Praxis-Report Telefonie. Wie Unternehmen 50% Ihrer Telefonkosten im ersten Jahr sparen.

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1 Wie Unternehmen 50% Ihrer Telefonkosten im ersten Jahr sparen.

2 Liebe Leserin, lieber Leser, ich beglückwünsche Sie zu diesem Report. Mein Name ist Michael Kundt. Mein Team und ich helfen Unternehmen, von Innovationen im Telekommunikationsbereich zu profitieren. Grundlage dafür ist die bestehende Telefonsituation zu in einem Unternehmen zu analysieren. Anschließend erfolt eine Bedarfsanalyse und schließlich zeige wir auf, welche modernen Lösungen es gibt und welche Entscheidungskriterien für den individuellen Kunden relevant sind. Im ersten Schritt hilft Ihnen dieser Report, die wichtigsten Schlüssel kennenzulernen, mit denen man seine Telekommunikationskosten senken kann und die eigene Telefonie auf ein neues Niveau hebt. Hierfür stelle ich Ihnen in diesem Report einige in der Praxis bewährte Methoden vor. Natürlich kann dieser Report nicht immer auf deine jeweilige konkrete Situation eingehen, aber er wird Ihnen helfen, die ersten richtigen Entscheidungen zu treffen. Bitte verzeihen Sie mir, dass ich einige Aspekte nur im Ansatz absprechen kann. Dies würde sonst schnell den Rahmen eines Reports sprengen. In jedem Fall wünsche ich Ihnen viel Freude und Spaß beim Lesen. Ich bin mir sicher, dass auch Sie - wie so viele andere Leserinnen und Leser hier viele neue Erkenntnisse mitnehmen werden. Genug der Vorrede: Schauen jetzt selbst und machen sich Ihr eigenes Bild. Herzlichst Ihr Michael Kundt 2013 reventix GmbH 2

3 1 Die Welt der Telekommunikation Die Telekommunikationslandschaft hat sich den in den letzten Jahrzehnten dramatisch verändert. Die alt bekannte Weisheit aus der IT-Branche Never change a running system ist in der Telekommunikation inzwischen kaum noch nachvollziehbar. Die technischen Entwicklungen schreiten in unserer Zeit immer schneller voran. Um die vielen kleineren und größeren Fehler in der Technik zu korrigieren, verlangt heute jedes moderne Geräte nach Updates. Gemeint war mit diesem Satz ursprünglich auch eher die Idee, nicht unnötig an den Systemen herumzuspielen. Nicht jedes Update war mal eben schnell gemacht und brachte nur Verbesserungen. Die Idee war eine andere: Man sollte nur die Updates einspielen, die einen wirklichen Mehrwert bringen. In der heutigen rasanten Zeit ist man hingegen meistens gut beraten, wenn man seine Technik auf dem aktuellen Stand hält. Moderne IT- und Telekommunikationssysteme sind längst nicht mehr unabhängige Geräte, die in einem dunklen Keller an der Wand hängen, weit weg vom täglichen geschehen. Nein, heute ist fast jedes Gerät mit dem Internet verbunden und schreit meist zurecht nach der Kommunikation mit der Außenwelt. Und in dieser Welt gibt es eben auch Schurken, die versuchen sich an unserer Technik zu schaffen zu machen. Die Frage ist: Sind Sie dieser Herausforderung gewachsen? Wer nun glaubt in diesem Absatz seine Bestätigung zu finden, dass es richtig ist, auf die gute alte Technik zu setzen, der sei gewarnt. Gerade wenn die 2013 reventix GmbH 3

