Info. der lohnausweis. xxxxx. formale (3. Teil) und rechtliche punkte - 10 tipps (8. Teil) Muss der Arbeitgeber einen Lohnausweis erstellen?

Transkript

1 Info november recht rationell interessant administriert xxxxx der lohnausweis formale (3. Teil) und rechtliche punkte - 10 tipps (8. Teil) In der Schweiz bildet der Lohnausweis die wichtigste Grundlage für die Steuerveranlagung von Arbeitnehmenden. Diese, aber auch die Steuerbehörden vertrauen darauf, dass der Lohnausweis korrekt erstellt worden ist. Formale Anforderungen und gesetzliche Regelungen in Bezug auf den Lohnausweis werden oft als uninteressant und wenig wichtig angesehen, obwohl der Lohnausweis eine der Urkunden ist, welche von den Arbeitgebern in grosser Zahl ausgestellt wird und auf deren Grundlage die Steuerveranlagung für den Arbeitnehmenden erfolgt. Daher ist es sowohl für Arbeitgeber wie auch für Arbeitnehmende wichtig, die gesetzlichen Pflichten im Detail zu kennen. Nachfolgend wird auf die wichtigsten Fragestellungen in Bezug auf den Lohnausweis eingegangen. Muss der Arbeitgeber einen Lohnausweis erstellen? In Artikel 127 Abs. 1 lit. a Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (nachfolgend «DBG») ist festgehalten, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, den Arbeitnehmenden eine schriftliche Bescheinigung über deren Leistung auszustellen, d.h. der Arbeitgeber muss von Gesetzes wegen einen Lohnausweis erstellen. Der Lohnausweis muss fristgerecht auf einem amtlichen Formular erstellt werden (Formularzwang) und sowohl wahr als auch klar sein. Bei Verletzung der Bescheinigungspflicht droht dem Arbeitgeber eine Busse bis CHF 10'000 (Art. 174 Abs. 1 lit. b DBG) und sein Verhalten kann als Mithilfe zur Steuerhinterziehung geahndet werden (Art. 175f. DBG). Aber auch der Arbeitnehmende ist verpflichtet, dafür zu sorgen, einen vorschriftsgemäss erstellten Lohnausweis vom Arbeitgeber zu erhalten und den Lohnausweis auf seine Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Welche rechtliche Relevanz hat der Lohnausweis? Beim Lohnausweis handelt es sich um eine Urkunde im strafrechtlichen Sinn. Urkunden sind demzufolge Schriften, die bestimmt und geeignet sind, oder Zeichen, die bestimmt sind, eine Tatsache von rechtlicher Bedeutung zu beweisen (Art. 110 Abs. 4 Satz 1 Schweizerisches Strafgesetzbuch, nachfolgend «StGB»). Das unrichtige Ausfüllen eines Lohnausweises ist demnach nicht nur steuerrechtlich sondern auch strafrechtlich relevant. Die strafrechtlich resultierende Falschbeurkundung ist in Art 251 Ziff. 1 Abs. 1 StGB geregelt: «Wer in der Absicht, jemanden am Vermögen oder an andern Rechten zu schädigen oder sich oder einem andern einen unrechtmässigen Vorteil zu verschaffen, eine Urkunde fälscht oder verfälscht, die echte Unterschrift oder das echte Handzeichen eines andern zur Herstellung einer unechten Urkunde benützt oder eine rechtlich erhebliche Tatsache unrichtig beurkundet oder beurkunden lässt, eine Urkunde dieser Art zur Täuschung gebraucht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bestraft «. Lohnausweise gelten typischerweise als Urkunden mit erhöhter Glaubwürdigkeit. Bei vorsätzlicher Angabe falscher Tatsachen mit Schädigungsabsicht gegenüber bspw. der Steuerbehörde, ist der Tatbestand der Falschbeurkundung erfüllt.

