Computer können enorme Mengen an Daten speichern und verarbeiten. Und mit der

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1 1 Reine Daten in vielsagende Informationen verwandeln Reine Daten in vielsagende Informationen verwandeln In diesem Kapitel Die wichtigsten Features von Crystal Reports 2008 Einen vorhandenen Bericht aufrufen 1 Computer können enorme Mengen an Daten speichern und verarbeiten. Und mit der gnadenlosen Weiterentwicklung der Technologie wird diese Fähigkeit schon bald kaum noch zu erfassende Dimension annehmen. Schon heute besteht die größte Herausforderung nicht darin, die Computersysteme möglichst leistungsfähig zu machen, sondern vielmehr darin, die Leistungsfähigkeit der Computer so zu nutzen, dass diese hilfreiche Informationen zur Verfügung stellen. Megabyte- oder Gigabyteweise reine Daten sind weder aussagekräftig noch hilfreich. Wir brauchen vielmehr strukturierte Informationen, speziell darauf zugeschnitten, bestimmte Fragen zu beantworten. In der Geschäftswelt war das Strukturieren und Präsentieren von Informationen schon immer die Aufgabe von Dokumenten, die als Berichte bezeichnet werden. Diese Dokumente bestehen in der Regel aus mehreren Seiten, die Texte, Zahlen, Diagramme, Landkarten und Abbildungen enthalten können. Die besten Berichte vermitteln die Fakten, die erforderlich sind, die besten Entscheidungen zu treffen, unbehelligt von all den anderen Daten, die für die anstehende Aufgabe keine Rolle spielen. Crystal Reports ist seit über zehn Jahren eine der führenden Berichterstellungsanwendungen und ist das weltweit meistgenutzte Berichtschreibprogramm. Viele Menschen arbeiten bereits seit Jahren mit Crystal Reports, ohne es zu wissen, weil Crystal Reports, ohne eigens genannt zu werden, häufig in anderen Anwendungen integriert ist. Die wichtigsten Features von Crystal Reports 2008 Crystal Reports 2008 verfügt nicht nur über all die Features, die Crystal Reports XI (die Vorgängerversion) zu einem weltweiten Bestseller gemacht haben, sondern auch über einige neue und interessante Funktionen, mit deren Hilfe Berichte in kürzerer Zeit und mit geringerem Aufwand entwickelt werden können. Crystal Reports 2008 ist ein ganzheitliches Produkt, bei dem alle Einzelkomponenten des Systems reibungslos zusammenarbeiten, um die Erstellung, Veränderung und Verteilung von Berichten zu unterstützen. Und da die Integration nicht nur Crystal Reports 2008, sondern auch BusinessObjects Enterprise umfasst, können Berichte in großen Unternehmen ganz bequem freigegeben werden. Die Explorer und Assistenten in Crystal Reports stellen Tools bereit, die sich intuitiv bedienen lassen und die Sie bei der Erstellung eines Berichts unterstützen. Features wie das Repository 29 c01.indd :03:59 Uhr

2 Crystal Reports für Dummies (bei Enterprise-Installationen) und Berichtvorlagen ermöglichen es Benutzern im ganzen Unternehmen, Komponenten oder auch ganze Berichte wiederzuverwenden. Somit muss also das Rad nicht ständig neu erfunden werden. Wenn eine Komponente im Repository (Datenspeicher) oder eine Berichtvorlage Ihren Vorstellungen sehr nahekommt, diesen jedoch nicht exakt entspricht, können Sie leicht kleinere Veränderungen vornehmen und so rasch einen brauchbaren Bericht erstellen. Das ist eine erhebliche Verbesserung im Vergleich dazu, eine ähnliche Komponente beziehungsweise einen ähnlichen Bericht neu erstellen zu müssen. Einen Bericht formatieren Die wichtigste Aufgabe eines Berichterstellungsprogramms wie Crystal Reports besteht darin, Daten aus einer Datenbank in einem für Benutzer ansprechenden, logischen und verständlichen Format darzustellen. Mit Crystal Reports sind Sie gut ausgerüstet, um Ihren Berichten das gewünschte Erscheinungsbild zu verleihen, ohne gleich ein Formatierungsguru werden zu müssen. Crystal Reports ermöglicht beides: absolute und bedingte Formatierung. 