4 Zeit schneller läuft als manchem alten Hasen lieb ist, gilt eben auch: Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit! Obwohl das schon eher eine Weisheit ist, die eben nicht nur für die IT- und Telekommunikationsbranche gilt, sondern für alle Unternehmen. Und je wichtiger das Thema Kommunikation für den Erfolg des Unternehmens ist, desto wichtiger ist es, hier seine Technik auf einem aktuellen Stand zu halten. Ich weiß, das fällt nicht jedem leicht: Schließlich tun die guten alten ISDN- Leitungen seit Jahren brav ihren Dienst und die Telefonanlage hat schließlich ein Vermögen gekostet und ist ja auch erst wenige Jahre alt. Es funktioniert doch eigentlich alles super. Warum sollte man sich da Gedanken machen? Dazu kann ich nur sagen: Aufpassen! Jedes Unternehmen befindet sich heute mit 190 km/h auf der Datenautobahn und Sie sind eben nicht auf einem 100 Jahre alten Wanderweg in den Alpen zum Wandern. Kommunikation ist heute schneller und multimedialer als je zuvor. Wer sich hier der moderne Kommunikation verschließt, wird Kunden und damit auch Umsatz verlieren. Die Fahrt mit alter Technik wird täglich spürbar langsamer und schließlich sollen die gelben Engel vom ADAC kommen und den alten Trabbi bzw. Käfer wieder flott machen. Die anderen Unternehmen auf der Datenautobahn ziehen derweil an einem vorbei. Wer sich nicht bei Zeiten darum kümmert seine Betriebsmittel auf den aktuellen Stand zu halten, der wird letztlich selbst die unternehmerischen Konsequenzen tragen müssen. Es ist ein bekannter Irrtum zu glauben: Wer nichts tut, der kann auch nichts falsch machen reventix GmbH 4

5 2 Ein Blick in die Zukunft Wer heute in Kommunikationstechnik investiert, sollte sicher sein können, dass die Technik den zukünftigen Anforderungen gewachsen ist. Selbstverständlich lässt sich dies nie mit 100% Gewissheit vorhersagen, was und wann etwas in Zukunft gefragt ist. Aber wer heute noch eine Telefonanlage mit Technik von vor 10 Jahren kauft, setzt hier sicherlich nicht auf moderne Kommunikation von morgen. Dies hat inzwischen sogar die Deutsche Telekom erkannt und stellt daher ihr gesamtes Netz auf NGN (eine Mischung aus Sprach- und Datennetz) um. Das klassische ISDN-Netz wird es also bald so nicht mehr geben. Voice-over-IP ist das Zauberwort, dass unsere Kommunikation auch in den nächsten Jahren völlig verändern wird. Vielleicht denken Sie jetzt als Erstes an schlechte Sprachqualität und dauernde Ausfälle. Oder vielleicht glauben Sie das Voice-over-IP (VoIP) eher etwas für Privatanwender und Skype-Nutzer ist, denen es ausschließlich ums Geld sparen geht. Diese Zeiten sind längst vorbei! VoIP bietet heute ausgereifte Business Lösungen Die Technik ist längst den Kinderschuhen entwachsen und bietet sowohl für Privatkunden als auch für Unternehmen jeder Größenordnung, ein enormes Einsparungspotenzial in den fünf Schlüsselbereichen reventix GmbH 5

6 3 Die fünf Schlüssel für weniger Kosten und mehr Leistung Was sind die Schlüssel, mit denen Sie heute schon Kosten einsparen und die Leistung Ihrer Kommunikation deutlich verbessern können? Da wir nicht alle Kosten unserer Kommunikationsverbindung direkt beeinflussen können, konzentrieren wir uns hier auf die fünf Bereiche, mit denen wir es als Endkunde direkt zu tun haben Die Infrastruktur Der Aufwand, die einige Unternehmen aufwenden müssen, um ein Telekommunikationssystem in Betrieb zu nehmen, ist oft noch gewaltig. Doch lassen sich hier durch einfache Maßnahmen bereits im Vorfeld viele Kosten sparen: Nutzen Sie möglichst eine einheitliche Infrastruktur für Daten und Telefonie. Achten Sie auf eine einheitliche strukturierte Verkabelung mit aktueller Netzwerktechnik und nach aktuellen Standards. Patchfelder und Switches sollten für Telefone und Daten gemeinsam genutzt werden können. Grundregel: Je universeller und einfacher eine Infrastruktur aufgebaut ist, desto weniger Kosten verursacht diese bei Installation und im laufenden Unterhalt Die Telefonanlage und Endgeräte Bei den Investitionen bestimmt die Telefonanlage, samt Ihrer Endgeräte in der Regel den größten Kostenblock. Die Kosten für Telefonanlage, Endgeräte (Telefone, Fax) und Software (CTI,TAPI, usw.) übersteigen bei Unternehmen mit Mitarbeitern oft Größen von und mehr reventix GmbH 6

