Mobile Arbeits- und Auftragszeiterfassung. Fa. Robert Steinhäusler GmbH. Bedienungsanleitung Handy und Programm

Transkript

1 Mobile Arbeits- und Auftragszeiterfassung Fa. Robert Steinhäusler GmbH Bedienungsanleitung Handy und Programm T: F:

2 Inhalt Geräteaufbau und Bedienelemente... 2 Handy einschalten, ausschalten oder neustarten... 3 Internetverbindungen am Handy... 4 Ein- und Ausschalten der Datennetzverbindung (Mobile Internetverbindung)... 4 Ein- und Ausschalten der WLAN-Verbindung... 5 Handy mit bereits bestehendem Google Konto einrichten... 6 Wichtige Einstellungen am Handy... 8 Programm installieren... 9 Programm-Einstellungen (App) Programm updaten Programm starten Programm beenden Bedienung des Programmes im Menü INFO Navigation zum Kunden über die Details Telefonat mit Kunden über die Details Stempeln von Unterbrechungen Beginn der Arbeitszeit abweichend zur Stammfiliale Übersicht der Aufträge im Menü AUFTRAG Übersicht aller Stempelungen im Menü ARCHIV Manuelle Synchronisierung der Daten im Menü ARCHIV Monatsplan Adobe Reader App installieren Monatsplan öffnen T: F: info@inveoo.com Seite 1

3 Geräteaufbau und Bedienelemente Seite 2 T: F: info@inveoo.com

4 Handy einschalten, ausschalten oder neustarten Kurz auf die Ein/Aus-Taste am rechten Rahmen des Handys drücken schaltet das Display aus oder ein. 2 Sekunden lang auf die Ein/Aus-Taste am rechten Rahmen des Handys drücken öffnet das Fenster Geräteoptionen (Abb. 2). Ein Klick auf den Eintrag Ausschalten schaltet das Gerät aus. Ein Klick auf den Eintrag Neustart startet das Gerät neu. T: F: info@inveoo.com Seite 3

5 Internetverbindungen am Handy Kontrollieren ob und welche Internetverbindung besteht. Internet über WLAN Internet über das Datennetz keine Internetverbindung WLAN ist eingeschaltet Datennetz wird bei WLAN nicht benötigt Datennetz ist eingeschaltet WLAN ist ausgeschaltet Datennetz ist ausgeschaltet WLAN ist ausgeschaltet Ein- und Ausschalten der Datennetzverbindung (Mobile Internetverbindung) 2 Sekunden lang die Ein/Aus-Taste am rechten Rahmen des Handys drücken Der Eintrag Datennetzmodus zeigt den Status der Datenverbindung über das Mobilnetz an. Datennetzmodus aktiviert: Internet ist EIN Datennetzmodus deaktiviert: Internet ist AUS Ein Klick auf den Eintrag aktiviert oder deaktiviert die Internetverbindung. Seite 4 T: F: info@inveoo.com

6 Ein- und Ausschalten der WLAN-Verbindung Mit einem Klick auf Menü (Abb. 1) Einstellungen (Abb. 2) wird die Seite Einstellungen aufgerufen. Gleich der erste Eintrag schaltet das WLAN Ein oder Aus. Dazu einfach den Schiebeschalter mit dem Finger (Abb. 3) nach rechts wischen (swipen). Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Ein Klick auf den Eintrag WLAN (Abb. 4) öffnet das Fenster der verfügbaren WLAN-Netze. Ein Klick auf das gewünschte Netz (Abb. 5) öffnet das Fenster in dem das Passwort für dieses WLAN eingegeben werden kann. Ein Klick auf Verbinden (Abb. 6) stellt die Verbindung mit dem WLAN und damit mit dem Internet her. Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 T: F: info@inveoo.com Seite 5

7 Handy mit bereits bestehendem Google Konto einrichten Mit einem langen Druck auf die Ein/Aus-Taste das Handy einschalten. Die Einrichtung laut den Screenshots durchführen. WLAN oder SIM Karte wird benötigt! Das Google Konto mit der jeweiligen Personalnummer des Mitarbeiters einrichten. Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 1q2w3e4r.0 Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 Seite 6 T: F: info@inveoo.com

8 Abb. 7 Abb. 8 Abb. 9 Abb. 10 Abb. 11 Abb. 12 Anschließend noch auf Beenden klicken und das Handy ist eingerichtet. T: F: info@inveoo.com Seite 7

