Zuordnung der einzelnen Kostenpositionen zu direkten und indirekten Kosten

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1 Bayerisches Staatsministerium für Arbeit und Soziales, Familie und Integration EUROPÄISCHER SOZIALFONDS Zuordnung der einzelnen Kostenpositionen zu direkten und indirekten Kosten Die Europäische Kommission hat einen Leitfaden zur Anwendung von Pauschalen ( Simplified Cost Options ) veröffentlicht. 1 Der Leitfaden sieht vor, dass die Verwaltungsbehörde verantwortlich und zuständig für die Definition der direkten und indirekten Kosten ist. Der Leitfaden gibt dabei folgende Hilfestellung: Entwurf Guidance on Simplified Cost Options (SCOs) Englisch Seite 16 vom Direct costs are those costs which are directly related to an individual activity of the entity, where the link with this individual activity can be demonstrated (for instance through direct time registration). Indirect costs, on the other hand, are usually costs which are not or cannot be connected directly to an individual activity of the entity in question. Such costs would include administrative expenses, for which it is difficult to determine precisely the amount attributable to a specific activity (typical administrative/staff expenditure, such as: management costs, recruitment expenses, costs for the accountant or the cleaner, etc.; telephone, water or electricity expenses, and so on). Staff costs are the costs deriving from an agreement between employer and Eigene Übersetzung Direkte Kosten sind jene Kosten, die direkt mit einer einzelnen Tätigkeit des Vorhabens verbunden sind, und wo die Verbindung mit dieser einzelnen Tätigkeit dargestellt werden kann (zum Beispiel durch direkte Zeitregistrierung). Indirekte Kosten sind andererseits gewöhnlich Kosten, die nicht direkt mit einer einzelnen Tätigkeit des fraglichen Vorhabens verbunden werden können. Solche Kosten würden Verwaltungsausgaben umfassen, für die es schwierig ist, genau den einer spezifischen Tätigkeit zuzuschreibenden Betrag zu bestimmen (typische administrative bzw. Personalausgaben, wie: Verwaltungskosten, Personalgewinnungskosten, Kosten für die Buchhaltungskraft und die Reinigungskraft, etc.; Telefon, Wasser oder Elektrizitätsausgaben, und so weiter). Personalkosten sind die Kosten, die auf eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und 1 Leitfaden liegt in einer Entwurfsfassung vor, Stand September 2014

2 SEITE 2 employee or service contracts for external staff (provided that these costs are clearly identifiable). For example, if a beneficiary contracts the services of an external trainer for its in-house training sessions, the invoice needs to identify the different types of costs. The salary of the trainer will be considered as external staff costs. However, teaching materials for example cannot be taken into account. Staff costs include the total remuneration, including in-kind benefits in line with collective agreements, paid to people in return for work related to the operation. They also include taxes and employees social security contributions (first and second pillar, third pillar only if set out in a collective agreement) as well as the employer s compulsory and voluntary social contributions. Costs of business trips are, however, not considered to be staff costs. Allowances or salaries disbursed for the benefit of participants in ESF operations are not considered to be staff costs either. dem Arbeitnehmer oder den Dienstleistungsverträgen für externes Personal zurückzuführen sind (vorausgesetzt, dass diese Kosten klar identifizierbar sind). Zum Beispiel, wenn ein Begünstigter die Dienstleistungen eines externen Trainers für seine innerbetrieblichen Trainingssitzungen in Anspruch nimmt, muss die Rechnung die verschiedenen Typen von Kosten ausweisen. Das Gehalt des Trainers wird als externe Personalkosten betrachtet. Jedoch können Lehrmaterialien zum Beispiel nicht in Betracht gezogen werden. Personalkosten umfassen die Gesamtvergütung einschließlich Vorteilen in Übereinstimmung mit Tarifverträgen, die als Gegenleistung für die mit dem Vorhaben verbundene Arbeit bezahlt werden. Sie schließen() auch Steuern und die Sozialversicherungsbeiträge von Arbeitnehmern (die erste und zweite Säule, die dritte Säule nur wenn in einem Tarifvertrag dargelegt) sowie die obligatorischen und freiwilligen sozialen Beiträge des Arbeitgebers ein. Kosten von Dienstreisen sind keine Personalkosten. Spesen oder Gehälter, die zu Gunsten von Teilnehmern in ESF-Vorhaben gezahlt sind ebenfalls keine Personalkosten. Fazit Als direkte Kosten werden alle Kosten angesehen, die einem Vorhaben eindeutig und nachweisbar zugeordnet werden können (z. B. durch Stundennachweis). Als indirekte Kosten werden alle Kosten angesehen, die einem Vorhaben nicht oder nur mit größerem Aufwand direkt zugeordnet werden können.

3 SEITE 3 Als Personalkosten werden Kosten für internes und externes Personal angesehen. Deren Sachkosten und Reisekosten sind keine Personalkosten. Die Verwaltungsbehörde ESF in Bayern hat gegenüber dem Förderzeitraum eine Neuzuordnung der direkten und indirekten Kosten vorgenommen. Wesentliche Änderungen sind: Verwaltungspersonal, das dem Projekt direkt, eindeutig und z.b. über Stundenzettel nachweisbar zugeordnet werden kann, zählt zu den direkten Kosten. Das Verwaltungspersonal kann in einem Umfang von bis zu 13 Stunden/Woche abgerechnet werden. Mieten für Büroräume von direktem Projektpersonal zählen zu den direkten Kosten. Alle Mietnebenkosten zählen zu den indirekten Kosten. Marketingmaßnahmen ausschließlich für das Projekt zählen zu den direkten Kosten. Die bisherige indirekte Kostenposition 4.1 (Anteile der Vergütung der Vorstandsmitglieder/der Geschäftsführer) wird gestrichen. 2 Neuer Kostenplan der förderfähigen Kosten 1. Projektpersonal 1.1 Vergütungen für direkt dem Projekt zurechenbares Eigenpersonal (einschl. Arbeitgeberanteile) 1.2 Reine Personalkosten für direkt dem Projekt zurechenbares Fremdpersonal (ohne Sach-, Reisekosten) 1.3 sonstige direkte Personalkosten (z. B. BG-Beiträge) 1.4 Reise- und Dienstreisekosten des Projektpersonals (Eigen- und Fremdpersonal) 1.5 Ausgaben für projektbezogene Fortbildung des Bildungs- und Betreuungspersonals Summe 1.1 bis Vergütungen und Leistungen an die Lehrgangsteilnehmenden 2.1 Vergütungen, Lohnersatzleistungen bzw. sonstige Leistungen Dritter an Lehrgangsteilnehmende u. mit diesen Leistungen verbundene Abgaben (einschließlich Sozialabgaben) 2.2 andere Leistungen an Lehrgangsteilnehmende 2.3 (tägliche) Fahrtkosten zur Lehrgangsstätte 2.4 (tägliche) Unterbringungskosten bei externen Schulungen incl. etw. Fahrtkosten 2.5 Betreuungskosten für Kinder u. andere Angehörige (Erstattung für Tagesmütter etc.) im projektbezogenen Umfang Summe 2.1 bis 2.5 davon 2 Es wurden in der Vergangenheit Kosten in sehr geringem Umfang abgerechnet. Der dafür notwendige Aufwand ist aus Wirtschaftlichkeitsgründen nicht gerechtfertigt.

4 SEITE 4 2.A Leistungen Dritter an die Teilnehmenden (private) 2.B Leistungen Dritter an die Teilnehmenden (öffentliche) 2.C Leistungen des Projetträgers an die Teilnehmenden Summe 2.A und 2.C (muss identisch sein mit Summe 2.1 bis 2.5) 3. Direkt dem Projekt zurechenbare Ausgaben (ggf. anteilig) 3.1 Verbrauchsgüter 3.2 nicht abschreibungsfähige Ausstattungsgegenstände 3.3 gemietete oder geleaste Ausstattungsgegenstände 3.4 abschreibungsfähige Ausstattungsgegenstände 3.5 Miete für Schulungsräume und Räume des direkten Verwaltungspersonals 3.6 Marketingmaßnahmen für das Projekt (max. 3% der Kostenpositionen ) 3.7 Gebühren und Beiträge für die Teilnehmenden 3.8 Sonstige direkte Ausgaben (z. B. Exkursionen, externe Schulungskosten) Summe 3.1 bis 3.8 Abrechnung über Pauschale 4. Indirekte Ausgaben (nicht oder nur mit größerem Aufwand direkt dem Projekt zurechenbar) Anteile der Vergütung des allgemeinen Verwaltungspersonals (incl. Arbeitgeberanteile), das dem Projekt nicht direkt, eindeutig und nachweisbar zugeordnet werden 4.1 kann 4.2 projektbezogene Reisekosten des allgemeinen Verwaltungspersonals 4.3 Büromaterial 4.4 Post- und Telekommunikationsgebühren 4.5 Steuern, Versicherungen u. andere pflichtmäßigen Abgaben nicht abschreibungsfähige Ausstattungsgegenstände (mit Bezug zum allgemeinen Verwaltungspersonal) gemietete oder geleaste Ausstattungsgegenstände (mit Bezug zum allgemeinen Verwaltungspersonal) 4.8 abschreibungsfähige Ausstattungsgegenstände (mit Bezug zum allgemeinen Verwaltungspersonal) 4.9 Miete für Verkehrsflächen anteilige Kosten für Wasser, Gas und Strom, etc. für Schulungsräume, Räume des direkten Verwaltungspersonals und Verkehrsflächen 4.10 (Mietnebenkosten) 4.11 sonstige indirekte Ausgaben Summe 4.1 bis 4.11 Ausgaben (Summe 1 bis 4)./. Einnahmen zuschussfähige Gesamtausgaben (Differenz aus Ausgaben und Einnahmen) Es gilt folgende Zuordnung Kostenpositionen zählen zu den direkten Personalkosten. Kostengruppen 1, 2 und 3 sind direkte Kosten und werden mit Belegnachweis abgerechnet.

5 SEITE 5 Kostengruppe 4 umfasst indirekte Kosten und wird in der Regel pauschal abgerechnet. Die Höhe der Pauschale kann sich je nach Förderaktion unterscheiden (siehe Förderhinweise).