4 Mit der absoluten Formatierung können Sie Texte, Überschriften, Diagramme, Landkarten, Abbildungen, Kreuztabellen und Grafiken so ziemlich an jeder beliebigen Stelle auf dem Bildschirm platzieren. Sie können Vordrucke verarbeiten. Sie können Berichte für die Bildschirmanzeige oder für den Ausdruck auf Papier optimieren. Das ist fast schon das Maximum an Freiheit bei der Berichterstellung, aber noch nicht ganz. 4 Die bedingte Formatierung geht noch einen Schritt weiter. Damit können Sie auf der Grundlage des Inhalts der dargestellten Daten das Format dieser Daten ändern. Bei der bedingten Formatierung ermöglicht es eine Formel, die Sie in den Bericht integrieren können, dass sich das Erscheinungsbild des Berichts jedes Mal ändert, wenn sich die Daten in einem Bericht ändern. Eine ausführlichere Beschreibung der absoluten und bedingten Formatierung finden Sie in Kapitel 8. Ein aus früheren Versionen übernommenes, besonders hilfreiches Feature in Crystal Reports 2008 ist die Berichtswarnung. Stellen Sie sich einen dargestellten Wert vor, der einen kritischen Schwellenwert überschreitet und ein sofortiges Einschreiten des Berichtlesers erfordert. Beim Überschreiten dieses Grenzwertes wird nicht nur der Wert angezeigt, sondern es erscheint darüber hinaus auch das Dialogfeld Berichtswarnung, das nicht übersehen werden kann. Ein weiteres Feature, das viel Zeit sparen kann, ist der Vorlagen-Assistent, mit dessen Hilfe Sie eine Berichtvorlage für die spätere Verwendung erstellen und speichern können. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie auf die Schnelle mehrere Berichte mit einem ähnlichen Erscheinungsbild formatieren müssen. In Kapitel 8 finden Sie weitere Informationen zum Vorlagen-Assistenten. 30 c01.indd :03:59 Uhr

3 Barcodes erstellen 1 Reine Daten in vielsagende Informationen verwandeln Heute werden überall Barcodes verwendet. In praktisch allen Läden werden zum Verkauf angebotene Produkte mit Barcodes identifiziert. Auch Posten im Warenbestand im Lager von Unternehmen werden mit Barcodes identifiziert. Die Möbel in Ihrem Büro werden mit Barcodes identifiziert. Selbst die Kühe auf dem Bauernhof werden mit Barcodes identifiziert. Es wird wohl nicht mehr lange dauern, bis wir Menschen mit Barcodes identifiziert werden. Zum Erstellen von Barcodes benötigen Sie keine teure Spezialausrüstung. Crystal Reports 2008 stellt die entsprechende Funktion für einen Bruchteil der üblichen Kosten bereit. Wenn Sie Crystal Reports bereits haben, kostet Sie es nur noch die Etiketten und die Tinte, um diese zu bedrucken. In Kapitel 7 erfahren Sie, wie Sie Barcodes in Ihre Berichte einfügen können. Einen Bericht mit Formeln und benutzerdefinierten Funktionen aufpeppen Sagte ich, dass bei der bedingten Formatierung das Format eines Berichts mithilfe von Formeln verändert wird? Nun, mit Formeln können Sie aber noch viel mehr anstellen. Eine Formel ist ein kleines Computerprogramm, das Daten berechnen und verändern und anschließend das Ergebnis anzeigen kann. Deshalb ist Crystal Reports mehr als nur ein Berichterstellungsprogramm, das Ihre Daten nett formatiert. Durch Deklarieren und Verwenden von Variablen in Formeln können Sie für den Bericht bestimmte Datensätze (oder Datensatzgruppen) auswählen und auf die gewünschte Weise anzeigen. Zudem können Sie die ganze Bandbreite an Kontrollstrukturen (If-Then-Else, Select Case, For, While Do und Do While) verwenden. Und nachdem Sie eine hilfreiche