7 So können Sie Kosten sparen, wenn Sie bereits eine Telefonanlage haben: Prüfen Sie, ob Sie ISDN Telefone, analoge Telefone und VoIP-Telefone an Ihre Telefonanlage anschließen können. Oft sind ISDN und Systemtelefone teurer als VoIP-Telefone. In einigen Fällen reichen auch einfache analoge Telefone für die Kommunikation aus. Prüfen Sie, ob und in welchem Umfang Sie die Telefonanlage überhaupt erweitern können. Prüfen Sien, ob Ihre Telefonanlage Voice-over-IP (VoIP) fähig ist. Dies ermöglicht weitere Einsparungen (siehe weiter unten) Tipps zum Kosten sparen bei Neuanschaffung einer Telefonanlage: Prüfen Sie an welchem Arbeitsplatz Sie welche Funktionalitäten wirklich brauchen. In einigen Fällen erfüllen hier auch einfache Telefone ihren Zweck. Ist die Telefonanlage auf dem aktuellen technischen Stand und wie erfolgen Updates? Welche Anschlusstechnik wird unterstützt? Eine ausgereifte VoIP Unterstützung ist heute Pflicht. Einige Hersteller werben hier mit einer VoIP-Unterstützung. Diese ist leider oft so fehlerhaft, dass diese praktisch nicht genutzt werden kann. Telefonanlagen die nur ISDN können, hängen oft auch bei anderen Funktionen hinterher. Prüfen Sie, ob Sie nicht eine flexible virtuelle Telefonanlage nutzen können. Diese wächst mit Ihren Anforderungen mit, Sie haben im besten Fall keine Investitionskosten und nur geringe monatliche Kosten reventix GmbH 7

8 3.3. Die Systempflege Ist ein Telefonsystem erst mal gekauft, muss es gepflegt und auf einem "aktuellen" Stand gehalten werden. Leider bezahlen hier viele Unternehmen immer noch große Summen für langfristige Wartungsverträge und teuren Service. Hier einige Anregungen, die Ihenn viel Ärger und Kosten ersparen können: Prüfen Sie, ob Sie Änderungen an Ihrer Telefonanlage auch selbst durchführen können. Brauchen Sie für die Wartung zwingen ein zertifiziertes Vertragsunternehmen? In diesen Fällen sind die Telefonanlagen oft so kompliziert, dass hier keine normale Techniker mit Standardwissen weiterhelfen kann. Die Vertragsfirma muss hier teure Schulungen für die Mitarbeiter finanzieren. Diese Kosten werden dann in Form von erhöhten Wartungsverträgen und hohen Stundensätzen an die Endkunden weitergereicht. Sie sollten wissen, dass es auch einfache und funktionsreiche Telefonanlage gibt, die ohne besondere Schulungen von jedem gewartet werden können. Stellen Sie sich doch mal vor, Sie müssten für jeden Autotyp einen extra Führerschein machen, nur weil der Hersteller die Bedienung so umständlich macht, dass es sonst keine mehr versteht. Wäre das ein Qualitätsmerkmal des Autos? 2013 reventix GmbH 8