2 2 Die Erstellung des Lohnausweises darf somit nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Der Arbeitgeber sollte daher besonders Augenmerk darauf legen, dass der Lohnausweis vollständig und richtig ausgestellt wird. Was passiert bei falschen Angaben im Lohnausweis? Beim Arbeitnehmenden können unkorrekte der Steuerbehörde eingereichte Lohnausweise zur versuchten oder vollendeten Steuerhinterziehung oder sogar zum Steuerbetrug führen. Enthält ein Lohnausweis falsche Angaben, entstehen folgende Sanktionsmöglichkeiten: Art. 174 Abs. 1 DBG: Wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht zur korrekten und vollständigen Ausstellung eines Lohnausweises nicht nachkommt und trotz Mahnung vorsätzlich oder fahrlässig dieser Pflicht nicht nachkommt wird er mit Busse bis zu 1'000 Franken, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis zu 10'000 Franken bestraft. Art. 175 DBG: Wenn der Arbeitnehmende durch Einreichung eines fehlerhaften Lohnausweises vorsätzlich oder fahrlässig bewirkt, dass eine Veranlagung zu Unrecht unterbleibt oder dass eine rechtskräftige Veranlagung unvollständig ist wird er mit einer Busse bestraft, welche in der Regel das Einfache der hinterzogenen Steuer beträgt. Der Arbeitgeber kann hier als Teilnehmer im Sinne von Art. 177 DBG verantwortlich gemacht werden. Art. 186 DBG: Wenn der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmende zum Zwecke eine Steuerhinterziehung i.s.v. Art DBG vorsätzlich gefälschte, verfälschte oder inhaltlich unwahre Lohnausweise zur Täuschung gebraucht, wird er mit Gefängnis oder mit Busse bis zu 30'000 Franken bestraft. Zudem bleibt die Bestrafung wegen Steuerhinterziehung vorbehalten. Haftet nur der Aussteller für die Richtigkeit des Lohnausweises? Wie oben dargestellt, können unkorrekte Lohnausweise für den Arbeitgeber als Aussteller der Urkunde als Teilnahmehandlung zur Steuerhinterziehung oder zum Steuerbetrug qualifizieren. Daher stellt sich die berechtigte Frage, ob der Arbeitgeber, der für den falsch ausgestellten Lohnausweis verantwortliche Mitarbeitende oder allenfalls das extern beauftragte Treuhandbüro für die Richtigkeit des Lohnausweises haften. Wichtig für Lohnausweisersteller ist vor allem die Kenntnis von Art. 177 Abs. 1 StGB: «Wer vorsätzlich zu einer Steuerhinterziehung anstiftet, Hilfe leistet oder als Vertreter des Steuerpflichtigen eine Steuerhinterziehung bewirkt oder an einer solchen mitwirkt, wird ohne Rücksicht auf die Strafbarkeit des Steuerpflichtigen mit Busse bestraft und haftet überdies solidarisch für die hinterzogene Steuer.» Je nach Situation sind hier die externen Beauftragten, Lohnbuchhalterinnen oder Lohnbuchhalter, Personalchefs aber auch Firmeninhaber in der Pflicht. Neben einer Busse droht die Solidarhaftung für die hinterzogene Steuer. Eine Steuer welche - wohlverstanden - der Lohnausweisempfänger zahlen müsste. Der Fiskus kann sich am Lohnausweisersteller persönlich, aber auch an den Arbeitgeber bzw. dessen Vertreter, wenden, wenn die Nach- und Strafsteuer nicht einbringlich sein sollte. Wenn sich alle Lohnausweisersteller dieser ungemütlichen Situation bewusster wären, würden gewisse manchmal sorgfältiger vorgehen. Bei externen Beauftragten ist zudem eine Sorgfaltspflichtverletzung gemäss Auftragsrecht zu prüfen. Wie stellt sich die Lage dar, wenn eine Mitarbeiterin auf Geheiss des Chefs seinen Lohnausweis nicht vollständig und korrekt erstellt? In der Praxis entstehen manchmal unangenehme Situationen, wenn bspw. eine Lohnbuchhalterin gewisse Lohnbestandteile auf dem Lohnausweis aufführen will, der Vorgesetzte oder Inhaber dies jedoch verhindern möchte.

