Installationsanleitung

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1 Installationsanleitung Digitales Diktiersystem VoiceMACS Sankt-Salvator-Weg Lauf Tel / Fax 09123/ info@rummel-ag.de

2 Inhaltsverzeichnis A) Systemvoraussetzungen für Software der Rummel AG... 3 Arbeitsplatz-PCs... 3 Terminalserver... 4 Server... 4 Weitere Voraussetzungen... 4 B) Neuinstallation, Update oder Reparatur... 6 Hinweise für Updates... 6 Reihenfolge der Installation... 6 Vorgehensweise... 7 C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation Lizenzdaten nach Installation Benutzer einrichten Installation der Treiber für die Geräte (Fußschalter/SpeechMike) Einrichten der Geräte in VoiceMACS Rummel AG. Alle Rechte vorbehalten. Alle technischen Angaben wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt. Dennoch sind Fehler nicht auszuschließen. Die Rummel AG muss deshalb darauf hinweisen, dass sie unter keinen Umständen verantwortlich gemacht werden kann für den Verlust von Daten und Einkünften oder für jedwede mittelbaren oder unmittelbaren Schäden in Zusammenhang mit diesem Produkt. Kein Teil dieses Handbuchs darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der Rummel AG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Erwähnte Produkt- und Firmennamen sind in der Regel Marken oder Handelsnamen der jeweiligen Eigentümer und werden ohne Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt. V

3 Installation VoiceMACS > A) Systemvoraussetzungen für Software der Rummel AG A) Systemvoraussetzungen für Software der Rummel AG Arbeitsplatz-PCs Prozessor: Minimum: Arbeitsspeicher: Minimum: Pentium IV Dual Core oder höher 1 GB 4 GB und mehr Festplatte (je PC): Lokal ist keine nennenswerte Festplattenkapazität für Rummel-AG-Software erforderlich (Ausnahme: Diktiersystem WM Voice und WM Doku). Für einen reibungslosen Betrieb sollte aber etwa 1 GB freie Festplattenkapazität vorhanden sein. Grafikkarte/Bildschirm: Minimum: Pixel mit 16 Bit Farbtiefe Pixel mit 24 Bit Farbtiefe Hinweis: Beim gemeinsamen Einsatz des Dokumenten-Management-Systems WM Doku zusammen mit anderen Programmen (z.b. WinMACS/InsoMACS) ist der Einsatz eines zweiten Bildschirms pro Arbeitsplatz für ein komfortableres Arbeiten zu empfehlen. Betriebssystem: Minimum: Windows Vista Professional Windows 10 Pro Es können sowohl 32-Bit- als auch 64-bit-Versionen verwendet werden. Vom Einsatz von Home- Editionen wird abgeraten. Für einige Module der RAG-Software wird auf den Arbeitsplätzen das Microsoft.NET-Framework benötigt. Textprogramm: Minimum: Microsoft Word 2007 Microsoft Word 2013 (32-Bit) Es wird dringend empfohlen, dass alle Arbeitsplätze mit der gleichen Word-Version ausgestattet sind. Der Einsatz der 64-Bit-Version von Microsoft Office wird nicht unterstützt. Von der Verwendung der Works-Suite oder einer, eventuell vorinstallierten, Microsoft-Word- Testversion wird dringend abgeraten. Eine ordnungsgemäße Funktion kann hier nicht gewährleistet werden. Der Einsatz von Microsoft Office 365 wird nur bei einer Installation auf dem lokalen Client unterstützt. Eine Installation auf der Microsoft-Cloud, kann von unseren Programmen nicht angesprochen werden. 3

4 Installation VoiceMACS > A) Systemvoraussetzungen für Software der Rummel AG -Client: -Client: Es wird mindestens Microsoft Outlook 2007 vorausgesetzt; empfohlen wird Outlook 2013 (32-Bit). Achtung: Outlook wird in der 64-Bit-Version nicht vollständig unterstützt. Andere Systeme, die den MAPI-Standard unterstützen (z. B. Mozilla Thunderbird), sind mit Einschränkungen nutzbar. Terminalserver Grundsätzlich sind die Programme der Rummel AG ausgenommen WM Voice/VoiceMACS für den Einsatz über Terminalserver geeignet. Server Betriebssystem: Minimum: Windows Server 2008 Windows Server 2012 Hinweis: Der Einsatz von virtuellen Servern ist grundsätzlich möglich. Der Einsatz eines Servers mit einem echten Server-Betriebssystem wird empfohlen, ist bei kleinen Netzwerken aber nicht zwingend erforderlich. Eine sogenannte Peer-to-peer -Vernetzung ist ggf. ausreichend. Prozessor: Minimum: Arbeitsspeicher: Minimum: Pentium IV Dual Core oder höher 2 GB ab 4 GB Weiterer Hinweis: Die Dimensionierung des Servers hängt von der Anzahl der betriebenen Arbeitsplätze (Prozessorleistung, Arbeitsspeicher) und dem zu erwartenden Aufkommen an z.b. Akten, Adressen, selbst gefertigten Word-Dokumenten und gescannten Dokumenten ab (Festplattensystem, Storage) und kann nicht allgemeingültig empfohlen werden. Weitere Voraussetzungen Datenbankserver Bitte beachten Sie, dass für den Betrieb unserer Software der Datenbankserver RAG Data vorausgesetzt wird. Diesen benötigen Sie einmal pro Netzwerk. Die Kommunikation der Arbeitsplätze mit der RAG-Datenbank erfolgt üblicherweise über die Ports bis Ein Ausweichen auf andere Ports ist in Abstimmung mit der Rummel AG möglich. Datensicherung Es ist systemseitig für die Durchführung von Datensicherungen zu sorgen dies ist kein Leistungsmerkmal der Rummel-AG-Software. 4

5 Installation VoiceMACS > A) Systemvoraussetzungen für Software der Rummel AG Bei WM Doku/ScanMACS: Scanner-Anforderungen Für das Dokumenten-Management-System wird ein Scanner benötigt, der Twain-fähig ist und/oder Multi-Page-Tiffs speichern kann. Es werden Systeme mit Dokumenteneinzug (ADF) empfohlen. 5

6 Installation VoiceMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Hinweise für Updates Wenn Sie VoiceMACS bereits installiert haben und nun auf eine neuere Programmversion aktualisieren möchten, beachten Sie bitte folgende Hinweise: Aktuelle Sicherungskopie Besitzen Sie eine aktuelle Sicherungskopie Ihrer Daten, die auch auf Vollständigkeit überprüft wurde? Falls nicht, sorgen Sie für eine aktuelle Sicherung (zum Beispiel, indem Sie vor dem Update alle offenen Programme schließen, den Nexus-DB-Server beenden (er läuft meist als Windows-Dienst) und die kompletten RummelAG -Ordner vom Server auf einen externen Datenträger kopieren. Programmpfad notieren: Während des Updates werden Sie gefragt, wie der genaue Pfad zu Ihrer bereits bestehenden Installation lautet. Schließen Sie vor dem Updatebeginn VoiceMACS und die anderen Programme der Rummel AG an allen Arbeitsplätzen. Starten Sie VoiceMACS nach dem Update erst an einem Arbeitsplatz, denn möglicherweise müssen programminterne Tabellen umgebaut werden. Erst danach, also nachdem sich der erste Benutzer mit Benutzername und Passwort angemeldet und das Programm erfolgreich gestartet ist, kann VoiceMACS auch an den weiteren Arbeitsplätzen wieder in Betrieb genommen werden. Reihenfolge der Installation Die nachfolgende Beschreibung gilt für folgende Fälle: Erstmalige Installation von VoiceMACS in einem Netzwerk: Wenn Sie VoiceMACS auf mehreren Rechnern installieren wollen, die alle auf den einheitlichen VoiceMACS-Datenbestand zugreifen sollen, beginnen Sie mit der Installation auf dem Server. Anschließend folgen die Installationen nacheinander auf jedem VoiceMACS- Arbeitsplatz (Client). Erstmalige Installation von VoiceMACS auf einem Einzelplatz-System: Wenn VoiceMACS auf lediglich einem einzelnen Rechner laufen soll, starten Sie die Installation direkt dort. Update von VoiceMACS im Netzwerk: Wenn Sie bereits VoiceMACS auf mehreren Arbeitsplätzen in einem Netzwerk nutzen und nun auf eine neuere Version von VoiceMACS aktualisieren wollen, führen Sie vor dem Update bitte zuerst eine Datensicherung durch. Im Anschluss genügt es, das Update einmalig auf dem Server durchzuführen. Dadurch werden sowohl der Server als auch die stationären Clients aktualisiert. Auf mobilen Clients muss das Update separat erfolgen. Update von VoiceMACS auf einem Einzelplatz-System: Wenn ein Einzelplatz-System mit einer bestehenden VoiceMACS-Version auf eine höhere Version aktualisiert werden soll, führen Sie vor dem Update bitte zuerst eine Datensicherung durch. Starten Sie dann das Update auf diesem Rechner. 6

7 Installation VoiceMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Vorgehensweise Die nachfolgende Beschreibung gilt sowohl für das Server- und Einzelarbeitsplatz als auch für das Client-Setup. Ist RAG Data auf dem Server installiert und läuft es? Ist auch RAG User installiert? Fahren Sie erst dann fort, wenn Sie beide Fragen bejahen können. Starten Sie das Setup-Programm von VoiceMACS mit einem Doppelklick. Es enthält sowohl das Server-/Einzelarbeitsplatz- als auch das Client-Setup. Bestätigen Sie ggf. die Windows-Warnung, dass Änderungen am Computer vorgenommen werden. Beginnen Sie mit der Festlegung der Installationseinstellungen, indem Sie auf Weiter > klicken. Wählen Sie hier, welche Variante von VoiceMACS Sie am Rechner installieren: Computer ist Server, wenn VoiceMACS auf mehreren Rechnern im Netzwerk laufen soll und Sie den Server dafür vorbereiten. Einzelplatzinstallation, wenn VoiceMACS ausschließlich auf diesem einen PC laufen soll und kein Netzwerk-Einsatz mit mehreren Arbeitsplätzen vorgesehen ist. Arbeitsplatz (stationär), wenn der Server für das VoiceMACS-Netzwerk bereits vorbereitet wurde und Sie sich nun an einem standort-gebundenen Rechner befinden, der dauerhaft mit dem VoiceMACS-Netzwerk verbunden bleibt. Arbeitsplatz (mobil), wenn der VoiceMACS-Server bereits installiert wurde und VoiceMACS auf einem tragbaren Computer (Laptop) installiert werden soll, der nur zeitweise mit dem VoiceMACS-Netzwerk verbunden wird. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Weiter >. 7

8 Installation VoiceMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Auf der folgenden Seite werden verschiedene Einstellungen vorgenommen: In Servername wird der Name des Rechners (Servers) angezeigt, auf dem der Datenbankserver RAG Data läuft. Falls RAG Data nicht gefunden werden kann, steht dies in Rot direkt unter der Eingabezeile. Tippen Sie dann den Rechnernamen oder die IP- Adresse direkt in die Zeile ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Server prüfen. Erst nachdem ein RAG-Server erkannt wurde, kann die Installation fortgesetzt werden. Falls der RAG-Datenbankserver (RAG Data) dennoch nicht gefunden werden kann, überprüfen Sie bitte, ob nicht Firewalls des Arbeitsplatzes oder Servers die Netzwerk-Kommunikation unterbinden. Darunter wird das lokale Ziellaufwerk definiert, auf dem VoiceMACS installiert werden soll. In der Regel können Sie das Laufwerk C:\ unverändert stehen lassen. Markieren Sie Austauschbare Datenträger zulassen nur dann, wenn Sie VoiceMACS ausnahmsweise auf einer externen USB-Festplatte installieren möchten. Wenn Expertenmodus einschalten markiert ist, können Sie weitere individuelle Einstellungen treffen. Dies ist nur notwendig, wenn Sie andere Programmpfade verwenden möchten oder andere als die Standard-Ports oder einen anderen Datenbank-Alias- Namen verwenden möchten. Im Zweifel setzen Sie hier kein Häkchen dann werden die Standard-Vorgaben verwendet und viele der nachfolgenden Abfragen übersprungen. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. Nur bei einem Update: Das Installationsprogramm erkennt, dass bereits Daten vorhanden sind und fragt, was mit Ihnen passieren soll: Diesen verwenden : Die vorgefundenen Daten werden übernommen (empfohlen bei einem Versions-Update; Standardeinstellung). Backup erstellen : Es werden neue, leere Datensätze erstellt, so dass nach der Installation die vorhandenen Daten nicht mehr zur Verfügung stehen. Die vorhandenen Daten werden aber zuvor automatisch gesichert (empfohlen bei einer Reparatur). Überschreiben : Es werden neue, leere Datensätze erstellt, so dass nach der Installation die vorhandenen Daten nicht mehr zur Verfügung stehen. Die vorhandenen Daten werden 8

9 Installation VoiceMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur vorher so markiert, dass diese später gelöscht werden können (was nicht automatisch erfolgt). Treffen Sie Ihre Wahl und bestätigen Sie mit einem Klick auf Weiter >. Nur im Experten-Modus und bei einer Server-/Einzelplatz-Installation: Legen Sie die Verzeichnisse auf dem Server (bzw. Einzelplatz) fest. Die vorgeschlagenen Angaben sollten Sie in der Regel übernehmen. Dabei handelt es sich um: globales Datenverzeichnis (C:\RummelAG\protect\VoiceMACS) freigegebene Verzeichnisse, auf die die VoiceMACS-Arbeitsplatzrechner zugreifen (C:\RummelAG\public \VoiceMACS) für - das Programm selbst (\bin) - geschriebene Dokumente (\Dokumente) - gesprochene Diktate (\Audio) Bestätigen Sie mit Weiter >. Nur im Experten-Modus für Server: Hier werden die oben definierten Verzeichnisse angezeigt, jedoch als Netzwerkpfade, welche dann von den Clients aufgerufen werden können. Wenn bereits ein Netzlaufwerk angelegt wurde, sollte dessen Pfad hier angegeben werden. Typischerweise sollte dann \\<PC-NAME>\public\VoiceMACS\bin geändert werden in z.b. R:\VoiceMACS\bin Bestätigen Sie mit Weiter >. Nur im Experten-Modus: Wählen Sie, ob im Windows-Startmenü des Servers ein Eintrag erzeugt werden soll, um VoiceMACS direkt von dort aus aufrufen zu können. Die vorgeschlagene Angabe Rummel AG\VoiceMACS sollten Sie in der Regel unverändert stehen lassen. Falls Sie keinen Eintrag im Windows- Startmenü wünschen, markieren Sie stattdessen am unteren Fensterrand Keine Programm-Verknüpfung im Startmenü erstellen. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. 9

10 Installation VoiceMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Nur im Experten-Modus: Auf der Seite wählen Sie, ob für VoiceMACS auch ein lokales Symbol auf dem Desktop Symbol in der Schnellstartleiste (das ist der Bereich unten links im Windowsfenster neben dem Start - Button). erstellt werden soll (nur für den angemeldeten Windows-Benutzer). Klicken Sie dann auf Weiter >. Anschließend sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Eingaben. Kontrollieren Sie diese. Wenn Sie Fehler feststellen, springen Sie über die Schaltfläche < Zurück auf die vorherigen Seiten. Ansonsten fahren Sie mit einen Klick auf Installieren fort. Die notwendigen Dateien werden auf die Festplatte kopiert und das Programm eingerichtet. Warten Sie, bis dieser Vorgang beendet ist. Es erscheint ein Hinweis auf die erfolgreiche Installation. Wenn die Option VoiceMACS starten markiert ist, wird das Programm sofort im Anschluss geöffnet. Schließen Sie das Setup-Fenster über Beenden. 10

11 Installation VoiceMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Nur bei einer erstmaligen Installation: Prüfen Sie vorsichtshalber, ob der Ordner auf dem Server, in dem sich die Programmdatei und die anderen öffentlichen Daten befinden (meist C:\RummelAG\public), für das Netzwerk freigegeben ist. Nur bei einer erstmaligen Installation: Spielen Sie in RAG User die Lizenzen ein, damit VoiceMACS gestartet werden kann (vgl. Kapitel Lizenzdaten nach Installation, Seite 12). Nur bei einer erstmaligen Installation: Installieren Sie gegebenenfalls auf den Arbeitsplätzen die Client-Version nach der vorliegenden Beschreibung. 11

12 Installation VoiceMACS > C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation Lizenzdaten nach Installation Nach einer erstmaligen Installation müssen Sie die Lizenzdaten einspielen. Dies geschieht in RAG User, dem Programm zur Benutzerverwaltung. Melden Sie sich dort als Benutzer SYS an und klicken Sie auf den Button Lizenzen. Geben Sie den Pfad zur Lizenzdatei, die Sie von der Rummel AG erhalten haben, ein und bestätigen Sie mit Ok. In der Aufzählung darunter wird dann die Anzahl der gültigen Lizenzen pro Produkt dargestellt. Benutzer einrichten Ebenfalls in RAG User, der Benutzerverwaltung, legen Sie fest, welcher Anwender VoiceMACS mit welchen Benutzerrechten verwenden darf. Klicken Sie dazu auf den Button Benutzer. Im Fenster können Benutzer hinzugefügt oder gelöscht werden. Loginkürzel und Passwort werden auf der ersten Registerseite Person erfasst. Wechseln Sie zur Registerseite Rechte und stellen Sie im Listenfeld Produkt VoiceMACS ein. Weisen Sie dann dem Benutzer mindestens das Recht Arbeiten mit VoiceMACS und gegebenenfalls weitere Rechte zu, indem Sie die betreffenden Zeilen markieren und über die Pfeil-Schaltfläche in die linke Spalte Zugeteilte Rechte verschieben. Nähere Angaben hierzu finden Sie im VoiceMACS-Handbuch im Kapitel Benutzerverwaltung. Installation der Treiber für die Geräte (Fußschalter/SpeechMike) Am Diktanten-Arbeitsplatz wird in der Regel ein Philips-SpeechMike installiert werden und am Schreibplatz ein Fußschalter. Beide Gerätearten werden mit unterschiedlichen Anschlussarten angeboten, die abhängig von den vorgefundenen Hardware- und Betriebssystem-Voraussetzungen gewählt werden können. Installieren Sie die Geräte nach der jeweiligen Herstellerbeschreibung. In der Regel ist zuerst der Treiber von der mitgelieferten CD zu installieren und erst danach das Gerät anzustecken. 12 Achten Sie unbedingt darauf, dass die Steckverbindungen wirklich fest verbunden sind. Es kann zu Fehlfunktionen kommen, wenn die Stecker nicht fest sitzen (so dass z.b. nur ein Rückwärtsspulen möglich ist). Ziehen Sie im Zweifelsfall die Verbindung auseinander und stecken Sie sie erneut ein.

13 Einrichten der Geräte in VoiceMACS Installation VoiceMACS > C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation Auch die nachfolgende Beschreibung müssen Sie an jeweils jedem VoiceMACS-Arbeitsplatz separat durchführen. Starten Sie VoiceMACS und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an. Öffnen Sie dann das Menü Extras > Optionen > Registerseite Geräte : Wählen Sie zunächst in der Zeile Gerät, ob Sie an diesem Arbeitsplatz einen Fußschalter oder ein Mikrofon (SpeechMike) angeschlossen haben. Während bei der Auswahl von SpeechMike keine weiteren Einstellungen vorzunehmen sind, muss beim Fußschalter die Anschlussart über Port detaillierter eingestellt werden. Bei der Konfiguration des Fußschalters sollte in der Regel die Option Abspielen am rechten Schalter markiert sein die mittlere Taste dient dann dem Vorspulen. Ohne Markierung sind diese beiden Funktionen vertauscht. Weitere Hinweise zu den Programmeinstellungen entnehmen Sie bitte dem VoiceMACS- Handbuch. 13