Organisationsplan des Rotary Distrikt 1850

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1 Organisationsplan des Rotary Distrikt 1850 Die Organisation und die Aktivitäten des Distrikts 1850 dienen dazu, den einzelnen Rotary Clubs bei der Verwirklichung des Ziels von Rotary beizustehen. Um diesen Grundsatz umzusetzen, gibt es im Distrikt 1850 folgende Organisationseinheiten: 1. Governor, 2. Assistant Governor, 3. Distriktsekretär, 4. Schatzmeister, 5. Distriktbeirat, 6. Distriktausschüsse und folgende Veranstaltungen: 1. das Ausbildungsseminar für Clubpräsidenten (PETS), 2. die Distriktversammlung, 3. die Distriktkonferenz, 4. die distriktweiten Seminare. Die Organisationseinheiten 1. Governor Der Distrikt Governor (DG) ist der offizielle Amtsträger von Rotary International und verantwortlich für das Erreichen der Ziele seines rotarischen Jahres und die organisatorischen Abläufe im Distrikt. Er stellt die Verbindung zwischen Rotary International und den Clubs sowie den Clubs untereinander her. 1 von 7

2 Seine Tätigkeit erstreckt sich über insgesamt fünf Jahre: Als Governor nominee (DGN) arbeitet er im Distriktbeirat mit, legt die Rahmendaten für die Veranstaltungen seines Jahres fest und wählt die Mitarbeiter für sein Governorjahr (Assistant Governor, Distriktsekretär, Schatzmeister, Ausschussmitglieder) aus. Als Governor elect (DGE) wird er in den Veranstaltungen des Deutschen Governorrats (DGR) und von Rotary International (RI) (Governor elect Training Seminar = GETS in Europa, "International Assembly" in USA) auf seine Tätigkeit vorbereitet. Er ernennt die Assistant Governor, die Mitglieder der Distriktausschüsse und bestimmt deren Vorsitzende. Er plant nach Beratung im Finanzausschuss das Budget seines Jahres und im Foundationausschuss die Verwendung der distriktexternen Mittel (District Designated Fund = DDF). Er führt die Vorbereitungsseminare für die Assistant Governor und für Mitglieder des Beirats sowie die Vorbereitungsseminare für Präsidenten (PETS) und Clubvorstände (Distriktversammlung) durch. Als Governor (DG) vertritt er die Ziele des Weltpräsidenten, besucht offiziell alle Rotary Clubs und Rotaract und fördert den Kontakt zu Inner Wheel, präsentiert den Distrikt in der Öffentlichkeit, leitet die Sitzungen des Distriktbeirats, führt die Distriktkonferenz durch und besucht die International Convention. Als Immediate Past Distrikt Governor (PDG) ist er für die Berichte über sein Jahr an Rotary International verantwortlich. Er ist weiter Mitglied des Distriktbeirats, insbesondere in dem Finanzen- und dem Foundationausschuss. Er berät die Governor nominee und Governor elect für zwei Jahre. 2. Assistant Governor Die Assistant Governor stehen dem Governor in ihrer Region zur Seite und unterstützen die dortigen Rotary Clubs. Zu ihren Aufgaben zählen: Kontakt zu den Clubs ihrer Region, Unterrichtung und Beratung des Governor, Vorbereitung des Governor-Besuchs in den Clubs, unmittelbarer Ansprechpartner für die Clubpräsidenten in aktuellen Fragen, 2 von 7

3 Kontaktvermittlung zwischen Distriktausschüssen und Clubvorständen, Kontaktvermittlung zwischen benachbarten Clubs, insbesondere Unterstützung der Clubs bei der Planung von gemeinsamen Projekten, Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von PETS und Distriktversammlung, Vorbereitung und Durchführung der Präsidenten-Halbjahrestreffen ihrer Region. Die Assistent Governor werden durch den Governor elect berufen bzw. bestätigt. Sie müssen ehemalige Clubpräsidenten sein; ihre Amtszeit darf drei Jahre nicht überschreiten. Sie bilden eine Gruppe und wählen einen Sprecher, der ihr Vertreter im Distriktbeirat ist. Mindestens zweimal im Jahr lädt der Governor die Assistant Governor ein. 3. Distriktsekretär Der Governor elect beruft für sein Governorjahr den Distriktsekretär. Dieser protokolliert die Beiratssitzungen und die Distrikt-Veranstaltungen und unterstützt den Governor in allen administrativen Angelegenheiten. Insbesondere ist er für die Berichterstattung an den Zentralvorstand und das Generalsekretariat von Rotary International sowie das Büro Europa/Afrika in Zürich verantwortlich. 4. Schatzmeister Der Schatzmeister ist für die Verwaltung des Budgets der distriktinternen Mittel (aber nicht: DDF-Mittel) verantwortlich. Ihm steht der Finanzausschuss zur Seite. Dieser beschließt das Budget des kommenden rotarischen Jahres vorbehaltlich der Zustimmung durch die Mitgliederversammlung. Werden auf Vorschlag des Governor wesentliche Ausgaben außerhalb des Budgets erforderlich, entscheidet der Finanzausschuss nach Kassenlage mit Stimmenmehrheit. Der vom Schatzmeister aufgestellte Jahresabschluss ist zu prüfen. Die Prüfer werden von der Mitgliederversammlung bestellt und dürfen nicht Mitglied des Finanzausschusses sein. Der Schatzmeister erläutert im Benehmen mit dem Immediate Past Governor in der Mitgliederversammlung den Bericht über den Jahresabschluss und stellt den Budgetentwurf des neuen Governor vor. 3 von 7

4 5. Distriktbeirat Der Distriktbeirat wird vom Governor elect jeweils für sein Governorjahr berufen. Mitglieder sind: 1. Governor, 2. Immediate Past Governor, 3. Governor elect, 4. Governor nominee, 5. Sprecher der Assistant Governor, 6. Distriktsekretär, 7. Schatzmeister, 8. Vorsitzenden der Distrikt-Ausschüsse unter Ziff Mitglieder ohne Stimmrecht: 9. ggf. Rotarier des Distriktes mit Aufgaben bei Rotary International und Rotary Foundation, 10. DICO (District Internet and Communication Officer), 11. Distrikt Rotaract-Sprecher/in. Berater auf Einladung: 12. Distriktbeauftragter Bildung, 13. Distriktbeauftragter Wassermanagement, 14. Distriktreporterin, 15. Distriktkassenprüfer, 16. Sprecher von Länderausschüssen, 17. Distriktbeauftragter für Future Vision Plan. Die Aufgaben des Distriktbeirats sind: Beratung und Unterstützung des Governor und Governor elect in allen Angelegenheiten des Distrikts, Koordinierung der Distriktausschüsse, Förderung der Clubs, der Rotary Foundation, der Clubausbreitung und der Finanzen, 4 von 7

5 Nominierung des Governor und Vertreterwahlen für übergeordnete Gremien nach Beauftragung durch die Mitgliederversammlung. 6. Distriktausschüsse Die Mitglieder der Distriktausschüsse werden durch den Governor elect für sein Governorjahr berufen bzw. bestätigt. Ihre Amtszeit kann drei, maximal sechs Jahre betragen. Für die folgenden Bereiche sind Ausschüsse eingesetzt: 1. Finanzen: für das Distrikt-Budget (DG, Immediate PDG, DGE, DGN, Schatzmeister), 2. Foundation (The Rotary Foundation): Vergabe der DDF-Mittel für Matching Grants, District Simplified Grants, Stipendien, Group Study Exchange (GSE). Auswahl der Stipendiaten, 3. Neue Generationen (Austauschprogramme, Rotex, Rotaract, Interact). 4. Berufsdienst (RYLA, Zukunft Beruf), 5. Öffentlichkeitsarbeit (RO.WEB, Pressearbeit, Rotary Magazin). Distrikt-Veranstaltungen 1. Ausbildungsseminar für Clubpräsidenten (PETS = President Elect Training Seminar) Das jährliche PETS ist die Ausbildungsveranstaltung des Governor elect für die Clubpräsidenten seines Governorjahres. Die Teilnahme ist für jeden Präsidenten Pflicht. Themen zum Beispiel: das Motto des RI-Präsidenten für das kommende rotarische Jahr, Struktur und Funktion von RI und The Rotary Foundation, Information über Zuständigkeiten und Aufgaben des Distriktbeirats und der Assistant Governor, Vorstellung des Budget und der DDF-Mittel, 5 von 7

6 Vorbereitung der Präsidenten auf ihre Führungsrolle, Cluborganisationsplan. Es soll genügend Zeit für Austausch und Diskussion in den Arbeitsgruppen unter der Leitung der Assistant Governor gegeben werden. 2. Distriktversammlung Die jährliche Distriktversammlung ist die Veranstaltung zur Information und Motivation der Vorstandsmitglieder und Beauftragten der Clubs. Sie ist für alle Rotarierinnen und Rotarier offen. Für alle neu ins Amt kommende Sekretäre, Vorstandsmitglieder A, B, C, D und E ist die Teilnahme rotarische Verpflichtung. Zentrum dieser Veranstaltung ist die detaillierte Arbeit in den gemeinsamen Arbeitsgruppen der verschiedenen Vorstandsmitglieder unter fachkundiger Moderation von Mitgliedern des Distriktbeirats und der -ausschüsse. Erfahrene Vorstandsmitglieder sind mit ihrem Wissen in den Arbeitsgruppen sehr willkommen. 3. Präsidenten-Halbjahrestreffen Die Präsidenten-Halbjahrestreffen der Regionen dienen der Zwischenbilanz des rotarischen Jahres. Unter Leitung des jeweiligen Assistant Governor fördern sie den weiteren Erfahrungsaustausch und die freundschaftlichen Kontakte zwischen den Clubs der Regionen. 4. Distriktkonferenz Die Distriktkonferenz ist der Höhepunkt des rotarischen Jahres. Sie steht allen Rotarierinnen und Rotariern sowie allen Rotaractern und Rotexern des Distriktes und ihren Familienangehörigen offen. Sie dient dazu, im Kreis der rotarischen Familie, ggf. auch unter Beteiligung der Öffentlichkeit den Abschluss des rotarischen Jahres zu feiern, Club übergreifende Freundschaften weiter zu pflegen, die rotarische Jugend (Austauschschüler, Stipendiaten, GSE-Teams) in ihrer 6 von 7

7 Internationalität kennenzulernen, hervorragende Leistungen anzuerkennen, das Amt von Governor auf Governor elect zu übergeben. (Die hier genannten Punkte sind mögliche Beispiele; in der Gestaltung des festlichen Teils und seines zeitlichen Rahmens ist der Governor frei.) Im Rahmen der Distriktkonferenz findet die Mitgliederversammlung des Distriktes statt. Themen sind: Feststellung der Beschlussfähigkeit, Vortrag des Vertreters des RI-Präsidenten, der Bericht des Governor, Finanzbericht des Vorsitzenden des Foundation-Ausschusses über die Verwendung der DDF-Mittel, Kassenbericht des Schatzmeisters zum Jahr des Immediate Past Governor, Bericht der Kassenprüfer, Entlastung des Schatzmeister, die Entlastung des Immediate Past Distrikt Governors, Finanzplan des Governor elect, Vorstellung des Governor nominee, Wahl bzw. Bestätigung der Kassenprüfer, Beauftragung des Distriktbeirates als Nominierungsausschuss für den Governor und Wahlausschuss für Vertreter in übergeordneten Gremien (z.b. RDG-Vertreter, CoL-Delegierter), Verschiedenes. Inkrafttreten Der Governor elect setzt den Organisationsplan des Rotary Distrikt 1850 für sein Governorjahr in Kraft. 7 von 7