FILE SERVER ARCHIVIERUNG FÜR MICROSOFT WINDOWS

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1 FILE SERVER ARCHIVIERUNG FÜR MICROSOFT WINDOWS Bis zu 80% mehr Speicherplatz Backupzeiten um bis zu 50% verkürzen Mehr Rechtssicherheit im Unternehmen

2 WRITE ONCE DELETE NEVER Der Lebenszyklus eines Dokumentes (z.b. Bestellung) beträgt im Normalfall nur wenige Tage bis einige Wochen. Mehr als 85% der gespeicherten Dokumente sind älter als sechs Monate und werden selten oder nie mehr benötigt. Anwender dürfen Dateien löschen, tun s aber nicht. Einige Dateien dürfen aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden und dennoch geschieht dies jeden Tag. FAZIT Die meisten File Server fristen ein Dasein als teure Datendeponien. 1

3 DIE VERGESSENEN DATEIEN Bereits 50 Mitarbeiter verbrauchen in sieben Jahren rund 150 GB teuren High-Performance Speicherplatz. Anzahl Mitarbeiter Erstellte Dateien in 7 Jahren 0,7 Mio 3,5 Mio 7,0 Mio = Speicherbedarf (GB) Davon 85% verschwendet (GB)

4 CONTENT ACCESS FILE ARCHIVIERUNG - ARCHITEKTUR PROCESS ITEMS Shortcut DFS SHARE CONTENT ACCESS FILE ARCHIVING Archive Items STORE METADATA MEDIA ON PREMISE ARCHIVE STORAGE STORE CONNECTOR Archive Items CLOUD ARCHIVE STORAGE Access A A ARCHIVE DFS SHARE CONTENT ACCESS VIRTUAL DRIVE A A 3

5 CONTENT ACCESS FILE ARCHIVIERUNG MAXIMALE FLEXIBILITÄT SO WIRD ARCHIVIERT contenaccess File Archiving prüft, ob auf Fileserver archivierungsfähige Dateien abgelegt sind und archiviert diese auf Archivmedien. Am File Server verbleibt ein ca. 4 KB kleiner Link zum Archiv. Der Speicherbedarf auf Fileservern wird um bis zu 80% reduziert. Anwender nutzen die gewohnten Applikationen, um archivierte Dateien zu bearbeiten. Die Archivierung erfolgt Zeitgesteuert/Scheduler mit folgenden Eigenschaften: Beginn Datum des Archivierungsvorganges Archivierungsintervalle. Timer für Beginn Archivprozess Zusätzliche Eigenschaften bestimmen die zu archivierenden Dokumente: Alle Dateien, oder nur Dateien vom Format *.doc, *.jpg,*.xls, usw. Alle Dateien größer als n-kb modification date oder zwischen n-zeit. 4

6 ZEIT & KOSTEN SPAREN MIT FILE ARCHIVIERUNG MEHR RECHTSSICHERHEIT IM UNTERNEHMEN Online Zugriff auf Dateien während ihrer gesamten Lebenszeit. Kürzere BackUp Zeiten. Einfacheres Recovery Management. Anwender können archivierte Dateien nicht löschen. Automatische Versionenbildung im Archiv. Archivierung kann auf rechtssichere Medien erfolgen. Höhere Ausfallsicherheit. Speicherkosten Einsparung. Lifecycle Management für wirtschaftliche Mediennutzung. 5

7 TECHNISCHE MERKMALE UNTERSTÜTZTE QUELLSERVER TECHNISCHE MERKMALE contentaccess File Archiving ist in der Lage Quell-Speichermedien direkt anzusprechen und in Archivierungs-Strategien einzubinden: MS Windows all service packs MS Windows 2008 R2 MS Windows 2012 MS Windows 2012 R2 NetzwerkShare (NetApp, etc.) DFS, DFS-R 64bit only Windows OS: WIN 2008, WIN 2008 R2, WIN 2012, WIN 2012 R2.NET 4 MDAC 2.8 for OS other than Windows 2008 or Windows 2008 R2 IIS 7.0, 8.0 Datenbank: MS SQL 2008, MS SQL 2008 R2, MS SQL 2012, MS SQL 2012 R2, SQL Express 2012 mit 10GB DB Limitierung Keine installierte SW auf Quelle Windows Server Web und Windows Forms Konfigurationsoberfläche Rollenkonzept Integration von AD, sozialen Netzwerken (Facebook, Google+) SSO, OAuth 2.0 Hypervisor support (VMWare, HyperV) Windows Server Unterstützung Shortcuts über.lnk Dateien Virtuelles Archivlaufwerk Netzwerkshare Freigabe DFS Freigabe 6

8 CONTENT ACCESS ARCHIV KONFIGURATION 3 7

9 CONTENT ACCESS ARCHIV KONFIGURATION 8

10 CONTENT ACCESS ARCHIV KONFIGURATION 3 9

11 CONTENT ACCESS ARCHIV KONFIGURATION 10

12 CONTENT ACCESS ZUGRIFF VIA CONTENTWEB 11 3

13 CONTENT ACCESS ZUGRIFF VIA ACCESS GATE 12

14 3 13

15 D I E L E I D E N S C H A F T Z U M E I N F A C H E N finden, dass der Büroalltag trotz Technik immer komplizierter wird. Das stört uns und das wollen wir ändern. Deshalb haben wir uns in den Kopf gesetzt Softwarelösungen zu entwickeln, die den Büroalltag wieder einfach machen. Vorhandenes nutzen, verbessern und was ganz Neues daraus entstehen lassen. Das treibt uns an, das macht uns Spaß und das Ergebnis gestaltet Ihren Büroalltag wieder einfach Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten! DI(FH) Martin Leitner, MSc Vorstand und CEO 12

16 Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten. AT + 43 (0) DE + 49 (0) CH + 41 (0) W info@hs-soft.com H&S Heilig und Schubert Software AG Goldschlagstrasse 87-89, 1150 Wien, Austria H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH O Brien Straße 3, Schwabach, Germany H&S Heilig und Schubert Schweiz Scheffelstrasse 3, 9000 St. Gallen, Switzerland inpoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Sverer sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 09/2015 by H&S Heilig und Schubert Software AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Bei allen Bezeichnungen die auf Personen bezogen sind, meint die gewählte Formulierung beide Geschlechter, auch wenn aus Gründen der leichteren Lesbarkeit die männliche Form steht. DocId. HSCR