9 Wichtige Einstellungen am Handy Bevor das Programm installiert werden kann, müssen Einstellungen gesetzt werden, die für die Installation und für den Betrieb vorausgesetzt werden. Andere Quellen als den Play Store erlauben Apps zu installieren: Durch einen Klick auf Menü Einstellungen Sicherheit wird die Einstellungsseite Sicherheit geöffnet. Durch nach unten scrollen den Eintrag Unbekannte Quellen suchen und das Häkchen aktivieren (Abb. 1-3). Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Standortdienste aktivieren: Durch einen Klick auf Menü Einstellungen und durch nach unten scrollen den Bereich Persönlich suchen auf den Eintrag Standortdienste klicken. Dadurch wird die Einstellungsseite Standortdienste geöffnet. Hier bitte alle drei Häkchen aktivieren oder aktiviert lassen (Abb. 4, 5 und 6). Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 Seite 8 T: F: info@inveoo.com

10 Programm installieren So funktioniert die Installation der App: Die App kann von der Seite geladen werden. Bitte auf den Button App laden klicken. Die Datei Peter Max.apk wird heruntergeladen und im Ordner Download abgespeichert. Durch einen Klick auf den Pfeil links oben wird die Datei auf dem Handy abgelegt und anschließend installiert. Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 T: F: info@inveoo.com Seite 9

11 Programm-Einstellungen (App) Folgende App-Einstellungen sind am Handy fix eingetragen, damit eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt werden kann (mit Passwort geschützt und kann nur von der Administration geändert werden). Öffnen der Einstellung durch Drücken der Menü-Taste und einem Klick auf Einstellungen (Abb. 1 und 2). kurz drücken Abb. 1 Abb. 2 Mit einem Klick auf den Eintrag Daten neu laden werden die Auftragsdaten und Systemeinstellungen vom Server neu geholt. Das ist notwendig, wenn Daten gefehlt haben und diese am Server hinzugefügt wurden. Benachrichtigung bei aktiver Arbeitszeit bei einer definierten Uhrzeit, ob vergessen wurde die Arbeitszeit zu beenden. (Standard: 20:00 Uhr und aktiv) Ein Klick auf den Eintrag Administrator öffnet das Fenster Login und durch Eingabe des gültigen PIN werden die Einträge freigeschaltet. Die Mitarbeiternummer ist die zweistellige Personalnummer. Ein Klick auf den Eintrag öffnet das Bearbeitungsfenster. Hier wird die Stammfiliale eingetragen. Diese Filiale wird als erste Filiale im Fenster Zeit angezeigt. Ein Klick auf den Eintrag öffnet das Bearbeitungsfenster. Der Name des Mitarbeiters. Ein Klick auf den Eintrag öffnet das Bearbeitungsfenster. Abb. 3 Die Einträge Device ID, Sync, Config und Version können nicht verändert werden. Device ID: eindeutige ID, damit wird abgefragt, ob das Gerät berechtigt ist. Sync: letzte Synchronisation der Stempelungen. Config: letzte Synchronisation der Aufträge und Daten. Version: aktuelle Version wird angezeigt Bei der Installation auf ein neues Handy müssen Einstellungen auch im Webinterface vorgenommen werden. Dazu muss Kontakt mit dem Büro aufgenommen werden. Seite 10 T: F: info@inveoo.com

12 Programm updaten So funktioniert das Update der App: Die neue App kann von der Seite geladen werden. Bitte auf den Button App laden klicken. Die Datei Peter Max.apk wird heruntergeladen und im Ordner Download abgespeichert. Durch einen Klick auf den Pfeil links oben wird die Datei auf dem Handy abgelegt und anschließend installiert. Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 T: F: info@inveoo.com Seite 11

13 Abb. 7 Abb. 8 Seite 12 T: F: info@inveoo.com

14 Programm starten Das Programm wird mit einem Klick auf das Icon Steinhäusler GmbH gestartet. Dieses Icon befindet sich entweder auf der Startseite (Abb. 1 und 2) Abb. 1 Abb. 2 oder im Menü ein Klick auf das Icon Menü öffnet diese Übersicht (Abb. 3, 4 und 5). Beim Start der App werden automatisch die Daten synchronisiert. Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 T: F: info@inveoo.com Seite 13

