Dezentrale Zusammenarbeit und die Digitalisierung von Kollaborationsprozessen

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1 Dezentrale Zusammenarbeit und die Digitalisierung von Kollaborationsprozessen Maria Frank (M.Sc.) Frau Frank ist Doktorandin im PBL Laboratory (pbl.stanford.edu) an der Stanford Universität in Kalifornien. Seit 2013 forscht sie im Silicon Valley an der Verbesserung globaler Zusammenarbeit. Die drei Themen, welche globales Arbeiten in Stanford sowie im Silikon Valley charakterisieren sind das Mindset sowie Prozesse der dezentralen und virtuellen Kollaboration Was versteht man unter Mindset? Das Lehr- und Arbeitsmindset ist charakterisiert durch Flexibilität, Transparenz, und die Wertschätzung von Ideen. Um die Anwendung dieser Ansätze in der digitalen Arbeitswelt zu verstehen gilt es die lokale Umsetzung zu betrachten. Flexibilität Arbeitsplätze in Stanford sind mit bewegbaren Möbeln ausgestatten. Sitzgelegenheiten, Tische und Tafeln sind auf rollen, sodass sich Teams Ihre eigenen Arbeitsumgebungen je nach Bedarf zusammenstellen können. Des Weiteren werden Möbel in unterschiedlicher Form, Textur, und Nutzung frei Zusammengestellt um verschiedene Bedürfnisse zu befriedigen und visuelle Reize zu schaffen. Diese flexible vielfältige Arbeitsumgebung fördert Kreativität, Zusammenarbeit, und Wohlbefinden. Ideenschmieden wie Google, Apple und Facebook haben diese Prinzipien schon lange in Ihre Arbeitsumgebungen integriert und den Wert in der Ideen Generation erkannt. Transparenz Arbeitsplätze sind mit höchstmöglicher Transparenz gestaltet. Offene Flächen sowie Glaskuben, sogenannte fish bowls bilden die Hauptarbeitsräume. Zu sehen wie konzentriert Teams arbeiten motiviert und inspiriert Andere. Die Energie kreiert durch gute Zusammenarbeit wird erlebbar. Die Transparenz bildet Brücken und verringert Hemmschwellen die spontane Zusammenarbeit und den Austausch zwischen unterschiedlichen Gruppen im Allgemeinen erschweren. Wertschätzung von Ideen Die Flexibilität und Transparenz in der Arbeitsumgebung ermöglicht den Zugang zu Ideen von anderen Gruppen. Diese Ideen fungieren als Anregung und Vorbildung zur Weiterentwicklung eigener Vorhaben. Sie sind Startpunkte zur Generierung neuer Entwicklungen. Ideen sind nicht exklusiv und sollen das Umfeld inspirieren. Stanford und das Silikon Valley leben von der Umsetzung als vormals unrealistisch eingeschätzter Ideen und in diesem Sinne ist jede Idee eine gute Idee und Ideenkreierung oder Ideation durch Brainstorming in verschiedenen Projektphasen ist einer der wichtigsten Grundbestandteile der Zusammenarbeit. 1

2 Was sind die Grundbausteine der dezentralen Zusammenarbeit? Grundbausteine sind Methoden des Datenaustausches, digitale Technologien, sowie digitale Prozesse der Zusammenarbeit. Datenaustausch Datenaustausch finden auf vier verschiedenen Ebenen statt: Kommunikation, Koordination, Kollaboration, und Speicherung. Unternehmen haben oftmals interne Kommunikationskanäle und technologien, welche die dezentrale Zusammenarbeit unterstützen. Es gibt jedoch eine Vielzahl an Produkten die digitale Zusammenarbeit unterstützen. Unternehmen können diese problemlos in Ihre Prozesse integrieren oder sich Anregung für notwendige funktionale Erweiterungen ihrer internen Systeme holen. Insbesondere in jüngeren Unternehmen und Projektteams werden jedoch vermehrt Kommunikationstools wie WhatsApp und Facebook benutzt, die eine sehr niedrige Verwendungsschwelle haben. Nutzer sind sehr vertraut mit der Funktionalität und der Verwendung im Alltag, diese Vertrautheit verringert Barrieren und ermöglicht eine schnellere und direktere Kontaktaufnahme und Kommunikation über Distanz, ähnlich wie das Gespräch am Kaffeeautomaten im Büro. Die Frage ist: Was nutzen wir ohnehin und wie kann man es reibungslos in Arbeitsprozesse einbinden?. Kollaborationssoftware ist ein weiterer integraler Bestandteil erfolgreicher dezentraler Zusammenarbeit. Programme wie asana ermöglichen die Visualisierung und Verdeutlichung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Planung von Prozessen für Teams in der digitalen Welt. Eine Vielzahl von Kollaborationsplattformen ermöglicht die dezentrale Zusammenarbeit. Video Konferenztechnologien wie GoToMeeting, AdobeConnect, Google Hangout und viele andere ermöglichen Audio, Video und Bildschirmpräsentationen bis hin zu Co-Gestaltung und Arbeit an Dokumenten. Dies ermöglicht reibungslose Meetings. Viele dieser Programme haben bereits eine App- Version, welche die Teilnahme an Meetings nicht nur im dezentralen sondern auch im mobilen Arbeiten in vollem Umfang unterstützt. Jedes dieser Tools hat verschiedene Funktionalitäten und es ist ratsam die freien Testversionen zu nutzen um das adäquate Tool für die eigenen Bedürfnisse zu bestimmen. GoToMeeting als Desktop- und App-Lösung 2

3 Für die dezentrale Speicherung und Austausch von Daten werden in Teams ohne Unternehmensinterne Plattform häufig Tools wie Dropbox, box, oder Google Drive benutzt. Sie ermöglichen die Speicherung, Kommentierung, sowie parallele Bearbeitung von Dateien. Auch hier hat jede Software Ihre eigenen Stärken, die oftmals die Kapazität von Hausinternen System übersteigen. Digitale Technologien Digitale Technologien erstrecken sich von digitaler Umwelt bis hin zu Integrationstechnologien. Um nahtlos mit dezentralen Teams zu arbeiten werden digitale Technologien wie SmartBoards, eine digitale Tafel die parallele Manipulationen erlaubt, und Live Video Streams zu dezentralen Standorten in die Arbeitsumgebung eingebunden. Dies ermöglichte flexible und transparente Kollaboration in dezentralen Teams ähnlich der Zusammenarbeit am gleichen Standort. Bearbeitung von Inhalten am SmartBoard In dezentralen Teams ermöglicht die Integration von verschiedenen Technologien die bestmögliche Integration aller dezentralen Teammitglieder. Durch die Verwendung individueller Lösungen können die Bedürfnisse des Individuums und Teams einbegriffen werden und Standorte können je nach Kapazität integriert werden. Die Lösungen reichen von reinem Audio zu Videokonferenz, bis hin zur Nutzung von virtuellen Welten und physischen Repräsentationen. Der Q-Bot ist ein beweglicher Computer, welcher eine physische Präsenz für ein Teammitglied darstellt. Teammeeting mit 3 lokalen und 3 dezentralen Teammitglieder die Video Konferenz und Q-Bot nutzen 3

4 Was bedeutet virtuelles Arbeiten? Moderne Plattformen wie Terf-3DICC ermöglichen die Kollaboration in virtuellen Welten, welche reale Arbeitsumgebungen nachbilden. Nutzer gestalten ihre eigene virtuelle Präsenz, ihren Avatar, welcher sich in der Arbeitsumgebung bewegt. Die Arbeitsumgebung bietet alle Möglichkeiten der Flexibilität und Transparenz der realen Welt. Die Möglichkeiten umfassen: - Das Laden von 3D Modellen - Aufstellen von Displays - Präsentation einer Vielzahl von Dateitypen, und Onlineinhalten - Gemeinsame Bearbeitung der Inhalte unabhängig vom Speicherort der Ursprungsdatei - Videounterstützung - 24 Stunden Verfügbarkeit von Inhalten für alle Teilnehmer - Brainstorming - Zeichnen und Manipulation von Inhalten Die virtuelle Welt ermöglicht eine Nachbildung von lokalen Arbeitsumgebungen. Dies unterstützt und fördert das Gefühl von Nähe und Zusammengehörigkeit. Gleichzeitig bietet die virtuelle Welt einen zentralen Speicherort für und Zugang zu Dateien und eine Übersicht über den Projektstatus. Die virtuelle Arbeitsumgebung 3D Modelle zur Betrachtung und Begehung 4

5 Diskussion und gemeinsame Bearbeitung von Inhalten 5

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