Lehrgangsbeschreibung E v e n t m a n a g e r / i n ( I H K ) Eventmanagement Basics. vorgelegt vom Studieninstitut für Kommunikation Düsseldorf

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1 Lehrgangsbeschreibung E v e n t m a n a g e r / i n ( I H K ) Eventmanagement Basics vorgelegt vom Düsseldorf Reisholzer Werftstr Düsseldorf Tel.: 0211 / Fax: 0211 / info@studieninstitut.de Internet:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort Service im Internet Eventmanagement:Kommunikationsmedium der Zukunft Berufliche Qualifikation im Eventmanagement Aufgaben des Eventmanagers Eventmanagement Basics Eventmanagement (IHK) Lehrgangsübersicht Lehrplan Lehrgangsabschluss Interessenten-/ Teilnehmerbetreuung Häufig gestellte Fragen... 37

3 1 1. Vorwort Liebe Leserinnen und Leser, Kompetenz ist der Schlüssel für erfolgreiche Kommunikationsarbeit! Der Anspruch an professionelle Kommunikationsdienstleistungen wächst. Steigender Wettbewerbsdruck, kritische, informierte Kunden und sorgfältiges Kostenmanagement zwingen Dienstleister zu bedarfsgerechter und effizienter Arbeit. Die gestiegenen Anforderungen verlangen nach neuen Formen der Qualifizierung. Kommunikationsmanager benötigen mehr denn je Management-Skills, das Knowhow verschiedener Kommunikationsinstrumente und ausgeprägtes kaufmännisches Denken. Idealerweise kommen wichtige Schlüsselqualifikationen wie Überzeugungsfähigkeit, interkulturelle Sensibilität, Teamfähigkeit und Kreativität hinzu. Das hat in den vergangenen Jahren, gemeinsam mit namhaften Unternehmen und Agenturen der Branche, Aus- und Weiterbildungskonzepte entwickelt, die den Ansprüchen eines professionalisierten Kommunikationsmarktes gerecht werden. Events fallen auf, polarisieren und sind zweckorientiert. Sie setzen Akzente ganz besonders in Zeiten austauschbarer Produkte - in der steigenden Informationsflut und kommen den Bedürfnissen einer erlebnisorientierten Freizeitgesellschaft entgegen. Wir haben als erster Anbieter in Deutschland - vor nunmehr fast 15 Jahren - ein tragfähiges, umfassendes und praxisorientiertes Aus- und Weiterbildungsangebot bereitgestellt.

4 2 Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht uns anzurufen. Oder schauen Sie bei uns in Düsseldorf vorbei. Wir freuen uns auf Sie! (Institutsleiter)

5 3 2. Service Was können Sie außerhalb des reinen Lehrbetriebs von uns erwarten? Lehrgang auf Probe Ihnen wird ein zweiwöchiges Widerrufsrecht garantiert. Sie haben nach dem Erhalt des ersten Lehrbriefes, bzw. dessen Freischaltung im Internet, 21 Tage Zeit, um festzustellen, ob Sie den gewählten Lehrgang weiter belegen möchten. Sollten sich Ihre Ansprüche nicht erfüllen, können Sie Ihre Anmeldung innerhalb dieser Frist ohne Angabe von Gründen schriftlich widerrufen und Ihren Vertrag stornieren. Bereits gezahlte Lehrgangsgebühren erstatten wir Ihnen umgehend und in voller Höhe zurück. Kostenvorteile für Sie Alle Kosten, die Ihnen durch diesen Fernlehrgang entstehen, sind entweder als Werbungskosten oder Sonderausgaben steuerlich absetzbar. Das Studieninstitut für Kommunikation stellt Ihnen selbstverständlich Bescheinigungen zur Vorlage bei Ihrem Finanzamt aus. Wenn Ihnen die Finanzierung des Fernlehrgangs Probleme bereiten sollte, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Gemeinsam können wir individuelle Zahlungsmodalitäten vereinbaren, die Ihrer persönlichen Situation entsprechen.

6 4 Qualitätssicherung Entscheidend für die Qualität der Präsenzphasen sind kompetente Dozenten. Das wählt seine Dozenten nach den bewährten Kriterien, Qualifikation und Praxiserfahrung aus. Zur Umsetzung der Weiterbildung stehen uns namhafte Kooperationspartner aus der deutschen Wirtschaft und anderen Organisationen zur Seite. Die Marktpräsenz unserer Weiterbildungen garantiert praxisrelevante und aktuelle Lerninhalte. Zur Qualitätssicherung werden die Weiterbildungskonzepte fortlaufend überprüft und den Marktbedingungen angepasst. Darüber hinaus ist das Studieninstitut für Kommunikation seit 2011 nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert. Dies gewährleistet die systematische Erfassung der Kunden- und Branchenanforderungen. Ferner bestätigt die AZWV-Zertifizierung die fachkundige Kontrolle der Bildungsangebote des Studieninstituts.

