Der richtige Business-Printer

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1 How-to-Guide ````````` Der richtige Business-Printer in Zusammenarbeit mit

2 Editorial Wenn es um den IT-Einkauf geht, dann werden Drucker oft einfach übersehen - ein großer Fehler. Schließlich ist es der Drucker, der das Material produziert, das Unternehmen ihren Kunden ` und Geschäftspartnern zeigen. Drucker verursachen auch erhebliche und zumeist nicht gemanagte Kosten in Unternehmen. Aktuelle Studien haben herausgefunden, dass die meisten Organisationen gar nicht wissen, welche Kosten durch Drucker entstehen, geschweige denn, welche Umweltbelastung diese verursachen. Diese Know-how-Lücken sind unnötig, denn Drucker lassen sich sehr einfach managen und die Entscheidungskriterien beim Kauf sind auch einfach zu verstehen. Peter Judge Peter Judge Die Entscheidung für einen Drucker ist in der Regel von Kostenzwängen in wirtschaftlich schwieriger Zeit und einem neuen Umweltbewusstsein beeinflusst. Zudem werden gesetzliche Regelungen immer wichtiger. Die Druckerhersteller reagieren auf diese Bedürfnisse, und der Markt tritt in eine neue Phase ein. Der Trend geht hin zu einer geringeren Anzahl von Druckern im Unternehmen, die dafür größer, effizienter und intelligenter sind. Unternehmen werden sich auch zunehmend für externe Druck-Services entscheiden. Wenn Sie die Trends auf dem Markt und die technischen Grundlagen der Drucker kennen und das Druckaufkommen im Unternehmen kalkulieren können, dann sind Sie auch in der Lage, die Gesamtkosten (TCO, Total Cost of Ownership) für eine Reihe von Geräten zu vergleichen und das Modell zu finden, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Dieser Guide soll Ihnen helfen, genau dieses Know-how für Ihr Unternehmen zu erwerben. INHALT Qualität ist immer gefragt... Seite 2 Auch wenn das Budget knapp ist, sind die Kunden bereit, für qualitativ hochwertiges Drucken Geld auszugeben, meint Dells Senior Manager für SMB-Printer Stephen Mast. Firmen müssen Kosten reduzieren, sie tun dies aber, indem sie die Effizienz erhöhen, erklärt er im Interview mit eweek europe. Druck-Trends.... Seite 4 Die Druck-Technologie entwickelt sich ständig weiter, aber der wirkliche Motor für Veränderung ist das Kaufverhalten der Kunden. Der Markt wurde bisher durch die Krise gebremst, doch jetzt erwarten Experten eine Entwicklung hin zu schnelleren, gemeinsam genutzten Druckern, spezielle Nischen für Multifunktions-Geräte und schließlich eine stärkere Service-Orientierung für viele Kunden. Kriterien für den Druckerkauf.. Seite 7 Druckvolumen, Geschwindigkeit und die Auflösung sind Schlüsselkriterien beim Druckerkauf, aber die Betriebskosten und bestimmte Spezial-Features müssen ebenfalls bedacht werden. Total Cost of Ownership und Ökologie. Seite 11 Der Begriff Total Cost of Ownership ist bei IT-Experten seit Langem bekannt, aber warum wird er so selten auf Drucker angewandt? Liegt das daran, dass Drucker in Büros so selbstverständlich sind, dass man sie einfach übersieht. Man übersieht sie solange, bis Probleme auftauchen. Glossar... Seite 14 Die wichtigsten Fachbegriffe und Techniken kurz erklärt. HOW TO GUIDE 1

3 Qualität ist immer gefragt Demand Auch wenn das Budget knapp ist, sind die Kunden bereit für qualitativ hochwertiges Drucken Geld auszugeben, meint Dells Senior Manager für SMB-Printer Stephen Mast. Firmen müssen Kosten reduzieren, sie tun dies aber, indem sie die Effizienz erhöhen, erklärt er im Interview mit eweek europe. Die Rezession hat viele Druckerhersteller hart getroffen, da Unternehmen viele größere Anschaffungen zurückhalten und stattdessen nach besonders wirtschaftlichen Lösungen fürs Büro suchen. Doch Mast ist der Überzeugung, dass es immer noch einen Bedarf für qualitativ hochwertige Druck-Technologie gibt. Praktisch jeder Bereich des Druckergeschäfts wurde von der Wirtschaftskrise stark beeinträchtigt, von den Tintenstrahlern bis hinauf zu den Highend-Modellen, sagt er. Allerdings haben wir auch bemerkt, dass der Verkauf von Toner im Laufe des vergangenen Jahres sich ganz gut gehalten hat. Bei unseren Midrange- und Highend-Produkten gehört die Duplexeinheit zur Standardausstattung. Das betrachte ich als Indiz, dass die Kunden immer noch viel drucken, aber versuchen, die Lebensdauer ihrer Geräte so lang wie möglich auszudehnen. In der Zwischenzeit hat Dell die Leistungsgrenzen seiner Printer ebenfalls erweitert, beispielsweise mit dem schnellsten A4-Farblaserdrucker der Welt, dem 5130cnd, der bis zu 47 Seiten pro Minute schafft. Der Drucker ist für mittlere und große Unternehmen mit hohem Druckaufkommen gedacht und arbeitet sehr wirtschaftlich, sagt Mast. Auch Multifunktions-Geräte sind immer noch sehr beliebt, erklärt der Dell-Manager.»Im vergangenen Jahr war die Nachfrage nach Farbdruckern oder Multifunktions-Geräten ungebrochen. Kein Kunde hat behauptet, dass er keine Farbausdrucke mehr benötige und sich mit den billigsten Schwarz-Weiß-Druckern begnügen wolle. Die Nachfrage nach Farbdruckern und Multifunktions- Geräten ist auch deshalb so hoch, weil diese Geräte die Kosten niedrig halten. Dell-Manager Mast sagt: Wenn Sie heute so ein Modell kaufen, dann liefern wir auch Tools mit, mit denen einerseits der Farbausdruck im gesamten Unternehmensnetzwerk ermöglicht wird und zugleich nur bestimmte User auf die Farboption zugreifen können. Sie können einen Farbdrucker zu einem sehr günstigen Preis erwerben und trotzdem bestimmte Mitarbeiter einfach auf die Schwarz-Weiß-Option festlegen. NUR SMART IT IST GREEN IT Dokumentenmanagement begrenzt die Kosten und hilft die ökologische Belastung infolge überflüssiger Ausdrucke zu reduzieren. Dell hat sich zum Ziel gesetzt, das grünste IT-Unternehmen auf dem Planeten zu werden und Drucken ist ein wichtiger Teil dieser Bestrebung. HOW TO GUIDE 2

