Kleines Romwallfahrt-ABC - Teil 1 zu folgenden Themen:

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1 Kleines Romwallfahrt-ABC - Teil 1 zu folgenden Themen: 1. Anmeldeverfahren An- und Rückreise Fundraising a) Zuschüsse b) Unterstützung durch Kirchengemeinden c) Fundraising der Minis Gruppenleiter*innen Gruppenverantwortliche Hotel Kontoverbindung Jugendreferat Kosten Logo - in unserer diözesanen Farbe Organisationsebenen Personalausweise und Reisepässe Programm Versicherungen Weitere Infos WhatApp-Broadcast Romwallfahrt Zimmereinteilung Und ansonsten

2 1. Anmeldeverfahren Wichtige Hinweise für alle Pilgergruppen aus den SEs der Dekanate Böblingen und Calw Jeder teilnehmende Mini und jede/r Begleiter/in muss bei uns im Juref angemeldet werden. Auch die Selbstfahrer! Warum? Nur über uns gibt es ein Pilgerpaket für 11,50 (welches u.a. das Pilgertuch enthält) und damit Eintritt zu allen diözesanen und bundesweiten Veranstaltungen. Dieses kann nicht direkt über die Diözese bestellt werden. a) Für alle Pilgergruppen, die mit uns im Dekanat fahren SCHRITT 1: Die Romwallfahrt wird in jeder Gemeinde/SE mit eigener Ausschreibung beworben. SCHRITT 2: Die Minis melden sich in ihrer Gemeinde/SE mit dem Formularr 1 TeilnehmerIn- Anmeldung und der Einverständniserklärung für Fotos und Videos zu Werbezwecken an. SCHRITT 3: Der/Die Gruppenverantwortliche sammelt alle Daten der Einzelanmeldungen in einer Exceltabelle. Wichtig: Darf nicht verändert werden, damit sie kompatibel bleibt! SCHRITT 4: Der/Die Hauptverantwortliche sammelt die Einzelanmeldungen und Einverständniserklärungen, füllt das Deckblatt Formular Gemeindeanmeldung aus und gibt allele Unterlagen Einzelanmeldungen Teilnehmer-Anmeldung Einverständniserklärung für Fotos und Videos zu Werbezwecken Gemeindeanmeldung Excel-Tabelle bis zum Anmeldeschluss gesammelt im Juref ab. SCHRITT 5: Ebenfalls bis zum müssen die Teilnehmerbeiträgee per Sammelüberweisung an das Juref überwiesen werden. (Wichtig Verwendungsnachweis beachten) Wenn eine Pilgergruppee aus mehreren Gemeinden besteht, bitten wir darum, dass die Beiträge als eine Gesamtüberweisung überwiesen werden. Eine Rechnung wird vom Jugendreferat erstellt und an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Eine endgültige Anmeldung der Pilgergruppe = Wenn ALLE Teilnehmerbeiträge an das Juref überwiesen und alle Unterlagen vollständig sind! 2

3 b) Selbstfahrer Wir brauchen aus jeder Pilgergruppe einen Ansprechpartner/in - s. Gruppenverantwortlichen - mit Namen und Telefonnummer, unter der er/sie in Rom erreichbar ist. Wir brauchen keine Namen und Daten jedes einzelnen Minis Anzahl der Pilger aus den einzelnen Gemeinden oder SEs reichen Alle Daten und Überweisung des Pilgerbeitrags ebenfalls bis !! Erst dann ist die Anmeldung tatsächlich gültig! 2. An- und Rückreisee Das Bayerische Pilgerbüro wird für uns ein regionales Busunternehmen für die Fahrt beauftragen. Nach dem Aussendungsgottesdienst am Sonntagabend werden wir über Nacht nach Rom fahren. Die Abfahrt wird zentral in einem der Dekanate stattfinden. Der genaue Ort wird noch bekannt gegeben. Die Rückreise wird ebenfalls über Nacht erfolgen, sodass wir am Samstagvormittag im Dekanat ankommen. Wo die genaue Ankunft sein wird, werden wir im Frühjahr wissen. 3. Fundraising a) Zuschüsse Antragsteller für die Zuschüsse sind die Gemeinden. Bitte beachten Sie/ beachtet, dass die Zuschüsse erst nach der Wallfahrt ausbezahlt werden. Es können folgende Zuschüsse beantragt werden: KJP- Kirchlicher Jugendplan Zuschüsse für kinderreiche Familien (jedes 2. Kind aus einer Familie 35 ; jedes 3. Kind 70 ) WICHTIG: Diese Zuschüsse müssen bis zum 20. Januar beantragt werden!!! Bei Fragen wenden sie sich an uns im Jugendreferat oder Fr. Susanne Scheller in Wernau. Infos auch unter b) Unterstützung durch Kirchengemeinden Es wäre schön, wenn die Kirchengemeinden die MinistrantInnen und ihre Familien durch großzügige Zuschüsse unterstützen und ihre Wertschätzung diesem Dienst gegenüber zeigen würden. Sozialschwache Familien (Caritaskasse) Unterstützung aus dem Haushalt und anderen Mitteln (Pfarramtskasse) Gut wäre es außerdem, wenn die Kosten der BegleiterInnen von der Kirchengemeinde übernommen werden und nicht auf den Beitrag der TeilnehmerInnen umgelegt werden würden. c) Fundraising der Minis Die Minis selbst haben vielee Möglichkeiten, die Kasse der Fahrt selbst aufzubessern. Bitte unterstützen Sie/unterstützt die Ideenfindung und Ausführung der möglichen Projekte. Hier sind einige Beispiele: Aktion Neue Masche Sponsoren für einzelne Kuchenverkauf Kulturprogrammpunkte finden Adventsbazar Kaffeestüble Rent-a-Mini "Romaktien" verkaufen und Osterkerzenverkauf Postkarten an Sponsoren schicken Weitere Ideen gibt es auf dem Flyer der Fachstelle MinistrantInnen (s. Anhang). 3

4 4. Gruppenleiter*innen Gruppenleiter*innen müssen mindestens 18 Jahre alt sein....sollten eine Leiterschulung besucht haben (Empfehlung). müssen eine Kindeswohlschulung besucht haben Jede gemischte Gruppe braucht eine weibliche und männliche Ansprechperson Unser empfohlener Betreuungsschlüssel liegt bei 1:7. Denken Sie/Denkt rechtzeitig an die Einsicht der Erweiterten Führungszeugnisse. Wenn Schulungen zu den Themen Kindeswohl, Antiaggressionstraining oder Aufsichtspflicht gefragt sind, können Sie sich/ könnt ihr euch gerne an das Jugendreferat wenden. Im Frühjahr wird es ein Gruppenleiter*innentreffen mit Tipps und Tricks zur Wallfahrt geben. 5. Gruppenverantwortliche Wir brauchen aus jeder Pilgergruppe eine/n Ansprechpartner/in mit Namen und Telefonnummer, unter der er/sie in Rom erreichbar ist. Diese Maßnahme entspricht dem erweiterten Notfallkonzept der Diözese. Bitte möglichst bald an Anita Heumos oder Rupert Balle weiterleiten. 6. Hotel So kommen wir als Dekanatsfahrt an unsere Hotelzimmer: Das Bayrische Pilgerbüroro (BP) bucht im Januar die Anmeldezahlen. Sobald das BP die tatsächliche Bettenzahl gebucht hat, wird die Fachstelle Minis die Dekanate auf die Hotels verteilen (ca. April) Die Zuteilung geschieht nach Gruppengröße: Jedes Dekanat soll möglichst in einem Hotel oder - wenn nicht möglich - in nahegelegene Hotels untergebracht sein. Die Gemeinden/SEs erhalten ein Zimmerkontingent. Die Gruppenleitung kann dann die Zimmereinteilung vornehmen und uns die Einteilung zukommen lassen. WICHTIG: Die Einteilung muss schon im Frühjahr erfolgen und an das Bayerische Pilgerbüro weitergeleitet werden. Fragen Sie/ fragt deshalb am besten schon jetzt ab, wer gerne mit wem ins Zimmer gehen möchte. Für Gruppenverantwortlichee ist es möglich ein Einzelzimmer für 140 dazuzubuchen! Allerdings gibt es ein gewissen Kontingent dafür, sodass wir dies nicht mit 100%iger Sicherheit zusagen können. Meldungen trotzdem bitte an uns bis zum ! 4

5 7. Kontoverbindung Jugendreferat Katholisches Jugendreferat Kreissparkasse Böblingen IBAN DE BIC BBKRDE6BXXX Verwendungszweck: Romwallfahrt - SE/Kirchengemeinde XY 8. Kosten Hier noch einmal die Übersicht zum Thema Kosten: Der Teilnehmerbeitrag (Fahrt mit dem Juref/Dekanat) beträgt 480 Dieser Preis beinhaltet folgendee Leistungen: An- und Abreise in Reisebussen jeweils über Nacht (Sonntag auf Montag, Freitag auf Samstag) 4 Übernachtungen (Montag bis Freitag) in Doppel- und Mehrbettzimmer in Hotels 4 x Frühstück 4 x City-Tax an die Stadt Rom ATAC-Wochenticket für 5 Tage für den Nahverkehr Pilgerpaket (Halstücher, Armbänder, Pilgerheft, Pilgerapp, Programm auf Bundesebene + 0,50 Solidaritätsbeitrag) und damit Eintritt in alle diözesanen und bundesweiten Veranstaltungen in Rom Eintrittsgelder für Katakomben, Kolosseum und weitere geplante Programmpunkte des Dekanats Erkennungsmerkmal vom Dekanat ( z.b waren es Strohhüte) Weitere Kosten: Beitrag, der von der Kirchengemeinde übernommen werden soll: pro Teilnehmer/in 4x Abendessen - evtl. Eintritte für Programmpunkte Die Höhe dieser Kosten ist abhängig von den Zuschüssen der einzelnen Kirchengemeinde und den erwirtschafteten eigenen Mittel der Gruppen. Weitere Kosten pro Teilnehmer/in: - Taschengeld für Mittagssnack, Getränke, Souvenirs - ggf. Pilger-T-Shirt für ca. 10 (die Fachstelle Minis wird eines anbieten) In den Leistungen ist keine Reiserücktrittsversicherung inbegriffen! Dafür ist der/die Teilnehmer/in verantwortlich! Empfohlen wird ebenso eine Auslandskrankenversicherung! Je nach Krankenkasse sehen die Leistungen im Krankheitsfall unterschiedlich aus. Daher ist es gut, die Teilnehmer*innen bzw. Erziehungsberechtigten darauf hinzuweisen. 5

6 9. Logo - in unserer diözesanen Farbe Frohe Nachrichten: Die Logos sind in den Farben für die verschiedenen Länder - und für Deutschland auch für die verschiedenen Diözesen ausgearbeitet. Für Deutschland ist die Hintergrundfarbe immer schwarz (also das Logo nur auf schwarzen Hintergrund drucken!!!). Für unsere Metropolie (Freiburg, Mainz und wir) haben wir das hübsche hellblau als Schriftfarbe. Und unsere Kreisfarbe ist das schicke rot. Das Logo wird es auf zum Download geben. 10. Organisationsebenen Jede Gemeinde/Seelsorgeeinheit bestimmt eine/n Gruppenverantwortliche/n, der/die von uns alle wichtigen Infos und Materialien erhält. Wir sind die Ansprechpersonenn der Dekanate für alle Fragen rund um die Romwallfahrt: Für Gemeinden und Seelsorgeeinheiten im Dekanat Böblingen: Anita Heumos aheumos@bdkj-bja.drs.de tel: 07031/ Für die Gemeinden und Seelsorgeeinheiten im Dekanat Calw: Rupert Balle rupert.balle@drs.de tel: Gruppen(verantwortliche) der SEs und Gemeinden Juref Böblingen-Calw Fachstelle Minis der Diözese Sie dürfen sich/ihr dürft euch jederzeit mit Fragen und Anliegen an uns wenden. Falls wir diese selbst nicht beantworten können, werden wir uns für Sie/Euch an die Fachstelle Ministranten und Ministrantinnen der Diözese wenden und schnellstmöglich Bescheid geben. 6