Formel für die spätere Verwendung erstellt haben, können Sie sie als benutzerdefinierte Funktion speichern. Benutzerdefinierte Funktionen werden den Standardfunktionen in Crystal Reports hinzugefügt, sodass diese an einem zentralen Ort verfügbar sind. Ausführlichere Informationen zu Formeln finden Sie in Kapitel 10. Daten mit Diagrammen und Landkarten veranschaulichen Crystal Reports bietet ausgezeichnete Möglichkeiten für die grafische Darstellung von Daten. Dabei stehen alle gebräuchlichen Diagrammarten zur Auswahl, sodass Sie Ihre Daten auf wirklich aussagekräftige Weise darstellen können. Geografische Daten können mit Crystal Reports in Landkarten angezeigt werden, die Länder, Regionen, Provinzen oder Städte darstellen. Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten, Werte mit bestimmten Regionen zu verknüpfen, wie zum Beispiel mit Farben, verschiedenartigen Symbolen und sogar mit Diagrammen. In Kapitel 15 erfahren Sie, wie Sie ein Diagramm in Ihren Bericht einfügen können; in Kapitel 16 geht es um Landkarten. 31 c01.indd :03:59 Uhr

4 Crystal Reports für Dummies Integration von Xcelsius Das Designtool Xcelsius ist ein in Crystal Reports integriertes Begleitprodukt. Damit können Sie Was-wäre-wenn-Szenarien erstellen, bei denen die Änderung von Eingabeparametern eine sofortige Änderung der visuellen Indikatoren zur Folge hat. Sie können das Ergebnis einer vorgeschlagenen Änderung sofort sehen, noch bevor Sie die Änderung vornehmen. In Kapitel 17 finden Sie weitere Informationen zu Xcelsius. Integration von Adobe Flash In einen Crystal Reports-Bericht können Sie auch Flash-Animationsdateien mit dynamischen Diagrammen, Grafiken und sogar Videos einfügen. Daten im Bericht können mithilfe von Flash dynamisch angezeigt werden. Mithilfe von Crystal Reports 2008 ist es ein Leichtes, Flash-Inhalte in einen Bericht einzufügen. Lesen Sie Kapitel 17, wenn Sie wissen möchten, wie Sie Flash-Animationen in einen Crystal Reports-Bericht einfügen können. Einen Bericht zur Schau stellen Crystal Reports ist für die Verteilung in der heutigen Geschäftswelt konzipiert, in der alle irgendwie miteinander in Verbindung stehen. Sie können Berichte erstellen, die speziell für die Anzeige auf einem Computer zugeschnitten sind, der an das lokale Netz (LAN) Ihres Unternehmens angeschlossen ist. Sie können einen Bericht aber auch ins Internet stellen, sodass er von jedem aufgerufen werden kann, der über einen Internetanschluss und einen Browser verfügt. Einen Bericht unter die Leute bringen Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihren Bericht der gewünschten Zielgruppe zukommen lassen können: Sie können den Bericht ausdrucken und den Lesern aushändigen, direkt von Ihrem Computer aus per Fax an einen beliebigen Ort verschicken oder in eine Datei exportieren. Für den Fall, dass Sie einen Bericht in eine Datei exportieren möchten, unterstützt Crystal Reports zahlreiche Ausgabedateiformate, darunter auch HTML für die Darstellung im Internet. Ihre Leser können Ihren Bericht bestimmt mit mindestens einem dieser Formate lesen. Beim Exportieren eines Berichts in ein anderes als das Crystal Reports-eigene Format (.rpt) besteht der einzige Nachteil darin, dass dabei möglicherweise einige Formatierungen im Bericht verloren gehen. Sie können einen Bericht sogar direkt in eine Anwendung wie Microsoft Word oder Lotus Domino exportieren. Dabei startet Crystal Reports die Zielanwendung automatisch und öffnet den Bericht in dieser Anwendung. 32 c01.indd 32

