Bei der Vorbereitung von Hauptversammlungen. neue BGH-Rechtsprechung und Gesetzesänderungen zu beachten.

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1 Bei der Vorbereitung von Hauptversammlungen sind in diesem Jahr neue BGH-Rechtsprechung und Gesetzesänderungen zu beachten. Hauptversammlungssaison 2010: Aktuelle Rechtsprechung und Gesetzesänderungen Die wesentlichen Neuerungen für Vorbereitung und Ablauf einer Hauptversammlung im Überblick: Beschränkung des Frage- und Rederechts der Aktionäre Beschluss der Hauptversammlung über Vorstandsvergütung Neuregelungen durch das ARUG Einberufung der Hauptversammlung Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft Teilnahme über elektronische Medien Stimmabgabe per Briefwahl Stimmrechtsvollmachten Neues Fristensystem Weitere Änderungen Wahlen zum Aufsichtsrat

2 Beschränkung des Frage- und Rederechts der Aktionäre Mit Urteil vom 8. Februar 2010 hat der Bundesgerichtshof (BGH) bestätigt, dass der Versammlungsleiter in der Satzung umfassend ermächtigt werden kann, das Rede- und Fragerecht der Aktionäre in der Hauptversammlung zeitlich angemessen zu beschränken. Dr. Ulrike Binder Partnerin, Frankfurt T: Der BGH sieht es als zulässig an, in der Satzung einen angemessenen Zeitrahmen für die Gesamtdauer der Hauptversammlung und die dem einzelnen Aktionär zu gewährenden Frage- und Redezeiten zu bestimmen. Der Zeitrahmen ist dann im Einzelfall vom Versammlungsleiter nach pflichtgemäßem Ermessen zu konkretisieren. In dem entschiedenen Fall ermächtigt die Satzung den Versammlungsleiter zu folgenden Anordnungen: Stephan Gittermann Partner, Frankfurt T: Beschränkung der Rede- und Fragezeit eines Aktionärs auf 15 Minuten je Wortmeldung und auf zehn Minuten, wenn sich mindestens drei weitere Redner angemeldet haben Beschränkung der Rede- und Fragezeit eines Aktionärs auf insgesamt 45 Minuten Debattenschluss um Uhr Höchstdauer der Hauptversammlung zwischen sechs und zehn Stunden, abhängig von den Beschlussgegenständen. Dr. Sven Labudda Associate, Frankfurt T: Die Satzungsregelung basiert auf dem Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Aktienrechts (UMAG) aus dem Jahre 2005 ( 131 Abs. 2 Satz 2 AktG). Danach kann die Satzung den Versammlungsleiter ermächtigen, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken und dazu Näheres bestimmen. Die Vorinstanz, das OLG Frankfurt, hatte die fragliche Satzungsregelung noch als unzulässig erachtet. Die Bestimmung sei so auszulegen, dass sie Anordnungen des Versammlungsleiters einer gerichtlichen Kontrolle entziehen wolle, sofern diese sich in dem durch die Satzung vorgegebenen Rahmen bewegten. Das sei als Verstoß gegen die Eigentumsgarantie des Grundgesetzes zu werten. Dr. Axel Lebherz Associate, Frankfurt T: alebherz@mayerbrown.com Der BGH hält dagegen eine angemessene Beschränkung des Frage- und Rederechts des Aktionärs in der Satzung für zulässig. Nicht zu beanstanden sei insbesondere die Festlegung einer angemessenen Höchstdauer der Hauptversammlung, der auf den einzelnen Aktionär entfallenden Frage- und Redezeiten sowie die Einräumung der Befugnis, den Debattenschluss um Uhr anzuordnen. Der Versammlungsleiter hat jedoch bei der Ausübung des ihm eingeräumten Ermessens jeweils die konkreten Umstände der Hauptversammlung zu beachten, wobei er sich an den Geboten der Sachdienlichkeit, der Verhältnismäßigkeit und der Gleichbehandlung zu orientieren hat. 2 Hauptversammlungssaison 2010

