Innovation für eine starke Verwaltung

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1 Innovation für eine starke Verwaltung

2 In Ihrer Öffentlichen Verwaltung, sei es im Bund, in einem Land oder in Ihrer Kommune, Organisation oder kirchlichen Einrichtung, wurden die Weichen für nachhaltige Umgestaltungen gestellt. Herausforderungen, wie demografischer Wandel, Cloud- Computing und umfassende Digitalisierung, sind spannend, und die Chancen für die Umwandlung der Verwaltungen zu hochmodernen Dienstleistungsunternehmen gut. Dabei können Sie auf uns setzen: die PDV-Systeme GmbH ist eine erfahrene, verlässliche und kreative IT-Partnerin und begleitet Sie auf Ihrem Weg zur Digitalen Verwaltung. 2

3 Inhalt Wer wir sind...4 Wer unsere Kunden sind...6 Mit Ihnen im Dialog...7 Warum die VIS-Suite dem Bedarf des öffentlichen Sektors gerecht wird...8 Welche Services wir bei der Umsetzung von IT-Projekten garantieren Welche Beratungs-, Schulungs- und Supportleistungen wir anbieten Wie Sie uns erreichen

4 Wer wir sind. Wir, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PDV- Systeme GmbH, entwickeln seit mehr als 20 Jahren Software-Komponenten für die Digitale Verwaltung. Unser Unternehmen zählt deutschlandweit zu den führenden E-Akte-Anbietern und hält zugleich ein attraktives Service-Portfolio für Sie bereit. Die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung mit der Möglichkeit, Vorgangsbearbeitung, Fachverfahren und moderne Formen der elektronischen Zusammenarbeit einzubinden, stellt heute ein wesentliches Fundament einer leistungsfähigen Verwaltung dar. Tausende Verwaltungsmitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bund, Ländern und Kommunen profitieren bereits von der modernen Produktpalette unseres Hauses. Der Stammsitz unseres Unternehmens befindet sich in Erfurt, der Hauptstadt des Freistaats Thüringen. Eine weitere Geschäftsstelle befindet sich im Zentrum Berlins. Unser dynamisch wachsendes, hochqualifiziertes Team besteht derzeit aus etwa 100 hervorragend ausgebildeten Fachkräften. Unsere Vision als PDV-Systeme ist es, die Verwaltungsarbeit in Deutschland angenehm, sicher und nachhaltig effizient zu gestalten. 4

5 Geschäftsführer der PDV-Systeme: Wolfgang Schulz (Mitte) mit Dirk Nerling (links) und Gregor Lietz (rechts) Wir verfolgen als Unternehmen ehrgeizige Ziele. Unsere Vision als PDV-Systeme ist es, die Verwaltungsarbeit in Deutschland angenehm, sicher und nachhaltig effizient zu gestalten. Dazu entwickeln wir für Sie hochintegrierte, leicht zu bedienende Systeme für den Umgang mit elektronischen Dokumenten, beraten Sie individuell und bereiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Verwaltung mit unseren praxisnahen Schulungen und unserem umfassenden Service- Angebot auf einen souveränen Umgang mit unseren Informationssystemen vor. Mit der VIS-Suite halten wir einen komfortablen Baukasten für Sie bereit, aus dem wir mit Ihnen gemeinsam die für die Digitalisierung Ihrer Verwaltung passenden Module auswählen, und sie zu Ihrer Lösung zusammenfügen. Freuen Sie sich auf eine elektronische Verwaltungsarbeit, die begeistert, weil innovatives Arbeiten und Prozesseffizienz eine glückliche Partnerschaft eingehen. Als Kunde können Sie sich auf ein erstklassiges Know-how eines innovativen Teams sowie auf kurze Entscheidungswege eines mittelständischen Unternehmens verlassen. Nicht nur unsere Geschäftsführung arbeitet eng und unbürokratisch zusammen; Höchstleistungen zu erzielen, ist heute mehr denn je eine Mannschaftsaufgabe, der sich alle unsere PDV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschrieben haben. In enger Kooperation mit unseren Technologie- und Dienstleistungspartnern setzen wir als PDV-Systeme auf Wachstum und streben eine marktführende Position als Herstellerin digitaler Verwaltungssoftware an. 5

6 Wer unsere Kunden sind. Wir, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der PDV- Systeme GmbH, statten sowohl Behörden im Bund, in den Länder als auch Kommunen mit Informationssystemen zur umfassenden Digitalisierung der Verwaltung aus. Garant für unsere erfolgreichen Bundesund Länderprojekte ist unsere enge und bewährte Zusammenarbeit mit großen Technologiepartnern. Für alle drei Verwaltungsebenen halten wir spezielle VIS-Branchenlösungen bereit, die weitgehend standardisierte Komplettpakete an VIS-Modulen enthalten. So haben wir z. B. für den kommunalen Bereich VIS-Kommune entwickelt. Das Paket ist genau auf die Prozesse einer kommunalen Verwaltung ausgerichtet und stellt eine effiziente und nicht zuletzt bezahlbare Lösung dar. Über die drei Verwaltungsebenen hinaus zählen auch kirchliche Einrichtungen zu unseren Kunden. Unsere mobilen Lösungen sind auch für große Verbände geeignet, die über zahlreiche mobile Arbeitsplätze verfügen. Deutschlandweit mehr als 100 Referenzen, darunter große Öffentliche Verwaltungen im Bund, in den Ländern und Kommunen, mit mehr als zufriedenen Anwendern, unterstreichen unsere hervorragende Marktposition. 6

7 Mit Ihnen im Dialog. Der Dialog mit Ihnen als Kunden ist uns äußerst wichtig. Sind Sie es doch, die Anwenderinnen und Anwender, die aus Ihrer täglichen Arbeit wertvolle Anregungen in die Weiterentwicklung unserer Produkte einbringen. Zugleich profitieren Sie aus der Umsetzung Ihrer Vorschläge von den verbesserten Lösungen. Also ein Dialog zum gegenseitigen Nutzen! Zahlreiche Anwenderinnen und Anwender publizieren ihre Praxiserfahrungen in Fachartikeln unserer Kundenzeitschrift, die zweimal jährlich erscheint und von zahlreichen IT-Verantwortlichen deutscher Behör den gelesen wird. Über die laufenden Projekte und Serviceleistungen hinaus arbeiten wir auf vielfältige Weise mit unseren Kunden zusammen. Auf Einladung unseres Unternehmens treffen sich Anwender und Hersteller einmal im Jahr in Thüringen zu einem zweitägigen Anwenderforum. Diese Veranstaltungsreihe hat sich zu einer wichtigen Plattform für den Wissens- und Erfahrungsaustausch entwickelt. Auch Sie sind herzlich eingeladen, dabei zu sein. Der Dialog mit Ihnen als Kunden ist uns äußerst wichtig. 7

8 Warum die VIS-Suite dem Bedarf des öffentlichen Sektors gerecht wird. VIS-Suite VIS-Suite einfach effizient. Folgt man dem Organisationskonzept E-Verwaltung, so umfasst die elektronische Verwaltungsarbeit insbesondere die elektronische Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Was liegt also näher, als diese Basiselemente einer Digitalen Verwaltung zu einem Framework zusammenzuführen? Genau diesen Ansatz verfolgen wir mit der VIS-Suite. Das Konzept ist einfach: Die in Ihrer Verwaltung existierenden Systeme werden von uns aufgenommen, die fehlenden Komponenten analysiert und ergänzt. Schritt für Schritt digitalisieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Verwaltung und steigern so die Effizienz von Verwaltungsprozessen. Unsere VIS-Suite besteht aus den Modulen VIS-Poststelle, VIS-Akte, VIS-Vorgang, VIS für SharePoint, VIS-Mobility, VIS-Langzeit sowie Add-ons, Administrationstools und komplexen VIS-Branchenlösung. Die konsequente Standardisierung erlaubt es, unsere Komponenten sowohl als Einzellösung als auch zur Digitalisierung ganzer Verwaltungsabläufe einzusetzen. Die Möglichkeit zum flexiblen, stufenweisen Ausbau der Digitalen Verwaltung reduziert Ihre Projektrisiken und Kosten. Wesentliche Module im Überblick: VIS-Akte so einfach wie nie. Mit dem von uns entwickelten Modul VIS-Akte gelingt es Ihnen, einfach und schnell von der papierbasierten zur elektronischen Schriftgutverwaltung zu wechseln. Zeitaufwendige Recherchen gehören der Vergangenheit an, und die Papierflut kann eingedämmt werden. Insbesondere überzeugt die einfache Bedienbarkeit unserer elektronischen Akte ein Merkmal, das übrigens zu einem wichtigen Motiv für die Kaufentscheidung avanciert ist. Durch die Kopplung mit dem Modul VIS-Vorgang ergeben sich Mehrwerte, die für die Prozessoptimierung in Ihrer Verwaltung äußerst wertvoll sind. VIS-Vorgang der Weg zur Prozessoptimierung. Mit unserem Modul VIS-Vorgang werden die Workflows zwischen den Mitarbeitern gesteuert. Dazu zählen Kabinettsvorlagen ebenso wie die Bearbeitung von Rechnungen u. v. a. m. Neben kürzeren Durchlaufzeiten schätzen unsere Kunden vor allem, dass sich mit dem Grad der Automatisierung die Qualität des Verwaltungshandelns und die Aufwand-Nutzen- Relation deutlich verbessert haben. Im Hinblick auf die knappen Ressourcen sicher auch in Ihrer Verwaltung ein Argument für die E-Vorgangsbearbeitung. Schritt für Schritt digitalisieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Verwaltung. 8

