21. Sitzung des Standardisierungsausschusses

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1 Arbeitsstelle für Standardisierung 4. Dezember Sitzung des Standardisierungsausschusses Donnerstag, 31. Mai 2012, 11:15 bis 14:50 Uhr Deutsche Nationalbibliothek, Frankfurt am Main, Raum 404 Teilnehmerinnen und Teilnehmer Bayerische Staatsbibliothek Herr Dr. Ceynowa in Vertretung von Herrn Dr. Griebel Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg Frau Dr. Mallmann-Biehler Bibliotheksverbund Bayern Deutsche Nationalbibliothek ekz Bibliotheksservice GmbH Gemeinsamer Bibliotheksverbund Hessisches Bibliotheks-Informationssystem Hessisches Bibliotheks-Informationssystem Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin Brandenburg Kultusministerkonferenz Die Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH Schweizerische Nationalbibliothek Staatsbibliothek zu Berlin Vertretung für das Öffentliche Bibliothekswesen Ständiger Gast (für das Öffentliche Bibliothekswesen) Ständiger Gast (für das Öffentliche Bibliothekswesen) Herr Dr. Hohoff Frau Dr. Niggemann Herr Seeger Herr Diedrichs Herr Dugall (Vorsitz) Frau Albrecht Frau Dr. Schomburg Frau Rusch Herr Prof. Hagenau Herr Mag. Hamedinger Frau Uebelhard-Petzold Herr Dr. Finger und Herr Richter (Gast) Herr Budjan Herr Nolte Herr Dr. Teichert Entschuldigt Deutsche Forschungsgemeinschaft Frau Dr. Eckelmann Deutsche Nationalbibliothek Herr Altenhöner Frau Behrens (Protokoll) Frau Feilhauer Frau Frodl Frau Gömpel Frau Oehlschläger Frau Scheven Abteilung Informationstechnik Arbeitsstelle für Standardisierung Abteilung Informationstechnik (zu TOP 5.b) Arbeitsstelle für Standardisierung Arbeitsstelle für Standardisierung Arbeitsstelle für Standardisierung Abteilung Inhaltserschließung (zu TOP 5.b)

2 Tagesordnung 1. Begrüßung, Genehmigung der Tagesordnung 2. Bericht der Arbeitsstelle für Standardisierung 3. Bericht aus der AG Kooperative Verbundanwendungen 4. Antrag auf Änderung der Geschäftsordnung, Anhang: Geschäftsordnung der Expertengruppen 5. Internationalisierung der deutschen Standards a. Gesamtprojektzeitplan b. Gemeinsame Normdatei (GND) c. Resource Description and Access (RDA) I. Sachstandbericht II. Stand des Projekts in der DNB III. Stand in den Verbünden / bei den Mitgliedern des STA IV. Beschluss über das weitere Vorgehen 6. Verschiedenes a. Termin der nächsten Sitzung Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 2

3 Unterlagen Folgende Unterlagen wurden ab dem 10. Mai 2012 auf dem ftp-server bereitgestellt und über die Mailingliste angekündigt: Zu 1: Tagesordnung Dateiname: top1_tagesordnung_ pdf Zu 2: Bericht der Arbeitsstelle für Standardisierung Dateiname: top2_bericht_afs_mai2012.pdf Zu 3: Bericht aus der AG Kooperative Verbundanwendungen Dateiname: top3_statusbericht_agkva.pdf (nachgereicht am 14. Mai 2012) Zu 4: Änderung der Geschäftsordnung Dateiname: top_4_aenderung_geschäftsordnung.pdf Zu 5.a: Gesamtprojektzeitplan Dateiname: top5a_gesamtprojektzeitplan.pdf (aktualisiert am 14. Mai 2012) Zu 5.b: Projekt Gemeinsame Normdatei Dateiname: top_5b_gnd.pdf Zu 5.c: Resource description and access (RDA) Dateinamen: top5ci_rda_sachstandsbericht.pdf top5cii_anlage_festlegungen_projekt_rda.pdf top5cii_anlage_rda_umstieg_verbuende.pdf (nachgereicht am 15. Mai 2012) top5cii_rda_projekt.pdf top5ciii_rda_umfrage.pdf (aktualisiert am 14. Mai 2012) top5civ_anlage_ag_rda.pdf (nachgereicht am 30. Mai 2012) top5civ_rda-beschlussvorlage.pdf (nachgereicht am 30. Mai 2012) Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 3

