Leitfaden zum Buddy-Programm SEI COOL SEI BUDDY

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1 International Office Leitfaden zum Buddy-Programm SEI COOL SEI BUDDY GEMEINSAM DURCH DEN UNI-DSCHUNGEL

2 Inhaltsverzeichnis I. Was ist das Buddy-Programm? 3 II. III. Welche Vorteile habe ich durch mein Engagement im Buddy-Programm? 3 Wie viel Zeit wird mein Engagement im Buddy- Programm in Anspruch nehmen? 4 IV. Brauche ich besondere Kenntnisse, um Buddy zu werden? 5 V. Wie werde ich Buddy? Und wie bekomme ich einen Buddy? 5 VI. Ihre Aufgaben als deutscher bzw. erfahrener Buddy 6 Impressum: VII. Was gehört nicht zu Ihren Pflichten als deutscher bzw. erfahrener Buddy und was liegt in Ihrem eigenen Ermessen? 7 Druck: International Office Universität Ulm Albert-Einstein-Allee Ulm buddy[at]uni-ulm.de Fax: Auflage Stand: September, 2013 VIII. Kontaktaufnahme zu Ihrem Buddy 7 IX. Ankunftstag, erste Tage und erste Wochen 8 X. Weiterer Semesterverlauf 13 XI. Checklisten 14 XII. Notizen 15 Redaktion und Layout: G. Laske-Dünkler, J. Klug, D. Leitner, J. Glembek 2

3 I. Was ist das Buddy-Programm? Das Buddy-Programm ist eine Initiative des International Office der Universität Ulm. Es wurde eingerichtet, um internationalen Studierenden zu helfen, sich an der Universität besser zurechtzufinden und ihr Einleben in Ulm zu erleichtern. Die interkulturelle Begegnung zwischen deutschen und internationalen Studierenden während des ersten und zweiten Semesters spielt dabei eine zentrale Rolle. Der Austausch von Kulturen, Sprachen sowie Auslandserfahrungen wird gefördert, und nicht selten entwickeln sich sogar neue Freundschaften. Das Buddy-Programm baut hierbei maßgeblich auf das ehrenamtliche Engagement der Studierenden der Universität Ulm. Haben Sie Freude am Umgang mit Menschen? Interessieren Sie sich für andere Kulturen und Lebensweisen? Würden Sie gern ins Ausland, haben aber wegen Ihres straffen Studienplans keine Zeit für ein Auslandssemester? Möchten Sie Ihre Fremdsprachenkenntnisse in lockerer Atmosphäre mal wieder ausprobieren oder aufpolieren? Dann werden Sie Buddy und helfen Sie aktiv dabei mit, neuankommende internationale Studierende in Ulm und Neu-Ulm willkommen zu heißen und sie bei ihrer ersten Orientierung in Ulm und an der Universität zu unterstützen. II. Welche Vorteile habe ich durch mein Engagement im Buddy-Programm? Neben der Möglichkeit, neue Freundschaften mit Menschen aus anderen Ländern zu schließen, kommt der interkulturellen Begegnung und dem gegenseitigen Voneinanderlernen eine zentrale Rolle zu. Zudem bekommen Sie die Chance, Ihre ganz individuellen Auslandserfahrungen hier in Ulm zu sammeln, sich Fremdsprachenkenntnisse anzueignen oder diese aufzubessern und Ihr Wissen über andere Kulturen auszubauen und zu erweitern. sehr gefragt und in vielen Berufszweigen notwendige Schlüsselqualifikationen sind. Ihr freiwilliges und sozial-interkulturelles Engagement, welches Sie im Rahmen des Buddy-Programms zeigen, kann durch ein Ehrenamtszertifikat bestätigt werden und einen positiven Einfluss bei Bewerbungen um Auslandssemester, Praktika, Stipendien und Arbeitsstellen ausüben. Die Ausstellung eines Ehrenamtszertifikats kann bei Ihrem zuständigen Prüfungsausschuss beantragt werden und ist an folgende Bedingungen geknüpft: - Sie müssen mindestens 75 Stunden ehrenamtlich aktiv gewesen sein - dabei müssen Sie mindestens 25 Stunden pro Semester tätig gewesen sein - Inhalt und Umfang der Tätigkeit müssen beschrieben werden III. Wie viel Zeit wird mein Engagement im Buddy-Programm in Anspruch nehmen? Sicherlich ist davon auszugehen, dass Sie besonders in den ersten Tagen und Wochen des Semesters Ihrem Buddy einige Zeit zur Verfügung stehen sollten. Bedenken Sie, dass Sie sich in gemeinsamer Absprache mit Ihrem Buddy Ihre Zeit natürlich flexibel einteilen können und dass mit zunehmender Orientierung und Eingewöhnung Ihres internationalen Buddy die Notwendigkeit von Unterstützung und Betreuung gegebenenfalls zurückgeht, so dass Sie weniger oft mit Rat und Tat zur Verfügung stehen müssen. Insgesamt ist es realistisch mit einem durchschnittlichen Zeitaufwand von einer bis vier Semesterwochenstunden zu rechnen. Kulturelle Veranstaltungen, die Sie mit Ihrem Buddy besuchen können, finden oft in den Abendstunden oder am Wochenende statt. Im Rahmen des Buddy-Programms erhalten Sie außerdem die Möglichkeit, kostenfrei an verschiedenen Seminaren zum Thema Interkulturelle Kompetenz (Interkulturelles Training und Diversity Management) teilzunehmen. Dies bietet Ihnen neben einer guten Vorbereitung auf Ihre Aufgaben als Buddy auch die Gelegenheit, sich Fertigkeiten anzueignen, die auf dem Arbeitsmarkt 3 4

4 IV. Brauche ich besondere Kenntnisse, um ein Buddy zu werden? Um Buddy zu werden, brauchen Sie keine besonderen Vorkenntnisse. Uns ist wichtig, dass Sie Aufgeschlossenheit und Freude im Umgang mit anderen Menschen und Kulturen mitbringen und wir uns auf Sie verlassen können. Vorzugsweise studieren Sie mindestens im zweiten Semester, d.h. Sie kennen bereits Ulm und die Universität. Englischkenntnisse sind von Vorteil, da nicht alle ankommenden internationalen Studierenden Deutsch sprechen. V. Wie werde ich Buddy? Und wie bekomme ich einen Buddy? a) Anmeldung: Füllen Sie das Anmeldeformular aus und senden Sie es per oder Post an das International Office oder geben Sie es persönlich ab. Bitte bedenken Sie: Je genauer Sie das Formular ausfüllen, desto leichter können wir Ihren Wunsch-Buddy finden! b) Anmeldebestätigung: Sobald wir Ihre Anmeldung erhalten haben, werden Sie von uns eine Bestätigung erhalten und über erste Termine und Veranstaltungen informiert. c) Bearbeitung der Anmeldungen: Nach Eingang der Anmeldungen vermitteln wir die Buddies unter Berücksichtigung der individuellen Wünsche (festgehalten in den Anmeldeformularen) d) Benachrichtigung der Buddies: Wir benachrichtigen Sie und Ihren neuen Buddy und lassen Ihnen die jeweils nötigen Kontaktdaten, gegebenenfalls auch die Ankunftstermine, zukommen. e) Kontaktaufnahme zu Ihrem Buddy: Bitte nehmen Sie schnellst möglich zu Ihrem Buddy Kontakt auf. Klären Sie gleich zu Beginn, wie/wo Sie Hilfe und Unterstützung geben könnten und was Sie eventuell gemeinsam unternehmen möchten. Nutzen Sie dabei gegebenenfalls auch unser Gutscheinheft, dass Ihnen viele Vergünstigungen für verschiedene Freizeitaktivitäten in Ulm und Neu- Ulm bietet. VI. Zu Ihren Aufgaben als deutscher bzw. erfahrener Buddy gehört, dass Sie: 1. mit Ihrem Buddy gegebenenfalls schon vor ihrer/seiner Ankunft in Ulm via oder Telefon Kontakt aufnehmen 2. Ihren internationalen Buddy falls gewünscht an seinem bzw. ihrem Ankunftstag abholen und ihr oder ihm vor allem in den ersten Tagen und Wochen nach seiner bzw. ihrer Ankunft als Ansprechpartner/in zur Seite stehen 3. sie/ihn zu Behörden, Uni-Standorten und Wohnheimen begleiten 4. sie/ihn auf die wichtigsten Termine und Veranstaltungen insbesondere zu Semesteranfang aufmerksam machen und zum Teil auch begleiten 5. ihr/ihm bei der Studienorganisation behilflich sind 6. mit ihr/ihm an wenigstens zwei Kultur- oder Sportveranstaltungen (oder auch Partys) Ihrer Wahl teilnehmen 7. mit ihr/ihm zu mindestens zwei Stammtischen kommen 8. an mindestens einem der verschiedenen Seminare zum Thema Interkulturelle Kompetenz teilnehmen sollten 9. Ihren internationalen Buddy mindestens ein Semester begleiten und unterstützen, um ihr/ihm die Orientierung und das Einleben in Ulm und der Universität möglichst leicht zu gestalten. 10. zu den Buddy-Treffen kommen - zu Beginn und am Ende jeden Semesters wird es ein von uns organisiertes Buddy-Treffen geben, bei denen sich alle Teilnehmer*innen des Buddy-Programms in lockerer, ungezwungener Atmosphäre kennenlernen können. Gleichzeitig gibt es hier die Möglichkeit, sich über weitere Veranstaltungen im Rahmen des Programms zu informieren. 11. sich am Ende des ersten und zweiten Betreuungssemesters bei uns mit dem ausgefüllten Feedback-Bericht zurückmelden Sollten Sie unerwartet noch ein Praktikum haben, Urlaub machen oder Hausarbeiten schreiben müssen, bitten wir Sie, uns rechtzeitig Bescheid zu sagen, so dass wir noch entsprechend einen Ersatz-Buddy finden können. 5 6

5 Falls es Probleme geben sollte, sich Ihr Buddy nicht meldet oder nie Zeit zu haben scheint, melden Sie sich bitte umgehend bei uns. Wir können nur helfen, wenn wir informiert sind. VII. Was gehört nicht zu Ihren Pflichten als deutscher bzw. erfahrener Buddy und was liegt in Ihrem eigenen Ermessen? Natürlich erwartet niemand von Ihnen, dass Sie Ihrem internationalen Buddy 24 Stunden am Tag zur Verfügung stehen. Wie viel Sie von Ihrem Privatleben preis geben, ist völlig Ihnen überlassen. Sie sollten kein Studien- oder Lebensberater werden. Bei Fragen/Problemen, mit denen Sie sich überfordert fühlen, sollten Sie auf uns oder die Beratungsdienste der Universität verweisen. VIII. Kontaktaufnahme zu Ihrem Buddy Namen, -Adresse und weitere Infos über Ihren Buddy erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung bzw. nach Bearbeitung der Anfragen. Wenn Sie zu Ihrem Buddy Kontakt aufnehmen, sollten Sie kurz erläutern, wer Sie sind und warum Sie sich melden. Teilen Sie Ihrem Buddy bitte Ihre Tel.-Nr. und Ihre -Adresse mit, damit sie oder er Sie kontaktieren kann. Sollten Sie keine Antwort erhalten oder sollte die E- Mail-Adresse falsch sein, melden Sie sich bitte im International Office ( Sie müssen sich aber selbstverständlich auch nicht um alles kümmern, denn das International Office unterstützt ausländische Studierende vor ihrer Ankunft in Ulm. Informationen zum Aufenthalt/ Sprachkenntnissen/ Studium/ Leben/ Vermittlung von Wohnheimplätzen finden Sie auch auf unserer Homepage: Bitte klären Sie mit Ihrem Buddy und dem IO vor ihrer oder seiner Ankunft folgende Dinge: Ankunftstag/-zeit und Unterkunft IX. Ankunftstag, erste Tage und erste Wochen Einige Studierende reisen bereits Anfang September zum Universitäts- Trainingscamp an. Die meisten Studierenden treffen jedoch mit Beginn der Orientierungswochen bzw. zu den ESE/FUESE-Veranstaltungen (Anfang Oktober) ein. Einige wenige beginnen Ihr Studium auch zum Sommersemester und kommen Anfang April in Ulm an. Sollten Sie Ihren Buddy am Ankunftstag vom Bahnhof abholen wollen, sprechen Sie dies bitte mit dem International Office ab. Sie bekommen dann eine Willkommens-Tasche, in welcher sich neben einer Willkommens-Broschüre der Universität Ulm ein Stadtplan und ein Liniennetzplan befinden. Denken Sie dabei bitte daran, dass Ulm für Ihren Buddy Neuland ist. Erklären Sie ihr/ihm bitte auch, welcher Fahrschein für welche Zwecke gekauft werden sollte und wie das Semesterticket funktioniert. In den ersten Tagen nach der Ankunft haben die ausländischen Studierenden viele wichtige Dinge zu erledigen. Fragen Sie bitte nach, ob Sie ihrem Buddy behilflich sein können und erinnern Sie sie/ihn gegebenfalls auch an folgende Dinge: Abschließen des Mietvertrages (International Office, Studentenwerk) Eröffnung eines Bankkontos Abschließen einer Krankenversicherung Immatrikulation an den vorgegebenen Einschreibetagen (im Zulassungsbrief) Anmeldung bei der Stadtverwaltung, gegebenenfalls Beantragung der Aufenthaltsgenehmigung Das International Office (IO) bietet während der Orientierungswochen vor Semesterbeginn Veranstaltungen an, welche den ausländischen Studierenden genau bei diesen Dingen helfen sollen. Damit Sie gegebenenfalls auch auf Fragen zu diesen Punkten antworten können, möchten wir Ihnen an dieser Stelle ein paar kurze Informationen geben: 7 8

6 Wohnheimzimmer und Abschließen eines Mietvertrages Das International Office (IO) kann die Vermittlung von Zimmern in Studierendenwohnheimen übernehmen, wenn sich die ausländischen Studierenden a) zeitig genug und b) nicht aus Deutschland bewerben c) und nicht in einem der internationalen Studiengänge studieren werden Alle ausländischen Studierenden, welche zum Zeitpunkt ihrer Wohnheimplatzbewerbung bereits in Deutschland leben, müssen sich direkt beim Studentenwerk bewerben. Ausländischen Studierende erhalten vom International Office (IO) viele Informationen für die Zimmersuche. Ein Antrag auf einen Platz im Wohnheim kann/sollte möglichst zeitig vor der Immatrikulation gestellt werden. Normalerweise beantragen die Studierenden ihre (Wohnheim-) Zimmer selbst. Bei Vermittlung durch das IO: der Schlüssel kann im IO vor der Ankunft Ihres Buddy abgeholt werden. Am Ankunftstag können Sie Ihren Buddy abholen und gleich ins Wohnheim/zur Unterkunft bringen. Nach ihrer Ankunft in Ulm müssen die ausländischen Studierenden: 1. den Mietvertrag in dreifacher Ausfertigung unterschreiben 2. eine Einzugsermächtigung ausfüllen und unterschreiben 3. Mietvertrag und Einzugsermächtigung an Studentenwerk oder bei Vermittlung durch das IO ans IO senden Mit der Schlüsselabholung wird eine Inventarliste ausgehändigt. Bitte prüfen Sie gegebenenfalls zuammen mit Ihrem Buddy am Tag des Einzugs, ob alle auf der Liste angegebenen Gegenstände tatsächlich im Zimmer vorhanden sind und ob sie evtl. beschädigt wurden. Bitte geben Sie Schäden den Hausmeister*innen, Wohnheimtutor*innen bzw. dem Studentenwerk an! Kurze Zeit nach Abschluss des Mietvertrags mit dem Studentenwerk wird eine Kaution in Höhe von 300,00 abgebucht. Für jeden Mietvertrag wird zu Beginn des Mietverhältnisses eine Bearbeitungsgebühr von 20,00 erhoben. Studierende, die weniger als 12 Monate im Wohnheim wohnen, bezahlen eine höhere Miete. Benötigt Ihr Buddy Bettzeug und Bettwäsche, obwohl sie oder er dies nicht bei der Vermittlung des Wohnheimzimmers angegeben hat, kann beides bei den Hausmeister*innen oder, falls vorhanden, bei den Wohnheimtutor*innen organisiert werden. Einmalig zu zahlen sind hierfür Bei Zimmern, die über das IO vermittelt werden, ist immer Bettwäsche dabei. Billiges Geschirr und Einrichtungsgegenstände gibt es in den großen Supermärkten. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Homepage: Private Wohnungssuche Gibt es keine Möglichkeiten ein Wohnheimzimmer zu bekommen, können sich die ausländischen Studierenden natürlich auch nach privaten Wohnungsangeboten umsehen. Nützliche Hinweise und Links finden Sie auf unserer Homepage: Eröffnung eines Bankkontos Zur Erledigung der finanziellen Angelegenheiten ist es sinnvoll, dass Ihr Buddy für die Zeit ihres/seines Aufenthaltes in Ulm ein Bankkonto einrichtet. Bitte helfen Sie Ihrem Buddy gegebenfalls sich über das aktuelle Girokonto- Angebot im Internet zu informieren. Achten Sie bitte darauf, dass von den Banken unterschiedliche Girokonten mit verschiedenen Gebühren je nach Alter, Studierenden-Status oder bei minimalen monatlichen Geldeingang angeboten werden. Zur Eröffnung eines Kontos ist ein Termin zu vereinbaren, dafür muss Ihr Buddy eine Passkopie mitbringen. Weitere Kosten können durch die Beantragung einer EC-Karte entstehen. Teilen Sie bitte Ihrem Buddy gegebenenfalls mit, dass die Gebühr dafür nicht übersteigen sollte und dass sie oder er damit gebührenfrei Geld an den Automaten jeder Filiale der Bank bzw. den Bankpartnern abheben kann. Hebt sie oder er Geld an anderen Automaten ab, können Gebühren von 2,50-7,50 entstehen. 9 10

7 Bis Ihr Buddy ihre/seine neue EC-Karte erhalten hat, kann sie oder er am Schalter der Bank Geld gegen eine geringe Gebühr oder kostenlos abheben. Damit Ihr Buddy einen Überblick über ihre/seine Finanzen behält, sollten regelmäßig Kontoauszüge ausgedruckt werden (die Bank schickt diese sonst gegen eine Gebühr per Post zu). Falls nötig, helfen Sie bitte Ihrem Buddy beim Ausfüllen der Überweisungsträger bzw. leiten Sie ihn bei einer Überweisung an einem Automaten an. Gleiches gilt für das Einrichten von Einzugsermächtigungen, Telefon- oder Online- Banking. Weitere Informationen zu diesem Thema befinden sich auch auf folgender Internetseite: Abschließen einer Krankenversicherung In Deutschland besteht für alle Studierenden grundsätzlich Krankenversicherungspflicht! Internationale Studierende und Studierende europäischer Länder, die nicht Mitglied in der EU oder EWR sind, können sich günstig bei einer gesetzlichen oder privaten Krankenkasse zum Studierendentarif versichern. Ab dem 30. Geburtstag bzw. ab dem 15. Fachsemesters werden höhere Tarife geltend. Studierende, die aus den EU/EWR-Staaten* und der Schweiz kommen und bei einer gesetzlichen Krankenkasse im Heimatland versichert sind, müssen sich eine European Health Insurance Card (EHIC) bei der Krankenkasse im Herkunftsland besorgen. Bei der Immatrikulation in Deutschland müssen sie dann eine Bestätigung einer deutschen gesetzlichen Krankenkasse vorlegen, in der hervorgeht, dass sie über das Auslandsabkommen versichert sind. Im Krankheitsfall müssen alle ärztlichen Leistungen und Medikamente in Deutschland im Voraus selbst bezahlt und anschließend mit der Krankenkasse im Herkunftsland