7 5 Lehrgangswahl und -beratung Für individuelle Fragen und Anregungen bezüglich des Studieninstituts und seiner Lehrgänge oder ein persönliches Beratungsgespräch stehen Ihnen als Ansprechpartner des Studieninstituts für Kommunikation, Frau Alina Piontek Tel.: 0211/ Frau Katja Poley Tel.: 0211/ zur Verfügung. Lehrgangsorganisation Die Lehrgänge des Studieninstituts für Kommunikation setzen sich aus verschiedenen Unterrichtseinheiten zusammen. Als Vermittlungsform werden einerseits Präsenzphasen durchgeführt, die in der Regel an Wochenenden stattfinden. Die Anwesenheit eines Dozenten ist für einige Themen von hoher Bedeutung, denn neben Fallbeispielen und dem Einsatz von verschiedenen Medien lassen sich Aspekte wie Konzeption und Organisation besser und direkter vermitteln. Aktuelle Fallbeispiele und Trends können besser integriert und Rückfragen direkt beantwortet werden. Als Ergänzung zu den Präsenzphasen erhalten Sie ausführliche Unterlagen, um die Inhalte nachbereiten zu können. Einige Themen werden nicht in Form von Präsenzphasen behandelt, sondern als Lehrbrief. Diese Vermittlungsform bietet sich besonders bei eher theoretischen Themen an. Die Lehrgangsteilnehmer erhalten zu diesen Themen vom Institut erstellte Lehrbriefe. In diesen werden die Themen methodisch-didaktisch aufbereitet.

8 6 Die zwei Fallstudien in diesem Fernlehrgang dienen der Anwendung und Vertiefung des Wissens, das sich die Teilnehmer/innen in den Selbstlern- und Präsenzphasen angeeignet haben. Die Fallstudien sind so aufgebaut, dass zunächst ein Szenario vorangestellt wird, dass eine typische berufliche Situation aus dem Veranstaltungsbereich aufgreift. Die Teilnehmer/innen bekommen in den Fallstudien Frage- und Aufgabenstellungen an die Hand, die sie selbstständig lösen müssen. Dazu müssen selbstständige Entscheidungen getroffen werden, Lösungswege erarbeitet und begründet werden. Lehrgangs- und Präsenzphasenbetreuung Ein Schwerpunkt unserer Arbeit besteht in der Betreuung der Teilnehmer/-innen. Wir laden Sie rechtzeitig zu den Präsenzphasen ein und weisen Sie auf günstige Übernachtungsmöglichkeiten in Düsseldorf bzw. München hin. Sollten Sie an einer Präsenzphase nicht teilnehmen können, werden wir versuchen, Ihnen einen Ausweichtermin anzubieten. Bei einigen Präsenzphasen ist am ersten Tag ein Mitarbeiter des Studieninstituts vor Ort, mit dem Sie offene Fragen klären können.

9 7 3. Studieninstitut für Kommunikation im Internet Online-Campus Mit dem Online-Campus bieten wir für jeden Lehrgang einen geschützten Teilnehmerbereich mit aktuellen Lehrinhalten (Lehrbriefe, Präsentationen, Links), allgemeinen Kursinformationen (Teilnehmerliste, Anfahrtsbeschreibung, Termine, Hoteltipps, Übersicht der Präsenzphasen), Themen- und Trendstudien sowie exklusiven Partnerangeboten (Fachzeitungen, Bahn, Hotel, etc.). Der Zugang erfolgt mit dem persönlichen Kennwort über unsere Website Sie erhalten die Login-Daten mit Lehrgangsstart in einem separaten Schreiben. Die Online-Jobbörse Mit präsentieren wir eine Online-Jobbörse, die sich speziell an die Kommunikationsbranche richtet. Jobsuchende können sich über aktuelle Stellenangebote informieren und mit ihrem Profil potenziellen Arbeitgebern vorstellen. Unternehmen können gezielt nach dem passenden Bewerber für vakante Stellen suchen sowie eigene Stellenangebote online eingeben.

10 8 4. Eventmanagement: Kommunikationsmedium der Zukunft Als angehender Eventmanager konzipieren und organisieren Sie Veranstaltungen, die begeistern, Emotionen hervorrufen und Verkaufsanreize schaffen. Einige Ihrer neuen Verantwortungsbereiche: Entwicklung und Präsentation von Veranstaltungskonzepten (online/offline) Koordination und Umsetzung der Events Durchführung und Betreuung vor Ort Kalkulation und Kostenkontrolle Controlling etc. Die komplexen Einsatzfelder fordern einen steten Wissenserwerb und qualifizierte Optimierungsansätze in den drei elementaren Bausteinen des Eventmanagements Konzeption, Organisation und Akquisition Anforderungen, die in unseren Aus- und Weiterbildungen erfüllt werden. Die vorliegende Lehrgangsbeschreibung wird Ihnen erste Eindrücke zum Thema Eventmanagement vermitteln und gleichzeitig die Struktur der verschiedenen Lehreinheiten vorstellen.

11 9 Bedarf Die Weiterbildung zum/zur Eventmanager/in (IHK) sieht den Schwerpunkt im Eventmarketing, d. h. in Veranstaltungen mit klaren Marketingzielen. Ästhetische oder soziale Inhalte werden hier, falls überhaupt, nur sekundär aufgegriffen. Definition: Unter Events werden inszenierte Ereignisse sowie deren Planung und Organisation im Rahmen der Unternehmenskommunikation verstanden, die durch erlebnisorientierte firmen- oder produktspezifische Veranstaltungen emotionale und physische Reize darbieten und einen starken Aktivierungsprozess auslösen. Eventziele können sowohl image-, profilbildender oder motivierender Art sein als auch der Unterstützung des Verkaufs dienen. 1 Der Kommunikationsmarkt ist ein Wachstumsmarkt für die gesamte Event- Industrie. Das belegen auch die Erhebungen, welche der FAMAB (Verband Direkt Wirtschaftskommunikation e. V.) in seiner Event-Studie 2012 veröffentlichte: 2012 überspringen die Gesamtausgaben für Marketing-Events erstmals die Marke von 2,5 Mrd. Euro; im Fünfjahreszeitraum von 2010 bis 2014 steigen die Ausgaben für Eventmarketing um 25 %: Das sind zwei Kernaussagen der Studie Event-Klima 2012, die TNS-Infratest im Auftrag des Forum Marketing- Eventagenturen (FME) im FAMAB e. V. bereits zum vierten Mal durchgeführt hat. 2 Eventmanagement hat sich als Instrument der Kommunikationspolitik weiter etabliert, da es einzigartig in der Lage ist, Kunde und Unternehmen oder Produkt emotional positiv beeinflusst miteinander in Kontakt zu bringen. Die Inflation von Bildern und Reizen macht die klassische Kommunikation mit Werbung und PR trotz vermeintlich aufwendigster Methoden von Erfolgs- und Wirkungskontrolle zu einem immer unberechenbareren Medium. 1 Quelle BDW: Bedeutung, Planung und Durchführung von Events, Erhebungsbericht 2 Quelle:

12 10 Im Regelfall sind die Werbeetats jedoch nicht so hoch. Ein Event schafft es dagegen, auch mit relativ niedrigen Budgets einzigartige Erlebnisse und damit einen nachweisbaren Erfolg zu vermitteln. Die Prognosen für Eventmarketing sind günstig. Eine Studie der Technischen Universität Chemnitz macht Wachstumspotenziale deutlich. 95 % der befragten Eventagenturen sind der Ansicht, dass sich die positive Entwicklung am Eventmarkt fortsetzt. Vor etwa 15 Jahren begann der Boom der Events, und es entwickelten sich verschiedenste Erscheinungsformen. Anfangs war das klassische Event das Händlermeeting, die Messe oder eine Tagung. Der Begriff selbst festigte sich seit Ende der siebziger Jahre und setzte sich beständig durch. Heute hat Eventmarketing einen eigenständigen Stellenwert im Marketing-Mix erreicht. Verschiedene Buchtitel, eigene Fachzeitschriften und gezielte Aus- und Weiterbildungen (z. B. den betrieblichen Lehrgang zum/zur Veranstaltungskaufmann/-frau (IHK) 3 ) belegen, dass das Event längst einen Platz neben der klassischen Kommunikation erobert hat. Anbieter Heute ist der Markt der Anbieter von Events nahezu unüberschaubar geworden. Einerseits sind da die etablierten Eventagenturen zu nennen, deren älteste und gleichzeitig größte vor über 37 Jahren gegründet wurde. Hervorgegangen sind sie entweder aus den klassischen Werbeagenturen oder sie haben sich aus Dienstleistern entwickelt, die zum Beispiel Hotels oder Kongresshallen für Kunden gesucht haben. Im Laufe der Jahre veränderte sich das Dienstleistungsspektrum zum Fullservice-Angebot. 3 separate Lehrgangsbeschreibung unter downloadbar.

13 11 Große Eventagenturen haben inzwischen über 70 fest angestellte Mitarbeiter und bestehen aus verschiedenen Abteilungen, die neben Konzeption und Produktion von Events auch Leistungen eines Reisebüros bieten, z. B. Incentives (inkl. IATA-Lizenz) oder Online-Experten beschäftigen. Neben den Fachagenturen etablieren sich weiterhin freiberufliche Eventmanager, die teilweise wieder für Agenturen und Unternehmen als Konzeptioner oder Produzent arbeiten, aber auch Kunden direkt akquirieren. In den Kommunikationsabteilungen der Unternehmen erfahren Events einen immer größeren Stellenwert. Noch wird ein Großteil der Events von den Firmen selbst veranstaltet. Teilweise führt es dahin, wie zum Beispiel bei debis 4, dass frühere Abteilungen zu einer selbständigen Agentur ausgegliedert wurden (Outsourcing) und neben den Aktivitäten für ihre Mutter-Firma auch Events auf dem Markt akquirieren und durchführen. Ein weiterer Trend geht zu Dienstleistern wie Catering, Technik, IT-Services oder Hotellerie, z. B. Beispiel aus dem Messe- Kongress- und Tagungsbereich, die speziell Fachkräfte für den Eventbereich einstellen und damit ihren Kunden einen Fullservice bieten können. Das Eventmarketing soll insbesondere als Strategie vermittelt werden, welche andere Kommunikationsformen integriert und hierdurch eine nachhaltigere Wirkung als die einzelnen Leistungen erzielen kann. 4 eine Tochter der Daimler-Benz AG

14 12 5. Berufliche Qualifikation im Eventmanagement Das Berufsbild des Eventmanagers ist sehr vielschichtig, denn verschiedene Fach- und Schlüsselqualifikationen sind notwendig, um einerseits präzise und professionell, anderseits aber auch kreativ arbeiten zu können. Bis 1996 gab es in diesem Bereich kein Weiterbildungsangebot. Die Wege, in diesem Bereich Fuß zu fassen, sind sehr unterschiedlich, doch die Anforderungen seitens der Kunden bzw. der Agenturen hinsichtlich der Qualifikation steigen. Die Anforderungen beziehen sich im Wesentlichen auf drei Bereiche: Fachliche Qualifikation Schlüsselqualifikation Ausbildung Zu den fachlichen Qualifikationen zählen vor allem Marketingkenntnisse und Organisationsvermögen. Wesentliche Schlüsselqualifikationen sind Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Führungserfahrung. Oft ist ein abgeschlossenes Studium in den Bereichen Marketing, Wirtschaft oder Kommunikation oder eine Ausbildung in der Kommunikationsbranche Soll- oder Muss-Voraussetzung. Bei Agenturen und Dienstleistern sind aber auch besonders Absolventen u. a. von Touristikstudiengängen gefragt.

15 13 Insgesamt bietet das verschiedene Kurse im Bereich Eventmanagement an. Seit April 1999 wird eine Einstufung nach den jeweiligen fachspezifischen Vorkenntnissen und Berufserfahrungen der Teilnehmer und Teilnehmerinnen vorgenommen. Die Differenzierung der Zulassungsvoraussetzungen stellt eine größere Effektivität und Qualität in den einzelnen Kursen sicher. Der Basiskurs richtet sich an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus den Abteilungen Marketing, Werbung, PR, etc, die bislang noch keine Erfahrung in der Planung und Durchführung von Events haben. Darüber hinaus bietet sich der Kurs auch für Quereinsteiger aus allen anderen Arbeitsgebieten an, die sich eine erste Wissensgrundlage verschaffen möchten. Der Kurs Eventmanagement (IHK) richtet sich an all jene, die bereits im Veranstaltungs- bzw. Agenturbereich tätig sind, oder an Absolventen des Kurses Eventmanagement Basics. Der Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern ist zweifellos vorhanden. Eine fachliche Ausbildung steigert die Berufschancen, geht es den Agenturen in Bezug auf den Kunden doch um folgende drei Faktoren: Qualität Professionalität Zuverlässigkeit

16 14 6. Aufgaben des Eventmanagers Ein klassisches Anforderungsprofil für Eventmanager gibt es noch nicht. Im Folgenden sind einige in Stellenanzeigen immer wieder genannte Kriterien aufgelistet: Aufgaben Drei wesentliche Aufgabengebiete beschreiben das Berufsbild des Eventmanagers. 1. Konzeption Die Entwicklung einer Konzeptidee nach Vorgabe des Auftraggebers, die Recherche der Inhalte und schließlich das Erstellen einer Konzeption sind wesentliche Aufgaben eines Eventmanagers. Das Konzept wird anschließend dem Kunden bzw. den Entscheidern präsentiert. Hierbei sind Kreativität, aber auch Marketingkenntnisse und die Fähigkeit zur Umsetzung der Theorie in die Praxis gefragt. 2. Organisation Nach der Präsentation wird bei positivem Entscheid ein Konzept realisiert. Das Event selbst wird organisiert und durchgeführt. Die Palette der Aufgaben reicht von den Programmbestandteilen, den Acts, bis zur logistischen und gastronomischen Versorgung der Teilnehmer, vom Catering bis zum Einsatz der gesamten Technik und Medien.

17 15 Neben den organisatorischen Abläufen muss das Budget ständig kontrolliert und eingehalten werden. Auch wenn in großen Agenturen Konzeption und Produktion oft getrennt behandelt werden, in mittleren und kleinen Agenturen muss beides vereint bearbeitet werden. 3. Akquisition Kontakt zu Interessenten, Kunden und Zulieferern herstellen und halten, sowie Vertragsverhandlung und der Auftragsabschluss sind weitere wichtige Aufgabenfelder eines Eventmanagers.

18 16 Qualifikation und Einsatzgebiete Fachqualifikation Marketing-, kaufmännische und EDV-Kenntnisse Berufserfahrung im Kommunikationsbereich Organisationsfertigkeiten und Logistikkenntnisse Fremdsprachen Für Unternehmen: Branchenkenntnisse Schlüsselqualifikationen Unternehmerisches Denken Selbständigkeit Flexibilität, Teamfähigkeit, Belastbarkeit Kunden- und Marktorientierung Einsatzgebiete Kommunikationsagenturen Hotels und Locations Messegesellschaften/Tagungs- und Technik- und Catering-Dienstleiser Kongressagenturen Fachabteilungen in Unternehmen Selbständigkeit Kultur und Sport

19 17 7. Eventmanagement Basics Ihr Einstieg in die Event-Branche Ute Degen, Geschäftsführende Gesellschafterin der BEST OF EVENTS GmbH: Events werden heute von einer großen Anzahl von Unternehmen in nahezu jeder Branche zu unterschiedlichen Anlässen und Zielen veranstaltet. Damit ist der Bedarf und die Nachfrage nach engagierten Mitarbeitern mit fundiertem Wissen über modernes Event-Management, die Events unterschiedlicher Größe und Zielsetzung konzipieren und vor allem auch umsetzen können, groß. Markus Lüthge, Business Development Manager, The Walt Disney Company (Germany) GmbH Die Durchführung von Events betrifft heute viele Bereiche in Unternehmen. Für die eigene Karriereplanung ist es also absolut hilfreich, sich kompaktes Wissen zum Event-Management anzueignen - wie mit dem Kurs Eventmanagement Basics, der zudem an tollen Lokationen stattfindet.

20 18 Modernes Eventmanagement, Fakten zu Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Ideen zu Tätigkeiten und Einsatzgebieten eines Eventmanagers, wichtige Hard- und Softskills all das bietet der Kompaktkurs Eventmanagement Basics. Zielgruppe Dieser eintägige Kompaktkurs richtet sich als Brancheneinstieg an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Abteilungen Marketing, Werbung, PR, Verkaufsförderung und/oder interne Kommunikation, die bislang noch keine Erfahrung in der Planung und Durchführung von Events haben. Darüber hinaus bietet sich der Basiskurs auch für Quereinsteiger aus externen Arbeitsgebieten an, die sich eine erste Wissensgrundlage verschaffen möchten. Durch die Teilnahme am Basiskurses wird die Zulassungsvoraussetzung zum Fernlehrgang Eventmanagement (IHK) erlangt.

21 19 Lehrinhalte (Auszug) Grundlagen Eventmarketing Projektmanagement: Alle Schritte eines Events von der Konzeption über Organisation und Durchführung bis zur Erfolgskontrolle Branchenkompass: Alles über Netzwerke, Verbände, Plattformen und Rankings Kurzüberblick : Trends und Studien der Eventbranche Update 2013 Jetzt mit Event-Checkliste Die Inhalte werden u. a. anhand von Praxisfällen vermittelt und in Arbeitsgruppen systematisch vertieft. Am Ende des Kompaktkurses haben Sie: einen intensiven Einblick in die Branche erhalten, die grundlegenden Instrumente des Eventmanagements erlernt, die verschiedenen Netzwerke des Berufs kennen gelernt, Recherchetools zur Verfügung für die aktuellsten Trends der Branche bzw. des Konsumentenmarktes.

22 20 8. Eventmanagement (IHK) Die Kunst, Erlebnisse zu inszenieren Colja M. Dams, Geschäftsführer der Agentur VOK DAMS: Hohe Motivation ist eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Tätigkeit in der Eventbranche. Doch Motivation allein genügt oft nicht. Qualifizierungsmaßnahmen sind notwendig, um den Nachwuchs für diesen stark expandierenden Markt vorzubereiten." Univ.-Prof. Dr. habil. Dr. Christoph Burmann, Universität Bremen: Die Möglichkeiten zu einer qualitativ hochwertigen, berufsbegleitenden Aus- und Fortbildung im Kommunikationsbereich sind in Deutschland an einer Hand abzuzählen. Die Seminarangebote des Studieninstitutes für Kommunikation gehören für mich dazu.

23 21 Immer mehr Unternehmen setzen Events als Marketinginstrument ein, um den Kunden ein Erlebnis zu präsentieren, an das sie sich in Verbindung mit dem Produkt positiv erinnern. Gründe für den Trend zum Event sind Verändertes Verhalten des Kunden. Veränderte Rahmenbedingungen in der Gesellschaft. Reizüberflutung durch klassische Werbung. Wandel vom Versorgungskonsum zum Erlebniskonsum. Sättigung der Märkte/Vergleichbarkeit der Produkte. Zielgruppe Alle, die bereits im Veranstaltungs- bzw. Agenturbereich haupt- oder nebenberuflich tätig sind. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Marketingabteilungen, die über Eventerfahrung verfügen. Absolventen des Basiskurses. Die berufsbegleitende Weiterbildung findet in enger Zusammenarbeit mit unseren Kooperationspartnern aus der Agentur- und Unternehmenslandschaft statt. Diese Vorgehensweise gewährleistet einen starken Praxisbezug im Fernlehrgang.

24 22 9. Lehrgangsübersicht Der Fernlehrgang Eventmanagement () startet jeweils zum Beginn eines jeden Quartals in Düsseldorf sowie im Mai und November in München. Monat Lehrgangsübersicht Eventmanagement (IHK) 1 Marketing und Eventmarketing Marktanalyse Zielgruppenbestimmung Lehrbrief Strategieentwicklung 2 Modernes Eventmanagement Neue Marketingrealität Paradigmenwechsel im Eventmarketing Trends- und Innovationen im Eventmanagement Präsenzphase Eventmanagement aus Agentur-/ Unternehmensperspektiven 3 Projektmanagement Organisationsstrukturen Arbeitsabläufe Kundenfindung, -bindung 4.1 Finanzierung und Budgetierung von Veranstaltungen Kostenarten Lehrbrief Lehrbrief Budgetkontrolle 4.2 Eventkonzeption Vom Briefing zum Kreativ-Brief Zieldefinition Ideenfindung und Entwicklung Klassischer Konzeptaufbau Texterschule Präsenzphase

25 23 Monat Lehrgangsübersicht Eventmanagement (IHK) 4.3 Fallstudie 1: Konzeption einer Veranstaltung 1 Fallstudie 2: Konzeption einer Veranstaltung 2 5 PR- und Öffentlichkeitsarbeit Mailings Pressemitteilung Pressekonferenzen Umgang mit Journalisten 6 Evaluation von Veranstaltungen Effizienzkontrolle Messinstrumente Messprobleme Dokumentation 7 Rechtliche und versicherungsspezifische Aspekte von Veranstaltungen Event und Recht Genehmigungen Vertrag und Event Event und Umwelt Wettbewerbsrecht Haftung/Versicherungen Fallstudien Lehrbrief Lehrbrief Lehrbrief

26 24 Monat Lehrgangsübersicht Eventmanagement (IHK) 8.2 Eventorganisation Projektmanagement-Prozess Konzeptionsphase Vorbereitungsphase Durchführungsphase Nachbereitungsphase Budgetmanagement/ -fortschreibung Location und Infrastruktur Personalplanung Catering Eventtechnik 9 Präsentationstraining Grundlagen für eine optimale Präsentation Durchführung der Präsentation Praxisworkshop Nachbearbeitung der Präsentation Präsenzphase Präsenzphase Die vier Präsenzphasen finden in der Regel am Wochenende samstags von 10:00 bis ca. 18:00 Uhr und sonntags von 9:30 bis ca. 17:00 Uhr statt. Zu jeder Präsenzphase gibt es ausführliche Unterlagen. Die Dozenten werden teilweise von unseren Kooperationspartnern gestellt oder sind Spezialisten, die eine langjährige Agenturerfahrung aufweisen.

27 Lehrplan Marketing und Eventmarketing Lehrbrief Inhalte: Marketing als übergeordnetes Konzept der Unternehmensführung Grundlagen des Marketings Eventmarketing Erfolgsfaktoren von Marketingevents Erfolgsmessung von Marketingevents (Eventcontrolling) Anders als eine Kulturveranstaltung oder ein Sportereignis ist ein Marketing- Event ein Werbeinstrument, eingebettet in eine Kombination anderer Maßnahmen. Ohne strategisches Denken und Grundkenntnisse im Marketing ist ein Event meistens nur zufällig erfolgreich. Unternehmen, die sich für Events als Kommunikationsmaßnahme entscheiden, benötigen kompetente Ansprechpartner, welche die von ihnen verfolgten Marketing-Ziele verstehen und erfolgreich in Strategien und Maßnahmen umsetzen. Darüber hinaus benötigt jedes Event auch wieder ein Marketing, um die gewünschte Zielgruppe als Besucher anzusprechen.

28 26 Modernes Eventmanagement Präsenzphase Inhalte: Neue Marketingrealität (Marketing 2.0: Partizipation, Engagement) Trends- und Innovationen im Eventmanagement Neue Eventformate (Social Media Kanäle und Social Media Nutzung) Paradigmenwechsel im Eventmarketing: Hybride Events: Social Media im Eventlebenszyklus Eventmanagement aus Unternehmensperspektive/Agenturperspektive Das Marketing eines Unternehmens wird immer stärker am Kundennutzen orientiert. Klassische Marketingtools dienen als Fundament, die neue Marketingrealität orientiert sich weg vom Massenmarketing und hin zur individualisierten Zielgruppenansprache. Das Kundenfeedback beeinflusst die Marketingaktivitäten, die Zielgruppenansprache wird tagesaktuell. Online-Events, Web-Meetings, Flash-Mobs spiegeln die neue Marketingrealität: Weg von großen Massenveranstaltungen mit Streuverlusten in der Kommunikation hin zu individualisierten Plattformen, die schnelle und effiziente Zielgruppenansprache möglich machen.

29 27 Projektmanagement Lehrbrief Inhalte: Wesen, Inhalte und Ziele von Projektmanagement Projektdefinition, Projektplanung, Projektrealisierung Inhalte und Phasen des Projektmanagements Projektmanagement-Methoden Präsentation von Projektergebnissen Das Projektmanagement in Eventagenturen und Marketingabteilungen von Unternehmen ist durch Abwechslungsreichtum geprägt. Veranstaltungsziele und -abläufe sind sich nur in den seltensten Fällen ähnlich. Dies fordert ein Höchstmaß an Flexibilität und Abstraktionsniveau seitens der Mitarbeiter.

30 28 Finanzierung und Budgetierung von Veranstaltungen Lehrbrief Inhalte: Grundlagen BWL Kostenrechnung Finanzierung Steuern Ausländersteuer Mehrwertsteuer Umsatz- und Gewerbesteuer Finanzierung Auftraggeber Sponsoring und Co-Sponsoring Zuschüsse und Refinanzierung Finanzplanung und Kontrolle Kalkulation und Kostenarten Budget-Verantwortung und Kontrolle Der Eventmanager verwaltet häufig die Event-Etats seiner Kunden. Um Angebote und Konzepte mit einem Roh-Budget für Kunden als solide Entscheidungsgrundlage erstellen zu können und diese auch im hektischen Event-Ablauf noch zu kontrollieren und zu steuern, benötigt der Eventmanager Kenntnisse und Fertigkeiten in den Bereichen BWL, Kalkulation und Kontrolle. Darüber hinaus müssen zahlreiche steuerliche Aspekte berücksichtigt, die verschiedenen Kostenarten im Überblick behalten und auch Finanzierungswege wie Sponsoring oder öffentliche Zuschüsse gesucht werden.

31 29 Eventkonzeption Präsenzphase Inhalte: Vom Briefing zur Idee Zielformulierung Die Key-Facts (Zielgruppe, Veranstaltungsformat, die Marke / das Produkt / das Unternehmen) Erlernen und ausüben von Kreativitätstechniken - Ideenprüfung und Fixierung Grundaufbau von Konzepten Rebriefing, Strategie, Herleitung, Idee, Umsetzung, Budget, Fazit Gestaltung und "Schreiben" von Konzepten (Techniken, Tipps & Tricks) Storytelling "Texter Übung" Konzept Sonderformen Immer mehr Agenturen in der Live Kommunikation oder auch kleinere Event- Agenturen "leisten" sich keine hausinterne Kreativabteilung. Somit sind immer häufiger Projektleiter plötzlich in der Verantwortung "Konzepte zu schreiben". Nur wie geht man das an? In dieser Präsenzphase geben wir dem Teilnehmer das Grundhandwerkzeug an die Hand, um eigenständig Konzepte zu schreiben.

32 30 PR- und Öffentlichkeitsarbeit Lehrbrief Inhalte: Mediale Rahmenbedingungen in der PR-Arbeit Organisation von Öffentlichkeitsarbeit Medien als Zielgruppe Instrumente der Medienarbeit (u. a. Pressekonferenz, Online-Pressearbeit) Instrumente der Direktkommunikation (u. a. Social-Media, PR-Instrumente im Web) Strategische Kommunikationsmaßnahmen (z. B. Online-Marketing) Instrumente der Erfolgskontrolle Stefan Slaby, rot network GmbH: Ohne Werbung und PR findet ein Event vor leeren Stühlen satt. Deshalb muss es umworben werden - wie und womit hängt von der konkreten Maßnahme ab. Der Lehrbrief gibt einen Überblick über die Möglichkeiten im Bereich Werbung, PR und Kommunikation für Events und berücksichtigt die Möglichkeiten der PR- und Öffentlichkeitsarbeit im Social-Media Bereich.

33 31 Evaluation von Veranstaltungen Lehrbrief Inhalte: Erfolgskontrolle Wirkungskontrolle Messbarkeit Instrumente Nachbereitung Follow-ups Dokumentation Print Video Erfolgs- und Wirkungskontrolle sind Bestandteile eines Events. Der Lehrbrief soll einen Beitrag dazu liefern, welche realistischen Kriterien zwischen Kunden und Eventmanager festgelegt werden können. Darüber hinaus ist ein Event nach der Veranstaltung noch nicht beendet. Dokumentationen sind zu erstellen, einmal für den Kunden, eventuell für den Teilnehmer oder Gast, auf jeden Fall für den Eventmanager als Referenz. So genannte Follow-ups sind eigentlich schon wieder der Beginn für ein neues Event.

34 32 Rechtliche und versicherungsspezifische Aspekte von Veranstaltungen Lehrbrief Inhalte: Rechtliche Rahmenbedingungen, Genehmigungen Künstlersozialversicherung Haftung und Versicherung Umwelt- und Nachbarschaftsschutz Markenschutz Die Mehrzahl von Veranstaltungen gesellige, kulturelle oder sportliche Veranstaltungen sind genehmigungspflichtig. Der Eventmanager muss vor Veranstaltungsbeginn Überlegungen anstellen, welche Erlaubnis- bzw. Genehmigungshürden überwunden werden müssen, um eine Veranstaltung termingerecht und planmäßig durchführen zu können. Weiterhin müssen Versicherungen abgeschlossen, umweltrelevante Vorgaben und Haftungsfragen berücksichtigt werden. Eventorganisation Präsenzphase Inhalte: Projektmanagement-Prozess Konzeptions-Phase Vorbereitungsphase Durchführungsphase Nachbereitungsphase Personal und Akteure Location und Infrastruktur Catering Technik

35 33 Sven Classen, Erlebnisbüro: Die richtige Location ist für ein Event von enormer Bedeutung. Auch die Sicherheit ist hier ein Aspekt, bei dem zahlreiche Vorschriften zu beachten sind. Das schönste Konzept scheitert, wenn es nicht professionell umgesetzt wird. Dazu sind neben Organisationstalent zahlreiche Fertigkeiten und Kenntnisse erforderlich. Mario Klein, Your Event: Catering ist ein Event im Event und trägt maßgeblich zu dessen Gelingen bei. Es gilt: je exotischer die Location, desto aufwendiger ist es, eine Infrastruktur zu schaffen, die nicht zuletzt auch eine optimale Bewirtschaftung gewährleistet. Sie erhalten einen Einblick in Angebotserstellung, Planung und Durchführung eines Caterings im Rahmen unterschiedlicher Veranstaltungen. Uwe Standopp, bona dea production: Zahlreiche technische Faktoren spielen bei einem Event eine zentrale Rolle. Dies beginnt schon bei den Räumlichkeiten und der notwendigen Veranstaltungstechnik. So kann beispielsweise eine Lasershow ohne Wasseranschluss kaum stattfinden.

36 34 Präsentationstraining Präsenzphase Inhalte: Körpersprache gezielt einsetzen (Mimik und Gestik) Technische Hilfsmittel (Audio/Video) Arten der Visualisierung Persönliche Herausforderungen meistern (z. B. Lampenfieber Rahmenbedingungen checken (Raum, Teilnehmer u.v.m.) Nonverbale Kommunikation Verbale Kommunikation Präsentationsablauf Vorbereitung einer Präsentation Durchführung einer Präsentation Fremd- und Selbstwahrnehmung Praxistraining Feedback-Bögen Handouts/Unterlagen Ralph Bartels, Wirtschaftsmoderator: Die Präsentation des Eventkonzeptes vor dem Kunden Herausforderung oder Fluch? In dieser Präsenzphase ist die Wirkung der Persönlichkeit ein Schwerpunktthema, d. h. die eigenen Möglichkeiten und Fähigkeiten sollen effektiver und wirkungsvoller zur Geltung kommen.

37 Lehrgangsabschluss Voraussetzungen für den erfolgreichen Abschluss des Lehrgangs sind die regelmäßige Teilnahme an den Präsenzphasen sowie die Erarbeitung und Präsentation einer Eventkonzeption im Rahmen der IHK Abschlussprüfung. Lehrgangsabschluss: Eventmanager/in (IHK)

38 Interessenten-/ Teilnehmerbetreuung Für Ihre Fragen zum Lehrgang oder ein persönliches Beratungsgespräch steht Ihnen als Ansprechpartner des Studieninstituts für Kommunikation gerne zur Verfügung: Frau Alina Piontek Tel.: 0211/ Fax: 0211/ Frau Katja Poley Tel.: 0211/ Fax: 0211/

39 Häufig gestellte Fragen Wo finden die einzelnen Präsenzphasen statt? Am Firmensitz des Studieninstituts für Kommunikation in Düsseldorf oder im Mercure Hotel in München. Termine der Präsenzphasen? Die Termine der Präsenzphasen stehen in der Regel circa sechs Monate vorher fest und sind jederzeit in Ihrem Log-in Bereich einsehbar. Gibt es begleitendes Material? Die Teilnehmer erhalten zu jeder Präsenzphase Skripte bzw. begleitendes Lehrmaterial. Welche Prüfungen werden abgenommen? Die Abschlussprüfung besteht aus zwei Teilen: die Teilnehmer erstellen erstens eine Eventkonzeption (Fallstudie 1), die zweitens am Ende des Fernlehrgangs vor einer Fachkommission der IHK Köln präsentiert (Fallstudie 2) wird. Das zu bearbeitende Thema wird etwa sechs Monate vorher vergeben. Die Einladung zur Präsentation mit dem genauen Präsentationsdatum erhalten Sie ca. zwei Monate vor dem Termin von der IHK-Köln. Im Anschluss an den Fernlehrgang erhält der Teilnehmer das IHK-Zertifikat und IHK-Zeugnis.

40 38 Was sind Fallstudien? Auf Basis der erworbenen fachlichen Kenntnisse und Kompetenzen bearbeiten die Teilnehmer/innen in den Fallstudien komplexe Aufgabenstellungen aus der beruflichen Praxis, die bearbeitet und präsentiert werden. Sie dienen auch der Entwicklung ausgewählter überfachlicher Kompetenzen. Was passiert, wenn ich an einer Präsenzphase nicht teilnehmen kann? Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die betreffende Präsenzphase drei Monate später im Nachfolgekurs nachzuholen. Finden zwei Kurse nebeneinander statt, kann die Präsenzphase auch im Parallelkurs besucht werden. Dies muss jedoch jeweils der zuständigen Lehrgangsbetreuerin Andrea Bethmann abgestimmt werden, um zu verhindern, dass eine Präsenzphase von einer zu großen Teilnehmerzahl frequentiert wird, was die Qualität negativ beeinflussen würde. Vermittelt das Praktika oder Stellen? Stellenangebote Auf können sich Stellensuchende mit ihrer -Adresse anmelden und sich mittels des JOBALARMS umgehend attraktive Arbeitsangebote unterbreiten lassen. Durch die Angabe des Wunscharbeitsortes und der Branche lassen sich die Angebote beschränken. So erhalten Interessierte nur für sie in Frage kommende Stellenanzeigen. Stellengesuche Sollten Arbeitgeber selbst geschultes Fachpersonal auswählen wollen, so finden sie im Bereich Gesuche zurzeit mehrere hundert Personen, die sich mit ihrem Lebenslauf vorstellen. Jeder, vom Brancheneinsteiger bis zum

41 39 Eventprofi, kann sich online eintragen und Personalsuchern umfassend präsentieren. Ein Foto rundet die Präsentation ab. Der erste Kontakt wird per hergestellt. Dieser Service ist für Stellensuchende und Arbeitgeber kostenlos! Angebote einsehen/aufgeben Am Schnellsten finden Bewerber eine neue Anstellung, indem sie unsere Homepage besuchen. Hier werden alle aktuellen Angebote nach Branchen aufgeführt. Eine Annonce ist schnell und einfach über die Formulare auf möglich. Notizen:

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