3 3 Die Lohnbuchhalterin ist nun in der Zwickmühle, denn sie möchte den Frieden in der Firma waren, dennoch ist sie verpflichtet, einen vollständigen und wahren Lohnausweis zu erstellen. Wenn sie sich zur Ausstellung eines unvollständigen Lohnausweises hinreissen lässt, geht sie nicht unerhebliche persönliche Risiken ein. Eine Lösung für sie könnte sein, dass der Chef oder Firmeninhaber seinen Lohnausweis selber unterzeichnet, bzw. die Verantwortung für den Inhalt des Lohnausweises übernimmt. Für die Unternehmung ist dies jedoch keine akzeptable Problemlösung und es führt nichts an einem korrekten Lohnausweis vorbei. Muss der Lohnausweis unterzeichnet sein? Einzeln erstellte Lohnausweise müssen von Hand rechtsgültig unterzeichnet werden. Falls die Lohnausweise jedoch mittels EDV in einem Massenverfahren erstellt werden, reicht der elektronische Andruck der verantwortlichen Person. Der vollständige juristische Firmennamen des Arbeitgebers muss in jedem Fall erwähnt werden. Lohnausweise werden am besten mittels eines speziellen Lohnprogramms erstellt, sie können aber auch mit einem kleinen Hilfsprogramm der Schweizer Steuerkonferenz SSK erstellt werden. Link: elohnausweis der SSK Warum ist die Angabe der verantwortlichen Person erforderlich? In der «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung» herausgegeben von der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK und der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV (nachfolgend «Wegleitung Lohnausweis») wird explizit verlangt, dass: «die für den Lohnausweis zuständige Person sowie deren Telefonnummer anzugeben» ist (Rz 12, Wegleitung Lohnausweis). Der Grund liegt darin, dass die verantwortliche Person ermittelt werden kann, falls sich herausstellen sollte, dass der Lohnausweis unvollständig oder falsch ausgestellt wurde. Darf ein Firmeninhaber oder Personalchef seinen eigenen Lohnausweis unterzeichnen? Ein Lohnausweis muss die Unterschrift des Arbeitgebers oder einer zur Vertretung berechtigten Person aufweisen. Vorzugsweise wird ein Lohnausweis nicht selbst unterzeichnet. In kleinen Verhältnissen kann es vorkommen, dass der Chef seinen eigenen Lohnausweis unterzeichnen muss. Ist es zulässig, zwei Lohnausweise in einem Jahr zu erstellen? In der Regel soll und darf nur ein Lohnausweis pro Mitarbeitender erstellt werden. Falls aus sachlichen Gründen dennoch zwei Lohnausweise erstellt werden, ist dies auf beiden Lohnausweisen unter Ziffer 15 zu verzeichnen: «Einer von zwei Lohnausweisen». Die Ausstellung von mehreren Lohnausweisen kann z.b. beim Statuswechsel von Expats angezeigt sein. Wie ist bei mehreren Ein- und Austritten während eines Jahrs zu verfahren? Es ist der erste und der letzte Arbeitstag auf dem Lohnausweis aufzuführen. Unter den Bemerkungen in Ziffer 15 des entsprechenden Lohnausweises ist zu erwähnen, dass es sich nicht um ein durchgehendes Arbeitsverhältnis gehandelt hat. Wie kann mit Lohnbestandteilen verfahren werden, welche erst im neuen Geschäftsjahr ausbezahlt werden? Lohnzahlungen für das Jahr x gehören, sofern ihre Höhe bekannt ist und die Bezahlung nicht gefährdet ist, in den Lohnausweis des Jahres x, auch wenn die Bezahlung erst im Folgejahr erfolgt. Beispiele dafür sind VR-Entschädigungen, Abgangsentschädigungen, Gratifikationen. Diese Elemente sind somit bei Entstehung des Rechtsanspruchs zu bescheinigen.

