Herzlich willkommen bei

Transkript

1 Schnelleinstieg

2 Herzlich willkommen bei Ihre Vorteile durch Starke Termine: Zufriedene Patienten: Niemand kommt mehr umsonst. Denn der Terminzettel berücksichtigt auch Vorbereitungszeiten. Und die Terminvergabe geht einfach schneller. Verlässliche Planung: Starke Termine passt auf, dass Mitarbeiter, Räume und Geräte auch wirklich verfügbar sind. Terminkonflikte werden sofort angezeigt. Volle Information: Der Kalender gibt Ihnen den schnellen Überblick über den Terminplan Ihrer Mitarbeiter, geplante Hausbesuche, alle Termine eines Patienten, freie Zeiten oder Ihre Auslastung. Und Terminzettel gibt es einfach per Knopfdruck. Freie Lücken finden Sie jetzt sofort. Schneller reagieren: Wenn ein Mitarbeiter ausfällt, können Sie sofort die Patienten kontaktieren. Oder Sie schauen einfach, wer Bereitschaft hat und verschieben die Termine schnell. Wenn ein Patient absagt, finden Sie schnell Ersatz. Ein Klick in die Liste der Verordnungen und Sie sehen, wen Sie anrufen können. Mehr Zeit: Terminserien in einem Schritt planen: Verordnungen aus Starke Praxis stehen für die Terminierung zur Verfügung. Komplett wahr genommene Verordnungen können gleich abgerechnet werden! Termine verschieben Sie einfach mit der Maus. Kein Geschmiere. Kein Getippe. Einfach schneller fertig. Termin Sofort: Optional, kann StarkeTermine an Ihre Internetseite angeschlossen werden, um eine Online-Buchung zu ermöglichen. Ein moderner Service für Ihre Patienten, die Angehörigen und Ärzte. Die intelligente Terminplanung findet passende Terminvorschläge ohne dass Sie in Ihrem Kalender Zeiten für Onlinebuchungen frei halten müssen.

3 Über diesen Schnelleinstieg Dieser Schnelleinstieg versetzt Sie in kürzester Zeit in die Lage, mit Starke Termine zu arbeiten ohne dickes Handbuch. Nach der Installation finden Sie nähere Erläuterungen auch in der Online-Hilfe von Starke Termine. Öffnen Sie hierzu das Programm, klicken Sie oben in der Menüleiste auf Hilfe und anschließend auf Hilfethemen.

4 Drei Überlegungen vorweg 1. Habe ich die Systemvoraussetzungen für Starke Software? Um Starke Software richtig nutzen zu können, sind bestimmte Systemvoraussetzungen nötig. Lesen Sie bitte hierzu die im Softwarepaket enthaltene Beilage Systemvoraussetzungen. A 2. Habe ich bereits einen SQL Server? Bitte klären Sie vor der Installation, ob Sie bereits mit einem Microsoft SQL-Server arbeiten. (Fragen Sie z.b. Ihren Systemadministrator.) Falls nicht, müssen Sie diesen vor der Starke Termine-Installation einrichten (im Starke Software-Paket enthalten). Möchten Sie Starke Praxis und Starke Berichte ebenfalls testen? Legen Sie später einfach die CD wieder ein und klicken Sie auf den entsprechenden Button um die Demoversionen zu installieren. B 4