4 1. Begrüßung, Genehmigung der Tagesordnung Herr Dugall begrüßt in seiner Eigenschaft als Vorsitzender die Mitglieder, ständigen Gäste und Gäste des Standardisierungsausschusses, Frau Feilhauer und Frau Scheven zu TOP 5.b. Frau Dr. Eckelmann von der Deutschen Forschungsgemeinschaft ist entschuldigt. Es sind 13 stimmberechtigte Mitglieder anwesend, somit ist der Standardisierungsausschuss laut Geschäftsordnung beschlussfähig. Die Tagesordnung wird in der vorliegenden Form angenommen, es gibt keine Ergänzungen. Herr Hamedinger bittet darum, in TOP 5 das Wort deutsch durch deutschsprachig zu ersetzen. 2. Bericht der Arbeitsstelle für Standardisierung Der vorliegende Bericht der Arbeitsstelle für Standardisierung wird zustimmend zur Kenntnis genommen. Auf Seite 4 des Berichts wird zum Projekt VIAF erwähnt, dass die Daten auch als Linked Data zur Verfügung stehen. Es wird nachgefragt, ob es sich um Linked Open Data handelt. [Anm.: Die Daten des VIAF stehen grundsätzlich unter einer ODC Attribution License (ODC-BY).] 3. Zusammenarbeit der Verbundsysteme 3.a Bericht aus der AG Kooperative Verbundanwendungen Zum vorliegenden Bericht der Arbeitsgruppe Kooperative Verbundanwendungen gibt es keine Ergänzungen oder Anmerkungen. Er wird zustimmend zur Kenntnis genommen. 4. Antrag auf Änderung der Geschäftsordnung, Anhang: Geschäftsordnung der Expertengruppen In seiner 14. Sitzung am 6. Juni 2007 hat der Standardisierungsausschuss die Neuordnung der Expertengruppen beschlossen, dazu gehört auch die Expertengruppen-übergreifende Kooperation durch Arbeitsgruppen. Diese Änderung wurde bislang nicht in der Geschäftsordnung der Expertengruppen nachvollzogen. Die Arbeitsstelle für Standardisierung hat daher einen Antrag auf Änderung der Geschäftsordnung, Anhang: Geschäftsordnung der Expertengruppen vorgelegt, der von den Sitzungsteilnehmern diskutiert und an einigen Stellen modifiziert wird. Die geänderten Passagen sind fett gedruckt: Antrag auf Änderung der Geschäftsordnung, Anhang: Geschäftsordnung der Expertengruppen 1 Expertengruppen (1) Zur Unterstützung der Arbeit der Arbeitsstellen durch fachliche Beratung, Diskussion und Beschlussfassung von Entwürfen kann der Standardisierungsausschuss Expertengruppen bzw. übergreifende Arbeitsgruppen einsetzen, die in seinem Auftrag tätig werden. Aufgabe der jeweiligen Expertengruppe ist es, die Entwicklungsarbeit der jeweiligen Arbeitsstelle konstruktiv zu begleiten und fachlich abzusichern, Entwicklungsarbeit zu leisten und neue Vorhaben anzustoßen. Bei Vorhaben, die mehrere Standardisierungsbereiche betreffen, arbeiten mehrere Expertengruppen übergreifend zusammen. Expertengruppenübergreifende Arbeitsgruppen sind den Expertengruppen gleichgestellt. Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 4