15 Wurde das Programm (App) bereits einmal gestartet und es ist nicht mehr sichtbar, heißt das nicht, dass es geschlossen wurde. Das Programm läuft im Hintergrund weiter. Es kann über die Übersicht der geöffneten Apps wieder in den Vordergrund geholt werden. Diese Übersicht erhält man, wenn die Home-Taste für 2 Sekunden gedrückt wird (Abb. 1 und 2). Das Programm wird wieder sichtbar, indem man in dieser Übersicht auf den Eintrag Steinhäusler GmbH klickt (Abb. 2 und 3). 2 Sek. lang drücken Abb. 1 Abb 2 Abb. 3 Seite 14 T: F: info@inveoo.com

16 Programm beenden Das Programm muss nicht beendet werden. Sollte es notwendig werden, das Programm neu zu starten, dann funktioniert das so: Das Programm in den Hintergrund legen dafür die Home-Taste kurz drücken (Abb. 1 und 2). kurz drücken Abb. 1 Abb 2 Anschließend die Home-Taste für 2 Sekunden lang drücken (Abb. 3) die Übersicht der geöffneten Apps wird angezeigt (Abb. 3) Den Eintrag Steinhäusler GmbH mit dem Finger nach links oder rechts wegschieben (Abb. 2). 2 Sek. lang drücken Abb. 1 Abb 2 Abb. 3 Das Programm kann anschließend wieder normal gestartet werden. T: F: info@inveoo.com Seite 15

17 Bedienung des Programmes im Menü INFO Wird die App gestartet erscheint das Fenster INFO. Ist keine Arbeitszeitstempelung aktiv, wird die letzte Arbeitszeitstempelung und die rote Schaltfläche Start angezeigt (Abb. 1). Mit einem Klick auf die Schaltfläche Start erscheint das Fenster Bestätigen (Abb. 2) und mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird die Arbeitszeitstempelung gestartet (Abb.3). Mit einem Klick auf die Schaltfläche Abbrechen (Abb. 2) wird das Fenster wieder geschlossen und es wird keine Arbeitszeitstempelung begonnen (Abb. 1). Arbeitszeitstempelung: Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Wurde vorher schon eine Arbeitszeitstempelung gestartet, wird diese auch beim Start des Programmes als gestartet angezeigt. Es wird sowohl der Start der Arbeitszeit als auch der Start der Auftragszeit mit Datum, Uhrzeit und Dauer angezeigt. Rechts davon befindet sich nun die grüne Stop -Schaltfläche, mit der sich die jeweilige Stempelung beenden lässt (Abb. 5). Durch einen Klick auf die Schaltfläche Arbeitszeit Stop wird sowohl die Arbeitszeitstempelung als auch die Auftragszeitstempelung beendet. Die rote Schaltfläche Stop und die letzte Arbeitszeitstempelung werden wieder angezeigt und als nicht gestartet gekennzeichnet. Die Auftragszeit wird nicht mehr angezeigt, da eine Auftragszeitstempelung ohne gestartete Arbeitszeitstempelung nicht möglich sein darf Seite 16 T: F: info@inveoo.com

18 Auftragszeitstempelung: Nach Beginn der Arbeitszeitstempelung erscheint darunter das Feld Auftragszeit und daneben die Schaltfläche Start für das Beginnen der Auftragszeitstempelung. Auch hier wird die letzte Auftragszeitstempelung angezeigt. Wurde vorher bereits eine Auftragszeitstempelung gestartet, wird diese auch beim Start des Programmes als gestartet angezeigt. Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Mit einem Klick auf Start erscheint wieder das Fenster Bestätigen und mit einem Klick auf OK wird die Auftragszeitstempelung gestartet (Abb. 2). Wird ein diverser Auftrag gestempelt, weil die Auftragsnummer nicht im System gefunden wurde, so kann im Feld Kommentar ein Text übergeben werden, damit der Auftrag z.b. einem Kunden zugeordnet werden kann. (Abb. 3). Mit einem Klick auf Abbrechen wird das Fenster wieder geschlossen und es wird keine Auftragszeitstempelung begonnen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Auftragszeit Stop wird nur die Auftragszeitstempelung beendet. Ein Klick auf Arbeitszeit Stop beendet sowohl die Arbeitszeit- als auch die Auftragszeitstempelung. Die rote Schaltfläche Stop und die letzte Arbeitszeitstempelung werden wieder angezeigt und als nicht gestartet gekennzeichnet. Die Auftragszeit wird nicht mehr angezeigt, da eine Auftragszeitstempelung ohne gestartete Arbeitszeitstempelung nicht möglich sein darf (Abb ). Abb. 4 Abb, 5 T: F: info@inveoo.com Seite 17

