrere Benutzer eine Verbindung zu diesem Server her und starten Outlook von dort aus, anstatt es lokal auszuführen. Um bei der Verwendung von Outlook mit den Terminaldiensten die besten Ergebnisse zu erzielen, achten Sie darauf, wie Sie Ihre Konfiguration von Outlook anpassen. Bedenken Sie, dass Outlook Teil einer Umgebung sein kann, die andere Anwendungen umfasst, die von dem gleichen Terminaldienste- Computer zur Verfügung gestellt werden. Client- und Messagingserver-Plattformen Einige Funktionen von Outlook (wie der Exchange-Cachemodus) benötigen Microsoft Exchange Server als Messaging-Plattform. Outlook 2003 arbeitet zwar mit älteren Versionen von Exchange fehlerfrei zusammen, allerdings benötigen einige Funktionen von Outlook 2003 eine neuere Version von Exchange. Zudem gibt es eine verbesserte Unterstützung und Integration von Exchange in Outlook Sie werden also die besten Ergebnisse erzielen, wenn Sie Outlook 2003 zusammen mit der neuesten Version von Exchange verwenden. Daher hängen einige Entscheidungen zur Anpassung der Bereitstellung von Outlook 2003 auch davon ab, welche Version des Exchange Servers Sie verwenden. Sollten Sie momentan Exchange Server als Ihren Messagingserver verwenden und noch kein Upgrade auf Exchange 2000 oder neuer vorgenommen haben, ist es ratsam, die Bereitstellung von Outlook 2003 zeitlich mit einer Aktualisierung von Exchange Server zu kombinieren. Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 125

4 Teil III: Messaging Zeitpunkt und Art der Installation von Outlook 2003 Sie haben mehrere Möglichkeiten, wann und wie Sie Outlook 2003 installieren. Bedenken Sie zum Beispiel, ob es für Ihre Organisation am besten wäre, wenn Sie: Outlook schrittweise (für verschiedene Gruppen und Benutzer) oder auf einmal installieren oder aktualisieren Outlook als eigenständige Anwendung installieren Outlook vor, zusammen mit oder nach Office 2003 installieren In jeder Organisation sind die Voraussetzungen für die Umstellung auf Outlook 2003 verschieden, sodass die Wahl für den Zeitpunkt individuell getroffen werden muss. Denkbar ist etwa die Situation, dass eine Arbeitsgruppe für das Upgrade von Outlook zuständig ist, während eine separate Gruppe die Bereitstellung von anderen Office-Anwendungen plant. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, die Umstellung auf Outlook getrennt vom Rest des Office-Paketes vorzunehmen, da der Aufwand für die Koordination zwischen den beiden Gruppen größer wäre. Hinweis Outlook 2003 kann nicht zusammen mit älteren Versionen von Outlook auf dem gleichen Computer installiert sein. Wenn Sie sich entscheiden, ältere Versionen weiterhin zu verwenden, sollten Sie Outlook 2003 nicht installieren. Anpassen der Einstellungen und Profile von Outlook Sie können Ihre Installation von Outlook so anpassen, dass die Benutzereinstellungen und -profile auf verschiedene Arten gehandhabt werden. Zum Beispiel können Sie Folgendes tun: Die Einstellungen von Outlook in einer Office-Profileinstellungsdatei (OPS-Datei) erfassen und diese in eine Transformation (MST-Datei) integrieren, die während des Setups angewendet wird Die Outlook-Einstellungen im Custom Installation Wizard festlegen Optionen zur Verwaltung neuer und vorhandener Outlook-Profile im Custom Installation Wizard angeben Zum Beispiel können Sie den Benutzern von Outlook erlauben, ihr gegenwärtiges Profil und ihre Einstellungen zu importieren, obwohl Sie Standardprofile und -einstellungen für neue Benutzer von Outlook erstellen. Sie können aber auch sowohl vorhandene Profile verändern als auch neue Standardprofile für neue Benutzer von Outlook einrichten. Nachdem Sie Outlook mit diesen Optionen angepasst haben, speichern Sie Ihre Auswahl zusammen mit anderen Voreinstellungen in einer Transformationsdatei (MST-Datei), die während der Installation verwendet wird. Sie können die Einstellungen und Profilinformationen später durch den Custom Maintenance Wizard verändern. 126 Microsoft Office 2003 Die technische Referenz

5 Kapitel 6: Planen einer Outlook 2003-Bereitstellung Importieren von Daten Während der Bereitstellung von Outlook möchten Sie vielleicht Daten aus anderen -Clients nach Outlook importieren. Wenn in Ihrem Unternehmen bisher ein anderer -Client verwendet wurde, kann es notwendig sein, Daten aus diesem Programm nach Outlook 2003 zu übertragen. Für diesen Fall finden Sie mitgelieferte Tools zum Importieren (zum Beispiel für Eudora Lite) in Outlook. Viren und unerwünschte s verhindern Outlook 2003 enthält spezielle Funktionen, um die Verbreitung von Viren zu verhindern. Mit Hilfe des Outlook Security Template können Sie die Sicherheitseinstellungen genau an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sie können zum Beispiel die Liste der Dateiarten verändern, welche nicht mit -Nachrichten übertragen werden dürfen. Sie können Outlook 2003 so einstellen, dass die Nachrichten im Hypertext-Markup-Language-Format (HTML) als reiner Text angezeigt werden. So verringern Sie die Möglichkeit, dass Viren oder Skripte in diesen s Schaden anrichten können. Outlook 2003 hat verschiedene Funktionen, die Ihren Benutzern helfen, keine unerwünschten Nachrichten zu empfangen. Outlook 2003 enthält einen neuen Junk- -Filter, der die regelbasierten Filter älterer Outlook-Versionen ersetzt. Nachrichten, die von dem Filter abgefangen werden, verschiebt Outlook in einen Junk- -Ordner. Dort können sie später angesehen oder gelöscht werden. Zusätzlich reduziert Outlook 2003 das Risiko, in Zukunft unerwünschte Nachrichten zu erhalten, indem (per Voreinstellung) automatische Bilddownloads von externen Servern verhindert werden. Versender von unerwünschten Nachrichten können ein so genanntes Web Beacon in einer HTML-Nachricht integrieren, welches externe Inhalte enthält. Öffnet ein Benutzer diese , wird seine -Adresse gespeichert und damit die Wahrscheinlichkeit, dass er in Zukunft weitere unerwünschte Nachrichten erhält, weiter erhöht. Funktionen zur Verschlüsselung konfigurieren Outlook 2003 bietet kryptografische Funktionen, um s mit erhöhter Sicherheit über das Internet oder das lokale Intranet senden und empfangen zu können. Während der Bereitstellung von Outlook 2003 können Sie für Ihr Unternehmen angemessene Optionen zur Verschlüsselung einrichten. Mit Hilfe neuer Schaltflächen erleichtert Outlook 2003 es den Benutzern, die kryptografische Funktionen aktiviert haben, ihre s einfach und schnell zu ver- und entschlüsseln. Außerdem können Sie zusätzliche Sicherheitsfunktionen implementieren. Zum Beispiel können Sie Sicherheitskennzeichen anbieten, die den Sicherheits-Richtlinien Ihrer Organisation entsprechen. Ein Hinweis Nur für den internen Gebrauch kann als Sicherheitskennzeichen implementiert werden, das auf Nachrichten angewendet wird, die nicht an Empfänger außerhalb Ihrer Firma versandt oder weitergeleitet werden dürfen. Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 127

6 Teil III: Messaging Zugriff auf s beschränken Eine neue Funktion in Office 2003 ist das Information Rights Management (IRM). Damit können Benutzer ihre s oder andere sensible Daten aus Office 2003 davor schützen, unbefugt weitergeleitet, bearbeitet oder kopiert zu werden. In Outlook 2003 kann IRM genutzt werden, um eine mit dem Attribut Nicht weiterleiten zu versehen, wodurch automatisch für Empfänger die Erlaubnis, diese Mail weiterzuleiten, zu drucken oder zu kopieren, eingeschränkt wird. Zusätzlich besteht für Sie die Möglichkeit, IRM-Zugriffsrichtlinien für das gesamte Office-Paket an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen oder neue Zugriffsrichtlinien für Nutzer zu entwickeln. Weitere Informationen Bei der Bereitstellung von Outlook 2003 können Sie eine Reihe von Optionen konfigurieren. Mehr Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten von Outlook finden Sie im Abschnitt Optionen für die Installation von Outlook 2003 in Kapitel 7 Bereitstellen von Outlook Der Custom Installation Wizard bietet einen direkten Weg zur Konfiguration und Installation von Outlook Weitere Informationen zur Auswahl bei der Konfiguration von Outlook finden Sie im Abschnitt Anpassen der Outlook-Features und Installation mit dem Custom Installation Wizard in Kapitel 7 Bereitstellen von Outlook Sie können die Bereitstellung von Outlook 2003 schrittweise durchführen, um Outlook mit Office, vor Office oder nach Office zu installieren, abhängig von den Anforderungen Ihrer Organisation. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Der Zeitpunkt der Installation von Outlook weiter hinten in diesem Kapitel. Sorgfältiges Planen kann Ihnen dabei helfen, dass die Aktualisierung auf eine neue Ausgabe von Outlook reibungslos vonstatten geht. Weitere Informationen über die Planung einer Aktualisierung finden Sie im Abschnitt Planen der Aktualisierung auf Outlook 2003 in Kapitel 9 Aktualisieren auf Outlook Das Erstellen und Umsetzen eines für Ihre Organisation angemessenen Sicherheitskonzepts ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Installation von Outlook. Mit Aspekten der Sicherheit in Outlook 2003 beschäftigt sich Kapitel 11 Verwalten der Kryptografie in Outlook Der Zeitpunkt der Installation von Outlook Sie können Microsoft Office Outlook 2003 vor, zusammen mit oder nach anderen Microsoft Office Anwendungen installieren. Ebenso können Sie Outlook für verschiedene Benutzergruppen zeitlich unabhängig bereitstellen. Jede Vorgehensweise bei der Installation hat sowohl ihre eigenen Anforderungen als auch ihre Vor- und Nachteile. 128 Microsoft Office 2003 Die technische Referenz

7 Kapitel 6: Planen einer Outlook 2003-Bereitstellung Installation von Outlook mit Office Sie können Outlook 2003 als Teil Ihrer gesamten Aktualisierung von Office 2003 installieren. Outlook ist in den meisten Editionen des Microsoft Office Systems enthalten. Eine gleichzeitige Installation von Outlook und Office ist zu empfehlen, weil es die einfachste Vorgehensweise darstellt. Sie ersparen sich dadurch zusätzlichen Aufwand, der damit verbunden ist, jede Anwendung einzeln bereitzustellen. Installation von Outlook vor Office Outlook 2003 vor anderen Office 2003-Anwendungen zu installieren kann etwa in den folgenden Situationen empfehlenswert sein: Wenn Sie angepasste Lösungen ausprobieren möchten, die auf früheren Versionen von Office- Anwendungen (wie Microsoft Office Word 2002 oder Microsoft Office Excel 2002) basieren, bevor Sie die neue Version installieren wollen. Wenn Ihre Messaging-Abteilung die Ressourcen besitzt, Outlook sofort zu installieren, die für die Desktopanwendungen zuständige Gruppe mit der Installation des Rests von Office aber noch warten muss. Hinweis Outlook 2003 kann nicht zusammen mit älteren Versionen von Outlook auf demselben Computer installiert sein. Wenn Sie sich entscheiden, ältere Versionen weiterhin zu verwenden, sollten Sie Outlook 2003 nicht installieren. Wenn Sie sich entscheiden, Outlook 2003 vor den anderen Anwendungen von Office 2003 zu installieren, können Sie dies wie folgt tun: Installieren Sie die eigenständige Version von Outlook von einem eigenen administrativen Installationspunkt aus Später können Sie einen separaten administrativen Installationspunkt für Office einrichten, von dem aus die Nutzer Office installieren können. Installieren Sie die eigenständige Version von Outlook vom gleichen administrativen Installationspunkt aus, von dem Sie auch den Rest von Office installieren möchten Bei dieser Methode müssen Sie beachten, dass eventuell Setup-Dateien (entweder von Outlook oder von Office) umbenannt werden müssen, damit nicht ungewollt Dateien überschrieben werden. Führen Sie das Installationsprogramm von Office aus, um nur Outlook zu installieren Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie dann den Custom Maintenance Wizard nutzen, um den Rest von Office zu installieren. Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 129

8 Teil III: Messaging Vorteile der vorgezogenen Installation Je früher Sie Outlook 2003 bereitstellen, desto eher können Ihre Mitarbeiter die neuen Funktionen kennen lernen und nutzen, während die nötigen Tests und technischen Vorbereitungen für eine vollständige Umstellung auf Office 2003 noch andauern. Nachteile der vorgezogenen Installation Outlook vor dem Rest von Office zu installieren hat auch verschiedene Nachteile: Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die restlichen Anwendungen installieren, müssen Sie den Installationsprozess so anpassen, dass die Einstellungen von Outlook erhalten bleiben. Sie können den WordMail-Editor in Outlook 2003 nicht nutzen, solange nicht auch Word 2003 installiert ist. Wenn Sie verschiedene administrative Installationspunkte einrichten, benötigen Sie zusätzlichen Speicherplatz auf dem Server, da gemeinsam genutzte Dateien doppelt gespeichert werden müssen. Wenn Sie den gleichen administrativen Installationspunkt verwenden, bedeutet es zusätzlichen Aufwand, die verschiedenen Versionen der Setup-Dateien zu verwalten oder Installationsoptionen zu verändern. Installation von Outlook nach Office Sie können mit der Installation von Outlook auch bis nach der Einführung von Office 2003 warten. Wenn eines der folgenden Szenarien in Ihrem Unternehmen vorliegt, kann das ein Grund sein, die Bereitstellung von Outlook zu verschieben: Sie beabsichtigen, die Bereitstellung von Outlook mit einem zukünftigen Upgrade von Microsoft Exchange Server vorzunehmen. Sie verwenden Lotus Notes und wollen dies in eine Lösung mit Microsoft Exchange Server konvertieren, bevor Sie auf Outlook aktualisieren. Ihre Abteilung für Desktopanwendungen besitzt die Ressourcen, um schon jetzt auf Office zu aktualisieren, aber die Messaging-Gruppe muss mit der Bereitstellung von Outlook noch warten. Wenn Sie Outlook nach der Installation von Office 2003 einführen möchten, haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Installieren Sie die eigenständige Version von Outlook von einem eigenen administrativen Installationspunkt aus. Installieren Sie die eigenständige Version von Outlook von dem gleichen administrativen Installationspunkt aus. Bei dieser Variante müssen Sie die Setup-Programmdateien (für Office oder Outlook) umbenennen, um zu verhindern, dass die ursprünglichen Dateien überschrieben werden. 130 Microsoft Office 2003 Die technische Referenz

9 Kapitel 6: Planen einer Outlook 2003-Bereitstellung Führen Sie die Installation von Office aus und schließen Sie Outlook von der Installation aus. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie dann den Custom Maintenance Wizard nutzen, um Outlook zu installieren. Vorteile der Installation nach Office In vielen Unternehmen ist es sinnvoller, ein Upgrade von Outlook zusammen mit einem Upgrade des Mailservers vorzunehmen als mit einem Upgrade der Desktopanwendungen. Nachteile der Installation nach Office Bei einer Installation von Office ohne Outlook müssen Sie die Standardeinstellungen der Installation im Custom Installation Wizard explizit so anpassen, dass vorherige Versionen von Outlook nicht vom Computer der Benutzer entfernt werden. Ungeachtet wann oder wie Sie Outlook getrennt von Office installieren, müssen Sie zusätzliche Schritte einleiten, um doppelte Dateien, verschiedene Versionen der Setup-Dateien oder Anpassungen des Installationsvorgangs zu handhaben. Die schrittweise Bereitstellung von Outlook Einige Gruppen in Ihrer Organisation können bereit sein, sofort auf Outlook zu aktualisieren, während andere mehr Zeit benötigen, um sich vorzubereiten oder zusätzliche Ressourcen zu finden. Eine Situation wie diese oder eine der folgenden Bedingungen kann am besten durch eine schrittweise Bereitstellung von Outlook gehandhabt werden: Ihre Standardrichtlinien sehen vor, Aktualisierungen zu staffeln, um einen reibungslosen Übergang zu neuer Software in Ihrer Organisation zu gewährleisten. Sie haben eine Unterstützung für entfernte Systemgruppen (zum Beispiel in einer Filiale), die eine gewisse Eigenständigkeit bei der zeitlichen Planung der Aktualisierung in ihrem Gebiet benötigen. Einige Gruppen möchten den Abgabetermin für ein Projekt abwarten, bevor sie Veränderungen an ihren lokalen Computern vornehmen. Sie besitzen nur begrenzte Ressourcen für die Aktualisierung von Systemen in Ihrer Organisation. Vorteile einer schrittweisen Bereitstellung Die schrittweise Bereitstellung von Outlook bietet Ihnen mehr Flexibilität bei der Verwaltung Ihrer Aktualisierungsressourcen. Außerdem können sich Testbenutzer sofort mit den neuen Funktionen und Erweiterungen von Outlook 2002 vertraut machen. Die Arbeit mit verschiedenen Versionen von Outlook innerhalb eines Unternehmens führt zu keinen technischen Problemen. Nutzer von Outlook 2003 können ohne Schwierigkeiten mit Nutzern von Outlook 2002 und Office XP kommunizieren. Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 131

10 Teil III: Messaging Nachteile einer schrittweisen Bereitstellung Sie müssen die Logistik einer zeitlichen Planung und Verwaltung einer schrittweisen Bereitstellung bedenken. Ihrer Organisation könnte außerdem zusätzlicher Aufwand bei der Unterstützung der Benutzer mit verschiedenen Versionen des gleichen Produkts entstehen. Weitere Informationen Bestimmte Verfahren können Ihnen dabei helfen, Outlook erfolgreich zu einem anderen Zeitpunkt als Office zu installieren. Weitere Information zur eigenständigen Bereitstellung von Outlook finden Sie in den Abschnitten Installieren von Outlook 2003 vor Office und Installieren von Outlook 2003 nach Office in Kapitel 8 Besondere Bereitstellungsszenarien für Outlook Unterstützung von Microsoft Exchange Server für Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2003 arbeitet mit einer Vielzahl von Mailservern problemlos zusammen. Sie können allerdings den Vorteil von vielen zusätzlichen Funktionen nutzen, indem Sie die neueste Version von Microsoft Exchange Server verwenden. Manche Funktionen von Outlook 2003 benötigen spezielle Versionen von Exchange (und diese wiederum teilweise spezielle Versionen von Microsoft Windows), während andere Funktionen einfach mit der neuesten Version von Exchange am besten funktionieren. Die meisten Funktionen von Outlook 2003 arbeiten am besten mit Microsoft Exchange Server 2003 oder neuer zusammen, besonders bei mobilen Benutzern, die über langsame Verbindungen auf ihre Mailboxen zugreifen. Dies gilt besonders für das neue Feature Remoteprozeduraufruf (RPC) über HTTP. Dieser ermöglicht es den Nutzern, sich an Exchange Servern hinter der unternehmensweiten Firewall anzumelden, ohne eine Verbindung über ein virtuelles privates Netzwerk verwenden zu müssen. Darüber hinaus ist der Datenaustausch zwischen dem Outlook Client und dem Exchange Server aufgrund neuer Datenkompression und den neuen Funktionen zum teilweisen Update mit dem Exchange Server 2003 effizienter. Ebenso können Sie bei langsamen Verbindungen den neuen Outlook-Modus Nur Kopfzeilen downloaden nutzen. Dabei wird zuerst der Header mit einer aus reinem Text bestehenden Vorschau übertragen, um den Nutzer entscheiden zu lassen, ob er die gesamte Nachricht herunterladen möchte oder nicht. Und schließlich sind Transaktionen zwischen Outlook und dem Exchange Server aus den folgenden Gründen noch robuster geworden: In Situationen, die bisher einen Fehlschlag der Synchronisierung zur Folge hatte, kann nun die Übertragung fortgesetzt werden. Übertragungen werden mit Prüfpunkten gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass bei einer Unterbrechung während des Downloads (zum Beispiel wegen einer abgebrochenen Verbindung) Outlook in der Lage ist, die Übertragung an der gleichen Stelle wieder fortzusetzen, anstatt wieder von vorne anfangen zu müssen. 132 Microsoft Office 2003 Die technische Referenz

11 Kapitel 6: Planen einer Outlook 2003-Bereitstellung All diese Verbesserungen zusammen haben zur Folge, dass mobile Benutzer beim Zugriff auf Exchange Server über langsame Verbindungen ein deutlich besserer Bedienungskomfort erwartet. Outlook 2003 und -Protokolle und Server Outlook 2003 kann mit einer Vielzahl von -Servern und -Diensten verwendet werden. Die wichtigsten -Server und -Dienste, die von Outlook unterstützt werden, sind die Folgenden: Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) Post Office Protocol Version 3 (POP3) Internet Mail Access Protocol Version 4 (IMAP4) Messaging Application Programming Interface (MAPI), das Server wie Microsoft Exchange Server und Lotus Domino/Notes Server umfasst Outlook kann außerdem mit einer Reihe anderer Messaging- und Informationsquellen, wie Hewlett- Packard OpenMail und Banyan Intelligent Messaging, verwendet werden. Die Nutzung dieser zusätzlichen Dienste wird dadurch möglich, dass Outlook das MAPI Extensibility Interface verwendet. Wenn Benutzer die Funktionen für Kontakte, Aufgaben und Kalender in einer Einzelplatzkonfiguration einsetzen möchte, können sie Outlook auch ohne einen -Server verwenden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die neuen Funktionen von Outlook 2003, die nur in Kombination mit Exchange 2003 oder neuer unterstützt werden. Weiter werden solche Funktionen aufgezählt, die besser funktionieren, wenn Outlook 2003 mit Exchange 2003 verwendet wird. Outlook 2003-Funktionen, die nur in Kombination mit Exchange Server 2003 oder neuer unterstützt werden Wenn Sie Outlook 2003 mit Exchange Server 2003 oder neuer einsetzen, nutzen Sie eine Reihe von Vorteilen. Zum Beispiel arbeiten die folgenden Funktionen von Outlook nur mit Exchange Server 2003 oder neuer zusammen: Exchange-Cachemodus mit Download der Kopfzeilen Im Exchange-Cachemodus werden automatisch nur die Kopfzeilen heruntergeladen, wenn das Betriebssystem die Art der Verbindung als langsam erkennt. Exchange-Cachemodus mit Download der Kopfzeilen und anschließend der gesamten Mails Bei dieser Option werden zuerst alle Kopfzeilen heruntergeladen und anschließend die eigentlichen Inhalte und mögliche Dateianhänge. Die Benutzer können durch Anklicken der Kopfzeilen selber entscheiden, bestimmte Teile (Kopfzeilen sowie Inhalte und Anhänge) früher zu sehen. Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 133

12 Teil III: Messaging Unterstützung von RPC über HTTP-Verbindungen Sie können Benutzerkonten so einrichten, dass eine Verbindung zu einem Exchange Serverüber das Internet möglich ist. Diese Funktion erlaubt den Benutzern, sicher auf ihr Exchange Server-Konto zuzugreifen, auch wenn sie reisen oder außerhalb der Firewall des Unternehmens arbeiten. Kerberos-Authentifizierungsprotokoll Exchange 2003 ermöglicht Outlook 2003-Clients die Authentifizierung auf Exchange 2003-Servern mithilfe der Kerberos-Authentifizierung. Das Kerberos-Netzwerk-Sicherheitsprotokoll bietet mithilfe von Verschlüsselung eine gegenseitige Authentifizierung bei einer Netzwerkverbindung zwischen einem Client und einem Server (oder zwischen zwei Servern). Outlook-Leistungsüberwachung Mit Exchange 2003 kann jetzt auch mithilfe von Outlook 2003 die clientseitige Leistung überwacht und dadurch Netzwerk- oder Serverprobleme erkannt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation zu Exchange Server Outlook 2003-Funktionen, die mit Exchange Server 2003 oder neuer besser funktionieren Es gibt neue Funktionen von Outlook 2003, die ausschließlich von Exchange Server 2003 oder neueren Versionen unterstützt werden. Allerdings gibt es auch Funktionen von Outlook 2003, die mit Exchange Server 2003 oder neuer einfach besser zusammenarbeiten. Besonders macht sich dies bei der Synchronisierung, Statusberichten der Synchronisierung für die Benutzer und der Filterung von unerwünschten s bemerkbar. Der Synchronisationsablauf zwischen Outlook und Exchange wurde in vielerlei Hinsicht verbessert. So werden zum Beispiel die Daten zwischen Outlook 2003-Clients und Exchange 2003-Servern komprimiert übertragen und die Größe des Datenpuffers wurde erhöht. Zusätzlich sind die Puffer selbst nun auch gepackt, sodass mehr komprimierte Daten in jeden Puffer passen. Durch diese Verbesserungen können nun mehr Daten mit weniger Anfragen an den Server übertragen werden. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn die Daten über Netzwerke übertragen werden, deren Kosten anhand der übermittelten Bytes berechnet werden. Wenn große Mengen an Daten übertragen werden zum Beispiel wenn Nutzer ihre Mailboxen nach längerer Abwesenheit abrufen, können durch diese Verbesserungen sowohl die Kosten merklich gesenkt als auch die Übertragungszeit verkürzt werden. Eine weitere Verbesserung besteht in der Anzeige der Statusinformation während der Synchronisierung im Exchange-Cachemodus mit dem Exchange 2003 Server. Mit Exchange 2003 zeigt die Outlook-Statusleiste detaillierte Informationen über die Datenübertragung an, wie: Wie viele Bytes für den aktuellen Ordner noch übertragen werden müssen Wie viele Elemente für den aktuellen Ordner noch zu übertragen sind Wie viel Zeit schätzungsweise noch benötigt wird, bis die Datenübertragung für den aktuellen Ordner abgeschlossen ist Ordnerinformationen wie Aktuell oder Letzte Aktualisierung am <Datum und Zeit > 134 Microsoft Office 2003 Die technische Referenz

13 Kapitel 6: Planen einer Outlook 2003-Bereitstellung Der Downloadmodus für Kopfzeilen in Outlook 2003 bietet allerdings nur in Verbindung mit Exchange 2003 die Möglichkeit, anstatt nur die reinen Kopfzeilen auch eine 256-Byte-Vorschau in reinem Text herunterzuladen. Auf diese Weise können mobile Benutzer besser entscheiden, ob es sich lohnt, die gesamte Nachricht herunterzuladen, zum Beispiel wenn diese eine große Anlage enthält. Schließlich bietet Outlook 2003 bei der Verwendung mit Exchange Server 2003 oder neuer mehr Komfort bei der Filterung unerwünschter Nachrichten. Der neue Junk- -Filter bietet auch Unterstützung für Outlook 2003-Nutzer im Exchange-Cachemodus in Kombination mit älteren Versionen von Exchange Server als 2003 an. Allerdings sind die Ergebnisse bei der Nutzung von Exchange 2003 deutlich besser und auch Benutzer von Exchange Online können die Vorteile der Junk- -Filterung nutzen. Wenn Sie mehr zu dem Thema erfahren möchten, wie Sie den Filter mit verschiedenen Versionen von Exchange Server einsetzen können, lesen Sie bitte Vermeiden von unerwünschten -Nachrichten in Outlook 2003 in Kapitel 7 Bereitstellen von Outlook Weitere Informationen Sie können die Microsoft Exchange Server-Einstellungen für Outlook-Profile gemeinsam mit Ihrer Bereitstellung von Outlook 2003 vornehmen. Weitere Informationen, wie Sie den Custom Installation Wizard zur Anpassung der Outlook-Profile verwenden, finden Sie unter Anpassen der Outlook-Features und Installation mit dem Custom Installation Wizard in Kapitel 7 Bereitstellen von Outlook Nachrichten mit Outlook 2003 schützen Microsoft Office Outlook 2003 bietet im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, die Ihnen helfen, Nachrichten vor unbefugter Nutzung, Veränderung oder Zugriff zu schützen. 1) Information Rights Management (IRM) und 2) Verschlüsselung der Nachricht mit dem Standard S/MIME. Beide Möglichkeiten können zum Schutz von Nachrichten verwendet werden, die Sie senden oder empfangen. Allerdings ist ihre Funktionsweise verschieden, so dass sie je nach Situation unterschiedlich gut geeignet sind. S/MIME ist ein Standard, um Nachrichten digital signiert und verschlüsselt zu versenden. In Outlook 2003 eignet sich S/MIME am besten, um: die Identität des Senders mit der Signatur der Nachricht zu garantieren. Technisch gesehen ist eine IRM-Nachricht einer signierten Nachricht sehr ähnlich, da ein unbefugter Zugriff nicht möglich ist. Allerdings liegt ein Nachteil des IRM-Schutzes darin, dass es keine Instanzen gibt, die die Identität der Sender gewährleisten. Auch die Outlook 2003-Benutzeroberfläche zeigt keine Informationen über die Identität des Senders an. sicherzustellen, dass Nachrichten über das Internet nicht anfällig für Angreifer sind, welche die Leitung abhören. Der Fokus liegt hier auf dem Internet, weil dort Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung sehr wertvoll ist und Standards zur übergreifenden Funktionsfähigkeit wichtig sind. Der größte Nutzen von S/MIME besteht dann, wenn Nutzer s außerhalb der Unternehmensgrenzen senden oder empfangen, wo der Schutz durch die unternehmensweite Firewall nicht mehr besteht. Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 135

14 Teil III: Messaging IRM ist eine andere Funktion, mit der man Nachrichten in Outlook schützen kann. IRM gibt Organisationen und Information Workers mehr Kontrolle über wichtige Informationen. IRM eignet sich am besten, um: Nachrichten, die wichtige Informationen erhalten, zu schützen, indem die Möglichkeit zum Weiterleiten oder Kopieren der Nachricht eingeschränkt wird. Gründe für die Verwendung von IRM haben weniger mit möglichen Angriffen durch Personen außerhalb des Unternehmens wie einem Hacker im Internet zu tun. Vielmehr ist IRM dann sinnvoll, wenn der Sender einer Nachricht Angst hat, dass der Empfänger die Inhalte der Nachricht auch anderen zur Verfügung stellt. Mitarbeiter davor zu schützen, mit nicht mehr aktuellen Daten zu arbeiten, indem die Nachrichten ein Ablaufdatum erhalten. Mit IRM ist das Ablaufdatum einer Nachricht bindend (im Gegensatz zu Ablaufdaten an Nachrichten ohne IRM). Der größte Nutzen von IRM liegt in der Verwendung innerhalb des Unternehmens, wenn Mitarbeiter Informationen freigeben, aber gleichzeitig die Kontrolle darüber behalten müssen, wer Zugriff auf die Informationen hat. Insbesondere hilft es Ihnen sicherzustellen, dass die Daten nicht auf irgendwelchen Wegen außerhalb Ihres Unternehmens geraten. Weitere Informationen Sie haben die Auswahl über viele Optionen, wenn Sie Information Rights Management in einer Organisation bereitstellen. Wenn Sie mehr über die Funktionsweise und Anpassungsmöglichkeiten von IRM in Office 2003 lernen möchten, lesen Sie bitte Kapitel 20 Information Rights Management. Informationen über die Bereitstellung von IRM mit Outlook 2003 und die damit verbundenen Möglichkeiten finden Sie im Abschnitt Konfigurieren des Information Rights Management in Outlook in Kapitel 7 Bereitstellen von Outlook Die Verschlüsselung in Outlook 2003 kann ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Lernen Sie mehr über Anpassung und Verwaltung verschlüsselter Nachrichten in Kapitel 11 Verwalten der Kryptografie in Outlook Unicode-Verbesserungen in Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2003 kann Unicode verwenden und bietet damit volle Unterstützung für mehrsprachige Daten. Wenn Ihre Mitarbeiter in einer multinationalen Organisation arbeiten oder Nachrichten und Elemente mit Personen austauschen, die Outlook in einer anderen Sprache verwenden, können sie die Vorteile der Unterstützung von Unicode in Outlook 2003 nutzen. Zusätzlich kann ein neues Datenformat für Outlook, welches Unicode unterstützt, mehr Daten speichern als die Dateiformate früherer Outlook- Versionen. 136 Microsoft Office 2003 Die technische Referenz

