Bei der Einführung von ERP Projekten stoßen wir immer wieder auf ähnlich Probleme:

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1 Ein Rundgang über die Einführung einer detaillierten Preisermittlung in ERP/PPS Einführungen oder wie ist es möglich zu einer zentralen Datenerfassung, Preisermittlung und Preisprüfung im Projekt zu kommen. Bei ERP Projekten unterschiedlicher Kunden konnten wir inzwischen Erfahrungen aufgrund der Gemengelage vor Ort sammeln. Mit diesen Erfahrungen angereichert machen wir einen Rundgang durch die Einführung des Regelkreises Preisermittlung und Preiscontrolling. 1

2 Bei der Einführung von ERP Projekten stoßen wir immer wieder auf ähnlich Probleme: - Die Entscheidungsträger kalkulieren und erfassen die Artikel und Daten selbst und haben dadurch oft ein massives Zeitproblem. - Der Innendienstmitarbeiter können Preise nicht einschätzen. - Der Mitarbeiter kann Artikel nicht erfassen oder benötigt enorm viel Zeit dazu. Welche Daten werden für die Preisbestimmung benötigt? - Es werden nur die rudimentären Daten erfasst, um diese liefern können. - Ein Controlling findet mit der Erfassung und dem zusammentragen von dezentralen Daten in Excel dezentral statt. 2

3 - Wo wollen wir hin? - Die Artikel sollen durch den Sachbearbeiter erfasst werden und durch das System unterstützt kalkuliert werden. - Preisermittlung auf den Rappen/Cent genau an Kostenlimits herangeführt. - Die Kostendeckung und die damit verbundene Kostenermittlung mit Hilfe der Kalkulation geprüft und übernommen. - Kostenlimits werden für IDM, Verkaufsleitung und Geschäftsführung definiert. - Über die Nachkalkulation wird die Kostendeckung geprüft und kumuliert. - Deckungsbeitragsanalysen, Preisgüte Analysen unterstützen den Controlling Prozess der durch die Übergabe der Kalkulation in Sachbearbeiter Hand notwendig wird. - Automatisierte Berichte per Mail und das MIS unterstützt die GF und den ADM/IDM 3

4 Regelkreis Angebots-/Auftragsprozess Um zu dem gerade dargestellten Soll- Status zu kommen ist es notwendig, einen Regelkreis über die gesamte Firma aufzubauen. Man muss das Thema global betrachten. - Der Vertrieb will einen gewinnbringenden Preis ermitteln. - Dazu muss eine datengestützte Kalkulation erstellt werden die aus Systemdaten gefüttert (Maschinen, Einkauf, Lager) wird. - Wenn der Artikel produziert wird, sollten zu diesem BDE Daten erfasst werden die den Regelkreis mit Daten füttern - Dazu gehören auch Frachtkosten, Lagerkosten. Wobei diese Daten anhand von pauschalisierten Sätzen definiert werden. - Hat man die Daten gesammelt, kann die Nachkalkulation durchgeführt werden und in Auswertungen einen Analyse der GF durchgeprüft werden, damit der Preis und die Daten gesteuert werden können. 4

5 Was ist zu Beginn eines ERP Projektes zu tun? - Die Daten müssen ermittelt und zusammengetragen werden. Dabei ist es sicher sinnvoll einen branchentauglichen Berater zu haben. - Die Datenermittlung beschränkt sich nicht nur auf die Kostenarten sondern es müssen auch Kriterien des Einkaufs (Lieferanten), der Produktion (Kostenstellen), Artikeldefinitionen (fefco, Paletten, Werkzeuge, Farben, Erschwernisse) ermittelt werden. - Danach kann man sich um die Kostenarten und die Kostendefinitionen kümmern. - So ist z.b. zu definieren wie sich der Stundensatz einer Kostenstelle zusammensetzt und was in dem Stundensatz enthalten ist. - Wie werden Nebenkosten definiert? - Wie kann man Kosten mengenabhängig (Kleinmengenbestrafung) gestalten. - Wann wird ein Preis pro Stück/pro 1000 Stück angeboten und wie wird auf diesen Preis zurückgerechnet. Welche Bestandteile des Preises unterstützen diese Preisbasis. - Kann oder will man Produktgruppen pushen? - Frachtkosten aufgrund Regionen oder Entfernungen? - Eigene Läger Konsi Läger und Abrufverhalten - Allgemeine Vertriebskosten 5

6 Für die AGiONE GmbH ist der Artikelstamm die Grundlage der Daten. Die Erfassung von Grunddaten ist notwendig um einen belastbaren Preis zu ermitteln. Wobei dieser Prozess durch die Parametrisierung und die Automatisierung der Abläufe maximal unterstützt wird. - Der Fefco wird für Standardartikel verwendet und dadurch werden die Angaben im Artikel komplettiert und Welle, Sorte, Erzeugnisgruppe, Verschluss, Bogenmaß, Versandmaß und der Fertigungsweg automatisch ermittelt. - Die Palettierungsautomatik ermittelt die Palettierung des Artikels automatisch und definiert Blockmaß und Paletten pro LKW für Standard LKW oder andere pro Artikel oder Lieferdresse/Kunde. - Aus dieser Artikeldefinition werden alle weiteren Prozesse gesteuert und mit Daten versorgt. 6

7 Ein Beispiel der Artikeldaten. Diese Masken können je nach Produktgruppe frei definiert werden. 7

8 Kostenstellen/Laufzeiten - Die Laufzeiten welche in den Kostenstellen parametrisiert werden, werden in den Artikel eingetragen aufgrund der Basisdaten des Artikels. - Für eine mengenabhängige Steuerung der Fertigungswege werden Alternative Fertigungswege gebildet und in der Kalkulation verarbeitet. Einkaufskosten werden anhand der Bestimmung im Fertigungsweg festgelegt oder unbestimmt dem Einkauf übergeben. 8

9 Es geht auch darum hier die Produktionsprozesse mit optimalen Daten zu versorgen. Diese Aufgabe hat neben der Datenversorgung für die Kalkulation diese Palettierung. 9

10 Die Einkaufspreise werden aufgrund von Preislisten der Lieferanten und Artikel ermittelt. Stichwort MRP Materialläger müssen erstellt und die Automatisierung der Läger geprüft werden (Barcode, Bestandsanalysen). Bestellartikel mit direkter Bestellung und Lagerartikel mit Melde- und Mindestbestand. Das Lager hat keinen direkten Bezug zu den Preislisten der Lieferanten. Es stellt aber einen wichtigen Bestandteil der Preisberechnung in Form von Lagerkosten dar und sollte daher optimiert werden. Es ist zu definieren, wer die Einkäufe tätigt und wie das ERP Programm den Einkaufsprozess unterstützen kann. So kann man über eine Entscheidungsmatrix den Einkauf unterstützen und diesen so weit automatisieren, dass nur die möglich Lieferanten anhand bestimmter Kriterien und Bewertungen dargestellt werden. Standardbestellungen über fest definierte Lieferanten sollten automatisch generiert werden. So ist es möglich, mit höchstmöglicher Automatisierung den bestes Preis zu ermitteln. Da aber zum Zeitpunkt der Kalkulation oft der Lieferant und der Preis noch nicht bekannt ist, wird hier aus den Lieferantenpreislisten per Definition der beste oder auch optimale Preis ermittelt. 10

11 In der Angebotskalkulation werden die Daten zur Preisermittlung zusammengetragen und zueinander in Bezug gesetzt und berechnet. Dazu gehören die bekannten Preisbestandteile wie Materialkosten, Herstellkosten, Verwaltungskosten, Skonti, Boni, Rabatte, Vollkosten, Selbstkosten, Fixkosten Aufgrund von definierten Preisniveaus wird der Innendienstmitarbeiter in der Preisfindung mit dem Kunden unterstützt, indem er zu jedem Zeitpunkt weis wie weit er mit dem Preis gehen kann, um nicht zu hoch und auch nicht zu tief den Preis zu legen. 11

12 In der Kalkulation werden mehrere Tausend Parameter in geprüft und dazu die Preise ermittelt. Das geschieht vollautomatisch in sekundenschnelle! Beispiel: Bogenzukauf Verarbeitung Lager Kundenlieferung 1. Die Einkaufspreislisten werden geprüft und die Preisliste mit der höchsten Priorität wird verwendet und der Preis wird entsprechend der Menge in der Kalkulation gezogen. 2. Für die Produktionskosten wird der Fertigungsweg aus dem Artikel (auch mengenabhängig) herangezogen und die Rüst- Laufzeiten berechnet. 3. Die Lagerkosten werden Paletten bezogen auf Grund der eingegebenen Lagerdauer und Abrufe berechnet. 4. Klischees, Werkzeuge und Farben werden errechnet oder über Amortisierung eingerechnet. 5. Manuelle Kosten werden fallweise hinzugefügt. 6. Frachtkosten werden aus der Frachttabelle gezogen. 12

13 Eine Übersicht der verschiedenen Kostenarten die verwendet werden und entsprechend des Customizing zur Verfügung gestellt werden. 13

14 - Der Auftrag stellt die Verbindung zum Einkauf und zur Produktion dar. - Die Preise für den Auftrag werden automatisch aus der Kalkulation gezogen. - Produktionsaufträge werden gebildet und mittels der Grobplanung in die Produktion geplant. 14

15 Wenn es gewünscht ist, kann man den Bestellprozess zentralisieren und über Entscheidungsbildschirme den Bestellprozess und in diesem die Preisermittlung automatisieren. Das kann bis zu einer vollautomatischen Bestellung per Schnittstelle zum Lieferanten erfolgen. Liefertermine werden zurückgemeldet und unterstützen den Planungsprozess und den Innendienst bei der Kundenkommunikation. Wareneingänge erfolgen automatisiert per Scan und werden in die Planung und im Innendienst zurückgemeldet. Die Preise werden in der Nachkalkulation übergeben. 15

16 Die Daten aus den Produktionsaufträge werden auf den BDE Maschinenterminals zur Verfügung gestellt. Über Netzwerkmodule und Lichtschranken wird der Maschinenstatus ausgelesen und der Terminal startet den Rüstvorgang, Stillstände und Laufvorgang. Die produzierten Stück, Ausschuss, Stillstände werden automatisch erfasst und in die ERP/PPS Datenbank zurückgeschrieben. Stichwort: Industrie 4.0 Die Daten stehen direkt der Nachkalkulation zur Verfügung. 16

17 Alle gesammelten Daten stehen nun im ERP Programm zur Verfügung und wir sind einen Schnitt weiter in unserem Regelkreis. Diese Daten werden nun im MIS ausgewertet werden und in weiterführende Programme übergeben werden. So kann man z.b. die BDE Daten genauer analysieren und Produktionszeiten, Sillstände analysieren und mit den eventuell veränderten Daten die Rüst- Laufzeitermittlung anpassen oder auch die Kostenstellenparameter anpassen. 17

18 Ziel ist es, nach jedem abgeschlossenen Kundenauftrag eine Nachkalkulation durchzuführen. Diese Analyse basiert auf den tatsächlichen Daten in Vertrieb, Kalkulation, Produktentwicklung, Einkauf und vor allem Fertigung (Rüstzeit, Laufzeit, Personenbelegung). Die Nachkalkulation wird der Vorkalkulation gegenübergestellt. Die in der Vorkalkulation verwendeten Kostensätze werden fortlaufend kontrolliert. Die Vorkalkulation entspricht damit den tatsächlich verwendeten Kostensätzen. 18

19 In der Detailansicht der Nachkalkulation kann jede Position pro Auftrag mit der Vorkalkulation verglichen werden. 19

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24 Regelkreis Angebots-/Auftragsprozess Durch die Verbindung im Regelkreises des Auftrags und der Kalkulation ist es möglich z.b. die Fertigungszeiten der Vorkalkulation automatisch mit den Nachkalkulationszeiten anzupassen. So sind die Daten für die Vorkalkulation immer up to date! - Der Vertrieb hat einen gewinnbringenden Preis ermittelt. - Die Kalkulation ist immer mit aktuellen Preisen versorgt und kann automatisch neu berechnet werden. - Die Nachkalkulation und die kumulierten Daten in den Analysen helfen bei der Entscheidung bei welchen Kunden und Produkten Geld verdient wird oder nicht. 24

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