9 VIS für SharePoint aktenrelevante Zusammenarbeit. Mit unserem Modul VIS für SharePoint werden moderne Formen der elektronischen Zusammenarbeit und Aktenrelevanz zusammengeführt. Zusammenarbeitsszenarien etablieren sich auch in Ihrer Verwaltung zunehmend. Dass die dabei entstehenden aktenrelevanten Dokumente revisionssicher abgelegt werden, ist ein wesentliches Leistungsmerkmal von VIS für SharePoint. Sie können Dokumente in Diskussionsforen einbeziehen und dort bearbeiten. Das Prinzip der Regelgebundenheit wird berücksichtigt. Das Verwaltungshandeln bleibt transparent und jederzeit nachvollziehbar. Das Ergebnis zählt. Verwaltungstätigkeit soll heute nicht nur rechtskonform und angemessen, sondern auch ergebnisorientiert sein. An der Digitalen Verwaltung führt kein Weg vorbei. Sie ist kein Allheilmittel, bietet Ihnen aber die Chance, den Fokus auf innovatives Arbeiten und Prozesseffizienz zu richten. Die Software-Lösungen aus unserem Haus orientieren sich an diesen Erfordernissen und bestechen durch einfache Bedienung, Installation und Konfiguration. 9

10 Welche Services wir bei der Umsetzung von IT-Projekten garantieren. Wir realisieren gemeinsam mit unseren Kunden in Öffentlichen Verwaltungen komplexe IT-Projekte. Sprechen Sie uns an und schöpfen Sie aus unserem in mehr als zwei Jahrzehnten erworbenen Know-how. Bereits in der Planungsphase arbeiten unsere Projektmanager gemeinsam mit Ihnen ein Kooperationskonzept aus, das während der Produkteinführung umgesetzt wird. Diese intensive Projektbetreuung hat sich bewährt und führt zu einer hohen Akzeptanz der eingeführten Lösung bei den Endanwenderinnen und -anwendern in den Öffentlichen Verwaltungen. Zu Projektbeginn suchen wir stets leidenschaftlich nach dem besten Weg, aus den Kundenanforderungen, dem Zeitpunkt der Produktivsetzung des Systems, den zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Mitteln sowie den ehrgeizigen Qualitätserwartungen das höchste Ergebnis zu erzielen. Wir arbeiten mit anerkannten prozessorientierten und skalierbaren Projektmanagementmethoden. Unsere Projektleiter wählen mit Ihnen gemeinsam die für Ihr Projekt passende Methode aus. Unsere Spezialisten verfügen über erstklassige Branchenkenntnisse und sorgen von der Kon zeption über die Einführung und Nachbetreuung für eine ganzheitliche Projektumsetzung. Services bei der Umsetzung von IT-Projekten: Erstellen von IT-Konzeptionen Integration von Verwaltungsinformations-, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen Integration von VIS-Komponenten, Add-ons oder kompletten Branchenlösungen Migration von Daten Anpassen und Weiterentwicklung von Softwarelösungen Organisation und Leitung von Workshops Durchführung von Teststellungen und Pilotierungen Konzeption, Organisation und Leitung von Schulungen für Anwender, Multiplikatoren, Administratoren und Projektmanager Bereitstellen von Dokumentationen und Handbüchern 10

11 Welche Beratungs-, Schulungs- und Supportleistungen wir anbieten. Beratung Unsere in langjähriger Entwicklungs- und Projektarbeit erworbene Kompetenz als Softwarehersteller, die engen Entwicklungs- und Vertriebspartnerschaften mit internationalen Partnern sowie unsere für verschiedene Softwarewelten offenen Produkte bilden eine solide Grundlage für eine kompetente Beratungstätigkeit auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Verwaltung. Die jeweiligen Geschäftsprozesse zu identifizieren und zu optimieren, steht im Mittelpunkt unserer Beratungstätigkeit. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der Lage, die Anforderungen Ihrer Verwaltung zu verstehen, zu bündeln und zu formalisieren. Sie entwickeln geeignete Konzepte und wählen in enger Abstimmung mit Ihnen als Kunden Methoden und Maßnahmen mit dem Ziel aus, die Effizienz von Verwaltungsprozessen zu erhöhen. Support Haben Sie sich für unsere Produkte entschieden, lassen wir Sie nicht allein. Wenn Sie es wünschen, ist für Sie unsere Hotline rund um die Uhr erreichbar. Und nicht nur dies. Sie haben die Wahl, aus einem umfangreichen Angebotspaket die für Sie passenden Support-Dienstleistungen zusammen zustellen. Auf diesem Weg erhalten Sie eine Rundum-sorglos-Versorgung. Sie können entscheiden, ob wir neben den standardmäßigen Updates auch einen Health- Check oder sogar ein kontinuierliches Monitoring Ihrer Systeme durchführen sollen. Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie und begleiten Sie professionell auf Ihrem Weg zur Digitalen Verwaltung. Schulung Jede Einführungsphase beginnt mit einer Schulung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das neue IT- System. Wir garantieren Ihnen qualitativ hochwertige Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. Mit unserem modularen Schulungssystem können Schulungsinhalte zielgruppenspezifisch zusammengestellt und gelehrt werden. Unsere Trainer sind erfahren und für unsere Produkte zertifiziert. Jeder Schulungsteilnehmer erhält didaktisch aufbereitete Schulungsunterlagen. Angebote zum E-Learning und mobilen Lernen stehen zur Verfügung. Wir passen die Schulungen an Ihren konkreten Bedarf an. 11

12 Wie Sie uns erreichen: PDV-Systeme GmbH Haarbergstraße Erfurt Telefon: Infoline: Telefax: