Evangelisch-methodistische Kirche. Diensthandbuch. Herausgegeben auf Beschluss der Zentralkonferenz in Deutschland. Fassung: 2005

Transkript

1 Evangelisch-methodistische Kirche Diensthandbuch Herausgegeben auf Beschluss der Zentralkonferenz in Deutschland Fassung: 2005

2 Redaktion: Ruthardt Prager, Kirchenkanzlei Druck: Druckerei Mousiol, Frankfurt am Main Zu beziehen über:

3 Vorbemerkungen zur Neuauflage des DHB ZK Die vorgelegte Fassung des Diensthandbuchs der Zentralkonferenz (Fassung 2005) geht zurück auf die Beschlüsse der Zentralkonferenz 2005 und auf die Beschlüsse des Kirchenvorstands aus den Jahren 2004 bis Viele Bestimmungen des DHB ZK wurden redaktionell überarbeitet. Die Verweise auf Artikel der Verfassung, Lehre und Ordnung (VLO) (einschließlich Verfassung) wurden, soweit möglich entfernt, bzw. aktualisiert und einheitlich dargestellt. Dabei wurde weitestgehend auf Verweise verzichtet. Anstelle des Begriffes Kirchenordnung bzw. KO steht künftig die Abkürzung VLO. DHB ZK 145 (Richtlinien für die Ausstattung und Renovierung von Dienstwohnungen) ist in der Fassung vom Januar 1985, beschlossen von der Zentralkonferenz 1992 eingearbeitet. Die Zentralkonferenz hat 1992 beschlossen, dass diese Richtlinien nur in den Jährlichen Konferenzen der ehemaligen Bundesrepublik Deutschland gültig sind. In der OJK gelten sie nicht, können aber zum Vergleich durchaus herangezogen werden, sofern und solange die OJK diese nicht übernimmt. Aufgrund der vielfältigen Neuerungen durch eine neue VLO ist nicht zu gewährleisten, dass die vorliegende Fassung des Diensthandbuchs der Zentralkonferenz in jedem Fall stringent und in allen Fällen kompatibel mit den Bestimmungen und Formulierungen der VLO ist. Wir bitten daher um Nachsicht. Im Lauf der kommenden Jahre wird sich dies jedoch durch Nacharbeit verbessern lassen. Die Neuauflage des Diensthandbuchs der Zentralkonferenz erfolgt wieder in der Lose-Blatt- Form, damit ein Austausch auch weiterhin leicht erfolgen kann. Die Abschnitte sind wieder durch (neue) Trennblätter voneinander abgegrenzt. Das Diensthandbuch der Zentralkonferenz ist auch im Intranet der EmK eingestellt und kann von dort herunter geladen werden. Im Intranet erfolgen auch die Aktualisierungen mit dem entsprechenden Datum. Im Juni 2006 Günter Winkmann Leiter der Kirchenkanzlei

4 Inhaltsverzeichnis Rechtsfragen 15 Nachweis der Vertretungsbefugnis der Körperschaft EmK (3 Anlagen) 21 Mitteilung von Personalentscheidungen 22 Beglaubigung von Abschriften durch kirchliche Körperschaften (1 Anlage) 23 Gesetzliche Unfallversicherung für ehrenamtlich Tätige 24 Datenschutzordnung in Kirche und Diakonie (DSO) 24.1 Datenschutzordnung der Evangelisch-methodistischen Kirche (DSO-EmK) 24.2 Elektronische Verwaltung und Verarbeitung personenbezogener Daten (2 Anlagen) 25.1 Archivordnung (Zentralarchiv und andere kirchliche Archive) 25.2 Aufbewahrungsbestimmungen für Akten und sonstiges Schriftgut 26 Dienstsiegel/Adressenstempel 27 Amtsblatt 28 Signet und Schriftbild (Briefbogen) der Kirche (1 Anlage) 29 Ordnung für die Erteilung evangelischen Religionsunterrichts an öffentlichen Schulen durch freikirchliche Lehrer/Lehrerinnen - Vokationsordnung (2 Anlagen) 29.1 Vereinbarung von Freikirchen und Landeskirchen 29.2 Vereinbarung der EmK mit der Evangelischen Landeskirche in Württemberg 29.3 Vereinbarung der EmK mit der Evangelischen Landeskirche in Baden 29.4 Vereinbarung der VEF mit der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburgschlesische Oberlausitz 30 Urheberrecht (GEMA und VGM) 31 Allgemeine Reisebedingungen

5 Gemeinde/Bezirk 110 Bescheinigung zur Übernahme des Paten-Amts in einer anderen christlichen Kirche 114 Ausführungsbestimmungen zu Statusfragen der Kirchenzugehörigen und Kirchenangehörigen 115 Beauftragter/Beauftragte für Öffentlichkeitsarbeit 116 Leitlinien für die Zusammenarbeit von Gemeinden mit dem Evangeliumsrundfunk 117 Ausschuss Christliche Erziehung in der Bezirkskonferenz 120 Der Dienst des Verwalters/der Verwalterin 125 Wahlen bei Bezirksversammlungen/Gemeindeversammlungen 130 Bezirksübergabe-Bescheinigung 131 Merkblatt über die "Geschichte des Bezirks" 135 Aktenplan für die Bezirke Bestimmungen für die Buchführung des Bezirks (Buchungsanweisungen) (3 Anlagen Formulare Finanzstatistik 3 und Grundstücksstatistik) Ordnung für den Rechnungsprüfungsausschuss des Bezirks (1 Anlage) Behandlung von geldwerten Leistungen als Spende 145 Richtlinien für die Ausstattung und Renovierung von Dienstwohnungen 150 Anstellung bzw. Beschäftigung von Küstern/Küsterinnen (Hausmeistern/Hausmeisterinnen) (2 Anlagen) 151 Hausverwaltung (Vereinbarung zur Beauftragung) 152 Richtlinien für die Vermietung von kircheneigenen Gebäuden und Wohnungen

6 Dienst der Hauptamtlichen/Predigtamt Ordnung für das Vorpraktikum Ausbildungsvereinbarung (Vorpraktikum) Anlage: Vergütungsordnung für das Vorpraktikum Beurteilungsbogen (A) Eignungsprüfung für Bewerber/Bewerberinnen zum Predigtamt der EmK (Text noch nicht erarbeitet StATheolP) Beurteilungsbogen (B) Erholungsurlaub von Praktikanten/Praktikantinnen im Vorpraktikum Befreiung vom Wehr- oder Zivildienst 201 Studium für den Dienst in der Kirche Studium am Theologischen Seminar Reutlingen Vereinbarung mit Studierenden Richtlinien für finanzielle Unterstützung Studierender Antrag auf finanzielle Unterstützung Studierender (Formular) Studium an einer Universität mit Vorpraktikum Studium am Theologischen Seminar Reutlingen oder an einer Universität ohne Vorpraktikum 205 Studien- und Prüfungsordnung 206 Zwischenpraktika im Rahmen des Studiums am Theologischen Seminar Reutlingen 207 Studien für Universitätsstudierende am Theologischen Seminar Reutlingen 208 Teilnahme von Studierenden an den Tagungen ihrer Jährlichen Konferenz 210 Begleitzeit in das Predigtamt (Rahmenordnung) (Anlagen: Leitfaden 1 8 und Organigramm) 219 Kriterien zur Beurteilung eines Pastors/ einer Pastorin auf Probe durch den Ausschuss Zusammenwirken von Pastor/Pastorin und Bezirk Der Pastor/die Pastorin und die Jährliche Konferenz (Ordinationsurkunde) Der Pastor/die Pastorin und das kirchliche Eigentum Dienstzuweisung, Kanzelabkündigung, Gedenkblätter bei Jubiläen, Einladung des Bischofs/der Bischöfin Parteiämter der Pastoren/Pastorinnen Einzelbestimmungen (Register des Bezirks und Leitende Funktion) Gemeinsame Dienstzuweisung