5 (2) Den Vorsitz der Expertengruppen führen die hauptamtlichen Vertreter bzw. Vertreterinnen der Deutschen Nationalbibliothek. Diese sind auch für Geschäftsführung und Organisation der Expertengruppen des jeweiligen Teilbereichs zuständig. Eine akut auftretende Abwesenheitsvertretung wird jeweils durch ein in der ersten Sitzung einer Amtsperiode gewähltes Mitglied wahrgenommen. Die übrigen Mitglieder der Expertengruppen werden von den im Standardisierungsausschuss vertretenen Institutionen vorgeschlagen und für die Dauer von drei Jahren von der Arbeitsstelle für Standardisierung im Einvernehmen mit dem bzw. der Vorsitzenden benannt. Die einmalige Wiederberufung ist zulässig. Über Ausnahmen entscheidet der Standardisierungsausschuss. Als Mitglieder werden Experten aus allen Bereichen des Bibliotheksund Informationswesens berufen. Mitglieder von Expertengruppen haben das Mandat, über vorgelegte Entwürfe zu entscheiden. Voraussetzung für die Benennung ist die Freistellung im Rahmen des Notwendigen durch die Dienststelle für die praktische Mitarbeit an der Entwicklung von Standards. Die Mitglieder des Standardisierungsausschusses haben die Möglichkeit, mehrere Experten für eine Expertengruppe zu benennen, die je nach Tagesordnung an den Sitzungen teilnehmen können (3) Zu Sitzungen der Expertengruppen können für Einzelfragen sachverständige Gäste einbezogen werden. Ist ein Mitglied einer Expertengruppe an einer Sitzungsteilnahme ausnahmsweise verhindert, kann die im Standardisierungsausschuss vertretene Institution, die das Mitglied vorgeschlagen hat, einen Vertreter für die Sitzung benennen. Der Vertreter nimmt das Stimmrecht des Mitglieds wahr. (4) Mitglieder von Expertengruppen können nicht gleichzeitig Vertreter bzw. Vertreterin einer Institution im Standardisierungsausschuss sein. (5) Für zeitlich abgrenzbare Aufgaben können vom Standardisierungsausschuss zeitweilige Expertengruppen für befristete Zeit (bis zu zwei Jahren) eingerichtet werden. Für diese gelten die Bestimmungen der Ziffern 1 4 entsprechend. (6) Zur Bearbeitung von spezifischen Einzelthemen können die Expertengruppen kleinere Ad-hoc-Arbeitsgruppen aus ihrem Kreis bilden. (7) Die Expertengruppen berichten über die Arbeitsstelle für Standardisierung an den Standardisierungsausschuss, der über die Empfehlungen der Expertengruppen beschließt. 3 Einberufung von Sitzungen (1) Expertengruppen gemäß 1 treten abhängig von den konkreten Arbeitsvorhaben zu Sitzungen zusammen. (2) Der bzw. die Vorsitzende laden zu den Sitzungen der Expertengruppen unter Übermittlung der vorgesehenen Tagesordnung und der erforderlichen Unterlagen in der Regel mit einer Frist von vier Wochen ein. Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 5

6 (3) Um für einen lückenlosen Informationsfluss zu sorgen und um Aktivitäten miteinander abzustimmen, können die Vorsitzenden der Expertengruppen bzw. der Arbeitsgruppen jeweils an den Sitzungen und Diskussionen der anderen Gruppen gemäß 1. Abs. 1 teilnehmen. Der Standardisierungsausschuss beschließt einstimmig die Änderung der Geschäftsordnung der Expertengruppen. Nach 7 der Geschäftsordnung tritt diese Änderung mit sofortiger Wirkung in Kraft. 5. Internationalisierung der deutschsprachigen Standards 5.a. Gesamtprojektzeitplan Ein aktualisierter Gesamtprojektzeitplan liegt vor. Einzelne Mitglieder hinterfragen die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Anpassung. Der Plan wird laufend aktualisiert und ist nur eine grobe Orientierungshilfe. Die Arbeitsstelle für Standardisierung greift den Punkt auf und wird das Konzept der Vorlage bis zur nächsten Sitzung des Standardisierungsausschusses überprüfen. Im Einzelnen wird auf Seite 9 der Punkt Integration der RSWK in ein gemeinsames RDAkonformes Erschließungsregelwerk angesprochen. Die Aussagen zur Sacherschließung in den RDA liegen mittlerweile vor. Das Joint Steering Committee for Development of RDA (JSC) legt zurzeit keinen Schwerpunkt auf den Bereich Inhaltserschließung und hat derzeit keine Pläne, Regeln für eine umfassende Inhaltserschließung in das Regelwerk aufzunehmen. Die Expertengruppe Sacherschließung hat sich bereits mit der Thematik befasst und strebt eine Überarbeitung der RSWK im Hinblick auf RDA an. Bislang sind dies aber nur die Ergebnisse aus dem GND-Projekt. Es wird angeregt, darüber hinaus die Vorstellungen der deutschsprachigen bzw. europäischen Anwender aktiv in die RDA-Entwicklung einzubringen. Dieser Wunsch soll als Anstoß in die EG Sacherschließung eingebracht werden. Aus dem Gesamtprojektzeitplan soll dieser Punkt gestrichen werden. 5.b. Gemeinsame Normdatei (GND) Gäste zu diesem Tagesordnungspunkt sind Frau Feilhauer und Frau Scheven, die zusammen mit Frau Pfeifer die Projektleitung des GND-Projekts bilden. Ein schriftlicher Bericht liegt vor. Der Zeitplan des GND-Projekts wurde eingehalten, und die Umstiege sind überall vollzogen. Die eigentliche Arbeit liegt nun bei den Fachabteilungen, so z. B. die Beantwortung von Fragen, die aus den Schulungen entstehen. Das Projekt endet am 30. Juni Nach der Produktivnahme im April 2012 wurde mit der Zusammenführung der Entitäten begonnen. Diese Arbeit wurde bewusst auf die Zeit nach dem Umstieg verschoben. Die Teilnehmer der Sitzung nehmen den Bericht zustimmend zur Kenntnis und danken allen am Projekt beteiligten nachdrücklich. Der außerordentlich hohe Arbeitsaufwand der in diesem Projekt über drei Jahre bewältigt wurde und von dem zahlreiche Kolleginnen und Kollegen in der DNB und in den Verbünden und der ZDB betroffen waren, wird mit großer Anerkennung zur Kenntnis genommen. Bei aller Freude über den erfolgreichen Abschluss des Projekts ist es den Mitgliedern des Standardisierungsausschusses wichtig, aus den gemachten Erfahrungen für weitere Projekte zu lernen und den Ablauf des Projekts auch kritisch zu betrachten. Das Projekt GND hat hohe Aufwände und Kosten im Sach- sowie im Personalbereich erzeugt, die zu Beginn des Projekts so Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 6

7 nicht erkennbar waren. In weiteren, ähnlich komplexen Projekten sollte zumindest der Versuch unternommen werden, die Auswirkungen sowohl der organisatorischen, technischen als auch der fachlichen Art von Anbeginn an mit zu betrachten. Dies kann jedoch nicht durch die zentrale Projektsteuerung erfolgen, vielmehr müssen sich auch die an einem Projekt beteiligten weiteren Partner frühzeitig für ihre eigene Institution in die laufende Arbeit und die Entscheidungsprozesse einbringen. Es wird vereinbart, die vorhandenen Kommunikationswege noch besser zu nutzen und die Rückmeldungen der Arbeitsebene in die Entscheidungsebene von Beginn an in die Projektsteuerung einzubeziehen. Im aktuellen Projekt RDA wird es bspw. von Seiten des Standardisierungsausschusses einen konkreten Arbeitsauftrag für die Arbeitsgruppe RDA geben, der unter anderem eine regelmäßige Berichtspflicht vorsieht. Im Gegenzug verpflichten sich die Mitglieder des Standardisierungsausschusses, regelmäßig mit ihren Experten die Arbeitsschritte unter den oben genannten Aspekten insbesondere auch der jeweiligen regionalen Anforderungen zu evaluieren, um die spätere reibungslose Umsetzung in ihrem Umfeld sicherzustellen. 5.c. Resource Description and Access (RDA) 5.c.I. Sachstandbericht Zum vorliegenden Sachstandbericht gibt es keine Ergänzungen oder Anmerkungen. Er wird zustimmend zur Kenntnis genommen. 5.c.II. Stand des Projekts in der DNB Ein schriftlicher Bericht liegt vor. Die unter TOP 5.b Gemeinsame Normdatei vorgebrachten Anforderungen zur Kommunikation innerhalb des Projekts und die Evaluierung der Arbeitsschritte werden an dieser Stelle noch einmal bekräftigt. Die kooperative Erarbeitung der Anwendungsregeln für den deutschsprachigen Raum bildet die Grundlage für die weitere Arbeit. Die vorhandenen Kommunikationswege (Standardisierungsausschuss, AG Verbund, AG RDA, AG KVA) sollen gleichmäßig einbezogen werden, auch wenn hierbei Doppelungen entstehen können. Die DNB erklärt auf Nachfrage, dass es im Abschnitt "Anwendungsregeln" im vorletzten Satz statt "Anforderungen aus dem deutschsprachigen Raum abgeglichen" "Anforderungen der DNB abgeglichen" heißen muss. Darüber hinaus wird angemerkt, dass im Abschnitt "Kooperation mit den Verbundpartnern" das Wort "zunächst" im ersten Spiegelstrich (in der Aufzählung der übereinstimmenden Positionen) nicht der Auffassung der Verbünde entspricht. Die deutsche Übersetzung der RDA soll voraussichtlich im dritten Quartal 2012 vorliegen und bereits die Updates aus der Toolkit-Ausgabe April 2012 beinhalten. 5.c.III. Stand in den Verbünden / bei den Mitgliedern des STA Zur vorliegenden Übersicht gibt es keine Ergänzungen. 5.c.IV. Beschluss über das weitere Vorgehen Die Arbeitsstelle für Standardisierung als Geschäftsstelle des Standardisierungsausschusses hat gemeinsam mit dem Vorsitzenden für diesen Tagesordnungspunkt eine Beschlussvorlage vorgelegt. Diese stellt den Versuch dar, aus den in den letzten Wochen von der DNB und den Verbünden eingebrachten Vorlagen eine gemeinsame Beschlussvorlage unter Berücksichtigung des Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 7

8 Beschlusses zur Implementierung der RDA aus der letzten Sitzung des Standardisierungsausschusses zu erstellen. Diese Beschlussvorlage orientiert sich an dem von der AG KVA kurz vor der Sitzung eingebrachten Papier RDA-Projekt aus Sicht der Verbünde. In der Diskussion werden einzelne Punkte angesprochen und modifiziert: Kostenneutralität. Hier ist gemeint, dass die laufende Arbeit nach dem Umstieg nicht aufwendiger als vorher sein darf. Der Umstiegsprozess an sich erzeugt selbstverständlich Kosten. Der Begriff Szenario 2 muss in der Beschlussvorlage erklärt werden. Dies soll in einem zusätzlichen erläuternden Text geschehen. Der Zusatz...dass die DNB in geeigneter Form Metadaten zur Verfügung stellt,... wird dahingehend geändert:... die DNB verpflichtet sich, Metadaten... und wird ebenfalls in den erläuternden Text übernommen. Der Arbeitsauftrag für die einzusetzende AG RDA muss festgelegt werden. Hierzu gehören: Erstellung der Anwendungsregeln für den deutschsprachigen