9 3.4. Grundgebühren Telefonanschlüsse werden von den Telefonanbietern in verschiedenen Ausprägungen angeboten. Typische Anschlüsse sind: analoger Telefonanschluss (1 Leitung, 1 Rufnummer) NGN-Telefonanschluss (typisch 1 Leitung, 1 Rufnummer) ISDN-Mehrgeräteanschluss (2 Leitungen, 3 Rufnummern) ISDN-Anlagenlagenschluss (typisch 4-16 Leitungen, Rufnummernblock) ISDN-Primärmultiplexanschluss (PMX) (30 Leitungen, Rufnummernblock) Die kleineren Anschlüssen werden zudem meistens in Kombination mit einem DSL- /Internetanschluss angeboten. Und genau in diesem DSL-Anschluss liegt Ihr Potenzial zum Sparen: Mit einem DSL-Anschluss können Sie nicht nur Surfen und s lesen, sondern auch Telefonieren. ISDN-Leitungen sind meisten viel zu teuer. Bsp. 4 x ISDN kosten in der Regel ca. 120 pro Monat. Bedenken Sie: Für 20% dieses Preises bekommen Sie bereits eine separate DSL-Leitung. Mit einem normalen DSL-Anschluss können Sie meisten zwischen Gespräche gleichzeitig führen. Mit einem VoIP-Trunk nutzen Sie Ihren DSL-Anschluss nun zur Telefonie. Wer wenig Datenverkehr hat, braucht meistens keinen separaten DSL- Anschluss sondern nutzt einen DSL-Anschluss für Daten und Telefonie. Über einen DSL-Anschluss kann man die Sprachkanäle seines ISDN- Anschlusses kostengünstig erweitern. Dies ist bei einem normalen ISDN- Mehrgeräteanschluss nicht möglich reventix GmbH 9

10 3.5. Die Telefongebühren Oft schließen die Telefonanbieter langfristige Verträge ab, um Kunden an sich zu binden. Bei vielen alten Verträgen sind die Preise einfach nicht mehr zeitgemäß. Wer jetzt bei seinem Telefonanbieter nachfragt, bekommt in der Regel zwei Informationen: Entweder er bietet Ihnen an beim jetzigen Abschluss eines neuen Vertrages auf aktuelle Konditionen wechseln zu dürfen, oder er sagt Ihnen, das Sie erst zum Ende der Vertragslaufzeit wechseln können. Aber wie auch immer: Lassen Sie sich gerne anketten? Tipps zum Telefonkosten sparen: Generell: Nutzen Sie Ihren DSL-Anschluss zum Telefonieren. Sie können auch über VoIP Ihre ISDN-Rufnummern für abgehende Gespräche nutzen. So werden Sie unabhängig von den Telefongebühren Ihres jetzigen Telefonanbieters und nutzen Ihre Rufnummern nach außen. Sie können Ferngespräche und Handygespräche über DSL per VoIP führen und so oft viel, viel Geld sparen. Profi-Tipp: Eingehende Gespräche können zum Beispiel mit einem VoIP-Gateway auf einen VoIP-.Telefonschluss umgeleitet werden. So können Sie diesen für ein- und ausgehende Gespräche über VoIP nutzen, ohne das Ihr Telefonanbieter dies verhindern kann reventix GmbH 10

11 4 Fazit und Ausblick In diesem Report haben Sie erfahren, wie wichtig es ist, aktuelle Technik und damit auch eine aktuelle Telefonanlage für Ihren Erfolg zu nutzen. Zudem haben Sie viele Tipps bekommen, wie Sie ab morgen viel Geld sparen können. Ich habe Ihnen gezeigt, welche Einsparpotenziale es gibt, wenn Sie Ihre Telefonanlage behalten wollen und worauf du achten müssen, wenn Sie planen, eine neue Telefonanlage zu kaufen reventix GmbH 11

12 Ich wünsche mir, dass Ihnen dieser Report die richtigen Ansätze gezeigt hat, wo auch Sie ab jetzt kosten sparen können. Herzlichst Ihr Michael Kundt P.S.: Eine persönliche Bitte: Dieser Report ist noch ganz frisch. Sollten Sie daher Fehler (in jeglicher Art) in diesem Report gefunden haben, würde ich mich freuen, wenn Sie mir schreiben, was ich verbessern sollte. Vielen Dank für Ihre Hilfe 2013 reventix GmbH 12

13 reventix GmbH Lützostraße Berlin Telefon: Fax: Web: reventix GmbH 13