7 11. Personalausweise und Reisepässe Bitte weisen sie die TeilnehmerInnen und Begleitpersonen jetzt schon darauf hin, dass sie für die Fahrt, aber auch schon für die Anmeldung einen gültigen Personalausweis oder Reisepass brauchen. Wenn dieser neu beantragt werden muss, ändert sich die Nummer. Bitte uns diese dann gleich mitteilen, dass es im Hotel etc. keine Schwierigkeiten gibt. Wir werden noch klären, ob minderjährige Teilnehmer*innen eine Bescheinigung für die Reise ins Ausland der Erziehungsberechtigten brauchen. Wir geben Ihnen / Euch so bald wie möglich Bescheid. 12. Programm Es wird - internationale - deutsche - diözesane - dekanatsumfassende Programmpunkte und Begegnungen geben. Bisher sind folgende Programmpunkte festgelegt: Sonntag, 29.7 Montag, Dienstag, Mittwoch, 1.8. Donnerstag, 2.8. Freitag, 3.8. Samstag, 4.8. abends Vormittags abends Vormittags/ /nachmittags/abends? Alternativ am Mittwoch Vormittags/ /nachmittags/abends? Alternativ am Dienstag Nachmittags 11 Uhr abends vormittags Aussendungsgottesdienst im Dekanat und Abfahrt Ankunft in Rom und Bezug des Hotels Diözesaner Auftaktgottesdienst Papstaudienz Blind Date mit deutschen Minis Papstaudienz Blind Date mit deutschen Minis Diözesaner Abschlussgodi in St. Paul vor den Mauern Gottesdienst und Führung durch die Katakombe St. Domitilla mit den Minigruppen aus den Dekanaten Rückfahrt nach Deutschland Ankunft im Dekanat Leider gibt es noch keine genaue Angabe des Vatikan, wann die Papstaudienz stattfinden wird. Entsprechend wird auch das geplante Blind Date mit den Minis aus ganz Deutschland erst dann festgelegt werden können. Während der ganzen Wallfahrtswoche wird ein Begegnungsprogramm in den Nationalkirchen Roms stattfinden. Weitere Infos dazu wird es sicher von der Fachstelle geben. 7

8 Für die weitere Gestaltung der gemeinsamen Zeit ist das Vorbereitungsteam der Seelsorgeeinheiten und Kirchengemeinden verantwortlich. Falls jemand Unterstützung bei der Planung des Programms braucht, kann er/sie sich gerne an das Jugendreferat wenden. 13. Versicherungen Die Minis sind über die Sammelversicherung der Diözese für einen Teil abgesichert. Weitere Infos zu den Versicherungen finden Sie/findet ihr in der Übersicht der Fachstelle im Anhang. 14. Weitere Infos Weitere Infos finden Sie/findet ihr auf folgenden Seiten: Miniseite der Diözese Seite des Internationalen Ministrantenbunds C.I.M. (Coetus Internationalis Ministrantium) Seite der deutschen Minis Über den WhatsApp Dekanats-Broadcast für Gruppenverantwortlichee und Gruppenbegleiter*innen (s. 15. WhatsApp-Broadcast Romwallfahrt) 15. WhatApp-Broadcast Romwallfahrt Wir werden für die Gruppenverantwortlichen und Gruppenbegleiter* *innen der Dekanate Böblingen und Calw einen WhatsApp-Broadcast gründen, in dem wir ab Januar Informationen, Tipps und Tricks, Vorbereitungsvorschläge etc. an Sie und euch weitergeben wollen. Wer am Broadcast teilnehmen möchte, kann sich bei uns mit seiner/ihrer Handynummer melden: für Böblinger Gruppen bei Anita Heumos für Calwer Gruppen bei Rupert Balle Zimmereinteilung vgl. 6. Hotel 17. Und ansonsten.... Sollte der Fall eintreten, dass in einer Gemeinde/SE keine Wallfahrergruppe zustande kommt: Für einzelne Minis, die gerne mitfahren würden, lässt sich eine Lösung finden. Wenden Sie sich/wendet euch in dem Fall bitte an das Jugendreferat. 8