3 Damit sind spezifische Satzungsregelungen zur Einschränkung des Frage- und Rederechts zwar zulässig. Sie stehen aber stets unter dem Vorbehalt der Ausübung eines dem Versammlungsleiter zwingend einzuräumenden Ermessens. Die Einführung konkreter Satzungsbestimmungen zur Einschränkung des Frageund Rederechts dürfte deshalb nicht ohne Weiteres zu größerer Rechtssicherheit führen. Denn der Versammlungsleiter muss weiterhin alle Anordnungen nach pflichtgemäßem Ermessen treffen. Damit bleibt den Aktionären auch bei entsprechenden Festlegungen in der Satzung weiterhin die Möglichkeit, die in der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse unter Verweis auf ein durch den Versammlungsleiter vermeintlich fehlerhaft ausgeübtes Ermessen anzufechten. Eine Satzungsänderung aufgrund der Entscheidung des BGH erscheint vor diesem Hintergrund vorerst nicht zwingend geboten. Vielmehr dürfte wie bisher eine allgemeine Regelung ausreichen, die den Versammlungsleiter ermächtigt, das Frage- und Rederecht zeitlich angemessen zu beschränken. Beschluss der Hauptversammlung über Vorstandsvergütung Durch das am 5. August 2009 in Kraft getretene Gesetz zur Angemessenheit der Vorstandsvergütung (VorstAG) sind die Regelungen zur Vergütung des Vorstands geändert worden. Der Aufsichtsrat hat danach bei der Bemessung der Gesamtbezüge des einzelnen Vorstandsmitglieds dafür zu sorgen, dass diese in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Die Vergütungsstruktur ist bei börsennotierten Gesellschaften auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung auszurichten, weswegen variable Vergütungsbestandteile eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben sollen. Zusätzlich soll der Aufsichtsrat für außerordentliche Ereignisse eine Begrenzungsmöglichkeit vereinbaren. Die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft kann über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder einen Beschluss fassen. Vorstand und Aufsichtsrat können nach allgemeinen Regeln einen entsprechenden Beschlussvorschlag machen; ebenso können Aktionäre, deren Anteile zusammen fünf Prozent des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von Euro erreichen, verlangen, dass dieser Gegenstand auf die Tagesordnung gesetzt wird. Beschlussgegenstand kann nur die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder sein, nicht aber die Höhe der Vergütung einzelner Vorstandsmitglieder; auch über einzelne Bestandteile des Vergütungssystems kann nicht beschlossen werden. Der Beschluss begründet weder Rechte noch Pflichten. Er ist auch nicht anfechtbar. Billigung oder Missbilligung der Vorstandsvergütung bleiben also ohne Rechtsfolgen. mayer brown 3

4 Ob Gesellschaften eine solche Beschlussfassung auf die Tagesordnung ihrer diesjährigen Hauptversammlung setzen sollten, wird im Einzelfall zu überlegen sein. Bisher veröffentlichte Einberufungen zeigen, dass vor allem DAX- und MDAX-Unternehmen das Vergütungssystem des Vorstands ihren Aktionären zur Beschlussfassung vorlegen. Kleinere Gesellschaften sehen von einer Aufnahme in die Tagesordnung offenbar eher ab. Einer der Hintergründe für eine Aufnahme in die Tagesordnung dürfte gewesen sein, dass die Verwaltung jeweils aktiv wurde, um eine entsprechende Ergänzung der Tagesordnung durch eine ausreichende Minderheit und einen damit verbundenen Konflikt im Vorfeld und auf der Hauptversammlung zu vermeiden. Neuregelungen durch das ARUG Am 1. September 2009 ist das Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrechterichtlinie (ARUG) in Kraft getreten. Die Neuregelungen zum Recht der Hauptversammlung sind erstmals auf Hauptversammlungen anzuwenden, zu denen nach dem 31. Oktober 2009 einberufen wird. Bei der Vorbereitung der ordentlichen Hauptversammlung 2010 müssen die Gesellschaften also sicherstellen, dass sie die neuen Regelungen einhalten. Einige Gesellschaften haben bereits im vergangenen Jahr, vor Inkrafttreten des ARUG, Vorratsbeschlüsse zur Änderung ihrer Satzung fassen lassen. Andere Unternehmen haben ihre Satzung noch nicht an die neuen Bestimmungen angepasst; sie müssen deshalb in diesem Jahr prüfen, welche Satzungsvorschriften zu ändern sind. EINBERUFUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG Einberufungen börsennotierter Gesellschaften müssen nunmehr Hinweise zu den Rechten der Aktionäre, etwa auf Ergänzung der Tagesordnung und Auskunftserteilung, enthalten sowie auf die Internetseite der Gesellschaft mit den Informationen zur Hauptversammlung hinweisen. Außerdem müssen börsennotierte Gesellschaften die Einberufung spätestens zum Zeitpunkt ihrer Bekanntmachung solchen Medien zuleiten, bei denen von einer Verbreitung der Information innerhalb der gesamten Europäischen Union ausgegangen werden kann. VERÖFFENTLICHUNG AUF DER INTERNETSEITE DER GESELLSCHAFT Börsennotierte Unternehmen müssen die für die Hauptversammlung maßgeblichen Unterlagen (etwa Tagesordnung, Anträge zur Beschlussfassung) alsbald nach der Einberufung auf ihrer Internetseite veröffentlichen. Auf die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte und gegebenenfalls die Formulare, die bei Stimmabgabe durch Vertretung oder bei Stimmabgabe mittels Briefwahl zu verwenden sind, ist besonders hinzuweisen. Tagesordnungspunkte, zu denen kein Beschluss gefasst werden soll, sind zu erläutern. 4 Hauptversammlungssaison 2010

5 Für die Hauptversammlung relevante Unterlagen (auch Vorstands- und Prüfungsberichte zu Strukturmaßnahmen wie Squeeze-outs und Umwandlungen) müssen nicht mehr zur Einsicht der Aktionäre in den Geschäftsräumen ausliegen oder kostenlos den Aktionären auf Anfrage übermittelt werden, wenn sie von der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft verfügbar sind. In der Hauptversammlung selbst müssen keine Papierunterlagen mehr ausgelegt werden, wenn die Aktionäre elektronischen Zugang zu den Unterlagen erhalten, zum Beispiel über Computer-Terminals. TEILNAHME ÜBER ELEKTRONISCHE MEDIEN Die Satzung kann nunmehr vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Aktionäre sämtliche oder einzelne Aktionärsrechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Eine Anfechtung kann nicht darauf gestützt werden, dass die Aktionärsrechte durch eine technische Störung verletzt wurden, es sei denn der Gesellschaft ist grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorzuwerfen. Ein solches Verschulden der Gesellschaft hat der anfechtende Aktionär zu beweisen. STIMMABGABE PER BRIEFWAHL Die Satzung kann vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, ohne selbst an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Anders als bei der Teilnahme mittels elektronischer Medien gilt der Aktionär nicht als Teilnehmer der Hauptversammlung. Er kann etwa keinen Widerspruch gegen die von der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse einlegen. STIMMRECHTSVOLLMACHTEN Geändert wurde auch die Formvorschrift für Vollmachten zur Teilnahme an der Hauptversammlung. Börsennotierte Gesellschaften dürfen nunmehr keine strengeren Formanforderungen an Vollmachten stellen als die Textform. Das bedeutet, dass Vollmachten per Telefax oder erteilt werden können. Anderslautende Satzungsregelungen sind in der diesjährigen Hauptversammlung zu ändern. Börsennotierte Gesellschaften müssen für den Nachweis der Vollmacht die Kommunikation zumindest über einen elektronischen Weg ermöglichen. Dies bedeutet, dass bis in die Hauptversammlung hinein elektronische Medien zuverlässig nutzbar sein müssen. NEUES FRISTENSYSTEM Die bisherigen Fristen und Termine im Zusammenhang mit der Einberufung der Hauptversammlung haben immer wieder zu Zweifelsfragen und zu Prozessen geführt. Sämtliche Fristen und Termine werden nunmehr nach dem gleichen Schema berechnet. Bei rückgerechneten Fristen sind der Tag der Hauptversammlung und der Tag des jeweiligen Ereignisses nicht mitzurechnen, etwa der letztmögliche Termin der Anmeldung. Unerheblich ist, ob der Tag des Fristbeginns auf einen Sonn- oder Feiertag fällt. Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. mayer brown 5

6 Enthält die Satzung noch eine Frist, die nicht in Tagen ausgedrückt ist, bleibt diese bis zur ersten ordentlichen Hauptversammlung nach Inkrafttreten des ARUG wirksam. In der anstehenden ordentlichen Hauptversammlung 2010 ist also gegebenenfalls für die Zukunft eine entsprechende Satzungsänderung zu beschließen. WEITERE ÄNDERUNGEN Geändert wurden durch das ARUG außerdem die Regelungen zur Weitergabe der Mitteilungen über die Einberufung durch Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen und zur Bekanntmachung der Abstimmungsergebnisse. Das Depotstimmrecht der Banken wurde umfassend reformiert. Wahlen zum Aufsichtsrat Aufgrund des am 29. Mai 2009 in Kraft getretenen Gesetzes zur Modernisierung des Bilanzrechts (BilMoG) muss der Aufsichtsrat einer kapitalmarktorientierten Aktiengesellschaft mindestens über ein unabhängiges Mitglied verfügen, das über Sachverstand in den Gebieten der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügt. Die Anforderung gilt nicht, solange alle Aufsichtsratsmitglieder vor dem 29. Mai 2009 bestellt worden sind. Bei der Neuwahl von Aufsichtsratsmitgliedern ist deshalb darauf zu achten, dass nach der Wahl zumindest ein Aufsichtsratsmitglied ein in dieser Weise unabhängiger Finanzexperte ist. Andernfalls ist der Aufsichtsrat fehlerhaft besetzt. Es muss aber nicht das neu zu wählende Aufsichtsratsmitglied der unabhängige Finanzexperte sein. Vielmehr ist der Aufsichtsrat auch dann ordnungsgemäß besetzt, wenn ein im Amt verbleibendes Aufsichtsratsmitglied die Anforderungen erfüllt. 6 Hauptversammlungssaison 2010

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