4 4 Wenn die Höhe der Lohnzahlung (z.b. einer Gewinnbeteiligung) jedoch erst nach Erstellung des Jahresabschlusses im Folgejahr bekannt ist, so ist der Lohnbestandteil zum Zeitpunkt des Zuflusses zu bescheinigen, also im Jahr x + 1. Oft ist dies für variable Lohnbestandteile der Fall (Bonus, Gewinnbeteiligung, freiwillige Sondervergütung). Diese Lösung ist auch korrekt, wenn der Arbeitgeber Liquiditätsprobleme hat und somit unsicher ist, ob er die geschuldeten Löhne überhaupt noch auszahlen kann. Falls die Lohnbestandteile bereits im alten Jahr persönlich zugeteilt werden oder wenn die Verbuchung der Gewinnanteile auf dem Kontokorrent der Teilhaber oder Aktionäre im alten Jahr erfolgt, so gelten diese Lohnbestandteile als im alten Jahr erworben und müssen im Lohnausweis des alten Jahrs (Jahr x) bescheinigt werden. Es empfiehlt sich somit, die variablen Lohnbestandteile im alten Jahr in einer einzigen Position in den passiven Rechnungsabgrenzungen einzubuchen und nicht für jeden einzelnen Gewinnbeteiligten separat eine Verbuchung vorzunehmen, da sonst der Eindruck einer persönlichen Zuteilung bereits im alten Jahr (Jahr x) entsteht. Müssen auch Privatpersonen unter Umständen einen Lohnausweis erstellen? Auch eine Privatperson kann Arbeitgeber sein, ohne dies vielleicht zu realisieren. Wer Personen privat beschäftigt und ihnen dafür einen Geld- oder Naturallohn zahlt, ist Arbeitgeber. Er hat die Pflicht, Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten und muss einen Lohnausweis erstellen. Bei solchen von Privatpersonen beschäftigten Arbeitnehmenden handelt es sich etwa um Raumpflegerinnen, Haushaltshilfen, Gärtner, Handwerker, Babysitter, etc. In welchen Kantonen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnausweise bei der Steuerverwaltung einzureichen? Die Erstellung des Lohnausweises ist das wichtigste Dokument für die Veranlagung von Unselbständigerwerbenden. Aus diesem Grunde wurden die Arbeitgeber in den Kantonen SO, BE, LU1, FR, BS, BL, VD, VS, NE und JU von Gesetzes wegen dazu verpflichtet, der kantonalen Steuerverwaltung direkt ein Doppel des Lohnausweises, welchen sie ihren Angestellten abgeben, zuzustellen. Damit soll sichergestellt werden, dass auch Lohnausweise für Nebenbeschäftigungen anlässlich der Steuerveranlagung vom Fiskus erkannt werden. 1 Der Kantonsrat LU hat im Dezember 2011 eine Motion überwiesen, wonach die Bestimmung des Steuergesetzes, in der die Lohnmeldepflicht geregelt ist, aufgehoben werden soll.

