Facility Management Strukturen und methodische Instrumente 4., aktualisierte Auflage

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1 Primärenergie Verluste Endenergie Verteilung Erzeugung Verluste Nutzenübergabe Nutzenergie Jörn Krimmling Facility Management Strukturen und methodische Instrumente 4., aktualisierte Auflage Übergeordnete FM Leistungen Methoden und Werkzeuge TGM IGM KGM Managementsysteme Controlling/ Benchmarking Vertragsmanagement Flächenmanagement Personalführung Kosten- und Leistungsrechnung Teilziele Geplantes Periodenziel Soll-/ Ist-Vergleich negativ! Ursachenforschung Periode Istwerte L J H RF Fraunhofer IRB Verlag

2 Jörn Krimmling Facility Management Strukturen und methodische Instrumente

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4 Jörn Krimmling Facility Management Strukturen und methodische Instrumente 4., aktualisierte Auflage Fraunhofer IRB Verlag

5 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN (Print): ISBN (E-Book): Herstellung: Tim Oliver Pohl Satz: Gabriele Wicker Umschlaggestaltung: Martin Kjer Druck: Tutte Druckerei und Verlagsservice GmbH, Salzweg Alle Rechte vorbehalten. Dieses Werk ist einschließlich aller seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die über die engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes hinausgeht, ist ohne schriftliche Zustimmung des Fraunhofer IRB Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Speicherung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Warenbezeichnungen und Handelsnamen in diesem Buch berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Bezeichnungen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und deshalb von jedermann benutzt werden dürften. Sollte in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z. B. DIN, VDI, VDE) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert werden, kann der Verlag keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität übernehmen. Es empfiehlt sich, gegebenenfalls für die eigenen Arbeiten die vollständigen Vorschriften oder Richtlinien in der jeweils gültigen Fassung hinzuzuziehen. by Fraunhofer IRB Verlag, 2013 Fraunhofer-Informationszentrum Raum und Bau IRB Nobelstraße 12, Stuttgart Telefon Telefax irb@irb.fraunhofer.de

6 Vorwort zur 4. Auflage Für die hier vorliegende 4. Auflage habe ich den Text komplett redigiert und eine Reihe von Ergänzungen vorgenommen. Der Abschnitt über Systeme zur Kommunikation und Information wurde neu erarbeitet. Außerdem habe ich einen Abschnitt über Nachhaltige Gebäude eingefügt und die Methode der Lebenszykluskostenberechnung im Rahmen des BNB-Bewertungssystem für Nachhaltige Gebäude hinzugefügt. Wie bei jeder Neuauflage habe ich versucht, die aktuelle Normung adäquat zu berücksichtigen. Die Aktualität von»facility Management«lässt sicher auch an den vielen neuen bzw. überarbeiteten Normen und Richtlinien ablesen. Ich wünsche mir auch für die 4. Auflage, dass vor allem Studenten, die sich erstmals mit den Grundlagen des Facility Managements vertraut machen, aber auch Praktiker, die sich im Facility Management weiterbilden wollen, in dem Buch eine wertvolle Hilfe finden. Für Anregungen zu notwendigen Korrekturen, Verbesserungen oder Ergänzungen bin ich jederzeit sehr dankbar. Zittau, im Januar

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8 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Was ist Facility Management? Das Grundkonzept des Buches Verwendete Quellen 17 2 Definitionen und Strukturen Begriffsanalyse und Definitionen Grundstrukturen Warum sind Strukturen so wichtig? Kernprozess und Unterstützungsprozesse Das Lebenszykluskonzept Strukturansatz nach Entscheidungstyp Die strategische Ebene Die operative Ebene Wesentliche Merkmale von FM Zielorientierung Prozessorientierung Kundenorientierung FM und Immobilienmanagement Verwendete Quellen 44 3 Anforderungen an Gebäude und Prozesse Dynamischer Wandel in Wirtschafts- und Arbeitswelt Moderne Büroarbeitswelten Interessenkonstellationen Individualinteressen Allgemeininteressen Anforderungen an Prozesse Ableitung eines FM-Effizienzkriteriums Zur Qualität der Raumklimatisierung Zur Qualität der Gebäudereinigung Die Aufwandskategorie im FM-Effizienzkriterium Verwendete Quellen 67 4 Das Gebäudemanagement Strukturen Flächenmanagement Basisfunktion Flächeneffektivität Mietflächen Kaufmännisches Gebäudemanagement: Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung 83 7

9 Inhaltsverzeichnis Kosten- und Leistungsrechnung im FM Prozesskostenrechnung Kostenzuordnungsverfahren Technisches Gebäudemanagement Betriebsführung und Instandhaltung Begriffsabgrenzungen Betriebsführung Technik Instandhaltung Energiemanagement Allgemeiner Kostensenkungsansatz Senkung des Energieverbrauches Optimales Betreiben Anlagenoptimierung Energiecontrolling Lastmanagement Einkaufs- und Vertragsmanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Hausmeisterdienste Reinigungsdienste Sicherheitsdienste Kaufmännisches Gebäudemanagement: Originäre Dienstleistungen Übersicht Betriebskostenabrechnung Heizkostenabrechnung Verwendete Quellen Methoden und Werkzeuge im operativen Bereich Managementsysteme Controlling Benchmarking Vertragsmanagement im FM Planung, Vergabe und Abrechnung von Dienstleistungen Einkauf von Energie und Medien Funktionsorientierte Vergabe versus ergebnisorientierte Vergabe Prüfpflichten Computer Aided Facility Management (CAFM) Einführung Der Grundaufbau von CAFM-Systemen Datenbankkomponente Grafikkomponente Prozessgestaltung unter Einbeziehung von CAFM-Systemen Flächenmanagement Kaufmännisches Gebäudemanagement: Kosten- und Leistungsrechnung Betriebsführung und Instandhaltung Energiemanagement Hausmeister- und Reinigungsdienste 165 8

10 5.5.4 Einführungsprojekte Ganzheitliche Informationsstrategie im FM Wahrnehmung von Betreiberverantwortung Verwendete Quellen Die FM-gerechte Gebäudegestaltung Die Dimensionen der Gestaltungsaufgabe Das Konzept der strategischen Bauteile Flexibles Reagieren auf Nutzungsänderungen Allgemeine Anforderungen Grundrissgestaltung Trennwandsysteme Fußbodensysteme BUS-Systeme Gebäudegestaltung aus Sicht der Reinigung Fußböden Schmutzfangzonen Glasflächen Fassaden Energetische Gebäudegestaltung Allgemeine Zielstellungen Die Energieeinsparverordnung Baukörper- und Fassadengestaltung Baukörper Fassaden Entwicklungstendenzen in der Gebäudetechnik Allgemeine Struktur gebäudetechnischer Anlagen Wärmeversorgung und Heizungstechnik Energiebereitstellung Verteilung Wärmeübergabe Regelung Investitionskosten von kompletten Gebäudeheizungs anlagen Lüftung/Klimatisierung Aufgaben und Klassifizierung Lüftungs- und Klimazentralen Verteilsysteme Luftführung im Raum Regelung von Lüftungs- und Klimaanlagen Dezentrale Systeme Investitionskosten von kompletten Lüftungs- und Klimaanlagen Prognose von Energiekosten Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Sanitärtechnik Elektroenergieversorgung/Starkstromtechnik Erzeugung/Bereitstellung Verteilsysteme 223 9

11 Inhaltsverzeichnis Energieanwendung: Raum- und Arbeitsplatzbeleuchtung Prognose von Energiekosten Transport und Erschließung Systeme zur Information und Kommunikation Systemübersicht Computernetzwerke Telekommunikationssysteme Gebäudeautomationstechnik Sicherheitstechnik Einbruchmeldeanlagen (EMA) Brandmeldeanlagen (BMA) Anlagen und Einrichtungen zur manuellen Brandbekämpfung Anlagen zur automatischen Brandbekämpfung Nachhaltige Gebäude Verwendete Quellen Entscheidungen im strategischen Bereich Analyse von Entscheidungsprozessen Die Nutzwertanalyse Monetäre Bewertungsverfahren Verfahren der Immobilienbewertungslehre Betriebswirtschaftliche Investitionsbewertungsverfahren Kapitalwertmethode Annuitätenmethode Vollständige Finanzpläne (VoFi) Verwendete Quellen Betreiberkonzepte Integration des FM in Unternehmensstrukturen Outsourcing Gegenstand und Umfang Vor- und Nachteile Herangehensweise Contracting Anlagencontracting Einsparcontracting Intracting Verwendete Quellen FM in Lehre und Wissenschaft Ausbildung in Deutschland Allgemeine Anforderungen an die Ausbildung Ausbildungsangebote FM als Wissenschaftsdisziplin Verwendete Quellen

12 10 Weiterführende Literatur Bücher DIN und VDI-Richtlinien GEFMA-Richtlinien Dokumente anderer FM-Verbände 300 Sachregister

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14 1 1 Einleitung 1.1 Was ist Facility Management? Es gibt kein Facility Management! Diese These mag verwirren. Aber wer die Aufgabe hat, Facility Management als Lehrfach zu vertreten, wird schnell erkennen, dass sich für Facility Management noch keine feste Lehrmeinung etwa wie in der Betriebswirtschaftslehre oder in der Thermodynamik herauskristallisiert hat, an welcher man sich entlang hangeln kann. Demzufolge erscheint es durchaus legitim, ja geradezu angeraten, die ganze Vielfalt der sich teilweise auch widersprechenden Auffassungen zu bestimmten Themen darzulegen. So gesehen kann man den obigen Satz auch umschreiben zu: Es gibt nicht das Facility Management! Hinzu kommt, dass Facility Management ein zunehmend inflationär gebrauchter Begriff ist. Man muss durchaus davon ausgehen, dass nicht jeder, der Facility Management sagt, auch Facility Management meint. Nicht jeder Kopierdienst oder jede Reinigungsfirma ist automatisch dem Facility Management zuzuordnen. Überhaupt ist die Anwendung von Wortkombinationen gebildet mit»-management«eine ausgeprägte Mode unserer Zeit. Facility Management ist vor allem eine Frage des Standpunktes, von welchem aus die Diskussion, welche ja nach wie vor in sehr produktiver Weise wirkt, geführt wird. Architekten beurteilen Sinn und Umfang anders als der Vorstand eines großen Unternehmens, als ein praktizierender Gebäudemanager oder als ein Fachspezialist aus der gebäudenahen Dienstleistungsbranche. Gleich am Anfang drängt sich die Frage auf, was denn das Besondere an Facility Management ist und worin es sich von herkömmlichen Gebäudebewirtschaftungsformen unterscheidet. Bei der Analyse dieser Frage muss man zunächst konstatieren, dass die meisten der Inhalte, d. h. der im Rahmen des Facility Management im Einzelnen zu erbringenden Leistungen, schon seit jeher Bestandteile der Bewirtschaftung von Gebäuden sind. So mussten und müssen Gebäude seit jeher gereinigt werden, technische Anlagen müssen bedient und gewartet werden, aber auch Angebote wie Catering, Kopier- und Sicherheitsdienste sind seit langem etablierte Dienstleistungen. Also kann der Knackpunkt von Facility Management weniger im Inhalt entsprechender Leistungen, sondern vielmehr darin bestehen, wie diese Leistungen, unter welcher übergreifenden Zielstellung und nach welcher Strategie sie erbracht werden. Staudt [1] weist darauf hin, dass traditionell Leistungen rund um die Immobilie als mehr oder weniger isolierte Puzzlestücke am Markt angeboten wurden. Die Zukunft 13

15 1 Einleitung gehört den Systemleistungen, d. h. Sach- und Dienstleistungskombinationen, die herrschende Kundenbedürfnisse bedienen können. Letztlich geht es darum, mit Hilfe von kundenorientierten Systemleistungen komplexe Probleme zu lösen. Ein System wird als neue Einheit verstanden, die zwar bestimmte Elemente als Voraussetzung hat, aber nicht als bloße Summe dieser Elemente zu verstehen ist. Diese Erkenntnis wird als Übersummation bezeichnet. Durch die Beziehung der Elemente untereinander und die daraus entstehenden Wechselwirkungen ergibt sich etwas Neues, das nicht ausschließlich auf die Eigenschaften der Elemente zurückführbar ist. [3] Demzufolge hat Facility Management etwas mit dem Systembegriff zu tun (vgl. [2]) und man kann dem Besonderen an Facility Management mit Hilfe der Systemtheorie auf die Spur kommen. Es werden traditionelle Leistungen so miteinander kombiniert, dass eine neue Qualität entsteht, der Kunde somit einen höheren Nutzen erhält. Anbieter von integrierten Systemleistungen sind z. B.:»ehemalige Cateringunternehmen, die neben der Betriebsverpflegung nicht nur die Finanzierung von Kücheneinrichtungen sondern auch die Wartung der Küchentechnik, die Entsorgung des Abfalls und andere benachbarte Leistungen der Bewirtschaftung in Eigenregie übernehmen«[4] oder ehemalige Heizungsbauunternehmen, die jetzt als Contractingfirmen am Markt agieren und nicht nur Anlagen bauen, sondern diese auch finanzieren und betreiben und dem Kunden die Systemleistung»Nahwärmeservice«verkaufen. Der Facility-Management-Markt ist derzeit ungeheuer attraktiv, alles schwärmt von einem riesigen Potential. G enerell wird dieses in Fachkreisen sehr euphorisch gesehen, wobei sicherlich aufgrund der oben genannten Tatsache, dass viele Facility- Management-Leistungen bereits seit jeher erbracht werden, Gelassenheit angesagt sein sollte. Staudt nennt ein Marktpotential für Deutschland von 417 Mrd. pro Jahr. Es wird jedoch der gesamte Lebenszyklus der in Deutschland vorhandenen Immobilien zugrunde gelegt. Das bedeutet, dass das jährliche Bauvolumen in das Volumen eingerechnet wurde. Diese Zahl berechnet Staudt entsprechend Tabelle 1-1. Andere Autoren setzen das jährliche Marktpotenzial für Facility Management-Leistungen deutlich niedriger an, (vgl. [6, 7]) wo von einem jährlichen Potenzial für Wert des Immobilienbestands Mrd. DM ca Mrd. Neubau 550 Mrd. DM/a ca. 280 Mrd. /a Nutzungskosten (4 % von Mrd. DM) 382 Mrd. DM/a ca. 195 Mrd. /a Marktvolumen (Rationalisierungspotential 30 %) 816 Mrd. DM/a ca. 417 Mrd. /a 550 Mrd. DM (281 Mrd. )/a + 70 % 382 Mrd. DM (195 Mrd. )/a): Tab. 1-1: Marktvolumen nach Staudt u. a. [5] 14