15 Kapitel 6: Planen einer Outlook 2003-Bereitstellung Verwenden des Unicode-Modus in Outlook Bisherige Versionen von Outlook boten eine Unterstützung für mehrsprachige Unicode-Daten im Körper einer -Nachricht an. Dennoch waren Outlook-Daten wie die An - oder Betreff -Zeile von Nachrichten oder die Felder Name und Telefonnummer geschäftlich in Kontakten auf die Zeichen limitiert, die in der Codeseite Ihres Systems definiert sind. Outlook 2003 hat diese Einschränkungen nicht mehr, wenn Sie Outlook im Unicode-Modus mit Microsoft Exchange Server als Messagingserver betreiben. Outlook 2003 kann mit einem Exchange Messagingserver in einem von zwei Postfach-Modi verwendet werden: Unicode oder Non-Unicode. Der Unicode-Modus ist empfohlen und auch der Standardmodus, wenn die Konfigurationen des Nutzerprofils, des Exchange Servers und die Administratoreinstellungen es erlauben. Der Modus basiert auf diesen Einstellungen und wird von Outlook automatisch erkannt. Er kann nicht manuell vom Benutzer gesetzt werden. Ein Administrator ist in der Lage, Einstellungen bereitzustellen, mit denen der Standardmodus geändert oder die Möglichkeiten zur Benutzung von Unicode eingeschränkt werden. Auch POP3-Konten können in Outlook 2003 mehrsprachige Unicode-Daten unterstützen. Dies setzt allerdings voraus, dass die Elemente in einer persönlichen Ordnerdatei (PST-Datei) abgelegt werden, die mehrsprachige Unicode-Daten unterstützen kann. Standardmäßig unterstützen alle neuen POP3-Profile, die eine neue, von Outlook 2003 erstellte PST-Datei verwenden, mehrsprachige Unicode-Daten. Hinweis Andere Kontenarten, wie IMAP oder HTTP, unterstützen Unicode nicht. Die Verwendung von Outlook im Unicode-Modus erlaubt es Ihren Benutzern, mit Nachrichten und Elementen zu arbeiten, die in verschiedenen Sprachen erstellt wurden. Wenn Sie es bevorzugen, können Sie Outlook allerdings auch so konfigurieren, dass es mit Exchange Server-Konten im Non-Unicode-Modus arbeitet. Vorsicht Wenn Sie zwischen dem Unicode und Non-Unicode Modus wechseln, kann dies Datenverlust oder unlesbaren Text zur Folge haben. Daher sollten Nutzer, die anfangen Outlook, im Unicode-Modus zu verwenden, diesen Modus unbedingt beibehalten. Vorteile von Unicode für Nutzer in mehrsprachigen Arbeitsumgebungen Nicht Unicode-fähige Systeme verwenden typischerweise auf Codeseiten basierende Umgebung, in der jedes Script seine eigene Zeichentabelle hat. Elemente, die auf der Codeseite eines Betriebssystems basieren, können nur schwer auf die Codeseite eines anderen Betriebssystems übertragen werden. In manchen Fällen können die Elemente keinen Text enthalten, der Zeichen von mehreren Skripten enthält. Wenn Sie Outlook zusammen mit dem Exchange Server im Unicode-Modus verwenden, wird automatisch sichergestellt, dass Offline-Ordnerdateien (OST-Dateien) und persönliche Ordnerdateien (PST- Microsoft Office 2003 Die technische Referenz 137

16 Teil III: Messaging Dateien) mehrsprachige Unicode-Daten speichern können. Zusätzlich bieten die Unicode-Dateien in Outlook eine größere Speicherkapazität für Elemente und Ordner. Outlook-Datenformat unterstützt Unicode Das verbesserte Dateiformat für PST- und OST-Dateien in Outlook 2003 bietet mehr Speicherplatz für Elemente und Ordner und unterstützt mehrsprachige Unicode-Daten. Eine Outlook-Datei dieses Formats ist zu früheren Versionen von Outlook nicht kompatibel und kann daher nicht mit älteren Outlook- Versionen geöffnet werden. Outlook stellt automatisch das Format fest, in dem neue PST- und OST-Dateien erstellt werden. Dies geschieht anhand der Version des Microsoft Exchange Servers, der vom Administrator vorgenommenen Einstellungen und anhand der Formate der Dateien, die für das Profil konfiguriert werden. Wenn die Outlook-Einstellungen oder andere Eigenschaften des Outlook-Profils des Benutzers es nicht erlauben, das neue Format zu verwenden, erstellt Outlook die Dateien in dem zu bisherigen Outlook- Versionen kompatiblen Format. Das bisherige Format ( Microsoft Outlook persönliche Ordnerdatei genannt) bietet keine Unterstützung für Unicode und stellt die gleiche Speicherkapazität wie in bisherigen Versionen von Outlook zur Verfügung. Weitere Informationen Mehr Informationen zur Konfiguration der Unicode-Einstellungen für Outlook im Zuge Ihrer Outlook 2003-Bereitstellung finden Sie im Abschnitt Konfigurieren der Unicode-Optionen für Outlook 2003 in Kapitel 7 Bereitstellen von Outlook Die Verwendung des Unicode-Zeichencodierungsstandards ermöglicht es, nahezu alle Schriftsprachen weltweit mit einem einzigen Zeichensatz darzustellen. In Microsoft Windows-Betriebssystemen existieren die beiden Standardsysteme zur Textspeicherung Codeseiten und Unicode parallel. Auf Unicode basierende Systeme werden die auf Codeseiten basierenden jedoch verdrängen. Für mehr Informationen zum Thema Unicode mit Microsoft Office 2003 lesen Sie den Abschnitt Unicode-Unterstützung für mehrsprachige Office-Dokumente in Kapitel 17 Unicode-Unterstützung in Office Microsoft Office 2003 Die technische Referenz