7 221.1 Bestimmungen über den Mutterschutz von Pastorinnen Bestimmungen über die Elternzeit für Pastoren/ Pastorinnen Mutterschutz und Elternzeit für Angestellte 222 Verschwiegenheitspflicht und Seelsorgegeheimnis (Beichtgeheimnis) 225 Orientierungshilfe zur Frage des Eheverständnisses und der Scheidung von Pastoren/Pastorinnen 227 Weiterbildung der Hauptamtlichen im geistlichen Dienst 228 Urlaubs- und Abwesenheitsordnung 229 Nebentätigkeit von Pastoren/Pastorinnen 230 Rahmenvertrag für die Freistellung von Pastoren/Pastorinnen (vgl. DHB - ZK 569) 238 Amtskleidung, Talar 239 Führung von Funktionsbezeichnungen nach Ablauf des Termins 240 Der Dienst des Superintendenten/der Superintendentin 250 Der Dienst des Laienpredigers/der Laienpredigerin und des Predigthelfers/der Predigthelferin Ausbildungsweg zum Laienprediger/zur Laienpredigerin Vorbemerkungen zur Prüfungsordnung Ordnung für die Prüfung in der Ausbildung für Laienprediger/Laienpredigerinnen in Verbindung mit den verschiedenen Ausbildungswegen Koordination der Prüfungsinhalte Lizenz für Laienprediger/Laienpredigerinnen und die Lehrberechtigung für das Fach Religion Weitere Möglichkeiten für die Anerkennung als Laienprediger/Laienpredigerin 252 Ausbildung und Weiterbildung von Predigthelfern/Predigthelferinnen 255 Anstellungsvertrag für Lokalpastoren/Lokalpastorinnen 260 Lokalpastor/Lokalpastorin 290 Nominationen durch den Bischof/die Bischöfin

8 Konferenzen Arbeitsrichtlinien der Zentralkonferenz Richtlinien und Verfahrenshinweise für die Verhandlungen der Jährlichen Konferenz und für das Anschriftenverzeichnis Namen und Adressen 301 Tagesordnung und Protokollordnung (1 Anlage) 302 Wahlen und Abstimmungen (1 Anlage) 303 Aufgaben des Ständigen Ausschusses Kirchenordnung und Rechtsfragen 306 Kirchenvorstand Geschäftsordnung der Kirchenkanzlei Vertretung des Leiters/der Leiterin der Kirchenkanzlei in Krankheitsfällen Kirchliche Haushaltsordnung (Verweis auf VI.11 VLO) Grundlagen zur Haushaltssystematik Bestimmungen zur Führung der Kassenbücher (Kassenbuchführung) Ordnung für den Rechnungsprüfungsausschuss der Zentralkonferenz 341 Arbeitsrecht/Verfahren bei der Einrichtung von Stellen 350 Parität in der Jährlichen Konferenz 355 Das Laienmitglied in der Jährlichen Konferenz und auf dem Bezirk 380 Die Bezirkskonferenz Bericht des Ausschusses für Kirchengliedschaft zur Prüfung der Kirchenbücher

9 Kirchliche Handlungen und Einrichtungen 510 Ordnung für Gemeindereferentinnen/Gemeindereferenten und Gemeindeschwestern 515 Soldatenbetreuung 520 Geschäftsordnung des Kinderwerks 522 Geschäftsordnung des Jugendwerks 525 Konzeption der Freizeitarbeit 526 Richtlinien für Studienreisen der EmK Vorvertrag für Hauptamtliche Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen im Missionsdienst Arbeitsvertrag für Hauptamtliche Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen im Missionsdienst Urlaubs- und Abwesenheitsordnung Ordnung für das Diakonische Jahr/Freiwilliges Soziales Jahr Vereinbarung über den Einsatz im Diakonischen Jahr/Freiwilligen Sozialen Jahr Bescheinigung für ein Diakonisches Jahr/Freiwilliges Soziales Jahr 565 Zivildienst 567 Aufgabenbeschreibung des/der Beauftragten für Kirchenmusik und Gesangbuch 569 Vereinbarung mit dem Verband der Evangelisch-methodistischen Diakoniewerke (1 Anlage) Ordnung der Gemeinsamen Kommission der Evangelisch-methodistischen Kirche in Europa (Joint Commission of the United Methodist Church in Europe) 590 Ordnung der Studiengemeinschaft für Geschichte der EmK - Zentrales Kirchenarchiv 591 Verfassung der kirchlichen Stiftung die anvertrauten Pfunde 592 Verfassung des Theologischen Seminars Reutlingen

10 Kirchlicher Haushalt und Eigentum 600 Bestimmungen über Dienstumzüge 602 Bankkonten von Bezirken, Einrichtungen und Werken 609 Finanzielle Zuwendungen bei Dienstjubiläen 610 Regelung für kircheneigene Kraftfahrzeuge (Dienstfahrzeuge) 611 Reisekostenerstattung bei Dienstfahrten 612 Zahlung von Auslagenersatz 613 Verzicht auf Aufwandserstattung als Spende 614 Kosten der Werke und Einrichtungen bzw. ihrer Beauftragten 615 Kosten der Vertretung der EmK in der Vereinigung Evangelischer Freikirchen und anderen überkirchlichen Gremien 617 Erstattung der privaten Telefonkosten 618 Zuwendungen und Annehmlichkeiten 619 Finanzierung der Kurse für Laienprediger/Laienpredigerinnen 620 Richtlinien für die Inanspruchnahme öffentlicher Mittel 621 Finanzielle Verpflichtung der Zentralkonferenz 622 Darlehen - Zins- und Tilgungssätze 623 Richtlinien für Privatdarlehen an Bezirke (1 Anlage) Bestimmungen über die Gewährung eines Kinderzuschlags Dienstwohnung Vermögenswirksame Leistungen für Praktikanten/Praktikantinnen nicht besetzt Unterbringung während des Praktikums Zuschüsse zur freiwilligen Krankenversicherung und Pflegeversicherung Aufwandsentschädigung 999 Abkürzungsverzeichnis (1 Anlage)

11 Stichwortverzeichnis Hinweis: die Ziffer bezieht sich auf die Nummer im DHB - ZK. A Abkürzungsverzeichnis (1 Anlage) Abstimmungen und Wahlen (1 Anlage) Abwesenheitsordnung, Urlaub Abwicklung von Personalentscheidungen...21 Adressenstempel, Dienstsiegel...26 AGdA, Geschäftsordnung Aktenplan für die Bezirke Allgemeine Reisebedingungen...31 Amtsblatt...27 Amtskleidung, Talar Anerkennung als Laienprediger/Laienpredigerin, weitere Möglichkeiten Angestellte, Mutterschutz und Elternzeit Annehmlichkeiten, Zuwendungen Anschriftenverzeichnis Anstellung von Hauptamtlichen im Missionsdienst Antrag auf finanzielle Unterstützung Studierender (Formular) Arbeitsgemeinschaft für diakonische Aufgaben (AGdA), Geschäftsordnung Arbeitsrecht, Verfahren bei der Einrichtung von Stellen Arbeitsrichtlinien der Zentralkonferenz Aufbewahrungsbestimmungen für Akten und sonstiges Schriftgut Aufwandsentschädigung Aufwandserstattung, Verzicht auf Ausbildung Laienprediger/Laienpredigerin Ausbildung und Weiterbildung von Predigthelfern/Predigthelferinnen Ausbildungsphase als Pastor/Pastorin auf Probe Ausbildungsvereinbarung/Vorpraktikum Ausbildungswege zum Laienprediger/zur Laienpredigerin Auslagenersatz, Zahlung von Ausschuss Kirchengliedschaft, Bericht zur Prüfung der Kirchenbücher B Beauftragter/Beauftragte Öffentlichkeitsarbeit Befreiung vom Wehr- oder Zivildienst

12 Beglaubigung von Abschriften durch kirchliche Körperschaften (1 Anlage)...22 Behandlung von geldwerten Leistungen als Spende Bericht des Ausschusses für Kirchengliedschaft zur Prüfung der Kirchenbücher Beschäftigung von Küstern/Küsterinnen (Hausmeistern/Hausmeisterinnen) (1 Anlage) Bescheinigung für ein Diakonisches Jahr/Freiwilliges Soziales Jahr Bestimmungen für die Buchführung des Bezirks (Buchungsanweisungen) (3 Anlagen) Bestimmungen über den Mutterschutz von Pastorinnen Bestimmungen über Dienstumzüge Bestimmungen zur Führung der Kassenbücher (Kassenbuchführung) Beurteilungsbogen (A) Beurteilungsbogen (B) Bewerber/Bewerberinnen zum Predigtamt der EmK, Eignungsprüfung Bewerbung für das Predigtamt - Praktikanten/Praktikantinnen Bezirk, Aktenplan Bezirk, Buchführung Bezirk, Führung der Kassenbücher Bezirkskonferenz Bezirksübergabe-Bescheinigung Bezirksversammlung, Wahlen Buchführung des Bezirks C Christliche Erziehung, Ausschuss in der Bezirkskonferenz D Darlehen - Zins- und Tilgungssätze Daten, personenbezogen, elektronische Verwaltung Datenschutzordnung in Kirche und Diakonie (DSO)...24 Diakonische Aufgaben, Arbeitsgemeinschaft, Geschäftsordnung Diakonisches Jahr, Ordnung Dienst des Verwalters/der Verwalterin Dienstreisen, Kostenerstattung Dienstfahrzeuge Dienstjubiläen, Zuwendung Dienstsiegel, Adressenstempel...26 Dienstumzüge Dienstwohnung Dienstwohnung, Richtlinien für Ausstattung und Renovierung (NJK und SJK)...145

13 Dienstzuweisung Dienstzuweisung, gemeinsame E Eheverständnis und Scheidung von Pastoren/Pastorinnen Eignungsprüfung für Bewerber/Bewerberinnen zum Predigtamt der EmK Einladung des Bischofs/der Bischöfin Einrichtung von Stellen Elektronische Verwaltung und Verarbeitung personenbezogener Daten (2 Anlagen) Elternzeit für Pastoren/ Pastorinnen Erholungsurlaub von Praktikanten/Praktikantinnen im Vorpraktikum Erstattung der privaten Telefonkosten Evangelisch-methodistische Kirche in Europa, Gemeinsame Kommission Evangeliumsrundfunk Wetzlar, Zusammenarbeit Bezirke mit ERF F Fachgruppen der AGdA, Rahmenordnung Finanzielle Verpflichtung der Zentralkonferenz Finanzierung der Kurse für Laienprediger/Laienpredigerinnen Freistellung von Pastoren/Pastorinnen, Rahmenordnung Freiwillige Krankenversicherung und Pflegeversicherung, Zuschüsse Freiwilliges Soziales Jahr, Ordnung Freizeitarbeit, Konzeption Führung der Kassenbücher Führung von Funktionsbezeichnungen nach Ablauf des Termins Funktionsbezeichnungen nach Ablauf des Termins G Gedenkblätter bei Jubiläen Geldwerte Leistungen als Spende GEMA...30 Gemeindereferentinnen/Gemeindereferenten und Gemeindeschwestern Gemeindeversammlung, Wahlen Gemeinsame Dienstzuweisung Gemeinsame Kommission der Evangelisch-methodistischen Kirche in Europa Geschäftsordnung der AGdA Geschäftsordnung der Kirchenkanzlei

14 Geschäftsordnung des Jugendwerks Geschäftsordnung des Kinderwerks Geschichte des Bezirks, Merkblatt Gesetzliche Unfallversicherung für ehrenamtlich Tätige...23 Gewährung eines Kinderzuschlags Grundlagen zur Haushaltssystematik H Haushaltsordnung, Kirchliche Haushaltssystematik Hausmeister/Hausmeisterinnen, Anstellung Hausverwaltung J Joint Commission of the United Methodist Church in Europe Jugendwerk, Geschäftsordnung K Kanzelabkündigung Kinderwerk, Geschäftsordnung Kinderzuschlag Kirchengliedschaft, Bericht des Ausschusses zur Prüfung der Kirchenbücher Kirchenkanzlei, Geschäftsordnung Kirchenordnung und Rechtsfragen, Aufgaben des StA Kirchenvorstand Kirchenzugehörige und Kirchenangehörige (Statusfragen) Kirchliche Haushaltsordnung Konzeption der Freizeitarbeit Koordination der Prüfungsinhalte Körperschaft EmK, Vertretungsbefugnis...15 Kosten der Vertretung der EmK in der Vereinigung Evangelischer Freikirchen Kosten der Werke und Einrichtungen bzw. ihrer Beauftragten Kostenerstattung bei Dienstreisen Kriterien zur Beurteilung eines Pastors/ einer Pastorin auf Probe Küster/Küsterinnen, Anstellung L Laienmitglied in der Jährlichen Konferenz und auf dem Bezirk Laienprediger/Laienpredigerin, Ausbildung Laienprediger/Laienpredigerinnen, Kurse, Finanzierung...619

15 Lehrberechtigung, Lizenz für Laienprediger/Laienpredigerinnen Leiter der Kirchenkanzlei/Leiterin der Kirchenkanzlei, Vertretung Leitlinien für die Zusammenarbeit von Gemeinden mit dem Evangeliumsrundfunk Lizenz für Laienprediger/Laienpredigerinnen und die Lehrberechtigung M Merkblatt über die Geschichte des Bezirks Missionsdienst, Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen Mutterschutz und Elternzeit für Angestellte N Nebentätigkeit von Pastoren/Pastorinnen Nominationen durch den Bischof/die Bischöfin O Öffentliche Mittel, Richtlinien für die Inanspruchnahme Öffentlichkeitsarbeit, Beauftragter/Beauftragte Ordnung für das Diakonische Jahr/Freiwilliges Soziales Jahr P Parität von pastoralen Mitgliedern und Laienmitgliedern in der Jährlichen Konferenz Parteiämter der Pastoren/Pastorinnen Pastor/die Pastorin und das kirchliche Eigentum Pastor/die Pastorin und seine/ihre Jährliche Konferenz (Ordinationsurkunde) Pastor/Pastorin, Beurteilungskriterien Paten-Amt, Bescheinigung für eine Evangelischen Landeskirche Personalakte Personalentscheidungen, Mitteilung...21 Pflegeversicherung und Freiwillige Krankenversicherung, Zuschüsse Praktikum, Unterbringung Predigthelfer/Predigthelferinnen, Ausbildung Privatdarlehen (s. Richtlinien für Privatdarlehen an ) Protokollordnung, Tagesordnung Prüfung in der Ausbildung für Laienprediger/Laienpredigerinnen Prüfungsinhalte, Koordination bei Bewerbung für das Predigtamt (Laienprediger/Laienpredigerinnen) Prüfungsordnung (Vorbemerkung) bei Bewerbung für das Predigtamt (Laienprediger/Laienpredigerinnen)

16 R Rahmenordnung für die Ausbildungsphase als Pastor/Pastorin auf Probe Rahmenordnung für Fachgruppen der AGdA Rahmenvertrag für die Freistellung von Pastoren/Pastorinnen (vgl. DHB - ZK 569) Rechnungsprüfungsausschuss der Zentralkonferenz Rechnungsprüfungsausschuss des Bezirks (1 Anlage) Regelung für kircheneigene Kraftfahrzeuge (Dienstfahrzeuge) Regelungen zum Studium für den Dienst in der Kirche Reisebedingungen der EmK, allgemeine...31 Renovierung der Dienstwohnung Richtlinien für finanzielle Unterstützung Studierender am Theologischen Seminar Reutlingen Richtlinien für das Anschriftenverzeichnis Richtlinien für die Ausstattung und Renovierung von Dienstwohnungen Richtlinien für die Führung der Personalakte Richtlinien für die Inanspruchnahme öffentlicher Mittel Richtlinien für die Verhandlungsniederschriften der Jährlichen Konferenz Richtlinien für die Vermietung von kircheneigenen Gebäuden und Wohnungen Richtlinien für Privatdarlehen an Bezirke (1 Anlage) Richtlinien für Studienreisen der EmK S Scheidung von Pastoren/Pastorinnen, Eheverständnis Schriftbild, Signet der Kirche...28 Seelsorgegeheimnis Seminar, Theologisches Reutlingen, Verfassung Soldatenbetreuung Spende, Geldwerte Leistung Ständiger Ausschuss Kirchenordnung und Rechtsfragen Stiftung die anvertrauten Pfunde, Verfassung Statusfragen Kirchenzugehörige und Kirchenangehörige Studien- und Prüfungsordnung...205

17 Studien für Universitätsstudierende am Theologischen Seminar Reutlingen Studiengemeinschaft für Geschichte der EmK - Zentrales Kirchenarchiv Studienreisen der EmK Studierende, Finanzielle Unterstützung Studierende, Teilnahme an den Tagungen ihrer Jährlichen Konferenz Studium am Theologischen Seminar Reutlingen Studium an einer Universität mit Vorpraktikum Studium an einer Universität ohne Vorpraktikum Superintendent/Superintendentin T Tagesordnung und Protokollordnung (1 Anlage) Talar, Amtskleidung Teilnahme von Studierenden an den Tagungen ihrer Jährlichen Konferenz Telefonkosten, privat Theologisches Seminar Reutlingen, Studium Theologisches Seminar Reutlingen, Verfassung U Überweisung von Kirchengliedern und Kirchenangehörigen (Statusfragen) Unfallversicherung für Ehrenamtliche...23 Universitätsstudium mit Vorpraktikum Universitätsstudium ohne Vorpraktikum Universitätsstudium, Studien für Universitätsstudierende am Unterbringung während des Praktikums Urheberrecht...30 Urlaubs- und Abwesenheitsordnung V Verband der Evangelisch-methodistischen Diakoniewerke Vereinbarung mit Studierenden Vereinbarung mit dem Verband der Evangelisch-methodistischen Diakoniewerke Vereinbarung über den Einsatz im Diakonischen Jahr/Freiwilligen Sozialen Jahr Vereinigung Evangelischer Freikirchen, Kosten der Vertretung Verfassung der kirchlichen Stiftung die anvertrauten Pfunde Verfassung des Theologischen Seminars Reutlingen Vergütungsordnung für das Vorpraktikum Verhandlungsniederschriften der Jährlichen Konferenz

18 Vermietung kircheneigener Gebäude und Wohnungen Vermögenswirksame Leistungen für Praktikanten/Praktikantinnen Verschwiegenheitspflicht und Seelsorgegeheimnis (Beichtgeheimnis) Vertretung des Leiters/der Leiterin der Kirchenkanzlei in Krankheitsfällen Vertretungsbefugnis der Körperschaft EmK (3 Anlagen)...15 Verwalter/Verwalterin, Dienst Verzicht auf Aufwandserstattung als Spende Vokation: Erteilung evangelischen Religionsunterrichts (2 Anlagen)...29 Vokation: Lizenz für Laienprediger/Laienpredigerinnen Vokation: Vereinbarung mit der Evangelischen Landeskirche in Baden Vokation: Vereinbarung mit der Evangelischen Landeskirche in Württemberg Vorpraktikum, Ordnung Vorpraktikum, Ausbildungsvereinbarung Vorpraktikum, Erholungsurlaub Vorvertrag, Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen im Missionsdienst W Wahlen bei Bezirksversammlungen Wahlen bei Gemeindeversammlungen Wahlen und Abstimmungen (1 Anlage) Wehrdienst und Zivildienst, Befreiung Weiterbildung der Hauptamtlichen im geistlichen Dienst Werke und Einrichtungen, Kosten Z Zahlung von Auslagenersatz Zentralarchiv Zentralkonferenz, Arbeitsrichtlinien Zentralkonferenz, Finanzielle Verpflichtung Zivildienst, Wehrdienst, Befreiung Zuschüsse zur freiwilligen Krankenversicherung und Pflegeversicherung Zuwendungen bei Dienstjubiläen Zuwendungen und Annehmlichkeiten Zweite Dienstprüfung, Rahmenordnung für die Ausbildungsphase Zwischenpraktika im Rahmen des Studiums am Theologischen Seminar Reutlingen...206

19 DHB ZK 15 Nachweis der Vertretungsbefugnis der Körperschaft Evangelisch-methodistische Kirche 1 Rechtsstellung Die Kirche hat in den Rechtsgebieten der einzelnen Bundesländer die Rechte einer Körperschaft des öffentlichen Rechts im Sinne von Artikel 140 des Grundgesetzes (GG) erworben. 2 Rechtliche Befugnisse 2.1 Die Kirche hat nach Artikel 140 GG in Verbindung mit Artikel 137 Absatz 3 der Weimarer Reichsverfassung (WRV) die verfassungsmäßigen Rechte, in den Schranken der für alle geltenden Gesetze ihre eigenen Angelegenheiten selbständig zu ordnen (Autonomie) und zu verwalten (eigenverantwortliche Erfüllung der im Rahmen des Zwecks der Kirche von ihr selbst bestimmten Aufgaben mit selbständiger Regierung und Rechtsprechung). 2.2 Von der Kirche übernommene Aufgaben sind öffentliche Aufgaben. Die Kirche und ihre gesetzlichen Vertreter/Vertreterinnen sind öffentliche Behörden im Sinne von 415 der Zivilprozessordnung. Sie haben die öffentlich-rechtliche Befugnis, auch diejenigen rechtsgeschäftlichen Erklärungen in eigenen Angelegenheiten selbst abzugeben, die sonst der notariellen Beurkundung bedürfen (Eigenurkunden). 3 Abgabe von Erklärungen der Körperschaften gegenüber Gerichten, Behörden (insbesondere Grundbuchämtern) und Privatpersonen Rechtsgeschäftliche Erklärungen können namens der Körperschaft abgegeben werden durch 3.1 den gesetzlichen Vertreter/die gesetzliche Vertreterin der Körperschaft gemäß der jeweiligen Körperschaftsverfassung, und zwar in schriftlicher Form unter Beifügung des Siegelabdrucks (Muster: Anlage 1), 3.2 mündliche Erklärung des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin der Körperschaft (z.b. bei Abschluss eines notariellen Vertrags). Dabei wird die Vertretungsbefugnis nachgewiesen durch eine Bescheinigung der Körperschaft, die mit der Unterschrift des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin und dem Siegelabdruck zu versehen ist (Muster: Anlage 2), 3.3 einen Bevollmächtigten/eine Bevollmächtigte. Die Vollmachtsurkunde ist vom gesetzlichen Vertreter/von der gesetzlichen Vertreterin der Körperschaft zu unterzeichnen und mit dem Siegelabdruck zu versehen (Muster: Anlage 3).

20 DHB ZK 15 Anlage 1 M U S T E R Eintragungsbewilligung mit Antrag Die Evangelisch-methodistische Kirche in Württemberg mit dem Sitz in Stuttgart ist Eigentümerin des Grundstücks Gemarkung Mössingen Flst. Nr. 2657/4 Bädergasse 7 Hof- und Gebäudefläche 1620 m 2 eingetragen im Grundbuch von Mössingen Nr Bestandsverzeichnis Nr. 5. Sie bewilligt, im Grundbuch als Belastung dieses Grundstücks einzutragen: Beschränkte persönliche Dienstbarkeit für die Stadt Mössingen, bestehend in einem Geh- und Fahrrecht auf einem 1,80 m breiten Grundstücksstreifen entlang der Westgrenze des Grundstücks. Das Befahren des Grundstücksstreifens ist nur mit nicht motorisierten Zweirädern und Krankenfahrstühlen gestattet. Für Zwecke der Ausübung der beschränkten persönlichen Dienstbarkeit obliegt die Befestigung und Unterhaltung des Grundstücksstreifens dem/der Dienstbarkeitsberechtigten. Es wird beantragt, die persönliche Dienstbarkeit im Grundbuch einzutragen. Auf die Gebührenfreiheit der Kirche gemäß 5 Absatz 1 Ziffer 1 des Landesjustizkostengesetzes wird hingewiesen. (Hinweis: die Gebührenfreiheit gilt nicht in allen Bundesländern) Stuttgart, den... Evangelisch-methodistische Kirche in Württemberg 1. Vorsitzender/1. Vorsitzende des Vorstands Superintendent/Superintendentin (Dienstsiegel)

21 DHB ZK 15 Anlage 2 M U S T E R Vertretungsbescheinigung Die Evangelisch-methodistische Kirche in Württemberg mit dem Sitz in Stuttgart hat die Rechte einer Körperschaft des öffentlichen Rechts (Bekanntmachung des Kultusministeriums Baden- Württemberg vom , Kultus und Unterricht Nr. 21/1969 S. 1206). Sie wird nach Artikel 7 Absatz 2 ihrer Verfassung gerichtlich und außergerichtlich vertreten durch den 1. Vorsitzenden/die 1. Vorsitzende des Vorstands und bei dessen/deren nach außen nicht nachzuweisender Verhinderung durch den 2. Vorsitzenden/die 2. Vorsitzende oder die beiden Schriftführer/Schriftführerinnen gemeinsam. Der Vorstand besteht zurzeit aus dem/der 1. Vorsitzenden, Superintendent/Superintendentin Vorsitzenden, Superintendent/Superintendentin Schriftführer/Schriftführerin, Schriftführer/Schriftführerin,... Die Amtszeit des Vorstands endet am... Stuttgart, den... Evangelisch-methodistische Kirche in Württemberg 1. Vorsitzender/1. Vorsitzende des Vorstands Superintendent/Superintendentin (Dienstsiegel)

22 DHB ZK 15 Anlage 3 M U S T E R Vollmacht Die Evangelisch-methodistische Kirche in Württemberg mit dem Sitz in Stuttgart bevollmächtigt hiermit Herrn/Frau... zum Erwerb einer Teilfläche von ca. 260 m 2 des Grundstücks Flurstück... der Gemarkung... und zur Veräußerung einer Teilfläche von ca. 120 m 2 des Grundstücks Flurstück... der Gemarkung... Der/die Bevollmächtigte kann alle Erklärungen abgeben und entgegennehmen, die zum Vollzug dieser Angelegenheit notwendig oder zweckmäßig sind oder damit zusammenhängen. Von den Beschränkungen des 181 BGB ist der/die Bevollmächtigte befreit und berechtigt, die Vollmacht ganz oder teilweise auf Dritte zu übertragen oder Untervollmacht zu erteilen. Stuttgart, den... Evangelisch-methodistische Kirche in Württemberg 1. Vorsitzender/1. Vorsitzende des Vorstands Superintendent/Superintendentin (Dienstsiegel)

23 DHB - ZK 21 Mitteilung von Personalentscheidungen Dienstzuweisungen und Beauftragungen erfolgen durch den Bischof/die Bischöfin. Werden von einer Jährlichen Konferenz im Einvernehmen mit dem Bischof/der Bischöfin Personalentscheidungen getroffen, ergeht an die betroffene Person durch den Bischof/die Bischöfin eine schriftliche Mitteilung. Eine mündliche Unterrichtung erfolgt unmittelbar nach der Beschlussfassung durch den zuständigen Superintendenten/die zuständige Superintendentin.

24 DHB - ZK 22 Beglaubigung von Abschriften durch kirchliche Körperschaften 1 Abschriften von Urkunden, die von der Kirche oder von kirchlichen Institutionen erteilt worden sind (z.b. Taufbescheinigung), können durch kirchliche Körperschaften beglaubigt werden. 2 Abschriften von Urkunden, die von nichtkirchlichen Institutionen erteilt worden sind (z.b. Schulzeugnisse), können durch kirchliche Körperschaften ebenso beglaubigt werden (vgl. Knack, Verwaltungsverfahrensgesetz, 8. Auflage 2004, Vorbemerkung vor 33 Rnr. 9 und Kopp/Ramsauer, Verwaltungsverfahrensgesetz, 7. Auflage 2000, Schrifttum vor 33, unter Hinweis auf Prof. Dr. Freiherr von Campenhausen DVBl. 1987, 984 ff.). 3 Für Beglaubigungen durch die Evangelisch-methodistische Kirche ist folgender Wortlaut verbindlich: Die Übereinstimmung der Kopie mit dem vorgelegten Original wird beglaubigt. Ort/Datum Unterschrift/Dienstsiegel Evangelisch-methodistische Kirche, [Name des Bezirks/der Einrichtung]

25 DHB - ZK 22 Anlage1 Bundesgesetzblatt, Jahrgang 1977, Teil 1 Abschnitt 3 Amtliche Beglaubigung 33 Beglaubigung von Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negativen (1) Jede Behörde ist befugt, Abschriften von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, zu beglaubigen. Darüber hinaus sind die von der Bundesregierung durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden im Sinne des 1 Absatz 1 Nr. 1 und die nach Landesrecht zuständigen Behörden befugt, Abschriften zu beglaubigen, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, sofern nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist; die Rechtsverordnung bedarf nicht der Zustimmung des Bundesrates. (2) Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist. (3) Eine Abschrift wird beglaubigt durch einen Beglaubigungsvermerk, der unter die Abschrift zu setzen ist. Der Vermerk muss enthalten 1. die genaue Bezeichnung des Schriftstückes, dessen Abschrift beglaubigt wird, 2. die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt, 3. den Hinweis, dass die beglaubigte Abschrift nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde erteilt wird, wenn die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist, 4. den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des/der für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel. (4) Die Absätze 1 bis 3 gelten entsprechend für die Beglaubigung von 1. Ablichtungen, Lichtdrucken und ähnlichen in technischen Verfahren hergestellten Vervielfältigungen, 2. auf fototechnischem Wege von Schriftstücken hergestellten Negativen, die bei einer Behörde aufbewahrt werden, 3. mit Datenverarbeitungsanlagen, insbesondere Schnelldruckern, hergestellten Ausdrucken von auf Datenträgern gespeicherten Daten. Die nach den Nummern 1 bis 3 hergestellten Unterlagen stehen, sofern sie beglaubigt sind, beglaubigten Abschriften gleich. (VwVfG 33)

26 DHB - ZK 23 Gesetzliche Unfallversicherung für ehrenamtlich Tätige 1 Gemäß 2, Nr. 10 SGB VII sind die für eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ehrenamtlich Tätigen unfallversichert. Unter Ehrenamtsträgern sind grundsätzlich nur die Inhaber/Inhaberinnen eines in der Kirchenverfassung, in Kirchengesetzen oder kirchlichen Satzungen verankerten Ehrenamtes zu verstehen. 2 Danach besteht gesetzlicher Unfallversicherungsschutz für alle ehrenamtlich Tätigen im Bereich der Bezirkskonferenzen, Jährlichen Konferenzen und der Zentralkonferenz. Dieser Versicherungsschutz erfasst auch alle anderen ehrenamtlichen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, sofern deren Funktion in der VLO bzw. in den Ordnungen der Werke aufgeführt ist. 3 Damit sind auch die Voraussetzungen für den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz für Chormitglieder und für Mitglieder von kirchlichen Instrumentalchören gegeben. 4 Die Beauftragten der Jährlichen Konferenzen sind für die vollständige Erfassung und Benennung des betroffenen Personenkreises an die Verwaltungs- Berufsgenossenschaft nach deren Satzung verantwortlich.

27 DHB - ZK 24 Datenschutzordnung in Kirche und Diakonie (DSO) Die Zentralkonferenz-Tagung 1992 hat der Datenschutzordnung in Kirche und Diakonie (DSO-EmK) als Rahmenrichtlinie am zugestimmt und sie in Kraft gesetzt. Gleichzeitig ist die DSO-EmK vom außer Kraft getreten. Die DSO-EmK hat folgenden Wortlaut: Datenschutz in Kirche und Diakonie 1 Die Kirchen werden, sofern sie Körperschaften des öffentlichen Rechts sind, vom Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) nicht erfasst. Der Gesetzgeber hat damit ihrer verfassungsrechtlich abgesicherten Autonomie Rechnung getragen. Gleichwohl ist der Datenschutz der Bürgerinnen und Bürger auch im Bereich der Kirchen und ihrer Einrichtungen zu gewährleisten. "Entscheidend ist, dass es keine datenschutzfreien Bereiche geben darf" (Erster Tätigkeitsbericht des Bundesbeauftragten für den Datenschutz 1979, im Abschnitt "Sonderprobleme im Verhältnis zu den Religionsgesellschaften"). Ähnlich wie die Evangelischen Kirchen und die Katholische Kirche dem Gesetzgeber gegenüber sich verpflichtet haben, dem BDSG gleichwertige Regelungen zu treffen, muss auch die EmK ihrer Rechtsetzungspflicht im Rahmen der für alle geltenden Gesetze nachkommen. 2 Der vorliegenden DSO-EmK liegt - entsprechend dem BDSG - die Konzeption zugrunde, dass die Datennutzung nur im Rahmen der Erfüllung des kirchlichen Auftrags erfolgt. 3 Die Bestimmungen sind in das Diensthandbuch der Zentralkonferenz (DHB ZK) aufzunehmen. Die Diakoniewerke im Verband EmD übernehmen sie als verbindliche Rahmenbestimmung.

28 DHB - ZK 24.1 Datenschutzordnung der Evangelisch-methodistischen Kirche (DSO-EmK) 1 Aufgaben des Datenschutzes 1.1 Aufgabe des Datenschutzes im kirchlichen und diakonischen Bereich ist es, die in den Registern (Kirchenbüchern), Personenverzeichnissen, Anschriftenlisten und anderen Dateien enthaltenen personenbezogenen Daten vor Missbrauch zu schützen. 1.2 Die Bestimmungen über die Verschwiegenheitspflicht und das Seelsorgegeheimnis (DHB - ZK 222) gehen den Bestimmungen dieser Ordnung vor. 1.3 Unberührt bleibt das Recht der Pastoren/Pastorinnen und anderer, hauptamtlich in der Kirche Tätigen, über ihren seelsorgerlichen Dienst an Kirchengliedern eigene Aufzeichnungen zu führen. 1.4 Die im Sinne von Ziffer 1.1 gesammelten personenbezogenen Daten sind unter Verschluss zu halten. 2 Durchführung des Datenschutzes 2.1 Die Zentralkonferenz, die Jährlichen Konferenzen sowie Werke und Einrichtungen der Kirche, unbeschadet ihrer Rechtsform, dürfen geschützte personenbezogene Daten nur für die Erfüllung ihrer Aufgaben verarbeiten und nutzen. Den Pastoren/Pastorinnen und anderer, hauptamtlich in der Kirche Tätigen ist es nicht gestattet, diese Daten zu einem anderen Zweck zu nutzen. Sie sind zur Einhaltung der Bestimmungen dieser Ordnung verpflichtet. 2.2 Die Übermittlung personenbezogener Daten an Bezirke, Werke und Einrichtungen der Kirche ist im Rahmen der Verfassung und Ordnung der Kirche und dieser Datenschutzordnung zulässig, wenn sie zur Erfüllung des kirchlichen Auftrags erforderlich ist Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an die kirchlichen Publikationsorgane ist im Rahmen der Erfüllung des Auftrags der Kirche und der Erfüllung der Aufgaben ihrer Einrichtungen zulässig. Übermittelt werden dürfen jeweils die personenbezogenen Daten in dem Umfang, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind: - für die Werbung und den Bezug von Zeitschriften und anderen Veröffentlichungen nur der Name und die Anschrift; - für die Veröffentlichung von Taufen, Einsegnungen, Aufnahmen in die Kirche, Trauungen, Jubiläen, Geburtstagen Name und Anschrift, die Daten der Amtshandlungen sowie der Ort Die Veröffentlichung von Amtshandlungen, Jubiläen und Geburtstagen in Gemeindebriefen und Kanzelabkündigungen ist zulässig, weil die Veröffentlichung zur Erfüllung des kirchlichen Auftrags erforderlich ist. 2.3 Die Übermittlung personenbezogener Daten an andere Kirchen (öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaften) oder kirchliche Einrichtungen ist zulässig, wenn sichergestellt ist, dass bei dem Empfänger/der Empfängerin Datenschutzmaßnahmen getroffen sind.

29 DHB - ZK Die Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche und kommunale Behörden und Vereinigungen ist zulässig, sofern sie nach staatlichem Recht oder kirchlicher Ordnung erlaubt ist. 2.5 Die Übermittlung personenbezogener Daten an andere Stellen (Banken, Sparkassen, Geschäfte) und Personen außerhalb der Kirche und kirchlichen Einrichtungen ist unzulässig, weil die übermittelten Daten in der Regel kommerziellen Zwecken dienen und nicht ausgeschlossen werden kann, dass in diesen Fällen schutzwürdige Belange beeinträchtigt werden. 2.6 Für die Verarbeitung der von Sozialleistungsträgern übermittelten personenbezogenen Daten gelten die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches X. Buch (SGB X) entsprechend. 2.7 Soweit die Datenverarbeitung frühere, bestehende oder zukünftige dienst- oder arbeitsrechtliche Rechtsverhältnisse betrifft, gelten die Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) entsprechend. 3 Auskunft an Betroffene - Berichtigung von Daten 3.1 Betroffenen Personen ist auf Verlangen Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erteilen. 3.2 Die Auskunft erteilen die mit der Führung der Register und Verzeichnisse (Ziffer 1.1) beauftragten Personen. 3.3 Wenn die Richtigkeit personenbezogener Daten von den Betroffenen bestritten wird, sind sie gegen Nachweis der Richtigkeit zu berichtigen. Lässt sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit feststellen, sind diese Daten zu sperren und dürfen nicht übermittelt oder sonst genutzt werden. 4 Beauftragter/Beauftragte für den Datenschutz 4.1 Der Kirchenvorstand beruft im Einvernehmen mit den Diakoniewerken im Verband EmD einen Beauftragten/eine Beauftragte für den Datenschutz, und zwar jeweils für vier Jahre; Wiederbeauftragung ist möglich. Der/die Beauftragte für den Datenschutz handelt in Bindung an die Verfassung und Ordnung der Kirche und der Datenschutzordnung. Er/sie ist dem Kirchenvorstand verantwortlich. Die Dienstaufsicht führt der Bischof/die Bischöfin. 4.2 Der/die Beauftragte für den Datenschutz wacht über die Einhaltung der Bestimmungen über den Datenschutz. Er/sie kann Empfehlungen zur Verbesserung des Datenschutzes geben. Die in Ziffer 2.1 genannten Stellen sind verpflichtet, ihm/ihr Auskunft auf Fragen über die Behandlung personenbezogener Daten zu geben. 4.3 Personen, die geltend machen, dass bei der Behandlung personenbezogener Daten durch eine der in Ziffer 2.1 genannten Stellen ihre Rechte verletzt worden sind, können sich an den Beauftragten/die Beauftragte für den Datenschutz wenden, wenn die zuständige Stelle nicht hilft.

30 DHB - ZK Stellt der/die Beauftragte für den Datenschutz Verstöße gegen die Bestimmungen der Datenschutzordnung oder sonstige Mängel bei der Behandlung personenbezogener Daten fest, so fordert er/sie die zuständigen leitenden Beauftragten zur Behebung der Verstöße oder zur Behebung der Mängel innerhalb einer von ihm/ihr zu bestimmenden Frist auf. Im Zweifelsfall entscheidet der Kirchenvorstand verbindlich über die zu treffenden Maßnahmen. 4.5 Die kirchlichen Werke und Einrichtungen sowie die Diakoniewerke im Verband EmD bestellen jeweils für ihren Bereich einen/eine oder mehrere Betriebsbeauftragte für den Datenschutz. Diese haben die Einhaltung der Bestimmungen über den Datenschutz sicherzustellen und arbeiten mit dem/der Beauftragten für den Datenschutz zusammen. 5 Inkrafttreten - Geltungsbereich 5.1 Die Datenschutzordnung tritt am in Kraft. Gleichzeitig tritt die Datenschutzordnung vom außer Kraft. 5.2 Sie ist für die Zentralkonferenz und die Jährlichen Konferenzen mit ihren Dienststellen sowie ohne Rücksicht auf deren Rechtsform für die kirchlichen Werke und Einrichtungen der Kirche verbindlich. 5.3 Diese Ordnung ist als Rahmenbestimmung für die Diakoniewerke im Verband EmD verbindlich. Sie tritt jeweils nach Zustimmung der zuständigen Organe der Diakoniewerke in Kraft. Empfehlung des Beauftragten für den Datenschutz: Bei der gelegentlich gewünschten Herausgabe von Mitgliederlisten in Gemeinden der Evangelisch-methodistischen Kirche ist folgendes zu beachten: 1) Ohne vorherige Rückfrage dürfen lediglich der Vorname und der Zuname auf einer solchen Liste erscheinen. 2) Sollen weitere Daten, wie zum Beispiel das Geburtsdatum, die komplette Anschrift und die Telefonnummer erfasst und veröffentlicht werden, sind alle in der Liste erfassten Personen vorher um Erlaubnis zu fragen. Die Erlaubnis ist auf schriftlichem Wege einzuholen und aufzubewahren. Personen, die diese Erlaubnis nicht erteilen, dürfen nicht auf der Liste erscheinen. 3) Diese Mitgliederlisten müssen sehr sorgfältig bedacht werden, weil insbesondere bei älteren und allein stehenden Mitgliedern der Schutz von Leib und Leben zu bedenken ist. 4) Die Regelungen nach Ziffern 1) und 2) dieser Empfehlung sind auch dann genau zu beachten, wenn es sich lediglich um intern ausgegebene Listen handelt. Die Aufzählung in Ziffer 2) ist als erschöpfend anzusehen!

31 DHB - ZK 24.2 Elektronische Verwaltung und Verarbeitung personenbezogener Daten Die Zentralkonferenz erlässt zum Schutz personenbezogener Daten (DSO-EmK Ziffer DHB - ZK 24.1) folgende Bestimmungen. Sie sind für die Bezirke sowie für die Werke und Einrichtungen der Zentralkonferenz und der Jährlichen Konferenzen, unbeschadet ihrer Rechtsform, verbindlich. 1 Es ist Aufgabe der Bezirkskonferenz, über eine elektronische Verwaltung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschließen. 2 Alles Schriftgut, für das Aufbewahrungsfristen gem. DHB - ZK 25 bestimmt sind, ist in jedem Fall in Papierform zu führen. Dazu gehören: jeglicher Schriftverkehr, die Kirchenbücher, die Kasualienbücher, die Gliederkartei und ähnliche Aufzeichnungen. Zusätzlich kann die Bezirksverwaltung mit dem PC und dem Bezirksverwaltungsprogramm Synago geführt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Verpflichtungserklärung gem. DHB - ZK 24.2 (Anlage 1 und 2) von den mit der elektronischen Verwaltung und Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragten Personen abzugeben ist. 3 Die Bezirkskonferenz beauftragt Personen oder Stellen mit der Verwaltung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Beauftragungen erfolgen im zeitlichen Rhythmus, wie andere Beauftragungen, gemäß den Geschäftsordnungen oder geltenden Vorschriften. 4 Die Bezirkskonferenz bzw. die zuständigen Organe der Werke und Einrichtungen verpflichten die beauftragten Personen oder Stellen mit einer schriftlichen Verpflichtungserklärung (Wortlaut siehe Anlage 1), die Datenschutzbestimmungen der EmK zu beachten. Die Verpflichtungserklärung ist zu den Akten der Bezirkskonferenz bzw. der jeweiligen Geschäftsführung zu nehmen. 5 Die Bezirkskonferenz bzw. die zuständigen Organe der Werke und Einrichtungen ü- bermitteln dem/der kirchlichen Datenschutzbeauftragten eine Übersicht über die jeweils gespeicherten personenbezogenen Daten (Wortlaut siehe Anlage 2).

32 DHB - ZK 24.2 Anlage 1 Verpflichtungserklärung nach den Bestimmungen der Evangelisch-methodistischen Kirche über den Schutz personenbezogener Daten (DHB - ZK 24.2) Ich, (Vor- und Zuname) geboren am wohnhaft bin bei (verarbeitende Stelle) tätig. *) Ich bin von Name des Bezirks/des Werks/der Einrichtung mit der Verwaltung und Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt. Ich verpflichte mich, die in der Evangelisch-methodistischen Kirche geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten. Ich wurde darauf hingewiesen, dass geschützte personenbezogene Daten nur verarbeitet, bekannt gegeben, anderen zugänglich gemacht oder sonst genutzt werden dürfen, wenn die kirchliche Aufgabenerfüllung es erfordert. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung meiner Tätigkeit. Ort/Datum Unterschrift des/der Verpflichteten Unterschrift der mit der Verpflichtung beauftragten Person *) Die Angabe der mit der Verarbeitung beauftragten Stelle entfällt gegebenenfalls.

33 DHB - ZK 24.2 Anlage 2 Übersicht über die nach der Datenschutzordnung der Evangelisch-methodistischen Kirche (DHB - ZK 24.2) betriebenen Dateien. Name und Anschrift der speichernden Stelle: Name und Anschrift der mit der Verwaltung und Verarbeitung beauftragten Person: 1. Bezeichnung der verwalteten Datei(en): 2. Betroffener Personenkreis: 3. Art der gespeicherten personenbezogenen Daten: 4. Aufgaben, zu deren Erfüllung die Kenntnis dieser gespeicherten Daten erforderlich ist: Ort/Datum Unterschrift der mit der Leitung beauftragten Person

34 DHB ZK 25.1 Archivordnung 1 Das Zentralarchiv 1.1 Aufgabenbereich Aufgabe des Kirchenarchivs ist die Sammlung von primären und sekundären Quellen zur Geschichte der Evangelisch-methodistischen Kirche, die Sammlung von Dokumenten, Urkunden und Manuskripten, von Zeitschriften, Konferenzverhandlungen, Berichten, Tagebuchnotizen, Briefen, Fotos, Jubiläumsschriften sowie audiovisuellen Medien, sofern sie als Unterlagen zur Geschichte der eigenkirchlichen Arbeit hauptsächlich im deutschsprachigen Europa von Bedeutung sind. Aufgabe ist außerdem, die von kirchlichen Dienststellen ausgeschiedenen Personalakten aufzubewahren (3.5), ggf. auch Material von aufgelösten Dienststellen zu übernehmen. Das Archiv dient vorrangig wissenschaftlichen Zwecken. 1.2 Einrichtung und Ausstattung Der Archivraum ist den jeweiligen Bedürfnissen anzupassen. In ihm sollen außer den Archivalien keine anderen Unterlagen oder Gegenstände lagern. Zur Erhaltung des Archivguts muss die Raumtemperatur auf Celsius und die Luftfeuchtigkeit auf einen Wert von etwa % stabilisiert werden, was durch entsprechende Geräte zu überwachen ist. Unverzichtbar sind Schutzvorrichtungen gegen Brand- und Wasserschäden sowie gegen Diebstahl (Stahlschränke, Möglichkeiten zur verschließbaren Aufbewahrung innerhalb des Archivs für besonders wichtige Archivalien) und Schutzmaßnahmen gegen Befall durch Ungeziefer oder Pilze. 1.3 Verwaltung Das Zentralarchiv befindet sich zur Miete in einem Raum des Theologischen Seminars der Evangelisch-methodistischen Kirche in Reutlingen. Mit der Geschäftsführung wird vom Kirchenvorstand ein Leiter/eine Leiterin ernannt. Er/sie ist der Zentralkonferenz verantwortlich und hat ihr Bericht zu erstatten. Der Leiter/die Leiterin verwaltet die Kasse. Diese wird jährlich von den Prüfern/den Prüferinnen der Zentralkonferenz geprüft. Verwaltungsaufgaben sind: Erfassung und Erschließung des Archivbestands Regelung der Archivnutzung und Betreuung von Nutzern Beantwortung von Anfragen das Archiv betreffend Neuanschaffungen Korrespondenz Kontakte zu anderen Archiven oder Einrichtungen, durch die historisches Material zur Geschichte der Evangelisch-methodistischen Kirche ergänzt werden kann. 1.4 Benutzungsordnung Alle im Archiv vorhandenen Materialien sind Präsenzbestand. Sie können nicht ausgeliehen, sondern nur innerhalb des Archivs benutzt werden. Für Bücher, die länger

35 DHB ZK 25.1 aus dem Regal genommen werden, sind am Standort Vertreter einzuschieben, die nach der Benutzung wieder in die Ablage zurückzulegen sind. Die Benutzung des Archivs ist möglich in Absprache mit dem Leiter/der Leiterin. Dazu trägt sich der Benutzer/die Benutzerin in das Gästebuch ein mit Anschrift, Zweck und Datum der Benutzung. Die Benutzung von Personalakten entsprechen den Bestimmungen über Schutzfristen (DHB - ZK 25, 3.1). Die Vervielfältigung von Archivmaterial insbesondere handschriftlichem bedarf der Genehmigung. Der Benutzer/die Benutzerin gibt darüber Auskunft, ob eine Veröffentlichung beabsichtigt ist und verpflichtet sich, dem Archiv unaufgefordert je ein Belegexemplar der Veröffentlichungen zu überlassen, sofern Materialien aus dem Archiv verwendet wurden. 1.5 Schutzfristen Nichtöffentliches Archivgut darf durch Dritte erst 30 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden. Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht, darf durch Dritte erst 10 Jahre nach deren Tod benutzt werden. Über öffentliche Personen (z.b. Pastoren/Pastorinnen) darf recherchiert und veröffentlicht werden, wenn keine Einschränkung durch Angehörige bzw. Nachkommen erfolgt. Der Archivträger kann die Schutzfristen aus wichtigem Grund verlängern oder verkürzen. Für Archivgut aus privater Herkunft (z.b. Nachlässe) kann Abweichendes vereinbart werden. Im Übrigen können Schutzvorschriften aus wichtigem Grund verlängert oder verkürzt werden. 2 Aktenverwaltung in kirchlichen Dienststellen 2.1 Allgemeines Aktenverwaltung ist in jeder kirchlichen Dienststelle notwendig, weil sie Effizienz gewährleistet angesichts knappem Büroraum und zunehmenden administrativen Tätigkeiten, die Aufbewahrung rechtlich und steuerlich relevanter Akten regelt und die Auswahl und den Erhalt von historisch wertvollen Akten sichert. Aktenverwaltung ist die systematische Kontrolle über die Entwicklung, Ordnung und Auflösung von Akten mit dem Ziel, zu entscheiden, was aufbewahrt werden muss, wie lange, und was aus der aktuellen Registratur in einem Büro in das Archiv ausgelagert werden kann. Eine wichtige Aufgabe der Aktenverwaltung ist, zu entscheiden, wann Akten keine direkte, aktive administrative Funktion mehr haben und wann sie aus der aktuellen Registratur ausgeschieden werden müssen. An dieser Stelle wird bewertet, ob eine Akte weiter aufbewahrt werden muss oder ganz ausgeschieden werden kann, d.h. es ist der administrative, rechtliche, steuerliche oder historische Wert einer Akte festzustellen. Jede Dienststelle oder jedes Archiv der Kirche sollte eine Person oder eine Gruppe haben, die für die Aktenverwaltung zuständig ist.