5 5 Die 10 wichtigsten Tipps zur Erstellung des Lohnausweises 1. Möglichst einfache und leicht zu handhabende Lohnstrukturen anstreben. Manche Probleme und Schwierigkeiten sind «hausgemacht». Am einfachsten ist es, den von der Wegleitung Lohnausweis vorgegebenen Strukturen zu folgen und keine aufwendig zu dokumentierenden Individuallösungen zu verwirklichen. Die Erstellung von Lohnausweisen ist ein «Massenverfahren»; 2. Lohnausweisrelevante Überweisungen (z.b. Pauschalspesen, Ausbildungsbeiträge) mittels Lohnprogramm auszahlen, damit die Daten dort jederzeit greifbar sind und die Automatisierungsmöglichkeiten genutzt werden können; 3. Beiträge für Aus- und Weiterbildung sollten vom Arbeitgeber nicht an die Mitarbeitenden, sondern immer direkt an das Ausbildungsinstitut bezahlt werden, damit nur Beiträge über CHF 12'000 auf dem Lohnausweis bescheinigt werden müssen; 4. Bei Geschäftswagen keine Kostenvermischung anstreben. Es muss immer klar sein, ob es sich um einen Privat- oder Geschäftswagen handelt. Bei Geschäftswagen übernimmt der Arbeitgeber alle Kosten ausser «den Benzinkosten für grössere Privatfahrten am Wochenende oder in den Ferien» (Rz 21 der Wegleitung Lohnausweis); 5. Keine Lebenshaltungskosten des Arbeitnehmenden übernehmen (z.b. Kleiderentschädigung, Quellensteuer, Säule 3a, Einkauf in die Pensionskasse); 6. Möglichst keine Entschädigungen in bar an den Mitarbeitenden ausrichten. Besser ist es, z.b. Lunch-Checks im Wert von bis CHF 180 anstelle einer Barentschädigung für die Mittagsverpflegung oder einen Geschenkgutschein bis CHF 500 anstelle eines Barbetrags zu einem besonderen Ereignis abzugeben; 7. Unregelmässige Leistungen immer unter Ziffer 3 des Lohnausweises ausweisen. Es ist für das Unternehmen nicht möglich, zwischen Personen zu unterscheiden, welche ganzjährig oder nur teilweise steuerpflichtig sind; 8. Einführung eines genehmigten Spesenreglements, falls die Begrenzung gemäss Rz 52 der Wegleitung Lohnausweis nicht eingehalten oder wenn pauschale Spesenvergütungen ausgerichtet werden. Das Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK ist sorgfältig auf die Anforderungen des Unternehmens anzupassen; 9. Einhaltung des mit der Steuerverwaltung vereinbarten Spesenreglements. Insbesondere muss die Steuerverwaltung über alle Änderungen informiert werden. Die 50-Franken-Pauschale sollte eingehalten werden; 10. Steueroptimierungspotential nutzen: Abgabe eines Geschäftswagens oder Nutzung eines Privatwagens und Vergütung der geschäftlich gefahrenen Kilometer, Abgabe von Reka-Checks, Geschenke als Gutscheine im Betrag von maximal CHF 500, Lunch-Checks etc. Mit dieser Ausgabe schliessen wir unsere Reihe zum Lohnausweis ab. Alle bisherigen Beiträge können Sie mit folgendem Link einsehen: Link: BDO Info August 2014 bis August 2015: Der Lohnausweis Hinweis auf Lohnausweis-App von BDO Für alle wichtigen Fragen im Alltag zum Thema «LOHNAUSWEIS» hat BDO eine App entwickelt! Mittels Volltext- und Stichwortsuche sowie direktem Antippen auf dem Lohnausweisformular finden Sie darin Antworten und Beispiele. Die ipad- und Android-App steht Ihnen gratis als Download im itunes-store und im Google-Play-Store zur Verfügung.

6 6 Autor Hanspeter Baumann, dipl. Treuhandexperte, Partner, BDO AG Liestal, Tel: , Co-Autoren Svenja Hügli, lic. iur., Mandatsleiterin Recht, BDO AG Solothurn, Tel: , Lukas Kretz, dipl. Steuerexperte, BDO AG Aarau, Tel: , Haben Sie Fragen? Für Fragen oder bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenpartner oder eine unserer 33 Niederlassungen in Ihrer Nähe. oder Tel Hinweis Diese Publikation will einen Überblick vermitteln; sie enthält Informationen allgemeiner Art und kann eine individuelle Abklärung nicht ersetzen. Für den Inhalt wird keine Haftung übernommen. Es ist zu beachten, dass überlagernde Vorschriften bestehen können. Bei einer Verknüpfung mit einem früher erschienenen Newsletter ist die Rechtsentwicklung seit dem Erscheinen zu berücksichtigen. Copyright Ein Abdruck dieses Artikels (auch auszugsweise) ist nur mit schriftlicher Zustimmung von BDO und mit Quellenangabe gestattet. Bitte senden Sie uns ein Belegexemplar zu. Ansprechperson: Heidi Fundinger Tel: