Organisation und Durchführung von Beratungsgesprächen und Pre-Meetings

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1 Organisation und Durchführung von Beratungsgesprächen und Pre-Meetings in Zusammenarbeit mit dem Bundesinstitut für Risikobewertung, dem Julius Kühn-Institut und dem Umweltbundesamt

2 Kontaktanschrift: Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit Dienststelle Braunschweig Messeweg 11/ Braunschweig Telefon: November 2011

3 Inhaltsverzeichnis Seite 1 Vorwort Gesetzliche Grundlage Beratungsgespräch Pre-Meeting Allgemeines Durchführung Telefonkonferenzen Protokollierung Formular Form to notify intended zonal applications Data requirements on the preparation and submission of dossiers for authorisation of plant protection products according to Regulation (EC) No 1107/ Aim Data requirements for the evaluation of the health risk (BfR) Data requirements for the evaluation of environmental and ecotoxicological risks (UBA)... 17

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5 5 1 Vorwort Am 14. Juni 2011 wurde die Verordnung (EG) Nr. 1107/ vollständig wirksam. Neben der Genehmigung von Wirkstoffen wird auch die Zulassung von Pflanzenschutzmitteln geregelt. Für jedes Verfahren werden eindeutige Fristen festgesetzt. Die Zulassungen werden nach wie vor national ausgesprochen, das Verfahren ist aber ein gemeinschaftliches. Zu diesem Zweck sind die Mitgliedstaaten der Europäischen Union (MS) drei Zonen zugeordnet. Die Erfahrungen zeigen, dass die Einhaltung der Fristen am besten gewährleistet werden kann, wenn die Zulassungsanträge gut vorbereitet sind. Hierzu hat sich eine enge Absprache mit den Antragstellern bewährt. Die Bedeutung derartiger Besprechungen und Absprachen kommt in dem Guidance document on zonal evaluation and mutual recognition under Regulation (EC) No 1107/ zum Ausdruck. Beratungsgespräche mit den am Zulassungsverfahren beteiligten Behörden Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL), Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR), Julius Kühn-Institut (JKI) und Umweltbundesamt (UBA) waren schon in der Vergangenheit fester Bestandteil im Rahmen der Kommunikation mit den Antragstellern. Neu sind jedoch die sogenannten Pre-Meetings (auch pre-submission meetings). In dem vorliegenden Dokument wird das zukünftige Vorgehen hinsichtlich Beratungsgesprächen und Pre-Meetings dargestellt. Dies soll insbesondere Antragstellern eine Hilfe bieten. Weiterhin werden Möglichkeiten aber auch Grenzen der Pre-Meetings aufgezeigt. 1 Verordnung (EG) Nr. 1107/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 21. Oktober 2008 über das Inverkehrbringen von Pflanzenschutzmitteln und zur Aufhebung der Richtlinien 79/117/EWG und 91/414/EWG des Rates. ABl. L 309 vom , S. 1. ² Dokument SANCO/13169/2010 rev. 5, 11 March 2011, im Internet unter

6 6 2 Gesetzliche Grundlage Die Verordnung (EG) Nr. 1107/2009 (im Weiteren Verordnung genannt) wurde am 14. Juni 2011 für Neuanträge vollständig wirksam. Die zonale Zulassung ist zukünftig das Hauptverfahren bei der Zulassung von Pflanzenschutzmitteln. Kapitel 3, Unterabschnitt 2 der Verordnung beschreibt das Verfahren der zonalen Zulassung im Detail. Der Begriff der Zone wird in Artikel 3 Nr. 17 der Verordnung definiert. Im Anhang I der Verordnung werden die MS den drei Zonen Norden, Mitte und Süden zugeordnet. Deutschland gehört danach zur mittleren Zone. Bei der Anwendung von Pflanzenschutzmitteln in Gewächshäusern, der Behandlung nach der Ernte, der Behandlung leerer Lagerhäuser und der Behandlung von Saatgut bilden alle MS eine Zone. Die Verordnung sieht vor, dass ein MS innerhalb einer Zone (der bewertende Mitgliedstaat der Zone (zrms)) die Bewertung für die anderen MS dieser Zone durchführt und innerhalb eines Jahres zu einer Entscheidung (Zulassung) kommt. Der Zeitraum, der zur Verfügung steht, kann einmal für maximal 6 Monate unterbrochen werden, um fehlende Unterlagen nachzureichen. Die anderen MS, in denen ebenfalls eine Zulassung angestrebt wird (die beteiligten Mitgliedstaaten (cms)), haben nach Abschluss des Verfahrens durch den zrms 120 Tage Zeit, die vom zrms ausgesprochene Zulassung an ihre Bedürfnisse anzupassen und zu übernehmen. Die Fristsetzung im zonalen Verfahren von einem Jahr mit einer Unterbrechung von maximal 6 Monaten zeigt, dass umfangreiche, zeitlich aufwändige Studien in der Regel nicht innerhalb der genannten Frist von 6 Monaten erarbeitet, nachgereicht und bewertet werden können. Aus diesem Grund ist es wichtig, offene Punkte bereits im Vorfeld der Antragstellung zu diskutieren und, wenn möglich, einer für alle beteiligten MS einheitlichen Sichtweise zuzuführen. Dieser Punkt, aber auch die Tatsache, dass die Zusammenarbeit der MS in den Zonen und die Zusammenarbeit des zrms mit den cms nicht hinreichend in der Verordnung beschrieben ist, hat die MS veranlasst, ein Leitliniendokument zu erarbeiten. Das Dokument, SANCO/13169/2010 rev. 5 vom 11. März 2011 Guidance document on zonal evaluation and mutual recognition under Regulation (EC) No 1107/2009, im Internetangebot der DG SANCO unter zur Verfügung. In diesem Dokument wird auch die Möglichkeit der Pre-Meetings angeführt, ohne jedoch Details zu benennen.