4 In den meisten Druckern unseres Portfolios haben wir eine Duplexeinheit integriert. Bei allen Midrange- und Highendprodukten ist die Duplexeinheit sogar Standard. Bei vielen Einsteigergeräten bieten wir sie als Option. Es ist für uns aus ökologischen Gründen wichtig, Kunden die Möglichkeit zu geben, beidseitig zu drucken, und dies bei den Druckern sogar als Standardmöglichkeit einzustellen. Das Wichtigste für IT-Manager ist, dass sie die Bedürfnisse ihres Unternehmens einschätzen, bevor sie losziehen und einen Drucker kaufen. Gemeinsam mit unseren Partnern bemühen wir uns die Energieaufnahme unserer Geräte noch mehr zu senken. Der 5130 nutzt beim Toner eine Formel, die den Toner bei sehr viel niedrigeren Temperaturen schmelzen lässt als bei Vorgängermodellen. Das führt wiederum zu einer deutlichen Senkung des Stromverbrauchs. Dieser Toner benötigt auch in der Herstellung bei unserem Zulieferer weniger Energie. Das senkt die CO2- Emissionen des Geräts schon in der Anfangsphase der Produktion. Das müsste eigentlich den Befürwortern von Green IT gefallen, die immer großen Wert darauf legen, bei der Berechnung der CO2- Emissionen die gesamte Lebensdauer des Produkts zu berücksichtigen. Berater der Britischen Regierung haben die Behörden aufgefordert, bei ihrem IT-Equipment auf ökologische Prinzipien zu achten. Eine Unterorganisation der Vereinten Nationen hat dies mit ökologischen Richtlinien unterstützt. Nachhaltigkeit Praxis statt Technik Die Hersteller können ihre Modelle mit Funktionen ausstatten, die sinvolle Druck-Praktiken ermöglichen. Die eigentliche Verantwortung liegt aber bei den Unternehmen selbst - und bei den Anwendern - die dafür sorgen müssen, dass diese Funktionen auch vernünftig eingesetzt werden. Das ist oftmals ein Kampf, und deshalb bieten einige Druckerhersteller sogenannte Managed Print- Services an. Damit können Unternehmen auf leistungsfähige Druck-Maschinen im Netzwerk mit hohem Druckvolumen zurückgreifen. Dell bietet solche Printservices in den Vereinigten Staaten an und will den Service auch nach Großbritannien ausdehnen. Allerdings ist es ohne weiteres möglich, den Einsatz von Druckern zu konsolidieren, ohne externe Dienstleister in Anspruch zu nehmen, sagt Mast, solange man die richtigen Gerätetypen bekommt. Keine Firma kann ihren Druckerpark konsolidieren, wenn sie nicht über die richtigen Modelle verfügt.»ein Kunde, der eine Druckumgebung managt, ist durchaus in der Lage, den Druckerpark zu konsolidieren«, sagt Mast. Wer erfolgreiches Printmanagement betreiben will, muss einfach die richtigen Modelle in seinem Line-up haben. Laut Mast ist das Wichtigste für IT- Manager, dass sie erst einmal den Bedarf in ihrem eigenen Unternehmen abschätzen, bevor sie losziehen und einen Drucker kaufen. Den am schnellsten wachsenden Sektor im Markt bilden zurzeit die Farb-Multifunktionsgeräte, aber, wie Mast sagt: Sie kaufen sich auch keinen großen Umzugs-LKW, wenn sie einfach nur ein paar Topfpflanzen zum anderen Ende der Stadt bringen wollen. Schlüsselaspekte bei der Druckerwahl Die Stephen Mast-Liste: Kriterien für die Wahl des richtigen Druckers: Soll der Drucker im Netzwerk laufen oder nur an einen Desktop- Arbeitsplatz angeschlossen werden? Wenn Sie hier den Falschen erwischen, sind sie von Anfang an in Schwierigkeiten. Benötigen Sie Farbe oder ist Schwarz-Weiß auch in Ordnung? Multifunktionsgerät oder ein klassischer Drucker? Die Entscheidung hängt davon ab, wie Sie das Gerät einsetzen. Lebensdauer. Wie hoch ist die alltägliche Arbeitsbelastung für das Gerät? Wenn Sie sich das nicht vor dem Kauf klarmachen, dann verschwenden Sie entweder Geld auf ein Gerät, das weit über den notwendigen Spezifikationen liegt oder haben Ärger mit einem billigen Drucker, der nie zuverlässig läuft. Geschwindigkeit. Hier gilt dasselbe wie bei der Lebensdauer. Printmanagement. Welche Sicherheitsfeatures benötigen Sie und wie wirkt sich das Printmanagement auf die Kosten pro Seite aus? Management und Verwaltung können das Drei- oder Vierfache der Kosten der Hardware verursachen. Papier-Handling. Genügt ein Papierbehälter oder benutzen sie verschiedene Papiertypen und -größen? Benötigen Sie Funktionen wie Sortieren oder Heften? HOW TO GUIDE 3

5 Die Drucker-Trends Die Druck-Technologie entwickelt sich ständig weiter, aber der wirkliche Motor für Veränderung ist das Kaufverhalten der Kunden. Der Markt wurde bisher durch die Krise gebremst, doch jetzt erwarten Experten eine Entwicklung hin zu schnelleren, gemeinsam genutzten Druckern, speziellen Nischen für Multifunktions-Geräte und schließlich eine stärkere Service-Orientierung für viele Kunden. Wie hoch ist das Druckaufkommen und welche Drucker werden gekauft? Die meisten Kunden haben sehr ähnliche Bedürfnisse und der Printer-Markt vermittelt eine ziemlich konkrete Vorstellung davon, was Unternehmen in der Vergangenheit gekauft haben - während die aktuellen Trends zeigen, wie sich auch die Bedürfnisse geändert haben. Wie die meisten IT- Bereiche wurde auch das globale Druckergeschäft hart von der Rezession getroffen. Die Zahl der verkauften Geräte sank laut IDC im zweiten Quartal 2009 gegenüber dem Vorjahresquartal um 21 % auf 24,1 Millionen Stück. Das Marktvolumen schrumpfte ebenfalls: um 23,2 % auf 11,6 Milliarden Dollar. Die Käufer neigen offenbar zu immer preisgünstigeren Modellen. Farblaser gelten immer noch als Luxus, der Absatz ging während der Rezession zurück. Doch wenn bessere Zeiten kommen, wird sich auch ihre Beliebtheit wieder in steigenden Verkaufszahlen manifestieren. Glaubt man IDC, dann werden wir demnächst wieder auf Farbe umsteigen - teilweise, um die geschäftliche Kommunikation zu verbessern und sich in einem sehr umkämpften Markt zu behaupten. Dementsprechend wird der Absatz von Farblasern zwischen 2009 und 2013 in EMEA (Europa, Mittlerer Osten, Afrika) um 12,1 Prozent wachsen, sagt IDC voraus. Auch Multifunktionsgeräte entwickeln sich gut, diese haben den Abschwung der letzten Jahre sogar besser überstanden als klassische Printer. Der weltweite Absatz der Multifunktionsgeräte ging im dritten Quartal 2009 gegenüber dem Vorjahresquartal nur um sechs Prozent zurück. In einigen großen Märkten steigt der Absatz sogar, sagt Mitri Roufka, Research Director Imaging and Hardcopy Devices bei IDC : Viele der größten Märkte in der Region CEMA (Zentraleuropa, Mittlerer Osten, Afrika) sind noch lange nicht gesättigt und lassen für Farblasergeräte in den kommenden fünf Jahren Wachstumsraten von 15,7 Prozent CAGR (Compound Annual Growth Rate) erwarten. Zu diesen Märkten gehören Russland, Türkei, Polen, Saudi Arabien, Südafrika, Vereinigte Arabische Emirate, und Tschechische Republik. Während der Wirtschaftskrise rutschte Europa bei den Verkäufen in Stückzahlen auf den dritten Platz ab, blieb aber in puncto Umsatz immer noch auf dem zweiten Platz, was darauf hindeutet, dass die Europäer sich nicht für schnelle Investitionen in billige Drucker entscheiden, auch, wenn das Geld knapp ist. Glaubt man den Verkaufszahlen, dann sind die Kunden bei der Wahl des Herstellers ziemlich konservativ. Die Top 5 der Hersteller bleiben unverändert: HP liegt auf Platz 1, obwohl das Unternehmen im zweiten Quartal 2009 um 28 Prozent weniger Drucker verkauft hat. Dahinter folgen Canon, Epson, Brother und Lexmark. Allerdings haben Anbieter wie Dell in instabilen Märkten Anteile gewonnen, indem sie besseren Service geboten und die Synergie mit ihrem System-Business genutzt haben. ENERGIE UND PAPIER Der wichtigste Motor für die Marktentwicklung ist künftig der Aspekt Effizienz. Der gewinnt immer mehr an Bedeutung. Dabei spielen drei Faktoren eine entscheidende Rolle. Erstens steigt der Druck, Kosten zu senken. Zweitens gibt es immer mehr gesetzliche Regelungen, die Unternehmen zwingen, ihren Verbrauch an Ressourcen einzuschränken. Und drittens sind viele Unternehmen trotz der offensichtlichen Vorteile merkwürdigerweise immer noch blind gegenüber den Einsparungen, die man bei Druckern erzielen kann. Der Document Governance Index bestätigt, dass jedes europäische Land in puncto Druck-Effizienz noch einen weiten Weg vor sich hat. Der Document Governance Index bestätigt, dass jedes europäische Land in puncto Druck-Effizienz noch einen weiten Weg vor sich hat. Obwohl Hersteller und Kunden viel darüber reden, hat die Effizienz bisher noch sehr wenig HOW TO GUIDE 4

6 Fortschritte gemacht. Der Bereich Drucken ist deshalb ein interessantes Feld für die Reduzierung der Umweltbelastung und der Kosten. Papierverschwendung verursacht erhebliche Kosten. Manche Unternehmen geben bis zu fünf Prozent ihres jährlichen Umsatzes nur für Dokumentenmanagement aus, das sind allein in Europa ungefähr 14 Milliarden Euro jährlich. Trotzdem stellen 32% aller Manager in Europa ihren Mitarbeitern frei, ob sie Duplex-Druck verwenden wollen oder nicht, wie eine Studie des Druckerspezialisten Ricoh ergeben hat. 19% sind im Hinblick auf Duplex-Druck entweder noch in der Planungsphase oder haben keine Pläne Duplex-Druck einzuführen. Nur 18% haben bisher entsprechende Regelungen unternehmensweit eingeführt. Der Ricoh-Studie zufolge sind nachhaltige Druck-Strategien quer durch Europa nur sehr ungenügend eingeführt. Das lässt sich mit dem Document Governance Index belegen. Dieser Index vergibt Punkte für den umweltgerechten Umgang mit Dokumenten. Beispielsweise für Recycling, das Setzen von Zielen, Prüfen und das entsprechende Verhalten der Mitarbeiter. Auf einer Skala von eins bis 100 haben Großbritannien, Spanien, Belgien, Niederlande, Deutschland, Italien und Frankreich Werte zwischen 38,5 und 43,5 erhalten. Obwohl Großbritannien die schlechtesten Werte erhielt, hat jedes europäische Land in puncto Druck-Effizienz noch einen weiten Weg vor sich, wie Ricoh herausgefunden hat. Nur 33% der Firmen haben eine voll entwickelte Strategie, wie sie mit Papier und Energie umgehen. Das bedeutet, dass viele die Möglichkeiten vernachlässigen, Nachhaltigkeit zu verbessern und Kosten zu reduzieren. Viele Anwender werden aber immer mehr auf das Thema Effizienz aufmerksam. Die Rezession hat die Nachfrage nach Verbrauchsgütern gedrückt. Der Markt für Verbrauchsgüter ist im Raum EMEA in der ersten Hälfte 2009 um 13% geschrumpft, der Rückgang war im Geschäftsbereich stärker als im Konsumbereich. Preisbewusste Käufer sind nicht mehr bereit, die Aussagen von Herstellern zu akzeptieren, wonach nur ihr Original-Toner gut genug sei. Der Absatz von Original-Toner ist um 24% gefallen und Original-Tintenkartuschen sind um 19% gefallen. Dagegen ist der Toner-Absatz von Drittherstellern um fünf Prozent gestiegen und hat 37% Marktanteil erreicht. Wenn Unternehmen stärker auf ihre Ausgaben achten, werden die Hersteller auf die veränderten Anforderungen reagieren. Dabei müssen sie auch neue Geschäftsmodelle entwickeln. Für neue Mitbewerber wie Dell ist dies eine große Chance. Wenn Unternehmen mehr Wert auf Green IT und Kostenersparnis legen, wird sich auch der Markt bewegen. Es wird weniger kleine Drucker geben, da nicht mehr jeder Mitarbeiter einen eigenen Drucker bekommt. Die Unternehmer werden dafür große Abteilungsdrucker anschaffen, die hohes Druckvolumen haben und generell eine niedrigere Betriebskosten haben. DRUCKER-VERKAUF WELTWEIT Tintenstrahldrucker sind immer noch die Favoriten, aber laut dem Marktforschungsunternehmen IDC letztlich eine Consumer-Technologie. Im dritten Quartal 2009 machten Tintenstrahldrucker 70% (18,6 Millionen) aller verkauften Drucker aus. Viele Kunden entscheiden sich für den Mehrwert, indem sie Multifunktionsgeräte kaufen, die drucken, scannen und faxen. Dieser Markt wächst von Jahr zu Jahr um 13% und macht schon 24% aller verkauften Tintenstrahldrucker aus. Die Zukunft liegt aber im Laserdruck und in Büros sind Laserdrucker längst etabliert. Zählten diese früher noch zu den Highend-Systemen, gehören sie inzwischen schon zur Standardausstattung. Wegen der höheren Kosten tragen Laserdrucker auch mehr zum Umsatz der Hersteller bei. Desktop-Drucker sind bisher noch an vielen Arbeitsplätzen zu finden, aber IT-Manager, die Kosten und Umweltbelastung reduzieren wollen, schränken die Arbeitsplatz-Drucker immer mehr ein und drängen auf die Einführung gemeinsam genutzter Geräte. Julio Vial, Research Manager for European Printers bei IDC EMEA sagt:»die neue Gerätegeneration ist schneller, bewältigt monatlich ein höheres Druckaufkommen, bietet besseres Papiermanagement und stark verbesserte Konnektivität. Deshalb gehen immer mehr Organisationen dazu über, ihre alten Tischdrucker, oft Schwarz-Weiß-Geräte gegen ein einziges Multifunktionsgerät, meistens sogar mit Farbe auszutauschen.«im Büro der Zukunft ist der Laserdrucker die erste Wahl. Nach dem Geldwert bemessen machen diese Modelle jetzt schon den größten Teil des Markts aus. Schwarz-Weiß-Geräte bilden dabei mit 42% den größten Teil (4,9 Milliarden Dollar). Auf jeden Farbdrucker kommen dabei vier Schwarz-Weiß- Geräte, meistens Single-Function-Geräte, also nur Drucker. IDC sagt für Europa voraus, dass Schwarz-Weiß-Geräte ihren Höhepunkt überschritten haben und bis 2013 zurückgehen werden, während Farblaser dann die Szene beherrschen. Sie verkaufen sich jetzt schon zu einem deutlich höheren Preis und erreichen so fast so viel Umsatz wie ihre monochromen Kollegen. Quelle: IDC HOW TO GUIDE 5

7 Effizienz wird immer mehr zum Verkaufsargument. Dazu gehören Features wie Policies für Duplex-Druck oder Remote-Aktivitäten wie etwa das»pull Printing«. Dabei wird der Druckauftrag nicht sofort produziert, wenn ein Anwender ihn anfordert, und landet in einer Warteschlange. Der Anwender muss sich dann erst beim Drucker identifizieren, beispielsweise über eine Chipkarte oder einen Sicherheitscode, bevor das Dokument ausgegeben wird. Das hat mehrere Vorteile: Es ist sicherer, das Dokument wird nur an den User geliefert, der es angefordert hat, andere können es nicht sehen und dieses System erlaubt Anwendern, eine Warteschlange zu verlassen und das Dokument zu einem anderen Drucker zu schicken. Dazu benötigt es weniger Papier, weil vermieden wird, dass ein Mitarbeiter Dokumente druckt, diese aber nicht abholt. Farbe? JA Multifunktion? NEIN Farbe? JA NEIN JA NEIN Wie viele Nutzer? Wie viele Nutzer? Wie viele Nutzer? Wie viele Nutzer? Der Trend zu mehr Effizienz dürfte auch die Strategie der Hersteller verändern. Denn der beste Weg, Kosten zu reduzieren, besteht darin, weniger zu drucken und somit auch weniger Papier und Toner zu verbrauchen. Die Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner machen derzeit noch die Hälfte der Einnahmen bei Druckerherstellern aus und liegen in manchen Fällen sogar bei 70 bis 80% der Gewinne. TREND ZU SERVICES Ein Weg, das Verbrauchsmaterial zu reduzieren und gleichzeitig den Kontakt zum Kunden zu halten, besteht darin, auf ein servicebasiertes Geschäftsmodell umzusteigen. Dabei zahlen die Kunden einen Fixpreis pro Seite. Dieses Konzept wird von Anbietern wie Dell unterstützt und wird sich wahrscheinlich weiter durchsetzen. Denn immer mehr Einsteiger-Farblaser, USB Einsteiger-Farblaser, Ethernet Farblaser, Ethernet Highend-Farblaser, Ethernet Einsteiger-SW-Laser, USB Einsteiger-SW-Laser, Ethernet SW-Laser, Ethernet Highend-SW-Laser, Ethernet Einsteiger-Farblaser- Multifunktion, USB Einsteiger-Farblaser- Multifunktion, Ethernet Farblaser-Multifunktion, Ethernet Highend-Farblaser- Multifunktion, Ethernet Einsteiger-Laser-Multifunktion, SW, USB Einsteiger-Laser-Multifunktion, SW, Ethernet Laser-Multifunktion, SW, Ethernet Highend-Multifunktion, SW, Ethernet Unternehmen wollen nicht mehr so viele verschiedene Geräte haben. Sie wollen sich auch nicht mit verschiedenen Tonertypen und Serviceverträgen herumschlagen müssen. Für die Hersteller sind passende Services eine Möglichkeit, weiterhin Umsatz zu generieren, obwohl die Kunden weniger kaufen wollen. Einige Hersteller erweitern ihr Angebot an Dokumentenmanagement Software und Service - sie verkaufen ihren Kunden die Aussicht auf niedrigere Kosten und besseres Management, statt neuer Hardware. Jetzt, wo viele Organisationen ihr Budget für Hardware eingefroren haben, suchen die Hersteller immer stärker nach Alternativen, um ihre Einnahmen zu erhöhen. Dazu gehören beispielsweise Managed Printservices und Dokumentenmanagement Software, sagt Tosh Prakhabar, Senior Analyst bei Gartner. Die Hersteller müssen Services an Unternehmen verkaufen, die diesen helfen, ihre Kosten zu kontrollieren, die Ausgaben zu reduzieren, Druckkosten pro Seite zu senken und den Gerätepark zu konsolidieren. HOW TO GUIDE 6

8 Kriterien für den Druckerkauf S c h l ü s s e l k r i t e r i e n C R I T Druckvolumen, Geschwindigkeit und Auflösung sind Schlüsselkriterien beim Druckerkauf, aber die Betriebskosten und bestimmte Spezial-Features müssen ebenfalls bedacht werden. Druckvolumen Geschwindigkeit Qualität (teilweise bedingt durch Auflösung) Cost of Ownership Stromverbrauch Betriebsgeräusch Farb-Option Paper-Handling (A3/A4) Multifunktion (scannen, kopieren, faxen) Eine ganze Masse preisgünstiger Tinten-strahldrucker sorgt zwar für die großen Verkaufszahlen auf den Consumermarkt, aber für kleine und mittlere Unternehmen sind Laserdrucker infolge der Preissenkungen und besserer Leistung die erste Wahl. Wenn so viele Faktoren ins Spiel kommen, sollte man sich vor dem Druckerkauf überlegen, was das Unternehmen eigentlich benötigt. Um Ihnen bei dieser Entscheidung zu helfen, hat eweek Europe eine Liste der wichtigsten Kriterien zusammengestellt und untersucht, wie diese Ihr Unternehmen beeinflussen können. DRUCKVOLUMEN Das monatliche Druckvolumen ist für die meisten Firmen das wichtigste Kriterium bei der Wahl eines Druckers. Während Tintenstrahlgeräte günstiger in der Anschaffung sind, führen sie auf lange Sicht zu höheren Kosten als Laserdrucker. Tintenstrahldrucker sind deshalb für sehr kleine Unternehmen (Freiberufler oder kleine Büros) geeignet, die pro Monat maximal 1000 Seiten ausdrucken. Oberhalb dieser Schwelle gelten Laserdrucker als die bessere Wahl, nicht nur, weil sie eine längere Lebensdauer haben. Sie sind schneller und immer dann die richtige Wahl, wenn häufig Belastungsspitzen entstehen, beispielsweise, wenn sehr viel Werbematerial in kürzester Zeit produziert werden muss. Hersteller sprechen von einem empfohlenen monatlichen Druckvolumen und meinen damit die Anzahl Seiten, die eine Maschine pro Monat ohne Probleme ausgeben kann. Das tatsächliche Druckaufkommen im Unternehmen sollte idealerweise niedriger liegen. In der Regel haben günstige Laserdrucker eine niedrigeres empfohlenes Druckvolumen pro Monat - billige Multifunktionsgeräte sind oft für nur 6000 Seiten monatlich ausgelegt. Druckmaschinen, die für hohe Belastung konzipiert sind, schaffen bis zu achtzig- oder gar hunderttausend Seiten. Obwohl diese Maschinen teurer in der Anschaffung sind, sind sie bei entsprechender Auslastung wirtschaftlicher als einfache Geräte. Denn diese müssen auch öfter gewartet und deren Verbrauchsmaterialien müssen ausgetauscht werden. Diese Wartung bildet einen wesentlichen Teil der Betriebskosten. Die wiederum können gesenkt werden, wenn man von vornherein ein Gerät wählt, dessen empfohlenes Druckvolumen das typische Druckaufkommen im Unternehmen problemlos bewältigt. E HOW TO GUIDE 7 R

9 ` Der richtige Business-Printer GESCHWINDIGKEIT Geschwindigkeit (Seiten pro Minute bzw. ppm) ist ein entscheidendes Kriterium für Unternehmen, die viele Dokumente in kurzer Zeit ausdrucken müssen. Sie hängt auch von der Druck-Qualität ab. Ein Ausdruck im Entwurfsmodus ist schneller als ein Ausdruck im optimalen Modus. Während Farbdrucker früher sehr viel langsamer als monochrome Modelle waren, gibt es heutzutage viele Geräte, die in Farbe und Schwarz-Weiß gleich schnell arbeiten. Dells 5130cdn ist laut Hersteller zurzeit der schnellste Farblaserdrucker der Welt. Im Allgemeinen gibt es beim Tempo große Unterschiede zwischen den Geräten. Modelle für etwa 500 Euro schaffen meistens bis zu zwanzig Seiten pro Minute, während die schnellsten Modelle fast 50 Seiten pro Minute ausgeben. Das Thema Stromverbrauch stärkt den Trend zu gemeinsam genutzten Druckern und zu aktuellen Modellen. DRUCKQUALITÄT Es ist bemerkenswert, dass Laserdrucker - obwohl sie in den letzten Jahren deutliche Fortschritte gemacht haben - den Tintenstrahlern in der Druckqualität immer noch hinterher hinken. Das wird bei Fotos besonders deutlich. Die Präzision eines Ausdrucks wird durch die Auflösung definiert, die mit dem Wert dots per inch (dpi) ausgedrückt wird. Gemeint ist damit die Anzahl der Bildpunkte, die ein Drucker pro Quadratzoll zu Papier bringt. Wenn man viele Grafiken oder Bilder benötigt, sollte man darauf achten, dass das Gerät auch die gewünschten Auflösungen beherrscht. COST OF OWNERSHIP Als Faustregel gilt, dass bei hohem Druckaufkommen die Seitenkosten bei Laserdruckern niedriger sind als bei Tintenstrahldruckern. Allerdings können die Seitenkosten bei verschiedenen Laser- modellen um bis zu 200% differieren. Ein Grund für diese Unterschiede liegt in der Verwendung von besonders großen Kartuschen bei Modellen, die insgesamt günstiger sind und auch weniger häufig gewechselt werden müssen. Bei der Anschaffung eines Druckers sollten alle diese Faktoren mitberücksichtigt werden, um die Total Cost of Ownership (TCO) einschätzen zu können. SPEZIALFUNKTIONEN Multifunktionsgeräte, die auch kopieren, scannen und faxen sind weit verbreitet. Bei der Markteinführung dachten viele, dass Multifunktionsgeräte herkömmliche Drucker ganz verdrängen würden. Tatsächlich bilden sie aber nur eine Nische auf dem Markt, wenn auch eine ziemlich große. Multifunktionsgeräte sind teurer. Ihre oft gelobte Vielseitigkeit kann auch ein Nachteil sein. Etwa, wenn ein Anwender die Maschine für einen größeren Kopierjob blockiert, während der andere darauf wartet, dass sein Dokument endlich ausgedruckt wird. Es ist wichtig, zu berücksichtigen, ob das Unternehmen Farbdokumente benötigt oder Schwarz-Weiß ausreicht. Der Preisunterschied zwischen Farbe und Schwarz- Weiß ist zurzeit noch ziemlich groß, schwindet aber nach und nach. Die Hersteller sagen voraus, dass irgendwann dieser Preisunterschied so klein sein wird, dass die Kunden sich einfach für Farbe entscheiden werden, und dann diese Option immer zur Verfügung haben werden. Allerdings ist der Preisvergleich zwischen Farbe und Schwarz-Weiß eine komplexe Angelegenheit. Man muss ja auch die Kosten für Wartung und Verbrauchsmaterialien mit einkalkulieren. Auch wenn der Anschaffungspreis sinkt, sind Verbrauchsmaterialien und Wartung der Farbmodelle immer noch teurer. Manche IT- Manager könnten zum Schluss kommen, dass sie sich einen Farbdrucker zwar problemlos leisten können, die Betriebskosten auf Dauer aber außer Kontrolle geraten könnten. HOW TO GUIDE 8

10 Gerade für diese Anwender sind die Managementfunktionen bei Farbdruckern interessant. Drucker mit intelligenten Management-Tools beherrschen Druck-Policies, sodass nur bestimmte Anwender oder bestimmte Dokumente in Farbe ausgegeben werden. Andere nützliche Funktionen sind Wi-Fi- und Ethernetanschluss, Kompatibilität zu Smartphones, Festplatten oder Ausdruck vom USB-Port. Zu bedenken ist, dass das Hinzufügen neuer Features oft auch neue Anforderungen entstehen lässt, wie etwa die der Datensicherheit bei integrierten Festplatten. BEGRENZTE LEBENSDAUER Auf dem Retail-Markt kann der Preis für Kartuschen bis zu achtzig Prozent des Anschaffungspreises des Druckers ausmachen. Infolgedessen kaufen viele kleinere Unternehmen statt teurer neuer Kartuschen gleich einen neuen Drucker, wenn Toner oder Tinte verbraucht sind. Aus ökologischer Sicht ist das natürlich ein Desaster. Toner oder Tinte sind nicht das einzige, das regelmäßig ersetzt werden muss. Auch andere Teile eines Druckers haben nur eine begrenzte Lebensdauer, wie z.b. die Trommel, Transportriemen oder die Belichtungseinheit. Einige Hersteller ersetzen diese Teile kostenlos während der Garantiezeit, während andere es den Kunden überlassen, diese für viel Geld zu kaufen und selbst auszutauschen. AUFWÄRMZEIT Die Aufwärmzeit, die ein Drucker nach dem Einschalten benötigt, bis er die erste Seite ausgibt, wird von Herstellern häufig als Argument genutzt, wenn kleine oder mittlere Unternehmen sich ein Gerät anschaffen. In Büros, die in regelmäßigen Abständen einige wenige Seiten drucken, kann eine Wartezeit von 20 Sekunden schon ziemlich lästig sein. Eine kurze Aufwärmzeit ist auch wichtig für Unternehmen, die ihre CO2-Emissionen reduzieren wollen, indem sie ihre Drucker bei Nichtbenutzung abschalten. Einige Hersteller haben hier deutliche Fortschritte erzielt, das gilt besonders für die professionellen Modelle. DRUCKERSPRACHEN Um mit den Computer zu kommunizieren, verwenden Drucker verschiedene Seitenbeschreibungssprachen. Die meist verbreitete ist PostScript 3. Die ursprünglich von Adobe entwickelte Druckersprache ist zum Standard geworden, der sich bei fast jedem Gerät findet. Einige Hersteller bieten PostScript-Emulation an wie z.b. Brother mit BR- Script 3. Eine weitere Standardsprache ist PCL (Printer Command Language), die von Hewlett Packard entwickelt wurde und derzeit in Version sechs vorliegt. Kompatibilität zu PCL 6 wird ebenfalls von einigen Herstellern gewährleistet, darunter Dell und Lexmark. STROMVERBRAUCH Der Stromverbrauch eines Druckers macht einen erheblichen Anteil seiner Gesamtkosten aus, besonders bei billigen oder älteren Geräten. Ältere Geräte haben keine besonderen Einstellungen für niedrigen Stromverbrauch im Standby-Modus und viele Drucker verbrauchen dann unter Umständen unverhältnismäßig viel Strom. Bei preisgünstigen Laserdruckern haben Anwender oft den Eindruck, diese seien besonders wirtschaftlich, und Anwender meinen, sie seien damit produktiver. Aber eine Studie von Lexmark hat herausgefunden, dass gerade die Billig-Modelle erhebliche Stromkosten pro Jahr verursachen. Die Energieaufnahme ist deshalb ein wichtiger Motor des Trends zu weniger, aber dafür gemeinsam genutzten Druckern, beziehungsweise zu moderneren Geräten. Letztere profitieren von Verbesserungen in der Print-Technologie, wie etwa der niedrigeren Temperatur beim Fixieren des Toners bei Dell. Das spart zusätzlich Energie und damit auch Stromkosten. HOW TO GUIDE 9

11 PAPIER, GARANTIE, LÄRM Nicht ganz so wichtig wie die bisher genannten Aspekte, aber trotzdem sollten diese Punkte beim Kauf nicht ganz vergessen werden: Papierkapazität. Bei den meisten Profi-Modellen kann man zusätzliche Papierbehälter anbringen. Betriebsgeräusch. Die Lautstärke wird in Dezibel angegeben. Drei Dezibel mehr werden als doppelt so laut empfunden. Gewährleistung. Die gesetzliche Gewährleistung in Deutschland beträgt zwei Jahre, kann aber bei den meisten Herstellern gegen Gebühr verlängert werden. Dabei gilt es zu unterscheiden zwischen einer Standardgarantie, die sich auf Defekte und fehlerhaftes Material bezieht und einer ausgedehnten Garantie, die auch Verschleißteile wie die Druckertrommel abdeckt. Gerätepark. Eine umfassende Druck-Strategie zielt in der Regel darauf ab, mit möglichst wenig Herstellern und möglichst wenig verschiedenen Modellen zu arbeiten. Das reduziert die Kosten für Ersatzteile und Verbrauchsmaterial, die man vorrätig halten muss. Darüber hinaus ist es viel einfacher, die Drucker zu verwalten und auch die Mitarbeiter haben es leichter, da sie immer die gleiche Bedienoberfläche vorfinden. HOW TO GUIDE 10

12 Total Cost of Ownership und Ökologie Der Begriff Total Cost of Ownership ist bei IT-Experten seit Langem bekannt, aber warum wird er so selten auf Drucker angewandt? Liegt das daran, dass Drucker so selbstverständlich sind, dass man sie einfach übersieht? In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist das Management des Druckerparks von größter Bedeutung. Viele kleine oder mittlere Unternehmen haben ihr IT-Budget reduziert. Dass Drucker helfen könnten Geld zu sparen, wird dabei oft übersehen. Die Installation einer neuen Maschine in der Abteilung erfordert sorgfältige Planung, auch wenn die Mitarbeiter den neuen Drucker meistens sofort haben wollen. Die Gesamtkosten hängen vom monatlichen Druckaufkommen ab, und das hängt wiederum davon ab, was der Drucker überhaupt kann. Die Gesamtkosten hängen vom monatlichen Druckaufkommen ab, und das mag auch davon abhängen, welche Features der Drucker hat. Um einige Beispiele zu geben: Muss der neue Drucker wirklich ein Farblaser sein? Benötigt die Abteilung unbedingt ein Multifunktionsgerät? Ist jetzt tatsächlich der passende Zeitpunkt, den Tintenstrahldrucker gegen einen Laserdrucker zu tauschen? Farbtintenstrahldrucker sind auf dem Consumermarkt ausgesprochen beliebt. Einen Nachteil stellen aber die hohen Kosten für Verbrauchsmaterial dar. Deshalb muss der Aspekt der Total Cost of Ownership vor der Entscheidung bedacht werden. HP beispielsweise hat im vergangenen Jahr 33 Milliarden Dollar verdient, davon kamen allein 12 Milliarden Dollar aus dem Verkauf von Tintenkartuschen. TOTAL COST OF OWNERSHIP Das folgende Beispiel zeigt, wie wichtig die Total Cost of Ownership (TCO) ist. Wer ein neues Auto kauft, hat die Wahl zwischen einem Modell mit Dieselmotor und einem Benziner. Viele Leute entscheiden sich für Diesel. Sie glauben, dass sie mehr Kilometer pro Liter Diesel bekommen und im Endeffekt weniger Geld für Treibstoff ausgeben. Was viele aber nicht bedenken, ist, dass diese Modelle teurer sind als Benziner. Autos mit Dieselmotor sind häufig teurer als Benziner, zudem ist die Wartung teurer. Wenn man all das bedenkt und berücksichtigt, wie viel Jahre man das Auto fährt, dann merkt man schnell, dass der Diesel nicht unbedingt günstiger ist. DIE TCO BERECHNEN Man berechnet die TCO, indem man alle im Laufe des Druckerlebens anfallenden Kosten einkalkuliert: den Kaufpreis, Energie und Verbrauchsmaterial für alle Seiten, die man im Laufe der Jahre druckt sowie die Ausgaben für Reparaturen und Ersatzteile. Die Betriebskosten hängen natürlich vom monatlichen Druckvolumen ab, welches wiederum teilweise davon abhängt, was der Drucker kann. Ob er beispielsweise ein Duplex- Modul bietet und, ob dieses Feature so bedienerfreundlich gestaltet ist, dass die Mitarbeiter es tatsächlich benutzen und, ob man es vielleicht sogar als Standardmodus einstellen kann. HOW TO GUIDE 11

13 Um die TCO eines Druckers herauszufinden, muss man alle Bereiche berücksichtigen. Man muss noch einmal dran erinnern, dass die Kosten aus mehr bestehen als nur dem Anschaffungspreis, wie im obigen Beispiel mit dem Diesel-Auto deutlich geworden ist. Ein Tintenstrahldrucker ist zwar günstig in der Anschaffung, verursacht aber höhere Kosten für Tintenkartuschen. Nach einem Jahr im Betrieb kann ein kleiner Tintenstrahler unter Umständen teurer kommen als der Farblaserdrucker, wenn alle Kosten korrekt berücksichtigt wurden. Drucker benötigen auch Papier. Das ist offensichtlich, aber benötigt der Drucker teures Fotopapier oder reicht auch Standardpapier? Drucker brauchen Service und Wartung. Ein Transportriemen, der Seiten lang hält, muss irgendwann doch ersetzt werden und das erfordert den Einsatz eines geschulten Technikers. Eine der effektivsten Methoden die Druckkosten zu senken, besteht darin, einen Drucker einfach von mehr Mitarbeitern nutzen zu lassen. Der Nachteil hierbei ist, dass mehr Anwender auch mehr Seiten drucken und deshalb mehr Wartungsaufwand verursachen. Während der Lebensdauer eines Druckers fallen auch Kosten wie Netzwerkmanagement an. Ein oder zwei Drucker benötigen Direkte Druckkosten: entsprechende Anschlüsse und ein gewisses Maß an Netzwerkmanagement. Je größer der Druckerpark desto größer auch der Aufwand für die Management. Netzwerk-Drucker benötigen eine entsprechende Schnittstelle. Berücksichtigt das Unternehmen auch den Platz, den ein Drucker einnimmt? Die Kosten für die Miete sind in manchen Städten sehr hoch. Große Firmen haben manchmal eigene Räume nur für Kopiermaschinen und Drucker. Das erhöht natürlich auch die Kosten. Und was ist mit der Stromaufnahme und der Kühlung? Ein anderer Aspekt ist die Kontrolle der Mitarbeiter. Ein Highend-Modell zum Ausdrucken von s zu nutzen, ist nicht sehr wirtschaftlich. Unnötige Zeit und damit Kosten verschwenden Mitarbeiter, die am liebsten den tollen neuen Drucker am anderen Ende der Abteilung nutzen. Ungünstig ist auch, wenn ein kleiner Arbeitsplatzdrucker von zu vielen Mitarbeitern genutzt und damit überlastet wird. Denn dann müssen ständig die Kartuschen gewechselt werden. Und dann gibt es auch den Aspekt Software. Manche Druck-Aufgaben benötigen spezielle Software-Tools oder eigene Schrifttypen. In manchen Fällen muss man zuerst ein Software-Update installieren, bevor man alle Features des Druckers nutzen kann. Quelle: DELL Tinten-,Toner- und Papierkosten: 65-90% der Gesamtkosten Druckertechnik und Erweiterungen: 10-15% der Gesamtkosten Wartung und Service: 10-20% der Gesamtkosten Verschiedene direkte Kosten: Instandhaltungskosten Vorausbezahlte Wartungsverträge Energieverbrauch HOW TO GUIDE 12

14 ÖKOLOGISCH DRUCKEN Drucker werden häufig als Umweltsünder abgestempelt, nicht zuletzt wegen des giftigen Toners. Viel gewöhnlichere Probleme entstehen aber durch die Verschwendung von Strom und Papier. Kürzlich hat das Energieberatungsunternehmen Power Efficiency in Großbritannien erklärt, dass Firmen in den elf Tagen zwischen Heiligabend und dem 4. Januar bis zu 75% ihrer Energiekosten einsparen könnten, wenn sie in den Weihnachtsferien alle nicht unbedingt benötigten Geräte abschalten würden. Bleiben Ihre Drucker eingeschaltet oder im Standby- Modus, wenn die Firma für ein paar Tage zu macht? Auch im Standby-Modus verbrauchen elektrische Geräte noch eine gewisse Menge Strom. Ein durchdachtes Energiemanagement ist nur ein Weg, Strom zu sparen und gleichzeitig die CO2-Emissionen zu reduzieren. In Großbritannien sind große Organisationen verpflichtet, ihre CO2-Emissionen unter einer bestimmten Höchstgrenze zu halten. Ein entsprechendes Gesetz tritt im April nächsten Jahres in Kraft. Aber eine Umfrage unter 400 Britischen Unternehmen ist zu dem Schluss gekommen, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen noch nicht genügend auf die neue Regelung vorbereitet ist. Andere Studien haben herausgefunden, dass Großbritannien in Europa in Sachen Druck-Effizienz die schlechteste Bilanz hat. Manche Unternehmen verschwenden bis zu fünf Prozent der Ausdrucke. Papierverschwendung ist Geldverschwendung. Trotzdem berichtet ein Report von Ricoh, dass 32% aller Unternehmen ihren Mitarbeitern freistellen, ob sie Duplex- Druck nutzen wollen oder nicht. 19% planen den Duplex-Druck oder haben keine entsprechenden Absichten. Nur 18 % haben den Duplex-Druck fest etabliert. Einige Hersteller wie Brother oder Dell liefern ihre Modelle mit Managementsoftware aus. Damit kann der Administrator die Zugangsrechte festlegen, die Zahl der erlaubten Kopien begrenzen oder die Verwendung von Farbe auf einzelne Abteilungen beschränken. Daneben haben alle modernen Drucker einen Entwurfsmodus, der den Druck-Prozess beschleunigt und Tinte bzw. Toner spart. TCO CHECKLISTE Wie hoch sind der Anschaffungspreis und die Kosten für Verbrauchsmaterial? Gibt es Sonderangebote vom Hersteller oder vom Händler? Kommt Leasing oder Mieten in Frage? Hat der Anbieter einen produkt- oder einen serviceorientierten Ansatz? Kennen Sie Ihre Anforderungen an das Drucken und können Sie diese auch kontrollieren? Gibt es einen Entwurfsmodus? Sollen Farbdrucke nur über einen beschränkten Zugang möglich sein? Können zwei Abteilungen sich einen Drucker teilen? Kann man Texte beidseitig ausdrucken, um unbenutzte Flächen auf dem Papier zu vermeiden? Ist der Einsatz von Duplex-Druck möglich? Kann man mit diesem Gerät extragroße Kartuschen verwenden? Kann man Kartuschen von Drittherstellern verwenden? Lassen sich die Kartuschen recyceln? HOW TO GUIDE 13

15 GLOSSAR Verbrauchsmaterial Material, das der Drucker im Normalbetrieb nutzt, wie Tintenkartuschen oder Toner. Auch andere Teile gehören dazu wie z.b. die Trommel bei Laserdruckern oder Behälter für Toner-Reste. Solche Teile müssen bei der Kalkulation der Kosten ebenso berücksichtigt werden wie Papier. Nadeldrucker Arbeiten mit Nadeln, die über ein Farbband das Papier bedrucken. Sind teilweise immer noch im Einsatz, damit sind beispielsweise Durchschläge möglich. Druckvolumen Die Zahl der Seiten, die der Drucker pro Monat problemlos ausgeben kann. Wer einen Business- Drucker kauft, sollte wissen, wie hoch die Seitenleistung des Geräts ist. Diese sollte idealerweise höher liegen als das reale monatliche Druckaufkommen im Unternehmen. Tintenstrahldrucker Die Tintenstrahl-Technik arbeitet mit winzigen Düsen. Die Tinte wird durch ein Heizelelement erhitzt, dehnt sich aus und schießt durch die Düsen in winzigen Tröpfchen aufs Papier. Farbtintenstrahler arbeiten mit mehreren Kartuschen, und kombinieren manchmal mehrere kleine Farbtanks in einer einzigen Kartusche. Laserdrucker Druckaufkommen Druckersprache Auflösung Verbrauchsmaterial Spool Aufwärmzeit Total Cost of Ownership Bei Laserdruckern wird das Bild oder der Text auf einer rotierenden Trommel erzeugt, die Toner durch elektrostatische Aufladung anzieht, auf das Papier aufbringt, wo der Toner durch Hitze fixiert wird. Farblaserdrucker verwenden Toner mit unterschiedlichen Farben. Ältere oder billige Drucker benötigen vier Durchgänge zum Auftragen der Farben. Moderne Geräte tragen die Farben in einem einzigen Durchgang auf. Die Anzahl der Seiten, die der Anwender pro Monat mit dem Drucker produzieren will. Diese Zahl sollte niedriger liegen als die des maximal möglichen Druckvolumens. Die Seitenbeschreibungssprache, die verwendet wird, um Seiten an einen Drucker zu schicken, meistens PostScript oder PCL. Die Zahl der Bildpunkte (Pixel) pro Quadratzoll, die der Drucker leistet. Dieser Wert gibt die beste mögliche Bildqualität an und wird mit Dots per Inch (dpi) angegeben. Bei Multifunktionsgeräten ist auf den Unterschied zwischen der Druck-Auflösung und der Scan-Auflösung zu achten. Alles Material, das ein Drucker im Normalbetrieb braucht, typischerweise Tintenpatronen oder Toner für Laserdrucker. Auch andere Teile könnten regelmäßige Erneuerung in vordefinierten Serviceabständen benötigen, etwa Laserdrucker-Walze, Tonermüll-Behälter, Bänder, Fixerer und dergleichen. Sie sollten als Verbrauchsmaterialien in die Kostenkalkulation einbezogen werden - und das Papier dürfen Sie auch nicht vergessen. Spool steht für Simultaneous Peripheral Operations On-Line. Darunter versteht man die Warteschlange beim Drucken. Spool enthält alle Informationen, die der Computer an den Drucker geschickt hat und verwaltet die Warteschlange bei mehreren Druck-Jobs. Die Daten werden dabei im Arbeitsspeicher oder einer Festplatte abgelegt. Die Zeit, die der Drucker nach dem Einschalten benötigt, bis er die erste Seite ausgeben kann. Eine sehr kurze Aufwärmzeit ist wichtig, wenn das Gerät häufig ausgeschaltet oder in Standby geschaltet wird, um Strom zu sparen. Die Gesamtkosten eines Geräts während seiner Lebensdauer. Enthalten den Anschaffungspreis, das Verbrauchsmaterial und weitere Kosten wie Services, Reparaturen und schließlich die Ausgaben für die Entsorgung. Dazu gehören beispielsweise auch die Behälter für Tonerreste, Transportriemen und andere Ersatzteile, die viele Hersteller nicht in ihrer Garantie abdecken. in Zusammenarbeit mit by NetMediaEurope S.A All rights reserved. 14