Erläuterungen Rechtsanwalt Kurt Stöckli

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1 Datenschutzverordnung Entwurf Rechtsanwalt Kurt Stöckli Der Gemeinderat erlässt gestützt auf Artikel 4 der Verordnung vom 12. März 2008 über die Harmonisierung der amtlichen Register (RegV) 1 und Artikel 13 des Datenschutzreglements 2 vom XX. XXXX 2016 die folgende Datenschutzverordnung Ingress: Artikel 4 der kantonalen Registerverordnung bildet die gesetzliche Grundlage für den Abschnitt betreffend GERES und ZPV-Zugang. In Artikel 13 des Datenschutzreglements wurde dem Gemeinderat die Kompetenz übertragen, Ausführungsbestimmungen zum Datenschutzreglement zu erlassen. Zudem wurde die gesetzliche Grundlage für den Erlass von Verordnungsbestimmungen zur Regelung der Bekanntgabe von Daten im Internet geschaffen. 1 2 BSG Seite 1 von 17

2 I. Auskunft und Datensperre Art. 1 Auskunftsberechtigte Personen 1. Das Recht auf Auskunft über ihre eigenen Daten steht den handlungsfähigen natürlichen und juristischen Personen zu. 2. Ausser den unmittelbar Betroffenen haben ferner das Recht auf Auskunft: Art. 1 bis 4 sind inhaltlich gleich wie die entsprechenden Bestimmungen in den bisherigen Weisungen zum Datenschutzreglement a) Die Eltern für ihre unmündigen Kinder, soweit ihnen das Sorgerecht zusteht, sowie Pflegeeltern; b) Die Ehegatten gegenseitig für nicht getrennt gespeicherte Daten; c) Die in eingetragener Partnerschaft lebenden Personen gegenseitig für nicht getrennt gespeicherte Daten; d) Die gesetzlichen Vertreter für die in der Handlungsfähigkeit eingeschränkten Personen; e) Jeder Erbe für den verstorbenen Erblasser, soweit er ein begründetes Interesse nachzuweisen vermag. Art. 2 Ausweis / Vollmacht 1. Natürliche Personen haben einen persönlichen Ausweis (Pass, Identitätskarte, Führerausweis) vorzulegen, gesetzliche Vertreter von in der Handlungsfähigkeit eingeschränkten Personen Seite 2 von 17

3 überdies eine amtliche Bescheinigung ihres Vertretungsrechtes. 2. Vertreter juristischer Personen haben sich über ihre Berechtigung auszuweisen. 3. Vertragliche Vertreter natürlicher oder juristischer Personen bedürfen einer schriftlichen Spezialvollmacht des Vertretenen; sie haben sich überdies persönlich auszuweisen. 4. Rückfragen beim Vollmachtgeber und beim Handelsregister bleiben vorbehalten. Zuständigkeit Art Einzelauskünfte aus der Einwohnerkontrolle werden durch Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter der für die Einwohnerkontrolle zuständigen Stelle erteilt. 2. Einzelauskünfte über Steuerdaten erteilt das Steuersekretariat. Art. 4 Ansprüche 1. Der Einsichtnehmende, der Fehler feststellt, hat Anspruch auf deren Berichtigung. Ausserdem kann er verlangen, dass ihm ein vollständiger Auszug aus den berichtigten Daten zugestellt wird. 2. Der Einsichtnehmende, der die Rechtmässigkeit der Speicherung bestimmter Daten bezweifelt, hat Anspruch auf Einsicht in die betreffenden Gemeinderatsbeschlüsse. Seite 3 von 17

4 Art. 5 Zuständigkeiten Datensperre 1. Die Einwohnerdienste sind für die Behandlung von Gesuchen um Datensperre zuständig und verhängen die Datensperre. Sämtliche Gesuche sind an sie weiterzuleiten. Die schriftliche Bestätigung für die Einreichung des Sperrgesuches ist bereits im Datenschutzreglement geregelt. 2. Die Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für die Einhaltung der Datensperre. Vor Erteilung einer Auskunft haben sie sich bei den Einwohnerdiensten über das allfällige Vorliegen einer Datensperre zu erkundigen. Vorliegend geht es nur um Auskünfte, welche die einzelnen Verwaltungseinheiten erteilen. Listenauskünfte aus der Einwohnerkontrolle oder anderen Sammlungen werden jedoch weiterhin (nur) durch die Gemeindeschreiberin / den Gemeindeschreiber erteilt. II. Register über die Datensammlungen Art. 6 Register 1. Die Verwaltungseinheiten erstellen den ihre Datensammlungen betreffenden Teil des Registers und führen diesen nach. Die Gemeindeschreiberin / der Gemeindeschreiber übernimmt die Koordination. 2. Das Register der Datensammlungen wird nicht im Internet veröffentlicht. 3. Das Register kann während der Öffnungszeiten der Verwaltung eingesehen werden. 4. Die Gemeindeschreiberin / der Gemeindeschreiber orientiert die Öffentlichkeit regelmässig über die Auflage des Registers sowie andere Belange des Datenschutzes. Gemäss Artikel 18 des kantonalen Datenschutzgesetzes (KDSG, BSG ) sind die Gemeinden verpflichtet, ein Register der Datensammlungen mit vorgeschriebenem Inhalt (Art. 18 Abs. 2 KDSG) und nach Vorgaben der Aufsichtsstelle (Art. 18 Abs. 4 KDSG) zu führen. Artikel 18 Absatz 5 KDSG ermächtigt die Gemeinden, die Zuständigkeit zur Erstellung und Nachführung vom kantonalen Recht abweichend zu regeln und auf die vorgesehene Veröffentlichung im Internet zu verzichten. Die Zuständigkeit zur Erstellung und Nachführung wird in Absatz 1 gegenüber dem kantonalen Recht präzisiert und die Koordination der Gemeindeschreiberin / dem Gemeindeschreiber übertragen. Seite 4 von 17

5 Mit Beschluss vom 11. Mai 2009 hat der Gemeinderat entschieden, auf die Veröffentlichung des Registers über die Datensammlung im Internet zu verzichten. Jede Person kann in das Register Einsicht nehmen (Art. 20 KDSG). III. Archivierung Art. 7 Archivierung Die Archivierung richtet sich nach den spezialgesetzlichen Bestimmungen über die Archivierung sowie der Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlichrechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDVGemeinden) 3. Die bisherigen Weisungen des Amtes für Gemeinden und Raumordnung (BSIG Nr. 1/ ) sind durch die ArchDVGemeinden ersetzt worden. (Inkrafttreten ). IV. Abrufverfahren 3 BSG Seite 5 von 17

6 Art. 8 Berechtigte Verwaltungseinheiten Die Einwohnerdienste dürfen Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeiten, durch ein Abrufverfahren den folgenden Verwaltungseinheiten im Rahmen der Erforderlichkeit zugänglich machen: a) Gemeindeschreiberei b) Finanzverwaltung c) Bauverwaltung d) Schulverwaltung e) Soziale Dienste. Art. 9 Abrufbare Datensätze Der Zugriff kann auf folgende Daten der Einwohnerkontrolle und der Adressverwaltung eingeräumt werden: 1. Name, 2. Vorname(n), 3. Geburtsdatum, 4. Geburtsort, 5. Name und Vorname des Vaters, 6. Name und Vorname der Mutter, 7. Geschlecht, 8. Aktuelle Adresse, 9. Historisierte Adressen, Für die Mitarbeitenden der Verwaltung besteht je nach Funktion folgende Einsichtsrechte: - Kurzübersicht - alle Einwohnerdaten. Nach der Inkraftsetzung der neuen Erlasse werden die Zugriffsberechtigungen in einer Matrix-Tabelle pro Stelle definiert. Seite 6 von 17

7 10. Wohnungsidentifikator, 11. Heimatorte, 12. Bürgercode, 13. Nationalität, 14. ZEMIS-Nummer, 15. Asylausweis-Nummer, 16. Art der hinterlegten Schriften, 17. Art und Datum der Ausweise / Ausländerbewilligungen, 18. Beruf, 19. Arbeitgeber, 20. Alte AHV-Nummer, 21. Neue AHV-Nummer, 22. Zivilstand / seit, 23. Zivilstandsort, 24. Verwitwet von, 25. Name, Vorname und Adresse des Vertreters, 26. Vertretungsart, 27. Zuzugsdatum, 28. Anmeldedatum, 29. Zuzugsort und -land, 30. Einreisedatum, 31. Wegzugsdatum, 32. Wegzugsadresse, 33. Sterbedatum, 34. Mutationsgrund, Seite 7 von 17

8 35. Einwohnercode, 36. Einwohnerpersonennummer Art. 10 Zusätzliche Datensätze 1. Die Finanzverwaltung kann den Datensatz "Hundehaltung" mutieren. 2. Der Bestattungs- und Erbschaftsdienst kann den Datensatz "Testamente" mutieren. Art. 10 Zulässige Suchkriterien Folgende Suchkriterien sind zulässig: a) Name, b) Vorname, c) Geburtsdatum, d) Adresse, e) Versichertennummer, f) Einwohnercode V. Internet-Bekanntgabe von öffentlichen Informationen Seite 8 von 17

9 Art. 11 Gegenstand/Zweck 1. Diese Verordnung regelt die Bekanntgabe von Informationen, die nach der Informationsgesetzgebung öffentlich zugänglich sind und die Personendaten enthalten, im Internet und mittels internetähnlichen Diensten. 2. Der Zugang zu Informationen richtet sich nach dem Informationsgesetz (IG; BSG 107.1) und nach der Informationsverordnung (IV; BSG ). 3. Der Begriff Personendaten richtet sich nach dem Datenschutzgesetz (KDSG; BSG ). Die Regelung entspricht der bisherigen, separaten Verordnung über die Internet-Bekanntgabe von öffentlichen Informationen Art. 12 Zuständigkeit 1. Zuständige Stelle für die technische Umsetzung der Bekanntgabe von öffentlichen Informationen im Internet und mittels internetähnlicher Dienste ist die Gemeindeschreiberei. Inhaltlich sind die publizierenden Verwaltungsabteilungen zuständig. 2. Zuständige Stelle für die technische Umsetzung der Bekanntgabe von öffentlichen Informationen im Internet und mittels internetähnlicher Dienste auf der Homepage der Schule ( und für deren Inhalt ist der geschäftsführende Schulleiter. 3. Zuständige Stelle für die technische Umsetzung der Bekanntgabe von öffentlichen Informationen im Internet und mittels internetähnlicher Dienste auf der Homepage der Fachstelle Kinder- und Jugendfragen ( und für deren Inhalt sind die Sozialen Dienste bzw. die Fachstelle für Kinder- und Jugendfragen. Seite 9 von 17

10 Art. 13 Befristung Informationen gemäss Art. 11 Abs. 1 werden für eine Dauer von maximal 10 Jahren im Internet veröffentlicht. Vorgaben für eine frühere Datenvernichtung bleiben vorbehalten. Art. 14 Datenschutz 1. Die zuständigen Stellen nach Art. 12 stellen vor der Bekanntgabe von Informationen im Internet oder internetähnlicher Dienste, die Personendaten enthalten, sicher, dass a) diese Informationen nach der Informationsgesetzgebung zugänglich sind, Neben der Gemeindeschreiberin können auch andere Verwaltungseinheiten Daten auf dem Internet aufschalten (z.b. Schulen). Sie sind verantwortlich, dass die Publikation auch zulässig ist. b) eine Information von Amtes wegen nach der Informationsgesetzgebung zulässig ist, c) die Veröffentlichung im Internet keine besondere Risiken für die betroffenen Personen verursacht und d) die Persönlichkeit der betroffenen Personen durch die Bekanntgabe ins Ausland nicht schwerwiegend gefährdet wird (Art. 14a KDSG 4 ). 2. Betroffene Personen haben die Gelegenheit, ein der Bekanntgabe entgegenstehendes, überwiegendes privates oder öffentliches Interesse glaubhaft zu machen. 3. Betroffene Personen können zudem ihre Rechte nach den Artikeln 13 und 20 ff. KDSG 5, namentlich das Recht auf Sperrung, 4 BSG Seite 10 von 17

11 auf Auskunft sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten, geltend machen. 4 Die Sperrung gemäss Absatz 3 kann sich auf die Veröffentlichung im Internet oder mittels internetähnlicher Dienste beschränken. 5 Von einer Veröffentlichung wird abgesehen, wenn a) ein entgegenstehendes Interesse gemäss Absatz 2 glaubhaft gemacht wird, oder b) eine Sperrung vorliegt. 6. Im Internet oder mittels internetähnlicher Dienste dürfen zudem nicht bekannt gegeben werden: a) Öffentliche Register, soweit nicht eine ausdrückliche gesetzliche Grundlage die Internet-Bekanntgabe vorsieht, b) persönliche Identifikationsnummern und Codes c) systematisch geordnete Daten aus der Einwohnerkontrolle (Art. 12 Abs. 3 KDSG 6 ) und ihnen gleichgestellte Listenauskünfte. Art. 15 Behörden-und Vereinsverzeichnisse 1. Die Gemeinde kann auf ihrer Internetseite ein Behördenverzeichnis publizieren und ein Verzeichnis der politischen Ortsparteien, der ortsansässigen Vereine und gemeinnützigen Institutionen mit Name der Organisation sowie Funk- Diese Bestimmung ist neu eingefügt worden. Listenauskünfte, welche nach dem Datenschutzreglement allen Interessierten erteilt werden dürfen, sollen auch auf dem Internet publiziert werden können. 5 BSG BSG Seite 11 von 17

12 tion, Name und Adresse der jeweiligen Kontaktperson bekannt geben. 2. Sie holt hierzu vor der Bekanntgabe die Zustimmung der Betroffenen ein. Art. 16 Technische Voraussetzungen 1. Die im Internet bekannt gegebenen Informationen sind technisch so zu markieren, dass den Suchmaschinen vom Indexieren abgeraten wird. 2. Allfällige -Adressen dürfen nur in einer Form veröffentlicht werden, die ein Lesen durch Spamroboter verunmöglicht. 3. Die zuständigen Stellen nach Art. 12 stellen sicher, dass aus im Internet bekannt gegebenen Informationen keine Zusatzinformationen auslesbar sind (Dokumentenhistorie, Vorversionen etc.). 4. Sie treffen im Übrigen die nach einem anerkannten Standard verlangten zusätzlichen technischen und organisatorischen Massnahmen zum Schutz der Publikationsplattform vor Manipulationen. VI. Berechtigungsregelung GERES Art. 17 Gegenstand Diese Berechtigungsregelung bestimmt, Die folgenden Artikel basieren auf der Neuerungen gemäss Seite 12 von 17

13 a) welchen Behördemitgliedern oder Angestellten und Informationssystemen der Einwohnergemeinde Muri bei Bern welche Detailprofile im Sinne von Anhang 1 RegV zugeteilt werden b) welche Behördenmitglieder oder Angestellte der Einwohnergemeinde Muri bei Bern dem Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO) für GERES die Eröffnung, Änderung oder Aufhebung der GERES- Benutzerkonti für Behördenmitglieder, Angestellte und Informationssysteme beantragen können. BSIG Nr. 10/5.5 vom 18. Dezember 2015 und gemäss Muster-Verordnung des Kantons: 1.1. GERES a) Der umfassende GERES-Zugriff der Einwohnerkontrolle gemäss revregv, Anhang 1, Profil 2, wird auf die in der eigenen Gemeinde gemeldeten Personen beschränkt. b) Der auf einzelne Merkmale beschränkte GERES-Zugriff der Einwohnerkontrolle gemäss Profil 2a hingegen umfasst alle im Kanton Bern gemeldeten Personen ZPV a) In den Gemeinden steht der ZPV-Zugriff nur noch den Mitarbeitenden der Steuerbehörde offen. Die Berechtigungen gemäss Anhang 3 stehen den Leitenden und Mitarbeitenden der Steuerbehörde zu (Art. 19 Abs. 4 revregv). b) Die Steuerbehörden der Gemeinden stellen Anträge zur Eröffnung, Änderung oder Aufhebung von Benutzerkonten durch die Leitenden der Steuerbehörde, die Finanzverwalterin, oder den Finanzverwalter oder die Gemeindeschreiberin oder den Gemeindeschreiber (Art. 19 Abs. 4 revregv). c) Diese Berechtigungsregelung ersetzt die bisherigen Regelungen, welche die Gemeinden in ihren Gemeinde Verordnungen über die Berechtigungsregelung GERES/ZPV festgehalten haben. Die entsprechenden Bestimmungen (meist Art. 3 Berechtigungen für die ZPV ) werden deshalb ersatzlos aufgehoben. Seite 13 von 17

14 Art. 18 Berechtigungen für GERES - Plattform Die Zuteilung gemäss Art. 17 lit.a hievor erfolgt für das GERES im Rahmen der entsprechenden Aufgabenerfüllung wie folgt: Nr. Berechtigte Verwaltungseinheit Detailprofil 7 1. Einwohnerdienste / beinhaltend den kantonsweiten Zugriff 1.1 Gemeindeschreiberin 2 und 2a 1.2 Stv Gemeindeschreiberin und Co-Leiterinnen Einwohnerdienste 2 und 2a 1.3 Mitarbeitende Einwohnerdienste 2 und 2a 2. Steuerverwaltung 2.1 Finanzverwalter Steuersekretär Mitarbeitende Steuerverwaltung 3 3. AHV Zweigstelle der Ausgleichskasse des Kt. Bern 3.1 Leiter / Leiterin AHV - Zweigstelle Mitarbeitende AHV Zweigstelle 5 4. Sozialdienst 4.1 Leiter oder Leiterin Sozialdienste 2b 4.2 Stv. Leiter oder Leiterin Sozialdienste 2b 7 Welche Kategorien von Berechtigungen ist in Anhang 1 der RegV festgelegt. Seite 14 von 17

15 4.3 Mitarbeitende Sozialdienste 2b Art. 19 Antragsrecht Folgende Behördenmitglieder oder Angestellte der Einwohnergemeinde Muri bei Bern sind berechtigt, dem KAIO die Eröffnung, Änderung oder Aufhebung der GERES-Benutzerkonti jeweils für ihre Unterstellten bzw. für die Informationssysteme in ihrem Verantwortungsbereich zu beantragen: a) Gemeindeschreiberin und Stellvertreterin der Gemeindeschreiberin b) Co-Leiterinnen Einwohnerdienste c) Finanzverwalter d) Steuersekretär e) Leiter Soziale Dienste VII. Gebühren Art. 20 Gebühren Gebühren 1. Den politischen Parteien, den Arbeitgeber- und Arbeitnehmerorganisationen sowie den ortsansässigen Vereinen sind die üblichen Listen auf ihren Wunsch unentgeltlich abzugeben 2. Im Übrigen werden folgende Gebühren erhoben: Seite 15 von 17

16 - Einfache schriftliche Auskünfte CHF Ausgedruckte Jahrgangslisten Pro Jahrgang CHF Andere ausgedruckte Listen CHF Abweisende Verfügungen Aufwandgebühr II - Andere umfangreiche Arbeiten Aufwandgebühr II 3. Versandspesen und Material werden zusätzlich verrechnet. VIII. Schlussbestimmungen Art. 21 Aufhebung bisherigen Rechts Die Verordnung über die Berechtigungsregelung GERES/ZPV vom 27. Oktober 2008, die Verordnung über die Internet-Bekanntgabe von öffentlichen Informationen vom 9. Mai 2011 sowie die Weisungen zum Datenschutzreglement vom 19. März 2001 werden aufgehoben. Der Inhalt dieser Verordnungen und Weisungen sind in die Datenschutzverordnung integriert worden. Art. 22 Inkrafttreten Die Verordnung tritt auf XX.XXXX 2016 in Kraft. Da das Datenschutzreglement zuerst noch durch das Parlament beschlossen werden muss, kann der Gemeinderat die Verordnung erst nach Inkrafttreten der Reglementsänderung beschliessen. Muri bei Bern, Seite 16 von 17

17 GEMEINDERAT MURI BEI BERN Der Präsident Die Sekretärin Thomas Hanke Karin Pulfer Seite 17 von 17