7 7 3 Beratungsgespräch Beratungsgespräche können jederzeit mit dem BVL, bei spezifischen Fachfragen auch mit BfR, JKI oder UBA vereinbart werden. Sie stehen allen Antragstellern offen. Sie sind besonders geeignet, wenn Deutschland nur als cms beteiligt wird. In diesem Fall ist der zrms über das Gespräch und seine Ergebnisse durch das BVL zu unterrichten. Dieser ist grundsätzlich für alle Fachfragen zuständig und muss beteiligt werden. Um eine für beide Seiten effiziente Durchführung zu erreichen, sollte der Termin für das Beratungsgespräch mindestens 4 Wochen vor dem gewünschten Termin vereinbart werden. Bei der Terminanfrage sind die Beratungspunkte möglichst präzise zu formulieren, damit der Termin von der zuständigen Behörde entsprechend vorbereitet werden kann. Sollen die Fragen mit Informationen oder sonstigen Unterlagen untermauert werden, so sollten diese spätestens drei Wochen vor dem geplanten Termin vorgelegt werden, um eine möglichst effektive Vorbereitung von Behördenseite zu ermöglichen. Das Beratungsgespräch dient nicht der Vorwegnahme der im Rahmen des Zulassungsverfahrens regulär erforderlichen Prüfung von Antragsunterlagen durch die Bewertungsbehörden, d. h. der Umfang der eingereichten Unterlagen sollte angesichts Ressourcen-bezogener Einschränkungen bei den Bewertungsbehörden verhältnismäßig sein. Eine detaillierte und abschließende Prüfung umfangreicher Datenpakete seitens der Bewertungsbehörden ist daher in der Regel nicht vorgesehen.

8 8 4 Pre-Meeting 4.1 Allgemeines Das Pre-Meeting (entsprechend dem Guidance Document korrekt pre-submission meeting ) stellt ein Angebot der MS an die Antragsteller dar; es ist nicht verpflichtend. Pre-Meetings stehen allen Antragstellern offen, die beim BVL einen Zulassungsantrag mit Deutschland als zrms zu stellen beabsichtigen. Es besteht auch die Möglichkeit von Pre-Meetings, wenn ein Zulassungsantrag beim BVL mit Deutschland als cms gestellt werden soll. Das BVL geht davon aus, dass der Antragsteller mit der Teilnahme an einem Pre-Meeting bestätigt, dass er Deutschland als zrms oder cms gewählt hat. Es ist vorgesehen, dass alle am Zulassungsverfahren beteiligten Behörden an den Pre-Meetings teilnehmen. Die Besprechungen werden daher als Videokonferenz zwischen Braunschweig, Berlin und Dessau realisiert. Derzeit ist der Donnerstag als fester Termin zwischen den Behörden für diese Gespräche reserviert. Ob tatsächlich jede Behörde teilnimmt, hängt jedoch von den zu diskutierenden Fragen ab. Auch für ein Pre-Meeting gilt, dass der Termin frühzeitig vereinbart werden sollte, um eine für beide Seiten effiziente Durchführung zu erreichen. Wann mit Pre-Meetings begonnen werden sollte, liegt in der Verantwortung des Antragstellers. Das bereits genannte Guidance Document spricht von mindestens 6 Monaten vor der geplanten Antragstellung. Bei der Terminanfrage sind die Beratungspunkte möglichst präzise zu formulieren, damit der Termin auch mit den für die Beantwortung der Fragen zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgesprochen werden kann. Sollen die Fragen mit Informationen oder sonstigen Unterlagen untermauert werden, so sind diese spätestens drei Wochen vor dem geplanten Termin vorzulegen, um eine möglichst effektive Vorbereitung zu ermöglichen. Das BVL sowie die Bewertungsbehörden behalten sich vor, einen Termin abzusagen oder an dem Termin nicht teilzunehmen, wenn geeignete Unterlagen zur Vorbereitung nicht rechtzeitig vorgelegt werden. Die Dauer eines Pre-Meetings sollte nach Möglichkeit zwei bis drei Stunden nicht überschreiten. Ziel des Pre-Meetings sollte eine feste Absprache über die Fassung der zu beantragenden Anwendungen und die Diskussion möglicher Problemfelder des Antragstellers, Verfahrensfragen, Vorlagenformate etc. sein. Sollten aus der Wirkstoffprüfung Fragen offen geblieben sein, so können auch wesentliche bewertungsrelevante Endpunkte wie toxikologische Grenzwerte, dermale Absorption, Rückstandsdefinitionen und Anforderungen an die Analysenmethoden Gegenstand des Pre-Meetings sein. Im Rahmen des Pre-Meetings kann allerdings nicht die im Rahmen des Zulassungsverfahrens durchzuführende Prüfung von Antragsunterlagen durch die Bewertungsbehörden vorweggenommen werden. Eine detaillierte und abschließende Prüfung umfangreicher Datenpakete seitens der Bewertungsbehörden ist daher in der Regel nicht vorgesehen. Das BVL bittet die Antragsteller, in den Pre-Meetings insbesondere auch offene Fragen zu den zu verwendenden Formaten und zur redaktionellen Gestaltung zu klären, da in Inhalt

9 9 und Form einwandfreie Anträge die Voraussetzung für deren zügige Bearbeitung in den Bewertungsbehörden sind. In Kapitel 6 dieses Dokumentes wurden von den Bewertungsbehörden wichtige Informationen zu den Datenanforderungen für die Einreichung von Dossiers im Rahmen der zonalen Zulassung zusammengestellt, die dem Antragsteller als Grundlage für die Vorbereitung der Pre-Meetings dienen sollen. Sollten im Rahmen der Pre-Meetings bestimmte Fragen wiederholt auftreten, wird das BVL diese in Form eines FAQ-Katalogs zusammenstellen und im Internet zur Verfügung stellen. Die Vielzahl möglicher Fragen der Antragsteller weisen darauf hin, dass mehr als ein Pre- Meeting vor der Antragstellung notwendig sein kann. Auch dies ist vorgesehen, wobei die Ressourcen-bezogenen Einschränkungen bei den Bewertungsbehörden zu berücksichtigen sind. Nachfolgend wird die Durchführung von Pre-Meetings näher erläutert. An dieser Stelle sei darauf verwiesen, dass das BVL auf seiner Homepage bereits heute die Zulassungsberichte veröffentlicht ( > Pflanzenschutzmittel > Aufgaben im Bereich > Zulassungsverfahren > Zulassungsberichte). Zukünftig ist vorgesehen, die Registration Reports entsprechend öffentlich zugänglich zu machen. Hieraus ergeben sich auch viele Hinweise auf Probleme mit einzelnen Mitteln und deren Wirkstoffen. 4.2 Durchführung Beim ersten Pre-Meeting werden wahrscheinlich die meisten Fragen und Probleme zu diskutieren sein. Fällt dieses Gespräch in den Zeitraum von 6 Monaten vor Antragstellung, so ist zusätzlich zu den bereits zuvor getroffenen Aussagen zu Fragen und Unterlagen in jedem Fall das Formblatt Form to notify intended zonal applications under Regulation (EC) No 1107/2009 ausgefüllt vorzulegen. Das in Kapitel 5 abgedruckte Formblatt mit seinen Appendices ist immer beim zrms und bei allen cms einzureichen. Am besten wird das Formblatt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem BVL mitgeschickt. Es dient als Grundlage der Abstimmung innerhalb der Zone darüber, ob der vorgeschlagene MS später auch tatsächlich als zrms agieren wird. Auch beim Formblatt ist daran zu denken, dieses rechtzeitig (mindestens 3 Wochen) vor dem Pre-Meeting vorzulegen. Hilfreich wäre zu diesem Zeitpunkt auch die Vorlage einer Referenzliste der geplanten einzureichenden Studien. Ziel des ersten Pre-Meetings ist, die zu beantragenden Anwendungen mit allen Bewertungsbehörden festzulegen, da sie die Grundlage für die Bewertung der Auswirkungen in allen anderen Prüfbereichen bilden. Sollte der Antragsteller Fragen zu den anzulegenden Anwendungen haben oder sollte das zuständige Fachreferat nach Vorlage der beantragten Anwendungen Klärungsbedarf sehen, wird empfohlen, diese Fragen in gesonderten Beratungsgesprächen vor dem ersten Pre-Meeting unter Federführung des BVL, Referat 205 Pflanzenschutzmittelanwendungen und möglicher Beteiligung des JKI zu führen. Kann ein solches Beratungsgespräch nicht im Vorfeld stattfinden, ist darauf zu achten, dass die anderen