5 Installation eines SQL-Servers Die Installation des SQL-Servers ist ganz einfach: 1 Legen Sie die Starke Software-CD in Ihr Laufwerk. 2 Klicken Sie auf den Button Microsoft SQL Server 2005 Express (Abb. S. 4, B ). 3 Der Server richtet sich jetzt automatisch ein. Bitte klicken Sie wiederholt auf Weiter und beenden Sie die Installation mit Fertig stellen. Einen Augenblick nach Fertigstellung erhalten Sie die Abfrage, ob das Management Studio Express installiert werden soll. Bestätigen Sie dies mit Ja und folgen Sie hier ebenfalls der Installationsanweisung mit Weiter bis Fertig stellen. 3. Habe ich Starke Praxis im Einsatz? Starke Termine kann Daten mit Starke Praxis über eine Schnittstelle austauschen. Schnittstellen sind Verbindungen zwischen Programmen, die die automatische Datenübertragung von einem Programm zum anderen gewährleisten. Die Schnittstelle zwischen Starke Praxis und Starke Termine kann erst nach der Installation von Starke Termine eingerichtet werden. Gehen Sie hierbei bitte wie folgt vor: 1 Öffnen Sie Starke Praxis, klicken Sie im Menü auf Datei und Einstellungen Wählen Sie jetzt die Registerkarte Schnittstelle. 3 Aktivieren Sie die Schnittstelle, indem Sie einen Punkt vor aktivieren setzen (im Kästchen vor Termine muss ebenfalls ein Haken gesetzt sein). Die Daten aus Starke Praxis werden jetzt automatisch beim Öffnen von Starke Termine übertragen. 5

6 Installation von Starke Termine 1 Legen Sie die Starke Software CD in Ihr Laufwerk. 2 Klicken Sie auf den Button Starke Termine (Abb. S. 4, A ). Programm starten Auf Ihrem Desktop wurde bei der Installation automatisch das Symbol für Starke Termine hinterlegt. Starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf dieses Symbol. 3 Sie sehen jetzt das Fenster zur Installation. Die Voreinstellungen können übernommen werden, so dass Sie nur noch auf Weiter und letztendlich auf Fertig stellen klicken müssen. 6

7 Einstellungen beinhalten die allgemeinen Rahmenbedingungen, die das Programm zum Arbeiten benötigt (z.b. Öffnungszeiten Ihrer Praxis). Sie können die Einstellungen später ändern. 1 Ihnen wird die Aufforderung angezeigt: Es sind noch keine Öffnungszeiten festgelegt. Klicken Sie auf OK, um jetzt die Öffnungszeiten einzugeben. Die Eingabemaske für Ihre allgemeine Praxisplanung öffnet sich. 2 Bitte geben Sie hier folgende Informationen ein: Praxisnamen Zeittakt Wegezeit für Hausbesuche Takt: Definiert die Zeiteinteilung Ihres Kalenders. Jede Ressource (alle verfügbaren Mittel: Mitarbeiter, Räume, Geräte ) kann einen eigenen Zeittakt haben. D.h. wenn Sie einen Takt von 10 Minuten angeben, können Sie auch nur alle 10 Minuten einen neuen Termin planen. Neu ist jetzt hier auch der beliebte Takt 5 Termine in 2 Stunden. Bedenken Sie also: Wenn Sie z.b. Maßnahmen haben, für die Sie 35 Minuten beanspruchen, sollten Sie in einem 5 Minuten Takt planen. Wegezeit: Wird pauschal für alle Hausbesuche zusätzlich eingeplant und kann ebenfalls später angepasst werden. 7

8 3 Wählen Sie jetzt die Registerkarte Öffnungszeiten, um die Rahmenbedingungen für alle weiteren Mitarbeiter-, Raum- und Geräteplanungen festzulegen. 4 Aktivieren Sie eine Funktion ( Geöffnet, Reserve oder Geschlossen ) und legen Sie die Öffnungszeit durch Anklicken der einzelnen Zeitfenster im Raster fest. Möchten Sie einen längeren Zeitraum markieren, halten Sie die linke Maustaste bis zur gewünschten Uhrzeit gedrückt. 5 Speichern Sie anschließend Ihre Einstellungen durch Klicken auf: 8

9 Ressourcen Durch die Angabe aller verfügbaren Mittel, schaffen Sie eine optimale Auslastung z.b. der Geräte, Räume und Mitarbeiter. Alle Mitarbeiterangaben dienen der einfachen Handhabung in der Terminverwaltung. Wenn Sie z. B. eine Verordnung terminieren möchten, werden Ihnen nur die Mitarbeiter angezeigt, die für diese Verordnung qualifiziert sind. All diese Angaben schließen eine fehlerhafte Terminvergabe weitestgehend aus. 1 Sie erhalten die Aufforderung Mitarbeiter anzulegen. Das Fenster Mitarbeiter öffnet sich. Beachten Sie, dass der Kurzname mit dem Kurznamen in Starke Praxis übereinstimmen muss. Nur so können Sie die Schnittstelle zwischen den beiden Programmen nutzen. Falls Sie Starke Praxis als Kleinpraxis nutzen (d.h. Sie keine weiteren Mitarbeiter haben), tragen Sie bitte die Buchstaben xx im Feld Kurzname ein. Füllen Sie bitte stets alle gelb gekennzeichneten Felder (Pflichtfelder) aus. Alle weiteren Angaben können Sie auch später noch nachpflegen. Hinweis: Das Register Urlaub steht erst nach dem ersten Speichern des neuen Mitarbeiters zur Verfügung (Abbildung). 9

10 2 Legen Sie die Arbeitszeiten des jeweiligen Mitarbeiters fest. In dieser Ansicht werden automatisch die vorher festgelegten Öffnungszeiten der Praxis braun dargestellt. Aktivieren Sie eine Funktion ( Arbeitszeit, Pause, Bereitschaft oder Abwesenheit ) und bestimmen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem Sie wie bei den Öffnungszeiten Ihrer Praxis verfahren. So stellen Sie sicher, dass Sie bei späterer Terminplanung immer sehen, wann Ihre Mitarbeiter zur Verfügung stehen und Sie gewarnt werden, wenn Sie außerhalb deren Arbeitszeit terminieren wollen. 3 Geben Sie die Berufsgruppe und Qualifikationen Ihres Mitarbeiters an. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter über die erforderlichen Qualifikationen für die Behandlung verfügen. Hinweis: Falls Sie zusätzliche Berufsgruppen und Qualifikationen benötigen, wählen Sie bitte in der Ordnerliste den Punkt Berufsgruppen bzw. Qualifikationen und klicken Sie anschließend auf den Button Neu. 4 Speichern Sie anschließend Ihre Mitarbeiter-Einstellungen durch Klicken auf:. 10

11 Zwei Überlegungen zwischendurch 1. Wann brauche ich Gruppen? Die Einteilung der Räume und Geräte zu Gruppen empfiehlt sich immer dann, wenn Sie über eine eingeschränkte Raum- und Gerätekapazität verfügen. Sind benötigte Räume und Geräte stets frei, brauchen Sie diese auch nicht zu planen. 2. Welche Gruppierungen sind sinnvoll? Führen Sie Leistungen nur in bestimmten Räumen durch, sollten Sie dafür eine Raumgruppe anlegen. So wird diese Anforderung bei der Terminplanung berücksichtigt. Fassen Sie alle Räume zu Raumgruppen zusammen, die für bestimmte Leistungen notwendig sind. Beispiel: Angenommen, Sie haben mehrere Räume, in denen sich festinstallierte Heißluftgeräte befinden. Dann nennen Sie diese Räume in der Raumgruppe Heißluft (siehe Skizze). Beispiel für Raumgruppen Raumgruppen Massage Heißluft Elektro-Therapie Gymnastik/Sport 11

12 Wie lege ich Raumgruppen/ Gerätegruppen fest? 1 Klicken Sie bitte in der Ordnerliste auf Raumgruppen / Gerätegruppen und in der Symbolleiste auf den Button Neu. 2 Benennen Sie die Raumgruppen/ Gerätegruppen und klicken Sie auf. 3 Legen Sie jetzt die Räume/Geräte an, indem Sie in der Ordnerliste auf Räume / Geräte und anschließend auf Neu klicken. 4 Tragen Sie den Raumnamen/Gerätenamen sowie das Kürzel ein. 5 Ordnen Sie jetzt dem Raum/Gerät eine Raumgruppe/ Gerätegruppe zu. Setzen Sie hierfür einen Haken vor die entsprechende Raumgruppe/ Gerätegruppe. 6 Sie Ihre Einstellungen. 12

