B. Leitfaden für den Rotary Club

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1 B. Leitfaden für den Rotary Club Inhalt B: 1 Grundsätzliches B Verantwortung B Zertifizierung B Verpflichtung B Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. B Aufbewahrungsnachweise und fristen B Gültigkeit B Datenbank B 3 2 Outbound B Allgemeines B Vertrag mit Outbound und Eltern B 4 3 Inbound B Beteiligung am Clubleben B Betreuung durch die einzelnen Clubmitglieder B Finanzielle Verpflichtungen B Notgroschen (Emergency Fund) B Versicherung B Deutsch Kenntnisse B Schulbesuch B Reisen B Konsequenzen bei Regelverstößen B Besuch der Eltern B Risikomanagement B 9 4 Counselor/Mentor B Grundsätzliches B Verbindungs, Koordinations und Vermittlungsaufgaben B Zusammenfassung B 10 5 Gastfamilien (Host Families) B Allgemeines B Auswahl der Gasteltern B 10 B - 1

2 Anlagen 1 Bestätigung des Rotary Clubs an den Distrikt B 12 2 Checkliste Maßnahmen B 15 3 Vertrag Bewerber/Eltern mit dem Rotary Club B 18 4 Auswahl von Austauschschülern (Outbound) B 25 5 Der Counselor/Mentor des Austauschschülers B 26 6 Fragebogen Gastfamilie B 29 7 Risikomanagement B 30 8 Travel Permission B 33 9 Versicherungsschutz für Austauschschüler B Grundsätzliches 1.1 Verantwortung Der rotarische Schüleraustausch ist in erster Linie Angelegenheit der Rotary Clubs. Durch die aktive Beteiligung der Rotarier wird das weltweit größte Austauschprogramm möglich. Bei der Entsendung eines deutschen Jugendlichen in den rotarischen Austausch wie bei der Aufnahme eines Gastschülers aus dem Ausland (der Austausch beruht auf Gegenseitigkeit) handelt es sich nicht um eine formale Vermittlung sondern um eine umfassende rotarische Aufgabe, die die Clubs während des ganzen Austauschjahres wahrnehmen müssen. Sowohl die richtige Auswahl der ausreisenden deutschen Schüler (Outbound) als auch die Betreuung der ausländischen Schüler (Inbound) liegen in der Verantwortung des beteiligten Rotary Clubs. Dieser sollte auch Kontakt mit den rückkehrenden deutschen Austauschschülern (Rebound) halten, die nach dem einjährigen Auslandsaufenthalt rotarisch meist sehr motiviert sind und die Teilnahme an Club Jugenddienstaktivitäten oder den Anschluss an Rotaract Clubs suchen. Es kommt hierbei nicht darauf an, ob der Austausch Jugendliche aus einer Nicht Rotarier Familie kommt oder von einer solchen aufgenommen wird. In diesem Fall bedarf es sogar der besonderen Unterstützung durch den Club. Der Rotary Club ist während des gesamten Austauschjahres für den Austauschschüler verantwortlich; der Club handelt an Eltern statt. Die tägliche Betreuung wird den Gasteltern und der Schule übertragen. Durch regelmäßige Kontakte mit diesen vergewissern sich die Rotarier über die ordnungsgemäße Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben. Kritische Entscheidungen (z. B. Schwimm und Flugerlaubnis, operative Eingriffe, besondere Behandlungsmaßnahmen bei Erkrankungen) bedürfen der Zustimmung der leiblichen Eltern der Austauschkinder. Die Betreuung eines Austauschschülers wenn sie richtig gehandhabt wird ist eine sehr reizvolle Bereicherung des Clublebens, die allen Freunden Spaß macht wenn sie auch entsprechend eingebunden werden. B - 2

3 1.2 Zertifizierung Rotary Clubs, die Jugendliche im Austauschprogramm betreuen, sind an die Auflagen der Zertifizierung gebunden. Diese Auflagen, zu deren Einhaltung sich der Rotary Distrikt verpflichtet hat, sind in dieses Handbuch eingearbeitet. Sie sind unabdingbare Voraussetzung für die Teilnahme an den rotarischen Schüleraustauschprogrammen (Einzelheiten dazu vergleiche Teil A) 1.3 Verpflichtung Der Rotary Club verpflichtet sich gegenüber den Distrikt zur Durchführung festgelegter Aufgaben im Austauschprogramm. [siehe Anlage 1] 1.4 Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. Zur Festlegung der Verantwortung und zum Schutz der in den Austauschprogrammen engagierten Rotarier und sonstigen Beteiligten wurde der gemeinnützige, eingetragene Verein Rotary Jugenddienst Deutschland e. V. gegründet. Die Teilnahme am Austauschprogramm setzt die erklärte Mitgliedschaft des entsendenden Rotary Clubs im RJD e.v. voraus. Die konkreten Aufgaben der Jugenddienstbeauftragten in den Rotary Clubs bleiben hiervon unberührt. Die verantwortlichen Rotarier werden ermächtigt, Austauschverträge im Namen des Vereins abzuschließen. 1.5 Aufbewahrung und Nachweise der Unterlagen Unterlagen für einen Austausch sind für die Dauer von fünf Jahren aufzubewahren. Dazu zählen u.a. Unterlagen über die Auswahl des Outbound, Bewerbungsformular, Gespräche mit den Gasteltern, Besuch im Hause der Gasteltern, Vertrag mit Eltern/Outbound, Vertrag Club Distrikt, Ablösung von Austauschschülern, besondere Ereignisse. In der Datenbank werden die Unterlagen in My Account für 10 Jahre, die elektronische gespeicherten Bewerbungsunterlagen bis zum Ende des Austauschjahres gespeichert. Auf Anfrage müssen einzelne Unterlagen in Kopie ausländischen Distrikten zur Verfügung gestellt werden können. [Checklisten hierzu siehe Anlage 2] 1.6 Gültigkeit Die Anforderungen und Regeln gelten grundsätzlich für alle Formen des Austauschs (Jahresaustausch; Kurzaustausch mit Familienaustausch und Sommercamps. 1.7 Datenbank Eine Austausch Datenbank ermöglicht es, Schülern und ihren Eltern die Bewerbung für die Rotary Austauschprogramme leicht, schnell und leserlich zu erstellen. Jugenddienstbeauftragte brauchen keine umfangreiche Anzahl von Daten einzugeben; die Großzahl der Daten wird von den Out und Inbounds und auf der Ebene, auf der sie entstehen eingegeben. Die Handhabung ist einfach und ohne großen Zeitaufwand durchzuführen. Für die Kurzaustauschprogramme können schnell Informationen bereitgestellt werden, die die Platzierung der Bewerber erleichtern. Daten, die aufgrund der Zertifizierungsforderung durch Rotary International erforderlich sind, können schnell bereitgestellt werden. Ein Zugriff auf die Daten kann eingeräumt werden für: Bewerber für ein Austauschprogramm, Club Jugenddienstbeauftragte, Distrikt Jugenddienstbeauftragte, Multidistrikt Jugenddienstbeauftragte. Alle Teilnehmer erhalten nur Zugang zu Daten in ihrem Arbeitsbereich. Die Datenbank umfasst folgende Austauschprogramme: Jahresaustausch Long Term Exchange (LTEP) Kurzaustausch Camps (STEP:Camp) B - 3

4 Kurzaustausch Ferienaustausch (STEP:Family Family) New Generations Service Exchange (STEP:NGE) Zugänge Zur Datenbank: jugenddienst.de Zum Club Konto: Die Login Daten Mitglied und Passwort werden vom Distrikt Jugenddienst erstellt und den Clubs von dort mitgeteilt. Zu Schüler (Bewerber )Konten: Nach erfolgter Eingabe der Schülerdaten durch den Club Jugenddienst erzeugt das Programm ein E Mail an den Bewerber mit einem Link für die Schüler Zugangsdaten. 2. Outbound 2.1 Allgemeines Der Rotary Club wählt unter Einbeziehung des Distrikts Bewerber für den Austausch aus und betreut diese vor, während und nach dem Austauschjahr. Als Anhalt für die Durchführung der Auswahlgespräche wurde ein Merkblatt entwickelt. [siehe Anlage 4] 2.2 Vertrag mit Outbound und Eltern In einem Vertrag werden der Rahmen und die Möglichkeiten des Austauschprogramms vereinbart. Outbound und Eltern/Vormunde bestätigen ihre Verpflichtungen im Austauschprogramm [siehe Anlage 3] 3. Inbound 3.1 Beteiligung am Clubleben Der Aufenthalt des Austauschschülers darf nicht am Club vorbeilaufen. Der Gastschüler muss viele Kontakte zu den rotarischen Freunden erhalten, um Anschluss zu finden, Möglichkeiten zu Einladungen zu erhalten und Verbindung zur rotarischen Jugend zu bekommen. Empfehlungen: Der Austauschschüler soll regelmäßig (möglichst zweimal im Monat) an den Meetings teilnehmen Drei Meetings sollten dem Austauschschüler zumindest anteilig gewidmet werden, und zwar: in den ersten vier bis fünf Wochen zur Begrüßung und kurzen Vorstellung; nach zwei bis drei Monaten (je nach Fortschritt der Deutsch Kenntnisse, insbesondere in der Rede) zum vorbereiteten Vortrag über das Heimatland von ca. 20 Minuten; am Ende des Austauschjahres zur Verabschiedung mit Resümee des Gastschülers über seinen Aufenthalt. Falls der Schüler bei nichtrotarischen Gasteltern wohnt, sollten diese zu den vorgenannten 3 Veranstaltungen eingeladen werden Der Austauschschüler sollte zu allen "besonderen" Clubveranstaltungen eingeladen werden, z.b. Amtsübergabe Meeting, Weihnachts Meeting, Kontakttreffen u.ä.m. Zum Abschluss des Austauschjahres sollte der Club dem Gastschüler behilflich sein, eine Abschiedsparty für seine Freunde zu organisieren möglichst außerhalb der letzten Gastfamilie, da erfahrungsgemäß eine große Anzahl junger Leute hierbei zusammenkommt. 3.2 Betreuung durch die einzelnen Clubmitglieder Nicht nur die Gastfamilien sondern jeder einzelne Rotarier sollte eine Betreuungsaufgabe übernehmen. Hierfür einige Anregungen: Einladungen in die Familie am Wochenende, B - 4

5 Einladungen zu Ausflügen oder Kurzreisen, Mitnahme in andere Städte bei Geschäftsreisen, Mitnahme auf besondere Urlaubsreisen, Skifahren/Skikurs, Mitnahme zu Veranstaltungen (Konzerte/Theater/Feste) Übernahme einer Transportaufgabe (zu auswärtigen Veranstaltungen, usw.), Anbieten eines Fahrrades. Hierzu müssen die Clubmitglieder durch den Jugenddienst Beauftragten bzw. durch den Counselor/Mentor immer wieder hartnäckig angehalten werden. Bewährt hat sich, in gewissen Zeitabständen (insbesondere auch anlässlich der Meetings mit Damen) den Termin Kalender des Gastschülers herumzureichen, in den die Freunde ihre Einladung, ihr Mitreiseangebot usw. eintragen. Auch hat sich die Praxis bewährt, die einzelnen Clubfreunde nach Absprache mit dem Counselor/Mentor für einen begrenzten Zeitraum ( z.b. 2 3 Wochen) zum Paten des Inbounds zu machen, der dann die Verpflichtung hat, sich in besonderem Maße um ihn/sie zu kümmern und auch besondere Unternehmungen anzubieten. 3.3 Finanzielle Verpflichtungen Die Aufnahme eines Austauschschülers bringt in jedem Fall auch finanzielle Verpflichtungen für den Club mit sich. Die folgende Übersicht soll Anhaltspunkte zur finanziellen Beteiligung des Clubs geben. Obligatorisch: Taschengeld ca. 70 bis 100 EUR monatlich (Dauerauftrag auf das Konto des Schülers) für kleinere Ausgaben wie Porti, Fahrten in der näheren Umgebung, kleinere Verzehrpositionen bei Besuch von Lokalen mit Freunden usw. (Clubmitglieder bzw. Gastfamilien können auch anbieten, ein zusätzliches Taschengeld zu verdienen (Rasenmähen, Autowaschen, usw.)) Bei Bedarf Monats /Jahreskarte für Bahn/Bus zwischen Gast Familien und Schule Teilnehmerbeiträge für Distrikts Veranstaltungen für die Austauschschüler Alles andere ist eine freiwillige Leistung des Clubs: z.b. Zuschuss zur Deutschlandtour oder Sprachkurs bei festgestellter Bedürftigkeit. In der Regel nicht zu übernehmen sind: Prämie für die Versicherung [siehe Anlage 9] Kosten für die Kleidung Dies schließt natürlich nicht aus, dem Austauschschüler, der möglicherweise ohne die rechten Vorstellungen aus einem warmen Land bei uns in Regionen rauhen Klimas kommt, gut erhaltene entbehrliche Überkleidung, warme Schuhe, Winter Stiefel u.ä. aus dem Kreis der Club Mitglieder anzubieten. 3.4 Notgroschen (Emergency Fund) Im Begrüßungsbrief wird den Austauschschülern mitgeteilt, dass sie für finanzielle Verpflichtungen einen Notgroschen in Höhe von 300 Euro mitbringen müssen. Damit wird vermieden, dass aus einer Notsituation heraus unverhoffte Belastungen auf den Club bzw. die Gasteltern zukommen können. Es wird sehr empfohlen, diese "Kaution" zu verlangen und verzinslich zu hinterlegen. Dieser Betrag ist z. B. für folgende Eventualfälle gedacht: Zur Deckung zusätzlicher Kosten im Falle eines Abbruchs des Austauschs aus disziplinarischen Gründen oder aus gesundheitlichen Gründen (auch evtl. Unfallfolgen) durch z. B. außergewöhnliche Reisekosten, Gepäck Überstellungskosten. B - 5

6 Häufig verausgaben sich die Jugendlichen in der letzten Phase ihres Aufenthalts finanziell sehr stark. Dann ist der Kautions Betrag ein "beruhigendes Polster", aus dem noch letzte unumgängliche Kosten gedeckt werden können, wie z.b. Gebühren für Übergewicht beim Flug Gepäck, Porto für Pakete in die Heimat mit Dingen, die im Flug Gepäck beim besten Willen aller Beteiligten nicht mehr unterzubringen sind, u.ä.m. Im Normalfall erhält der Austauschschüler diesen Betrag am Ende seines Austauschjahres kurz vor seiner Abreise zurück. 3.5 Versicherungen Rotary International schreibt für alle Teilnehmer an den Austauschprogrammen eine Kranken und Haftpflichtversicherung vor und legt Minimalanforderungen fest. [Anlage 9] Inbounds in Deutschland müssen eine Kranken, Haftpflicht und Unfallversicherung bei der Hanse Merkur Versicherungsgruppe abschließen. Die Kosten gehen zu Lasten des Austauschschülers. Alle Austauschschüler sind hierauf bei ihrer Orientierung im Heimatland sowie durch unsere Multidistrikt Koordinatoren ausdrücklich aufmerksam gemacht worden! Die deutschen Distrikte haben entsprechend der Vorgaben von Rotary International gemeinsam einen Kranken, Haftpflicht und Unfall Versicherungs Vertrag für ihre Inbounds mit der Hanse Merkur Versicherungsgruppe vereinbart. Versicherer ist die Hanse Merkur Versicherungsgruppe, die Ansprechstelle ist derzeit: Generalvertretung Raimund Kampwirth Domänenstr Dortmund Tel Fax raimund.kampwirth@hansemerkur.de Inbounds werden durch die Multidistrikt Koordinatoren aufgefordert, online ihre Versicherungen (Kranken Haftpflicht und Unfallversicherung = 435 Euro Stand 2014) noch im Heimatland und zeitgerecht vor der Einreise nach Deutschland abzuschließen. [siehe Anlage 9] Die Versicherung muss spätestens am Reisetage nach Deutschland beginnen und frühestens am Tage des Eintreffens im Heimatland enden. Die Schüler sind dann von dem Augenblick an versichert, an dem sie ihr Heimatland verlassen (also auch während des Transfers) bis zu ihrer Rückkehr ins Heimatland. In vielen Fällen muss der Versicherungsabschuss beim Antrag des Visums bei den deutschen Auslandsvertretungen vorgelegt werden. Ausnahmen: Die Krankenversicherung der australischen Austauschschüler wird anerkannt. Sofern ein Sozialabkommen der Entsendeländer mit Deutschland besteht (z.b. mit den EU Ländern) wird auf Abschluss einer weiteren Krankenversicherung verzichtet. Achtung: Unabhängig davon, muss von den Inbounds eine Unfall und Haftpflichtversicherung nachgewiesen bzw. abgeschlossen werden. Austauschschüler im Kurzaustausch (Inbounds) aus Ländern, für die eine Visumspflicht nach Deutschland besteht, haben für die Visumserteilung eine Krankenversicherung in der Mindesthöhe von nachzuweisen. Um die rotarischen Mindestdeckungen zu erreichen, ist der Abschluss einer zusätzlichen Krankenversicherung über die Hanse Merkur für den Kurzzeitaufenthalt durch den Gastclub/ distrikt verpflichtend Deutsch Kenntnisse Es sollen "Grundkenntnisse" der Sprache des Gastlandes vorhanden sein. Diese muss sich der Austauschschüler notfalls in seinem Heimatland vor Abreise aneignen. Er muss sich im Gastland aus eigenem Antrieb um das weitere Erlernen der Sprache des Gastlandes bemühen. Als eine von vielen Möglichkeiten zur Erlangung von deutschen Sprachkenntnissen soll der Inbound auf den online basierten Sprachkurs Rosetta Stone hingewiesen werden. B - 6

7 Die Gasteltern sollten soweit möglich die Bemühung des Gastkindes unterstützen und anregen (durch intensive Gespräche, wohlwollendes Korrigieren, Material für autodidaktisches Lernen). Falsch ist es, wenn Gasteltern oder deren Kinder versuchen ihre Englisch Kenntnisse durch Gespräche mit dem Gastkind zu perfektionieren. Es ist Aufgabe des gastgebenden Clubs, den Schüler bei Bedarf neben dem Schulbesuch zur Teilnahme an einem separaten Deutsch Kurs bzw. Nachhilfe zu verpflichten und dieses zu arrangieren. Die Maßnahme ist, wenn möglich, finanziell schonend zu gestalten (Sprachlehrer unter den Club Mitgliedern bzw. Gönnern des RC; Nachhilfe durch Schüler der Kollegstufe). Soweit Kosten anfallen, werden diese normalerweise zu mindest teilweise vom Schüler bzw. dessen Eltern getragen. Dies wird den Schülern/Eltern vor Austauschbeginn mitgeteilt. Bei einer Weigerung des Schülers, Deutsch zu lernen, kann über den Abbruch des Aufenthalts nachgedacht und in krassen Fällen auch vollzogen werden. 3.7 Schulbesuch Der einjährige "Rotary Youth Exchange" ist ein Schüleraustausch! Daher ist der Aufenthalt für die Inbounds ein Schuljahr! Der Schulbesuch im Gastland ist also Pflicht. Das gilt auch dann, wenn der Austauschschüler die Schule in seinem Heimatland bereits beendet hat. Als Schulform kommt zwar in den meisten Fällen das Gymnasium (auch Wirtschafts Gymnasium, Technisches Gymnasium) in Frage. Je nach Alter und Vorbildung des Austauschschülers kann jedoch auch sehr wohl eine andere Schulform die bessere Schulart sein Der Counselor/Mentor stimmt mit der Schulleitung ab, in welche Klasse der Austauschschüler eingeordnet wird und ob er unter Auslassung ungeeigneter Fächer (evtl. Sprachproblem) an anderen Fächern möglicherweise in einer anderen Klasse teilnimmt. Der Austauschschüler hat grundsätzlich die Hausaufgaben zu machen und an den Prüfungen/ Klassenarbeiten teilzunehmen. Es sind von ihm (unter Berücksichtigung eventueller anfänglicher Sprachschwierigkeiten) angemessene Leistungen zu erwarten. Der Austauschschüler sollte an Klassenfahrten/Studienfahrten seiner Klasse teilnehmen, sofern es seine finanzielle Situation (ggf. mit freiwilliger Unterstützung durch den Club) erlaubt. 3.8 Reisen Das Austausch Jahr ist ein Schuljahr und nicht etwa ein "Europa Sight Seeing Jahr", auch wenn viele der ausländischen Austauschschüler mit der Vorstellung kommen, ganz Europa sehen zu wollen (was mitunter auch noch durch die Eltern unterstützt wird). Von einer Großzahl deutscher Distrikte werden Reisen für Inbounds organisiert (z. B. Deutschlandreise, Berlinreise, Euro Tour). Freie Plätze werden jeweils Inbounds aus anderen Distrikten angeboten. Die Clubs sollten hierbei Sorge tragen, dass ein Inbound nicht an zu vielen Reisen teilnimmt. Einzel Reisen bzw. auch Reisen in Austauschschüler Gruppen oder mit (Schul ) Freunden in eigener Regie sind grundsätzlich nicht erlaubt. In begründeten Einzelfällen kann vom Einzel Reiseverbot abgewichen werden. Am Zielort muss Empfang und Betreuung durch eine dem Club/Counselor hinreichend bekannte vertrauenswürdige Person bzw. Institution gewährleistet sein. Diese Reisen dürfen nur während der Schulferien erlaubt werden. Für alle Reisen muss vorher eine Reiseerlaubnis (Brief oder Fax, kein ) vorliegen. Reiseroute und Details müssen den genehmigenden Personen bekannt sein. Die folgenden Personen müssen ihre Zustimmung geben: Club/Counselor, die leiblichen Eltern, die Gasteltern, der entsendende Club und Distrikt. [siehe Anlage 8] Fahrten ohne Übernachtung in die nähere Region (ca. 30 km Umkreis) fallen nicht unter die Beschränkung, wenn mindestens die Gasteltern ihr Einverständnis gegeben haben. B - 7

8 3.9 Konsequenzen bei Regelverstößen, Abbruch des Aufenthalts Regeln Die Austauschschüler müssen die Gesetze des Gastlandes einhalten. Die Austauschschüler müssen regelmäßig zur Schule gehen. Die Austauschschüler müssen die Regeln der Gastfamilie und des Gast Distriktes/ Clubs einhalten. Den Austauschschülern ist nicht erlaubt, motorisierte Fahrzeuge selbst zu fahren (Es ist damit auch nicht erlaubt, im Gastland einen Führerschein zu erwerben), auf eigene Faust zu verreisen, unerlaubt Alkohol zu konsumieren (hier gilt: einmal mit harten Alkoholika erwischt, führt zu einer Verwarnung, der Wiederholungsfall führt zu Konsequenzen), Drogengenuss (führt ohne weitere Verwarnungen sofort zu Konsequenzen), Dating, sexuelle Beziehungen Die Austauschschüler haben im Rahmen ihrer Bewerbung die Regeln zur Kenntnis genommen, akzeptiert und dieses durch Unterschrift bestätigt. Bei Verstößen gegen die Regeln kann sich der Austausch Schüler nicht auf "Sonderregelungen" bzw. "Sondergenehmigungen" seitens seiner Eltern berufen, selbst dann nicht, wenn er solche schriftlich vorlegt. Derartige "Ausnahmewünsche" seitens der Eltern gelten nicht. Die Eltern haben per Release Formblatt ihre elterliche Verantwortung und Weisungsbefugnis (mit Ausnahme der Entscheidung in schwerwiegenderen medizinischen Fragen) für die Zeit des Aufenthalts hier an den gastgebenden RC, vertreten durch seinen Präsidenten und den Vorstand, übertragen Auch bei Überschreiten der Volljährigkeitsgrenze, wann auch immer sie nach welchem nationalen Recht eintritt, behält Rotary die Entscheidungs und Weisungsbefugnis Maßnahmen: Der Club kann bei Verstoß gegen die oben genannten Austauschregeln und in anderen begründeten Fällen (bei Gesetzesbrüchen, Ungehorsam, Fernbleiben von der Schule, unerlaubter Entfernung, mangelnder Wille zur Integration in die gastgebenden Familien, mangelnder Wille, Deutsch zu lernen, usw.) den Abbruch des Austausches einleiten; der Distrikt trifft die endgültige Entscheidung. Der Abbruch bedeutet die Entlassung aus der Obhut Rotarys und in aller Regel die Rücksendung in das Heimatland Achtung! Der Austausch ist ein Rotary Programm, bei dem es nicht um eine Adressen Vermittlung gegangen ist. Vielmehr sind Rotary und die befassten Rotary Clubs auf beiden Seiten voll verantwortliche Träger des Austauschs. Deshalb ist vor jedem Abbruch des Aufenthalts auch dann, wenn dieser aus einer wohl begründeten Entscheidung der Gastfamilie heraus auf deren Wunsch hin erfolgt zuerst der rotarische Instanzenweg einzuschalten! Das bedeutet, es ist unbedingt mit dem Club Jugendbeauftragten und über diesen mit dem Distrikts Jugenddienstbeauftragten und weiter mit dem für das Herkunftsland zuständigen Austauschleiter Kontakt aufzunehmen, um Rotary im Heimatland ebenfalls einzuschalten. Die letztendlich Entscheidung trifft der Distrikt im Benehmen mit dem Club. Es ist nicht zulässig, dass der Schüler vom gastgebenden Club in ein Flugzeug gesetzt wird, ohne dass der entsendende Distrikt und die leiblichen Eltern vorher informiert sind und mit diesen die Situation besprochen worden ist! 3.10 Besuch durch die Eltern RI Regel: Besuche durch die Eltern sind unerwünscht. Falls ein Besuch jedoch trotzdem stattfinden soll, bitte vorher Rücksprache mit dem Distrikt nehmen. Reisen mit den Eltern ist nur während der Schulferien möglich. B - 8

9 Die Eltern übernehmen keinesfalls für die Zeit ihres Aufenthalts wieder die elterlichen Befugnisse; diese verbleiben vielmehr beim Gast Club. Der Austausch Schüler steht für seine Eltern nicht als "Touristen Führer" zu einer Deutschland o der Europa Reise zur Verfügung, zumindest nicht zu Zeiten, in denen er Schulpflichten bzw. rotarischen Pflichten nachzukommen hat. Wenn Eltern des Austausch Schülers in das Gastland kommen, sind die momentanen Gast Eltern und der Gast Club nicht verpflichtet, sich um Beherbergung und um Planung und Begleitung bei touristischen Aktivitäten zu kümmern. Wenn sie es doch tun, ist das eine nette Geste, sollte aber durchaus auch als solche deutlich gemacht und nicht als Selbstverständlichkeit hingestellt werden Risikomanagement Jeder Inbound erhält eine Liste mir Telefonnummern und Adressen, bei denen er schnell Hilfe erhalten kann. Dazu gehören u.a. die Jugenddienstbeauftragten im Distrikt und Club, der Counselor/Mentor, die örtlichen Hilfeeinrichtungen einschließlich der Polizei. Zu einer schnellen und richtigen Reaktion in Risikosituationen sollen rechtzeitig Überlegungen angestellt und Pläne vorbereitet sein. Die beigefügten grundsätzlichen Überlegungen sollen eine Hilfestellung dazu sein. [siehe Anlage 7] 4. Counselor/Mentor 4.1 Grundsätzliches Für jeden Austauschschüler muss sich ein Clubmitglied bzw. der/die Partner(in) eines Club Mitglieds als Counselor/Mentor zur Verfügung stellen. Es darf nicht der Jugenddienstbeauftragte sein. Rotary International verlangt, dass der Counselor/Mentor nicht gleichzeitig ein Mitglied der Gast Familie(n) ist. Der Counselor/Mentor ist in erster Linie der unmittelbare persönliche Ansprechpartner des Austauschschülers für alle Belange des Aufenthaltes. Er soll ihm Berater sein und bei der Organisation seines Lebens im Gastland helfen. Der Gastschüler muss den Counselor/Mentor auch bei allen auftauchenden Problemen, z.b. mit der Gastfamilie, in der Schule usw. ansprechen können. Der Counselor/Mentor hat deshalb das Befinden des Schülers und den Ablauf des Aufenthaltes zu beobachten und muss vor allem von sich aus Kontakt zu dem Austauschschüler halten. Er übt andererseits die Autorität aus, die zur Einhaltung der Regeln des Austausches erforderlich ist und achtet darauf, dass die Verbots "Essentials" nicht verletzt werden. Der Counselor/Mentor ist darüber hinaus Verbindungsmann, Vermittler und Koordinator zwischen Austauschschüler und Distrikt, Club, Gastfamilie, Schule, Öffentlichkeit und Institutionen. 4.2 Verbindungs, Koordinations und Vermittlungsaufgaben des Counselors/Mentors Zu den Aufgaben gehören u.a: Im Club: Einladungen zu Clubveranstaltungen; Betreuung durch Clubmitglieder; Abwicklung der finanziellen Dinge. Im Distrikt: Regelung der Teilnahme an Distrikts Veranstaltungen; Kontakt zum Distrikts Jugendleiter, eigene Teilnahme am Orientierungstreffen. In der Gastfamilie: Hilfe und Beratung bei Problemen; Verbindung zu Rotary; Regelung des Wechsels von einer Familie zur anderen; gelegentliche Anfrage, ob alles gut läuft. B - 9

10 In der Schule: Einschulung in die richtige Schulklasse; gelegentliche Rückfrage bei Lehrern, ob der Austauschschüler im Unterricht mitkommt; Gespräch mit Lehrern bei Kontaktschwierigkeiten Bei Institutionen: Einrichtung eines Kontos für den Austauschschüler; Anmeldung bei der Ausländerbehörde; Abschluss der Krankenversicherung Einzelheiten zu den Aufgaben [siehe Anlage 5] 4.3 Zusammenfassung Der Counselor/Mentor hat kein nur nominelles Amt. Er kann durch sein Wirken wesentlich dazu beitragen, dass die Austauschschüler ein erfolgreiches und erfülltes Jahr bei uns verbringen, dass Gastfamilien die Aufnahme des Kindes nicht als Belastung sondern als Bereicherung empfinden und sich gerne wieder zur Verfügung stellen, dass das Clubleben beflügelt wird und jugendlichen Schwung erfährt und dass fortwährendes Interesse für neue Austauschschüler geweckt wird. Der Counselor/Mentor stimmt sich in seinen Aktivitäten eng mit dem Vorstand seines Clubs und dem Jugenddienstbeauftragten sowie den Gasteltern ab. 5. Gastfamilien (Host Families) 5.1. Allgemeines Der Austausch ruht auf drei Säulen: dem Rotary Club, der Schule und den Gasteltern. Die Säule Gasteltern muss die größte Kraft tragen. Daher kommt der Auswahl und die Schulung der Gasteltern höchste Priorität zu. RI Regel: Für den Austauschschüler sollen mindestens 3, möglichst 4 Gastfamilien ausgesucht werden, bei denen er jeweils 3 4 Monate lebt. Dazu werden geeignete und überprüfte Gastfamilien ausgewählt. Insbesondere die erste gastgebende Familie sollte möglichst eine austauscherfahrene (rotarische) Familie sein. Außerdem sollte es eine Familie sein, in der ein intensives Familienleben gegeben ist und in der der Gastschüler viel Ansprache findet (und dies nicht ausschließlich im regionalen Dialekt), damit er möglichst schnell die deutsche Sprache erlernen und üben kann. Die Aufnahme eines Inbounds darf nicht gegen den Willen der Gastfamilie forciert werden. 5.2 Auswahl der Gasteltern In Interviews im Hause der Gasteltern und mit allen im gleichen Haushalt der Familie lebenden erwachsenen Mitgliedern der Familie müssen sich die Beauftragten des Rotary Clubs ein umfassendes Bild über die zukünftigen Gasteltern machen. Alle Elternteile müssen bereit und in der Lage sein, ein Austauschkind zu betreuen. Neben der Qualifikation und einem guten Leumund müssen auch die materiellen Möglichkeiten gegeben sein. Die gleichen Anforderungen gelten für alle Gasteltern eines Austauschschülers. Vor den Interviews muss ein von den zukünftigen Gasteltern ausgefüllter Informationsbogen vorliegen. Dieser ist bereits auch Bestandteil der Bewerbungsunterlagen des Outbounds, muss jedoch auch von den weiteren Gasteltern vorgelegt werden. B - 10

11 Siehe Teil D Gasteltern Als Hilfestellung für die Interviews dient der beigefügte Fragebogen. Der Fragenumfang kann und sollte entsprechend der Gesprächsergebnissee erweitert werden. Nein Antworten schließen nicht unbedingt von der Gastelternschaft aus, sie müssen vom Interviewer bewertet werden. [siehe Anlage 6] Informationen zu den Aufgaben der Gasteltern sind zusammengefasst im LEITFADEN FÜR GASTFAMILIEN (Teil D) B - 11

12 Anlage 1 Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. Distrikte & Jugendaustauschprogramm der deutschen Distrikte 2 Ausfertigungen: Aufgaben für einen Rotary Club zur Teilnahme am Rotary Schüler Jahresaustauschprogramm 1. Ausfertigung für Rotary Club 2. Ausfertigung für Rotary Distrikt Rotary Club:. Distrikt: A. Allgemein Die allgemeinen Grundlagen, die Programmbeschreibung und Besonderheiten des Rotary Schüler Jahresaustauschs sind im Programmhandbuch (Kapitel A) beschrieben. Diese Informationen sind uns bekannt und werden in unserem Rotary Club für das Austauschprogramm angewendet. B. Die Organisation des Rotary Schüler Jahresaustauschs 1. Der Träger des Austausches für Jugendliche aus Deutschland ist der Verein Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. vertreten durch den deutschen Rotary Club. Der Rotary Club nominiert einen Bewerber für den Jahresaustausch. Mit der Nominierung bestätigt der Rotary Club die Eignung des Jugendlichen für den Austausch und erklärt sich gleichzeitig bereit, einen ausländischen Schüler für den Jahresaustausch in dem Zeitraum aufzunehmen und zu betreuen, in dem der deutsche Schüler seinen Jahresaustausch im Ausland verbringt. Die Nationalität des aufzunehmenden Gastschülers muss nicht notwendigerweise der Nationalität des Landes entsprechen, in dem der nominierte deutsche Schüler seinen Austausch verbringt. Die Betreuung der deutschen bzw. der ausländischen Austauschschüler wird je einem Mitglied des Rotary Clubs übertragen. 2. Die Beauftragten im Rotary Distrikt unterstützen die Rotary Clubs in der Planung und Durchführung des Austauchprogramms. Dies geschieht insbesondere durch die Information und Schulung der Club Jugenddienstbeauftragten und Counselors/Mentors, die Einplanung deutscher Bewerber für Austauschländer, durch die Schulung von Bewerbern und deren Eltern für das Austauschjahr (Orientation), durch die Schulung der ausländischen Austauschschüler für ihren Aufenthalt in Deutschland und die Besonderheiten des gastgebenden, deutschen Distrikts, durch die Orientierung der Gasteltern und durch die Organisation und Durchführung von besonderen Veranstaltungen für deutsche und ausländische Austauschschüler, einschließlich zurückgekehrter Austauschschüler. C. Die Auswahl der deutschen Austauschschüler (Outbounds) Wir melden als Bewerber/in für den Jahresaustausch im Schuljahr an. Mit dem 'Sponsoring Rotary Clubs's Endorsement' auf der Seite 1 der Bewerbung (Application) bestätigen wir die Eignung des/der Schülers/in in Hinsicht auf schulische Leistungen, auch außerschulische Interessen, persönliche Motivation, Ausstrahlung und Auftreten. Wir halten unsere/n Kandidaten/in für gut geeignet, Rotary und die Heimat im Gastland zu vertreten. Der Wunsch zur Teilnahme am Austausch geht vom Jugendlichen aus. Die Eignung wurde in mehreren Interviews durch Beauftragte des Rotary Clubs festgestellt. Eignungskriterien (siehe Anlage Auswahl Outbounds ) haben wir zugrunde gelegt. Während des Austauschjahres halten wir einen ständigen Kontakt zu unserem Outbound. Wir schlagen folgende Zielländer in Priorität vor (nur ein englischsprachiges Land): B - 12

13 D. Fürsorge für den Inbound Mit der Nominierung eines Outbounds verpflichten wir uns, einen Inbound aufzunehmen. Der Inbound ist Gast unseres Rotary Clubs, den wir nach besten Kräften betreuen und versorgen. Wir sorgen im Rahmen unserer Möglichkeiten für sein allgemeines Wohlergehen während des Aufenthalts in Deutschland. Insbesondere in schwierigen Lagen und Problemsituationen werden wir den Inbound unterstützen. Dabei wenden wir das vorgegebene Schema zur Problemlösung und, sofern notwendig, die Vorgaben zum Risikomanagement an. Die Austauschregeln sind uns bekannt und werden von uns angewendet. Jeder Inbound: erhält ein monatliches Taschengeld in Höhe von Euro... zur Deckung eines Teils der persönlichen Bedürfnisse. Die Höhe wird durch unseren Rotary Club festgelegt, die allgemeine Höhe des Taschengeldes im Distrikt werden wir berücksichtigen. erhält eine Liste der privaten und öffentlichen Einrichtungen unseres Gebietes, bei denen Jugendliche Hilfe im Gefahrenfall erhalten können (eingeschlossen Hilfe bei Vergewaltigung, Suchtvorbeugung und bekämpfung, Selbsttötungsversuch) erhält eine Liste mit mindestens drei Namen oder Kontaktadressen, bei denen er in allen Fällen Hilfe und Unterstützung bekommen können. Diese Personen müssen sowohl Männer wie Frauen und nicht miteinander verwandt sein, sie müssen unabhängig vom Counselor/Mentor und den Gasteltern sein. E. Auswahl von Gasteltern Als Gasteltern stehen für den Inbound die folgenden Familien zur Verfügung: ggfs. 4 Mindestens zwei Gasteltern müssen bei Angabe der Bewerbung des Outbounds feststehen (und hier eingetragen sein), die restlichen Familien müssen bei Erstellung der Guarantee Form feststehen. Wir haben Gasteltern mit großer Sorgfalt ausgewählt. Sie sind aufgrund der Familienstruktur, der Persönlichkeiten beider Elternteile in der Lage und Willens, eine/n Schüler/in aufzunehmen. Die Auswahl geschah durch zwei Rotarier aufgrund der Selbstauskunft und verschiedener Gespräche/Interviews im Hause der Gasteltern. Ständig im Haus lebende erwachsene Personen wurden in die Gespräche einbezogen. Es wurde festgestellt, dass einer Aufnahme des Inbound in die Familie nichts entgegensteht. Zugrunde gelegt wurden u.a. die Fragen aus der Anlage: Fragebogen für Gasteltern. Dieses Auswahlverfahren wenden wir auch für Gasteltern an, deren Kind nicht am Austauschprogramm teilnimmt. Alle Gasteltern: sind mit den Regeln des Austauschprogramms und den zu übernehmenden Aufgaben vertraut und bereit, diese anzuwenden; verfügen über einen guten Leumund; sind bereit, an den Orientations zur Schulung für diese Aufgabe teilzunehmen; sind bereit, mit den Beauftragten des Rotary Clubs und der Schule bei der Betreuung des Inbound zusammenzuarbeiten. F. Auswahl des Counselors/Mentors Für den Inbound wird als Counselor/Mentor benannt. Der/die Rotarier/in betreut nur einen Inbound und ist nicht verwandt mit einer der Gastfamilien. Der Counselor/Mentor ebenso wie der Jugenddienstbeauftragte: sind mit den Regeln des Austauschprogramms und den zu übernehmenden Aufgaben vertraut und bereit, diese anzuwenden; B - 13

14 verfügen über einen guten Leumund und bestätigen, nie wegen Verstoßes gegen StGB 174 (Sexueller Missbrauch von Schutzbefohlenen), 176 (Sexueller Missbrauch von Kindern), 177 (Sexuelle Nötigung, Vergewaltigung), 182 (Sexueller Missbrauch von Jugendlichen) oder 184 (Verbreitung pornographischer Schriften) verurteilt worden zu sein oder ein diesbezügliches Verfahren anhängig ist; sind bereit, an den Veranstaltungen des Distrikts zur Schulung für diese Aufgabe teilzunehmen; sind bereit, mit den Gasteltern und der Schule bei der Betreuung des Inbound zusammenzuarbeiten. G. Auswahl der Schule Für den Inbound wählen wir eine öffentliche Schule aus, deren Anforderungen seinem Lebensalter, seinen akademischen Leistungen, seinen Sprachfertigkeiten entsprechen. Der Counselor/Mentor hält während des Austauschjahres ständigen Kontakt mit der Schule und unterstützt den Inbound bei eventuell auftretenden Problemen. H. Risikomanagement Rotarier und deren Beauftragte sind bei der Betreuung des Inbound bemüht, Schaden, eingeschlossen Missbrauch und Rücksichtslosigkeit, von den Schülern abzuwenden bzw. dessen Risiko zu minimieren. Die Jugendlichen sollen am Ende des Austauschaufenthaltes gesund und wohlbehalten nach Hause zurückkehren. Maßnahmen zur Verhinderung bzw. zur Reaktion auf auftretende Probleme planen wir anhand der Verfahren zum Risikomanagement (siehe Teil A, Kap. 8) I. Des Weiteren stimmen wir den folgenden Vorgaben zu: Eigene Unterlagen zur Förderung und Unterstützung des Austauschprogramms, eingeschlossen Werbematerial und Broschüren, Bewerbungsformulare, Links zu Internetseiten, etc. werden mit dem Distrikt abgestimmt. Das Austauschprogramm wird entsprechend der Richtlinien des Programmhandbuchs durchgeführt. Dem Besuch der Gastfamilien vor und während des Austauschjahres und dem ständigem Kontakt durch Jugenddienstbeauftragte des Rotary Clubs, um Probleme zu erkennen. Der Beachtung der Maßnahmen bei Kenntnis von Missbrauch oder Belästigung von Austauschschülern (siehe Kapitel A 9) Dem Verbot, Inbounds außerhalb des Distrikts und des Rahmens des Distrikt Austauschprogramms unterzubringen. Dem Erstellen eines Notfallplanes zur Unterbringung eines Schülers bei vorher ausgewählten und überprüften Gastfamilien. Der Teilnahme des Jugenddienstbeauftragten und der Counselors an einer jährlichen Informationsveranstaltung zum Risikomanagement und zu Maßnahmen zur Verhinderung von physischem, sexuellem, emotionalem Missbrauch oder Belästigung. Der Teilnahme von Gastfamilien, Inbound und Outbound und ihren Eltern bzw. Vormunden an den Orientations für das Austauschprogramm, einschließlich Orientations zum Risikomanagement und zur Verhütung sexuellen Missbrauchs oder Belästigung. Der Beachtung von RI Richtlinien zur Erstellung von Internet Seiten und Benutzung von Rotary Emblemen. Der unverzüglichen Meldung aller schwerwiegenden Ereignisse (Unfälle, Verbrechen, Abbrüche des Austauschs, Todesfälle) unmittelbar an den Distrikt. J. Wahrnehmung von Aufgaben im Rahmen des RJD e.v. Präsident und Jugenddienstbeauftragter sind ermächtigt, auf der Grundlage der Satzung und des Programmhandbuchs im Namen des Vereins Absprachen zu treffen sowie Verträge zur Auswahl und Nominierung von deutschen Austauschschülern (Outbounds), zur Auswahl und Schulung von Gasteltern und Counselors und zur Aufnahme und Betreuung von ausländischen Austauschschülern (Inbounds) abzuschließen. Der Rotary Club muss Mitglied in RJD e.v. sein. Die Beauftragten unterschreiben in ihrem Amt mit dem Zusatz: Im Auftrag des RJD e.v..... Ort, Datum Unterschriften: Präsident Jugenddienstbeauftragter Counselor/Mentor B - 14

15 Anlage 2 Checklisten Outbound Vorname/Name:.... Gastland:. Gast Distrikt: Aufgabe/Maßnahme Erstes formloses Bewerbungsgespräch Anlage einer Durchlaufakte Besuch im Haus des Bewerbers (2 Rotarier), Gespräch mit den Eltern: Austausch Grundlagen, Kosten, Regeln, Ablauf, unterstützen sie die Bewerbung? (Kurznotiz über Gespräch in Durchlaufakte) Auswahlgespräch; Bewerber akzeptiert? ja/nein Anlage des online Kontos in der Datenbank: jugenddienst.de/ E Mail mit Anhang Checkliste Austausch und Vertrag_RC_Distrikt erhalten Information Bewerber/Eltern über Vorbereitungs / Orientation Programm Unterstützung des Bewerbers beim Erstellen der Bewerbung; Überprüfung der Unterschriften und Vollständigkeit der Formblätter extraforms ; ggfs selbst hochladen Nach Abschluss: Überprüfung der Bewerbung auf Vollständigkeit (alle Unterschriften) Ggf. Übernahme der Papierform der Bewerbung (1 Exemplar für den Club; Distriktsexemplare gem. Anforderung, da der Versand der Bewerbung in PDF Form geschieht) Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Application) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte Vertrag zwischen Eltern/Bewerber und Club korrekt (Sponsor Club Student Agreement)? 1 Exempl. in Durchlaufakte Vertrag_RC_Distrikt an Distrikt geschickt Unterstützung des Outbounds bei den Austauschvorbereitungen Einladung des Outbounds zu Rotary Meetings Banner Übergabe & Verabschiedung vor Abreise Kontakt zum Outbound im Ausland alle 2 Monate; Kurzberichte anfordern, kurze Rückmail; Kontrolle; Prüfen des Datenbank Bewerberkontos My Account auf Aktualität Bei sich abzeichnenden Problemen frühzeitige Einbindung des Outbound Koordinators des Distriktes; aktenkundige Dokumentation von Schriftverkehr und getroffenen Entscheidungen Einladung nach Rückkehr; Vortrag über Austauschjahr Anlage bzw. Aufnahme in die Alumni Akte; Hinweis auf Mitgliedschaft bei Rotex und Rotaract erledigt, Handz. Datum B - 15

16 Inbound Vorname/Name:..... Heimatland: Heimat Distrikt: Aufgabe/Maßnahme Anlage einer Durchlaufakte pro Inbound Beauftragung eines Counselors/Mentors pro Inbound: ein/e Rotarier/in bzw. dessen/deren Partner/in (nicht Jugenddienstbeauftragter, nicht Präsident, nicht Mitglied einer Gastfamilie) Name des Counselors/Mentors: erledigt, Handz. Datum Suche und Screening Gastfamilie 1. (Besuch im Haus der Gasteltern, Informations /Auswahlgespräch; Kurznotiz ablegen; ist Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Application) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte) Suche und Screening Gastfamilie 2. (Besuch im Haus der Gasteltern, Informations /Auswahlgespräch; Kurznotiz ablegen; ist Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Application) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte) Suche und Screening Gastfamilie 3. (Besuch im Haus der Gasteltern, Informations /Auswahlgespräch; Kurznotiz ablegen; ist Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Application) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte) Auswahl der Schule; Anmeldung und Kontakt mit Betreuungslehrer aufnehmen Guarantee Form (S. 2) ausfüllen (ausfüllbares pdf Formular im Download Center jd.de ); 2 Exemplare zurück an Distrikt Teilnahme von Counselor/Mentor und Gasteltern an Schulungsveranstaltung des Distrikts sicherstellen Planungs und Informationsgespräch gemeinsam mit allen Gastfamilien ; Festlegung des Familienwechsels, Regeln, Reise Regeln, Student Protection Policy Verpflichtung; Notiz ablegen Plan zur schnellen und richtigen Reaktion in Notsituationen erstellen; Absprache mit Gasteltern über Maßnahmen in Krisen /Konfliktsituationen; Einbindung Counselor/Mentor, Vorstand, Distrikt (unbedingt beachten: eventl. Entscheidung über Early Return liegt immer bei dem Distrikt! Gelbe Karte vorher zwingend! Aktenkundige Dokumentation von Schriftverkehr und Entscheidungen Einrichtung eines Bankkontos für Taschengeld, 1. Einzahlung vornehmen (empfohlen /Monat ) Kranken /Haftpflicht Versicherung (Regel bei Hanse Merkur abgeschlossen) prüfen; werden vor Einreise online abgeschlossen Planung der regelmäßigen Teilnahme am Clubleben; zusätzl. Unternehmungen Begrüßung Inbound (Flughafen?), Vorstellung im Rotary Club Teilnahme an Inbound Orientation(s) sicherstellen Inbound Konto My Acount in der Datenbank: prüfen und regelmäßig pflegen lassen Hat Inbound die Emergency Card mit Notfalladressen, telefonnummern? Anmeldung Ausländeramt sicherstellen (hierzu: Erklärung RJD für Ausländeramt!) Reisebeschränkungen beachten; nur möglich mit Rotary, Schule, Gasteltern, Verein; Zustimmung der Eltern u. des H Distrikts erforderlich (Formblatt im Download Center) B - 16

17 Besuchswunsch der Eltern kritisch beurteilen; grundsätzlich nur im letzten Quartal möglich; Inbound darf dadurch nicht von Schule freigestellt werden Annahme Emergency Fund (300, ) auf ein Sparkonto, Quittung, Datum Annahme Pass und Ticket ( durch Jugenddienst oder Counselor) Quittung, Datum Planung: Geburtstag, Weihnachten, Ostern, etc; Geschenk? Dank an Gastfamilien für Aufnahme u. Betreuung am Ende des Austauschjahres Organisation der Verabschiedung durch den Club Abmeldung Ausländeramt Auflösung Bankkonto B - 17

18 ANLAGE 3 ROTARY JUGENDDEINST DEUTSCHLAND E. V. Distrikte & Jugendaustauschprogramm der deutschen Distrikte Ziele, Zweck und vom Bewerber/Eltern anzuerkennende Besonderheiten und Grenzen des Rotary Schüler Jahresaustauschs Vorname/Name des/r Bewerbers/in:... Anschrift:... Entsendender deutscher Rotary Club:...Distrikt:... A. Programmbeschreibung Rotary International ist eine weltumspannende Vereinigung von geschäfts und berufstätigen Menschen, die sich als Einzelne und als Gemeinschaft dem Ideal des Dienens verpflichtet fühlen. Aus einem der Ziele Rotarys, dem aktiven Eintreten für Frieden und Verständigung unter den Völkern, wurde ein Austauschprogramm entwickelt, das Jugendlichen den Aufenthalt in einem anderen Land für einen vorher festgelegten Zeitraum ermöglicht. Rotary International ist keine Austauschorganisation. Das Engagement der Rotarier zur Organisation und Planung der Austausche geschieht ehrenamtlich. Das Austauschprogramm ist nicht ausgerichtet auf finanziellen Gewinn für einzelne Rotarier, für rotarische Institutionen oder für ggf. bei der Durchführung des Austauschs helfende Personen bzw. Institutionen. Durch die betreuenden Rotarier und die Gasteltern wird eine uneigennützige Leistung erbracht. Der Jahresaustausch gibt Jugendlichen die Möglichkeit, ein fremdes Land, seine Bevölkerung und Lebensgewohnheiten und seine Kultur kennenzulernen. Von den Jugendlichen wird eine eigene hohe Verpflichtung erwartet. Sie müssen aktiv an der Gestaltung des Austauschs mitwirken. Als Botschafter ihres entsendenden Rotary Clubs und ihres Heimatlandes werden von ihnen ein beispielgebendes, altersgemäßes Verhalten, die Anerkennung und Einhaltung des Austauschregelwerks und eine sachliche Information über ihr Heimatland erwartet. 1. Teilnehmen am Jahresaustausch aus Deutschland können Jungen und Mädchen im Alter von 16 bis 18 Jahren. (Die Altersangaben beziehen sich auf den Beginn des Austauschjahres, in der Regel auf den 1. August. Das 19. Lebensjahr darf noch nicht begonnen haben. Abweichungen vom Regelalter müssen gesondert abgesprochen werden.) Ausländische Rotary Distrikte können die Altersspanne für ihre Teilnehmer anders festsetzen. Zum Austauschbeginn muss die 10. Schulklasse erfolgreich abgeschlossen sein. Nach Rückkehr vom Austauschjahr muss der Schulbesuch fortgesetzt werden. Die Mitgliedschaft eines/beider Elternteile in einem Rotary Club ist ohne Einfluss auf die Zulassung zum Austausch. 2. Ein Anspruch an Rotary International auf Vermittlung eines Austauschs, auf ein bestimmtes Gastland bzw. eine Region, bestimmte gastgebende Familie und deren Lebensstandard, eine bestimmte Schule, Reisemöglichkeiten im Gastland, Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen besteht nicht. 3. Ein Schwerpunkt des Jahresaustauschs ist die Kulturerfahrung. Die Schüler (Der Begriff Schüler umfasst immer sowohl Schüler wie auch Schülerinnen) müssen in ihrem Gastland regelmäßig eine von ihrem gastgebenden Rotary Club bestimmte Schule besuchen. Ein Anspruch auf das Erlangen von Examina, Graduierungen oder Diplomen besteht nicht. Ebenso kann der Austausch nicht als bloße Sprachschule verstanden werden. 4. Das Austauschjahr ist identisch mit dem Schuljahr in Deutschland. Der Austausch beginnt im Juli bzw. August eines Jahres und endet in der Regel nach 11 Monaten im Juni/Juli des Folgejahres. Maximal kann ein Austauschjahr 364 Tage dauern. In aufnehmenden Ländern, deren Schuljahr dem Kalenderjahr entspricht, beginnt der Austausch entsprechend in der zweiten Hälfte dieses Schuljahres. 5. Die Jugendlichen müssen zum Austauschbeginn auf direktem Wege bis zu dem Flughafen reisen, der vom gastgebenden Rotary Distrikt gefordert wird. Am Ende des Austauschjahres müssen die Jugendlichen auf direktem Wege vom Wohnort ihrer Gastgeber zum Wohnort der Eltern reisen. Schließt der Austauschschüler am Ende des Aus B - 18

19 tauschjahres eine gemeinsame (Urlaubs )Reise zusammen mit seinen leiblichen Eltern an, so endet der Jahresaustausch mit dem Tage des Beginns der gemeinsamen Unternehmungen. B. Die Organisation des Rotary Schüler Jahresaustauschs 1. Der Träger des Austausches für Jugendliche aus Deutschland ist der Verein Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. vertreten durch den deutschen Rotary Club. Der Rotary Club nominiert einen Bewerber für den Jahresaustausch. Mit der Nominierung bestätigt der Rotary Club die Eignung des Jugendlichen für den Austausch und erklärt sich gleichzeitig bereit, einen ausländischen Schüler für den Jahresaustausch in dem Zeitraum aufzunehmen und zu betreuen, in dem der deutsche Schüler seinen Jahresaustausch im Ausland verbringt. Die Nationalität des aufzunehmenden Gastschülers muss nicht notwendigerweise der Nationalität des Landes entsprechen, in dem der deutsche Schüler seinen Austausch verbringt. Die Betreuung der deutschen bzw. der ausländischen Austauschschüler wird einem Mitglied des Rotary Clubs übertragen. 2. Die Beauftragten im Rotary Distrikt unterstützen die Rotary Clubs in der Planung und Durchführung des Austauchprogramms. Dies geschieht insbesondere durch die Einplanung für Austauschländer, durch die Schulung von Austauschbewerbern und deren Eltern für das Austauschjahr (Orientation), durch die Schulung der ausländischen Austauschschüler für ihren Aufenthalt in Deutschland und die Besonderheiten des gastgebenden, deutschen Distrikts, und durch die Organisation und Durchführung von besonderen Veranstaltungen für deutsche und ausländische Austauschschüler, einschließlich zurückgekehrter Austauschschüler. 3. Zur Koordination des deutschen Schüler Jahresaustauschs mit der Vielzahl ausländischer Distrikte/ Multidistrikte haben sich die deutschen Rotary Distrikte zu einem Multidistrikt zusammengeschlossen. Die Multidistrikts Koordinatoren halten Kontakt zu den ausländischen Distrikten, sprechen Austausche ab und legen ggf. Platz Kontingente für deutsche Distrikte in einzelnen Gastländern fest. 4. Der gastgebende Rotary Club übernimmt die Koordination und Betreuung für den Austausch während des Aufenthalts des Schülers im Gastland. Dieses beinhaltet insbesondere: Die Auswahl von Gasteltern. In der Regel wird der Schüler im Verlaufe des Austauschjahres in mehreren Familien wohnen, jedoch mindestens in zwei Familien. Die Auswahl der Schule. In der Regel wird der Schüler eine öffentliche Schule in einer Jahrgangsstufe besuchen, die den Fähigkeiten und Fertigkeiten in der Beherrschung der Landessprache angemessen ist. Die regelmäßige Teilnahme am Schulunterricht ist Pflicht für den Austauschschüler. Die Benennung eines Counselors/Mentor für jeden Schüler. Der Counselor/Mentor ist ein Mitglied des gastgebenden Rotary Clubs oder dessen Ehepartner. Er/Sie ist Ansprechpartner für den Schüler. Die Zahlung eines Taschengeldes. Der Austauschschüler erhält ein monatliches Taschengeld zur Deckung eines Teils der persönlichen Bedürfnisse. Die Höhe wird jeweils individuell vom gastgebenden Rotary Club festgelegt, ein Vergleich mit der Höhe des Taschengeldes für ausländische Schüler in Deutschland ist nicht angebracht. Insbesondere besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Höhe des Taschengeldes für das eigene Kind, falls das Gastkind eine davon abweichende Taschengeldsumme erhält. Die Sorge für das allgemeine Wohlergehen des Schülers. Der gastgebende Rotary Club trägt im Rahmen seiner Möglichkeiten Sorge für das allgemeine Wohlergehen während des Aufenthalts im Gastland. Die Abflugtermine werden frühzeitig mitgeteilt. Es wird angestrebt, die Schüler in Gruppen gemeinsam zu den Eingangsflughäfen der Gastländer reisen zu lassen. Ein Anspruch auf Gruppenreisen besteht jedoch nicht. Zu geänderten Abreiseterminen kann es kommen, wenn die den Austausch bestätigenden Dokumente aus dem Gastland zu spät beim deutschen Rotary Club/Distrikt bzw. beim Schüler eintreffen und damit das Visum verspätet beantragt werden kann. Eine Einreise in das Gastland ohne gültiges und erforderliches Visum ist nicht gestattet. 5. Die Auswahl der Gasteltern geschieht vom aufnehmenden Rotary Club mit großer Sorgfalt. Sie werden über die Austauschregeln und ihre Aufgaben informiert; der Betreuer des Austauschschülers (Counselor/Mentor) hält ständigen Kontakt zu den Gasteltern. C. Besonderheiten des Rotary Schüler Jahresaustauschprogramms 1. Die Auswahl und Festlegung der Gastländer kann nur aufgrund der von den Gastländern zur Verfügung gestellten Plätze geschehen. Sofern Gastländer die Zahl ihrer Austauschplätze im Verlaufe der Vorbereitungszeit auf das Austauschjahr reduzieren, kann eine Umplanung erforderlich werden. Den Schülern wird ein anderes Austauschland vorgeschlagen, in Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass zum Zeitpunkt des Wegfalls eines Austauschplatzes kein weiterer Platz zur Verfügung steht. 2. Die Bestätigung für einen Austausch liegt vor, wenn der aufnehmende Rotary Club/Distrikt die Guarantee Form unterschrieben hat. Einfluss auf den Zeitpunkt der Rückgabe der Guarantee Form und anderer für die Erlangung des Visums notwendiger Papiere kann von Rotary in Deutschland nicht genommen werden. In Einzelfällen können B - 19

20 die Dokumente erst kurz vor dem geplanten Reisetermin eintreffen, so dass eine Verschiebung des Reisetermins erforderlich werden kann. 3. Die Betreuung des Austauschschülers und die Einbeziehung in die Aktivitäten des gastgebenden Rotary Clubs ergeben sich aus der kulturellen Besonderheit und der Struktur des Gastlandes bzw. der Region. Ein Vergleich mit der Situation in Deutschland ist nicht angebracht. 4. Die Struktur der Organisation des Austauschs in den Gastländern kann abweichen von der Struktur in Deutschland. Insbesondere besteht die Möglichkeit, dass in einzelnen Ländern die Beauftragten der Rotary Distrikte stärker Einfluss auf Entscheidungen nehmen. 5. Ein unmittelbarer Einfluss auf Entscheidungen, die vom gastgebenden Rotary Club/Distrikt für den Austauschschüler getroffen werden, besteht von Rotary in Deutschland nicht. Dies gilt insbesondere für die Auswahl der Gasteltern und Schule, die Erlaubnis für Reisen und die vorzeitige Beendigung des Austauschs bei Regelverstößen durch den Austauschschüler. 6. Die Anwendung der Austauschregeln ist abhängig von den kulturellen Besonderheiten des Gastlandes. 7. Besuchsreisen der Eltern sind vom gastgebenden Rotary Club meist nicht erwünscht, werden in Einzelfällen zu bestimmten Zeiten des Austauschjahres nicht toleriert und können zum vorzeitigen Abbruch des Austauschs führen. In jedem Fall kann der Besuch nur in Absprache mit dem gastgebenden Rotary Club erfolgen. 8. Während des Austauschjahres ist der Gastschüler in der Regel nicht berechtigt, das Gastland zu verlassen; es sei denn, der Austausch wird abgebrochen oder der gastgebende Rotary Club/Distrikt führt eine offizielle Reise bzw. die Gasteltern eine Familienreise mit dem Austauschschüler durch. In jedem Falle müssen die Visa Regelungen beachtet werden. 9. Die Teilnehmer am Jahresaustausch müssen physisch und psychisch den Anforderungen des Austausches gewachsen sein. Falsche Angaben zum Gesundheitszustand können zum Ausschluss aus der geforderten Krankenversicherung und zur vorzeitigen Beendigung des Austauschs führen. Bestehende gesundheitliche Einschränkungen müssen in dem Bewerbungsformular angegeben sein. 10. Der Schüler muss sich dessen bewusst sein, dass der Erfolg des Austauschs wesentlich durch sein Verhalten beeinflusst wird. Der Schüler anerkennt die Austauschregeln durch Unterschrift. Die Austauschregeln sind Bestandteil des Bewerbungsformulars. Einzelne ausländische Distrikte konkretisieren diese Regeln für die landesspezifische Situation und teilen diese ergänzenden Regeln vor Beginn des Austauschjahres bzw. zu Beginn des Auslandsaufenthalts mit. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Schüler, dass er die Regeln beachten wird. Die Pflicht zur Einhaltung der Regeln im Ausland gilt unabhängig von einer möglicherweise anderen Handhabung für ausländische Austauschschüler in Deutschland. Ein Verstoß gegen die Regeln kann zu einem vorzeitigen Abbruch des Austauschs von Seiten der Gastgeber führen. D. Erfahrungen während des Austauschjahres Der Schüler gewinnt während des Austauschjahres positiv prägende Erfahrungen. Das Leben in einem anderen Kulturkreis und zunächst fremden Familien stärken Persönlichkeit, Selbständigkeit und Selbstbewusstsein. Die Austauschschüler leben in einer verantwortungsbewussten und kontrollierten Obhut durch Gasteltern und Beauftragte des gastgebenden Rotary Clubs. Gleichwohl müssen sich Eltern und Schüler bewusst sein, dass während des Austauschjahres Risiken entstehen können, die aus einem anderen Kulturverständnis, anderen Sitten und Gebräuchen oder aus anderen Bereichen des gesellschaftlichen Zusammenlebens resultieren. Durch vorbereitende Gespräche im Elternhaus sollen Verhaltensweisen abgesprochen werden, die Risiken minimieren bzw. ausschließen. Diese können z. B. sein: schwere Krankheit oder Tod des Schülers oder nahen Angehörigen; Gesetzesübertretung durch den Schüler, Verstoß gegen die Regeln und unerlaubtes Reisen durch den Schüler; physische, psychische und sexuelle Belästigung/Vergewaltigung an dem Schüler. Austauschschüler können durch richtiges Verhalten selbst erheblich zur Vermeidung von Problemsituationen beitragen. Sie müssen sich bei auftretenden Problemen unbedingt sofort ihrem Rotary Counselor/Mentor oder einer anderen Vertrauensperson anvertrauen. In den vorbereitenden Rotary Informationen (Orientations) werden sie auf die spezielle Situation in ihrem Gastland und auf die Vermeidung von Risiken hingewiesen. Ein Schema zur Problemlösung wird eingehend besprochen. E. Kosten Dem Schüler bzw. den Eltern entstehen ausschließlich sachbezogene Kosten. Dies sind im Einzelnen Kosten für: ein Hin und Rückflugticket vom nächsten deutschen Flughafen zu einem vom aufnehmenden Rotary Distrikt/Club geforderten Flughafen, B - 20