Raum, Klärung der Problemfelder im Umstiegsprozess (z. B. Auswirkungen auf Formate, Altdaten, ZDB), ein Projektmanagement seitens der DNB für die Arbeitsgruppe über den gesamten Arbeitszeitraum, Berichtspflicht der Arbeitsgruppe auch unter Effizienzgesichtspunkten, Festlegung von Meilensteinen und Zeitplänen sowie die Erstellung von Schulungsunterlagen. Auch Vertreter von nicht im Standardisierungsausschuss vertetenen Institutionen dürfen an der AG RDA teilnehmen. Ein erster Vorschlag für einen Arbeitsauftrag wird noch in der Sitzung vorgelegt. An diesem Entwurf soll weitergearbeitet werden und das Ergebnis dem Standardisierungsausschuss vorgelegt werden, der im Umlaufverfahren darüber abstimmen wird. Die DNB plant, abhängig vom Umstiegszeitpunkt der Library of Congress auf den neuen Standard, ihren Umstieg ab Mitte Sollten sich aus den Arbeitsergebnissen der AG RDA neue Erkenntnisse ergeben, die diesen Termin nicht möglich machen, wird die DNB ihre Umstiegsplanung entsprechend anpassen. Sollte ein getrennter Umstieg der DNB und der Verbünde jedoch ohne große Probleme machbar sein, bleibt die DNB bei ihrer ursprünglichen Planung. Alle Partner in den beteiligten Institutionen beschließen, den Umstieg auf RDA so zeitnah wie möglich an den Umstieg der DNB zu koppeln. Die kooperative Vorgehensweise im gesamten Verfahren soll in den ergänzenden Text zur Beschlussfassung aufgenommen werden. Der aus diesen Anforderungen entstandene neue Beschlussvorschlag wird in der anschließenden Diskussion einstimmig angenommen. Der Standardisierungsausschuss beschließt: die RDA-Implementierung nach Szenario 2, mit dem Ziel, einen im Ergebnis kostenneutralen Stand zu erreichen, für den Datentausch und die damit verbundenen MARC-Formatfestlegungen eine RDA- Implementierung nach Szenario 2, die Einrichtung einer expertengruppen-übergreifenden Arbeitsgruppe RDA, Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 8

9 den Umstieg auf RDA in allen beteiligten Einrichtungen so zeitnah wie möglich an den Umstieg der DNB zu koppeln. Die Festlegung eines exakten zeitlichen Rahmens wird auf der Basis der Ergebnisse der AG RDA erfolgen, eine kontinuierliche Abstimmung mit den Ausbildungseinrichtungen vorzusehen, um den neuen Standard zeitnah in der Lehre zu verankern. Zusätzlich wird der Beschluss durch einen erläuternden Text ergänzt und der Arbeitsauftrag der AG RDA wird formuliert. Beide Ergänzungen werden im Umlaufverfahren durch den Standardisierungsausschuss abgestimmt. 6. Verschiedenes 6.a Termin der nächsten Sitzung Als Termin für die 22. Sitzung des Standardisierungsausschusses wird Mittwoch, der 28. November 2012 festgelegt. Frau Uebelhard-Petzold als Vertreterin der Schweizerischen Nationalbibliothek nimmt heute zum letzten Mal an der Sitzung des Standardisierungsausschusses teil. Herr Dugall dankt ihr im Namen aller Mitglieder für die geleistete Arbeit und wünscht ihr alles Gute für die Zukunft. Die Schweizerische Nationalbibliothek wird künftig durch Herrn Aliverti vertreten. Mit einem Dank an alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen schließt Herr Dugall die Sitzung. Ende der Sitzung 14:50 Uhr Vorsitzender Berndt Dugall Protokoll Renate Behrens Protokoll der 21. Sitzung des Standardisierungsausschusses Status: verabschiedet 9