13 Leistungen 1 Richten Sie Ihre Leistungen ein, indem Sie auf der Schnellzugriffsleiste auf Leistungen klicken. Ihnen wird die Meldung zum Importieren von Leistungen angezeigt. Wählen Sie die zutreffenden Berufszweige aus. Sollten Sie Leistungen nicht im integrierten Heilmittelkatalog finden, legen Sie eine neue Leistung per Klick auf Neu in der Symbolleiste an. 2 Die Voreinstellungen des integrierten Heilmittelkataloges müssen Sie jetzt an Ihre Praxis anpassen. Markieren Sie dazu bitte eine Leistung und klicken dann auf Bearbeiten. 3 Bitte pflegen Sie die Anforderungen für diese Leistung ein, um die Termine bestmöglich verwalten zu können. Mit diesen Einstellungen legen Sie den Grundstein für Ihre optimale Planung. Arbeiten Sie hier so exakt wie möglich. Geben Sie alle Ihnen bekannten Informationen ein: Dauer Berufsgruppe Qualifikationen Raumgruppe/Gerätegruppe 4 Speichern Sie anschließend Ihre Leistungen durch Klicken auf:. 13

14 Patienten Falls Sie die Schnittstelle zu Starke Praxis eingerichtet haben oder noch einrichten möchten, können Sie diesen Abschnitt zur Patienteneinrichtung überspringen: In diesem Fall werden nach der Schnittstellenaktivierung alle Patienten aus Starke Praxis automatisch zu Starke Termine übertragen. 1 Klicken Sie auf der Schnellzugriffsleiste auf Patienten. Anschließend gehen Sie in der Symbolleiste auf den Button Neu, um einen neuen Patienten anzulegen. Sie sehen jetzt das Fenster zum Anlegen neuer Patienten. 2 Geben Sie die Patientendaten ein. 3 Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben durch Klicken auf:. 14

15 Verordnungen... legen in Starke Termine fest, wie oft welche Leistung für einen Patienten erbracht werden soll. Diese werden vom Arzt verordnet oder direkt mit dem Patienten vereinbart. Wenn Sie die Schnittstelle zu Starke Praxis verwenden, werden die dort eingegebenen Verordnungen automatisch übernommen. Hilfe zu Problemen mit der Schnittstelle finden Sie Hilfe zu Problemen mit der Schnittstelle finden Sie in der Online-Hilfe oder bei unserem telefonischen Support (s. Seite 19). 1 Wählen Sie bitte Verordnungen in der Schnellzugriffsleiste aus. Klicken Sie dann auf Neu in der Symbolleiste. Die Nummer wird von Starke Termine automatisch generiert und kann somit nicht eingetragen werden. Sollten Sie also eine Verordnung im Nachhinein anlegen, ändern Sie bitte das Datum. 2 Wählen Sie hier den Patienten aus der Liste (Klick auf ), tragen Sie das Datum und die Anzahl der Termine ein. 3 Klicken Sie danach auf Leistung hinzufügen. Es öffnet sich der Leistungskatalog, den Sie zuvor angelegt haben (siehe Seite 6). Suchen Sie sich die gewünschte Leistung heraus. Wenn nötig, wiederholen Sie diesen Vorgang. Falls Sie bereits Leistungsgruppen angelegt haben, können Sie auch gleich den Button Leistungsgruppen hinzufügen verwenden. 4 Speichern Sie anschließend die Verordnungen durch Klicken auf: Herzlichen Glückwunsch! Sie haben alle wichtigen Grunddaten eingegeben und können mit der Terminplanung beginnen! 15

16 B A 6 Definieren Sie Ihre eigenen Kalenderansichten, indem Sie im Menü auf Verwaltung klicken. Anschließend klicken Sie auf Kalender. Markieren Sie aus der Liste den zu ändernden Kalender. Klicken Sie dann auf den Button Bearbeiten. Um einen neuen Kalender zu gestalten, wählen Sie den Button Neu. 16