5 1 Reine Daten in vielsagende Informationen verwandeln Crystal Reports mit Daten versorgen So wichtig die Ausgabeformate eines Berichts sind, so wichtig sind auch die Eingaben für den Bericht. Crystal Reports glänzt auch in diesem Bereich. Das Programm akzeptiert Daten von einer großen Anzahl unterschiedlicher Datenquellen, darunter sowohl Computerdatenbanken (wie Microsoft Access) als auch unternehmensweite Client/Server-Datenbanken (wie Oracle, DB2 von IBM und SQL Server von Microsoft). Crystal Reports akzeptiert nämlich Daten von jeder ODBC-kompatiblen Datenbank beziehungsweise von jeder Datenquelle, die dem OLE DB-Standard von Microsoft entspricht. Im Großen und Ganzen können Sie davon ausgehen, dass Crystal Reports Ihre Daten nutzen kann, wenn sich diese in einer heute gebräuchlichen Datenquelle befinden. Eine einzige Edition von Crystal Reports 2008 Während frühere Versionen von Crystal Reports in mehreren Editionen ausgeliefert wurde, von denen jede auf eine andere Zielgruppe zugeschnitten war, gibt es von Crystal Reports 2008 nur noch eine Edition, die sämtliche Features in sich vereint. Sie werden nicht mehr enttäuscht sein, dass die Edition, die Sie gekauft haben, nicht all das kann, was Sie tun möchten. Sie müssen Crystal Reports nicht mehr an sich verändernde Anforderungen anpassen. Hier haben Sie ein Produkt für alles. Einen Bericht aufrufen In diesem Buch geht es hauptsächlich darum, wie mithilfe von Crystal Reports ein neuer Bericht auf der Grundlage von Daten erstellt wird, die sich in einer Datenbankdatei befinden. Sie erfahren hier außerdem, wie Sie einen Bericht ändern, um einen neuen Bericht zu erstellen, der dem bereits vorhandenen zwar ähnlich ist, sich in einigen Dingen jedoch von diesem unterscheidet. Dies alles sind Dinge, mit denen sich ein Berichtdesigner befasst. Aber was tun, wenn Sie lediglich einen Bericht aufrufen möchten, der bereits entworfen worden ist? Es gibt viel mehr Menschen, die Berichte anzeigen möchten, als Menschen, die Berichte erstellen. Möglicherweise gehören auch Sie der ersten Gruppe an. Aber das ist überhaupt kein Problem. Bevor ich damit beginne, Ihnen in den nachfolgenden Kapiteln dieses Buches zu erklären, wie Sie Berichte erstellen können, werde ich Ihnen in kurzen Zügen erläutern, wie Sie bereits vorhandene Berichte aufrufen können. Einen ausgedruckten Bericht lesen Einen ausgedruckten Bericht zu lesen, ist die einfachste (aber auch die am stärksten eingeschränkte) Art, an gewünschte Informationen zu kommen. Es erfordert kein großes technisches Verständnis, Texte, Diagramme und Landkarten auf einem Blatt Papier zu betrachten. Das hat die Menschheit schon lange vor der Erfindung des Computers getan. 33 c01.indd 33

6 Crystal Reports für Dummies Manche Informationen lassen sich online besser darstellen als in gedruckten Berichten. Gedruckte Berichte werden beispielsweise nicht aktualisiert, wenn die Datenbank aktualisiert wird, auf der diese Berichte beruhen. Somit können gedruckte Berichte veraltete und somit irreführende Informationen enthalten. Diese Tatsache müssen Sie immer im Auge behalten, wenn Sie sich für gedruckte Berichte entscheiden. Einen Bericht mit Crystal Reports aufrufen Wie Sie sicherlich bereits vermuten, können Sie mit Crystal Reports nicht nur Berichte erstellen oder ändern. Sie können mit dieser Software auch vorhandene Berichte aufrufen. Das hat gegenüber dem Lesen eines ausgedruckten Berichts einige wesentliche Vorteile, jedoch nur, wenn Sie Crystal Reports auf dem Computer installiert haben: 4 Der Bericht ist mit der Quelldatenbank verbunden, während er angezeigt wird. Dies ist ein eindeutiger Vorteil. Wenn sich die Daten in der Datenbank geändert haben, seit Sie sich die Daten das letzte Mal angesehen haben, können Sie den Bericht aktualisieren, bevor Sie ihn aufrufen, indem Sie die aktuellen Daten von der Datenbank abrufen. Crystal Reports prüft automatisch, ob die Datenbank seit dem letzten Aufruf Ihres Berichts aktualisiert worden ist. Wenn dies der Fall ist, werden Sie gefragt, ob Sie den Bericht mit den aktuellen Daten aktualisieren möchten. 4 Sie können mithilfe der Drilldown-Funktion von Crystal Reports die Details selektiv anzeigen, die den Ergebnisberichten zugrunde liegen. So erhalten Sie durch die Anzeige des Ergebnisses eine Übersicht über das Thema und können dann in die Bereiche weiter vordringen, die Sie speziell interessieren. (Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel 6.) 4 Durch die Anzeige der Liveansicht von Berichten haben Sie Zugang zu der Art, wie in Crystal Reports Hyperlinks verwendet werden. Ein Hyperlink führt Sie von einem Teil eines Berichts zu einem anderen Teil, von einem Bericht zu einem anderen Bericht auf demselben Computer oder von einem Bericht zu einem anderen Bericht auf einem anderen Computer in Ihrem Netzwerk. 4 Sie können Berichte aufrufen, die Farbgrafiken oder farbigen Text enthalten. Für all diejenigen, die keinen ultraschnellen Farbdrucker haben, ist dies eine Möglichkeit, Zugang zu der ganzen Fülle und Pracht eines Berichtinhalts zu bekommen. Gehen Sie wie folgt vor, um einen vorhandenen Bericht auf einem Computer aufzurufen, auf dem Crystal Reports installiert ist: 1. Rufen Sie Crystal Reports über das Startmenü auf Ihrem Computer auf. Crystal Reports begrüßt Sie mit der Startseite (siehe Abbildung 1.1). Hier können Sie wählen, ob Sie einen neuen Bericht erstellen oder einen vorhandenen Bericht öffnen möchten. In diesem Fenster werden verschiedene bereits vorhandene Berichte angezeigt, die zuletzt verwendet wurden. Sie können auch zu einer umfangreicheren Liste mit Berichtdateien wechseln, wenn der gesuchte Bericht nicht in der Liste angezeigt wird. Zudem können Sie über die verschiedenen Registerkarten im unteren Bereich des Fensters auf verschiedene nützliche Ressourcen zugreifen. 34 c01.indd 34

7 1 Reine Daten in vielsagende Informationen verwandeln Abbildung 1.1: Die Startseite enthält verschiedene Optionen. 2. Wählen Sie den Bericht aus, den Sie aufrufen möchten, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie den gewünschten Bericht nicht finden, klicken Sie auf Öffnen Datei und wählen dann im Dialogfeld Öffnen einen der auf dem System zur Verfügung stehenden Berichte aus. Crystal Reports ruft den Bericht auf und zeigt ihn wie in Abbildung 1.2 an. 3. Blättern Sie den Bericht durch. Blättern Sie in dem Bericht vor und zurück. Sie können in jedem Ergebnisbericht, der die Drilldown-Funktion unterstützt, weiter in die Tiefe gehen. Wenn der Bericht Hyperlinks enthält, gelangen Sie über diese an andere Stellen im Bericht oder in anderen Berichten. 4. Wenn Sie den Bericht schließen möchten, klicken Sie auf Datei Schliessen. Einen Bericht im lokalen Netzwerk oder im Internet aufrufen Mit Crystal Reports Server (einem separaten Produkt) können 20 Benutzer in einem lokalen Netzwerk Ihre Berichte gleichzeitig aufrufen. Und mit BusinessObjects Enterprise können Sie den Bericht Tausenden Benutzern im Unternehmen oder Millionen von Benutzern im Internet bereitstellen. Benutzer in einem lokalen Netzwerk, das direkt mit Crystal Reports Server 35 c01.indd 35

8 Crystal Reports für Dummies verbunden ist, können die Berichte, die sie benötigen, mit dem kostenlosen Crystal Reports Viewer aufrufen. Abbildung 1.2: Das Aufrufen eines Berichts ist ein Kinderspiel. Benutzer im Internet können Berichte mit einem Standardbrowser aufrufen, wie etwa mit Internet Explorer oder Firefox. 36 c01.indd 36