10 10 Behörden zeitnah über die festgelegten Anwendungen informiert werden. Dies kann im Einzelfall dazu führen, dass ein Beratungsergebnis im Pre-Meeting revidiert werden muss. Die Ergebnisse sind auf jeden Fall im BVL aktenkundig zu machen. Gleiches gilt gerade auch als Konsequenz aus den vorgenannten Gesprächen für die anderen Bewertungsbereiche bzw. Behörden. Auch hier sind Beratungsgespräche im Einzelfall unter Beachtung der Ressourcen-bezogenen Einschränkungen möglich. Sie sollten unter Federführung des zuständigen BVL-Fachreferates laufen; die Ergebnisse sind im BVL aktenkundig zu machen. Aufgrund der positiven Erfahrungen in der Vergangenheit bietet das BVL auch bei Zulassungsanträgen, sofern Deutschland als zrms vorgesehen ist, einen sogenannten Turbo- Check vor der Antragstellung an. Das Ziel ist die Sicherstellung der Vollzähligkeit schon bei Antragstellung, da Datenlücken zukünftig wegen der strikten Zeitvorgaben häufiger zu einer Ablehnung des Antrages führen werden. Nachlieferungen werden nur noch in Ausnahmefällen angenommen werden können. Der Check soll anhand des einzureichenden Dossiers durchgeführt werden. Dieses wird mit dem Eingang innerhalb eines Tages auf Vollzähligkeit überprüft. Dabei sind alle Prüfbereiche vertreten. Der Antragsteller erhält die Gelegenheit, diesem Turbo-Check beizuwohnen. Dies dient dazu, bereits vor Ort auftretende Fragen auszuräumen und eine Rückmeldung über die Vollzähligkeit des Antrags am Ende des Tages zu erhalten. Die Rückmeldung erfolgt in Form einer Abschlussbesprechung unter Beteiligung aller und wird in einem Protokoll festgehalten. 4.3 Telefonkonferenzen Bei manchen Fragen dürften kurze Telefonkonferenzen zwischen den direkt fachlich Betroffenen viel effektiver sein. Auch für diese Form der Besprechung stehen die Behörden zur Verfügung. Die Ergebnisse werden protokolliert, da auch sie aktenkundig gemacht werden müssen. 4.4 Protokollierung Die in den Pre-Meetings getroffenen Beschlüsse werden von der Vorsitzenden oder dem Vorsitzenden, mit Unterstützung von Behördenseite, am Ende eines jeden Diskussionspunktes vorgetragen und im Ergebnisprotokoll zusammengefasst. Der Protokollentwurf des BVL wird von den am Pre-Meeting beteiligten Bewertungsbehörden im Nachgang ergänzt und anschließend an den Antragsteller übermittelt. In dem Protokoll der entsprechenden Sitzung sind die abgestimmt gefassten Anwendungen als Ergebnis festzuhalten.

11 11 5 Formular Form to notify intended zonal applications Spätestens 6 Monate vor der geplanten Antragstellung beim BVL und bei den jeweils zuständigen Behörden der weiteren beteiligten Mitgliedstaaten sollte das ausgefüllte Formular Form to notify intended zonal applications eingereicht werden. Dieses Formular ist mit den zugehörigen Tabellen und Erläuterungen im Internet verfügbar unter: > Pflanzenschutzmittel > Für Antragsteller > Zulassungsverfahren > Formulare & Prüflisten Für die Bewertung der Zusammensetzung des Mittels wäre es sinnvoll, wenn der Antragsteller bereits im Vorfeld des Pre-Meetings zusätzlich mitteilt, welche Beistoffe eingesetzt werden sollen. In diesem Fall könnte das BVL prüfen, ob die vollständige Zusammensetzung der Beistoffe bekannt ist und im negativen Fall beim Pre-Meeting mitteilen, dass Unterlagen fehlen. Dadurch hätte der Antragsteller ausreichend Zeit gewonnen, den Hersteller des Beistoffs um Übersendung der Zusammensetzung zu bitten.