17 Kalender und Termine der Dreh- und Angelpunkt Sie können sich verschiedene Kalenderansichten über die Ordnerliste 4 anzeigen lassen: 1 Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste 3 auf Heute, um sich den aktuellen Tag mit allen Mitarbeitern, Räumen, Geräten etc. anzeigen zu lassen (siehe Abbildung). 2 Oder Klicken Sie im Menü 1 auf Kalender. Sie sehen jetzt eine Auflistung der Kalender, die sich automatisch nach Anlegen jeder Ressource eingerichtet haben. Sie werden standardmäßig als Wochenansicht angelegt A B Menüleiste Symbolleiste Schnellzugriffsleiste Ordnerliste Monatskalender Aufgabenbereich Terminierung Termininfo anzeigen Um eine Verordnung zu terminieren, klicken Sie auf die jeweilige Verordnung im Aufgabenbereich 6, halten diese mit der linken Maustaste fest und ziehen sie zur gewünschten Uhrzeit A. Um mehr Detail-Informationen zu einem Termin zu erhalten, lassen Sie die Maus auf dem Termin ruhen. Sie können jetzt eine gelbe Infobox sehen, die alle Informationen des Termins anzeigt B. Über die Symbolleiste 2 können Sie ebenfalls einen neuen Termin ohne Verordnung anlegen. Dazu klicken Sie bitte auf Neu und tragen alle relevanten Informationen ein. Vielen Dank... dass Sie sich für unsere Software, den elektronischen Terminplaner, entschieden haben. 17

18 Hervorragender Service Online-Hilfe Sie haben Fragen zu einzelnen Programmbereichen? Sie wollen wissen, wie man verschiedene Kalenderansichten einstellen kann? Sie suchen Tipps und Tricks, wie man noch schneller mit dem Programm arbeiten kann? Drücken Sie einfach die Taste F1 oder wählen Sie in der Menüleiste den Punkt Hilfe. Die Internetseite Auf unserer Interseite zu stöbern lohnt sich regelmäßig! Sie erhalten Informationen zu Weiterentwicklungen und Updates und können sich über Seminartermine in Ihrer Nähe informieren. Natürlich beantworten wir Ihre Fragen jederzeit gern unter der folgenden -Adresse: Wenn Sie uns Ihre -Adresse mitteilen, stellen wir Ihnen mit unserem kostenlosen elektronischen Newsletter auch regelmäßig Informationen über Updates und Verbesserungen zur Verfügung. Telefonischer Support Wenn die Hilfe Ihnen nicht weitergeholfen hat, wenden Sie sich gern an unsere Hotline unter der Telefonnummer 04307/ , Montag bis Donnerstag von 08:30 bis 17:00 Uhr, Freitag von 08:30 bis 16:00 Uhr. Außerhalb dieser Zeiten sprechen Sie einfach auf den Anrufbeantworter, wir melden uns dann umgehend bei Ihnen. 18

19 Seminare Am besten lernt es sich, wenn man alles genau erklärt bekommt und dann die Chance zum Üben hat. Unser Seminarbereich reagiert mit seinem Angebot immer flexibel auf Ihre Anforderungen. Rufen Sie uns an und erkundigen Sie sich nach aktuellen Themen und Terminen. Auf Wunsch veranstalten wir auch Inhouse-Seminare für Ihr Praxisteam. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung. 19

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23 So bestellen Sie STARKE TERMINE: Per Telefon: 04307/ Per Fax: 04307/ Per 23

24 Die Unternehmensgruppe buchner buchner ist mit seinen Unternehmen seit 1991 im Gesundheits- und Sozialmarkt tätig. Öffentliche und private Einrichtungen, Praxen und Selbstständige sind unsere Kunden. Wir bieten ihnen betriebswirtschaftliches Know-how für Therapiepraxen. Kompetenz und Professionalität erwerben sie durch Produkte und Dienstleistungen aus den Bereichen Dokumentation und Organisation. Für unsere Kunden - innovative Lösungskonzepte! Starke Software GmbH Lise-Meitner-Straße Schwentinental Tel / Fax 04307/