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1 IncaMail Datum: Weitere Informationen: w w w.sw isssalary.ch copyright Swisssalary Ltd.

2 IncaMail copyright Swisssalary Ltd. All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Print: Kontakte SwissSalary Ltd. info@swisssalary.ch swissdec Seite 2

3 Index 1 SwissSalary 1.1 Einmalige Einrichtung 1.2 Zuweisung in der Personalkarte 1.3 Versand der Lohnabrechnung 2 IncaMail 2.1 Allgemeine Informationen 2.2 Voraussetzung für IncaMail 2.3 Einsatzmöglichkeiten & Preise von IncaMail 2.4 Registrierung 2.5 Empfang von sicheren s 2.6 Direkte Integration für Firmen Seite 3

4 1 1.1 SwissSalary Einmalige Einrichtung Im 'Classic Client' unter 'Einrichtung' -> 'Einrichtung' -> Einrichtung' bzw. im RTC unter 'Verwaltung SwissSalary -> ' finden Sie die Grundeinrichtung für den -Versand der Lohnabrechnung. Die Informationen zu Ihrem SMTP-Server erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Beschreibung der einzelnen Felder: Code Eindeutiger 10-stelliger Code für die -Einrichtung. Es können verschiedene Einrichtungen hinterlegt werden. Bemerkung Beschreibung zum Code Betreff Dieser Betreff erscheint in der -Betreff-Zeile. Textblock Mail Textinhalt Übersetzungen können direkt in der Untertabelle 'Zusatztext Zeile' erstellt werden. Für die Personalisierung des Textinhalts können Sie aus den folgenden Platzhalter auswählen: %3 Anrede %4 Briefanrede %5 Vorname %6 Nachname SMTP-Server Adresse des SMTP-Servers (Postausgangsserver) Benutzer-ID Mail-Adresse bzw. Login zur Authentifizierung am SMTP-Server Kennwort Kennwort zur Authentifizierung am SMTP-Server Absender Name Erscheint beim Mail-Empfänger im Absendernamen Absender Adresse Erscheint beim Mail-Empfäger als Absenderadresse Authentifizierung Standard = Eingabe der Benutzer-ID + Kennwort Anonym = ohne Authentifizierung NTLM = Autenthifizierungsverfahren für Rechnernetze, bspw. durch Prüfung der WindowsBenutzeranmeldung. HTML formatiert mit Hacken = Mail ist in HTML formatiert ohne Hacken = reiner Text Seite 4

5 Nun können bereits Lohnabrechnungen via unverschlüsselt versandt werden. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von IncaMail, damit Sie die Dokumente verschlüsselt bzw. eingeschrieben versenden können. Wählen Sie 'IncaMail' und die Versandart 'Verschlüsselt' und/oder 'Eingeschrieben'. 1.2 Zuweisung in der Personalkarte In der Personalkarte erfassen Sie die private-/ bzw. die Firmen- -Adresse des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter entscheidet, an welche -Adresse er die Lohnabrechnung zugestellt haben möchte. Im Feld 'Elektronischer Versand' wählen Sie: - {blank/leer} = keine Zuweisung; der Mitarbeiter erhält die Lohnabrechnung weiterhin auf Papier - Private = der Mitarbeiter erhält die Lohnabrechnung via auf seine private Mailadresse - Firma = der Mitarbeiter erhält die Lohnabrechnung via auf seine geschäftliche Mailadresse 1.3 Versand der Lohnabrechnung Die Lohnabrechnung wird pro Mitarbeiter als PDF erstellt, bevor Sie anschliessend via versandt wird. Bitte installieren Sie die Gratissoftware 'PDFCreator' auf Ihrem System, welchen Sie unter folgendem Link herunterladen können. Nach der erfolgreichen Installation des aktuellsten PDFCreator öffnen Sie bitte das 'Lohnlauf Journal' im Classic Client bzw. den Link 'PDF Dokument' via 'Lohnlauf offen/ungebucht/gebucht' im RTC. Seite 5

6 Verzeichnis Dateiname Download PDFCreator Dokument beilegen nur veränderte Lohnab- rechnungen drucken Lohnlaufnr. Verzeichnis für die Speicherung der Lohnabrechnungen als PDF Der Dateiname setzt sich aus der Lohnlaufnr. und Personalnummer zusammen. Download-Link für den kostenlosen PDFCreator Zuweisung der -Einrichtung Neben der Lohnabrechnung kann noch ein weiteres Dokument als Beilage versendet werden, z.b. Einladung zum Firmenevent (PDF) analog zur Funktionalität beim Drucken der Lohnabrechnung wird mit dieser Funktion nur Lohnabrechnungen versandt, welche eine Änderung zum Vormonat aufweisen Anzeige des gewählten Lohnlaufs HINWEIS: Beim Druck der Lohnabrechnungen auf Papier können die bereits elektronisch versendeten Lohnabrechnungen gefiltert werden. Setzen Sie im Filter 'Elektronischer Versand' den Filter auf 'blank' (RTC) bzw. setzen von 2 Hochkommas (Classic Client). Seite 6

7 2 IncaMail 2.1 Allgemeine Informationen Mit IncaMail der Schweizerischen Post erhalten Sie die Möglichkeit, dass Sie die Lohnabrechnung verschlüsselt und nachweisbar versenden können. IncaMail ist leicht bedienbar, sicher und bringt Kostenvorteile und Zeitersparnisse mit sich. Dank der Standard-Integration von IncaMail in SwissSalary ist dabei einzig eine einmalige Konfiguration in SwissSalary und auf IncaMail notwendig. Vor dem Einsatz von IncaMail empfehlen wir Ihnen, die Mitarbeitenden darüber zu informieren und auf die einmalige Registration von IncaMail hinzuweisen (wir haben im geschützten Kunden-/Partnerbereich ein Musterschreiben für Ihre Mitarbeiter vorbereitet). Nähere Infos über Incamail finden Sie hier. 2.2 Voraussetzung für IncaMail Damit Sie von IncaMail profitieren können, sind folgende Voraussetzungen zu beachten: Sie benötigen die SwissSalary Plus-Version (mit vielen weiteren zusätzlichen Funk tionen) Vertrag mit IncaMail und einmalige Registrierung der Versandadresse Konfiguration in SwissSalary Einmalige Registrierung der Mitarbeiter auf IncaMail Weitere Infos zu IncaMail inkl. dem Vertrag finden Sie unter dem folgenden Link. 2.3 Einsatzmöglichkeiten & Preise von IncaMail Quelle: IncaMail-Flyer von Seite 7

8 2.4 Registrierung Nach der gegenseitigen Unterzeichnung des Vertrages 'Vertrag Software Integrated' zwischen Ihnen und IncaMail, erhalten Sie die notwendigen Zugangsdaten zu IncaMail. Bitte informieren Sie Ihre Mitarbeiter bezüglich der neuen Möglichkeit, die Lohnabrechnung via Mail zu erhalten. Wir haben Ihnen im geschützten Kunden-/Partnerbereich ein entsprechendes Musterschreiben vorbereitet. Der Mitarbeiter muss sich einmalig mit seiner Mailadresse und einem Kennwort bei IncaMail anmelden. Quelle: 1. Seite öffnen Öffnen Sie ein Browserfenster und wählen Sie die Seite incamail. Klicken Sie rechts auf Login & Registrierung 2. Jetzt Registrieren Klicken Sie auf Jetzt Registrieren. Um die Sprache zu wechseln, klicken Sie oben rechts auf die gewünschte Sprache 3. Felder ausfüllen Füllen Sie die Felder vollständig aus und lesen Sie die Erklärungstexte aufmerksam. Stimmen Sie den AGB zu und Klicken Sie danach auf Weiter. Besitzer einer SuisseID können sich mittels Klick auf SuisseID Registrierung mit dieser registrieren. 4. Kontrolle der Angaben Kontrollieren Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf Weiter. Sollten Angaben nicht stimmen, gehen Sie zurück und korrigieren Sie diese. 5. Aktivierungscode Sie erhalten nun an die registrierte adresse einen Aktivierungscode. Erfassen Sie diesen im entsprechenden Feld und Ihre Registrierung ist abgeschlossen Seite 8

9 Optional: Meine Adresse verifizieren Wenn Sie zusätzlich Ihre Domiziladresse melden, können Sie auch Swiss Post Einschreiben empfangen. Der Link zur Registrierung der Adresse und weitere Informationen finden Sie direkt nach dem Login 2.5 Empfang von sicheren s Quelle: Einführung sicherer s von Sichere s treffen wie folgt beim Empfänger ein. Detaillierte Anleitung zum Öffnen der IncaMails finden Sie unter folgendem Link. Seite 9

10 2.6 Direkte Integration für Firmen Quelle: Einführung sicherer s von Als Firma haben Sie die Möglichkeit, IncaMail einfach in Ihre Infrastruktur zu integrieren und so vertrauliche s direkt in Ihrem Mail Client (Outlook, Lotus Notes usw.) zu empfangen und auch zu senden. Eine Registrierung der einzelnen Accounts ist dann nicht mehr notwendig. Mehr Informationen und die Möglichkeit zur Bestellung finden Sie unter: Seite 10