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1 fachreporte-online.de Leitfaden für die Anfertigung eines Fachreports Foto: Sergey Nivens - Fotolia

2 Leitfaden für die Anfertigung eines Fachreports Dieser Leitfaden stellt eine Hilfestellung zur Vorgehensweise bei der Bearbeitung der komplexen Fachaufgabe und zu den formalen Anforderungen eines Fachreports dar. Neben einer empfohlenen Vorgehensweise zur Anfertigung eines Reports werden Vorgaben zur Formatierung des anzufertigenden Dokuments benannt und der inhaltliche Aufbau eines Reports näher beschrieben. Relevanz der Fachreporte Neben dem Kundenberatungsgespräch findet im Rahmen der Abschlussprüfung für Kaufleute für Versicherungen und Finanzen ein weiterer mündlicher Teil, das»fallbezogene Fachgespräch«, statt. Als Basis dieses maximal 15-minütigen Gesprächs dient ein Fachreport. Der Report ist im Rahmen der Abschlussprüfung bei der IHK nicht Gegenstand der Benotung. Die Note für diesen mündlichen Prüfungsteil begründet sich ausschließlich durch das Fallbezogene Fachgespräch. Dieser Prüfungsteil fließt mit 25 Prozent in die gesamte Abschlussprüfungsnote ein. Anfertigung der Reporte Es müssen insgesamt zwei Reporte, die jeweils eine Wahlqualifikationseinheit gemäß der Verordnung über die Berufsausbildung abdecken, von einem Auszubildenden angefertigt werden. Welches Schriftstück letztendlich relevant für das Gespräch sein wird, legt der zuständige Prüfungsausschuss fest und teilt es dem Auszubildenden zum Beginn des Gesprächs mit. Im Gegensatz zum Kundenberatungsgespräch ist beim Fallbezogenen Fachgespräch keine Vorbereitungszeit vorgesehen. Die Reporte und weitere relevanten Unterlagen, wie z. B. Flyer, der bei der gegenständigen Aktion verwendet wurde, dürfen mit in das Gespräch genommen werden. Tipps für Auszubildende zur Vorgehensweise bei der Bearbeitung einer betrieblichen komplexen Fachaufgabe 1. Schritt: In Abstimmung mit Deinem Ausbilder/Deiner Ausbilderin solltest Du Dich auf zwei Wahlqualifikationseinheiten konzentrieren (z. B.»Kundengewinnung und Bestandsausbau«und»Risikomanagement«). In jedem dieser Bausteine musst Du jeweils einen Report anfertigen. Schau Dir in der Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Versicherungen und Finanzen an, welche zu vermittelnden Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten anhand von Lernzielen (wie bspw. a) bis e)) vorgegeben werden. Mindestens ein Lernziel muss mit der Fachaufgabe abgedeckt sein. 2. Schritt: Nachdem Du Dich mit den Lernzielen vertraut gemacht hast, solltest Du mit Deinem Ausbilder ins Gespräch kommen und eine komplexe Aufgabe (s. Checkliste), die als Gegenstand für den Report dient, erläutern. Dabei ist es völlig legitim, wenn Du von Deinem Bereich eine Aufgabe, die sich für den Report eignet, zugewiesen bekommst. 3. Schritt: Nachdem die Aufgabe, die Gegenstand des Reports wird, feststeht, gilt es, diese eigenständig durchzuführen. Dabei solltest Du jeden Bearbeitungsschritt möglichst konkret festhalten. Mach Dir notwendige Notizen und Aufzeichnungen, die Dir später bei der Verfassung des Reports helfen werden! RS 4 F Bildungsberatung UG (haftungsbeschränkt) 2

3 Deine eigenständige Bearbeitung des Falles/der Fachaufgabe kann sich natürlich nur innerhalb Deines Verantwortungsbereichs befinden, sodass der Austausch zwecks Aufgabenbewältigung mit dem Ausbilder/der Ausbilderin und/oder weiteren Experten zielführend sein kann. 4. Schritt: Wenn Du die Aufgabe beendet und ausgewertet hast, gilt es den Fachreport anzufertigen. Dabei musst Du u. a. formale Vorgaben der örtlichen Industrie- und Handelskammer (IHK) beachten, die nun beispielhaft illustriert werden: Formvorschriften für den Report Formale Hinweise: maximal 3 Seiten Umfang, DIN A4 Schriftgröße 12, Schriftart Arial einzeilig verfasst linker und rechter Seitenrand 2,5 cm fortlaufende Seitennummerierung formal einwandfrei (bitte auf Rechtschreibung und Formulierungen achten!) Name und Prüfungsnummer auf jeder Seite Inhaltliche Hinweise: Gliederungspunkte des Reports (näher auf folgender Seite) stichpunktartige oder ausführliche Beschreibung Verwendung der Ich-Form Reporte beziehen sich auf tatsächlich in den Wahlqualifikationen durchgeführte betriebliche Fachaufgaben. Bei fiktiven oder offensichtlich geschönten Reporten prüfen die Ausschüsse auch weitere Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der zugrundeliegenden Wahlqualifikation. Komplexität der Reporte Eine»komplexe Aufgabe«( 9 Abs. 4 Verordnung über die Berufsausbildung) und daraus resultierende Reporte zeichnen sich durch folgende Punkte aus: Die Reporte beziehen sich nicht auf reine Routine- oder Standardvorgänge des Azubis Sie gehen über eine reine Beschreibung von Arbeitsschritten hinaus (z. B. Kosten und Nutzen in der Auswertungsphase abwägen) Sie haben einen Problem- bzw. Aufgabenbezug Sie beziehen tatsächliche (oder im Rückblick mögliche) Schnittstellen mit ein Reporte sind strukturell gekennzeichnet durch die Phaseneinteilung Der Auseinandersetzung mit der zurückliegenden komplexen Aufgabe muss nicht zwingend ein besonders erfolgreiches Ergebnis zugrunde liegen: Auch die Bewertung eines unerwarteten»negativen«ergebnisses kann positiv bewertet werden Hinweis: Werden die Reporte nicht abgegeben, erfolgt keine Zulassung zum Fallbezogenen Fachgespräch. Damit gilt die Prüfung als nicht bestanden! RS 4 F Bildungsberatung UG (haftungsbeschränkt) 3

4 Inhaltlicher Aufbau des Reports nach den einzelnen Gliederungspunkten Lernziele: Lernziele aus der Verordnung über die Berufsausbildung zu den Wahlqualifikationen auswählen und nennen (nur die, die mit dem Reportthema erzielt wurden; mindestens 1 Lernziel) Aufgabenstellung/Arbeitsauftrag: Wie lange und wo bist Du eingesetzt (Bereich, Agentur, Abteilung, )? Wie bist Du auf die Aufgabe gestoßen? Wie lautet Dein Arbeitsauftrag, den Du bearbeitet hast und der nun im Report behandelt wird? (Besonderheit für Dich rausstellen)? Planungs- und Vorbereitungsphase: Was hast Du konkret vor? Welche Ziele in Form von Daten und Fakten sollen erreicht werden? Was planst Du, bevor Du zur Durchführung kommst? Welche Vorüberlegungen musst Du Dir machen, bevor es zur Umsetzung kommen kann? Welche Informationen oder Klärungsgespräche benötigst Du, um den Fall bearbeiten zu können? Mit welchen Nachschlagewerken/Programmen musst Du Dich noch vertraut machen? Was musst Du als Vorbereitung für Deine Entscheidungen mit einbeziehen? Welche Prioritäten sind zu setzen? Gibt es Alternativen und weshalb hast Du Dich gegebenenfalls für oder gegen diese entschieden? Denk daran, die Planung ist die gedankliche Vorwegnahme der Durchführung und ist oftmals wesentlich ausführlicher als die eigentliche Beschreibung der Durchführung. Durchführungsphase: Welche einzelnen Schritte hast Du umgesetzt? Du musst hier nicht das Fachliche im Detail beschreiben, sondern den Bearbeitungsprozess lückenlos abbilden! Wie hast Du die Aufgabe gelöst? Wie bist Du vorgegangen? Mit welchen Schnittstellen hast Du zusammengearbeitet? Gab es Abweichungen zum geplanten Weg? Wenn ja, warum? Auswertungsphase: In dieser Phase bewertest Du Deine Vorgehensweise bzw. die Bearbeitung des Prozesses. Was hast Du aus der Bearbeitung gelernt? Was für Erfahrungen hast Du gemacht? Wie bewertest Du dein Ergebnis? An dieser Stelle sind die vorher geplanten Ziele nochmals aufzugreifen und auszuwerten. Falls Abweichungen festzustellen sind, ist zu erläutern, warum die Ziele nicht erreicht wurden und wie man in Zukunft gegensteuernd eingreifen kann. Was würdest Du künftig anders in der Bearbeitung machen, was genau so beibehalten? Wie bewertest Du Kosten und Nutzen? Was würdest Du (auch bei einem sehr festgelegten Bearbeitungsprozess) evaluieren/verbessern, vorausgesetzt, dass Du die Möglichkeiten hättest? Weitere Tipps Die endgültige Wahl der Wahlqualifikationseinheiten ist zur Anmeldung der schriftlichen Prüfung bei der IHK anzugeben (bitte auch hier individuelle Verfahrensweise der örtlichen IHK beachten!). Zu empfehlen ist die Anfertigung mehrerer Reporte innerhalb der Ausbildung, um einen Übungseffekt verzeichnen zu können und so die Möglichkeit zu haben, zwischen den geschriebenen Reporten auswählen zu können. Sichere Dir die angefertigten Dokumente mehrfach (Speichern auf dem Rechner, CD und/oder Stick)! Sobald Du den Report fertig gestellt hast, solltest Du jemandem den Report zum Gegenlesen überlassen, sodass Tipp- und Rechtschreibfehler oder unglückliche Formulierungen korrigiert werden. RS 4 F Bildungsberatung UG (haftungsbeschränkt) 4

5 Beachte, dass Du in dem Report Umgangssprache vermeidest und sachlichen Formulierungen nachkommst. Verwende kurze, informative Sätze! Der Report sollte keinen Anhang bzw. keine Anlage enthalten. Tabellen und weitere Dokumente können später mit ins Gespräch genommen werden. Mögliche Einstiegsfragen Welche Aufgabenschwerpunkte hattest Du in dem Wahlbaustein/Ausbildungsabschnitt? Schildere Deine Fachaufgabe! Wie bist Du auf diese Aufgabe gestoßen? Was war der besondere Reiz für Dich an dieser Aufgabe? Begründen der Vorgehensweise Welche Alternativen gab es zu Deiner Vorgehensweise? Wie hast Du diese Alternativen bewertet? Warum hast Du Dich für die gewählte Alternative entschieden? Welches Fachwissen konntest Du bei Deiner Aufgabe nutzen? Erläutere die Abfolge der einzelnen Schritte! Nachweis der Problemlösefähigkeit Welche Lösungen hast Du für Deine Aufgabe gefunden? Welche Vor- und Nachteile haben die verschiedenen Lösungen? Was hat Dich an der gewählten Lösung überzeugt? Wie bist Du konkret vorgegangen? Welche Schwierigkeiten traten bei der Erledigung Deines Auftrags auf? Wie bist Du mit den Schwierigkeiten umgegangen? Erläutern von Hintergründen und Schnittstellen Welche Zusammenhänge und Schnittstellen gab es mit anderen Projekten oder Abteilungen? Mit wem hast Du zusammengearbeitet? Wie sahen die Abstimmungsprozesse aus? Wie haben die Ansprechpartner (Kunden, Vorgesetzte etc.) reagiert? Wie hast Du die Abgrenzung vorgenommen? Wie bist Du mit den Schnittstellen umgegangen? Welches Fachwissen aus anderen Bereichen konntest Du anwenden? Bewertung der Ergebnisse Wie bewertest Du die Lösung Deiner Aufgabe? Welche Kosten-Nutzen-Relationen hat Deine Lösung? Wie bewertest Du die Wirtschaftlichkeit Deiner Lösung? Was denkst Du, wie andere Dein Ergebnis bewerten? Welchen konkreten Nutzen hat Deine Lösung für die Kunden Deines Hauses? Welchen besonderen Service bietest Du Deinem Kunden bzw. den Kunden Deines Hauses? Was gibt Dir die Sicherheit, dass Du richtig gehandelt hast? Was hast Du für Dich aus dieser Aufgabe gelernt? Was wäre passiert, wenn? Welche Verbesserungsvorschläge hast Du aus der Bewertung Deiner Lösung abgeleitet? Wie lässt sich der geschilderte Prozess noch vereinfachen? RS 4 F Bildungsberatung UG (haftungsbeschränkt) 5