12 12 6 Data requirements on the preparation and submission of dossiers for authorisation of plant protection products according to Regulation (EC) No 1107/ Aim The following document should point out the data requirements for the application for authorisation of plant protection products according to Regulation (EC) No. 1107/2009. It should help applicants to provide appropriate data and to identify uncertainties prior to submission to facilitate clarification in the Pre-Submission Meetings. 6.2 Data requirements for the evaluation of the health risk (BfR) General considerations In principle, the risk assessment for plant protection products has to be based on the generally accepted EU standards using the harmonised limit values (ADI, ARfD, AOEL and dermal absorption) and residue definitions that have been established during Annex I inclusion of the active substances according to Directive 91/414/EEC or in the process of the assessment of the existing MRLs according to Article 12 of Regulation 396/2005. With regard to dermal absorption, new studies on the intended or a similar product may permit the consideration of other values, if the harmonised dermal absorption is not appropriate for the intended preparation. Submitted studies have to be considered acceptable by the authority in order to be taken as a basis for evaluation. A convincing rationale for the deviation of the composition has to be provided if a similar product is used. Otherwise, default values would be considered Check list General Issues Are the DAR and relevant addenda electronically available? Are all references cited in the DAR and its relevant addenda (i. e. all relevant studies and methods of analysis) available for submission? Are all foreseen GAPs in any MS of the Central Zone available in detail (i. e. including all information concerning application rate/number/timing, the PHI etc.) and have they been considered in the drr? Have the EU peer reviewed limit values (ADI, ARfD, AOEL, dermal and oral absorption), which were established at Annex I inclusion of the active substance, been used for exposure and risk assessment? Have the EU peer reviewed residue definitions for plant and animal matrices (both for monitoring and risk assessment), for drinking water, surface water, soil and air been used? Are there deviations? How is the feasibility in routine monitoring? Have conversion factors been considered?

13 13 Methods for residue analysis Do the dietary burden calculations trigger the need for analytical methods for animal matrices? Have MRLs and other action levels been agreed on for which the required LOQs of the analytical enforcement methods must comply with? Are validated analytical methods (primary method/ilv/confirmatory method) available for all matrix types? The applicant may use the check list provided at the end of this document. It would be helpful to fill in the list and submit it to the authorities prior to the pre-meeting. The table could then be included in the drr. Toxicological data Have the following parameters of acute toxicity been sufficiently investigated for the preparation? If not the intended but a similar preparation has been used in the toxicity studies, a convincing bridging rationale is needed. o Rat LD50 oral o Rat LD50 dermal o Rat LC50 inhalation (waiving rationale acc. 94/79/EG based on vapour pressure, intended use(s), formulation type/application technique (particles of diameter < 50 µm ( 1 % on a weight basis) or droplets of diameter < 50 µm ( 1 % on a weight basis)), consideration of LC50 of active substance(s) and co-formulants) o Skin irritation o Eye irritation o Skin sensitisation (new studies according to OECD 429 preferred, alternatively M&K) o Supplementary studies for combinations of plant protection products, if necessary Are further relevant toxicological data (e. g. short-term toxicity studies) available? Does toxicological data on non-active substances, which were not tested within the preparation exist (at least valid material safety data sheets according to BVL requirements)? Has the classification and labelling proposed for the preparation been done with regard to the toxicological data according to the criteria in Dir. 67/548/EEC and Dir. 1999/45/EC and according to the criteria in Reg. 1272/2008, respectively? Exposure assessment (operators, workers, bystanders and residents) Will new studies for the determination of the dermal absorption be submitted with the application? For evaluation of the acceptability we recommend to provide the new data at least 3 weeks prior to the Pre-Submission Meeting to the BfR. Dermal absorption should preferably be investigated by using the intended preparation. If a similar preparation is used, a bridging rationale considering the composition of the preparations, the intended application rate and the intended dilution rate is needed. Otherwise default values have to be applied.