abgerechnet werden. In Deutschland privat versicherte Studierende unter 30 Jahren benötigen zur Immatrikulation häufig eine Bescheinigung über die Befreiung von der gesetzlichen Krankenversicherung. Diese Befreiung ist innerhalb eines Studienaufenthalts in Deutschland irreversibel. Das bedeutet, dass sie danach nicht mehr in eine gesetzliche Krankenkasse aufgenommen werden. Möchten Studierende ihre private Krankenversicherung aus ihrem Heimatland in Deutschland benutzen, muss ein Nachweis (in Deutsch oder Englisch) erbracht werden, dass die Krankenkasse alle Kosten in Deutschland übernimmt. Damit ist es möglich sich in Deutschland von der Krankenversicherungspflicht befreien lassen. *EU/EWR-Staaten: Belgien, Malta, Bulgarien, Mazedonien, Dänemark, Niederlande, Estland, Norwegen, Finnland, Österreich, Frankreich, Polen, Griechenland, Portugal, Großbritannien, Rumänien, Irland, Schweden, Island, Italien, Spanien, Kroatien, Slowakei, Lettland, Slowenien, Liechtenstein, Tschechien, Litauen, Ungarn, Luxemburg, griechischer Teil von Zypern Weitere Informationen und nützliche Links finden Sie auf folgender Internetseite: krankenversicherung.html Immatrikulation Das Immatrikulationsverfahren sollte Ihrem Buddy bekannt sein, außerdem sollte sie/er alle Informationen zu Ort und Zeit durch den Zulassungsbescheid oder den Zugangsbescheid bereits erhalten haben. Sie könnten sie/ihn lediglich zur Einschreibung begleiten, wenn Sie darum gebeten werden. Weitere Informationen zum Immatrikulationsverfahren und Ansprechpartner*innen finden Sie unter: html Anmeldung bei der Stadtverwaltung und Beantragung der Aufenthaltsgenehmigung Innerhalb einer Woche nach Ankunft in Ulm/Neu-Ulm muss sich Ihr Buddy beim Einwohnermeldeamt des Wohnortes anmelden. Informationen dazu finden Sie unter: buergeramt-auslaenderbehoerde.html 11 12

8 Vor der Rückkehr in ihr/sein Heimatland muss sich Ihr Buddy wieder abmelden. Bei einem Umzug innerhalb von Ulm oder innerhalb von Neu-Ulm muss die neue Anschrift der Stadt Ulm beziehungsweise dem Bürgerbüro der Stadt Neu-Ulm mitgeteilt werden. X. Weiterer Semesterverlauf Damit sich Ihr Buddy gut an der Universität und in Ulm einleben kann, wäre es schön, wenn Sie Ihrem Buddy mindestens einmal pro Woche zur Verfügung stehen könnten. Sofern es Ihr Zeitplan zulässt, wäre es außerdem schön, wenn Sie mit Ihrem Buddy an verschiedenen Veranstaltungen teilnehmen könnten, z.b.: - wenigstens zwei Kultur- oder Sportveranstaltungen (auch Partys) - mindestens zwei Stammtische / Freizeitaktivitäten Falls Ihr Buddy Fragen hat oder organisatorische Probleme bei der Studienorganisation auftreten, helfen Sie bitte Ihrem Buddy (z.b. auch bei der Anmeldung in der Bibliothek, beim Uni-Sport, Exmatrikulation etc.). XI. Checkliste Folgende Dinge könnten Sie für oder mit Ihrem Buddy zusammen machen: Schlüsselabholen (IO) Abholen Ihres Buddy Einzug ins Wohnheim Mietvertrag Bankkonto eröffnen Einzugsermächtigung für Studentwerk Krankenversicherung Immatrikulation Anmeldung im Bürgerbüro Ausländerbehörde Stundenplan-Zusammenstellung Bibliotheks-Anmeldung Bank: Kontoauszüge holen Buddy-Stammtisch-Treffen Buddy-Abende Partys Bitte begleiten Sie Ihren internationalen Buddy mindestens ein Semester und helfen Sie die Orientierung und das Einleben in Ulm und an der Universität möglichst leicht zu gestalten

9 XII. Notizen: 15 16