Der erfolgreiche Messeauftritt!

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1 Fragenkatalog für ein Messestand-Briefing Der erfolgreiche Messeauftritt! Hamburg, Bruno Meißner Dipl.Kfm. MeissnerExpoConsult Präsidiumsmitglied FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation President Select IFES International Federation of Exhibition and Event Services Seite 1/10

2 Vorbereitung Alle Bereiche im Unternehmen sollten in die Messevorbereitung eingebunden werden. Ideal ist die Durchführung eines Workshops mit Teilnehmern aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Verkauf und der Geschäftsleitung. Solch ein Workshop sollte möglichst von einem Messefachfrau/-mann moderiert werden. Teilnehmer des Workshops erhalten eine Woche vor Beginn einen Fragebogen zur Messe. Darin werden ihre Einstellung zur jeweiligen Veranstaltungsserie, zur Bedeutung des Messeauftritts der Firma und ihre Erwartungen für den Messeworkshop abgefragt. In einen solchen Workshop können hervorragend die bislang gemachten Erfahrungen mit Messebesuchen und Messebeteiligungen aller Teilnehmer einfließen. Dieses Erfahrungspotential muss genutzt werden! Das Ergebnis eines solchen Workshops soll ein zielgenaues Messebriefing sein, mit dem dann alle notwendigen internen und externen Dienstleistungen geplant, angefragt und eingekauft werden können. Ein weiteres, nicht zu gering einzuschätzendes Ergebnis ist eine zielgerichtete Motivation des Messeteams, die anders kaum hergestellt werden kann! Die untenstehenden Fragen sind nur ein Auszug aus dem Themenkatalog, der bei einem solchen Workshop bearbeitet werden muss. Seite 2/10

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4 Messen haben zum Ziel, Besucher und Aussteller zusammenzuführen, auf Neudeutsch : die matchmaking -Funktion der Messen! Deshalb ist der wichtigste Bereich, über den man sich vor der Planung eines Messeauftritts klar werden sollte: der Besucher! Ziel für den Aussteller ist es, den richtigen Besucher auf den Stand zu bekommen diesem Ziel und den Erwartungen dieser Besucher müssen sich alle Maßnahmen und auch die Wünsche aller Beteiligten unterordnen. Machen Sie allen im Unternehmen beteiligten Bereichen klar, dass es auch das Ziel des Besuchers ist, den für ihn richtigen Aussteller zu finden, damit sich sein Besuch lohnt! Wenn über den RoI (return of investment) der Messe gesprochen wird, dann muss dieser von beiden Seiten aus betrachtet werden! Thema 1: Besucher - Wer kommt auf unseren Messestand? - Kennen wir unsere Besucher persönlich? (bitte einige namentlich vorstellen als Basis für die weitere Planung!) - Was erwartet der Besucher von uns (positiv und negativ)? - Wen erwarten unsere Besucher auf dem Stand zu treffen? - Welche Art von Gesprächen wollen wir führen? (vertraulich / stehend - sitzend / in größerer Runde?) - Womit oder wie können wir ihn begeistern? - Erwartet unser Besucher einen RoI oder nicht eher einen RoE = Return on Engagement Seite 4/10

5 Thema 2: Die ausstellende Firma XYZ - Welche Visionen hat das Unternehmen? - Welche Mission hat das Unternehmen? - Wie sind die Unternehmensziele definiert? - Welche Marketingziele / welche Messeziele lassen sich daraus ableiten? (s. hierzu Checkliste Messeziele) - Was wollen wir wirklich auf der (welcher?) Messe? - Wie beeinflussen die vorhandenen Marketingziele (Produkt, Preis, Konditionen, Distribution, Kommunikation) die geplanten Messeziele? Ein Workshop-Ansatz, um sich diesen Fragen zu nähern, ist die folgende Überlegung: Wenn Firma XYZ ein Mensch wäre: - Was für einer wäre es? - Wie lebt er? - Was sind seine Hobbys? - Wie macht er Ferien? - Wie verbringt er seine Freizeit? - Wovon träumt er? - Was macht er mit gespartem Geld? - Warum macht er das? 2. Stufe: - Warum geht er auf Messen, Ausstellungen, Kongresse? Seite 5/10

6 Thema 3: Kommunikation mit Sympathie und Kompetenz - Womit kommunizieren wir im Unternehmen mit unseren Zielgruppen? - Wie gewinnen wir ein Bild von unseren Zielgruppen? Haben wir eines? - Wie sehen uns unsere Kunden? - Wie sehen uns unsere ehemaligen Kunden und wie reden sie über uns? - Welches Bild von uns vermitteln wir unseren potentiellen Kunden? Was können wir tun, um unser Unternehmen XYZ (siehe Ergebnis Thema 2) dem Besucher (siehe Ergebnis Thema 1) nahe zu bringen? - Was können wir tun, um den Besucher in den ersten 10 Sekunden für uns einzunehmen? - Planen wir Give-aways für Besucher als Erinnerung an den Besuch? Welche Kommunikationsziele haben wir am Messestand? Sind unsere Mitarbeiter darüber informiert? - Wie integrieren wir die Messestandkommunikation mit unseren anderen Kommunikationsmaßnahmen? - Welche Kommunikations-Situationen gibt es auf der Messe? - Gibt es vorbereitete Gesprächsnotizen? - Ist der Messe-Nachfass organisiert? Gibt es vorbereitete Briefe? s vom Stand? Seite 6/10

7 Exkurs: Haben wir einen Gesprächsleitfaden für Gespräche am Messestand? - Welche sprachlichen und nonverbalen Werkzeuge benötigen wir? - Welche Schwierigkeiten treten bei der Kommunikation auf der Messe auf? - Welche Bestandteile erfolgreicher Messegespräche haben wir bereits praktiziert? - Wie sprechen wir bekannte / unbekannte Besucher an? Gibt es Hilfen dazu in der Standgestaltung? - Gibt es eine Argumentationsmatrix bezogen auf unsere Produktgruppen? - Wie vermeide ich, bei Präsentationen den Besuchern ständig den Rücken zu zeigen? - Wie kann ein weniger wichtiges Gespräch freundlich beendet werden? Wie beenden wir überhaupt ein Gespräch? - Was machen wir, wenn ein Besucher eine offensichtliche / unterschwellige Ablehnung zeigt? - Wie gehen wir mit Einwänden um? Seite 7/10

8 Thema 4: Messestand planen Vom Messeziel zum Messestand! (s. hierzu Checkliste Messestand-Briefing) - Gibt es ein Messe-Motto? - Können wir unsere Marke / Marken auf unserem Stand erlebbar machen? Stichwort: brand-experience! - Können wir zu uns / zu unserem Messe-Motto / zu unseren Marken eine Geschichte erzählen ( story-telling ) oder einen Auftritt inszenieren? - Haben wir ein festgelegtes Corporate Design für unsere Firma? Können wir das dem Messeplaner / Messestanddesigner aushändigen? - Gewünschte Wirkung des Standes: Fernwirkung / Nahwirkung - Wie viele und welche Exponate müssen im Original gezeigt werden? Können es auch weniger sein? - Welche textlichen Informationen müssen unbedingt als Grafik am Stand präsentiert werden? Wäre es nicht besser, lange Texte als Broschüren oder Hand-outs aufzubereiten? - Haben wir für die Bildinformationen aktuelle Fotos? In ausreichender Bildqualität / Auflösung? Nach der Messe ist der vor der Messe! - Messenachgespräch mit allen Beteiligten einplanen - Ergebnisse des Nachgesprächs als Basis für die Planung des nächsten Standes einbeziehen! Seite 8/10

9 Thema 5: Messestand-Betrieb Für das Messeteam ergeben sich aus der Standplanung folgende Fragen: - Welche Aufgaben gibt es am Stand? - Wer kann welche Aufgaben übernehmen (und welche nicht)? - Wie kann der Ablauf reibungslos gestaltet werden? - Wie können wir auch am späten Nachmittag und Abend dem Kunden ein gutes Bild vermitteln? - Welche Spielregeln sollen auf dem Stand für die Mitarbeiter gelten? - Wer übernimmt die Standleitung? - Welche Prospektunterlagen etc. wollen wir in welcher Anzahl dabei haben? Welcher Besucher soll welche Unterlagen erhalten? - Wie gastfreundlich wollen / müssen wir sein? - Wie erreichen wir, dass wir Freude haben bei der Arbeit auf dem Stand und trotzdem professionell sind? - Tägliche Vorbereitungs- und Feed-back-Gespräche einplanen! Hieraus ergeben sich Konsequenzen für die zu planenden funktionalen Bereiche am Stand: - Abstellräume, Regalflächen - Küche - Besprechungsräume - Bar - Sitz- / Stehtische - Catering?? - Informationstresen - Garderoben für Mitarbeiter und Kunden - Gepäckaufbewahrung für Mitarbeiter und Kunden - Mitarbeiterräume - Prospektständer - Seite 9/10

10 Thema 6: Begleitende Maßnahmen - Ist eine Messe-Einladung geplant? - Presseaktionen? - Pressemitteilungen? - Stand-Events? - Sollten wir Keyaccounts abends nach der Messe betreuen? - Nachfass-Aktionen? -.. Bruno Meißner, Hamburg, August 2006 Seite 10/10

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