14 14 Are all intended zonal GAPs covered by the identified critical scenarios/uses for operators, workers, bystanders and residents? Is the rationale for the selection of the worst-case scenarios comprehensible? For clarification, the relevant background information (e. g. operator risk assessment calculations with different scenarios) as well as the rationale developed should be presented to the BfR three weeks prior to the Pre- Submission meeting. Have the German and the UK (POEM) exposure models been used for the estimation of the operator exposure for spray applications? Has the SeedTropex exposure model been used for estimating the operator exposure for seed treatment applications (incl. amount of seed treated per day, minimum and maximum dilution factor, attrition rate)? Has the estimation of the worker exposure been conducted according to the German procedure (Krebs et al., 2000, Nachrichtenbl. Deut. Pflanzenschutzd. 52, 5-9)? Is the following information for assessing the worker exposure included in the application form? o DFR (dislodgeable foliar residues, default in DE 1 µg/cm², default in EU 3 µg/cm²) o Crop/task specific TC (transfer coefficient) o Work rate per day (8 h for re-entry scenarios, 2 h for crop inspection, irrigation etc.) o Max. number of applications relevant for worker exposure estimation (Is the consideration of degradation data on plant surfaces necessary?) Has the estimation of bystander and resident exposure been conducted according to the German procedure (Martin et al., 2008, J. Verbr. Lebensm. 3, )? Are the following information for assessing the resident exposure included in the application form? o Max. number of applications relevant for resident exposure estimation (Is the consideration of degradation data on plant surfaces necessary?) o Max. drift value(s) based on crop type, application timing/growth stage of crop and season and no. of applications o Vapour pressure of the active substance(s) (20 C) A rationale for other exposure models should be presented to the BfR three weeks prior to the Pre-Submission meeting (incl. amount of crop treated per day and/or amount of preparation used per day). Metabolism and residue data Have all MRLs been established or at least been applied for, which are necessary to cover the envisaged uses in the Central Zone? Note: the need for new MRLs may also be triggered by residues arising from previous crops, which add to actual residues or by residues of the active substance(s) in feed stuffs, which have to be considered in addition to residues of the envisaged product.

15 15 Has the metabolism in plants been fully evaluated (either for the crops under consideration or for at least three different crop groups resulting in a global residue definition)? Are all envisaged uses supported by a sufficient number of valid and GAP-compliant residue trials? Is extrapolation from other crops possible? Were all relevant plant parts / plant stages sampled and analysed? Are residue data available for the edible portion (if appropriate)? Have all components of the residue definition(s) for monitoring and risk assessment been considered? Has the storage stability been demonstrated for all respective matrices for at least those storage periods employed in the residue/feeding studies? Do dietary burden calculations take into account all authorised and envisaged uses with the respective active substance in the Central Zone which may be relevant for feeding purposes? Or are the calculations based on all relevant GAPs in the EU as available from an EFSA conclusion in the context of the art. 12 evaluation? Do the dietary burden calculations reveal further data gaps for livestock animals (e. g. metabolism/feeding studies, DoR)? Have all relevant processing operations been considered? In case of commodities with inedible peel: Has the pulp/peel distribution been investigated? Are the proposed pre-harvest intervals sufficiently supported by data? Is a waiting period between application and handling of treated products needed? Has the consumer risk assessment been based on EFSA PRIMo?

16 16 Completeness check: Analytical methods for monitoring and post-registration control Matrix group / crop group Residue definition for monitoring LOQ Primary method Methods Confirmatory method Independent lab validation Dry commodities (high protein/high starch content) Commodities with high water content Commodities with high oil content Commodities with high acid content Commodities which are difficult to analyse Milk Eggs Meat Fat Kidney/Liver Soil Not necessary Drinking water Not necessary Surface water Not necessary Air Not necessary Body fluids Not necessary Body tissues Not necessary

17 Data requirements for the evaluation of environmental and ecotoxicological risks (UBA) Section 5: Environmental Fate The following chapters of section 5 environmental fate need to be addressed in the national addendum of Part B of the draft registration report for the specific exposure assessment for the authorisation of a plant protection product in Germany: a) Predicted environmental concentrations in soil (PEC soil ) (KIIIA 9.4 and 9.5) A calculation of PEC soil is required for the active substance and the plant protection product. For soil metabolites a PEC soil calculation is only required in case the metabolite is similar or more toxic than the active substance. For risk assessment, initial PEC soil (single application) or maximum annual soil concentration, PEC act, (multiple application) is applied. The accumulation potential in soil of the active substance needs to be considered, if the active substance degrades slowly in soil (DT 90field > 365 d). In this case, PEC soil used for risk assessment comprises the background concentration in soil (PEC accu ) considering a tillage depth of 20 cm (arable crop) or 5 cm (permanent crops) and the maximum annual soil concentration PEC act. PEC soil calculation is based on the following parameters: Soil bulk density: 1.5 g/cm³ Soil depth: 2.5 cm (K f,oc < 500) or 1.0 cm (K f,oc > 500) (see: Fent, Löffler, Kubiak: Ermittlung der Eindringtiefe und Konzentrationsverteilung gesprühter Pflanzenschutzmittelwirkstoffe in den Boden zur Berechnung des PEC-Boden. Abschlussbericht zum Forschungsvorhaben FKZ , UBA, Berlin 1999) DT 50 soil: 90 th percentile of laboratory DT 50 (20 C, pf2) or maximum DT 50 of field data (not normalised) based on soils that are relevant for German agricultural conditions Calculation tool: ESCAPE 2.0 using Scenario: programme check and Climate laboratory conditions b) Predicted environmental concentrations in groundwater (PECgw) (KIIIA 9.6) A calculation of PEC gw is required for the active substance and soil metabolites that account for > 10 % or > 5 % at two sequential measurements or if maximum formation is not reached at the end of the study but accounts for at least 5 % of the active substance.

18 18 PECgw leaching Tier 1 and tier 2 groundwater assessment: Current assessment: modelling with PELMO 3.0 for active substance and metabolite input parameter for modelling according to Michalski et al and to Input Decision 2.3 (Michalski et al.: Recommendations for simulation calculations of predicted environmental concentrations in ground water (PECgw) in the national authorisation procedure. Nachrichtenbl. Deut. Pflanzenschutzd., 56 (9), page , 2004) acceptance of modelling results with FOCUS PELMO from DAR in case the scenarios Hamburg, Okehampton, Kremsmünster and Piacenza show PECgw < 0.1 µg/l based on similar application pattern and similar input parameters From 1 March 2012: groundwater modelling according to Holdt et al with FOCUS PELMO 4.4.3; see: > Pflanzenschutzmittel > Für Antragsteller > Zulassungsverfahren > Naturhaushalt > Aktualisierung der Modellierung des Versickerungsverhaltens Tier 3 groundwater assessment: results of experimental studies (lysimeter studies or field leaching studies) can be submitted (see Winkler R, Stein B, Gottschild D, Streloke M: Prüfung und Bewertung des Eintrags von Pflanzenschutzmitteln in das Grundwasser sowie deren Bedeutung für die Entscheidung im Zulassungsverfahren. Nachrichtenbl. Deut. Pflanzenschutzd., 51, S , 1999.) Metabolites: In case predicted concentration of metabolites in groundwater is 0.1 µg/l, a relevance assessment according to Michalski et al. (2004) is necessary (if not carried out or documented in the core assessment). (see Michalski B., Stein B., Niemann L., Pfeil R., Fischer R.: Beurteilung der Relevanz von Metaboliten im Grundwasser im Rahmen des nationalen Zulassungsverfahrens für Pflanzenschutzmittel. Nachrichtenbl. Deut. Pflanzenschutzd., 56 (3), page 53-59, 2004) PEC gw after run-off and drainage into surface water with subsequent bank filtration calculation tool: EXPOSIT 3.0 download: > Pflanzenschutzmittel > Für Antragsteller > Zulassungsverfahren > Naturhaushalt

19 19 c) Predicted environmental concentrations in surface water (PECsw) and sediment (PECsed) (KIIIA 9.7 and 9.8) PEC sw after exposure by spray drift and deposition following volatilisation A calculation of PEC sw is required for the active substance and the plant protection product. For metabolites a PEC sw is only required in case they are similar or more toxic than the active substance. Following points need to be considered for PEC sw : spray drift data by Rautmann and Ganzelmeier see: > Institute > Anwendungstechnik > Abdrift-Eckwerte multiple application: In case DT50 in water is significantly shorter than the application interval, the single application events are regarded as independently from each other. The exposure assessment consequently has to be based on a single application in combination with the 90th percentile of the drift value. trigger value for deposition following volatilisation according to FOCUS AIR (2008): vapour pressure < 10-5 (20 C), no volatilisation vapour pressure between 10-5 and 10-4 (20 C), volatilisation only from plant surfaces vapour pressure > 10-4 (20 C), volatilisation from soil and plant surfaces calculation tool: EVA 2.1 download: > Pflanzenschutzmittel > Für Antragsteller > Zulassungsverfahren > Naturhaushalt PEC sw after exposure by surface run-off and drainage A calculation of PEC sw is required for the active substance. For soil metabolites, a PEC sw after exposure by surface run-off and drainage is only required in case they are similar or more toxic than the active substance. calculation tool: EXPOSIT 3.0 download: > Pflanzenschutzmittel > Für Antragsteller > Zulassungsverfahren > Naturhaushalt Section 6: Ecotoxicology a) Risk assessment for terrestrial vertebrates The assessment is carried out according to the prescriptions of the EFSA Guidance Document, EFSA Journal 2009; 7(12):1438. In addition, some generic refinements as described in the publication 10/02/14 from 1 June 2010 in the Federal Gazette may be applied on national level; download: > Pflanzenschutzmittel > Für Antragsteller > Zulassungsverfahren > Naturhaushalt > Umsetzung des EFSA-Guidance Document (please note that this publication refers to a situation where the previous Guidance Document SANCO/4145/2000 was still valid; hence, all interim notes referring to the new EFSA Guidance document have now become obsolete).

20 20 b) Risk assessment for aquatic organisms National specific PECsw values are used for the calculation of TER values in the risk assessment (see Predicted environmental concentrations in surface water (PECsw) and sediment (PECsed). Endpoints and effect values used in the national assessment do not deviate from those in the core assessment. However, the UBA will always check whether an existing EU assessment of higher-tier studies (micro- and mesocosms) is compliant with the current scientific state-ofthe-art (in particular regarding the consideration of recovery) and with specific national conditions. Hence, the selection of the endpoint (NOAEC or NOEC/effect threshold) and of the safety factor will be done considering actual conditions of use in Germany. If a deviation from tabulated data in the EU List of endpoints is considered necessary, a respective justification will be provided in the core assessment too. c) Risk assessment for non-target arthropods The data requirements for testing non-target arthropod species are in line with those defined in the Escort 2 workshop and referred to in the Guidance Document on Terrestrial Ecotoxicology (SANCO/ 10329/2002). However, the risk assessment approach for national authorisations differs from the Escort 2 and SANCO/10329/2002 in five aspects: Besides exposure via spray drift, also deposition following volatilisation must be considered (see point PECsw after exposure by spray drift and deposition following volatilisation). No assessment is required of the risk for non-target arthropods on the treated area (the evaluations of beneficial capacity and of the suitability of a product for integrated crop protection schemes are conducted by the JKI in the course of the efficacy assessment). The correction factor for extrapolating from the higher exposure in a 2D test system to a real 3D environment amounts 5 instead of 10. This selection is based on an UBA evaluation of real drift data. It should be noted that the factor of 10 has been explicitly termed as not reliable in the Guidance Document SANCO/10329/2002 (chapter 5.2, page 22). The calculated risk is expressed as TER values (LR50 or ER50 divided by estimated drift deposit rate). The TER acceptability criteria are 10 at the first stage (toxicity data for T. pyri and A. rhopalosiphi on inert substrate) and 5 for the second stage (toxicity data for at least four relevant species on natural substrate). The ER50 for sublethal/reproductive effects is considered also at the first stage. This is deemed necessary since disruption of the reproductive cycle would have the same effect on arthropod populations as mortality of individuals. Such effects shown in laboratory studies on inert substrate should not be ignored.

21 21 d) Risk assessment for soil organisms (earthworms, soil mesofauna) National specific PECsoil values are used for the calculation of TER values in the risk assessment (see Predicted environmental concentrations in soil (PEC soil )). According to the Guidance Document SANCO/10329/2002, concerns raised by effects on collembola or soil mites in single-species tests (structural endpoints) may be addressed by conducting litter bag tests (functional endpoint). This is now widely considered as not to be in line with the general protection goals as laid down in Regulation (EC) No. 1107/2009. Therefore, the UBA will check the available information on substance toxicity in such cases and will put in requirements for confirmatory data on the effects of the plant protection product on the soil mesofauna where this is considered necessary. This will also be applied in the core assessment. Please note that this approach is also realised in the latest draft of revised data requirements for active substances and plant protection products under Regulation (EC) No. 1107/2009. e) Risk assessment for terrestrial non-target plants Besides exposure via spray drift, also deposition following volatilisation must be considered (see point PEC sw after exposure by spraydrift and deposition following volatilisation). The standard assessment factor in the first tier assessment (based on dose/response data for six plant species tested under laboratory conditions) amounts to 10. According to the UBA assessment scheme, a reduced factor of 5 can be applied when test results for at least ten plant species are available. Calculation of an HC5 for a lower number of species does not warrant a reduction of the assessment factor. A factor > 1 is considered necessary for all risk assessments based on laboratory toxicity data, because competition or other field stressors are not represented in those ER 50 values. This will also be applied in the core assessment. In cases where seedling emergence is the predominantly affected endpoint for plants (i. e. much stronger effects are observed in respective tests as compared to vegetative vigour endpoints for all tested species), an interception of 50% can be considered in the risk assessment.