Check Book für GmbH-Geschäftsführer

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1 Check Book für GmbH-Geschäftsführer

2 Thomas Fr. Jehle Csaba Láng Wolfgang Meier-Rudolph Check Book für GmbH-Geschäftsführer Checklisten, Erläuterungen und Formulare für die tägliche Unternehmenspraxis Sechste, vollständig überarbeitete Au age 1 3

3 Dr. Thomas Fr. Jehle Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Kaiser-Joseph-Str Freiburg Deutschland Wolfgang Meier-Rudolph Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Kaiser-Joseph-Str Freiburg Deutschland Dr. Csaba Láng Rechtsanwalt und vereidigter Buchprüfer Kaiser-Joseph-Str Freiburg Deutschland ISBN e-isbn DOI / Springer Dordrecht Heidelberg London New York Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliogra e; detaillierte bibliogra sche Daten sind im Internet über abrufbar. Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2007, 2009 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikrover lmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungsp ichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Einbandentwurf: WMXDesign GmbH, Heidelberg Gedruckt auf säurefreiem Papier Springer ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media (

4 V Vorwort zur 6. Auflage Vorwort zur 6. Auflage Mit dem am in Kraft getretenen Gesetz zur Modernisierung und Missbrauchsbekämpfung (MoMiG) hat das GmbH-Recht eine erhebliche Liberalisierung und Flexibilisierung erfahren. Das Gesetz markiert die größte Reform des GmbHG seit 1892 und zugleich eine strategische Neuorientierung. Deren wesentlichen beiden Eckpfeiler lauten: Drastische Absenkung der Zutrittshürden einerseits, erhebliche Verschärfung der Sanktionen, wenn der Gesellschaft im Vorfeld der Insolvenz Vermögen entzogen wird, andererseits. Die 6. Auflage will Ihnen vor diesem Hintergrund nicht nur Orientierung bieten, sondern Ihnen auch in gewohnt zuverlässiger Weise mit einer Reihe neuer und den substantiell überarbeiteten alten Check-Listen sagen, wo es lang geht. Freiburg im Januar 2009 Die Verfasser

5 VII Vorwort Vorwort Als Geschäftsführer einer GmbH sind Sie täglich gefordert, wirtschaftlich erfolgreich zu agieren. Da bleibt nicht viel Zeit, sich um juristische Feinheiten zu kümmern. Dennoch tragen Sie die Verantwortung und Sie verantworten den mit Fehlentscheidungen oder Rechtsverletzungen verbundenen Misserfolg. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind nicht einfacher geworden. Im Steuer- und Sozialversicherungsrecht haftet der Geschäftsführer schärfer denn je. Das Arbeitsrecht hält, mehr und mehr gespeist aus Quellen der EU und des EuGH, viele Fallstricke bei der Anbahnung, Gestaltung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen bereit. Wichtiger denn je ist deshalb nicht allein der Erwerb eigenen Basiswissens, sondern auch die Sensibilisierung für die mannigfachen rechtlichen Problemstellungen. Einen wesentlichen Beitrag hierzu kann das Checklistenhandbuch GmbH-Geschäftsführer leisten. Nach Lektüre der entsprechenden Checkliste wissen Sie, was zu beachten und was zu tun ist. Ein einfaches aber differenziertes Verweissystem hilft Ihnen, sofort auf die vorbereiteten Arbeitshilfen zuzugreifen oder zunächst einmal Ihr Wissen anhand des Textteils zu vertiefen. Freiburg im Mai 2005 Die Verfasser

6 IX Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Schnell und sicher: Arbeiten mit Checklisten Abberufung Abfindung Altersversorgung Amtsniederlegung Anfechtung Angehörigenverträge Anstellungsvertrag Anteilsbewertung Auskunfts- und Einsichtsrechte Auslandsgründungen Ausschluss aus der GmbH Beirat Beschlussfassung Bestellung Betriebsprüfung Betriebsübergang Dienstfahrzeug Direktversicherung Eignungsvoraussetzungen Einberufung Ein-Mann-GmbH Einziehung eines Geschäftsanteils Entlastung Euro Gesellschaftsrecht Existenzvernichtungshaftung, Konzernhaftung Gehaltsbestandteile Gehaltserhöhung Gehaltsherabsetzung Gemeinnützige GmbH Geschäftsführer als Arbeitgeber Geschäftsführer als Arbeitnehmer Geschäftsführer als Berater Geschäftsführergehalt Geschäftsführung und Vertretung Geschäftsordnung Gesellschafter-Darlehen Gesellschafter-Geschäftsführer Gesellschafterversammlung Gesellschaftsvertrag GmbH-Gründung (reguläre) GmbH-Gründung (vereinfachte) Haftung Haftung für Sozialversicherungsbeiträge

7 X Inhaltsverzeichnis Haftung für Steuern Haftpflichtversicherung Handwerks-GmbH In-Sich-Geschäfte (Selbstkontrahierungsverbot) Insolvenz/Insolvenzantragspflicht Insolvenzsicherung Kapitalerhöhung Kapitalherabsetzung reguläre Kapitalherabsetzung vereinfachte Kompetenzen des Geschäftsführers Kündigung Liquidation Nachschuss Nebentätigkeit Notgeschäftsführer Offenlegung große GmbH (& Co.) Offenlegung mittlere GmbH (& Co.) Offenlegung kleine GmbH (& Co.) Pensionszusage Rechnungslegung Registeranmeldung Sozialversicherungspflicht Steuerfreie Zuschläge Strafrechtliches Ermittlungsverfahren Tantieme Überstunden Unfallversicherung Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Urlaub Verdeckte Gewinnausschüttung Vererbung eines GmbH-Anteils Verkauf/Kauf eines GmbH-Anteils Vor-GmbH Weisungen Wettbewerbsverbot (vertragliches und nachvertragliches) Zeugnis Zweigniederlassung Gesetzestexte Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung Einführungsgesetz zum Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG-Einführungsgesetz EGGmbHG)

8 XI Inhaltsverzeichnis Der GmbH-Geschäftsführer Rechte und Pflichten I. Bestellung des GmbH-Geschäftsführers II. Aufgaben des Geschäftsführers III. Vertretung IV. Amtsbeendigung Der Anstellungsvertrag I. Die Anstellung II. Rechte und Pflichten des Geschäftsführers aus dem Anstellungsvertrag III. Betriebliche Altersversorgung (BAV) IV. Beendigung des Anstellungsvertrages V. Nachvertragliche Rechte und Pflichten Der GmbH-Geschäftsführer in der Sozialversicherung I. Sozialversicherungspflicht II. Pflichten des Geschäftsführers in der Sozialversicherung Haftung I. Haftung vor Eintragung der GmbH II. Haftung bei Anmeldung III. Haftung gegenüber der GmbH IV. Haftung gegenüber den Gesellschaftern V. Haftung gegenüber Dritten VI. Haftung wegen Insolvenzverschleppung VII. Möglichkeiten der Haftungsbeschränkung Strafrechtliche Risiken I. Allgemeine Strafvorschriften II. Spezielles GmbH-Strafrecht III. Bilanzstrafrecht ( 331, 334 HGB) IV. Steuerstrafrecht V. Insolvenzstraftaten VI. Strafzumessung VII. Verjährung Steuerliche Gestaltungs- und Praxishinweise I. Die steuerrechtliche Stellung des GmbH-Geschäftsführers II. Der beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer III. Die Geschäftsführerbezüge IV. Verdeckte Gewinnausschüttung V. Steuerliche Folgen der Beendigung des Dienstvertrages VI. Sonderfälle VII. Risikofaktor Betriebsprüfung

9 XII Inhaltsverzeichnis Beschlüsse Briefe Formulare Verträge Vorlagen für Gesellschafterbeschlüsse Ordentliche jährliche Gesellschafterversammlung Abberufung und Neubestellung eines Geschäftsführers Änderung des Geschäftsführer-Anstellungsvertrages Befreiung vom Verbot des Selbstkontrahierens Geltendmachen von Ersatzansprüchen gegen den Geschäftsführer Geltendmachen von Ersatzansprüchen gegen Gesellschafter Kapitalerhöhung aus Bareinlagen Kapitalerhöhung durch Umwandlung von Rücklagen und Bildung neuer Geschäftsanteile Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt): Kapitalerhöhung aus gesetzlicher Rücklage i.s.d. 5a III Nr. 1 GmbHG durch Erhöhung des Nennbetrags der Geschäftsanteile und Umfirmierung (optional) Kapitalerhöhung aus Sacheinlagen Kapitalherabsetzung reguläre Kapitalherabsetzung vereinfachte und Erhöhung des Stammkapitals Abschluss einer Direktversicherung Erteilung einer Pensionszusage Befreiung vom Wettbewerbsverbot Annahme einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführer der GmbH Annahme einer Geschäftsordnung für den Beirat Kündigung des Geschäftsführer-Anstellungsvertrages Verweigerung von Auskunfts- und Einsichtsrechten eines Gesellschafters Entlastung des Geschäftsführers Einforderung von ausstehenden Einlagen Einforderung von Nachschüssen Wahl eines Abschlussprüfers und Bestimmung des Prüfungsauftrags Einziehung von Geschäftsanteilen Teilung eines Geschäftsanteils Zusammenlegung von Geschäftsanteilen Auflösung bzw. Liquidation der Gesellschaft Vorlagen für Briefe und Korrespondenz Einladung zur Gesellschafterversammlung (Allgemeines Muster) Einladung zur Gesellschafterversammlung(Abberufung eines Geschäftsführers) Einladung zur Gesellschafterversammlung (Verweigerung des Einsichts- und Auskunftsrechts) Einladung zur Gesellschafterversammlung (Bestellung eines Geschäftsführers) Einladung zur Gesellschafterversammlung (Entlastung des Geschäftsführers) Einladung zur Gesellschafterversammlung (Kapitalerhöhungsbeschluss) Einladung zur Gesellschafterversammlung (Kapitalherabsetzung) Einladung zur Gesellschafterversammlung (Einforderung eines Nachschusses) Einladung zur Gesellschafterversammlung (Wahl eines Abschlussprüfers) Schreiben an das Amtsgericht (Insolvenzantrag) Schreiben an das Amtsgericht (Ausscheiden/Bestellung eines Geschäftsführers) Schreiben an das Amtsgericht (Amtsniederlegung des Geschäftsführers) Schreiben an das Amtsgericht (Anmeldung einer GmbH) Schreiben an das Amtsgericht (Eintragung einer Kapitalerhöhung)

10 XIII Inhaltsverzeichnis Schreiben an das Amtsgericht (Anmeldung zur Eintragung Kapitalherabsetzung) Schreiben an das Amtsgericht (Änderung des Gesellschaftsvertrages) Schreiben an das Amtsgericht (Befreiung vom Verbot des Selbstkontrahierens) Schreiben an das Amtsgericht (Anmeldung einer Zweigniederlassung) Schreiben an die Deutsche Rentenversicherung Bund (Antrag auf sozialversicherungsrechtliche Beurteilung) Schreiben an die AOK Geschäftsstelle (Antrag auf freiwillige Mitgliedschaft) Schreiben an die AOK Geschäftsstelle (Pflichtversicherung auf Antrag) Schreiben an die örtliche Dienststelle der Bundesagentur für Arbeit (Antrag auf Insolvenzgeld) Ordentliche (Eigen-)Kündigung des Anstellungsvertrages durch den Geschäftsführer Außerordentliche (Eigen-)Kündigung des Anstellungsvertrages durch den Geschäftsführer Kündigung des Geschäftsführer-Anstellungsvertrages Erklärung der Amtsniederlegung Einforderung eines Nachschusses Abandonerklärung bei Nichterfüllung einer Nachschusspflicht Kaduzierung/Einziehung eines Geschäftsanteils Erteilung eines Prüfungsauftrages Einforderung einer ausstehenden Einlage Bestätigung der Einzahlung der ausstehenden Einlage Briefe an die Finanzbehörden (Antrag auf Änderung der Mängel der Prüfungsanordnung) Briefe an die Finanzbehörden (Ausdehnung des Prüfungszeitraums) Briefe an die Finanzbehörden (Verlegung des Prüfungsortes) Briefe an die Finanzbehörden (Verschiebung des Prüfungstermins) Briefe an die Finanzbehörden (Selbstanzeige) Briefe an die Finanzbehörden (Antrag auf Aussetzung der Vollziehung) Briefe an die Finanzbehörden (Einspruch gegen einen Steuerbescheid) Briefe an die Finanzbehörden (Einstellung der Vollstreckung) Übernahmeerklärung gemäß 55 Abs. 1 GmbH-Gesetz Sachkapitalerhöhungsbericht Vorlagen für praktische Formulare Tagesordnung für eine Gesellschafterversammlung (Beispiele TOPs) Protokoll der Gesellschafterversammlung (Muster) Feststellungsbogen für die versicherungsrechtliche Beurteilung von Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH (hier: BEK) Gliederungsschema für ein qualifiziertes Zeugnis Zufriedenheitsskala in Zeugnisformulierungen Vollmacht Mitarbeiterinformation über bevorstehende Betriebsprüfung

11 XIV Inhaltsverzeichnis Vorlagen für die Vertragsgestaltung Gesellschaftsvertrag Anstellungsvertrag des GmbH-Geschäftsführers Geschäftsordnung für die Geschäftsführer der <FIRMA> GmbH Pensionszusage Gesellschafter-Darlehensvertrag Verkauf und Abtretung eines Geschäftsanteils Stichwortverzeichnis

12 XV Abkürzungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis a.a. anderer Ansicht a.a.o. am angegebenen Ort Abs. Absatz a.f. alte Fassung AFG Arbeitsförderungsgesetz AGG Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz AktG Aktiengesetz AO Abgabenordnung AltEinKG Alterseinkünftegesetz AP Arbeitsrechtliche Praxis Nachschlagewerk des Bundesarbeitsgerichts ArbGG Arbeitsgerichtsgesetz ArbNErfG Arbeitnehmererfindergesetz ArbzG Arbeitszeitgesetz AVmG Altersvermögensgesetz BAA Bundesagentur für Arbeit BAG Bundesarbeitsgericht BAGE Entscheidungen des Bundesarbeitgerichts Amtliche Sammlung BAV Betriebliche Altersversorgung BayObLG Bayrisches Oberstes Landesgericht BB Betriebs Berater Zeitschrift BetrAVG Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung BetrVG Betriebsverfassungsgesetz vom BFH Bundesfinanzhof BFH/NV Sammlung amtlicher nicht veröffentlichter Entscheidungen des Bundesfinanzhofs Zeitschrift BGB Bürgerliches Gesetzbuch BGBl Bundesgesetzblatt Amtliche Veröffentlichung BGH Bundesgerichtshof BVerfG Bundesverfassungsgericht BGHSt Entscheidungen des Bundesgerichtshofs in Strafsachen Amtliche Sammlung BGHZ Entscheidungen des Bundesgerichtshofs in Zivilsachen Amtliche Sammlung BMF Bundesminister der Finanzen BP Betriebsprüfung BpO Betriebsprüfungsordnung BSG Bundessozialgericht BStBl Bundessteuerblatt Amtliche Veröffentlichung DB Der Betrieb Zeitschrift DEüV Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung DEVO/DÜVO Verordnung über die Datenübermittlung auf maschinell verwertbaren Datenträgern im Bereich der Sozialversicherung und der Bundesanstalt für Arbeit

13 XVI Abkürzungsverzeichnis d.h. das heißt DM Deutsche Mark DrittelBG Drittelbeteiligungsgesetz DRV/Bund Deutsche Rentenversicherung Bund DRV/Land Deutsche Rentenversicherung Land DStR Deutsches Steuerrecht Zeitschrift DStZ Deutsche Steuerzeitung Zeitschrift EDV Elektronische Datenverarbeitung EFG Entscheidungen der Finanzgerichte Amtliche Sammlung EG Europäische Gemeinschaft EGV Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft v EGGmbHG Einführungsgesetz zum Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung EGVP Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach EHUG Gesetz über die elektronischen Handels- und Genossenschaftsregister EFZG Entgeltfortzahlungsgesetz ErbStG Erbschaft- und Schenkungsteuergesetz ErfK Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht EStG Einkommensteuergesetz EU Europäische Union EuGH Europäischer Gerichtshof EuroEG Euro-Einführungsgesetz EuZA Europäische Zeitschrift für Arbeitsrecht FA Finanzamt ff fortfolgende FG Finanzgericht FGG Gesetz über die Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit FS Festschrift gem. gemäß GF Geschäftsführer ggf. gegebenenfalls GG Grundgesetz GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung GmbH-GF GmbH-Geschäftsführer GmbH & Co. KG Kommanditgesellschaft mit einer GmbH als Komplementärin GmbHG GmbH-Gesetz GmbHR GmbH-Rundschau Zeitschrift GmbHR-Stb GmbH-Rundschau-Steuerberater Zeitschrift GVG Gerichtsverfassungsgesetz HGB Handelsgesetzbuch HS Halbsatz i.d.r. in der Regel i.g. in Gründung i.s.d. im Sinne des i.v.m. in Verbindung mit IHK Industrie- und Handelskammer InsO Insolvenzordnung JZ Juristenzeitung Zeitschrift KapAEG Kapitalaufnahmeerleichterungsgesetz

14 Abkürzungsverzeichnis XVII KapCoRiLiG Kapitalgesellschaften- und Co. Richtliniengesetz KG Kommanditgesellschaft KO Konkursordnung KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich KR Gemeinschaftskommentar zum Kündigungsschutzgesetz KSchG Kündigungsschutzgesetz KStG Körperschaftsteuergesetz KStR Körperschaftsteuerrichtlinien LAG Landesarbeitsgericht LG Landgericht LK Leipziger Kommentar zum Strafgesetzbuch LM Lindenmaier-Möhring - Nachschlagewerk des Bundesgerichtshofes LSt Lohnsteuer LöschG Löschungsgesetz LStR Lohnsteuerrichtlinien MBO Management Buy Out m.e. meines Erachtens MitbestG Mitbestimmungsgesetz MitbestErgG Mitbestimmungsergänzungsgesetz MoMiG Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen MontMiBestG Montanmitbestimmungsgesetz m.w.n. mit weiteren Nachweisen MwSt Mehrwertsteuer n.f. neue Fassung NJW Neue Juristische Wochenschrift NJW-RR Neue Juristische Wochenschrift Rechtsprechungs-Report n.r. nicht rechtskräftig NStZ Neue Zeitschrift für Strafrecht NZA Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht NZA-RR NZA-Rechtsprechungs-Report Zeitschrift NZG Neue Zeitschrift für Gesellschaftsrecht o.ä. oder ähnliches OFD Oberfinanzdirektion OHG Offene Handelsgesellschaft OLG Oberlandesgericht p.a. per annum (pro Jahr) PSV Pensionssicherungsverein PublG Publizitätsgesetz RGBl Reichsgesetzblatt RRefG Rentenreformgesetz RVO Reichsversicherungsordnung Rz Randziffer S. Seite SGB Sozialgesetzbuch sog. so genannt StGB Strafgesetzbuch StPO Strafprozessordnung str. streitig

15 XVIII Abkürzungsverzeichnis TzBfG u.a. u.u. UmwBerG UmwG v.h. VerglO VersR vga vgl. wistra WM z.b. Ziff. ZIP ZPO Teilzeit- und Befristungsgesetz unter anderem unter Umständen Gesetz zur Bereinigung des Umwandlungsrechts Umwandlungsgesetz von Hundert (Prozent) Vergleichsordnung Versicherungsrecht - Zeitschrift verdeckte Gewinnausschüttung vergleiche Zeitschrift für Wirtschafts- und Steuerstrafrecht Wertpapier-Mitteilungen Zeitschrift zum Beispiel Ziffer Zeitschrift für internationales Privatrecht Zivilprozessordnung