19 Suchen eines Auftrages: Ein Klick auf die Schaltfläche Suche öffnet das Suchfenster. Hier kann durch Eingabe der Auftragsnummer ein Auftrag gesucht werden. Die Trennstriche zwischen der Filialnummer und der Verkäufernummer muss nicht eingegeben werden. Es wird eine Gesamtsuche durchgeführt. Es können alle Aufträge einer Filiale oder eines Verkäufers durch Eingabe der Filial- und der Verkäufercodes gesucht und gefiltert werden (z.b ergibt alle Montageaufträge der Filiale 01 und des Verkäufers 01). Es kann auch nur die vierstellige Auftragsnummer in das Suchfeld eingegeben werden und die App findet alle Aufträge, in der diese Auftragsnummer vorkommt. Mit jeder Ziffer, die sie eingeben verfeinert sich die Suche und die Anzahl der gefundenen Datensätze wird geringer. So können über diese Suche alle Aufträge von den Filialen und von den Verkäufern gefiltert werden. Es werden auch die diversen Aufträge mit den Auftragsnummern 9999 gefunden, die für Aufträge verwendet werden müssen, die nicht in der Datenbank gefunden werden. Diese diversen Aufträge sind für alle Verkäufer angelegt. Die statischen Aufträge für Fahrtzeit (200000), Lagertätigkeit (220000), Werkstatt (230000), Messeaufbau (260000) und Auto Instandhaltung (280000) werden hier ebenfalls gefunden. Durch Eingabe der Auftragsnummer 0049 bleibt ein Auftrag übrig (Abb. 1). Durch einen Klick auf den Eintrag öffnet sich das Fenster mit den Details dieses Auftrages (Abb. 2). Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Es werden die Auftragsnummer, der Name des Kunden, das Montagedatum angezeigt. Im grauen Feld unterhalb wird die Adresse angezeigt. Mit einem Klick auf diese Adresse wird die Navigations-App geöffnet und es kann zur Adresse navigiert werden. Darunter wird die Telefonnummer des Kunden angezeigt. Hier kann durch einen Klick auf diese Nummer der Kunde direkt angerufen werden. Wiederum darunter werden der Auftragswert, die Anzahlungen und die offene Summe angezeigt. Mit der Zurück-Taste wird das Fenster geschlossen (Abb. 3). Seite 18 T: F: info@inveoo.com

20 Navigation zum Kunden über die Details Durch den Klick auf die Adresse öffnet sich das Fenster für die Navigation (Abb. 1). Durch einen Klick auf das blaue Auto und der berechneten Fahrtzeit öffnet sich die Navigation (Abb. 2). Abb. 1 Abb. 2 Telefonat mit Kunden über die Details Ein Klick auf die Telefonnummer öffnet das Fenster mit dem Tastenfeld und der Telefonnummer (Abb. 3). Ein Klick auf den grünen Telefonhörer startet den Anruf. Abb. 3 T: F: info@inveoo.com Seite 19

21 Stempeln von Unterbrechungen Ein Klick auf die Schaltfläche Unterbrechung (Abb. 1) öffnet das Fenster Bitte wählen mit den Unterbrechungen (Abb. 2). Die Zurück-Taste schließt das Bitte wählen Fenster wieder (Abb. 3). Ein Klick auf einen Eintrag wie z.b. Pause wird der Beginn der Pause gestempelt (Abb. 4). Das Fenster für die Bestätigung der Stempelung wird angezeigt (Abb.5). Mit OK wird die Pausenstempelung gestartet. Genauso werden die Unterbrechungen für Urlaub, Arztbesuch und Krankenstand gestempelt. Es muss zwingend für alle Auftrags- und Unterbrechungsstempelungen eine Arbeitszeitstempelung begonnen werden. Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 Seite 20 T: F: info@inveoo.com

22 Beginn der Arbeitszeit abweichend zur Stammfiliale Wird die Arbeitszeit im Auto oder in einer anderen Filiale begonnen, muss die Arbeitszeitstempelung auch entsprechend begonnen werden. Dafür wird auf das Fenster Zeit gewechselt. Ausgehend vom Menü INFO gelangt man durch Klick auf Zeit oder durch wischen nach links auf dieses Fenster (Abb. 1). Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche Start (Abb. 2) erscheint das Fenster Bestätigen und mit OK wird die Arbeitszeitstempelung begonnen (Abb. 3). Wird eine Arbeitszeit begonnen, so ändert sich die Schaltfläche Start auf Stop (Abb. 4). Die restlichen Start- Schaltflächen werden ausgeblendet und so kann auch auf dieser Seite das Arbeitszeitende gestempelt werden (Abb. 5). Abb. 4 Abb. 5 T: F: info@inveoo.com Seite 21

23 Übersicht der Aufträge im Menü AUFTRAG Ausgehend vom Menü INFO gelangt man durch Klick auf Auftrag oder durch 2x swipen nach links zu diesem Fenster (Abb. 1). Alle Aufträge werden im Menü AUFTRAG aufgelistet. Diese Liste zeigt oben die zuletzt gestempelten Aufträge oder Unterbrechungen an. Damit kann sehr schnell ein zuletzt gestempelter Auftrag oder eine Unterbrechung gefunden und gestempelt werden (Abb. 2). Durch einen Klick auf die entsprechende rote Schaltfläche Start wird das Fenster Bestätigen angezeigt und mit OK der Auftrag oder die Unterbrechung begonnen (Abb. 3). Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Im Fenster AUFTRAG wird der neu begonnene Auftrag ganz oben angezeigt (Abb. 4). Auch hier können die Auftragsdetails durch Klick auf den Eintrag angezeigt und entweder navigiert oder telefoniert werden (Abb. 5). Abb. 4 Abb. 5 Seite 22 T: F: info@inveoo.com

24 Übersicht aller Stempelungen im Menü ARCHIV Ausgehend vom Menü INFO gelangt man durch Klick auf ARCHIV oder durch 3x swipen nach links zu diesem Fenster (Abb. 1). In diesem Fenster wird das Datum und die Uhrzeit der letzten Synchronisation der Stempelungen und darunter alle Stempelungen der letzten 14 Tage, sowohl der Arbeitszeiten als auch der Auftragszeiten, angezeigt (Abb. 2). Die bereits synchronisierten Datensätze werden mit dem Vermerk synchronisiert gekennzeichnet. Die Stempelungen werden täglich um 20:00 Uhr automatisch an den Server übertragen. Ein abgeschlossener Datensatz wird mit roter Auftragsnummer gekennzeichnet. Ein offener Datensatz wird mit grüner Auftragsnummer und grünem Hintergrund gekennzeichnet. Abb. 1 Abb. 2 Manuelle Synchronisierung der Daten im Menü ARCHIV Sollte das Handy mal eine Zeit lang keine Internetverbindung haben, kann auch manuell die Datenübertragung gestartet werden dazu muss eine Internetverbindung bestehen! Im Fenster ARCHIV auf die Schaltfläche Sync klicken. Es werden die Daten übertragen und als Bestätigung erscheint kurz eine grüne Zeile mit dem Hinweis Erfolgreich synchronisiert Es werden nur abgeschlossene Datensätze übermittelt. Ein noch nicht beendeter Datensatz wird nicht übertragen. Ein abgeschlossener Datensatz wird mit roter Auftragsnummer gekennzeichnet. Abb. 1 Abb. 2 Ein offener Datensatz wird mit grüner Auftragsnummer und grünem Hintergrund gekennzeichnet. T: F: info@inveoo.com Seite 23

25 Monatsplan Damit alle Mitarbeiter den Monatsplan immer bei sich haben, besteht ab der Version 0.76 die Möglichkeit, den Monatsplan am Handy anzusehen. Dazu werden eine bestehende Internetverbindung (WLAN oder Datennetzverbindung) und eine pdf Reader-App am Handy benötigt. Adobe Reader App installieren Öffne den Playstore und tippe im Suchfeld pdf reader for android ein. Auf Adobe Reader klicken, die Schaltflächen INSTALLIEREN und AKZEPTIEREN anklicken. Die App wird heruntergeladen und anschließend installiert. Nach der Installation auf ÖFFNEN klicken. Die Adobe Reader App ist nun installiert. Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 Seite 24 T: F: info@inveoo.com

26 Monatsplan öffnen Es wird in der Titelleiste der mobilen Arbeits- und Auftragszeiterfassung das Monatsplansymbol angezeigt. Ein Klick auf dieses Symbol öffnet den aktuellen Monatsplan, der auf dem Server hinterlegt ist. Durch das Drehen vom Handy kann der Monatsplan auch im Querformat angesehen werden. T: F: Seite 25